Establecer y documentar la forma en que se dan de baja activos, propiedad de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

Transcripción

1 1. OBJETIVO. Establecer y documentar la forma en que se dan de baja activos, propiedad de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA. 2. ALCANCE. Este Procedimiento aplica al manejo de todos los Activos Fijos de la Entidad, contiene aspectos generales de contabilidad y procedimiento para dar de baja propiedad, planta y equipo por obsolescencia, por hurto, no uso o deterioro físico. 3. RESPONSABLES. La responsabilidad de los Activos Propiedad de la Institución recae sobre aquellas personas que cumplan funciones de preservar y velar por los Activos Fijos de la Entidad. Las actividades de ingreso en el modulo de Activos Fijos y la asignación de placas para la identificación de los activos adquiridos recae sobre el Auxiliar Contable. El plaqueteo, traslado físico, cambio de responsable, seguimiento, reparación, etc. es responsabilidad del Auxiliar de Almacén. 4. DEFINICIONES. Propiedad - Planta y Equipo: Son todos aquellos bienes tangibles adquiridos o construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos durante su vida útil, para la producción o suministro de otros bienes y servicio o para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que

2 no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un (1) año. Vida útil: Es el tiempo durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuya al objeto de la Institución y las funciones que le han sido asignadas. Maquinaria y equipo: Comprende todo el conjunto de recursos eléctricos, electrónicos, neumáticos, mecánicos, hidráulicos necesarios para el desarrollo de actividades productivas (transformación física) o de servicios que la empresa requiere para el desarrollo de las funciones que le han sido encomendadas. Muebles y Enseres: Muebles y accesorios necesarios para el desarrollo de actividades gerenciales, administrativas, financieras, productivas de recurso humano etc. de la empresa. Equipos de Oficina: Comprende todo el conjunto de recursos eléctricos y electrónicos necesarios para el desarrollo de actividades de las áreas soporte (administrativas, financieras, productivas, de recurso humano entre otras.) de la empresa. Equipo de Procesamiento de Datos: Comprende los elementos físicos y lógicos que sirven para procesar y almacenar información. Consta de un elemento: denominado Hardware, el cual se refiere a los elementos físicos que

3 conforman un equipo. Ejemplo: CPU, Pantalla, Mouse, Teclado, Unidad de Drive, impresoras, entre otros. Equipo de Telecomunicaciones: -Componente Informático: Es el conjunto de elementos físicos y lógicos que sirven para comunicar los diferentes equipos de procesamiento de datos y que permiten conformar la redes (red local y de las redes externas). Consta de un elemento que se denomina Hardware, el cual se refiere a los elementos físicos que se emplean en la comunicación. Ejemplo: Enrutadores (Routers), Servidor de comunicaciones, Módem, etc. -Componente de Telefonía: Lo componen el conmutador y líneas telefónicas, estas últimas conforman el sistema de conductores que permite transferir comunicaciones de un punto a otro. Equipo de transporte: Lo conforman los medios de transporte por tierra. Ejemplo: Vehículo. Activos de Control: Comprende todo el conjunto enseres menores eléctricos, electrónicos, mecánicos, necesarios para el desarrollo de actividades productivas y administrativas del ente económico. Adición: Inversión agregada al activo inicialmente adquirido.

4 Mejora: Son los cambios cualitativos al activo inicialmente adquirido. Reposición: Es el reemplazo de un activo, parte o componente, por pérdida, daño irreparable u obsolescencia. Parte: Porción externa de un todo. Ej. CPU, Teclado, Monitor. Componentes: Elementos internos de una parte. Ej. Disco duro, Tarjeta de Red. ITEM PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 INICIO 2 Realizar solicitud de baja de activo por obsolescencia, deterioro o no uso El colaborador responsable del activo informara por escrito a la Dirección Administrativa y Financiara, sobre el deterioro u obsolescencia del activo. Colaborador Responsable del Activo o director de seccional. 3 Recibir solicitud verificar estado activo y pasar para aprobación. 4 El Financiero recibe las solicitudes de Baja de Activo, verifica por intermedio del Auxiliar de Almacén el estado del elemento, quien anexa a su vez un concepto técnico, para el caso de los equipos de cómputo y comunicaciones, el concepto técnico lo emite el de Tecnología, argumentando por qué se da de baja el activo. Financiero, Administrativo / Auxiliar de Almacén II 5. POR OBSOLESCENCIA, NO USO O DETERIORO:

