GESTIÓN DE COMUNICACIONES GAD I

Transcripción

1 GESTIÓN DE COMUNICACIONES GAD I

2 A L L planificar la gestión de las comunicaciones: Herramientas y técnicas BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

3 A L L ANÁLISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN Debe considerar la cantidad de canales o vías de comunicación potenciales NÚMERO DE CANALES DE COMUNICACIÓN n(n-1)/2 Donde n representa el número de interesados. DIRECTOR DE PROYECTO FUENTES DE INFORMACIÓN UTILIZADAS EN EL PROYECTO Organigramas Relaciones de responsabilidad de la organización del proyecto y de los interesados Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto Logística del número de personas que participarán en el proyecto y en qué ubicaciones Necesidades de información interna Requisitos de información y comunicación de los interesados provenientes del registro de interesados BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

4 A L L TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN Consiste en usar técnicas que vayan desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales extensos (p.ej., cronogramas, bases de datos y sitios web) LOS FACTORES QUE PUEDEN INFLUIR EN LA SELECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE COMUNICACIÓN NECESIDAD DE INFORMACION DISPONIBILIDAD DE TECNOLOGIA Es preciso tener en cuenta la urgencia, la frecuencia y el formato de la información a comunicar, ya que pueden variar de un proyecto a otro y también entre las etapas de un mismo proyecto. FACILIDAD DE USO SENSIBILIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ENTORNO DEL PROYECTO. BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

5 A L L DISPONIBILIDAD DE TECNOLOGIA MOBI ALL emplea el uso de las redes sociales mas usadas como forma de publicidad y contacto, en ellas podemos observar los productos realizados, nuestros nuevos proyectos y la proyección de las ideas matrices que rigen la empresa. FACEBOOK YOUTUBE INSTAGRAM TWITTER FACILIDAD DE USO Es necesario asegurar que la selección de las tecnologías de comunicación es adecuada para los participantes del proyecto y que se planifican los eventos de capacitación adecuados, cuando sea pertinente. BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

6 A L L MODELOS DE COMUNICACIÓN El emisor es responsable de la transmisión del mensaje, asegurando que la información que está comunicando es clara y completa y confirmando que la comunicación es comprendida correctamente. El receptor es responsable de cerciorarse de que la información sea recibida en su totalidad, comprendida correctamente y confirmada o respondida adecuadamente. MODELO BÁSICO DE COMUNICACIÓN BLAS CHUQUIYAURI, DONELIA

7 Empresa MÉTODOS DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN INTERACTIVA INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN DE TIPO MULTIDIRECCIONAL COMUNICACIÓN DE TIPO PULL ENVIADA A RECEPTORES QUE NECESITAN LA INFORMACIÓN, NO GARANTIZA SU LLEGADA NI ENTENDIMIENTO. COMUNICACIÓN TIPO PUSH UTILIZADA PARA GRANDES AUDIENCIAS Y SE NECESITA QUE LOS USUARIOS TENGAN ACCESO A SU CRITERIO A DICHA INFORMACIÓN. REUNIONES SE DAN PARA PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES, DONDE SE NECESITAN QUE SEAN FORMALES, FECHA, HORA, LUGAR Y AGENDA, DONDE SE TIENE UNA LISTA DE ASUNTOS A DISCUTIR, ACOMPAÑADA CON UN ACTA Y DE INFORMACIÓN ADICIONAL ESPECÍFICA PARA CADA REUNIÓN. VICTOR CAPUÑAY FARRO

8 Empresa MÉTODOS DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN INTERACTIVA NOSOTROS COMO EMPRESA UTILIZAREMOS EL TIPO DE COMUNICACIÓN INTERACTIVA DE LA VIDEOLLAMADA, PARA ASÍ PODER TENER UN PANORAMA MAS CLARO DEL PROYECTO Y EVITAR POSIBLES ERRORES O MALOS ENTENDIDOS VICTOR CAPUÑAY FARRO

