Información general Feria Internacional del Libro Universitario

Transcripción

1 Información general Feria Internacional del Libro Universitario Organiza: Universidad Veracruzana Del 13 al 22 de mayo de 2011 Casa del Lago UV, Paseo de los Lagos s/n, Col. Felipe Carrillo Puerto, C.P Xalapa, Veracruz HORARIO Público en general: de 11:00 a 21:00 horas Expositores: de 10:45 a 21:15 horas OFICINAS DE LA FERIA De 9:00 a 15:00 horas Dirección General Editorial, Hidalgo 9, Zona Centro, C. P Xalapa, Ver. Tel./Fax: (228) , , PÁGINA DE INTERNET CORREO ELECTRÓNICO: feria@uv.mx!"#$%&'()'*"+", Lic. Javier Duarte de Ochoa Gobernador Constitucional del Estado de Veracruz-Llave Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal Constitucional de Xalapa, Ver. Dr. en Quím. Rafael López Castañares Secretario General Ejecutivo de la ANUIES Lic. Consuelo Sáizar Presidenta del CONACULTA!"#$%&!",-.+$/.(", PRESIDENTE HONORARIO Dr. Raúl Arias Lovillo Rector de la Universidad Veracruzana VICEPRESIDENTE Secretario Académico de la Universidad Veracruzana!"#$%&'0"+123%$4" Dr. Sergio Téllez Galván Dr. Arturo García Niño Dra. Celia del Palacio Montiel Dr. Antoni Castells i Tallens Dr. Édgar García Valencia!"#$%&')5)02%$4" COORDINADOR GENERAL Mtro. Agustín del Moral Tejeda COORDINADORA OPERATIVA Lic. Ana Mónica Galindo González COORDINADOR DE ACTIVIDADES Y DIFUSIÓN Lic. Germán Martínez Aceves COORDINADORA ADMINISTRATIVA DIFUSIÓN C. Celia Álvarez Rodríguez ACTIVIDADES CULTURALES Lic. Jacqueline Alemán Alonso DISEÑO LDG Enriqueta López Andrade CONTRATACIÓN DE STANDS ATENCIÓN A EXPOSITORES DURANTE LA FERIA C. Jesús Ezequiel Rodríguez Moreno AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN C.P. Martha Colorado Durán LOGÍSTICA Lic. Raúl Andrés Barrientos Barredo

2 Actividades culturales Presentaciones de libros, conferencias, mesas redondas, talleres, música, teatro y exposiciones Tema del foro internacional La diversidad cultural Premios Medalla al Mérito Universidad Veracruzana Premio Latinoamericano para Primera Novela Sergio Galindo Premio Nacional del Estudiante Universitario en sus tres categorías: Premio Sergio Pitol, categoría relato Premio José Emilio Pacheco, categoría poesía Premio Carlos Fuentes, categoría ensayo Premio Literario para Bachilleres Opciones de participación La FILU pone a disposición de las casas editoras tres maneras de participación. Directa. Mediante esta modalidad las editoriales participarán contratando un stand que es atendido por un representante propio (véase abajo: Contratación y pago de stand ). Consignación. Las instituciones de educación superior podrán remitir su material bibliográfico a consignación, cumpliendo con las condiciones especificadas para el efecto (véase pág. 11). Exposición. Las editoriales extranjeras que no participen de acuerdo con las modalidades anteriores podrán enviar una muestra editorial y catálogos para promoción, sujetándose a las condiciones especificadas para esta opción (véase pág. 12).

