EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI EICE ESP PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015

Transcripción

1 EMPRESAS MUNICIPALES DE CALI EICE ESP PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015 Resumen: El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se constituye en un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión, a su vez se convierte en la estrategia de lucha contra la corrupción y el mejoramiento de estrategias para la atención al ciudadano. Su metodología incluye cuatro componentes autónomos e independientes, que contienen parámetros y soporte normativo propio. Fuente: DAFP Dirección de Planeación Corporativa Emcali EICE ESP Enero 31 de 2015

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN Fundamento Legal OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ALCANCE REVISIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO Identificación de riegos de corrupción y acciones para su manejo Estrategia Antitrámites Estrategia de Rendición de Cuentas Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano ESTRATEGIAS PARA LOS COMPONENTES DEL PLAN Primer Componente: Administración de riegos de corrupción y accciones para su manejo Segundo Componente: Estrategia antitrámites Tercer Componente: Rendición de cuentas Cuarto Componente: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Otros Mecanismos para fortalecer lucha anticorrupción

3 1. INTRODUCCIÓN Las Empresa Municipales de Cali EICE ESP, compañía multiservicio del sur occidente colombiano, presta los servicios de Energía, Acueducto y Alcantarillado y de las Telecomunicaciones en la ciudad de Cali, capital del departamento del Valle del Cauca y su zona de influencia. Se rige por las comisiones de Servicios Públicos de Energía, Acueducto y Alcantarillado y de Telecomunicaciones, vigilada por la Superintendencia de Servicios Públicos y regida por la Ley 142 y 143 de 1993 de Servicios Públicos. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de Emcali, se construye como un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión, y contempla la puesta en marcha de estrategias de lucha contra la corrupción y de mejoramiento para la atención al ciudadano, con la participación de los grupos de interés y con la visión de ser la mejor empresa prestadora de servicios públicos en Colombia, reflejado esto en el Plan Estratégico Corporativo El presente plan da cumplimiento a lo establecido en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011, el Decreto 2641 de 2012, y es consistente al Modelo Integrado de Planeación y Gestión del que trata el Decreto 2482 de Tomando como guía la metodología diseñada por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República llamada Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se estableció el Plan Anticorrupción 2013; los cuatro Componentes son: 1. Mapa de Riesgos de Corrupción: Se estableció la metodología para la elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción, determinando los procesos susceptibles a tener en cuenta en el Mapa, junto con la identificación, análisis, valoración de los riesgos, definición de las medidas de mitigación y su seguimiento para administrarlos. 2. Racionalización Trámites: Busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. Cada entidad debe simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. 3. Rendición de Cuentas: Ejercicio permanente que se orienta a afianzar la relación Estado Ciudadano, invitando a las entidades a crear estrategias para informar, explicar y dar a conocer los resultados de la gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control a partir de la promoción del diálogo. 4. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano, mejorar o implementar aspectos como: desarrollo institucional para el servicio al ciudadano, afianzar la cultura de servicio al ciudadano y fortalecer los canales de atención.

4 1. Constitución Política de Colombia. 2. Fundamento Legal: 2. Ley 87 de 1.993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. 3. Ley 190 de 1.995, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la. moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones. 4. Ley 1474 de 2011, artículo 78 (Democratización de la Administración Pública). 5. Ley 599 de 2000 (Código Penal). 6. LEY 734 DE (Febrero 05). por la cual se expide el Código Disciplinario Único. 7. LEY 1150 DE 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de Decreto No de Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 10 de la Ley 1474 de Ley 1437 de 2011, artículos 67, 68 y 69 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo). 10. Ley 610 de 2000, por medio de la cual se establece el proceso de responsabilidad fiscal de competencia de las controlarías. 11. Ley 850 de 2003, por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. 3. OBJETIVO Y ALCANCE 3.1. OBJETIVO GENERAL Establecer estrategias encaminadas a la lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano en la Empresas Municipales de Cali EICE ESP, mediante la prestación de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado, Energía Eléctrica y Telecomunicaciones, a través de la adopción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2015, para dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012.

