MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CAPITULO 2.6 LISTAS DE DISTRIBUCION LOCALES EN CLIENTES DE CORREO OUTLOOK. Versión 4.0.

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1 Página 1 de MANUAL DE CAPITULO 2.6 LISTAS DE DISTRIBUCION LOCALES EN CLIENTES DE CORREO OUTLOOK Versión 4.0 Marzo de 2014

2 Página 2 de INTRODUCCIÓN El correo electrónico como forma de comunicación masiva, alternativa e informal, facilita la difusión de información de persona a persona y / o de persona a grupo. Este medio cobra gran importancia ya que reduce el empleo de recursos tangibles como papel e intangibles como el tiempo. El envío y recepción de información vía correo electrónico tiene la misma responsabilidad que cualquier entrega personal de documento físico. Este documento pretende instruir al usuario sobre el manejo básico del correo institucional provisto a la Superintendencia de Notariado y Registro, para el envío y recepción de mensajes expresamente de la entidad. PARA TENER EN CUENTA: Es responsabilidad del usuario mantener el correo debidamente depurado y leerlo al menos una vez al día para estar informado sobre las novedades de la entidad Si usted presenta inconvenientes o dudas sobre el uso o funcionamiento de este servicio de correo electrónico, por favor no dude en consultarnos. DATOS DEL SOPORTE: MARCELA MARTINEZ ROJAS DIEGO ANDRES OTALORA CATALINA SÁNCHEZ LEÓN LEONARDO PANCHE CORREO: soporte.correo@supernotariado.gov.co Teléfono: (1) ext Celular:

3 Página 3 de LISTAS DE DISTRIBUCION LOCALES Se denomina como lista de distribución un grupo al cual se encuentra asociada determinadas cuentas de correo a los que escribimos con cierta frecuencia. Esto evita el tener que escribir siempre las mismas cuentas de correo una y otra vez. Podemos crear listas de distribución con direcciones de correo tanto internos (usuario@supernotariado.gov.co) como externos (usuario@hotmail.com). Estas listas de distribución deben ser usadas con responsabilidad, de lo contrario podría acarrear problemas de SPAM y afectación del servicio, parcial o general Por favor haga click encima del Cliente de Correo deseado Outlook Express Outlook 2003 Outlook 2007 Outlook 2010 Outlook 2013

4 Página 4 de COMPONENTES DE LA VENTANA DE CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION OUTLOOK EXPRESS A continuación enumeraremos las opciones principales. 1. NOMBRE DE LA LISTA: Es el nombre con el que se creará la lista o el grupo. 2. MIEMBROS: Es el campo donde se ingresa la dirección de correo que se desea agregar a la lista. Se puede ingresar una por una o varias separadas por un punto y coma. 3. AGREGAR A LA LISTA: es el botón que agrega los miembros a la lista o grupo. 4. NOMBRE Y CORREO ELECTRONICO DE LOS INTEGRANTES: figuran todas las cuentas de correo que ya hacen parte de la lista. Nombre de la Lista de Distribución Quitar Contacto de la Lista Contactos que hacen parte de la lista

5 Página 5 de CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION EN OUTLOOK En la ventana principal del cliente de correo ir al botón Direcciones Aparecerá la ventana de libreta de direcciones, es necesario ir al menú Archivo y hacer click en Grupo Aparecerá una nueva ventana donde se creará la lista. Ingresar el nombre de la lista o grupo a crear: Para agregar las cuentas de correo que serán integrantes de la lista, si las personas son de la entidad las puede agregar haciendo click en el botón seleccionar miembros

6 Página 6 de Si son direcciones externas (Hotmail, yahoo, gmail etc) es necesario digitar la cuenta de correo completa en el campo dirección de correo electrónico y hacer click en el botón agregar. Puede agregar más de una cuenta de correo separándolas con punto y coma (;) 2. Click en agregar 1. Escribir las cuentas de correo

7 Página 7 de Al agregar cuentas de correo estas se van visualizando en el campo miembros del grupo. Si por alguna razón ingresó una cuenta de correo mal, hay seleccionar la dirección de correo y hacer click en el botón Quitar de la Lista 2. Click en Quitar 1. seleccionar la cuenta de correo Una vez terminada la creación la lista de distribución, hacer click en el botón Aceptar

8 Página 8 de USO DE LA LISTA DE DISTRIBUCION En la redacción del mensaje de correo al momento de ingresar los destinatarios, basta solo con digitar el nombre del grupo y hacer click en el botón comprobar nombres, si está bien escrito aparecerá en color azul y subrayado, de lo contrario le informará que no existe tal grupo. 1. Escribir el nombre de la lista creada 2. Click en Comprobar ELIMINACION DE LA LISTA DE DISTRIBUCION Para eliminar una lista de distribución que ya no se utiliza es necesario ir a la sección contactos que se encuentra en la ventana principal del correo electrónico: En la ventana principal del cliente de correo ir al botón Direcciones

9 Página 9 de Aparece la ventana de Libreta de Direcciones, situarse sobre el grupo, hacer click derecho y seleccionar la opción eliminar COMPONENTES DE LA VENTANA DE CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION OUTLOOK 2003 A continuación enumeraremos las opciones principales. 1. NOMBRE DE LA LISTA: Es el nombre con el que se creará la lista o el grupo. 2. MIEMBROS: Es el campo donde se ingresa la dirección de correo que se desea agregar a la lista. Se puede ingresar una por una o varias separadas por un punto y coma. 3. AGREGAR A LA LISTA: es el botón que agrega los miembros a la lista o grupo. 4. NOMBRE Y CORREO ELECTRONICO DE LOS INTEGRANTES: figuran todas las cuentas de correo que ya hacen parte de la lista.

