A&CEM Plazos para la conservación de la contabilidad 06-oct-14

Transcripción

1 A&CEM Plazos para la conservación de la contabilidad 06-oct-14 Planteamiento del caso. 1. Se desean conocer los plazos que las disposiciones legales y fiscales establecen para la conservación de información y documentación. 2. Para efecto de lo anterior, distinguir: - La documentación e información que se debe conservar durante los últimos cinco años. - La documentación e información que se debe conservar más allá de los cinco años mencionados. Disposiciones aplicables. Obligación de llevar contabilidad, artículo 76, Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR). 1 Artículo 76. Los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en este Título, además de las obligaciones establecidas en otros artículos de esta Ley, tendrán las siguientes: I. Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de esta Ley, y efectuar los registros en la misma. II. Expedir los comprobantes fiscales por las actividades que realicen. Obligación de llevar contabilidad, artículo 32, Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Artículo 32. Los obligados al pago de este impuesto y las personas que realicen los actos o actividades a que se refiere el artículo 2o.-A tienen, además de las obligaciones señaladas en otros artículos de esta Ley, las siguientes:

2 I. Llevar contabilidad, de conformidad con el Código Fiscal de la Federación su Reglamento. (...) III. Expedir y entregar comprobantes fiscales. Obligación de llevar contabilidad, artículo 18, Ley del Impuesto Empresarial Tasa Única (IETU). Artículo 18. Los contribuyentes obligados al pago del impuesto empresarial a tasa única, además de las obligaciones establecidas en otros artículos de esta Ley, tendrán las siguientes: I. Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento y efectuar los registros en la misma. II. Expedir comprobantes por las actividades que realicen y conservar una copia de los mismos a disposición de las autoridades fiscales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 86, fracción II de la Ley del Impuesto sobre la Renta. 2 Concepto de contabilidad, artículo 28, Código Fiscal de la Federación (CFF). Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente: I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

3 (...) II. Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Comprobantes fiscales digitales, artículo 29, CFF. Artículo 29. Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes fiscales por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que se perciban o por las retenciones de contribuciones que efectúen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria. Las personas que adquieran bienes, disfruten de su uso o goce temporal, reciban servicios o aquéllas a las que les hubieren retenido contribuciones deberán solicitar el comprobante fiscal digital por Internet respectivo. 3 Plazo mercantil de conservación, artículos 38, 46 y 49, Código de Comercio (CC). Artículo 38. El comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga, y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años. Artículo 46. Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años. Los herederos de un comerciante tienen la misma obligación.

4 Artículo 49. Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones. Conservación de la contabilidad, artículo 30, CFF. Artículo 30. Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código. Las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales. La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate. 4 (...) En el caso de que la autoridad fiscal esté ejerciendo facultades de comprobación respecto de ejercicios fiscales en los que se disminuyan pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, o se reciban cantidades por concepto de préstamo, otorgado

5 o recibido, independientemente del tipo de contrato utilizado, los contribuyentes deberán proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal o la documentación comprobatoria del préstamo, independientemente del ejercicio en el que se haya originado la pérdida o el préstamo. Lo anterior aplicará también en el caso de contratación de deudas con acreedores, o bien para la recuperación de créditos de deudores. El particular no estará obligado a proporcionar la documentación antes solicitada cuando con anterioridad al ejercicio de las facultades de comprobación, la autoridad fiscal haya ejercido dichas facultades en el ejercicio en el que se generaron las pérdidas fiscales de las que se solicita su comprobación, salvo que se trate de hechos no revisados. Infracción relacionada con la contabilidad, artículo 83, CFF. Artículo 83. Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación, las siguientes: (...) VI. No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que establezcan las disposiciones fiscales. 5 Sanción relacionada con la contabilidad, artículo 84, CFF. Artículo 84. A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad a que se refiere el artículo 83, se impondrán las siguientes sanciones: (...) V. De $ a $9, a la señalada en la fracción VI.

