Gestión de Recursos y servicios bibliotecarios Instructivo para el ingreso de datos en el Portal de Revistas UN

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2 1. Información General del Documento Objetivo: Alcance: Orientar a los autores y grupos editoriales de la Universidad Nacional de Colombia para el ingreso de los metadatos de los documentos que se envían o registran en el Portal Revistas UN, con el fin de que se ingresen de manera correcta, completa y detallada bajo un estándar y estructura de datos que permitirá normalizar la información de los contenidos en los diversos sistemas de información, aumentando el nivel de recuperación y visibilidad de los artículos científicos publicados por las revistas. Inicia con la validación o registro del usuario en el sistema, verificando que tenga un rol asignado de Autor/a, Editor/a o Gestor/a de la revista, para que se ingresen o editen los metadatos de los artículos de manera correcta, completa y detallada, garantizando la correcta recuperación de información de los contenidos publicados en el Portal de Revistas UN. Definiciones: Open Journal Systems (OJS): Es un Sistema de Administración y publicación de revistas y documentos periódicos (Seriadas) en Internet. El sistema está diseñado para reducir el tiempo y energías dedicadas al manejo exhaustivo de las tareas que involucra la edición de una publicación seriada. Este sistema permite un manejo eficiente y unificado del proceso editorial, con esto se busca acelerar el acceso en la difusión de contenidos e investigación producido por las Universidades y centros de investigación productores del conocimiento. Así mismo, busca consolidarse como una herramienta con innovaciones que permite el acceso en texto completo de los documentos publicados. OJS es una solución de software libre que es desarrollado por el Public Knowledge Project (PKP), Canadá, que está dedicado al aprovechamiento y desarrollo de las nuevas tecnologías para el uso en investigación académica. PKP trabaja a través de sus esfuerzos, financiados con fondos federales, con el fin de expandir y mejorar el acceso a la investigación. *Disponible en: Portal de Revistas UN ( Portal de Revistas de Acceso Abierto de la Universidad Nacional de Colombia, en el cual se administra, preserva y difunde todas las revistas académicas de la Universidad, incluyendo aquellas que se encuentran indexadas en Colciencias o SIRES (Sistemas de Indexación y Resumen) y aquellas que cumplan con los criterios mínimos de ingreso. *Tomado de: Políticas de la Biblioteca Digital UN. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 2 de 29

3 Acceso Abierto: Una publicación de acceso abierto es aquella que cumple las siguientes dos condiciones: El autor (es) y titular (es) de los derechos de autor concede a todos los usuarios el derecho para acceder, de forma gratuita, irrevocable, a nivel mundial, perpetua (por la duración del derecho de autor aplicable) y obtener una copia, utilizar, distribuir, desempeñar y mostrar el trabajo públicamente y hacer y distribuir trabajos derivativos, en cualquier medio digital para cualquier propósito razonable, sujeto al reconocimiento apropiado de autoría, así como el derecho a realizar un pequeño número de copias impresas para su uso personal. Una versión completa del trabajo y todos los materiales suplementarios, incluyendo una copia del permiso mencionado, en un formato electrónico estándar adecuado, se deposita inmediatamente después de su publicación inicial en al menos un repositorio en línea el cual es apoyado por una institución académica, sociedad educativa, agencia gubernamental u otra organización bien establecida que tiene por objeto permitir el acceso abierto, distribución sin restricción, la interoperabilidad y el archivado a largo plazo. Una publicación de acceso abierto es una propiedad de las obras individuales, y no necesariamente de las revistas o de los editores. *Disponible en IFLA: Condiciones Generales: Metadatos: El término se refiere a los datos que se utilizan para ayudar a la identificación, descripción y localización de los recursos electrónicos en red. *Traducido de: Ingresar al Portal Revistas UN ( y elegir la publicación a la cual va a enviar su artículo. Registrarse como autor y si es de su interés como revisor o lector. Deberá estar registrado en el sistema con el rol autor para presentar artículos, mediante la opción Nuevo envío. Deberá estar registrado en el sistema con el rol de Gestor/a de la revista y editor para crear el número de la revista, ingresar o modificar los metadatos de los artículos. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 3 de 29

