PROGRAMACIÓN DE GASTOS MENSUALES. Usuario de Unidad Ejecutora MU-001-NP Uso interno PGM-UE-001-NP: Manual de usuario unidad ejecutora

Transcripción

1 ÁREA de calidad Unidad de modernización PROGRAMACIÓN DE GASTOS MENSUALES Usuario de Unidad Ejecutora MU-001-NP-1.00 MARZO 2013

2 Elaboración Del Documento 1 Elaborado por: Cargo Área de Trabajo Fecha Firma Especialista en Capacitación e Laura Elisa Salgado Arias Capacitación, Implementación y Atención Implementación Usuarios Revisión de documento Revisado por: Cargo Área de Trabajo Fecha Firma Cynthia Michelle Martinez Especialista en Análisis y Diseño de Sistemas de Información Análisis y Diseño Aprobación de documento Aprobado por: Cargo Área de Trabajo Fecha Firma Claudia Melissa Jefe de Normas Normas y Sierra y Procesos de TI Procesos Historial de cambios Fecha Versión Autor Cargo/Área de Trabajo Descripción del Cambio 1 La información de esta página impresa y actualizada, con firmas y sello, se podrá encontrar en el último anexo de este documento. Unidad de Modernización 2 gestión de la calidad

3 Tabla de Contenido 1 Descripción Objetivos Alcance Definición de Términos Conceptos básicos Programación de Gastos Mensuales Funciones Validaciones Objetivos Normativa Formulario de pgm Programación de Gastos Mensuales Botones a utilizar Proceso para ingresar al formulario pgm Proceso de cargar de la Programación de Gastos Mensuales Consulta al formulario de pgm Anexo Unidad de Modernización 3 gestión de la calidad

4 1 Descripción 1.1 Objetivos Este Manual le proveerá al Participante las competencias necesarias para el manejo efectivo de la Tabla de Programación de Gastos Mensuales para identificar lo que registran en este formulario y analizar para ver si procede o no su aprobación. 1.2 Alcance Al finalizar el presente Manual, el Participante será capaz de verificar la Tabla de Programación de Gastos Mensuales marco del Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI) con la aplicación de.net 1.3 Definición de Términos Término PGM CGT Significado Programación de Gastos Mensuales. Es el importe de gastos por fuente de financiamiento y clase de gasto programado para el ejercicio fiscal desglosado mensual y trimestral por parte de las Unidades Ejecutoras Cuota de Gasto Trimestral. Es la asignación de gastos trimestrales que controla el momento del devengado basado en el crédito asignable como parte de la programación financiera de la ejecución presupuestaria F-01 Es el documento o formulario del Gasto del Módulo de Ejecución del Gasto. O documento F-01 F-07 Es el documento de modificación a los documentos de ejecución de gastos F-01 TGR DGP Tesorería General de la República Dirección General de Presupuesto Unidad de Modernización 4 gestión de la calidad

5 EGA ATC Usuario UE Ejecución del Gasto Asesor Técnico Conceptual Usuario de la Unidad Ejecutora Jefe UE Jefe de la Unidad Ejecutora EP Encargado de Presupuesto UE GA Incremento PGM Decremento PGM Unidad Ejecutora. Se considera el área relacionada a una unidad administrativa responsable, en la cual se le asigna una parte del presupuesto con el propósito que cumpla con eficiencia la misión encomendada Gerencia Administrativa. Es el ente que se encarga de la administración y ejecución del presupuesto asignado a las diferentes UE s, maneja la relación con los diferentes proveedores nacionales e internacionales. Desarrolla las estrategias de compras anuales y las proyecciones de la organización. Se encarga del control administrativo del personal y coordinar toda las actividades administrativas de las UE s Es un tipo de Modificación a la PGM producto de un incremento de la CGT, se realiza cuando los gastos de la Unidad Ejecutora han sido reprogramados debido a cambios en la Programación de la Adquisición del bien o servicio y requiere de un importe mayor al registrado en el formulario PGM. El monto de incremento es de tipo positivo, la aplicación permite que se incremente los meses en el trimestre en curso y validando que la suma de los tres meses no sobrepase la cuota asignada vigente autorizada por TGR Es un tipo de Modificación a la PGM producto de un decremento de la CGT, se realiza cuando los gastos de la Unidad Ejecutora han sido reprogramados debido a cambios Unidad de Modernización 5 gestión de la calidad

