GUÍA RESUMIDA DE USO. Agencia Tributaria DEL PROGRAMA 340. Departamento de INFORMÁTICA TRIBUTARIA

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1 GUÍA RESUMIDA DE USO DEL PROGRAMA 340 Agencia Tributaria Departamento de INFORMÁTICA TRIBUTARIA

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN...3 Formulario Programa de Ayuda para la conversión de otros formatos... 3 ACCESO AL FORMULARIO DEL Oficina Virtual / Sede electrónica... 4 Búsqueda... 6 PANTALLA DE INICIO...7 Archivo... 7 Entorno de pantalla inicial o resumen... 8 GRABACIÓN DE FACTURAS...13 FACTURAS EXPEDIDAS...14 Detalle de las casillas no auto explicativas FACTURAS RECIBIDAS...20 DETERMINADAS OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS...21 Pautas de cumplimentación del libro de registro de determinadas Operaciones Intracomunitarias Ejemplos BIENES DE INVERSIÓN...26 Buscar Consulta Resumen OPCIONES EN EL MENÚ ARCHIVO...34 Archivo Nueva declaración Leer declaración Guardar declaración Importar datos declaración Firmar y enviar declaración Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 2

3 GUÍA RESUMIDA DE USO DEL PROGRAMA 340 Introducción La AEAT ofrece para su utilización en el proceso de devolución mensual del IVA dos servicios informáticos descargables desde FORMULARIO 340 Es el programa que ofrece las siguientes posibilidades: - Grabación, mantenimiento y consulta de facturas de los distintos libros - Validación de los datos - Importación de un fichero con el diseño de registro del 340 para validarlo, modificarlo y completarlo - Importación de los datos de la Declaración 303 necesarios - Firma y envío a la AEAT (Presentación telemática) Su utilización se describe en este manual. PROGRAMA DE AYUDA PARA LA CONVERSIÓN DE OTROS FORMATOS ANUNCIO El 2 de Febrero se ofrecerá un programa de conversión que permitirá: a ) Importar ficheros en formato txt y xls con datos de facturas elaborados con otros programas informáticos distintos al elaborado por la AEAT. Permitirá la consolidación de distintos ficheros de un mismo declarante elaborados en distintos ordenadores. b) Convertir estos ficheros al formato requerido para la presentación del 340 en la AEAT. c) Dar aviso de los errores de cumplimentación. d) Opcionalmente conectar con el Formulario 340 para incorporar el código electrónico del modelo 303, validar los resultados y realizar la presentación en la Oficina Virtual / Sede Electrónica de la AEAT. Con ello aquellos usuarios que prefieran la utilización de sus propios programas para el registro de las facturas dispondrán de un software libre para la validación y entrega de sus datos. Se amplía información del conversor (Pandata 340) en su propia guía. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 3

4 Acceso al formulario del modelo 340 OFICINA VIRTUAL / SEDE ELECTRÓNICA Haga clic en Presentar y consultar declaraciones. Baje hasta localizar el modelo 340 en el listado de modelos y haga clic en Modelo 340. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 4

5 Haga clic en Programa de ayuda para la cumplimentación y presentación. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 5

6 BÚSQUEDA También utilizando BUSCAR 340 en la Oficina Virtual / Sede Electrónica. Seleccione la opción de Sede electrónica - Trámites. Por último, haga clic en Programa de ayuda para la cumplimentación y presentación. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 6

7 PANTALLA DE INICIO El entorno inicial proporciona: - Menú Archivo - Pantalla inicial de entrada de datos ARCHIVO Las opciones que ofrece el menú Archivo son las siguientes: - Nueva Declaración - Leer declaración Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 7

8 - Recalcular declaración - Guardar declaración - Importar datos de declaración Firmar y Enviar declaración - Salir Las opciones no remarcadas se activarán el 2 de febrero de 2009 con el periodo de inicio de la presentación del modelo 303 y del modelo 340 al tiempo que se ofrecerá un programa que permitirá convertir ficheros de datos al formato 340 y exportarlos a este programa para su validación y remisión a la AEAT. ENTORNO DE PANTALLA INICIAL O RESUMEN La pantalla de entrada de datos inicial solicita: a) Datos del declarante y de la persona que se desee designar en el caso de que la AEAT necesite comunicar alguna incidencia b) Datos de la declaración Proporciona, tras cumplimentar los datos de las facturas un resumen. Los datos solicitados son: - Identificación del declarante - NIF - Apellidos, Nombre o razón social - NIF del Representante Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 8

