Manual de captura Mayo de 2012

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1 Manual de captura Mayo de 2012

2 INDICE Pág. 1. Introducción Descripción del Sitio Inicio de Sesión Consulta Resultados de una consulta Creación de un nuevo registro Modificación de un registro Captura de Acervo Sección de Acervo Sección para Agregar, Modificar y Eliminar Fascículos y Notas Agregar Fascículo Modificar Fascículo Eliminar Fascículo Sección para Modificar y Eliminar un Renglón Modificar un Renglón Eliminar un Renglón Sección para Agregar un Nuevo Renglón Información de Contactos

3 1. Introducción La creación de un Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas (CCPS) entre las Universidades integrantes de la Red de Sistemas Bibliotecarios de las Universidades del Centro (RESBIUC), nace de la necesidad de compartir información que cada una de ellas tiene y ponen a disposición de las instituciones miembros de esta red. Para su desarrollo, el CCPS se apoya en un sistema de información automatizado que permite su actualización de manera permanente a través de internet, además de posibilitar su acceso y consulta por este medio, así como el intercambio y transferencia de información con otros sistemas similares. Con la intención de orientar la manera en cómo debe llevarse a cabo la captura de la información del CCPS, lo cual se hace de manera normalizada y siguiendo para ello los estándares internacionales convenidos, se presenta en éste documento lo correspondiente a la manera de utilizar el sistema para dar de alta nuevos títulos de revistas, así como la captura y actualización de las existencias de los acervos. La dirección del sitio web a través del cual se obtiene el acceso para la captura de la información del CCPS es: Asimismo es importante señalar que para acceder al sitio se requiere contar con un Nombre de Usuario y su correspondiente Contraseña valida. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 1

4 2. Descripción del Sitio Inicio de Sesión Consulta Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas Crear Registro Resultado de Consulta Editar Acervo Editar Registro El esquema anterior muestra la estructura principal del sitio web, en donde los círculos representan cada una de las pantallas que lo conforman y las líneas indican los flujos de información y/o accesos. A continuación se describen cada uno de los elementos señalados. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 2

5 3. Inicio de Sesión Al entrar al sistema aparece la pantalla principal, similar a la que se muestra en la siguiente figura. Teclear aquí el nombre de usuario Teclear aquí la Contraseña Para Iniciar Sesión es requisito ingresar el Nombre de Usuario y la Contraseña en las casillas correspondientes, y enseguida presionar el botón Ingresar. Al iniciar la sesión, el sistema nos lleva a la pantalla de consulta, misma que se muestra en el siguiente apartado. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 3

6 4. Consulta Después de haber iniciado la sesión de trabajo, aparece la pantalla de Consulta, misma que se muestra a continuación en la siguiente figura. Presionar para realizar la consulta A través de esta pantalla es posible realizar búsquedas por los siguientes campos y/o etiquetas: $022 &a ISSN $008 &f Frecuencia de la Revista $008 &e País de la Publicación $008 &j Idioma de la Publicación $952 Universidad en donde se ubica la revista $951 Unidad de Información en donde se ubica la revista $222 &a Título clave $245 &a Título Propiamente Dicho $260 &a Lugar de Publicación $260 &b Editor $260 &c Fecha de Publicación Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 4

7 Para formular la consulta, es necesario llenar los campos con la información correspondiente, no siendo necesarios llenarlos todos. De esta manera, una vez ingresados los datos de la búsqueda, se presiona el botón Buscar registros y al hacerlo se inicia el proceso de recuperación de los registros que cumplan con el criterio de selección. Posteriormente, aparecerá una nueva pantalla en la que se desplegarán los resultados de la búsqueda, tal y como se muestra en el siguiente apartado. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 5

8 5. Resultados de la Consulta Después de haber realizado la consulta, los resultados aparecen como se muestra en la siguiente figura. Botones de Navegación Detalle de Registros Cuerpo del Registro Botones de Acceso Los resultados se presentan en rangos de 5 en 5 registros y cada unos de los registros cuenta con dos accesos, uno es para Editar el Registro de la publicación y otro para Editar el Acervo de la revista seleccionada. En esa misma pantalla se muestran dos botones de navegación en la superior de los registros y otros dos en la parte de abajo de los mismos. Estos botones de navegación, que están etiquetados con las leyendas Anterior y Siguiente respectivamente, sirven para desplazarse entre los registros que se obtuvieron como resultado la consulta, siendo que el botón de siguiente muestra los siguientes 5 registros para su visualización. Al lado derecho de estos botones se encuentra el Detalle de Registros lo cual nos indica el rango de registros que estamos visualizando y la cantidad de registros totales que surgieron al ejecutar la consulta. Por su parte, el Cuerpo del Registro muestra un breve detalle de cada uno de los registros seleccionados. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 6

