GUÍA 2018 DIRECTOR CENTRO EDUCATIVO DEPARTAMENTO TRANSPORTE ESTUDIANTIL

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2 Tabla de Contenido 1. MODALIDADES DEL PROGRAMA DE TRANSPORTE ESTUDIANTIL DEL MEP 3 2. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA TRAMITAR 4 Paso 1 Selección de estudiantes: 4 Paso 2 Llenado de Formularios: 7 Paso 3 Validación de formularios: 7 Paso 4 Remisión consolidada de formularios al Departamento de Transporte Estudiantil: 8 A. SUBSIDIOS y RUTAS ADJUDICADAS EXISTENTES 9 A) Formulario físico DTE : SUBSIDIOS Y RUTAS ADJUDICADAS EXITENTES 9 B) Registro digital de beneficiarios y nuevos postulantes: SUBSIDIOS y RUTAS CONTRATADAS EXISTENTES 12 C) Oficios o documentos físicos de respaldo que justifiquen cualquier excepcionalidad que solicite el Centro Educativo 15 B. SOLICITUD DE NUEVOS SUBSIDIOS (RUTAS NUEVAS) 16 A) Formulario físico DTE : NUEVOS SUBSIDIOS (RUTAS NUEVAS) 17 B) Listado físico de Postulantes para nuevos subsidios 19 C) Oficios o documentos físicos de respaldo que justifiquen cualquier excepcionalidad que solicite el Centro Educativo CONSIDERACIONES FINALES CONTACTOS DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE ESTUDIANTIL 23 2

3 La presente guía tiene por objetivo orientar a los involucrados en el proceso de solicitud de transporte estudiantil, para aquellos que actualmente cuentan con rutas derivadas del subsidio, o que quieran solicitar el beneficio por primera vez: solicitud de nuevos subsidios, incremento de estudiantes, disminución de estudiantes entre otros. El Programa de Transporte Estudiantil tiene por finalidad brindar beneficios económicos a favor de los estudiantes que requieran ayuda para trasladarse al Centro Educativo en el que cursan sus estudios, siendo que se les dificulta su traslado por su condición socioeconómica, distancia al centro educativo público y acceso de las comunidades a los medios de transporte público. El beneficio es brindado a solicitud del Centro Educativo se establece como un mecanismo para garantizar el derecho fundamental a la educación, en el marco del Principio Del Interés Superior Del Niño, Niña Y Adolescente mediante instrumentos de equidad que permitan avanzar hacia una cobertura universal de acceso y permanencia a un sistema educativo público de calidad. El programa social de transporte estudiantil es tipo selectivo, lo cual implica que se brinda únicamente a estudiantes que realicen la solicitud y cumplan con los requisitos establecidos en el Artículo 3 del Reglamento del Programa de Transporte Estudiantil para Centros Educativos Públicos Decreto Ejecutivo DE MEP. 1. MODALIDADES DEL PROGRAMA DE TRANSPORTE ESTUDIANTIL DEL MEP En la actualidad el programa de transporte estudiantil está siendo manejando únicamente bajo dos modalidades: Ruta Adjudicada: rutas en las cuales existe un contrato suscrito entre el MEP y el transportista (Art del 6 al 18 y 34 del Reglamento de Transporte Estudiantil). Subsidio: transferencia de dineros (ayuda económica: subsidio) que realiza el Ministerio de Educación Pública a la Junta Administrativa del centro educativo y que ésta posteriormente entrega a los estudiantes beneficiarios para que cubran sus necesidades de transporte a la institución educativa (Art 5, 19 y 33 del Reglamento de Transporte Estudiantil). Subsidio para estudiantes con necesidades educativas especiales consiste en una transferencia de dinero que realiza el Ministerio de Educación Pública a la Junta de Educación o Administrativa del centro educativo y que ésta posteriormente entrega la ayuda económica a los estudiantes beneficiarios para que cubran sus necesidades de transporte a la institución educativa. Dicha población estudiantil posee particularidades especiales que deben ser valoradas dadas sus condiciones físicas y cognoscitivas que requieren una formación y atención especial en la institucionalidad educativa pública. (TIENE FORMULARIOS Y GUÍA APARTE DE LO DETALLADO EN ESTE DOCUMENTO). 3