10 Página 10 de 1. OUTLOOK 2003 Guardar y Cerrar Quitar un integrante de la Lista Seleccionar Integrantes de la Lista Nombre de la Lista Correo Electrónico de los Integrantes CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION EN OUTLOOK En la ventana principal del cliente de correo ir a Archivo seleccionar Nuevo y hacer click en Lista de Distribución

11 Página 11 de Aparecerá una nueva ventana donde se procederá con la creación. En el campo nombre, ingresar el nombre de la lista de distribución: Para agregar los integrantes, hacer click en el botón seleccionar integrantes Aparecerá una nueva ventana donde se encuentran los funcionarios de la entidad, para agregarlos, nos situamos sobre los que necesitamos y hacemos doble click en ellos. Si son direcciones externas (Hotmail, yahoo, gmail etc) es necesario digitar la cuenta de correo completa en el campo Integrantes.

12 Página 12 de Puede agregar más de una cuenta de correo separándolas con punto y coma (;) Al agregarlos aparecerán un poco más abajo con su nombre y su cuenta de correo respectiva. Si por alguna razón se ingresó una cuenta de correo mal, hay seleccionar la dirección de correo y hacer click en el botón Quitar de la Lista Una vez terminada la creación la lista de distribución, hacer click en el botón Guardar.

13 Página 13 de USO DE LA LISTA DE DISTRIBUCION En la redacción del mensaje de correo al momento de ingresar los destinatarios, basta solo con digitar el nombre del grupo y hacer click en el botón comprobar nombres, si está bien escrito aparecerá en color azul y subrayado, de lo contrario le informará que no existe tal grupo. 2. Click en Comprobar 1. Escribir el nombre de la lista creada

14 Página 14 de ELIMINACION DE LA LISTA DE DISTRIBUCION Para eliminar una lista de distribución que ya no se utiliza es necesario ir a la sección contactos que se encuentra en la ventana principal del correo electrónico: Hacer click en Contactos ubicado en la parte inferior de la lista de carpetas de correo Ubicar la lista de distribución a eliminar, hacer click derecho sobre ella y seleccionar Eliminar

15 Página 15 de COMPONENTES DE LA VENTANA DE CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION OUTLOOK 2007 A continuación enumeraremos las opciones principales. 1. NOMBRE DE LA LISTA: Es el nombre con el que se creará la lista o el grupo. 2. MIEMBROS: Es el campo donde se ingresa la dirección de correo que se desea agregar a la lista. Se puede ingresar una por una o varias separadas por un punto y coma. 3. AGREGAR A LA LISTA: es el botón que agrega los miembros a la lista o grupo. 4. NOMBRE Y CORREO ELECTRONICO DE LOS INTEGRANTES: figuran todas las cuentas de correo que ya hacen parte de la lista. Guardar y Cerrar Seleccionar Integrantes de la Lista Quitar un integrante de la Lista Nombre de la Lista Correo Electrónico de los Integrantes

16 Página 16 de CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION EN OUTLOOK En la ventana principal del cliente de correo ir a Archivo seleccionar Nuevo y hacer click en Lista de Distribución Aparecerá una nueva ventana donde se procederá con la creación. En el campo nombre, ingresar el nombre de la lista de distribución: Para agregar los integrantes, hacer click en el botón seleccionar integrantes Aparecerá una nueva ventana donde se encuentran los funcionarios de la entidad, para agregarlos, nos situamos sobre los que necesitamos y hacemos doble click encima de cada uno de ellos.

17 Página 17 de Si son direcciones externas (Hotmail, yahoo, gmail etc) es necesario digitar la cuenta de correo completa en el campo Integrantes Puede agregar más de una cuenta de correo separándolas con punto y coma (;) Al agregarlos aparecerán un poco más abajo con su nombre y su cuenta de correo respectiva. Si por alguna razón se ingresó una cuenta de correo mal, hay seleccionar la dirección de correo y hacer click en el botón Quitar de la Lista

18 Página 18 de Una vez terminada la creación la lista de distribución, hacer click en el botón Guardar. USO DE LA LISTA DE DISTRIBUCION En la redacción del mensaje de correo al momento de ingresar los destinatarios, basta solo con digitar el nombre del grupo y hacer click en el botón comprobar nombres, si está bien escrito aparecerá en color azul y subrayado, de lo contrario le informará que no existe tal grupo.