4 Desarrollo del contenido En este instructivo se describe el procedimiento que los Autores/as deben realizar para enviar o presentar un artículo en las publicaciones de la Universidad Nacional de Colombia, que se encuentran disponibles en el Portal de Revistas UN. De igual forma, se indica la forma en que los perfiles de Gestor/a de la revista pueden ingresar o registrar artículos que ya han pasado por la etapa de revisión por pares, a través del módulo QuickSubmit. Cada paso se acompaña con una figura que sirve de orientación al usuario, los campos resaltados en color azul son los que deberá tener en cuenta para el ingreso de la información. 1. Ingresar al Portal Revistas UN Digite la URL del Portal Revistas UN en el navegador de Internet Figura 1. Página principal Portal Revistas UN. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 4 de 29

5 2. Registrarse en una revista Los usuarios que no se encuentran registrados en ninguna revista deben realizar los siguientes pasos, para adquirir un rol de Autor/a, Revisor/a o Lector/a en la publicación de su interés. Los usuarios que tienen el perfil de Gestor/a de la revista pueden desactivar la posibilidad que los autores o lectores se registren por iniciativa propia, pero siempre en todo momento y para cualquier función podrán registrar a los usuarios desde la página de inicio de gestión de revistas, mediante la opción Crear un usuario/a nuevo. Dando clic en el enlace Registrase que se ubica en el módulo lateral izquierdo de la página del Portal de Revistas UN, iniciamos con el proceso de registro en las revistas como Autor/a, Revisor/a o Lector/a. Figura 2. Link de Registro Identificamos y seleccionamos el título de la revista con un clic. Figura 3. Listado de revistas Diligencie el formulario de registro, si es miembro de la comunidad universitaria de la Universidad Nacional de Colombia, utilice el usuario con la misma denominación que tiene su correo electrónico institucional, es decir la abreviatura de sus nombres y apellidos que aparecen antes Código: U-IN Versión: 3.0 Página 5 de 29

6 Ejemplo: Nombre de usuario Correo electrónico institucional Usuario Javier Andrés Ramón Cruz jaramonc La contraseña que registre en el sistema estará validada con un código seguridad que tendrá que digitar en la casilla correspondiente tal como lo solicita el sistema. En la casilla Saludo, ingrese el trato que desea en su registro antes del primer nombre o ingrese las abreviaturas del nivel académico. Ejemplo: Sr. Javier; Msc. Javier; PhD. Javier En los campos Nombres y Apellidos, regístrese como se identifica en los documentos académicos producidos o digite los datos completos como aparece en su documento de identificación. Recuerde, que una correcta descripción de los campos del formulario de registro, ayudará hacer más eficiente los procesos de recuperación de información, y a la visibilidad de los documentos aceptados en las publicaciones de la Universidad Nacional de Colombia. Figura 4. Formulario de registro usuario En el campo Institución (filiación institucional) ingrese el nombre de la entidad a la cual pertenece o representa, incluya facultad, instituto, escuela, departamento, grupo de investigación o laboratorio. Las abreviaturas de la institución deben ir al final del nombre completo de la institución o entidad separadas de un espacio y en paréntesis. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 6 de 29