5 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar la evaluación del cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Administrar los riesgos de corrupción, a través de la aplicación de métodos que permitan la generación de alarmas y la elaboración de mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos. Determinar la aplicación de la política de racionalización de trámites en la entidad, con el fin de simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. Establecer los mecanismos eficientes para la rendición de cuentas de la entidad, evidenciando transparencia en la gestión de la administración pública. Definir las acciones necesarias para optimizar los procesos de atención al ciudadano, mejorando la calidad y accesibilidad de los servicios de la administración pública para satisfacer las necesidades de la ciudadanía. Realizar la evaluación del cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano ALCANCE Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, deberán ser aplicadas por todos los procesos y dependencias de las Empresas Municipales de Cali. MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA El modelo de operación por procesos fue modificado según la Resolución de diciembre de 2014, en donde se cambia la estructura del modelo y se le adiciona el nivel de macro procesos quedando así: - Macro procesos Estratégico y Evaluación Empresarial - Macro procesos Misionales - Macro procesos de Soporte Empresarial La nueva estructura del modelo, se muestra a continuación así:

6

7

8

9

10

11 El Modelo de Operación por Procesos de está compuesto por: 14 Procesos 77 Subprocesos 302 Actividades Los procesos Certificado bajo la Norma ISO 9001:2008 son: El proceso Operar y mantener Energía El proceso Operar y mantener Acueducto El proceso Operar y mantener Alcantarillado Todo el Sistema de Gestión de Calidad esta articulado con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y con la Norma Técnica Colombiana NTC GP 1000: REVISION DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2014 Se realizó una evaluación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano diseñado para el año 2014, así como del Mapa de Riesgos de Corrupción, con los siguientes resultados: En cuanto a los compromisos establecidos para la vigencia 2014: 5.1. Identificación de Riegos de Corrupción y Acciones para su manejo Se elaboró y publicó en la página web de la entidad el mapa de riesgos de corrupción. Se identificaron 57 Riesgos en los procesos de la compañía distribuidos así:

12

13 De los 57 riesgos, 27 se encuentran en la probabilidad de ocurrencia Posible y 30 en la probabilidad de Casi Seguro. Durante el 2014 se conformó un equipo multidisciplinario, representado en cada uno de los procesos que identificó, analizó y valoró los riesgos de corrupción. Estos riesgos identificados se encuentran publicados en la página Web de Emcali en el siguiente Link: Estrategia Antitrámites Según lo publicado por la cartilla Guía para Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, en la página No. 12 muestra las fases que debe contener la política de Racionalización de Trámites así: Figura No. 1: Política de Racionalización de Trámites. Fuente: Guía de Racionalización de Trámites del Departamento Administración de la Función Pública DAFP; Página No. 12. En la Figura No.1, Muestra la racionalización de los trámites con cuatro fases, que son: 1. Fase 1 Identificación de Trámites 2. Fase 2 Priorización de Trámites 3. Fase 3. Racionalización de Trámites 4. Fase 4. Interoperabilidad