19 Página 19 de 2. Click en Comprobar Nombres 1. Escribir el nombre de la lista creada ELIMINACION DE LA LISTA DE DISTRIBUCION Hacer click en Contactos ubicado en la parte inferior de la lista de carpetas de correo

20 Página 20 de Ubicar la lista de distribución a eliminar, hacer click derecho sobre ella y seleccionar Eliminar. COMPONENTES DE LA VENTANA DE CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION OUTLOOK 2010 A continuación enumeraremos las opciones principales. 1. NOMBRE DE LA LISTA: Es el nombre con el que se creará la lista o el grupo. 2. MIEMBROS: Es el campo donde se ingresa la dirección de correo que se desea agregar a la lista. Se puede ingresar una por una o varias separadas por un punto y coma. 3. AGREGAR A LA LISTA: es el botón que agrega los miembros a la lista o grupo. 4. NOMBRE Y CORREO ELECTRONICO DE LOS INTEGRANTES: figuran todas las cuentas de correo que ya hacen parte de la lista.

21 Página 21 de Guardar y Cerrar Seleccionar Integrantes de la Lista Quitar un integrante de la Lista Nombre de la Lista Correo Electrónico de los Integrantes CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION EN OUTLOOK En la pestaña de Inicio del cliente de correo, hacer click en el botón Nuevos Elementos, seleccionar Mas Elementos y click en Grupo de Contactos

22 Página 22 de Aparecerá una nueva ventana donde se procederá con la creación. En el campo nombre, ingresar el nombre de la lista de distribución: Para agregar los integrantes, hacer click en el botón seleccionar integrantes

23 Página 23 de Aparecerá una nueva ventana donde se encuentran los funcionarios de la entidad, para agregarlos, nos situamos sobre los que necesitamos y hacemos doble click encima de cada uno de ellos. Si son direcciones externas (Hotmail, yahoo, gmail etc) es necesario digitar la cuenta de correo completa en el campo Integrantes Puede agregar más de una cuenta de correo separándolas con punto y coma (;) Al agregarlos aparecerán un poco más abajo con su nombre y su cuenta de correo respectiva.

24 Página 24 de Si por alguna razón se ingresó una cuenta de correo mal, hay seleccionar la dirección de correo y hacer click en el botón Quitar de la Lista. Una vez terminada la creación la lista de distribución, hacer click en el botón Guardar USO DE LA LISTA DE DISTRIBUCION En la redacción del mensaje de correo al momento de ingresar los destinatarios, basta solo con digitar el nombre del grupo y hacer click en el botón comprobar nombres, si está bien escrito aparecerá en color azul y subrayado, de lo contrario le informará que no existe tal grupo.

25 Página 25 de 2. Click en Comprobar Nombres 1. Escribir el nombre de la lista creada ELIMINACION DE LA LISTA DE DISTRIBUCION Hacer click en Contactos ubicado en la parte inferior de la lista de carpetas de correo

26 Página 26 de Ubicar la lista de distribución a eliminar, hacer click derecho sobre ella y seleccionar Eliminar

27 Página 27 de COMPONENTES DE LA VENTANA DE CREACIÓN DE LISTAS DE DISTRIBUCIÓN OUTLOOK 2013 A continuación enumeraremos las opciones principales. 1. NOMBRE DE LA LISTA: Es el nombre con el que se creará la lista o el grupo. 2. MIEMBROS: Es el campo donde se ingresa la dirección de correo que se desea agregar a la lista. Se puede ingresar una por una o varias separadas por un punto y coma. 3. AGREGAR A LA LISTA: es el botón que agrega los miembros a la lista o grupo. 4. NOMBRE Y CORREO ELECTRÓNICO DE LOS INTEGRANTES: figuran todas las cuentas de correo que ya hacen parte de la lista.

28 Página 28 de CREACION DE LISTAS DE DISTRIBUCION EN OUTLOOK Desde la ventana principal del cliente Outlook ir a la parte inferior y hacer click en el Menú Personas Hacer click en el botón Nuevo Grupo de Contactos

29 Página 29 de Aparecerá una nueva ventana donde se procederá con la creación. En el campo nombre, ingresar el nombre de la lista de distribución: Para agregar los integrantes, hacer click en el botón seleccionar integrantes Aparecerá una nueva ventana donde se encuentran los funcionarios de la entidad, para agregarlos, nos situamos sobre los que necesitamos y hacemos doble click encima de cada uno de ellos. Si son direcciones externas (Hotmail, yahoo, gmail etc) es necesario digitar la cuenta de correo completa en el campo Integrantes Puede agregar más de una cuenta de correo separándolas con punto y coma (;)

30 Página de Al agregarlos aparecerán un poco más abajo con su nombre y su cuenta de correo respectiva. Si por alguna razón se ingresó una cuenta de correo mal, hay seleccionar la dirección de correo y hacer click en el botón Quitar de la Lista.