6 en la Programación de la Adquisición del bien o servicio y requiere de un importe menor al registrado en el formulario PGM. El monto de decremento es de tipo positivo, la aplicación permite que se decrementen los meses en el trimestre en curso y validando que la suma de los tres meses no sobrepase la cuota asignada vigente autorizada por TGR Traspaso PGM Redistribución PGM Fuente de Financiamiento F-PGM-01 F-PGM-02 Es un tipo de Modificación a la PGM producto de un traspaso de la CGT, se realiza en los casos en que la UE requiere trasladar los saldos de cuota n cuando los gastos. Esta ocurre para casos en que se utilizados en una Clase del Gasto, lo cual implica aumentar una clase del gasto de una fuente de financiamiento y a su vez disminuir otra clase de gasto con la misma fuente de financiamiento. Solo permite hacer la operación para una sola Unidad Ejecutora Es un tipo de Modificación a la PGM producto de una redistribución de la misma fuente y clase del gasto para distinta UE realizada en la CGT, la redistribución implica un aumento en una Unidad Ejecutora para una Clase de Gasto y Fuente de Financiamiento y una disminución para Otra Unidad Ejecutora de la misma Clase y Fuente de Financiamiento Es la clasificación del origen de los recursos. Estos pueden ser: fuente 11 (tesoro nacional), 12 (recursos propios) Formulario de Programación de Gastos Mensuales de la Unidad Ejecutora Formulario de Programación de Gastos Mensuales de Jefe Unidad Ejecutora F-PGM-03 Formulario de Modificación a la Programación de Gastos Mensuales. Unidad de Modernización 6 gestión de la calidad

7 Encargado de Presupuesto Botón de verificar Pantalla F-PGM-01 Botón de salvar Pantalla F-PGM-01 Botón de salir Pantalla F-PGM-01 El botón de verificar se utiliza cuando el usuario de la unidad ejecutora está seguro de la información que está registrando El botón de salvar se utiliza cuando el usuario de la unidad ejecutora necesita almacenar la información que va registrando paulatinamente El botón de salir se utiliza cuando el usuario de la unidad ejecutora necesita cerrar la sesión F-PFC-04 Formulario de Distribución de Cuotas de Compromiso G.A. Documento Multi unidad ejecutora En el caso de los documentos de modificación que realiza el encargado de presupuesto, este documento permite una o varias unidades ejecutoras en un solo documento. Todo depende del tipo de operación que se realiza en el CGT. Si la CGT tiene n unidades ejecutoras, la PGM tendrá n unidades ejecutoras. Microsoft visual Studio.NET 2010 (.NET) Es la herramienta de desarrollo de Visual Studio 2010, es la versión más reciente de Microsoft Visual Studio, acompañada por.net Framework 4.0. MPR Modificación Presupuestaria Cuota Vigente Es la Cuota de Gastos Trimestral más o menos las modificaciones de Cuota Unidad de Modernización 7 gestión de la calidad

8 2 Conceptos básicos 2.1 Programación de Gastos Mensuales Es el importe de gastos por fuente de financiamiento y clase de gasto programado para el ejercicio fiscal desglosado mensual y trimestral por parte de las Unidades Ejecutoras Funciones Registrar el detalle de la planificación de gastos de la unidad ejecutora por mensual, trimestral y anual Validaciones El aplicativo PGM está desarrollado en la herramienta.net y se relaciona con subsistemas y módulos del SIAFI, los cuales son: modificaciones presupuestarias, UEPEX, Cuota de Gastos Trimestral (antes llamado CUC) y la Ejecución de Gastos Objetivos Planificar los gastos o compras que las Unidades Ejecutoras requieren durante el año, distribuidos en trimestres y desglosado por mes. Optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los gastos anualmente. Conocer la programación de gastos anticipadamente y con ello priorizar los pagos más rápidamente. Al finalizar este manual aplicará en el sistema el procedimiento para la Programación de Gastos Mensuales de SIAFI y tomar en cuenta las consideraciones para cargar del formulario Normativa Una vez que el presupuesto ha sido aprobado por el congreso nacional, solamente para la Fuente de Financiamiento 11 Tesoro Nacional debe de registrarse la Programación de Gastos Mensuales para todas las clases del gasto que la institución de la administración central o descentralizada ha formulado. En caso que exista presupuesto prorrogado tanto para instituciones de la administración central o descentralizada, entonces no aplica la carga del formulario de Programación de Gastos Mensuales. Unidad de Modernización 8 gestión de la calidad