4 2. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA TRAMITAR El centro educativo para poder realizar una solicitud de trámites de transporte estudiantil debe seguir los siguientes 4 pasos: Paso 1 Selección de estudiantes: Beneficiarios, postulantes y conformación de expediente En primer lugar el director del centro educativo deberá verificar que el estudiante para poder ser incluido en Listados de Postulantes, cumpla con los cuatro requisitos que lo califican como posible beneficiario del programa de transporte estudiantil, los cuales se encuentran establecidos en el artículo 3 del decreto Ejecutivo Nº DE MEP, Reglamento de Transporte Estudiantil para Centros Educativos Públicos y la normativa aplicable. Artículo 3º Únicamente podrán ser beneficiarios del Programa de Transporte Estudiantil, los estudiantes que cumplan con los siguientes requisitos: a) Estar matriculado en el sistema educativo formal y público en sus diferentes modalidades y especialidades, o en Educación Diversificada. b) Presentar una condición socioeconómica de pobreza, vulnerabilidad o exclusión social. Para la determinación de lo anterior se deberá aplicar el instrumento para la valoración de la situación socioeconómica del estudiante, designado por el Departamento de Transporte Estudiantil y el cual se encuentra disponible en los centros educativos. c) Vivir a una distancia no menor de 3 Kilómetros del lugar de residencia al centro educativo en donde cursará sus estudios. En casos excepcionales el Departamento de Transporte Estudiantil podrá autorizar por razones de seguridad e integridad de los estudiantes el otorgamiento de los beneficios a aquellos que residan a una distancia menor de 3 Kilómetros, en este caso se deberá rendir un informe técnico el cual se deberá elaborar dentro del plazo de 2 meses después de la presentación de la gestión por parte del centro educativo. d) Asistir a la institución educativa más cercana a su lugar de residencia o al centro educativo que por las circunstancias de accesibilidad sea más idóneo de conformidad con el criterio técnico del Departamento de Transporte Estudiantil. Para la constatación de los requisitos supra citados se debe realizar la aplicación del formulario de solicitud del beneficio de transporte estudiantil (Ficha Socioeconómica), el cual deberá ser entregado a los padres de familia de aquellos estudiantes que contaron con el beneficio para el curso lectivo 2017 y estudiantes que requieren el beneficio por primera vez. Esto debe realizarse con tiempo suficiente para que estos lo completen y entreguen al centro educativo para su debido análisis. Se sugiere establecer una fecha límite y comunicarla a los padres de familia, con el fin de que estos entreguen los formularios de ficha socioeconómica completos junto a los documentos de respaldo que se indican en el punto 11 de la misma, las fichas socioeconómicas deben ser entregadas en la primera semana del curso lectivo, no antes. La ficha debe indicar la fecha en que se completa y toda la información que se solicita. Esta debe ser actualizada año con año y debe contar con la firma del Director del Centro Educativo. La ficha socioeconómica, los formularios, las guías para completar los formularios 2018, así como las asignaciones presupuestarias actuales estarán disponibles en la siguiente dirección: 4

5 En caso de haber completado ya las fichas socioeconómicas versión 2017 pueden mantener las mismas, corrigiendo el porcentaje por concepto de cargas sociales a 9.34% e indicar en la fecha de la ficha que corresponden al curso lectivo El director(a) deberá primero revisar, firmar y sellar las fichas socioeconómicas entregadas por los padres de familia e indicar en el punto 10 de la misma, si el estudiante cumple con la condición socioeconómica (POBREZA EXTREMA-POBREZA-VULNERBABILIDAD) que lo faculta como postulante al beneficio. Es importante saber que en cuanto a los incisos c) y d) se dispone de las circulares DVM-A y DVM-A , las cuales permiten realizar excepciones a estos últimos dos requisitos, siempre y cuando se disponga de la justificación correspondiente y se presente la documentación que indican las mismas, ante este Departamento, entre otras tenemos la justificación de la fuerza pública, municipalidad o policía de tránsito que respalda la excepcionalidad puede ser la misma del año anterior, pero deben remitirla junto al formulario DTE al Departamento de Transporte Estudiantil. El monto de ingreso per cápita del estudiante debe calcularlo el Centro Educativo con la información de la ficha socioeconómica según se indica en el apartado 8 de dicho formulario (ingreso total / número de personas que viven bajo el mismo techo que el estudiante). Deben incluir en los ingresos todo lo que percibe el grupo familiar, ya sean salarios, ayudas de familiares, ingresos por alquileres o ayudas del estado. Este dato permitirá posicionar al estudiante en una condición de pobreza extrema, pobreza, vulnerabilidad o no pobre. Deben tomar en consideración si la zona donde se encuentra ubicado el centro educativo es rural o urbana debido a que el máximo permitido varía según esta zona. Es importante aclarar que aquellos estudiantes que sean catalogados en condición NO POBRE, no podrán incluidos en Listados de Postulantes, ya que no serán tomados en cuenta como postulantes del programa. Para lo anterior, es necesario que el centro educativo se base en el cuadro de medición de la Línea de Pobreza vigente 2018, que se encuentra dentro de la Ficha Socioeconómica y que contiene los siguientes datos: CUADRO DE MEDICIÓN DE LA LINEA DE POBREZA INGRESO PER CÁPITA Fuente: FONABE