9 - Teléfono de Contacto (en este apartado incluirá el teléfono de la empresa con la que el funcionario que tramite dicho expediente, en caso de alguna duda, se pueda poner en contacto) - Apellidos y Nombre de la persona con quién relacionarse (en este apartado incluirá la persona de la empresa con la que el funcionario que tramite dicho expediente, en caso de alguna duda, se pueda poner en contacto) - Justificante, ejercicio y periodo - Nº Identificativo de la declaración (lo genera el programa, y son 13 dígitos que empiezan por 340) - Ejercicio (lo genera el programa) - Periodo (el del mes al que corresponden las facturas) - Marca Sin actividad (lo genera el programa) - Código electrónico Autoliquidación IVA - Código electrónico Autoliquidación IVA. Se cumplimentará una vez realizada la liquidación, y son los 16 caracteres hexadecimales que se muestren en la página de respuesta de la presentación del modelo 303 del mismo período. - Declaración Complementaria o sustitutiva (Sólo en estos casos) - Marca declaración Complementaria - Marca declaración Sustitutiva - Número de identificativo de la declaración anterior - Resumen de datos incluidos en la declaración - Número total de operaciones relacionadas en la declaración. - Importe total de la base imponible - Importe total de la cuota - Importe total de las facturas Este resumen es proporcionado por el sistema después de haber grabado facturas. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 9

10 Aparecen los datos de identificación. Se genera un número de justificante. En la ventana Periodo aparece un desplegable donde en el ejercicio 2009 sólo se deben seleccionar períodos mensuales. En el primer mes, enero. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 10

11 En la esquina superior derecha del programa nos aparece un segundo desplegable con opciones de Ayuda que enlazan con información en Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 11

12 Para poder continuar será necesario cumplimentar los datos de identificación del declarante, al menos, el NIF, que es validado. Si los datos están correctamente cumplimentados un mensaje informa de la imposibilidad de cambiar el campo del NIF con posterioridad. Si se desea trabajar con otro NIF será necesario abrir una nueva declaración. Aparece una ventana en la que solicita indicar si ha realizado operaciones sujetas al IGIC (siglas de Impuesto General Indirecto Canario) con dos posibles opciones: - Algunas o ninguna (la opción habitual en Península y Baleares, será la opción por defecto) -Todas Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 12

13 GRABACION DE FACTURAS Se presenta un entorno para cumplimentar con diversas solapas o pestañas. - Facturas Expedidas - Facturas Recibidas - Determinadas operaciones Intracomunitarias - Bienes de inversión Y una solapa rotulada Resumen que entre otras funciones lleva a la página inicial. Dos botones Consulta y Buscar sirven para localizar y poder revisar las facturas cumplimentadas. El procedimiento habitual será grabar las facturas disponibles de cada libro y posteriormente comprobar la grabación si se desea en Consulta o ver los totales en Resumen Se detalla la utilización de cada una de las pantallas a que conducen las pestañas citadas. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 13

14 FACTURAS EXPEDIDAS Pulsando en Facturas Expedidas se ofrecen dos opciones: - Nuevo registro - Borrar Pulse en Nuevo registro para grabar su primera factura. Se abre una ventana con campos a cumplimentar. En primer lugar aparece una ventana amarilla bloqueada con el NIF de la entidad declarante. -Cliente - Ventana IGIC (marcar sólo si la factura está sujeta al Impuesto General Indirecto Canario) Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 14

15 - NIF Declarado (si el destinatario es español) - Representante Legal (si el destinatario es menor de 14 años) - Apellidos, Nombre o razón social - Código País, aparecerá ES España por defecto, se debe modificar esta ventana si la entrega de bienes o prestación de servicios se realizan a un extranjero - Clave Identificación País de Residencia del cliente - Facturas Expedidas - Clave de Operación. Por defecto la habitual - Nº de registro. (Número correlativo para las facturas en el libro) - Nº Facturas. Se utilizan estos campos cuando se acumulan en un solo registro varios tiques o factura - Nº de registros (desglose) - Primer número - Ultimo número - Identificación factura - Fecha de expedición - Fecha operación - Base imponible - Tipo impositivo - Cuota del impuesto - Recargo de equivalencia - Cuota recargo de equivalencia - Importe total de la factura - Base imponible a coste - Identificación factura rectificada DETALLE DE LAS CASILLAS NO AUTO EXPLICATIVAS La activación de la casilla IGIC modifica los tipos impositivos en la casilla correspondiente. Código país del destinatario: desplegable con los códigos de los países recogidos en el Anexo IV de la orden EHA/3202/2008 de 31 de Octubre. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 15

16 Clave identificación fiscal en el país de residencia admite las siguientes opciones. - NIF (por defecto, para cuando el destinatario es español y en este caso el Código País será España y el Número de Identificación en el País de Residencia irá en blanco) - NIF / IVA operador intracomunitario (En este caso el Código País no podrá ser España no obstante, en este caso no es necesario cumplimentar el campo Código País y deberá introducirse el NOI el Número de Identificación en el País de Residencia. En cambio el NIF declarado irá a blancos) - Pasaporte - Documento expedido por país de origen - Certificado de residencia fiscal - Otro documento probatorio Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 16