5 ITEM PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Elaborar Acta de Baja de Activos Una vez emitidos los respectivos conceptos técnicos, se procede a realizar el acta para dar de baja el elemento o elementos relacionados, la cual es remitida para visto Bueno de Presidencia Ejecutiva. Financiero/Auxiliar de Almacén 6 10 Realizar solicitud de baja de activo a la Comisión de la Mesa y/o Junta Directiva en pleno Dar disposición final al elemento. Una vez el acta tengan los V B de la Presidencia Ejecutiva, se remite el listado a la Jefatura Financiera, con el fin de realizar las respectivas imputaciones contables. La disposición final de los activos dados de baja serán entregados en donación a una organización debidamente constituida que realice labores sociales, de educación, de trabajo comunitario o en su defecto se procederá a su destrucción en la respectiva sede. Financiero, Presidente Ejecutivo / Jefe Financiero Financiero / Auxiliar de Almacén 11 FIN

6 6. POR HURTO: ITE M 1 PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 2 Informar al Departamento Administrativo sobre el hurto del elemento El colaborador responsable por el activo hurtado, debe comunicar de forma inmediata, por escrito a la Dirección Administrativa y Financiera, sobre el hurto del activo asignado para su uso. Esta comunicación deberá contener como mínimo: número y descripción del activo, fecha y hora del hurto, adicionalmente el reporte deberá llevar anexo copia del respectivo denuncio realizado ante la autoridad competente. Colaborador Responsable del Activo 3 4 Reportar el hurto del elemento a la Compañía de Seguros e iniciar investigación interna Realizar reporte escrito a Presidencia Ejecutiva y Gestión Financiera Una vez recibido el reporte del hurto junto con la copia del Denuncio Judicial, se procede a realizar la reclamación ante la Compañía de Seguros con la cual se tiene contratadas las pólizas que cubren los activos de la Entidad, para que de ésta manera se proceda por parte de la compañía a realizar el pago de la respectiva indemnización, paralelo a ello, se debe iniciar una investigación Interna para asignar responsabilidades. Una vez agotadas las etapas iniciales del procedimiento, se procede a realizar el respectivo reporte a Presidencia Ejecutiva y a la Jefatura Financiera, para que esta última proceda a realizar la respectiva imputación contable, del activo cause la cuenta por cobrar a la compañía de seguros, en caso contrario la Presidencia Ejecutiva determinará quién debe asumir la responsabilidad. Financiero,/Asiste nte Administrativo Financiero, Presidencia Ejecutiva 5 FIN

7 7. OBSERVACIONES GENERALES. 7.1 NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD La propiedad, planta y equipo debe registrarse al costo de adquisición o construcción del cual forman parte los costos directos e indirectos causados hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de utilización o en condiciones de puesta en marcha o enajenación, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, corrección monetaria e intereses. Los intereses y la corrección monetaria causados sobre las obligaciones contraídas en la adquisición forman parte del costo, salvo cuando ha concluido la etapa de puesta en marcha y tales activos se encuentren en condiciones de utilización. En este caso los gastos financieros deben cargarse a los resultados del respectivo período contable. El costo también incluye la diferencia en cambio causada hasta la puesta en marcha del activo, originada por obligaciones en moneda extrajera contraída en su adquisición. Sin embargo, las diferencias en cambio causadas sobre obligaciones en moneda extranjera no identificable directamente con la adquisición de activos específicos, se deben contabilizar en los resultados del período contable. El valor histórico se incrementará con el de las adiciones mejoras y reparaciones que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o vida útil del activo, 7 APROBADO POR: ASTRID CERON M. CARGO: Presidente Ejecutivo E.