3 Bases para la participación en forma directa Quienes elijan esta opción deberán: Llenar y enviar a la FILU su solicitud de inscripción Cubrir el costo del stand de su elección Proporcionar una base de datos de los libros que tendrán a la venta Cumplir con el Reglamento de la Feria Contratación y pago de stand En un esfuerzo por apoyar a los expositores y seguir contando con su participación, la Universidad Veracruzana mantiene los mismos precios del año pasado. Los precios de los espacios y de los stands deberán cubrirse en pesos mexicanos (o su equivalente en dólares en la fecha en que se realice el pago), y serán los siguientes: Los expositores que deseen diseñar y utilizar su propio mobiliario podrán contratar el espacio conforme a la tarifa de $ m 2 (espacios de más de 16 m 2 ). En caso de requerir IVA desglosado, solicitarlo por escrito al correo feria@uv.mx; al precio estipulado se le agregará 16% de IVA. Descripción del módulo de expo venta (stand) EL STAND TIPO A comprende una superficie de 4.5 m 2 (3 m de largo x 1.5 m de fondo) con estructura de aluminio y está cubierto con mamparas de melanina blanca por dos o tres de sus lados (según ubicación); incluye 20 repisas de madera comprimida con cubierta de melanina de 1.00 m de largo x 30 cm de ancho adheridas a las mamparas (al momento de inscribirse podrán elegir las repisas planas o inclinadas, no son combinables, posteriormente no se permitirán cambios); el stand cuenta además con una silla, una mesa de 60 x 90 cm y marquesina con el nombre de la editorial expositora. EL STAND TIPO B comprende una superficie de 9 m 2 (6 m x 1.5 m o 3 m x 3 m, según ubicación); su estructura es de aluminio y está cubierto con mamparas de melanina blanca por dos o tres de sus lados (según ubicación); incluye 40 repisas de madera comprimida con cubierta de melanina de 1.00 m de largo x 30 cm de ancho adheridas a las mamparas (al momento de inscribirse podrán elegir las repisas planas o inclinadas, no son combinables, posteriormente no se permitirán cambios); el stand cuenta además con dos sillas, dos mesas de 60 x 90 cm y

4 marquesina con el nombre de la editorial expositora. METROS CUADRADOS. Cuando se compra por metro cuadrado lo que se adquiere es únicamente eso: el espacio correspondiente, alfombrado, y un contacto. No se les proporcionará marquesina ni iluminación ni ningún otro elemento. Correrá por cuenta del expositor el diseño del stand, la marquesina, la iluminación, las repisas y demás mobiliario. La decoración y el mobiliario deberán ser instalados de manera que no interfieran con la ambientación general ni obstruyan la visibilidad de los otros stands, tampoco se debe rebasar la altura estándar (2.44 m). De no ser así, el Comité Organizador realizará las adecuaciones necesarias aun sin el consentimiento del expositor y todos los gastos generados serán responsabilidad de este último. Reservación de stand Quien desee reservar deberá solicitarlo por escrito a feria@uv.mx; por este mismo medio se les informará la disponibilidad de stands y, en su caso, se les confirmará su reservación. Esto garantizará sus espacios hasta el 14 de enero de 2011, fecha límite para cubrir el 20% del costo del (o los) stand(s). De no realizar este pago, los espacios quedarán liberados. La cantidad restante deberá ser cubierta en dos pagos (ver calendario de pagos); de no cubrirse puntualmente el pago siguiente, su espacio quedará sujeto a reubicación y, si el retraso fuera injustificable, a cancelación con devolución de lo pagado. Calendario de Pagos A más tardar el 14 de enero de 2011 realizar el primer pago: 20% del importe total de su(s) stand(s). A más tardar el 28 de febrero de 2011 realizar el segundo pago: 30% del importe total de su(s) stand(s). A más tardar el 1º de abril de 2011 deberá estar liquidado el importe total. Descuento en el precio de los stands en periodo de preventa Se establece dos periodos de preventa para la contratación y el pago de los espacios y de los stands; el primero comprende desde la fecha de recepción de esta convocatoria hasta el 14 de febrero de 2011, con un descuento de 15%; el segundo, del 15 de febrero al 18 de marzo, con un descuento de 10%. A partir del 19 de marzo no se aplicará ningún descuento y los stands deberán ser pagados totalmente a más tardar el 1º de abril de Formas de pago El pago se hará en el Banco Banamex mediante depósito referenciado. Favor de solicitar su clave de referencia a Martha Colorado, al correo macolorado@uv.mx. También se puede pagar en efectivo, contra entrega de la factura correspondiente, en las oficinas de la