9 6. Creación de un nuevo registro Esta opción permite crear un nuevo registro en el Catálogo Colectivo. Asimismo, a través de esta opción se realiza la captura de los datos generales de la revista. La pantalla en la que se trabaja es la que se muestra en la siguiente figura. Presionar para Insertar el Nuevo Registro En esta pantalla se hace la captura de los datos de las Publicaciones de acuerdo a cada uno de los campos que se solicitan y al término de la captura se deberá presionar el botón que se encuentra en la parte inferior de la página etiquetado con la leyenda Insertar Registro. Al presionar el botón indicado, aparece una pantalla en la que se confirma que los datos fueron capturados, y al darle clic al botón de Aceptar de esa página, se muestra nuevamente la página de consulta. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 7

10 7. Modificación de un Registro Esta opción permite realizar la modificación de un registro en el Catálogo Colectivo. A través de esta opción se realiza la modificación de los datos generales de la revista y la pantalla en la que se trabaja es la que se muestra en la siguiente figura. Presionar para Actualizar Cambios Presionar para Editar Acervo En esta pantalla se capturan y/o modifican los datos de la revista, de acuerdo con cada uno de los campos que se solicitan. Al término de la captura y/o modificación se deberá presionar el botón que se encuentra en la parte inferior de la página etiquetado con la leyenda Actualizar Cambios. Al presionar el botón señalado, se realizan las modificaciones de los datos y se refresca la pantalla con las modificaciones realizadas. Cabe señalar que a partir de esta página también se puede entrar a Editar Acervo, al presionar el botón con la misma leyenda. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 8

11 8. Captura de Acervo En la siguiente figura se muestra la página en donde se realiza la captura y el mantenimiento en general del acervo de la revista, para la cual se deben seguir las políticas establecidas para ello 1. Sección de Acervo Sección de Información General Sección para Agregar, Modificar y Eliminar Fascículos y Notas Sección para Modificar y Eliminar un Renglón Sección para Agregar un Nuevo Renglón Sección de Publicaciones con Periodicidad Menor a la Mensual Selección de Acciones sobre el Acervo Sección de Acervo Sección para Agregar, Modificar y Eliminar Fascículos y Notas Sección para Modificar y Eliminar un Renglón Sección para Agregar un Nuevo Renglón Sección de Publicaciones con Periodicidad Mayor y/o Igual a la Mensual Botones para ejecutar las Acciones sobre el Acervo 1 Para revisar la información correspondiente dirigirse al Manual de Políticas del CCPS. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 9

12 Esta sección de Captura de acervo se divide en tres partes: la primera da Información General de la revista como es el título, periodicidad, idioma, medio de publicación, etc., tal y como la que se muestra en la siguiente figura. La segunda parte es para las publicaciones con periodicidad menor a la mensual (sección roja) y la tercera es para publicaciones con periodicidad mayor y/o igual a la mensual (sección azul). Cada una de las Secciones de captura esta dividida a su vez en cuatro secciones que son: Sección de Acervo. Sección para Agregar, Modificar y Eliminar Fascículos y Notas. Sección para Modificar y Eliminar un Renglón. Sección para Agregar un Nuevo Renglón. A continuación se explica en qué consiste cada una de las cuatro secciones, siendo que las secciones roja y azul funcionan de igual manera, solo con algunas pequeñas diferencias. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 10

13 8.1. Sección de Acervo Esta sección muestra el acervo que tiene la revista, en caso de no tener acervo capturado aparece vacío. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de cuando no se tiene acervo capturado y en las secciones siguientes no aparece en botón de Aceptar que permite realizar las acciones correspondientes a cada sección. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de cuando se cuenta con acervo. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 11

14 8.2. Sección para Agregar, Modificar y Eliminar Fascículos y Notas En esta sección se puede agregar, modificar y eliminar un fascículo y notas en cada renglón, en las siguientes figuras se muestran para revistas con periodicidad menor a la mensual y para periodicidad mayor o igual al mensual respectivamente Agregar Fascículos Para dar de alta un fascículo es necesario seleccionar el año, el mes el volumen si es que existe, el día o el mes en que se quiere insertar el fascículo, según sea el caso de periodicidad, así como agregar el número del fascículo y una nota si así fuera el caso.es necesario hacerlo. Seleccionar la Acción de Agregar, las cuales están marcadas con círculos blancos en las figuras anteriores y presionar el botón de Aceptar, marcado con círculo rojo en la figura anterior. En caso de no aparecer el botón de Aceptar el motivo será porque hay que agregar el fascículo en la Sección para Agregar un Nuevo Renglón Modificar Fascículo Para modificar un número de fascículo o una nota, es necesario igualmente que en la acción de Agregar, se seleccione el año, el mes el volumen si es que existe, el día o el mes en que se quiere insertar el fascículo (según sea el caso de periodicidad). A continuación se agrega el número del fascículo y una nota si es necesario hacerlo, así como seleccionar la Acción de Modificar, que están marcadas con círculos blancos en las figuras anteriores y presionar el botón de Aceptar, marcado con círculo rojo en la figura anterior. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 12

