PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE CONSULTAS Y DENUNCIAS EN LA PLATAFORMA DE INTEGRIDAD CORPORATIVA

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE CONSULTAS Y DENUNCIAS EN LA PLATAFORMA DE INTEGRIDAD CORPORATIVA

2 PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE DENUNCIAS Y CONSULTAS I. Descripción Penta Security ha implementado un canal de comunicación adicional a los formales establecidos, para que cualquier persona que interactúe con la Compañía (colaboradores, clientes, proveedores, intermediarios, liquidadores, etc) y que tenga alguna consulta o quiera reportar alguna práctica que constituya incumplimientos a nuestro Código de Ética o alguna infracción a la Ley Nº , pueda ponerla de manifiesto de una forma expedita y confidencial. Este canal de denuncias y consultas se denomina Integridad Penta Security, y es gestionado por el Contralor de la Compañía, quien fue designado por el Directorio como Oficial de Cumplimiento y Encargado de Prevención de Delitos de Penta Security ante las entidades reguladoras. Para poder ingresar una denuncia o consulta se debe acceder a la plataforma mediante la dirección web: donde una vez ingresado el requerimiento, se le asignará un código de usuario y contraseña, para que se pueda revisar el estado de avance del caso y/o para mantener contacto con el Contralor en caso de ser necesaria mayor información. Las consultas tienen plazo de respuesta de 3 días hábiles, mientras que las denuncias serán investigadas en el plazo que ello amerite, entregándose un primer feedback en un lapso de 3 días hábiles. La Compañía asegura en todo momento la confidencialidad y anonimato del denunciante, protegiendo la identidad de quien ingrese la denuncia, estableciendo que bajo ningún punto de vista quien la realice se encuentre expuesto a represalias. Este sistema de gestión ética no sanciona, sólo recibe las denuncias, las investiga y de probarse alguna irregularidad, la reporta mediante los canales formales de la Compañía a quien corresponda, para que se tomen las medidas correctivas (y sanciones, en caso que corresponda) atingentes al caso. II. Tipos de Denuncias a) Lavado de Activos El lavado de activos considera a todo acto tendiente a ocultar o disimular el origen ilícito de determinados bienes provenientes de actividades delictivas (tales como el narcotráfico, evasión tributaria, delitos económicos, etc.) para tratar de otorgarles apariencia legal, introduciéndolos en la Compañía y así encubrir su origen ilegal. b) Cohecho El cohecho consiste en ofrecer cualquier tipo de beneficio cuantificable (objetos de valor, favores, dinero) a un funcionario público, tanto en Chile como en el extranjero, con el fin de obtener algún beneficio para la empresa. c) Financiamiento del Terrorismo El financiamiento del terrorismo es el apoyo financiero entregado a cualquier organización que comprometa o involucre actividades terroristas. Es un delito solicitar, recaudar o proveer fondos que directa o indirectamente se utilicen en la comisión de cualquier acto terrorista. Página 2/5

3 d) Mal Uso de Recursos Se entiende por recursos, a los bienes materiales o inmateriales de la empresa (dinero, horas de trabajo, bienes, etc.) que se utilizan diariamente para poder desarrollar su actividad. Existe un mal uso de estos recursos, cuando se utilizan para fines no relacionados a los establecidos por la Compañía. Por ejemplo, usar el horario laboral para proyectos personales. e) Robo, Hurto o Apropiación Indebida de Fondos Consiste en la sustracción o el retiro no autorizado de equipos, muebles, accesorios, efectivo u otros bienes tangibles de la Compañía. Por ejemplo, la apropiación indebida de la recaudación de pagos (primas, cuotas, etc) efectuada por clientes. f) Irregularidades en Liquidación de Siniestros Consiste en irregularidades efectuadas en el proceso de liquidación de un siniestro, como pagos no justificados en la liquidación, acoger a tramitación siniestros que no cumplen las condiciones exigidas u otros similares. g) Uso de Información Confidencial o Privilegiada Los trabajadores deben resguardar la información confidencial, privilegiada, privada o comercial de la empresa. Esta no se debe divulgar ni utilizar indebidamente. Por ejemplo, el traspaso a terceros de datos personales de los trabajadores o clientes, planes comerciales, etc. h) Conflicto de Interés Se genera cuando existe un conflicto entre los intereses personales y las responsabilidades de un trabajador. Esto incluye cualquier acción tomada en beneficio o preferencia personal, antes que en bien de la compañía. Por ejemplo, ser jefe de un familiar o favorecer en una licitación a una amistad, entre otros. i) Acoso Laboral Corresponde a declaraciones verbales persistentes no deseadas que son degradantes, ofensivas, humillantes o intimidantes. La Dirección del Trabajo ha definido el acoso laboral o mobbing como el hostigamiento permanente al trabajador, por ejemplo, desprecio de sus habilidades, persecución, burlas, ley del hielo, entre otras. j) Acoso Sexual Se considera como acoso sexual, la conducta en la cual una persona realiza de forma indebida, por cualquier medio, requerimientos de carácter sexual no consentidos por quien los recibe y que amenacen o perjudiquen su situación laboral o sus oportunidades en el empleo. Se incluye el acoso de un hombre a una mujer, de una mujer a un hombre o entre personas del mismo sexo. Estos requerimientos (contactos físicos, insinuaciones, correos electrónicos) pueden ser propuestos de forma explícita o mediante insinuaciones. La persistencia en este comportamiento después que la persona objeto de ella ha manifestado que le resulta indeseable es lo que transforma dicha conducta en acoso. Página 3/5