17 Desplegable de Clave de operación presenta opciones desde A hasta Q. Para cumplimentar las fechas se dispone de una ventana auxiliar de calendario. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 17

18 Desplegable tipos impositivos de IVA. Existe un desplegable con los tipos impositivos de IGIC y otro con los tipos del Recargo de Equivalencia. Antes de abandonar la pantalla deberá guardar el registro ya que en caso contrario se emitirá un mensaje de error para evitar la pérdida de la grabación. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 18

19 Las opciones cambian a: - Nuevo Registro, en la que grabará un nuevo registro de facturas - Borrar, en la que borrará la factura que aparece registrada Podrá desplazarse a través de las diferentes pantallas de facturas según vaya guardando las mismas. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 19

20 FACTURAS RECIBIDAS El formato y las reglas de funcionamiento de esta pantalla son idénticas a las explicadas en la anterior pestaña sin mas que cambiar cliente por proveedor y emitidas por recibidas. Por ello se omite la reproducción de la explicación anterior. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 20

21 DETERMINADAS OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS La pantalla inicial de Determinadas operaciones Intracomunitarias es: Se utiliza para cumplimentar el dato tanto si el operador intracomunitario es DESTINATARIO o REMITENTE. Los tipos de operaciones intracomunitarias posibles son: el envío o recepción de bienes para la realización de informes periciales o trabajos mencionados en el artículo 70.Uno.7º de la LIVA, las operaciones asimiladas a las entregas intracomunitarias de bienes (artículo 9.3º LIVA), y las operaciones asimiladas a las adquisiciones intracomunitarias de bienes (artículo 16.2º LIVA). Aparecen los siguientes campos que se cumplimentan con las reglas ya expuestas: - Detalle - NIF Declarado, incluirá el NIF de la persona con la que ha realizado la operación intracomunitaria. - Representante Legal - Apellidos Nombre o razón social - Código País (no es necesario cumplimentarlo) - Clave Identificación País de Residencia. Mismo desglose que en recibidas Código país: desplegable con los códigos de los países recogidos en el Anexo IV de la orden EHA/3202/2008 de 31 de Octubre Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 21

22 - Nº Identificación Fiscal País de Residencia - Determinadas Operaciones Intracomunitarias - Número de Registro - Número de Factura - Fecha de expedición - Fecha de Operación - Base Imponible - Tipo Impositivo - Cuota del impuesto - Importe total de la factura - Clave Declarado en esta ventana indicará si es el destinatario o el remitente de dicha operación intracomunitaria - Clave Estado Miembro. Indicar el Estado Miembro de la Unión Europea con el que se ha realizado la operación intracomunitaria - Plazo de operación - Descripción de los bienes - Dirección del operador intracomunitario - Domicilio - Población - Código Postal - Otras Facturas o documentación Las fechas disponen de ventana auxiliar de calendario. Los tipos de IVA figuran en un desplegable en Tipo impositivo. Se solicita la clave declarado de la operación donde debe expresarse si el declarado es destinatario o remitente. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 22

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24 PAUTAS DE CUMPLIMENTACIÓN DEL LIBRO DE REGISTRO DE DETERMINADAS OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS Tanto si el declarante es español como un extranjero su identificación vendrá en el resumen. En este libro se registran "exclusivamente" dos tipos de operaciones, las operaciones a las que hace referencia el artículo 66 del RIVA, es decir, sólo las siguientes: 1ª. El envío o recepción de bienes para la realización de los informes periciales o trabajos mencionados en el artículo 70, apartado uno, número 7º, de la Ley del Impuesto (Ley 37/1992). 2ª Las transferencias de bienes y las adquisiciones intracomunitarias de bienes comprendidas en los artículos 9, apartado 3º, y 16, apartado 2º, de la Ley del Impuesto (Ley 37/1992). En cuanto a las adquisiciones intracomunitarias de bienes habituales (las que se recogen en el libro de determinadas operaciones intracomunitarias son "Operaciones asimiladas a las adquisiciones intracomunitarias de bienes", los conocidos como "transfer" y las operaciones del artículo 70.Uno.7ª LIVA), así como las entregas intracomunitarias de bienes habituales, se deben registrar en el libro registro de facturas recibidas y emitidas respectivamente, utilizando la clave 2 en la casilla Clave Número de Identificación en el país de residencia y su Número de Operador Intracomunitario en la casilla Número de Identificación Fiscal en el país de residencia. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 24

