Documentos de Gastos Envío al Central

Transcripción

1 Envío al Central Introducción Para no tener que volver a grabar los datos y tratar de que exista el menor número de errores, se ha implementado en el Sistema SAICI el envío automático de documentos de Gastos al Central. Una vez que estos hayan llegado a la SGAAE Auditoria, esta comprobará la información recibida automáticamente con la documentación que envíe el Centro o Instituto y aprobará el expediente quedando en este caso a disposición de SCG (Sistema de Contabilidad General), o lo rechazará, comunicándolo al centro a través de un sistema de correo electrónico implementado tanto en SAICI como en el Sistema DATCEN desarrollado para la fiscalización por parte de Auditoria de la información enviada. En una primera versión se han tratado los Sistemas de Gestión: ADOP-DTO ADOP ADOP-J (20440) Toma razón, contraído y pago. Dotación Tesorería Operativa (20430) Toma razón, contraído y pago. En Firme (20460) Toma razón, contraído y pago. A Justificar (Petición) En todos los Sistemas de Gestión que existen en SAICI se ha implementado una gestión diferenciada de los créditos de funcionamiento y de proyectos, con la finalidad de llevar un control separado de los créditos procedentes de lo aprobado por el Ministerio para funcionamiento y de los créditos para gastos procedentes de Proyectos y contratos de Investigación. Metodología de trabajo La metodología de trabajo que se presenta a continuación es similar para los Sistemas de Gestión de Gastos en los que se ha implementado. Elaborar el documento, enviarlo al Central, cruzar correos con el Central, bloqueo de datos cuando estos están ya en el Central bajo unas condiciones Una vez que en el Central el documento ha pasado a SCG (Sistema de Contabilidad General), se ha contabilizado y se ha ordenado el pago y realizado el pago (señalamiento definitivo), automáticamente se pondrá el mandamiento y el expediente en SAICI y se realizarán los movimientos necesarios teniendo en cuenta el Sistema de Gestión. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 1 / 13

2 ADOP-DTO Toma razón, contraído y pago. Dotación Tesorería Operativa Para facilitar el trabajo este Sistema de Gestión se ha dividido en dos apartados Funcionamiento Proyectos Se expone a continuación la forma de actuar en el caso de Reposición DTO Funcionamiento que es totalmente trasladable a Reposición DTO Proyectos. Se han añadido en la pantalla de Reposición de DTO Funcionamiento dos nuevos iconos, uno para poder enviar los datos al Central y otro para poder acceder al correo electrónico implementado en SAICI. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 2 / 13

3 Mientas una reposición DTO no se haya enviado al Central pueden realizarse cuantas modificaciones se desee. En el momento que se decide enviar la reposición al Central, se realizará el envío pulsando en el icono. Una vez enviada la reposición, si Auditoria no ha realizado ninguna acción sobre la misma o la ha vuelto a poner a disposición del Centro por tener algún problema y, se pretende acceder a cualquiera de los sistemas de gasto (facturas, dietas, gastos menores) a través de los iconos específicos, avisa de que los datos ya fueron enviados y solicita que se bloque la reposición si se desea realizar alguna modificación, para que la misma quede inaccesible para el Central hasta que se vuelva a enviar. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 3 / 13

4 Si se pulsa se bloqueará la reposición y se podrá realizar modificaciones. La reposición quedará bloqueada y en el Central no se verá hasta que vuelva a enviarse. Si se pulsa no bloqueará la reposición y permite acceder a la información correspondiente sin poder modificarla. Se supone que se ha entrado por facturas y que se ha pulsado aparecerá la pantalla para la Selección de facturas para la reposición DTO para que se realicen las modificaciones que se consideren oportunas. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 4 / 13

5 Una vez realizadas las modificaciones al cerrar la pantalla de la reposición el Sistema emite un aviso con todas aquellas reposiciones que están pendientes de volver a enviar al Central. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 5 / 13