15 Eliminar Fascículo Para eliminar un número de fascículo o una nota es necesario igualmente que en la acción de agregar y modificar, seleccionar el año, el mes, el volumen si es que existe, el día o el mes en que se quiere insertar el fascículo, según sea el caso de periodicidad, y se deja en blanco el número del fascículo y la nota si así fuera necesario. A continuación seleccionar la acción de Eliminar, que están marcadas con círculos blancos en las figuras anteriores y presionar el botón de Aceptar, marcado con círculo rojo en la figura anterior. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 13

16 8.3. Sección para Modificar y Eliminar un Renglón En esta sección se puede modificar y eliminar un renglón completamente de la cuadrícula. En las siguientes figuras se muestran para revistas con periodicidad menor a la mensual y para periodicidad mayor o igual al mensual respectivamente Modificar un Renglón La parte que se modifica con esta opción en un renglón son los campos clave de este, por ejemplo: En una revista con periodicidad menor a la mensual, los campos que se pueden modificar a través de esta opción son los siguientes: Año, Mes y Volumen. Para cambiarlos se debe seleccionar el año, el mes y el volumen del renglón del cual se realizará el cambio y a continuación en los siguientes campos de año, mes y volumen se colocan los nuevos valores que se asignarán. En caso de querer eliminar algún valor, éste se deja en blanco. A continuación se debe seleccionar la acción de Modificar, que están marcadas con círculos blancos en las figuras anteriores y presionar el botón de Aceptar, marcado con círculo rojo en la figura anterior. Igual que en la acción anterior, en caso de no aparecer el botón de Aceptar, el motivo será porque hay que agregar el fascículo en la sección para Agregar un Nuevo Renglón. Para revistas con periodicidad mayor o igual al mensual el proceso que se sigue es similar al anterior, pero llenando los campos correspondientes, que son: Año de, Año hasta y Volumen. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 14

17 Eliminar un Renglón En esta opción se puede eliminar un renglón completo de la cuadrícula de la revista, por ejemplo para las revistas con periodicidad menor a la mensual hay que seleccionar el año, el mes y el volumen del renglón del cual se realizará la eliminación. A continuación seleccionar la acción de Eliminar, que están marcadas con círculos blancos en las figuras anteriores y presionar el botón de Aceptar, marcado con círculo rojo en la figura anterior. Para revistas con periodicidad mayor o igual al mensual, el proceso que se sigue es similar al anterior pero llenando los campos correspondientes, que son: Año de, Año hasta y Volumen. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 15

18 8.4. Sección para Agregar un Nuevo Renglón En esta sección se puede agregar un nuevo renglón en la cuadrícula. Esta sección se utiliza en dos casos principalmente: cuando queremos agregar un nuevo renglón al kardex y/o cuando la revista no tiene ningún fascículo en el kardex. En las siguientes figuras se muestran para revistas con periodicidad menor a la mensual y para periodicidad mayor o igual al mensual respectivamente. Por ejemplo, para las revistas con periodicidad menor a la mensual, hay que llenar los campos del año, el mes y el volumen, el día al que se quiere agregar el primer fascículo y el número del fascículo, así como una nota si fuera necesario. A continuación seleccionar la acción de Agregar, que están marcadas con círculos blancos en las figuras anteriores y presionar el botón de Aceptar, marcado con círculo rojo en la figura anterior. Para revistas con periodicidad mayor o igual al mensual, el proceso que se sigue es similar al anterior pero llenando los campos correspondientes, que son: Año de, Año hasta, Volumen, Mes, Número del Fascículo y nota si es necesario. Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 16

19 9. Información de Contactos Teléfonos y Fax: Universidad Autónoma de San Luis Potosí Sistema de Bibliotecas Teléfonos: (444) ; (444) y (444) Fax: (444) Página de Consulta de Acervo: / / Página de Captura de Acervo: Manual de Captura del Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de la RESBIUC 17