9 Empresa PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN DE LOS INTERESADOS LA INFORMACIÓN QUE DEBE SER COMUNICADA, INCLUIDOS EL IDIOMA, EL FORMATO, EL CONTENIDO Y EL NIVEL DE DETALLE EL MOTIVO DE LA DISTRIBUCIÓN DE DICHA INFORMACIÓN LA PERSONA RESPONSABLE DE COMUNICAR LA INFORMACIÓN LA PERSONA O LOS GRUPOS QUE RECIBIRÁN LA INFORMACIÓN; VICTOR CAPUÑAY FARRO

10 Empresa PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS CRONOGRAMA DEL PROYECTO REGISTRO DE INTERESADOS EL PLAZO Y LA FRECUENCIA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN REQUERIDA Y PARA LA RECEPCIÓN DE LA CONFIRMACIÓN O RESPUESTA, SI CORRESPONDE LA PERSONA RESPONSABLE DE AUTORIZAR LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL LOS MÉTODOS O TECNOLOGÍAS UTILIZADOS PARA TRANSMITIR LA INFORMACIÓN, TALES COMO MEMORANDOS, CORREO ELECTRÓNICO Y/O COMUNICADOS DE PRENSA LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO SUSCEPTIBLES DE ACTUALIZACIÓN INCLUYEN: VICTOR CAPUÑAY FARRO

11 Empresa PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS LOS RECURSOS ASIGNADOS PARA LAS ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN, INCLUIDOS EL TIEMPO Y EL PRESUPUESTO UN GLOSARIO DE LA TERMINOLOGÍA COMÚN RESTRICCIONES EN MATERIA DE COMUNICACIÓN, GENERALMENTE DERIVADAS DE UNA LEGISLACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, ETC. EL PROCESO DE ESCALAMIENTO, CON IDENTIFICACIÓN DE LOS PLAZOS Y LA CADENA DE MANDO (NOMBRES) PARA EL ESCALAMIENTO DE AQUELLOS INCIDENTES QUE NO PUEDAN RESOLVERSE A UN NIVEL INFERIOR VICTOR CAPUÑAY FARRO

12 Empresa PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS EL MÉTODO PARA ACTUALIZAR Y REFINAR EL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES A MEDIDA QUE EL PROYECTO AVANZA Y SE DESARROLLA DIAGRAMAS DE FLUJO DE LA INFORMACIÓN QUE CIRCULA DENTRO DEL PROYECTO, LOS FLUJOS DE TRABAJO CON LA POSIBLE SECUENCIA DE AUTORIZACIONES, LA LISTA DE INFORMES Y LOS PLANES DE REUNIONES ACTUALIZACIÓN A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO SUSCEPTIBLES DE ACTUALIZACIÓN INCLUYEN: CRONOGRAMA DEL PROYECTO REGISTRO DE INTERESADOS VICTOR CAPUÑAY FARRO

13 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO PLANIFICAR LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO GESTIONAR LAS COMUNICACIONES DOCUMENTOS DEL PROYECTO EMPRESAS ORGANIZACION CONTROLAR LAS COMUNICACIONES Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información del proyecto con el fin de lograr un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto

14 Las técnicas y consideraciones para conseguir una gestión eficaz de las comunicaciones Elección del medio Estilo de redacción Técnicas de gestión de reuniones Técnicas de presentación Técnicas de facilitación Técnicas de escucha GESTIONAR LAS COMUNICACIONES Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información Procura asegurar que la información que se comunica haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.

15 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES ENTRADAS 1. PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICAIONES 2. INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO 3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA 4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION HERRAMIENTAS Y TECNICAS 1. TECNOLOGIA DE LA COMUNICACION 2. MODELOS DE COMUNICACION 3. METODOS DE COMUNICACION 4. SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACION 5. INFORMAR EL DESEMPEÑO SALIDAS 1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO 2. ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO 3. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO 4. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION Este proceso va más allá de la distribución de información relevante y procura asegurar que la información haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.

16 ENTRADAS 1. PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICAIONES 2. INFORMES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO 3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA 4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION 1. El plan de gestión de las comunicaciones describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto. 2. Los informes de desempeño del trabajo son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusión y crear comunicaciones. Para optimizar este proceso, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estén disponibles de manera oportuna. 3. Los factores ambientales de la empresa específicos que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros: La cultura y la estructura de la organización, Los estándares y las normativas gubernamentales o industriales, y El sistema de información para la dirección de proyectos 4. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros: Las políticas, procedimientos, procesos y guías relativos a la gestión de las comunicaciones; Las plantillas; y La información histórica y lecciones aprendidas.