6 Expediente Administrativo que debe conformar y resguardar el centro educativo: El centro educativo deberá elaborar y custodiar un expediente físico de cada beneficiario que solicite el beneficio de transporte estudiantil el cual debe contener: Ficha Socioeconómica-Formulario de Solicitud del Beneficio de Transporte Estudiantil. Fotocopias legibles de cédula de identidad, ambos lados de solicitante si es mayor de edad. Si es menor de edad copia de la tarjeta de menor y copia de la cédula de identidad del padre, madre o persona encargada. Constancia de salario o Declaración Jurada por Cuenta Propia que consigne el ingreso BRUTO y NETO de cada uno de los miembros del grupo familiar que sean asalariados o perciban ingresos. Constancia de ingresos por concepto de pensiones del Estado tales como orfandad, viudez, invalidez, vejez, jubilación entre otros. En caso de no vivir con alguno de los padres y estar legalmente reconocido presentar constancia de recibir pensión alimentaria judicial. En caso de contar con una pensión voluntaria adjuntar carta indicando el monto recibido mensualmente. En caso de desempleo reciente de un miembro del grupo familiar presentar constancia de liquidación. Constancia de beca de los miembros del grupo familiar que sean estudiantes y cuenten con alguna beca, emitida por la institución educativa. Debe indicar tipo de beca y en caso de recibir ayuda económica debe indicar el monto mensual. En caso de las deducciones salariales fuera de ley, aportar constancias que comprueben y expliquen las mismas (embargo salarial, pensiones alimenticias, otros). En caso de que el solicitante o la fuente de ingresos presente alguna discapacidad o enfermedad crónica severa, aportar certificado médico que así lo indique. Documentos que den información relevante acerca de situaciones particulares vividas actualmente por el grupo familiar como: medidas de protección por violencia intrafamiliar, resguardo de un menor de edad, trámites de pensión alimentaria, actas de defunción entre otros. Las fichas socioeconómicas deben ser actualizadas año con año para todos los beneficiarios y postulantes, indicando si el beneficio fue aprobado o no, la fecha y firma del Director(a). Lo anterior debido a que el beneficio es anual y las condiciones que provocaron la aprobación para el beneficio pueden variar de un año a otro (por ejemplo cambio de residencia o mejor ingreso en el trabajo, deserción o conclusión de estudios). Los expedientes de los postulantes deberán permanecer en resguardo del centro educativo y deberán presentarse ante al Departamento de Transporte Estudiantil, únicamente cuando así este lo considere pertinente mediante solicitud escrita. Además, de lo indicado se debe aplicar el procedimiento establecido en el Artículo 4 del Reglamento del Programa de Transporte Estudiantil en los Centros Educativos Públicos. 6

7 Paso 2 Llenado de Formularios: Al respecto, es sumamente importante indicar que la guía para tales efectos, se desarrolla a partir de la página 8 del presente documento, y se divide en 2 de acuerdo a tipo de trámite que se gestiona: Tipos de trámite 1. Trámites para rutas derivadas de los subsidios existentes y rutas contratadas por el MEP existentes: Se deberá utilizar para el registro correspondiente de estudiantes beneficiarios o incremento de los mismos la siguiente dirección en la WEB: A la cual, cada centro educativo beneficiario tendrá el acceso en diferentes navegadores por medio de un usuario y contraseña (datos que serán remitidos al correo electrónico oficial del centro educativo) con el fin de incluir a los estudiantes beneficiarios y postulantes (nuevos beneficiarios por solicitar) de rutas existentes así como datos generales del centro educativo, ruta y transportistas. El listado de postulantes se hará de manera digital en la web. Más adelante se indicará el enlace para accesar. Los usuarios y contraseñas se remitirán a los correos oficiales del Centro Educativo. En caso de que no les llegue la comunicación y los accesos deberán escribir al correo transporteordinario@mep.go.cr 2. Solicitud de nuevos subsidios (rutas nuevas). Trámite se hará solo por medio de documentos físicos. Paso 3 Validación de formularios: Envío al Supervisor(a) de Circuito y Director(a) Regional de Educación correspondientes para su validación Deberán remitir con anticipación a la presentación de la información por parte de DRE en este Departamento, para validación del Supervisor (a) de circuito del Director (a) Regional de Educación la siguiente documentación: a. Para subsidios existentes: a. DTE en físico con las respectivas firmas y sellos b. Copia de los permisos de transporte estudiantil emitidos por el Consejo de Transporte Público del MOPT c. Copia de acuerdo de padres para pago directo al transportista d. Copia de contrato privado entre transportista y padres de estudiantes beneficiarios 7

8 El listado de beneficiarios y los postulantes solo será de manera digital para los subsidios o rutas existentes. b. Para nuevos subsidios (rutas nuevas) de Centros Educativos nuevos o de los que ya sean beneficiarios pero requieran un subsidio con nuevo recorrido: a. DTE y Listados de postulantes físicos b. Copia del acta de reunión de los padres de familia o estudiantes mayores de edad c. Para casos a y b: a. Documentos de respaldo en caso de que apliquen excepcionalidades a requisitos del artículo 3, inciso c y d según las circulares DVM-A y DVM-A b. Oficio de justificación en caso de incorporar o solicitar transporte por casos de Emergencia Real. c. Fichas socioeconómicas de los estudiantes que remiten en listados. Paso 4 Remisión consolidada de formularios al Departamento de Transporte Estudiantil: (DTE , DTE y Listado de postulantes para nuevos subsidios) Por parte del Director Regional de Educación correspondiente Convocatoria 2018: De acuerdo a las fechas establecidas en la circular DPE-DTE disponible en la página del MEP, y socializada por la Dirección de Prensa del MEP, a todos los correos electrónicos oficiales. 8