14 Emcali, dentro del proceso de racionalización de trámites, ha ejecutado la fase 1 y la fase 2, en esta última etapa se ajustaron los procedimientos asociados a los trámites que deben realizar los usuarios para la prestación de los servicios de la organización, pero para su aprobación y ajuste, esta debe ser revisada por el Departamento de Regulación, adscrito a la Secretaria General, el cual aún está en revisión para la implementación de los cambios respectivos para iniciar la fase Estrategia de Rendición de Cuentas Dentro de las acciones de comunicación Emcali ha desarrollado durante el 2014 las siguientes comunicaciones: COMUNICACION INTERNA: Se publicaron en medios internos y externos seis (6) informes especiales de la Gerencia de Acueducto y Alcantarillado, seis (6) de la Gerencia de Energía, nueve (9) de la Gerencia de Telecomunicaciones, dieciséis (16) del Corporativo y cinco (5) de la Gerencia Comercial. En total se han generado 199 comunicados de prensa e informes para publicaciones especializadas como, Semana Económica y El País, para la presencia de la marca en las 500 empresas más importantes del país y para el especial del diario La República - Separata de las 1000 empresas del país y la información para la Revista del Concejo. Entrega de resumen de la gestión de EMCALI para la Rendición de Cuentas de la Alcaldía realizado en abril 2. Se hizo la producción de la publicación del Informe de Gestión , denominado "EMCALI regresó a los caleños". Publicación en redes sociales corporativas de 44 videos informativos, institucionales y campañas. Además de la generación de 480 contenidos mensuales programados para las cuentas en twitter y Facebook. COMUNICACIÓN EXTERNA: Se llevaron a cabo durante el primer semestre del año tres agendas de medios para apoyar la campaña cometas, aumento escalonado de energía y estabilidad del precio de energía. Acompañamiento al Gerente General para el tour de medios de comunicación, con el fin de dar a conocer la propuesta del PEC, el avance de los proyectos, Abastecimiento Estratégico y Contratación de obra de alcantarillado. Diseño y publicación interna de las siguientes campañas: - Uso racional agua energía agosto 8 - Nueva intranet agosto 12 - Encuesta satisfacción del cliente interno 2013 agosto 8 - Juegos nacionales del sector eléctrico julio 31 - Campaña riesgos, seguros y servicios generales julio 24 - Impresiones ecológicas económicas julio 22 - Política seguridad de la información julio16

15 - Campus party julio 3 - Emcali regresó a los caleños julio 2 - Campaña desprendible de pago julio 1 - Radicación de cesantías junio25 - Campaña transparencia junio 18 - Eventos seguridad de la información junio13 - Día mundial del medio ambiente junio 5 - Campaña del programa de bienestar social mayo Campaña MAE mayo - Campaña gestión del conocimiento mayo 6 - Campaña sombrilla: proyectos estratégicos: BIM, MAE, Responsabilidad Social, Talento Humano, Innovación. Junio- julio Las acciones que se realizaron durante el 2014, serán ejecutadas nuevamente en el 2015 para seguir fortaleciendo este componente y para brindar una rendición de cuentas a la ciudadanía y a las partes interesadas Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano: Dentro de las estrategias trazadas en el 2014, el objetivo fundamental era aumentar la satisfacción de los clientes en los centros de atención, para eso se implementaron acciones tendientes a reducir los tiempos de atención, a través de la figura orientador y anfitrión, en los centros de atención con mayor influencia y en aquellos que por ciclo requieran aumentar la satisfacción en un 85%. También se implementó en conjunto con la Gerencia de Tecnología de la Información el módulo de Quejas, herramienta que permiten consultar, la cantidad de quejas por unidad operativa, por tipo de trabajo, el estado de las quejas, órdenes y solicitudes asociadas. De igual manera se trabaja en la estrategia comercial de la agenda virtual para atención personalizada de los segmentos: 1. Masivo: Solo administradores de edificios de vivienda, condominios, unidades residenciales y constructoras. 2. Segmento Mipymes (micro, pequeñas y medianas) 3. Clientes oficiales 4. Grandes clientes Para agilizar los trámites y la atención al ciudadano, se ha venido fortaleciendo el portal de servicios virtuales en la página Web de Emcali, que ayuda a que los usuarios realicen sus pagos y consultas utilizando los medios informáticos:

16 Allí se muestra la información de los centros de atención, la descarga de las facturas, el pago en línea, la información de los consumos entre otros. 6. ESTRATEGIAS PARA LOS COMPONENTES DEL PLAN Las Empresas Municipales de Cali EICE ESP, a través de la Dirección de Planeación Corporativa realizó un análisis para determinar las estrategias para llevar a cabo el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia Desde el 2013 se han venido construyendo los planes anuales de anticorrupción y atención al ciudadano, implementando las herramientas, generándose una curva de experiencia con los equipos que conforman cada uno de los componentes. En el 2015 el Plan Anticorrupción, será el año de la consolidación de la lucha en contra de la corrupción en Emcali a través del siguiente esquema:

