El SISTEMA DE COSTO AVANZADO EN LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS ORIENTADA AL BIM

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1 El SISTEMA DE COSTO AVANZADO EN LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS ORIENTADA AL BIM Dr. Ing. Roberto Delgado Victore, Profesor Titular. MSc. María Antonia Vérez García. Profesora Auxiliar. Ing. Fernando Núñez Machín CIH RESUMEN La aplicación de la Dirección Integrada de Proyecto con la aplicación de sistemas avanzados de costo, se vuelve una necesidad impostergable como parte de la actualización del modelo económico, de acuerdo con lo establecido en las estrategias de desarrollo y la demanda creciente del desarrollo social. La Dirección Estratégica Integrada, la Dirección por Objetivos y el uso de los Valores en la dirección, son la base para el desarrollo de La Dirección Integrada de Proyectos (DIP) orientada al Building Information Modeling BIM, con el objetivo de garantizar la continuidad en el proceso de Dirección y llegar al hombre en la base que hace uso de los recursos para ejecutar las acciones. En el proyecto es donde incide el hombre que ejecuta las acciones y tareas para garantizar la estrategia, es donde se mide el desempeño y los resultados, donde se asignan los recursos y se controla su uso y destino. El trabajo tiene como objetivo el desarrollo de un sistema de costo avanzado para el control por cortes de los proyectos, a través de un sistema de indicadores que inciden en el presupuesto a través de la curva de costo acumulado vs tiempo o curva de la S, el financiamiento sobre la curva de la S tomando en consideración las certificaciones y facturaciones programadas, el flujo de caja, el centro de costo por proyecto con su sistema contable efectivo en un sistema integrado, lo que constituye una necesidad y un reto que exige el entorno competitivo actual, para garantizar los requisitos del cliente y las partes interesadas con el apoyo del sistema de costos que brinda el MS Project 2016 y los complementos del Office. PALABRAS CLAVES: Costos, Presupuesto, Financiamiento, Flujo de Caja, Contratación. BIM INTRODUCCIÓN El mundo de la comercialización y los negocios se vuelve cada día más competitivo, la política de trabajo por proyectos se fortalece y exige mayor calidad en su diseño y control de ejecución. Los clientes son más exigentes en el cumplimiento del plazo de tiempo establecido en la programación. Se hace imprescindible el uso de las TICs para garantizar una mayor efectividad en el cumplimiento de los objetivos en el plazo previsto, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida por el cliente y las partes interesadas. El proyecto constituye la unidad básica organizativa de las empresas que inciden de manera decisiva en el desarrollo del país. La gestión del conocimiento asociada a los proyectos permite la mejora continua de la empresa en perfeccionamiento. La sinergia empresarial, la política de dirección por proyectos y la gestión del conocimiento constituyen la base fundamental del desarrollo de la inteligencia empresarial en función de las empresas que aspiran a un alto desempeño. 1

2 La Dirección Integrada por Proyectos (Project Management) DIP, requiere de un proceso de control por cortes que permita apoyarse en un análisis del comportamiento de los costos, la caracterización del proyecto en el corte actual y un pronóstico para el próximo periodo, con el objetivo de tomar las decisiones correspondientes. En este proceso la integración del equipo DIP con los departamentos de comercial, planificación, finanzas, compras y contabilidad es decisivo para realizar la evaluación en los cortes, tomar las decisiones y proceder a los ajustes correspondientes dentro del proceso de dirección. El trabajo tiene como objetivo el desarrollo de un procedimiento en el que se establece una estructura de costos, del presupuesto y del financiamiento, que se controla por cortes en el proyecto, con el apoyo de la contabilidad con indicadores montados sobre un tablero de comando, en un modelo de gestión de conocimientos que facilita la toma de decisiones, su mejora continua y su proceso de perfeccionamiento con la orientación al BIM que reclaman las nuevas tecnologías... El tablero de comando de proyectos forma parte de un sistema de información basado en un conjunto de indicadores claves en el que el costo juega un papel importante. Los indicadores se desagregan acorde con la estructura funcional, que permiten evaluar el estado de los proyectos en cada corte. La evaluación