9 A. SUBSIDIOS y RUTAS ADJUDICADAS EXISTENTES Una vez realizado el paso 1 sobre la verificación del cumplimiento de requisitos de los estudiantes y contar con un expediente para cada uno, se deberán llenar los siguientes formularios y presentarlos para validación ante el Supervisor (a) de Circuito y Director Regional de Educación: A. Formulario Físico DTE B. Registro Digital de beneficiarios y postulantes (únicamente se admitirá en digital) C. Oficios o documentos físicos de respaldo que justifiquen cualquier excepcionalidad que solicite el Centro Educativo. A) Formulario físico DTE : SUBSIDIOS Y RUTAS ADJUDICADAS EXITENTES Este formulario debe ser completado únicamente para rutas o subsidios existentes y a continuación se detalla cada sección de este formulario: Deben poner la fecha de elaboración del formulario en la parte superior derecha. 1. Información del subsidio o ruta: Debe marcar con equis x si la información que remite es para un subsidio o una ruta adjudicada existente y al lado derecho debe poner el número del mismo. 2. Información del centro educativo: Debe anotar la información general del centro educativo que se solicita. Esta información es importante para el Departamento para contactarlos en caso de dudas. 9

10 3. Tipo de Trámite: Se deberá marcar con una X el tipo de trámite que se está requiere, pueden marcar más de una opción. 1. Registro ordinario: se refiere a la actualización de los estudiantes beneficiarios de acuerdo a la cantidad de cupos que tienen autorizados en ese momento. Si no marcan otra opción, consideramos que por el curso lectivo 2018 no requerirán ninguno de los otros trámites. La presentación de los registros ordinarios es de carácter OBLIGATORIO y deberán digitar en el listado de postulante primero a los estudiantes regulares para poder digitar nuevos postulantes. 2. Incremento de Estudiantes (NO APLICA PARA RUTAS ADJUDICADAS): Se realiza cuando el centro educativo dispone de subsidios aprobados pero requiere aumento en la cantidad de beneficiarios actuales en un recorrido autorizado. Para este tipo de trámite el centro educativo deberá primero completar los cupos de estudiantes regulares y después incluir postulantes. Se recuerda que en caso de tener cupos de estudiantes regulares pueden sustituir previo a solicitar nuevos postulantes. Es importante aclarar que si sustituyen estudiantes no deben incluirlos como postulantes. Ejemplo: Tienen autorizados 30 estudiantes y 5 desertaron en el Estos 5 estudiantes pueden sustituirlos por estudiantes que requieran el beneficio para el 2018 (que cumplan con lo establecido en el artículo 3 sobre requisitos). Esto no representa un incremento de estudiantes, solo una sustitución en los cupos, por lo que deberán remitir el registro ordinario por los 30 previamente autorizados. Si después de sustituir esos 5 requieren más espacios, ahí sí deben solicitar el incremento en el DTE e incluirlos como postulantes en el listado digital. 3. Disminución de Estudiantes: se efectúa cuando se da una disminución en la cantidad de beneficiarios autorizados y no tiene más estudiantes que puedan sustituirlos. En este caso deben indicar en cantidad de estudiantes, los que mantendrían el beneficio, misma cantidad que debe venir en los listados de postulantes. Importante tomar en cuenta que una disminución de estudiantes generará una disminución en el presupuesto asignado por lo que deben revisar con cuidado la documentación antes de entregarla. 4. Aumento del monto del subsidio (NO APLICA PARA RUTAS ADJUDICADAS): se refiere a la solicitud de revisión del monto del subsidio diario a pagar por estudiante y aplica únicamente para subsidios inferiores a 1.500,00. 10

11 La solicitud no asegura que se vaya a aprobar el aumento, ya que dependerá de un conjunto de variables que se incluyen en el sistema con el que cuenta el Departamento de Transporte Estudiantil, el cual indica si procede o no el aumento solicitado, así como de la disponibilidad presupuestaria. Para el curso lectivo 2018 NO se admitirán solicitudes para transporte no usual (bicicleta, caballo y gasolina) debido a que la Dirección de Programas de Equidad se encuentra en la revisión de lineamientos para este tipo de subsidio. 4. Información de los beneficiarios: En este apartado se debe indicar: a. La cantidad de estudiantes beneficiarios actualmente autorizados (registro ordinario), es decir la cantidad de cupos autorizados por el Departamento de Transporte Estudiantil. b. La cantidad de estudiantes por incrementar, es decir aquellos estudiantes que sobre pasan la cantidad autorizada, lo que implica que se necesita un aumento en la asignación presupuestaria de dicho subsidio. Nota: Siempre que exista un incremento de estudiantes se deberá indicar primero la cantidad de beneficiarios actuales autorizados (registro ordinario). 5. Nota: Deberá incluir la información vía web del tipo de transporte a utilizar (transporte público o autobús contratada), así como los datos del kilometraje, poblados del recorrido e información de las unidades de transporte y transportistas contratados por los padres de familia. La información debe coincidir con las programaciones presupuestarias. Si en años anteriores tenían poblados autorizados, pero son conscientes que en la actualidad ya no son el Centro Educativo más cercano al mismo (pues se han creado nuevos centros educativos), deben indicarlo por escrito al Departamento de Transporte Estudiantil y no otorgar el subsidio a los estudiantes de dichos poblados por incumplimiento del inciso c. artículo 3 RTE 6. Tipo de Emergencia: Este apartado debe ser completado únicamente en caso de EMERGENCIA. 11