7 Ejemplos: Universidad Nacional de Colombia (Unal.co) Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación. Colciencias Universidad de São Paulo (USP) Organización de las Naciones Unidas (ONU) Para especificar facultad, instituto, escuela, departamento, grupo de investigación o laboratorio, de las entidades de educación superior, siga la siguiente estructura: "Universidad Nacional de Colombia (Sede). Facultad o Instituto. Escuela o Departamento. Grupo de Investigación o Laboratorio Ejemplos: Universidad Nacional de Colombia (Sede Bogotá). Facultad de Ciencias Humanas. Departamento de Lenguas Extranjeras. Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Facultad o Instituto. Escuela o Departamento. Grupo de Investigación o Laboratorio. Para entidades gubernamentales o privadas, siga la siguiente estructura: Nombre de la Institución. Dependencia o Departamento. Oficinas Ejemplos: Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación. Colciencias. Dependencia o Departamento. Oficinas Organización de las Naciones Unidas (ONU). Dependencia o Departamento. Oficinas La casilla de Firma es para incluir sus datos de contacto, ya que el sistema provee un servicio de comunicación interno con platillas de correo electrónico predeterminadas, de las cuales toma información de este campo. En el campo Correo electrónico, ingrese una dirección electrónica, si es miembro de la comunidad universitaria de la Universidad Nacional de Colombia registre el correo institucional, es un campo obligatorio que deberá completar. En el caso de estar registrado en ORCID id, ingrese la URL correspondiente de manera completa incluyendo el protocolo En el campo URL ingrese la dirección Web o de Internet de su página personal o blog. No es un campo obligatorio es opcional. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 7 de 29

8 Figura 5. Formulario de registro usuario Para los campos Teléfono, Fax y Dirección postal, podrá registrar información de localización, pueden ser de la institución a la cual representa o donde se localiza su residencia actual. En la opción desplegable País, elija su país de origen o nacionalidad. El campo Biografía, ingrese un breve texto que describa su formación académica, experiencia y trayectoria profesional, entre otra información que considere relevante. La opción Confirmación permite que al finalizar el registro llegue un correo que incluye nombre de usuario y contraseña, al no activar esta opción no recibirá ningún correo. Para las casillas Idiomas de trabajo, seleccione los idiomas que domina. Toda la información registrada hasta este punto, la podrá actualizarla o modificar desde la opción Editar perfil, cuando complete el registro o al iniciar sesión. El sistema le brinda la opción de escoger un rol, inicialmente estará habilitado el rol de Lector/a, se recomienda o según su necesidad seleccionar también el rol de Autor/a y/o Revisor/a para poder postular o evaluar artículos en la revista en que se está registrando. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 8 de 29

9 Por último, haga clic en la opción Registrarse, de esta forma concluye el proceso de registro el cual podrá validar al momento de recibir un correo electrónico con su usuario y contraseña, en caso que de no recibir la notificación verifique en la bandeja de spam o no deseado del correo. Tenga en cuenta, que la información suministrada en el sistema solamente podrá ser utilizada para los fines declarados por la publicación. Figura 6. Formulario de registro usuario Código: U-IN Versión: 3.0 Página 9 de 29

10 3. Envío de artículos. Rol de Autor/a Luego de registrase, el sistema lo llevará inmediatamente al Área personal de su perfil, allí encontrará las opciones de Mostrar Mis revistas, Editar mi perfil, Cambiar Contraseña y Cerrar sesión. En cada una de estas opciones usted podrá modificar o actualizar los datos registrados inicialmente. La plataforma Open Journal Systems (OJS) está diseñada para gestionar el proceso editorial de las publicaciones seriadas de la Universidad Nacional de Colombia, los usuarios que tienen el rol de Autor/a, pueden enviar o postular sus artículos utilizando la opción Nuevo envío. Figura 7. Área personal rol Autor Código: U-IN Versión: 3.0 Página 10 de 29

11 3.1 Paso 1: Inicio Tenga en cuenta que el envío de un artículo a través del sistema Open Journal Systems (OJS) se conforma de 5 pasos, en este primer paso deberá elegir la Sección de la revista a la cual pertenece el artículo, luego seleccione el idioma en que se encuentra el texto del artículo o idioma original del documento mediante la opción de Idioma del envío. Seguidamente deberá leer la Lista de comprobación del envío y si el artículo cumple con los elementos mencionados active cada una de las casillas, de lo contrario no podrá avanzar al siguiente paso. La Lista de comprobación del envió puede variar de acuerdo a los criterios establecidos por cada una de las revistas. Figura 8. Envío de artículo primer pasó Código: U-IN Versión: 3.0 Página 11 de 29