6 Conclusiones. 1. Están obligados a llevar contabilidad, de conformidad con el CFF y su Reglamento, quienes: - Obtengan ingresos para efectos de ISR. - Estén obligados al pago de IVA. - Estén obligados al pago del IETU (respecto de los ejercicios de 2013 y anteriores). 2. De acuerdo al CFF, la contabilidad se integra por: - Libros, registros y sistemas contables, así como papeles de trabajo. - Estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales. - Control de inventarios y método de valuación. - Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos. - Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros. - Documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales Plazos para la conservación de documentos. - Legal.- Para efectos mercantiles, según el Código de Comercio, los documentos se deberán conservar por un plazo mínimo de diez años. - Fiscal.- Para efectos fiscales, de acuerdo al CFF, la contabilidad se deberá conservar por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya presentado la declaración del ejercicio. 4. Documentación que deberá conservarse permanentemente. - Acta constitutiva de la sociedad. - Contratos de asociación en participación, en su caso. - Actas de asamblea general de accionistas en las que se hagan constar aumentos o disminuciones del capital social.

7 - Actas de asamblea general de accionistas en las que se hayan tomado acuerdos relativos a la fusión o la escisión de las sociedades. - Registros sociales, tales como registro de accionistas y registro de capital. - Declaraciones de pagos provisionales de contribuciones federales (ISR, IETU, IVA, ISAN, IMSS, INFONAVIT, SAR). - Declaraciones del ejercicio de las contribuciones federales (ISR e IETU). - Dictámenes fiscales presentados ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). - Constancias que haya emitido la sociedad en los términos de la Ley del ISR por dividendos o utilidades distribuidos. - Constancias que le hayan emitido a la sociedad en los términos de la Ley del ISR por dividendos o utilidades percibidos. - Información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la Ley del ISR (enajenación de acciones y cálculo del costo promedio de las acciones). 5. Documentación que debe conservarse durante los últimos cinco ejercicios. 7 - Comprobantes que amparen ingresos (facturas, notas de cargo). - Documentación comprobatoria que ampare deducciones (gastos). - Pólizas de ingresos, egresos y diario. - Libros de diario, de mayor e inventarios. - Estados de cuenta bancarios. - Papeles de trabajo de cálculos de contribuciones. - Respaldos electrónicos de los registros contables. 6. Documentación cuyos efectos se prolongan en el tiempo. Tratándose de actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de los cinco años, para conservar la contabilidad y la documentación comprobatoria, comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.

8 Tal es el caso de: - La adquisición de activos fijos cuya depreciación fiscal se prolonga en el tiempo. - La adquisición de activos diferidos cuya amortización fiscal se prolonga en el tiempo. - Los ejercicios respecto de los cuales se generaron pérdidas fiscales. Lo anterior significa que en los casos en que la Sociedad amortice pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, debe estar en posibilidad de proporcionar a las Autoridades Fiscales la documentación que acredite el origen y procedencia de las pérdidas fiscales amortizadas. 7. En resumen. - Documentación que se debe conservar permanentemente.- Se sugiere que esta documentación e información de carácter fiscal y legal (punto número 4) se resguarde en original y en su caso, en copias certificadas si es que se cuenta con ellas. - Documentación que se debe conservar los últimos cinco ejercicios.- A esta fecha se tendría que conservar la documentación e información señalada en el punto número 5 que antecede, respecto de los ejercicios 2009, 2010, 2011, 2012 y Documentación cuyos efectos fiscales se prologan en el tiempo.- De la documentación e información señalada en el punto número 6 que antecede, se debe conservar y resguardar cinco años a partir del último ejercicio en que se hayan depreciado o amortizado los activos fijos o los activos diferidos. Términos. Las conclusiones y recomendaciones contenidas en esta nota técnica se realizan con base en nuestro entendimiento a las Leyes Fiscales que se encuentran publicadas a la fecha de la misma, que en lo futuro pueden estar sujetas a cambios. Si los hechos y supuestos son incorrectos o cambian, o bien, si las Leyes fiscales son modificadas, las conclusiones y recomendaciones podrían variar. A&CEM, S.C. no asume ninguna obligación de actualizar la presente nota por cualquier cambio de Leyes, Regulaciones u otras interpretaciones.

9 Las conclusiones y opiniones contenidas en el presente documento son de carácter informativo y no son obligatorias para las autoridades fiscales, ni para los tribunales y no deben ser consideradas como una garantía de que las autoridades fiscales y los tribunales coincidirán con las mismas. La presente nota técnica solamente se encuentra enfocada para ser un apoyo a la persona a la que va dirigida, por lo cual, ninguna persona ajena deberá apoyarse en las conclusiones de la misma. Si quisiera contactar a los autores de este comunicado para consultarlos o contratar sus servicios directamente, sus datos de contacto son contacto@aycem.com.mx Saludos, José Luis Medina Castillo. María Fernanda Romano Escalera. 9