5 Dirección General Editorial, ubicada en Hidalgo Núm. 9, Zona Centro, C.P , Xalapa, Ver. Base de datos para promoción y venta El sitio Web es una herramienta que permite al público asistente (o a los visitantes virtuales) buscar fácilmente los títulos de su interés. Con la finalidad de ofrecer el servicio antes mencionado, que beneficia tanto al público lector como a los expositores, se establece con carácter obligatorio enviar una base de datos con la información de los títulos que se tendrán a la venta al correo feria@uv.mx, en el periodo comprendido del 16 de marzo al 6 de abril. En el caso de que con posterioridad a la entrega de la información, la editorial participante desee exhibir en la FILU títulos no registrados, deberá entregar para ello el archivo electrónico actualizado a los organizadores con veinticuatro horas de antelación a la puesta en venta. Cabe aclarar que la información se integrará al sitio Web tan pronto como se reciba, de manera que cuanto más pronto la obtengamos más eficientemente podremos difundirla. La base de datos antes mencionada deberá ser elaborada en Excel y contener los siguientes campos:

6 Ejemplo del llenado del formato RECOMENDACIONES: El formato deberá elaborarse en Excel. Escribir todo en mayúsculas. Usar una tipografía común, como Times New Roman o Arial. El título y el autor deben capturarse completos, ya que aun cuando en la impresión en Excel no puedan leerse enteros, la información estará disponible para incorporarse en la página Web. No usar dos filas para un mismo título.

7 Reglamento de expositores 1. Entregar la Solicitud de Inscripción debidamente requisitada. 2. Cubrir la cuota del stand. 3. Entregar oportunamente la base de datos del material bibliográfico a exponer, elaborada según se especifica en el apartado de Base de datos para promoción y venta (ver pág. 7). 4. El espacio contratado se utilizará exclusivamente para la exhibición y venta de materiales bibliográficos, didácticos o de otra índole, vinculados con la educación. 5. Queda estrictamente prohibido exhibir material bibliográfico que no haya sido registrado previamente en la FILU. Si el Comité organizador detecta que algún expositor exhibe materiales de otras editoriales participantes, procederá a retirarlos y los devolverá al finalizar la FILU. En caso de duda y para cualquier aclaración, el expositor deberá presentar las cartas de representación que lo acrediten. 6. No alterar el edificio ni los stands; no ceder ni subarrendar el mobiliario que se les proporcione. 7. Queda estrictamente prohibido utilizar áreas que no correspondan al espacio asignado, como pasillos o accesos, incluso para la colocación de letreros o publicidad. Tampoco está permitido bloquear los pasillos de circulación. Se debe utilizar exclusivamente los espacios contratados, sin invadir el área de los pasillos, y sólo exponer material bibliográfico de la editorial registrada. 8. Queda prohibido abandonar el stand o desmontar antes del término de la FILU. 9. Se debe cubrir el horario de 10:45 a 21:15. Por razones de seguridad, es importante cumplir esta disposición para evitar que, por no estar presente el responsable del material, el stand quede expuesto a la curiosidad del público. 10. Ofrecer como mínimo 10% de descuento al público. 11. Aceptar durante la FILU los vales que expida la Universidad Veracruzana por la compra de material bibliográfico que su personal realice, de acuerdo con el procedimiento y la papelería que para tal efecto será entregada junto con su gafete. La Universidad Veracruzana se compromete a recibir diariamente, de 12:00 a 14:00 horas, la factura correspondiente a los vales recibidos y a liquidarla al día siguiente, de 12:00 a 14:00 horas. 12. Contar con facturas para realizar las ventas a bibliotecas. 13. Del 25 de abril al 6 de mayo, la FILU pone a su disposición su bodega, sita en Hidalgo Núm. 9, Zona Centro, C.P , Xalapa, Ver. Una vez iniciada la FILU, el material deberá ser enviado a la Casa del Lago UV, sede de la feria. Por su parte los expositores se obligan a enviar la guía de embarque, y a confirmar la recepción de su material bibliográfico al tel/fax 52 (228) , y Los expositores deberán colocar su material en los exhibidores el 12 de mayo, un día antes de la inauguración, en horario de 11:00 a 20:00 horas (en caso contrario, el comité organizador se reserva el derecho de disponer de los stands a su conveniencia, sin proceder al reembolso del importe pagado). 15. El desmontaje se realizará el 23 de mayo a partir de las 09:00 horas. Sin embargo, quien así lo desee podrá efectuarlo después de la ceremonia de clausura (de 20:30 a 23:00 horas del 22 de mayo). 16. Recoger sus gafetes y papelería el día 12 de mayo, en horario de 11:00 a 15:00 horas. Dependiendo del stand contratado, cada editorial tendrá derecho de 2 a 6 gafetes; en caso de requerir gafetes adicionales, su costo será de $20.00 M.N. por cada uno. 17. Diariamente, al cierre de la FILU los expositores deberán cubrir sus estantes con mantas o lonas. La Feria cuenta con vigilancia nocturna, pero no se responsabiliza del material bibliográfico de los expositores que no cumplan con esta disposición. 18. El Comité Organizador implementará medidas de seguridad y vigilancia. Sin embargo, los expositores serán los custodios y depositarios de sus bienes ubicados en los stands, por lo que la FILU no se responsabilizará en caso de daño, destrucción o pérdida de los mismos; tampoco lo hará por pérdidas causadas por incendio o fenómenos naturales. La tramitación y pago de los seguros corren por cuenta de los expositores. 19. Con fines estadísticos, los expositores se comprometen a reportar diariamente a la FILU el monto de sus ventas en pesos y número de ejemplares. 20. Queda estrictamente prohibido almacenar cajas o materiales en otras áreas que no sean las de su propio stand o la bodega.