12 A continuación, encontrará el Aviso de derechos de autor/a de la revista, el autor tendrá que manifestar su acuerdo con dicha política o licencia Creative Commons establecida por la publicación, mediante la activación de la casilla ubicada al final del enunciado. Una vez haya validado el cumplimiento de los criterios mencionados, puede enviar o no algún comentario o nota aclaratoria al editor de la revista, y continuar al segundo paso dando clic en la opción Guardar y continuar. Figura 9. Envío de artículo primer pasó Código: U-IN Versión: 3.0 Página 12 de 29

13 3.2 Paso 2. Cargar el envío Ahora deberá cargar el documento al sistema utilizando la opción Seleccionar archivo, posteriormente hacer clic en la opción Cargar y al instante aparecerá información acerca del cargue del documento (Nombre del archivo, Nombre del archivo original, Tamaño del archivo, Fecha de subida), concluya este paso dando clic en Guardar y continuar para avanzar. Figura 10. Envío de artículo segundo pasó Código: U-IN Versión: 3.0 Página 13 de 29

14 3.3 Paso 3. Introducir los metadatos del envío Este es el paso más importante del envío o postulación de un artículo en la publicación, toda la información que se ingresa de los autores y del propio documento, alimentarán los índices y bases de datos donde se encuentra incluida la revista, un correcto y completo ingreso de la información garantizará una mayor visibilidad y fácil recuperación de los contenidos académicos y científicos que se publican. IMPORTANTE! Antes de ingresar los datos de los autores seleccione mediante la opción Idioma del Formulario el idioma oficial en que se encuentra el artículo (Español, Inglés, Francés o Portugués), para que se diligencie de manera organizada los campos de Título, Resumen y Palabras clave en los diferentes idiomas en que se encuentra el documento. Figura 11. Ingreso de datos de autor Código: U-IN Versión: 3.0 Página 14 de 29

15 Datos del autor o Autores/as El sistema tomará los datos del perfil con que se está realizando el envío del artículo, como aparece en la figura 11, para agregar otro autor/a utilice el botón Añadir autor/a que se encuentra en la parte inferior izquierda, al utilizarlo se desplegará un nuevo formulario donde deberá ingresar los datos del otro/a autor/a de acuerdo a la información que se solicita, los campos que tienen un asterisco (*) son obligatorios, si omite uno de ellos el sistema no lo dejará avanzar al siguiente paso. Registre los Nombres y Apellidos como se identifica en los documentos académicos producidos o como aparece en su documento de identificación con mayúscula inicial. Ingrese correos electrónicos institucionales, aunque puede ingresar cuentas no institucionales, si es miembro de la comunidad universitaria de la Universidad Nacional de Colombia deberá registrar el correo con la Recuerde, que una correcta descripción de los campos del formulario en referencia ayudará hacer más eficiente los procesos de recuperación de información, y a la visibilidad de los documentos aceptados en las publicaciones de la Universidad Nacional de Colombia. En el campo URL ingrese la dirección Web o de Internet de su página personal o blog. No es un campo obligatorio es opcional. En el campo Institución (Filiación institucional) ingrese el nombre de la entidad a la cual pertenece o representa, incluya facultad, instituto, escuela, departamento, grupo de investigación o laboratorio. Las abreviaturas de la institución deben ir al final de nombre completo separadas de un espacio y en paréntesis. Ejemplos: Universidad Nacional de Colombia (Unal.co) Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) Para especificar facultad, instituto, escuela, departamento, grupo de investigación o laboratorio, de las entidades de educación superior, siga la siguiente estructura: "Universidad Nacional de Colombia (Sede). Facultad o Instituto. Escuela o Departamento. Grupo de Investigación o Laboratorio Ejemplos: Universidad Nacional de Colombia (Sede Bogotá). Facultad de Ciencias Humanas. Departamento de Lenguas Extranjeras. Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). Facultad o Instituto. Escuela o Departamento. Grupo de Investigación o Laboratorio. Para entidades gubernamentales o privadas, siga la siguiente estructura: Nombre de la Institución. Dependencia o Departamento. Oficinas Código: U-IN Versión: 3.0 Página 15 de 29