12 Se deberá marcar con una X el tipo de Emergencia que se presenta de acuerdo a su origen: a. Origen Tecnológico o físico: Incendio, explosión, derrames de productos químicos, escape de gas, otros. b. Origen Natural: Inundación, Tormentas, Huracanes, Ciclón, Terremoto, Peligro por erupción volcánica, Deslizamiento de tierra, otros. Junto al trámite se deberá adjuntar documentación probatoria o documento emitido por la entidad correspondiente en donde se explique ampliamente cuál es la situación de emergencia. 7. Firma de los Responsables: Este formulario deberá ser firmado por el Director del Centro Educativo y validado por el Supervisor(a) de Circuito y Director (a) Regional de Educación correspondiente. B) Registro digital de beneficiarios y nuevos postulantes: SUBSIDIOS y RUTAS CONTRATADAS EXISTENTES LOS LISTADOS DE BENEFICIARIOS Y POSTULANTES PARA SUBSIDIOS Y RUTAS ADJUDICADAS EXISTENTES DEBEN SER REGISTRADOS EN EL SISTEMA DIGITAL AL QUE SE LES DARÁ ACCESO EN EL SIGUIENTE ENLACE: El usuario y contraseña serán remitidos a los correo de cada Centro Educativo y será 1 solo acceso por Centro. Al momento de ingresar pueden cambiar la clave para su facilidad. 12

13 El sistema es muy amigable y estará disponible por un periodo de 3 meses aproximadamente, de manera que pueden ir realizando el ingreso de información durante ese periodo, pero tiene una fecha límite al 27 de Abril para finalizar el registro de la información de todos los subsidios con lo que cuenta el Centro Educativo. La fecha de finalización no será prorrogable y los registros que queden incompletos podrían ser suspendidos por el Departamento de Transporte Estudiantil. En el sistema podrán registrar tanto a los estudiantes regulares como a los nuevos postulantes para que sean valorados por este Departamento. No se tramitaran nuevos subsidios (rutas nuevas) por este medio digital. Lea todas las siguientes instrucciones con calma para completar el registro digital de beneficiarios Cuando se ingresa por primera vez, se solicitarán los datos de la persona que será responsable por la información suministrada a través de esta plataforma. Estos datos quedarán guardados en caso de que se necesite tener algún contacto con la persona encargada. Una vez hecho esto, se mostrará la página principal, donde se podrá visualizar el nombre del centro educativo y una lista desplegable con las rutas activas para dicho centro, indicando para cada una la modalidad correspondiente, ya sea Subsidio o Adjudicación. Al seleccionar una ruta de la lista, si la modalidad es Subsidio, se debe completar la información general de la ruta y dar clic en el botón el resto del formulario. para así poder continuar con Estudiantes Beneficiarios En el siguiente apartado, se debe completar la lista de estudiantes que viajan en la ruta seleccionada. Para esto debe dar clic en el botón Se abrirá una ventana para incluir los datos del estudiante beneficiario. Un estudiante puede tener una identificación nacional, ser extranjero o bien, ser indocumentado. En el caso de ser nacional, se debe digitar la identificación en el formato que se indica, pues el sistema validará que dicha identificación exista en el Padrón Nacional. En caso de que sí exista, se cargarán automáticamente los datos básicos del estudiante y el resto de campos se deberán completar manualmente. En el caso de estudiantes extranjeros o indocumentados, todos los campos deben ser digitados. Por último, debe dar clic en el botón. Estos pasos deben repetirse para cada estudiante beneficiario de la ruta. Si desea cerrar la ventana sin guardar la información del estudiante, puede dar clic en el botón. 13

14 Si se equivocó al ingresar la información de algún estudiante, puede modificar los datos dando clic en la imagen. O bien, si del todo desea eliminar el estudiante, puede hacerlo dando clic en la imagen. Recorrido Para todas las rutas (a excepción de aquellas que correspondan a Transporte Público), se debe completar la información del recorrido, para lo cual debe ingresar uno a uno los poblados que han sido autorizados para recoger estudiantes. Para esto, debe dar clic en el botón y se abrirá una ventana, donde para cada poblado debe seleccionar la Provincia, Cantón y Distrito respectivos, finalmente debe dar clic en el botón. Debe repetir esto para cada poblado que esté en el recorrido de la ruta. Si desea cerrar la ventana sin guardar la información del recorrido, puede dar clic en el botón. Si se equivocó al ingresar la información de algún poblado del recorrido, puede modificar los datos dando clic en la imagen. O bien, si del todo desea eliminar el poblado, puede hacerlo dando clic en la imagen. Transportistas En el caso de las rutas de modalidad Subsidio (a excepción de aquellas que correspondan a Transporte Público), se debe completar la información del o los transportistas que atienden la ruta seleccionada, esto se hace dando clic en el botón, donde se abrirá una ventana con los datos que debe completar. El transportista puede ser una persona física o jurídica, en el caso de personas físicas, debe digitar la identificación en el formato que se indica, pues el sistema validará que dicha identificación exista en el Padrón Nacional. En caso de que sí exista, se cargarán los datos del transportista. Por otro lado, para personas jurídicas, estos datos deben ser digitados. Por último, debe dar clic en el botón. Si desea cerrar la ventana sin guardar la información del transportista, puede dar clic en el botón. Si se equivocó al ingresar la información de algún transportista, puede modificar los datos dando clic en la imagen. O bien, si del todo desea eliminar el transportista, puede hacerlo dando clic en la imagen. Vehículos Adicionalmente, para cada transportista se debe completar la información de los vehículos que utiliza para dar el servicio en la ruta seleccionada. Para esto debe dar clic en el link que está al lado de cada transportista. Este link lo redirigirá a otra página donde se debe incluir la información del o los vehículos. 14