de los indicadores permite la toma de decisiones en función de los objetivos. El trabajo por proyecto es un proceso de gran tradición en el que los indicadores fundamentales han sido el costo, el tiempo, la calidad y la logística, con la característica principal de responder a procesos independientes con evaluaciones que no han respondido a estrategias integrales de desarrollo. Por otra parte la falta de apoyo de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones han limitado el desarrollo de este proceso. En el contenido del trabajo se integran estos indicadores con el objetivo de facilitar la toma de decisiones por cortes. El control de los Costos por cortes en el Proyecto, con el apoyo del Project y la Contabilidad, constituye la base para el logro del objetivo propuesto, es una necesidad y un reto que exige el entorno competitivo actual para garantizar los requerimientos del cliente y las partes interesadas. Desarrollo En análisis del costo, desde el diseño hasta su control de ejecución en los proyectos, juega un papel importante en la toma de decisiones. Desde la etapa inicial de evaluación de inversiones y evaluaciones de alternativas en la etapa de concepción, hasta el control económico del presupuesto y su comportamiento en la etapa de ejecución, el costo constituye un factor de gran importancia para la toma de decisiones en el ciclo de vida del proyecto. La gerencia tiene que tomar en cuenta para la evaluación integral, un conjunto de factores técnicos económicos durante todo el proceso. ESTRUCTURA DEL COSTO Y SU REPRESENTACION EN EL PROJECT Como resultado de la introducción de las tareas del proyecto, su duración y las tasas correspondientes en el proceso de planificación, es posible obtener el Costo Planificado del Trabajo Planificado (CPTP), que está formado por 3 elementos 2

3 fundamentales, el costo de la mano de obra, los equipos y los materiales. De igual forma se obtiene el costo total (CT), representado como la suma de los costos variables (CV) correspondientes a la fuerza de trabajo y los equipos, más los costos fijos CF de los materiales. En todos los casos son costos directos. [ 8 ] CT = CV + CF = T x JT x ( R x t ) + CF El costo de la mano de obra puede estar asignado a varios proyectos y su control por centro de costo requiere de un sistema de control apropiado, en dependencia de las características de la entidad de que se trate. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO Después de tener definido el cálculo del tiempo, la ruta crítica y el costo es necesario determinar el costo total del proyecto y la variación del costo con relación al tiempo. La curva de costo acumulado vs tiempo, también llamada curva de la S, permite obtener el costo total y las variaciones acumuladas por cortes como se muestra en la figura 1. Esta variante permite establecer la integración del director de proyecto con planificación y economía en lo referente a los costos, ya que los controles se ejecutan de forma acumulada y la contabilidad brinda en los cortes el costo real acumulado CR. La curva de costo acumulado vs tiempo es la base para el financiamiento y el control de ejecución de los proyectos. Se obtiene en Excel a partir de la importación de los datos de costo que brinda el MS Project 2013, siendo esta la base para el control de ejecución del proyecto y la toma de decisiones por cortes estratégicos. La Estructura del Prepuesto está determinada por la expresión: Precio del Servicio de la Construcción = CD + CI + PI + Utilidades + Valor de los Activos Fijos; donde: (CD) Costo Directo: Los Costos Directo de producción que tienen lugar en la ejecución de una obra se clasifican en las siguientes partidas de costo: (CI) Costo Indirecto: Costo Indirecto de Obra son aquellos que no pueden identificarse con una producción o servicio específico. En el caso de la ejecución de obras, los Costos Indirectos de obra son aquellos que tienen lugar en la entidad constructora durante el proceso constructivo y no pueden vincularse o identificarse con una obra en específico. (PI) Presupuestos Independientes; estos ajustan el precio de los servicios de construcción y montaje, acorde con el lugar y condiciones de la ubicación, introducen el factor tiempo en el Presupuesto y otras características propias de la obra, obteniendo el valor real de los servicios que se prestan a la constructora. Valor de los Activos Fijos Intangibles; agregar este valor al Precio del Servicio de la Construcción es un nuevo concepto que se está manejando, este representa un valor competitivo en los procesos de licitación, está determinado por el patrimonio intangible de la empresa expresado en premios, patentes, publicaciones y propiedad industrial. COSTO ACUMULADO VS TIEMPO (CURVA DE LA S ) El Proyecto está compuesto por un conjunto de tareas, que consumen recursos y generan costos, que asociados a una programación, se hace posible la obtención de la curva de la S o curva de Costo Acumulado vs Tiempo, a través de la exportación 3