16 Ejemplos: Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación. Colciencias. Dependencia o Departamento. Oficinas Organización de las Naciones Unidas (ONU). Dependencia o Departamento. Oficinas En la opción desplegable País, elija su país de origen o nacionalidad. El campo Biografía, ingrese un breve texto que describa su formación académica, experiencia y trayectoria profesional, entre otra información que considere relevante. IMPORTANTE! El campo institución que corresponde a la filiación institucional de los autores y de los demás perfiles, es muy importante diligenciarlo y realizar la descripción que se señala en el presente documento, esto contribuye a los procesos de normalización e identificación de autoridades. Para la citación del nombre de la Universidad Nacional de Colombia, es necesario acogerse a los lineamientos establecidos en la Resolución 712 de 2015 de Rectoría "Por la cual se define la estructura de citación del nombre de la Universidad Nacional de Colombia en productos académicos". Los campos Título y Resumen son de carácter obligatorio diligenciarlos, está información puede ser copiada del artículo que está en el texto en Word o del archivo PDF, pero antes de ubicarla en los campos correspondientes, debe seleccionar título-resumen y en una hoja de Word utilizar la opción de Borrar todo formato, para que limpie la tipografía y la fuente que trae por defecto. Lo anterior contribuye a la correcta generación de los archivo XML y al protocolo OAI-PMH que son utilizados para registrar y transferir información de los artículos a los índices y/o bases de datos donde se encuentran incluidas las revistas, reduciendo de esta manera errores o alteraciones en los metadatos por caracteres y espacios en blanco, que afectan en la recuperación y visibilidad de la información registrada. Figura 12. Opción borrar todo formato Word Código: U-IN Versión: 3.0 Página 16 de 29

17 Tenga en cuenta que estas cajas de texto tienen opciones de edición de contenido que puede utilizar siempre. IMPORTANTE! Figura 13. Ingreso de datos título y resumen Ingrese Título, Resumen y Palabras clave en los diferentes idiomas en que se encuentra el documento y en el campo correspondiente de cada idioma. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 17 de 29

18 Indexación: Estos campos no son obligatorios pero son muy importantes diligenciarlos, ya que permitirá a los sistemas cosechadores de información, mostrar los resultados de búsquedas más claros y precisos, incluyendo el buscador del Portal de Revistas UN. Por favor, separe los datos ingresados mediante punto y coma (;). Por ejemplo: historia; educación; sociología; psicología; estudios culturales; derecho. Disciplina académica y sub-disciplinas: Se debe colocar las materias generales y/o específicas que trata el artículo. Palabras clave: Deben reflejar el contenido general del artículo. Evite poner palabras relacionadas con detalles o ejemplos. Las palabras clave de una reseña deben incluir lo siguiente: Nombre del autor del libro o artículo reseñado, reseñas, crítica e interpretación. Cobertura geoespacial: Lugar geográfico que abarca el tema tratado en el artículo. Cobertura cronológica o histórica: Especialmente para los artículos de ciencias sociales e historia ubicar la época o el periodo histórico correspondiente, preferiblemente rangos de años. Características de muestra de la investigación: Se debe especificar qué características presenta la muestra de investigación, ejemplo edad; género; grupo étnico; etc. Tipo, método o enfoque: Se especifica que tipo, método o enfoque fue la investigación, si es experimental, análisis bibliográfico, etc. Idioma: Las iniciales corresponden al idioma original del artículo. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 18 de 29

19 Figura 14. Ingreso de datos de indexación Código: U-IN Versión: 3.0 Página 19 de 29

20 El campo Organismos colaboradores es opcional, debe ser diligenciado si la investigación fue financiada y/o respaldada por una entidad pública, privada, organizaciones no gubernamentales o personas. Se debe ingresar el nombre de la institución o de la persona de manera completa, las abreviaturas instituciones u oficiales de las agencias o entidades gubernamentales, deben ir al final del nombre completo separadas de un espacio y en paréntesis. Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia (Unal.co) Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación. Colciencias Universidad de São Paulo (USP) Organización de las Naciones Unidas (ONU) Figura 15. Ingreso de datos de organismos colaboradores Código: U-IN Versión: 3.0 Página 20 de 29