15 Al hacer clic en el botón se abrirá una ventana para completar la información solicitada de cada unidad. Al finalizar de digitar los datos, debe dar clic en el botón. Esto mismo debe hacerse para cada vehículo en caso de que el transportista utilice más de uno. Si desea cerrar la ventana sin guardar la información del vehículo, puede dar clic en el botón. Si se equivocó al ingresar la información de algún vehículo, puede modificar los datos dando clic en la imagen. O bien, si del todo desea eliminar el vehículo, puede hacerlo dando clic en la imagen. En caso de que desee volver a la página principal donde aparece la información de la ruta, debe hacerlo utilizando el link o bien, la opción del menú. Finalizar Registro Esta opción se utiliza para dar por finalizado el registro de la información por parte del centro educativo, por lo cual se deberá utilizar cuando exista certeza de que la información de todas las rutas ya fue incluida, ya que una vez se finalice el registro, no se podrán hacer modificaciones. Reportes Dentro de la plataforma se han habilitado una serie de reportes que le permiten al usuario llevar un seguimiento de la información que se ha incluido o de la que aún está pendiente de incluir. Dichos reportes son los siguientes: 1. Reporte por Usuario: Muestra la información de todas las rutas activas del centro educativo. Con el detalle de estudiantes, recorridos, y transportistas. En este reporte se puede observar para cuales rutas aún existe información pendiente de registrar. 2. Reporte de Estudiantes: Muestra un listado de todos los estudiantes que han sido registrados a través de la plataforma, para las rutas activas del centro educativo. 3. Reporte de Transportistas: Muestra un listado de todos los transportistas que han sido registrados a través de la plataforma, para las rutas activas del centro educativo. 4. Reporte de Recorridos: Muestra un listado de todos los recorridos que han sido registrados a través de la plataforma, para las rutas activas del centro educativo. C) Oficios o documentos físicos de respaldo que justifiquen cualquier excepcionalidad que solicite el Centro Educativo 15

16 B. SOLICITUD DE NUEVOS SUBSIDIOS (RUTAS NUEVAS) En caso de requerir nuevos subsidios (rutas nuevas), deberán realizar la solicitud en los formularios físicos que se cargaran en el sitio web del MEP. (LISTADOS DIGITALES SON ÚNICAMENTE PARA SUBSIDIOS Y RUTAS EXISTENTES) A. Formulario físico DTE B. Listado de postulantes en físico C. Oficios o documentos de respaldo en físico que justifiquen cualquier excepcionalidad que solicite el Centro Educativo. A continuación se describe la solicitud de nuevo subsidio: Cuando el centro educativo cuenta con la necesidad de otorgar el beneficio de transporte estudiantil a una población de estudiantes que cumplen requisitos y que a la fecha no cuentan con el beneficio ni pueden ser incluidos en un subsidio existente (la totalidad de estudiantes solicitarían por primera vez el beneficio ya sea porque el Centro Educativo no cuenta con subsidios o porque lo que tiene no incluyen el poblado de donde provienen los estudiantes). Los cuales deberán esperar a ser considerados como beneficiarios hasta que exista una autorización formal y escrita por parte del Departamento de Transporte Estudiantil. En caso de Solicitud de Subsidio Nuevo, el centro educativo debe convocar a los padres de familia de los posibles beneficiarios a una reunión y levantar un acta, que debe permanecer en el Centro Educativo en caso de que sea requerido por el Dpto. Transporte Estudiantil, donde se expongan los siguientes puntos: Informarles sobre el funcionamiento del Programa de Transporte Estudiantil, los derechos y obligaciones que asumirían en caso de que se les apruebe el beneficio. Indicarles que los encargados legales o estudiantes mayores de edad deberán definir el posible medio de transporte que se utilizaría para el traslado de los estudiantes, ya sea contratado por los padres de familia o transporte público. Si el centro educativo lo considera pertinente, se podrá invitar a varios transportistas de la comunidad a la reunión para que ofrezcan sus servicios y puedan tener opciones para poner en el DTE el posible transportista o empresa que prestaría el servicio en caso de que se apruebe el subsidio a los estudiantes por parte del DTE, así como la información requerida de placa, capacidad y año de las unidades que se utilizarían en caso de ser aprobado el beneficio. Se recuerda que toda unidad debe cumplir con lo establecido en la normativa estipulada por el MOPT. (Permisos al día: marchamo, RITEVE, póliza del INS) Se recuerda que la elección del transportista es una decisión única y exclusiva del padre de familia o del estudiante en caso de ser mayor de edad una vez que se apruebe el subsidio por el DTE, no debe ser elegido por miembros de la Junta o del Centro Educativo. 16