4 del Project al Excel, utilizando la tabla dinámica, donde se configuran las tablas y gráficos, de acuerdo con las necesidades de información de los procesos claves, con el objetivo de garantizar el flujo de información necesario para la integración. Ver la figura 1. [3] Definido el cálculo del Tiempo, la ruta crítica y el Costo, es necesario determinar el Costo Total del Proyecto y la variación del Costo Acumulado con relación al Tiempo. Esta variante permite establecer el flujo de información necesario, entre el departamento de Planificación y el de Economía, lo que facilita su proceso de integración en lo referido a los costos. Los controles se ejecutan en los cortes de forma acumulada y la contabilidad brinda el Costo Real Acumulado (CR) para los mismos. Por tanto los Costos Acumulados en el Proyecto, facilitan la integración con el resto de las dependencias que participan en el Proyecto. Ver figura 1. [4] Figura 1: Presupuesto, Financiamiento y Contrato Elaboración propia La Figura 1 muestra el Cronograma con las tareas y sus respectivos costos, la variación del Costo Acumulado en función del tiempo, la Curva de la S con el Presupuesto y el Financiamiento supeditado a los entregables definidos en el cronograma con los requerimientos de calidad establecidos en sus notas. En el anticipo, al inicio, se garantiza el Financiamiento necesario para la ejecución de las primeras tareas, los siguientes Financiamientos están supeditados a la calidad de los entregables y recogidos en el Contrato, al final se deja un margen de reserva para asumir riesgos, órdenes de cambio y no conformidades previsibles en el proceso. Los saltos en el Financiamiento se corresponden con los entregables. La fase de planificación en el marco de la Dirección Integrada de Proyecto integra el desarrollo de la documentación del proyecto y a partir de la misma se desarrollan las tareas con su asignación de recursos para determinar el presupuesto, haciendo uso del Presto u otro sistema que permita obtener los costos por tareas y su curva de la S. En el BIM la relación entre la documentación del proyecto en AutoCad o Revit, la obtención de las curvas de costo y financiamiento asociados al Project para su 4

5 ejecución y control permiten el desarrollo de los sistemas de simulación para realizar una buena preparación de la documentación del proyecto antes de pasar a su ejecución. Presto es un programa fácil de personalizar, flexible para trabajar en diferentes entornos de proyectos, que dispone de acceso multiusuario a las obras en red local. Está integrado bidireccionalmente con Microsoft Office, Project 2016, Primavera, Revit y otros programas utilizados en el proyecto y la ejecución de obras. Además, permite la creación de complementos o plugins mediante un API (Application Programming Interface) para cubrir las necesidades particulares de los clientes. Financiamiento La distribución del financiamiento tomando como base la curva de costo acumulado vs tiempo facilita el trabajo de distribución del presupuesto por etapas, con el objetivo de lograr el financiamiento requerido por el proyecto como se muestra en la figura 1. [5] El análisis de esta curva permite conocer la ejecución real de los gastos presupuestados en cada intervalo de corte. Es posible también en la planificación analizar a partir de la forma de obtención del financiamiento para la ejecución del proyecto, la variante óptima que desde el punto de vista económico logra una mayor eficiencia en el uso de los recursos monetarios. La curva de la S es la base fundamental para desarrollar el esquema de financiamiento por etapas. La curva de costo acumulado vs tiempo, es la base para la integración del sistema, ya que es la forma de control del presupuesto por contabilidad en los centros de costo y de fácil uso por finanzas. En la figura se muestra una programación con su ruta crítica, un corte con los correspondientes % de avance físico que determinan atrasos en determinadas tareas y por tanto el atraso del proyecto. Se muestran para el corte el CPTP, CPTR y CRTR que permiten evaluar los