6 En este momento existen dos opciones enviar la reposición al Central o dejarla pendiente de enviar, bloqueada, si se desea hacer alguna modificación posteriormente. Cuando se entra en la pantalla de Reposición de DTO también avisa, caso de haber reposiciones pendientes de enviar. Si una reposición está en el Central y Auditoria esta realizando alguna acción sobre ella no se podrá realizar ningún cambio en la reposición ni en ninguno de los sistemas de gastos (facturas, dietas, gastos menores). Si, por ejemplo, se entra en una de las facturas que está bajo estas condiciones el Sistema emitirá un aviso, solicitando que si se desea realizar alguna modificación hay que ir al Sistema de Gestión en la que está encuadrada y bloquearlo. Al intentar bloquear un Sistema de Gestión si este está siendo tratado en el Central avisa de ello. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 6 / 13

7 Cuando una reposición enviada al Central ha pasado a SCG y se ha realizado el pago se rellenarán automáticamente los datos: Nº de ADOP, Concedido y Fecha de libramiento. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 7 / 13

8 Correo electrónico Se ha creado un correo corporativo al que en principio deberán remitirse todas las incidencias relativas a los Sistemas de Gestión. En la parte inferior de la pantalla Reposición de DTO Funcionamiento aparece el icono SAICI.. A través de este icono se accede a la gestión del correo electrónico en En esta pantalla se podrán enviar correos a Auditoria, recibir correos y contestar correos. Si no se ha enviado ningún correo aparecerá la pantalla en blanco. Pulsando en el icono aparecen unos valores por defecto para poder enviar un nuevo correo. Por defecto aparece la fecha de envío, como emisor el correo del gerente del centro, como receptor saici.auditora@csic.es, el asunto del correo (que se ha construido de forma significativa) e información recordatoria de la reposición en la que se está. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 8 / 13

9 Estos valores por defecto pueden modificarse todos menos la fecha. Una vez redactado el correo se enviará pulsando en el icono. Cuando el Central conteste el correo además de recibirse por correo ordinario, si se entra en el Sistema de Gestión correspondiente en la opción de correo electrónico también podrá verse. Pulsando en el icono podrán contestarse aquellos correos que se han recibido del Central. Al pulsar en este icono se rellenarán también datos por defecto poniendo como receptor el correo del remitente del correo al que se contesta. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 9 / 13

10 Toda la información de los correos enviados a través de SAICI y del Sistema DATCEN de Auditoria se almacena en Base de datos. Siempre que los correos que se crucen entre los Centros y el Central se realice a través de estos Sistemas existirá un historial de correos. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 10 / 13

11 ADOP en firme. En la pantalla ADOP EN FIRME también aparecen los iconos para enviar datos al Central y para poder acceder a la gestión del correo electrónico. Si se accede a la pantalla de Facturas a justificar aparece además de la posibilidad de elegir el proveedor, la posibilidad de encuadrar el ADOP en firme en una de las subáreas (Funcionamiento o Proyectos). SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 11 / 13

12 En el momento que se seleccione Proveedor y Subaréa si se pulsa y posteriormente el ADOP en firme quedará asociado al proveedor y subárea elegidas. Todas las facturas que se vayan añadiendo al ADOP en firme tienen que ser del mismo proveedor y subárea. La metodología de gestión, bloqueos y avisos es totalmente similar al caso de las reposiciones de DTO. Cuando se haya realizado el pago en el Central y el señalamiento sea definitivo se complementará el Mandamiento y se pondrá este Sistema de Gestión como definitivo SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 12 / 13

13 ADOP-J ADOP a justificar En la pantalla Mantenimiento de ADOP-J también aparecen los iconos para enviar datos al Central y para poder acceder a la gestión del correo electrónico. Para enviar la petición al Central habrá de pulsarse en el icono. Con el icono se accede a la gestión del correo electrónico. Nada más dar de alta un ADOP-J está en situación de Petición, antes de enviarlo el centro puede modificarlo o cancelarlo caso de que se haya equivocado. Si el centro cancela un ADOP a justificar ya no se podrá realizar ninguna acción sobre el. En momento que el centro ha enviado un ADOP-J al central ya no se puede modificar y el icono aparecerá desactivado. El Central puede de librar el ADOP-J o denegarlo. Si lo deniega automáticamente se pondrá como denegado y realizará los movimientos oportunos en el Sistema. Cuando el central libra el ADOP-J, una vez que el documento haya pasado a SCG, se haya contabilizado, ordenado y realizado el pago (señalamiento definitivo) automáticamente se pondrá el Nº de mandamiento y el importe concedido. SGAI Dep. Desarrollo de Sistemas Económico-Administrativos (DESEA) 13 / 13