9 3 Formulario de pgm 3.1 Programación de Gastos Mensuales El Sistema utiliza una serie de formularios para el proceso los cuales se detallan a continuación: FORMULARIO PERFIL ROL ESTADO DEL FORMULARIO F-PGM-01 Formulario de Programación de Gastos Mensuales de la Unidad Ejecutora F-PGM-02 Formulario de Programación de Gastos Mensuales de Jefe Unidad Ejecutora 75 Usuario de Unidad Ejecutora 191 Jefe de Unidad Ejecutora (Administración Central) Verifica Verificado Aprueba Aprobado Elaborado: Estado de un documento que ha sido guardado solamente. Verificado: Si un documento elaborado se revisa y este no será modificado, se presiona el botón y el documento pasa al estado Verificado, aparece el icono que se utiliza para desverificar y regresar al estado elaborado. Aprobado: Para aprobar un documento que ha sido verificado se utiliza el botón de esta forma el documento pasa a la siguiente instancia. Unidad de Modernización 9 gestión de la calidad

10 3.2 Botones a utilizar La barra de herramientas se muestra de la siguiente manera: Salir de la ventana actual Desverificar Ingresar a un documento Regresar a un documento Guardar cambios Verificar Aprobar un registro Unidad de Modernización 10 gestión de la calidad

11 4 Proceso para ingresar al formulario pgm Se debe ingresar al SIAFI con el nombre de Usuario autorizado por la Secretaría de Finanzas, asegurarse de encontrarse en la gestión actual y seleccionar el Perfil adecuado, en este caso: Perfil # 75 Usuario de Unidad Ejecutora. En la parte central de la pantalla, se encuentra el MENÚ PRINCIPAL, el cual presenta las opciones a las que tiene acceso el perfil de usuario. Despliegue la carpeta Programación de Cuotas de Compromiso, luego la carpeta Programación UE s ; Seguidamente se despliegan varias carpetas, pulse dos veces la opción de menú la opción Solicitud de Cuotas de Compromiso UE s. Despliega la bandeja de entrada donde se muestra el ícono Documento PGM Original UE: Unidad de Modernización 11 gestión de la calidad

12 4.1 Proceso de cargar de la Programación de Gastos Mensuales Una vez se pulse el icono siguiente manera: de Documento PGM Original UE buscar de la Despliega la siguiente pantalla donde muestra la gestión, información general del usuario, deberá pulsar el botón de nuevo documento: Muestra el formulario de Programación de Gastos Mensuales Unidad de Modernización 12 gestión de la calidad

13 Seleccione la fuente de financiamiento La acción anterior habilita las clases del gasto para hacer la carga de cada una de ellas: Se procede a hacer la carga de cada uno de los meses y trimestres Importante se debe utilizar el boton de guardar cada vez que se finalice cada clase del gasto este se encuentra en la parte inferior del formulario, deberá mostrar el siguiente mensaje pulsa OK. Unidad de Modernización 13 gestión de la calidad

14 Continua con la siguiente clase del gasto hasta finalizar debiendo pulsar el boton verificar, esto habilita de inmediato el boton desverificar con el cual puede hacer los cambios si asi lo solicitara el Jefe de la Unidad Ejecutora previo a su aprobació. Unidad de Modernización 14 gestión de la calidad

15 5 Consulta al formulario de pgm Cuando ya se ha verificado el formulario de PGM puede pulsar el boton de ingresar : Unidad de Modernización 15 gestión de la calidad

16 6 Anexo Documento de aprobación Escaneado Unidad de Modernización 16 gestión de la calidad