indicadores y precisar el estado del proyecto en el corte, tomando en cuenta el esquema de financiamiento aprobado. Los elementos gráficos reflejados con la información que brinda el Project en la tabla de valores acumulados, permite obtener la información necesaria para la toma de decisiones. En la figura se muestra un corte del proyecto en el que se ejecuta su control. Se muestra la ejecución del financiamiento previsto para la fecha de corte las tareas con su por ciento de ejecución y se detectan los problemas de atrasos, evaluaciones de la calidad y el uso del presupuesto. En estos procesos de licitaciones los proyectos mejor formulados montados en soporte informático y destacando las ventajas del diseño para el control de ejecución con los criterios de medida costo, tiempo y calidad bien definidos, tienen mayores probabilidades de lograr el financiamiento necesario para la ejecución de los proyectos. El diseño de los proyectos siguiendo la metodología, brinda un valor agregado al proyecto que permite obtener mejores resultados en los procesos de licitaciones. [2] La distribución del Financiamiento, tomando como base la curva de costo acumulado vs tiempo, facilita el trabajo de distribución del Presupuesto por etapas, con el objetivo de lograr el Financiamiento requerido por el Proyecto. Ver figura 1. [5] El análisis de esta curva, permite conocer la ejecución real de los gastos presupuestados en cada intervalo de corte. Es posible en la Planificación analizar la 5

6 forma de obtención del Financiamiento para la ejecución del Proyecto y la variante óptima, desde el punto de vista económico que logra una mayor eficiencia en el uso de los recursos financieros. La figura 1 muestra el anticipo en fecha y con un valor definido en el contrato para satisfacer los costos de las tareas iniciales y la compra de los suministros según la Programación. El entregable como resultado parcial, ha de ser certificable, verificable y auditable; debe ser un resultado donde se evalúa la calidad del mismo, según los criterios de medida definidos, en las normas técnicas contenidas en la documentación del Proyecto entregada por el Proyectista; es el momento en que es necesario el control de autor, como forma de medir la correspondencia entre lo proyectado y la construcción. El Inversionista autoriza la entrega del Financiamiento en el momento que se verifica el cumplimiento de lo dispuesto en el Contrato. En el informe de estado del corte queda reflejada la evidencia de la calidad del control y la entrega del Financiamiento. FLUJO DE CAJA El Proyecto consume recursos por tareas, que de acuerdo con el cronograma de ejecución, distribuye los costos en función de una frecuencia de tiempo dada o de forma acumulada. Esta distribución recibe el nombre de flujo de costos. Cuando el Proyecto recibe una entrada o Financiamiento para satisfacer sus requerimientos, según la programación se producen ingresos, que con los egresos o costos previstos generan el Flujo de Caja. La programación del Proyecto y la distribución de los costos juegan un papel importante en el control por etapas, con entradas y salidas que permiten, en las etapas de ejecución y control, caracterizar el uso del Presupuesto por cortes, evaluar el Proyecto y tomar las decisiones pertinentes. En los Proyectos a ciclo completo que generan ventas, éstas son tomadas como ingresos, que con los costos permiten desarrollar también el Flujo de Caja. En estos casos, ésta, es la fuente para el cálculo de la Tasa Interna de Retorno y el Valor Actual Neto. Utilizando el Microsoft Project, es posible, en función del tiempo y el costo acumulado, identificar el Flujo de Caja. Ver Figura 1. [7] Figura No. 2 Tablero de control diseñado en el Project Elaboración propia La evaluación de un conjunto de cortes permite analizar el comportamiento del Proyecto, brindar un diagnóstico y proceder a un pronóstico con alternativas que faciliten la toma de decisiones. El resultado de la evaluación del proyecto se expresa en verde, amarillo o rojo según el tablero de comando para su integración en el Cuadro de Mando Integral. Cuando se tiene un programa con proyectos se evalúan con los 6