8 REPOSICIONES Si la reposición corresponde a un activo fijo por daño irreparable, pérdida u obsolescencia deberá contabilizarse como un activo fijo y registrarse en la aplicación de activos fijos como un nuevo activo. Si la reposición corresponde a una parte de un activo fijo por daño irreparable, pérdida u obsolescencia, no será contabilizado como un activo fijo sino como un gasto del período. Si el valor de esta reposición supera el valor de cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se someterá a una evaluación técnica por parte del contratante para ser considerado como un mayor valor del activo o un gasto del periodo. Si la reposición corresponde a un componente de una parte o de un activo fijo por daño irreparable, perdido u obsolescencia, será contabilizado como un gasto del período. Reposición por Garantía: El activo reemplazado por garantía se dará de baja físicamente más no contablemente. El activo entregado en garantía será considerado como un nuevo activo y con el costo neto del activo reemplazado. Debe exigirse al proveedor que en el documento remisión indique que corresponde a un reemplazo por garantía y se detalle el número de serie, modelo, y marca del activo que se reemplaza. Reposición por la Compañía Aseguradora en caso de hurto. El activo objeto del hurto será dado de baja físicamente con el denuncio ante las autoridades competentes y el reporte escrito de los sucedido emitido por parte del Colaborador responsable del elemento. Estos Documentos deberán ser entregado al Jefe del Departamento Administrativo, el cual procederá a realizar el trámite de reintegro con la Compañía Aseguradora. 8 APROBADO POR: ASTRID CERON M. CARGO: Presidente Ejecutivo E.

9 El Departamento Financiero una vez se de la Indemnización por parte de la Compañía de Seguros, deberá registrar el mencionado pago de la Aseguradora como una provisión para la adquisición del activo que se repone. ADICION Se deberá incrementar el valor del activo en el valor que cueste la adición cuando: La adición extiende la vida útil del activo en más de un (1) año, aumenta la eficiencia en términos de capacidad, productividad, velocidad y el costo de la adición es mayor o igual a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Ejemplo de adiciones: tarjeta sim ram adicional, disco duro adicional para un servidor, tarjeta de red adicional, unidad de multimedia adicional, aire acondicionado para el vehículo, tarjeta de conexión ampliación adicional del conmutador, entre otras. Para aquellas adiciones consideradas como mayor valor del activo fijo, se deberá identificar en el documento de contratación (orden de compra, contrato a la medida) el número de placa del activo que incrementará su valor; el auxiliar de almacén deberá adicionar esta compra en la aplicación de activos fijos. Para aquellas adiciones asociadas a un contrato hecho a la medida, se deberá informar por escrito al Auxiliar de Almacén el número de placa del activo o los activos. 9 MEJORA Si la mejora extiende la vida útil del activo en más de un año, aumenta la eficiencia en términos de capacidad, productividad, velocidad y el costo de la adición es mayor o igual a (2) dos salarios mínimos legales mensual vigente, incrementará el valor del activo. APROBADO POR: ASTRID CERON M. CARGO: Presidente Ejecutivo E.

10 Ejemplo de mejora: Cambio de un disco duro de 8GB a 10 GB, cambio de un procesador de 300 MHZ a uno de 500MHZ. Para aquellas mejoras y reparaciones consideradas como mayor valor del activo fijo, se deberá identificar en el documento de contratación (orden de compra, contrato a la medida), el número de placa del activo a fin de que, el Auxiliar de Almacén II pueda adicionar esta compra en la aplicación de activos fijos. Para aquellas mejoras y reparaciones asociadas a un contrato hecho a la medida, el administrador del activo deberá informar por escrito al Auxiliar de Almacén II el número de placa del activo o de los activos. DEPRECIACIÓN La depreciación se calcula sobre el costo ajustado por inflación de los activos, utilizando el método de línea recta, de acuerdo con los años de vida útil estimada y aplicando unas tasas anuales así: construcciones y edificaciones 40 años ó 2,5% acogiéndose a una norma que rige en depreciación para los bienes del estado, maquinaria y equipo 10 años ó 10%, equipo de oficina 10 años ó 10%, vehículos 5 años ó 20%, equipos de computo 4 años ó 25% y acueducto, plantas y redes 10 años o 10%. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS. No aplica. CAMBIO DE VERSIÓN: Actualización del procedimiento para dar de baja activos, excluyendo el paso de la revisión y aprobación por parte de la junta Directiva. 10 APROBADO POR: ASTRID CERON M. CARGO: Presidente Ejecutivo E.