17 Teniendo como objetivo General del Plan: GENERAR LA CULTURA DE LA PREVENCIÓN Y MITIGACIÓN DE ACTOS DE CORRUPCIÓN AL INTERIOR DE EMCALI EN EL 2015 Para lograr el objetivo anterior, se va a realizar una estrategia de comunicación y socialización en toda la organización. Se implementará un plan de comunicación y socialización en toda la organización, desde la parte administrativa y operativa, que incluya la socialización de los cuatro componentes e iniciar con la cultura de prevención de la corrupción a todo nivel. Para el logro de lo anterior se presenta un cronograma de socialización y comunicación para toda la organización en el Meta: Socializar al 80% de los empleados de Emcali.

18 El cronograma es el siguiente: GERENCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE GERENCIA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA DE TECNOLOGIA INFORMARTICA GERENCIA COMERCIAL GERNECIA FINANCIERA GERENCIA DE ENERGIA GENRENCIA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO GERENCIA DE TELECOMUNICACIONES SECRETARIA GENERAL 6.1. Primer Componente: Administración de Riegos de Corrupción y Acciones para su manejo En el plan de 2014, se consolidó la identificación y análisis de los riesgos, el cual en la actualidad se tienen identificados 57 riesgos, se han realizado los seguimientos respectivos, pero se debe reforzar la valoración de los controles, que no sea cualitativa por lo tanto se debe formular una metodología que permita realizar una análisis cuantitativo e identificar de manera más precisa los controles que ayuden a mitigar los riesgos. En Emcali desde la implantación del Modelo Estándar de Control Interno, se han venido desarrollando los riesgos por proceso, pero se ha identificado junto con las auditorias de Control Interno, que a pesar que se tiene un mapa de riesgos, este no se gestiona adecuadamente. Es necesaria la unificación de los mapas, ajustando la metodología de riesgos adoptada por Emcali con la de riesgos de Corrupción y obtener un solo mapa de riesgos de la organización. El Mapa de Riesgos resultante deberá ser una herramienta de gestión que ayude a toda la organización a tomar decisiones acertadas con un mínimo nivel de riesgo o de exposición que afecte a la compañía, además se debe armonizar con el Plan Estratégico, el Sistema de Gestión de Calidad y la unificación del criterio de medición que permita gestionar los riesgos en todo los niveles de la organización. De acuerdo con lo anterior, el objetivo principal del componente de Riesgos de Corrupción es: Consolidar la Gestión de Riesgos de Corrupción en Emcali y unificarlos en un solo mapa de riesgos organizacional que permita su adecuada gestión. Para esto se deben trazar las siguientes estrategias:

19 1) Unificación de la metodología de riesgos adoptada por Emcali y la de corrupción. 2) Entrenamiento y socialización del equipo de riesgos en la nueva metodología. 3) Identificar controles que aporten a la valoración de los riesgos y se pueda dar una valoración cuantitativa. 4) Diseñar una herramienta que permita medir los riesgos alineados con el Plan Estratégico y los Sistemas de Gestión para facilitar las alertas tempranas y tomar acciones correctivas o preventivas Segundo Componente: Estrategia Antitrámites. Emcali, siendo una empresa industrial y comercial del Estado, está en un entorno competitivo, por lo tanto debe mantener, fidelizar a sus clientes a través de estrategias comerciales para su excelente atención. Por otro lado, en el 2014, se desarrollaron las fases I y II de la política de Antitrámites propuesta por el DAFP, pero por ser un servicio público, debe cumplir unos requisitos de ley que no solo favorezca al usuario, si no a la empresa, por esto después de culminadas estas fases la organización dentro de sus procedimientos debe revisar si los trámites que se identificaron y se mejoraron, están dentro de los parámetros de la ley y no va a ir en contra de la organización, es por esto que estas mejoras en los procedimientos del proceso de Gestionar Clientes, fueron enviados al Departamento de Regulación para el debido concepto.