17 Sobre el acta: Los asistentes deberán firmar el acta y la misma quedará en resguardo del centro educativo, junto con la demás documentación que indica el programa. Además deberá cumplirse con los requisitos establecidos en el Artículo 27 del Reglamento del Programa de Transporte Estudiantil. Se aclara que dicha acta no debe verse como un contrato o compromiso de pago, ya que la solicitud de un nuevo subsidio no implica que el beneficio ha sido otorgado, debido a que el otorgamiento del beneficio queda sujeto a disponibilidad presupuestaria y aprobación del Departamento de Transporte Estudiantil. Esto no debe considerarse como un concurso público (licitación) para elegir transportistas. A) Formulario físico DTE : NUEVOS SUBSIDIOS (RUTAS NUEVAS) Este formulario consta de 3 partes que se detallan a continuación: Debe poner la fecha de elaboración del formulario en la parte superior derecha. 1. Información general del Centro Educativo: Debe anotar la información general del centro educativo que se solicita. Esta información es importante para el Departamento para contactarlos en caso de dudas. 2. Información de los beneficiarios: Debe completar de la siguiente manera: 17

18 A- Cantidad total de estudiantes de nuevo ingreso: se les llama de nuevo ingreso pues no eran beneficiarios de transporte estudiantil independientemente del grado académico en el que se encuentran. Deben indicar para cuantos estudiantes se requiere que sea abierto el nuevo subsidio (ruta). B- Recorrido que requieren: deben indicar los poblados que requieren que sean aprobados para recoger a los estudiantes que les están solicitando el beneficio. Es importante indicar que deben incluir únicamente poblados donde el Centro Educativo a su cargo sea el más cercano a su lugar de residencia, ya que si envían 1 solo poblado que ya se encuentre aprobado para otro centro educativo, se podría rechazar la solicitud de acuerdo a lo establecido en la circular DPE Únicamente se aceptaran poblados para estudiantes de IV ciclo matriculados en un Colegio Técnico, Experimental Bilingüe o con la modalidad de Bachillerato Internacional aunque tengan Colegios Académicos más cercanos de acuerdo a lo estipulado en la circular DVM-A Deben remitir oficio probatorio. *Solo deben incluir los poblados que cumplan con el requisito de ser el más cercano al Centro Educativo. C- Tipo de transporte a utilizar: deben marcar con equis x si el medio de transporte que utilizaran los estudiantes es: a) Transporte Público, se deberá anotar en el espacio en blanco el costo diario del servicio ida y regreso. b) Autobús o Microbús contratada por los padres de familia, se deberán llenar los 2 cuadros con la información solicitada: D- Kilómetros del subsidio en un solo sentido: se requiere información detallada del tipo de terreno que conforma los kilómetros del recorrido, debe indicar la información en un solo sentido de recorrido (información que corresponde a la medición de distancia que debe realizar el centro educativo en un solo sentido). E- Posible transportista a contratar: es la información del posible transportista que los padres contratarían si se les aprueba el beneficio y las unidades de transporte que pondría a disposición para traslado de los estudiantes. 18

19 3. Firma de los responsables: Este formulario deberá ser firmado por el Director del Centro Educativo y validado por el Supervisor(a) de Circuito y Director (a) Regional de Educación correspondiente. B) Listado físico de Postulantes para nuevos subsidios 1. Información General: En este recuadro se debe anotar la información del Centro Educativo y se muestran los límites de línea de pobreza actualizados a la última versión brindada por FONABE: 2. Información de los estudiantes postulantes: En este punto es necesario anotar los datos de los estudiantes que cumplen requisitos y que por ende califican como postulantes al programa de transporte estudiantil: 19

20 Cédula de Identidad o Pasaporte del estudiante, debe tener 9 dígitos como mínimo y con guiones, ejemplo , en caso de cédula de residente o pasaporte de debe anotar todas las letras y números que tengan asignadas. Cuando el estudiante sea extranjero y se encuentre indocumentado en el número de cédula debe indicar indocumentado (de cumplir requisitos podrá igualmente ser tomado en cuenta, sin embargo el centro educativo deberá instar a los estudiantes a que tengan su condición migratoria al día). Primer Apellido: Anotar el primer apellido del estudiante y debe tomarse en cuenta este dato para ordenar en forma alfabética el listado. Segundo Apellido: Anotar el segundo apellido del estudiante. Nombre del Estudiante Beneficiario o Solicitante: Anotar el nombre completo del estudiante ya sea beneficiario (cupos de registro ordinario) o bien como postulante de nuevo ingreso (incrementos o subsidios nuevos). Anotar la Distancia en kilómetros en un solo sentido que existe entre el lugar de residencia del estudiante al centro educativo. Anotar el Distrito del que proviene el estudiante, debe estar autorizado en el recorrido del subsidio. Anotar el poblado del que provienen. Grado académico: Se deberá indicar el grado académico que cursa el estudiante ejemplo: Kinder, 1 grado, 2 grado si es Escuela o 7 año, 8 año, 9 año, si es Colegio. Especialidad: Esta casilla deberá ser llenada únicamente en el caso de Colegios Técnicos Profesionales, IV Ciclo (10, 11 y 12 ), se deberá llenar la columna referente a especialidad, con la finalidad de realizar una diferenciación de las distintas especialidades en las que se encuentra matriculado el estudiante. No indicar talleres exploratorios. Ingreso per cápita: En la última casilla es necesario se anote el MONTO de ingreso per cápita de cada uno de los estudiantes, calculado por el centro educativo obtenido de la Ficha Socioeconómica (Formulario de Solicitud del Beneficio de Transporte) y solo incluir los estudiantes que se encuentra dentro de los parámetros de calificación (pobreza extrema, pobreza y vulnerabilidad). Nota: Es importante indicar que este formulario consta de un total de 25 filas las cuales NO deben ser alteradas. Esto debido al orden que debe llevar los listados, por lo tanto se solicita que cada 25 estudiantes se firme y selle cada una de la hojas que conformaran el listado total, no pueden incluir más de 25 estudiantes por hoja. Deberán también verificar que todo estudiante incluido en los Listados de Postulantes a Transporte Estudiantil vaya en orden alfabético de acuerdo al primer apellido (se aclara que debe ser por la totalidad de estudiantes de cada subsidio, NO por página). 20