25 EJEMPLOS Ejemplos de operaciones que se deben registrar en el Libro de "Determinadas operaciones intracomunitarias": a) Operaciones del artículo 70.Uno.7º LIVA: una sociedad española envía a Francia una maquinaria agrícola para su reparación, la empresa francesa le comunica que el plazo previsto para que realice la citada reparación es de un mes. Registro de la operación en el modelo 340: En esta caso la operación de envío de la maquinaria se consignará exclusivamente en el "Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias", con la Clave de tipo de operación "A" y la clave de declarado "D", el "plazo de operación" un mes, y el resto de información solicitada, con una particularidad, al no emitirse factura por el envío no se cumplimentará: la fecha de expedición, tipo, base imponible, cuota, importe total de la factura e identificación de la factura. b) Operaciones asimiladas a las entregas intracomunitarias de bienes (artículo 9.3º LIVA): una sociedad A dedicada a la actividad editorial envía una máquina de impresión, que tenía afecta a su actividad en España, con destino a Alemania, con la intención de afectarla a la actividad económica que la propia sociedad A desarrolla en dicho país. Registro en el modelo 340: La sociedad "A" emitirá una factura por la entrega de la maquinaria que se debe registrar como tal en el libro registro de facturas emitidas, asimismo registrará la operación en el Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias con la Clave de tipo de operación "B" y la clave de declarado "D", y el resto de información que se exige con carácter general para este tipo de operaciones, sin que en este caso sea necesario consignar ninguna información en el campo de "plazo de operación", ya que el bien se quedará en Alemania por un tiempo indefinido. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 25

26 BIENES DE INVERSION Las facturas del libro de bienes de inversión hay que incluirlas sólo en el período 12 o cuando se produzca el cese de la actividad. La pantalla de inicio de Bienes de Inversión es: Los campos de la zona Detalle tienen la misma interpretación que en las pantallas explicadas por lo que se omite la reiteración. Bienes de Inversión Los campos que suponen una novedad son: - Importe total de la factura - Prorrata definitiva - Regularización Anual de la inversión - Identificación de la entrega - Regularización de la deducción efectuada - Fecha Inicio - Base imponible a coste - Identificación del bien Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 26

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28 BUSCAR Si se pulsa el botón correspondiente. Para los criterios de búsqueda se puede realizar un filtro por diversos criterios. - Generales - NIF - Apellidos Nombre, Razón social - Identificación de la factura - Base Imponible - Desde - Hasta - Fecha de Expedición - Fecha de expedición hasta - Específicos - Bienes de Inversión - Determinadas Operaciones Intracomunitarias Seleccione en función a los Criterios y pulse buscar. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 28

29 Una vez determinados los criterios envía a la pantalla de consulta en la que aparecerán las operaciones solicitadas. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 29

30 CONSULTA Pulsando el botón situado en la parte superior derecha. Detalle página de Consulta Las opciones que nos ofrece son: - Ir a última operación - Borrar - Ir a la factura para su modificación, pulsando en el campo Nif declarado Ultima operación. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 30

31 Traslada a la última operación realizada. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 31

32 Si pulsa la opción Borrar aparece el mensaje. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 32

33 RESUMEN En la pantalla Resumen en amarillo y protegido aparecen los totales de las operaciones grabadas, su base imponible, cuota e importe total de las facturas incorporadas a la declaración. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 33

34 OPCIONES EN EL MENU ARCHIVO ARCHIVO NUEVA DECLARACIÓN Cuidado! Esta opción borra los datos de una declaración previa que se hubieran incorporado y no se hubieran grabado en un fichero mediante la opción del menú archivo: Guardar declaración. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 34

35 LEER DECLARACIÓN Permite leer una declaración desde un fichero. En caso de estar utilizando el navegador Microsoft Internet Explorer los ficheros tienen que estar ubicados en un directorio raíz cuyo nombre empiece por AEAT. El fichero que se puede leer tiene que contener los datos según el diseño de registro del modelo 340, y la lectura de un fichero borra los datos previos que hubiera en el formulario de cumplimentación. Recalcular declaración, para obtener los totales. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 35

36 GUARDAR DECLARACIÓN: Opción que graba los datos incorporados en un fichero en el directorio AEAT y cuyo nombre empieza por el NIF del declarante. Graba un fichero en Windows el subdirectorio raíz aeat, en aeat/340_2009. En MacOx y Linux también lo graba en aeat, 340_2009. El nombre del fichero es el del NIF del declarante_ejercicio_período.340 y es un fichero de texto según el formato de los registros tipo 1 y tipo 2 del modelo 340. En caso de existir errores los muestra para corregirlos pulsando en Ir. El fichero se archiva en la dirección que indica la ventana. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 36

37 IMPORTAR DATOS DECLARACIÓN 303 Esta opción permitirá a partir del 2 de Febrero incluir el código electrónico de la autoliquidación de IVA correspondiente al mismo período ya presentada por Internet. FIRMAR Y ENVIAR DECLARACIÓN Para presentar el modelo 340 por internet. Guía resumida de uso del programa 340 (v.1) 37