20 El 30 diciembre con la resolución se aprobó la modificación al Modelo de Operación por Procesos, con esta disposición se puede dar el trámite correspondiente y así poder pasar a la fase III de la Política de Antitrámites. Por lo tanto el plan para este componente en el 2015 es el siguiente: PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ANTECIÓN AL CIUDADANO COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS 2013 ACTIVIDAD ENTREGABLE RESPONSABLES FECHA DE ENTREGA Revisión y aprobación de los procedimientos de atención al cliente Implementación de los procedimientos para la racionalización de los trámites Identificación de actividades que disminuyan los trámites en la organización Procedimientos aprobados Racionalización de los trámites Acciones de mejora en la atención de los clientes Calidad- Planeación Corporativa Gerencia Comercial Gerencia Comercial 6.3. Tercer Componente: Rendición de Cuentas. Diciembre 31 de 2015 Diciembre 31 de 2015 Diciembre 31 de 2015 Este componente ha tenido un dinamismo en la organización, ya que por su naturaleza en la prestación de los servicios públicos, es de vital importancia tener informado a los usuarios, clientes y a toda la ciudadanía en general sobre los eventos que se presentan y las acciones que se van a realizar, es por esto que se utilizan los medios necesarios para divulgar la información y las comunicaciones como son la página web, las redes sociales, boletines de prensa, medios de comunicación escrita y visual, entre otros. Este componente seguirá con las acciones que se establecieron en el 2014 y que continúan en el 2015 así: ACTIVIDAD ENTREGABLE RESPONSABLES FECHA DE ENTREGA Gerencia General Actividades Planeación Enero a diciembre desarrolladas Corporativa de 2015 Coordinación de Comunicaciones Calidad Ejecución del cronograma de trabajo para la rendición de cuentas Acciones de mejora de acuerdo a la rendición de cuentas expuestas por los usuarios o partes interesadas Planes acción levantados de Toda Organización la Enero a diciembre de 2015

21 6.4. Cuarto Componente: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Emcali EICE ESP ha hecho esfuerzos para mejorar la atención al ciudadano tal como se mencionó en el componente de Antitrámites, en este componente se han realizado sustanciales mejoras tanto en los centros de atención, tanto de los usuarios como en la recepción y trámites de PQR, así como fortalecer los centros de atención virtual para hacer más fácil la vida de los clientes a la hora de pagar una factura o consultar sus consumos en los diferentes servicios, es por eso que en la página Web, hay un ambiente amigable fácil de utilizar y de rápido acceso a este centro virtual ofrecido por la empresa. El plan para el 2015 de este componente es el siguiente: ACTIVIDAD ENTREGABLE RESPONSABLES FECHA DE ENTREGA Proceso Unificado Emcali - Municipio 31 de Diciembre de Emcali Municipio Proceso de unificación, estandarización, prueba del Software Continuar con el fortalecimiento físico, tecnológico y con recursos humanos de calidad de los centros de atención en todos los sectores donde Emcali presta sus servicios Diseñar e implementar estrategias para la disminución de los tiempos de atención de servicio por cliente Reuniones de socialización con los grupos de interés sobre la política de RS y el portafolio de servicios de la empresa Centros de atención fortalecidos y funcionando Reporte atención cliente de por Informe de actividades y No. de personas socializadas Gerencia Comercial, Gerencia Administrativa Gerencia Comercial Dirección de Responsabilidad Social 6.5. Otros Mecanismos para fortalecer lucha anticorrupción. Diciembre 31 de 2015 Diciembre 31 de 2015 Diciembre 31 de 2015 Durante el 2014 se realizaron otras actividades para fortalecer la lucha anticorrupción. Para el 2015 se continuará con las estrategias y los mecanismos que sirven para evitar estas prácticas, así:

22 ACTIVIDAD ENTREGABLE RESPONSABLES FECHA DE ENTREGA Realizar una campaña anual de sensibilización y motivación Informes de la gestión realizada, Dirección de Control Disciplinario, en conductas asertivas y listados de Gerencia Diciembre 31 de fomento cultura autocontrol. asistencia de los funcionarios sensibilizados Administrativa y de Talento Dirección Control Interno 2015