21 En el campo Referencias se registran cada una de las referencias bibliográficas del artículo, si está información se encuentra en un texto en Word o en PDF, pasarlo a través de un bloc de notas o utilizar la opción de Borrar todo formato que ofrece Word (Figura 12. Opción borrar todo formato - Word), para que limpie la tipografía y la fuente que trae por defecto, posteriormente puede ubicar la información en el campo dispuesto para las referencias, verifique en su totalidad el texto pegado para detectar caracteres y/o espacios en blanco que puedan afectar la calidad de los datos que se ingresan. Figura 16. Ingreso de referencias bibliográficas de los artículos Tenga en cuenta que las referencias bibliográficas deben estar separadas de la anterior mediante un espacio, como se indica en la anterior figura. Una vez haya terminado de ingresar los datos, puede hacer clic en la opción Guardar y continuar para avanzar. Código: U-IN Versión: 3.0 Página 21 de 29

22 3.4 Paso 4. Cargar los archivos complementarios Este paso es opcional y permite el envío de ficheros adicionales, como pueden ser imágenes, tablas, hojas de cálculo, programas u otros materiales que acompañen al artículo. De igual forma, se puede usar para enviar documentos al editor como la carta de originalidad, declaración de transferencia de derechos de autor, entre otros documentos que son solicitados por los editores de las revistas. En caso que no sea necesario la utilización de esta opción, seleccione Guardar y continuar para avanzar. Figura 17. Ingreso de datos del artículo Código: U-IN Versión: 3.0 Página 22 de 29

23 3.5 Paso 5. Confirmar envío Por ultimo encontrará un resumen del envío que va realizar, para confirmar debe dar clic en la opción Finalizar envío e inmediatamente recibirá un correo electrónico donde se notifica la recepción del artículo por parte de la revista o publicación. Para realizar seguimiento de su texto durante todo el proceso editorial y de revisión por pares evaluadores, debe iniciar sesión y en la opción Envíos activos podrá visualizar el estado en que se encuentra el artículo. Figura 18. Ingreso de datos del artículo Código: U-IN Versión: 3.0 Página 23 de 29

24 4. Envío de artículos a través del Módulo QuickSubmit (Envío en un solo paso) Este proceso de envío de artículos en un solo paso a través del sistema OJS, solamente puede realizarlo el usuario del equipo editorial de la revista que tenga asignado el rol de Gestor/a de la revista. Hay que tener en cuenta que el Gestor/a de la revista es quien administra la configuración de la publicación y tiene acceso a secciones que no tienen los usuarios con los roles de Editor/a y Autor/a. A diferencia del proceso de envío anterior que se realiza en 5 pasos, este proceso de publicación por el Módulo QuickSubmit se realiza en uno sólo. El usuario debe ingresar con el rol de Gestor/a de la revista a la sección Gestión de la revista, luego ubicar en Páginas de gestión la opción Importar/Exportar datos. Figura 19. Área personal de Gestor Código: U-IN Versión: 3.0 Página 24 de 29

25 Hacer clic en el Módulo QuickSubmit, este proceso de publicación es recomendado para aquellos artículos que han pasado por la revisión por pares y están en la versión final o en formato PDF. También se puede utilizar para la publicación de números retrospectivos. Figura 20. Módulo QuickSubmit Antes de ingresar los datos de los autores seleccione mediante la opción Idioma del Formulario el idioma oficial en que se encuentra el artículo (Español, Inglés, Francés o Portugués), para que se diligencie de manera organizada los campos de Título, Resumen y Palabras clave en los diferentes idiomas en que se encuentra el documento. Figura 21. Formulario Módulo Quicksubmit (Idioma del formulario) Código: U-IN Versión: 3.0 Página 25 de 29