21 3. Firma de los Responsables: Finalmente, este formulario será firmado por el Director del Centro Educativo, certificando así que la información que indica es veraz y además deberán firmar los miembros del comité de transporte estudiantil que hayan intervenido en el proceso de análisis y elaboración de los formularios. C) Oficios o documentos físicos de respaldo que justifiquen cualquier excepcionalidad que solicite el Centro Educativo 21

22 3. CONSIDERACIONES FINALES La ficha socioeconómica, los formularios, las guías para completar los formularios 2018, así como las asignaciones presupuestarias actuales estarán disponibles en la siguiente dirección: En caso de haber completado las fichas socioeconómicas versión 2017 pueden mantener las mismas, corrigiendo el porcentaje por concepto de cargas sociales a 9.34% e indicar en la fecha de la ficha que corresponden al curso lectivo Los trámites serán recibidos únicamente en las fechas del 23 al 27 de abril La Supervisión de Circuito o la Dirección Regional de Educación podrán solicitar al centro educativo cualquier documentación adicional que considere pertinente (siempre y cuando sea atinente al trámite) para poder emitir la validación del trámite. Así como establecer las fechas que consideren necesarias para la solicitud de la documentación a los Centros Educativos, con la finalidad de entregarla en el plazo establecido por este Departamento. La entrega de dichos formularios para el 2018 será exclusiva de las 27 Direcciones Regionales de Educación, es decir, que todo trámite solicitado por los centros educativos debe ser entregado en el Departamento de Transporte Estudiantil a través de un representante de cada Dirección Regional de Educación en la fecha dispuesta, definida por este Departamento y citada más adelante en éste oficio. Una vez que el DTE comunique el resultado de la revisión por cada regional, los Directores de CE dispondrán de 15 días hábiles para gestionar y remitir al correo de las analistas encargadas el presupuesto extraordinario correspondiente. En caso de incumplimiento en la fecha de presentación de los presupuestos extraordinarios, el trámite queda sin efecto, es decir rechazado, sin posibilidad de solicitar prórrogas al plazo. Se aclara que los estudiantes pueden asistir al Centro Educativo de su preferencia, pero como el programa de transporte estudiantil NO es Universal, no se otorga el beneficio de transporte a los estudiantes que incumplan. 22

23 4. CONTACTOS DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE ESTUDIANTIL Jefatura Funcionarias: Lic. William Salazar Sánchez. Correo electrónico: Jacqueline Montero Guillen. Ext: Correo electrónico: (Secretaria) Rose Mary Zambrano Oses. Ext: Correo electrónico: (DRE a cargo: Pérez Zeledón, Grande de Térraba, Aguirre, Coto y recepción de Facturas de Rutas Adjudicadas) Floribeth Picado Arias. Ext: Correo electrónico: floribeth.picado.arias@mep.go.cr (DRE a cargo: Los Santos, Cartago, Guápiles, Heredia, San Carlos y Turrialba) Melissa Jiménez Retana. Ext: Correo electrónico: melissa.jimenez.retana@mep.go.cr (DRE a cargo: San José Central, San José Norte, San José Oeste, Puriscal y subsidios para estudiantes con necesidades educativas especiales) María Fernanda Durán López. Ext: Correo electrónico: fernanda.duran.lopez@mep.go.cr (DRE a cargo: Cañas, Liberia, Nicoya, Santa Cruz, Puntarenas, Peninsular y Norte Norte) Laura Gómez J. Ext: 4009 Correo electrónico: laura.gomez.jimenez@mep.go.cr (DRE a cargo: Alajuela, Occidente, Limón, Sarapiquí, Desamparados, Sulá) Telefax: (506): , fax 4098 Dirección: Calle 1, Avenidas 5 y 7. Edificio Numar, 9º Piso. San José Página web oficial: Elaborado por Licda. María Fernanda Durán López, Analista Transporte Estudiantil Visto Bueno: Lic. William Salazar Sánchez, Jefe Departamento Transporte Estudiantil 23