17 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Tecnología de la comunicación Modelos de la comunicación Métodos de comunicación Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto. Elección adecuada de la información comunicada. Consta de dos partes: el emisor y el receptor. Vinculados por el medio tecnológico, pueden ser afectados por interferencias. Para que la comunicación sea eficaz, se asegura haber elegido el adecuado modelo para el proyecto a realizar. Asegurar que la información generada y distribuida haya sido recibida y comprendida. MELE FEDERICA

18 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Sistemas de gestión de la información Informar el desempeño Gestión de documentos impresos. Gestión de comunicaciones electrónicas. Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos. Recopilar y distribuir información de desempeño. Analizar datos reales, comunicar el avance y desempeño del proyecto. Informes simples Informes elaborados Análisis del desempeño pasado Análisis de las proyecciones del proyecto Estado actual de los riesgos e incidentes Trabajo completado durante el período Trabajo a completar en el siguiente período Resumen de los cambios aprobados en el período Otra información relevante que debe ser revisada y analizada. Información de desempeño El porcentaje completado Los indicadores de estado MELE FEDERICA

19 TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN Medios utilizados para transferir información Telefonía móvil Computadoras Tablets Servidores de Correos Paginas webs Idiomas a usar MELE FEDERICA

20 MODELOS DE COMUNICACIÓN Consta de emisor y receptor y están vinculados a través del medio tecnológico EMISOR MEDIO RECEPTOR El ruido puede ser afectado por interferencia generando en consecuencia una mala comunicación La comprensión del idioma hacia otro diferente tiene que ser de la mejor manera adecuada MELE FEDERICA

21 METODOS DE COMUNICACIÓN Medios utilizados para transferir información Comunicación interactiva: Entre dos o mas partes se realizan un intercambio de información de tipo multidireccional. Comunicación tipo push: Enviada a receptores específicos. Esto asegura la distribución mas no la correcta recepción ni comprensión. Comunicación tipo pull: Utilizada para grandes volumenes de informacion o para audiencias muy grandes. MELE FEDERICA

22 SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACIÓN La información se distribuye y gestiona mediante diferentes herramientas DOCUMENTOS IMPRESOS COMUNICACIÓN ELECTRONICA HERRAMIENTAS ELECTRONICA MELE FEDERICA

23 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS Comunicaciones del proyecto Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización MELE FEDERICA

24 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO ACTIVIDADES PARA CREAR, DISTRIBUIR, RECIBIR, CONFIRMAR Y COMPRENDER LA INFORMACIÓN Incluyen: Los informes de desempeño El estado de los entregables El avance del cronograma y los costos incurridos Influenciadas por: La urgencia El impacto del mensaje Su método de entrega El nivel de confidencialidad ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO LA LÍNEA BASE PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO ES UN PLAN APROBADO DEL TRABAJO DEL PROYECTO. Proporciona información sobre: Las líneas base del proyecto La gestión de las comunicaciones La gestión de los interesados Integra los parámetros relativos: al alcance al cronograma a los costos del proyecto técnicos de calidad MELE FEDERICA

25 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO Incluyen documentos como: Registro de incidentes Cronograma del proyecto Requisitos de financiamiento del proyecto ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN Incluyen: Notificaciones a los interesados Informes del proyecto Presentaciones del proyecto Registros del proyecto Retroalimentación de los interesados Documentación de lecciones aprendidas Información sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado del proyecto Describen el estado del proyecto e incluyen lecciones aprendidas, informes de cierre de proyecto El equipo proporciona información de manera formal o informal a cualquier o todos los interesados del proyecto Incluyen: correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto La información relativa a las operaciones del proyecto que se recibe, se distribuye y utiliza para mejorar el desempeño futuro Incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de las comunicaciones. Es importante documentar para que forme parte de los datos históricos del proyecto. MELE FEDERICA