4 k) Drogas Ilícitas y Alcohol La Compañía prohíbe estrictamente la posesión, distribución, venta y consumo de drogas ilícitas y alcohol en sus dependencias, cualquiera sea la forma y modalidades que ello revista. Asimismo, ningún empleado, bajo circunstancia alguna, podrá presentarse al trabajo o desempeñarlo encontrándose bajo la influencia de drogas ilícitas o alcohol. Se exceptúa de esta disposición el consumo moderado de bebidas alcohólicas con ocasión de actividades institucionales, así como en ocasión de festividades o reuniones de camaradería. l) Otra Esta opción apunta a otros hechos que no se encuentren en ninguna las categorías anteriores, o cuando quien ingresa la denuncia, no sabe como clasificarla. III. Ingreso de Requerimientos: 1) Ingreso de Consultas: Para el ingreso de una consulta se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Ingresar al portal y seleccionar en el lado derecho de la pantalla visualizada, la opción ingresar una consulta. Paso 2: En la pantalla siguiente, se deberá seleccionar la celda en la que acepta los términos y condiciones de uso y luego presionar en el botón siguiente. Paso 3: En la tercera pantalla deberá ingresar los datos de contacto que se solicitan, o si se prefiere ingresar la consulta de manera anónima, deberá seleccionar la casilla donde se manifiesta dicha opción. Luego presionar en el botón siguiente. Paso 4: A continuación se desplegara un recuadro en el cual se podrá ingresar la consulta. Deberá ser lo más claro posible, para poder entregar una respuesta certera a su requerimiento. Luego presionar en el botón siguiente. Paso 5: Se desplegará la pantalla de finalización del proceso de ingreso de la consulta y en forma automática el sistema entregará una clave e identificador que deben ser anotados, ya que son únicos y se entregan por una sola vez. Luego, deberá seleccionar la casilla donde indica que los datos de identificación han sido guardados para poder enviar el caso, y presionar en el botón siguiente. Paso 6: Finalmente, una vez cumplido 3 días hábiles podrá revisar la respuesta a su consulta ingresando sus datos de identificación en la casilla Estado de Denuncias y Consulta, ubicada en el lado derecho de la pantalla de inicio. 2) Ingreso de Denuncias: Para el ingreso de una denuncia se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1: Ingresar al portal y seleccionar en el lado derecho de la pantalla visualizada, la opción Ingresar una Denuncia. Paso 2: En la pantalla siguiente, se deberá seleccionar la celda en la que acepta los términos y condiciones de uso y luego presionar en el botón siguiente. Página 4/5

5 Paso 3: En la tercera pantalla deberá ingresar los datos de contacto que se solicitan, o si se prefiere ingresar la denuncia de manera anónima, deberá seleccionar la casilla donde se manifiesta dicha opción. Luego presionar en el botón siguiente. Paso 4: A continuación se desplegara un listado que incluyen las categorías relacionadas al objeto de su denuncia, conforme lo estipulado en nuestro Código de Ética y en el Manual de Prevención de Delitos de la Ley Si los hechos a denunciar no se enmarcan en estas categorías, o se desconoce cuál es la más adecuada, se puede marcar la opción "otra" al final de la lista. Luego presionar en el botón siguiente. Paso 5: Una vez seleccionado el tipo de denuncia se desplegará un menú consultando antecedentes específicos relativos a su denuncia. Estos deben ser completados lo más certeramente posible, evitando dejar casillas en blanco. También podrá adjuntar archivos si lo desea. Una vez finalizado este proceso, deberá presionar el botón siguiente. Paso 6: Se desplegará la pantalla de finalización del proceso de ingreso de denuncias y en forma automática el sistema entregará una clave e identificador que deben ser anotados, ya que son únicos y se entregan por una sola vez. Luego, deberá seleccionar la casilla donde indica que los datos de identificación han sido guardados para poder enviar el caso, y presionar en el botón siguiente. Paso 7: Finalmente, una vez cumplido 3 días hábiles podrá revisar el estado en que se encuentra su denuncia, ingresando sus datos de identificación en la casilla Estado de Denuncias y Consulta, ubicada en el lado derecho de la pantalla de inicio. Este será su medio de contacto mientras se realice la investigación atingente a su caso. Página 5/5