26 La siguiente opción que encontrará es elegir el Destino del envío, es decir si el artículo que va a ingresar hará parte de un próximo número, de un número existente o no publicarlo en el momento en algún fascículo, en los primeros casos es necesario diligenciar el campo páginas, seleccionar día, mes y año. Figura 22. Formulario Módulo Quicksubmit (Destino del envío) Posteriormente encontrará los Datos del envío, debe seleccionar la sección de la revista que pertenece el artículo que está ingresando desde las opciones que se desplieguen de Sección de la revista, luego elegirá el Idioma del envío teniendo en cuenta el idioma oficial del documento. En Archivo de envío debe cargar el artículo al sistema, utilizando los botones Seleccionar archivo y luego hacer clic en Cargar, al instante aparecerá información acerca del cargue del documento (Nombre del archivo, Nombre del archivo original, Tamaño del archivo, Fecha de subida). Figura 23. Formulario Módulo Quicksubmit (Datos del envío) Código: U-IN Versión: 3.0 Página 26 de 29

27 Después de haber cargado en el sistema el artículo en formato PDF, proceda a ingresar los datos del autor y del artículo, tenga en cuenta las recomendaciones que se dan en las páginas 15, 16 y 17 de este instructivo, donde se indica el proceso y la descripción recomendada para diligenciar los campos de autor y artículo. Utilice el botón Añadir autor/a para ingresar la información de los otros autores del artículo. Figura 24. Formulario Módulo Quicksubmit (Ingreso de datos de autor y artículo) Código: U-IN Versión: 3.0 Página 27 de 29

28 Completados los anteriores campos se inicia a registrar los datos de indexación, tenga en cuenta las indicaciones descritas en la página 18 y 19 de este instructivo para diligenciar estos campos. Figura 25. Formulario Módulo Quicksubmit (Ingreso de datos de indexación del artículo) El campo Organismos colaboradores es opcional, debe ser diligenciado si la investigación fue financiada y/o respaldada por una entidad pública, privada, organizaciones no gubernamentales o personas. Se debe ingresar el nombre de la institución o de la persona de manera completa, las abreviaturas instituciones u oficiales de las agencias o entidades gubernamentales, deben ir al final del nombre completo separadas de un espacio y en paréntesis. Universidad Nacional de Colombia. (Unal.co) Universidad Nacional Autónoma de México. (UNAM) Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación. Colciencias Universidad de São Paulo. (USP) Organización de las Naciones Unidas. (ONU) Figura 26. Formulario Módulo Quicksubmit (Organismos colaboradores) Código: U-IN Versión: 3.0 Página 28 de 29

29 En el campo Referencias se registran cada una de las referencias bibliográficas del artículo, si está información se encuentra en un texto en Word o en PDF, pasarlo a través de un bloc de notas o utilizar la opción de Borrar todo formato que ofrece Word (Figura 12. Opción borrar todo formato - Word), para que limpie la tipografía y la fuente que trae por defecto, posteriormente puede ubicar la información en el campo dispuesto para las referencias, verifique en su totalidad el texto pegado para detectar caracteres y/o espacios en blanco que puedan afectar la calidad de los datos que se ingresan. Figura 27. Formulario Módulo Quicksubmit (Referencias bibliográficas de artículos) Tenga en cuenta que las referencias bibliográficas deben estar separadas de la anterior mediante un espacio, como se indica en la anterior figura. Diligenciados los campos anteriores se procede a dar clic en el botón Guardar y continuar, de esta manera ingresamos artículos en un solo paso a través del Módulo QuickSubmit. Elaboró: Javier Andrés Ramón Cruz Revisó: Integrantes Grupo Biblioteca Digital Aprobó: Edgar Prieto Suarez Cargo: Profesional Universitario Cargo: Grupo Biblioteca Digital Cargo: Director Nacional de Bibliotecas Fecha: Octubre de 2017 Fecha: Octubre de 2017 Fecha: Octubre de 2017 Código: U-IN Versión: 3.0 Página 29 de 29