8 21. Generar el menor ruido posible. La utilización de equipo audiovisual por parte de un expositor no deberá causar molestias de ningún tipo. 22. Los letreros de identificación de cada editorial serán proporcionados por la FILU, en favor de la unidad en el diseño. No se permitirán letreros, anuncios, carteles o cualquier otro recurso publicitario cuyas dimensiones dificulten el tránsito u obstruyan la visualización de la señalética del edificio o de las editoriales participantes. 23. Las casas expositoras que deseen realizar actividades como conferencias, rifas, subastas, presentaciones de libros, etc., en las instalaciones de la FILU deberán requerirlo con anticipación al comité organizador, mediante la Solicitud de realización de actividades culturales y artísticas. 24. Cuando el expositor requiera introducir a su stand bienes como computadoras, televisiones, videograbadoras, máquinas registradoras, etc., deberá presentar un inventario y solicitar firma y sello de ingreso en el módulo de atención a expositores. Este documento será su comprobante para que los encargados de la seguridad les permitan retirar sus bienes al término de la FILU. 25. Las editoriales podrán cancelar su participación hasta el 18 de marzo y recuperar el 100% de su aportación. La FILU no hará reembolsos en caso de cancelaciones posteriores a esa fecha. 26. En el transcurso de la Feria, el retiro parcial o total del material que los expositores hayan guardado en el almacén de la FILU, podrá efectuarse únicamente en horario de 11:00 a 12:00 y de 19:00 a 20:00 horas. 27. Al entregar las diferentes solicitudes de estas Bases de Participación debidamente llenadas y firmadas y/o efectuar cualquier pago por la renta de un stand, el expositor acepta sin ninguna restricción las cláusulas contenidas en este Reglamento de Expositores y se compromete a responder a cualquier multa o sanción impuesta por el incumplimiento del mismo. 28. Las multas y sanciones serán determinadas por el Comité Organizador y consistirán en: multas económicas, clausura del stand y/o pérdida parcial o total del derecho de participar en futuras ediciones de la FILU. Bases para participar mediante la opción consignación Los participantes en esta modalidad deberán sujetarse a las siguientes condiciones: 1. No cubrirán la cuota de recuperación correspondiente a los módulos de exhibición y venta. 2. Proporcionarán a la Universidad Veracruzana 40% de descuento, como mínimo, sobre sus ventas brutas. Dicho porcentaje se utilizará para otorgar al público un descuento de 10%, y el resto para cubrir gastos, entre ellos, el pago de los servicios de edecán. 3. Inscribirse en el periodo comprendido desde el momento de la recepción de la presente convocatoria hasta el 18 de marzo. Para la asignación de los mejores espacios de exhibición se considerarán los siguientes aspectos: 1) pronta inscripción y 2) calidad de los materiales. 4. Los títulos inscritos corresponderán a ediciones de 2008 al En el caso de las publicaciones periódicas, éstas deberán ser los cuatro números recientes. 5. La cantidad de ejemplares por título será de 2 para temas regionales o altamente especializados; tratándose de obras de interés general, la cantidad de ejemplares será determinada con base en su experiencia (sugerimos de 3 a 8 ejemplares). 6. Surtir con prontitud los pedidos que la Universidad Veracruzana solicite. 7. Las cajas de material deberán ser fácilmente identificables y numeradas en serie (1/5, 2/5 y 5/5). 8. Enviar el material bibliográfico del 6 de abril al 6 de mayo al siguiente domicilio: Feria Internacional del Libro Universitario Dirección Editorial de la Universidad Veracruzana Hidalgo Núm. 9, Zona Centro, 91000, Xalapa, Ver., México Tel: 52 (228) , y Tel/fax 52 (228) (Remitir por fax la guía que acompañe su embarque.) El material que llegue después de la fecha límite no será exhibido.

