USO ADECUADO PARA ENVIAR CORREOS CON ARCHIVO ADJUNTO

Transcripción

1 USO ADECUADO PARA ENVIAR CORREOS CON ARCHIVO ADJUNTO Para tener un buen servicio de correo institucional es necesario que cuando vayan a adjuntar algún archivo o archivos al mensaje tengan presente las siguientes sugerencias: 1. Como tamaño máximo del archivo a adjuntar debe ser de 7 MB (7.168 KB) o la suma de los todos los archivos a adjuntar. 2. Si es necesario enviar un archivo o varios archivos que pasen más de 7 MB (7.168 KB) a usuarios que se encuentran en la Rama Judicial, se aconseja

2 crear una carpeta compartida y ahí almacenar los archivos que desea transmitir y por correo enviaría la ruta de cómo ingresar a esa carpeta compartida a las personas que necesita enviarles el archivo. Para crear la carpeta por favor comuníquese con el ingeniero del sitio en que se encuentra para que se la configure y le de los permisos necesarios. 3. Si es necesario enviar archivos adjuntos con más de 7 MB de tamaño a cuentas de correos externas (Hotmail, Gmail, Yahoo, etc) tendría que hacerlo desde una cuanta externa ya que estas cuentas por ser de uso mundial y la restricción en sus servidores de correo para los archivos adjuntos son hasta 20 MB entre ellos. 4. Se informa que cuando se envía un correo con archivo adjunto de 7 MB (7.168 KB) la salida de este y la recepción del mensaje ralentizará por unos

3 minutos el servicio de correo tanto del que envía el mensaje (mientras sale de la Bandeja de Salida del Outlook ) como del que lo recibe (Mientras se descarga en la Bandeja de Entrada del Outlook 5. Es importante informar a las personas que les van a enviar archivos adjuntos mayores a 7 MB (7.168 KB) fuera de la Rama Judicial desde cuentas externas a la cuenta de correo institucional que nuestros servidores de correo institucional no reciben correos de esta capacidad y recibirán un mensaje de rebote, si la información a adjuntar está relacionada con la Rama Judicial pueden utilizar el programa para comprimir archivos llamado WINRAR el cual explicaremos su utilización a continuación, esta opción también se puede utilizar cuando tengan que enviar archivos con más de 7 MB (7.168 KB) desde la Rama Judicial a correos de la Rama o externos. MANUAL PARA PARTICIONAR ARCHIVOS CON WINRAR Y DESCOMPRIMIRLO NOTA: Es necesario tener instalado el programa WINRAR Este manual está dividido en dos partes: Parte 1: Particionar archivo. Parte 2: Extraer archivo. El objetivo de este manual es enseñar como particionar un archivo (.doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf, etc) mayor de 10 mb y como descomprimirlo. Parte 1: Particionar archivo. Primero veremos el tamaño del archivo colocando el puntero encima del archivo, presionamos click derecho en el mouse y nos aparecerá una persiana y oprimimos la opción Propiedades nos aparecerá un cuadro

4 donde veremos el tamaño del archivo en Mb y bytes, si en el tamaño nos aparece 10 MB o más realizaremos este tutorial.

5 Ya viendo que el archivo es mayor a 10 Mb ubicamos el puntero sobre el archivo y damos click derecho en el mouse y nos aparecerá una pantalla donde seleccionamos Añadir al archivo.. (sabremos si tenemos WINRAR instalado cuando antes de la opción Añadir al archivo.. veremos un dibujo como este ).

6 Luego de ingresar a Añadir al archivo.. nos aparece una pantalla donde haremos los siguientes pasos: 1. Veremos que en la opción de Formato de archivo este seleccionado RAR.

7 2. Luego en Métodos de compresión seleccionamos La mejor. 3. Luego en la opción Partir en volúmenes, octetos escribiremos sin comas ni puntos, esto quiere decir que el archivo se dividirá en partes de 3 Mb cada una.

8 4. Luego damos aceptar y comenzara a peticionarse el archivo y se crearan las particiones en la misma carpeta donde está el archivo original con el mismo nombre del archivo original pero cada parte termina en part1, part2, part3. Y así sucesivamente según el número de partes que se crearon, para esta guía nos salieron tres archivos como se ve en la imagen. AQUÍ TEMINAMOS PARTE 1: PARTICIONAR ARCHIVO DE ESTA GUIA, SEGUIREMOS CON LA PARTE 2: EXTRAER ARCHIVO.

9 Parte 2: Extraer archivo. Cuando tengamos el archivo ya particionado enviaremos por separado una a una las partes creadas, enviando un correo por cada parte creada, es decir en el correo 1 ira adjunto la parte 1, en el correo 2 la parte 2 y así sucesivamente de acuerdo a las partes creadas. La persona que recibe los correos con cada parte adjuntada tendrá que guardar cada uno de los archivos adjuntos en una carpeta, ES IMPORTANTE QUE TODOS LAS PARTES QUE SE CREARON DEL ARCHIVO ESTÉN EN UNA CARPETA PORQUE EN ESA MISMA CARPETA ES DONDE SE EXTRAERÁ EL ARCHIVO ORIGINA. A continuación veremos cómo se extrae el archivo original de las particiones: Ya creada la carpeta donde se guardaron todas las partes del archivo original daremos click derecho sobre el archivo con terminación part1 y seleccionamos la opción Extraer aquí y comenzara a extraer el archivo original donde se creara en esta misma carpeta.

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11 CON ESTO CONCLUIMOS LA GUIA DE CÓMO PARTICIONAR Y EXTRAR UN ARCHIVO MAYOR A 10 MB.