7 indicadores y se tiene una imagen del resultado integrado para desarrollar estrategias de intervención. Ver figura 2. LA CONTABILIDAD EN EL CONTROL DE EJECUCION El proyecto se rige por un centro de costo donde se registran todos los gastos que se originan durante la ejecución del proyecto y en los cortes financieros donde se controlan los entregables previstos a través de las certificaciones, se concilian los resultados dados por el costo real dado por el MS Project en el corte con lo registrado por la contabilidad para desarrollar la toma de decisiones integrando el indicador de costo IRC con el de tiempo IRP y la calidad. Figura No. 3 Los indicadores y la contablidad Elaboracion propia Como cualquier otra disciplina científica, la contabilidad tiene su propio objeto, con el registro de las operaciones económicas dadas en el proyecto. La figura 3 muestra el procedimiento para lograr la evaluación del proyecto en los cortes que alimenta el tablero de comando como se muestra en la figura 2, para integrar el Cuadro de Mando Integral de la empresa. Durante la ejecución del Proyecto uno de los factores de mayor importancia es el comportamiento de los costos, recogidos por un sistema contable eficiente, capaz de reflejar fielmente los costos reales, evaluarlos y compararlos por cortes con el Presupuesto, con el objetivo de conocer la situación económica del Proyecto, detectar las dificultades, caracterizar y evaluar su situación para realizar un pronóstico del comportamiento del próximo periodo y proceder a tomar las decisiones correspondientes en función de los objetivos a alcanzar. El Proyecto cuenta con una información básica de costos e indicadores por cortes que facilitan el proceso de análisis. Los procesos de control de ejecución de Proyectos actuales de obras Hidráulicas reclaman de sistemas integrales de evaluación, en los que el sistema de costos y su 7

8 control mediante el uso de un sistema efectivo contable, garantizan la calidad de la toma de decisiones en el proceso de gestión por Proyectos. La aplicación de la Dirección Integrada de Proyecto orientada al BIM, se vuelve una necesidad como parte de la actualización del modelo económico, de acuerdo con las estrategias de desarrollo del país CONCLUSIONES La aplicación consecuente de una estrategia de asignación de recursos, haciendo uso del sistema presupuestario vigente, para calcular los costos, permite determinar los presupuestos, haciendo uso de la curva de la S y el financiamiento, para con la contabilidad y los indicadores reflejados en el tablero de comando evaluar el avance integrado por cortes en el proyecto haciendo uso del balance financiero y la proyección estratégica que brinda el Cuadro de Mando Integral de la empresa con el apoyo que brinda el Project y las TICs. En la Dirección Integrada de Proyecto orientada al BIM, el uso de los sistemas presupuestarios como el Presto, representa la integración entre la documentación del proyecto y la ejecución a través del uso del Project. En el contenido del trabajo se muestran los procesos más importantes que permiten la evaluación integral del costo, el tiempo y la calidad, como indicadores importantes para garantizar lo que actualmente representa un reto en el proceso inversionista: la terminación del proyecto en el tiempo establecido, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida por el cliente y las partes interesadas. El entorno actual exige de proyectos competitivos de alta calidad, elaborados y ejecutados con el apoyo de un soporte informático capaz de satisfacer los requerimientos necesarios de la información que requiere la integración, en función del cumplimiento de los objetivos de los Proyectos. Los analfabetos del futuro no serán los que no sepan leer ni escribir, serán los que no sean capaces de informarse haciendo uso de las nueva tecnologías de la informática y las comunicaciones en los procesos de dirección. BIBLIOGRAFÍA 1. Lewis, J., Planificación, Programación y Control de Proyectos. Guía práctica para una Gestión de Proyectos eficiente, Ediciones S, l R. Delgado. V. La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones Roberto J. Rodríguez Pérez. Manual (El servicio ingeniero en los procesos de construcción). Libro de texto. Editado por UEB-ICT aicros. Cuba R. Delgado. V. CD de la Dirección Integrada por Proyectos. Asociado al libro de texto. Cursos semi-presenciales. ISBN CETA. ISPJAE R. Delgado. V. Dirección Integrada de Proyecto. Libro de Texto. ISBN R. Delgado. V. y María. A. Vérez. El apoyo de las Nuevas Tecnologías de la informática y las comunicaciones a la Dirección Integrada de Proyectos en el marco del Perfeccionamiento Empresarial. BETSIME. Revista editada en Agosto ISNN Trauner, T.J.; Managing the construction project, Wiley Torralbas Macle, Rafael A. Aplicación de la DIP al abasto de agua del litoral norte de Holguín, Tesis de Maestría en Ingeniería Hidráulica. ISPJAE