9 9. Proporcionar oportunamente la base de datos que se menciona en el apartado correspondiente, la cual también se utilizará para el registro de entradas, control de ventas y posterior liquidación, por lo que deberán asegurarse de que los datos registrados correspondan a los títulos remitidos en consignación. 10. Los gastos de envío y devolución (o en su caso, de aduana) correspondientes a los materiales bibliográficos serán con cargo a la editorial participante. La FILU no recibirá embarques por cobrar. 11. En caso de materiales incompletos, o dañados, se notificará a la persona que haya realizado la inscripción a la FILU. 12. La FILU realizará la devolución de materiales y el informe de ventas durante los quince días posteriores al término de la misma. 13. La editorial acepta efectuar, en caso necesario, cualquier aclaración acerca de la devolución de su material bibliográfico o del informe de ventas, durante los tres días siguientes a la fecha de su recepción, así como expedir la factura correspondiente a la mayor brevedad. 14. El pago por las ventas realizadas durante la FILU se efectuará en el lapso de un mes, contado a partir de la fecha en que se reciba la factura. La factura debe elaborarse con el domicilio fiscal de la UV que aparece a continuación, pero para el trámite de pago deberá enviarla al domicilio señalado en el punto 8. Datos fiscales de la Universidad Veracruzana (considerarse únicamente para efectos de elaboración de facturas): Universidad Veracruzana Lomas del Estadio s/n Col. Zona Universitaria C.P Xalapa, Veracruz R.F.C. UVE FM9 Bases para la participación en la modalidad exposición Esta opción es para editoriales extranjeras que no pueden mandar un representante propio, ni remitir libros en consignación, ya sea por el pago de aduanas o por alguna otra circunstancia; esta modalidad está sujeta a las siguientes condiciones: No cubrirán la cuota de recuperación correspondiente a los módulos de exhibición y venta. Inscribirse antes del 18 de marzo. Donar a la FILU dos ejemplares de cada uno de los títulos que deseen difundir (mínimo diez y máximo 100), remitiendo junto con los libros la información relativa al procedimiento a seguir para la adquisición de sus publicaciones, así como catálogos, lista de precios o algún otro tipo de documentación promocional. La FILU se compromete a exhibir los materiales en un stand especial en la Feria y a difundirlos mediante su página Web, así como a proporcionar a los interesados (distribuidores, bibliotecarios y público en general) información acerca de cómo pueden adquirir dichos materiales. Los títulos inscritos corresponderán a ediciones de 2008 al En el caso de las publicaciones periódicas, éstas deberán ser los cuatro números recientes. Proporcionar oportunamente la base de datos que se menciona en el apartado correspondiente, indispensable para su inclusión en la página Web. Enviar el material bibliográfico del 6 de abril al 6 de mayo al siguiente domicilio:

10 Feria Internacional del Libro Universitario Dirección Editorial de la Universidad Veracruzana Hidalgo Núm. 9, Zona Centro, CP 91000, Xalapa, Ver., México Tel: 52 (228) , y Tel/fax 52 (228) Fechas para recordar

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