MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE BIENES MUEBLES DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO

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1 GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE BIENES MUEBLES DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO FEBRERO 2015

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3 Hoja: 3 de 18 ÍNDICE Página 1. Introducción 4 2. Ámbito de Aplicación, Objetivos y Políticas 5 3. Marco Jurídico 6 4. Glosario 7 5. Integración del Comité 9 6. Funcionamiento del Comité Funciones de los Integrantes del Comité Operación Anexos: Formato de Listado de Casos 14 Formato de Seguimiento de Acuerdos y Compromisos Vigencia 18

4 Hoja: 4 de INTRODUCCIÓN El presente manual ha sido elaborado para definir los aspectos básicos de operación del Comité de Bienes Muebles del Servicio Postal Mexicano, con el propósito de ajustarse al procedimiento que deba seguirse en lo relativo al Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Organismo, de conformidad a lo establecido en la Ley General de Bienes Nacionales, las Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Servicio Postal Mexicano y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (publicados en el D.O.F. el 16 de julio de 2010, como sus respectivas modificaciones del 20 de julio de 2011 y 3 de octubre de 2012). Con fundamento en lo establecido en el Artículo 141 fracción I, de la Ley General de Bienes Nacionales, corresponde al Comité de Bienes Muebles elaborar y autorizar su propio Manual de Integración y Funcionamiento, este documento contiene el fundamento legal, definiciones, objetivo, integración, operación, políticas generales de actuación, funciones y responsabilidades de los integrantes del Comité de Bienes Muebles; por lo que se constituye como un instrumento que coadyuva a lograr la racionalización, austeridad y disciplina presupuestal del gasto público, apegándose a la normatividad prevista en la Ley vigente en la materia; así como orientar a las Unidades Responsables del Organismo, sobre el establecimiento de las medidas y canales de comunicación más adecuados para su aplicación.

5 Hoja: 5 de ÁMBITO DE APLICACIÓN, OBJETIVOS Y POLÍTICAS 2.1 Ámbito de Aplicación El contenido del presente Manual es de observancia general para los integrantes del Comité de Bienes Muebles del Servicio Postal Mexicano. 2.2 Objetivo General El Organismo en base a las normas establecidas deberá llevar a cabo los Inventarios Físicos, con el propósito de determinar aquellos bienes que no son susceptibles de reparación, con el propósito de evitar y almacenar bienes ociosos en desuso, que generen otro tipo de gastos, determinando su Disposición Final bajo los procedimientos jurídicos y/o normatividad establecida. 2.3 Objetivos Específicos 1. Llevar el control y seguimiento del Programa de Disposición Final de Bienes Muebles del ejercicio fiscal que corresponda. 2. Conocer directamente todos los asuntos relacionados con la venta de bienes muebles instrumentales y de consumo. 3. Analizar los casos de donación de bienes muebles y someterlos a la aprobación del C. Director General del Organismo. 4. Vigilar la correcta aplicación de la normatividad que rige sobre los procedimientos de desincorporación y baja de bienes muebles. 5. Fomentar la venta de todos los bienes muebles que por sus características físicas ya no sean útiles para el servicio a que fueron destinados y así contar con un inventario confiable. 2.4 Políticas 1. En las Sesiones Ordinarias, así como en las Extraordinarias quien presida la Sesión y el Secretario Ejecutivo, tienen derecho a voz y voto, adicionalmente el Presidente del mismo tiene voto de calidad. 2. La participación de los Vocales será con derecho a voz y voto y los Titulares del Comité podrán nombrar cada uno por escrito a un Suplente, el cual debe tener el nivel jerárquico inmediato inferior al del titular y sólo podrá participar en su ausencia. 3. Los miembros Suplentes tendrán derecho a voz y voto en las Sesiones, esto será permitido exclusivamente cuando los titulares no puedan asistir por causas justificadas. 4. Los Asesores y los Invitados que asistan a las Sesiones para proporcionar o aclarar información de los asuntos a tratar, tendrán derecho a voz y pero no a voto.

6 Hoja: 6 de MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo Ley del Servicio Postal Mexicano. 3. Ley de Vías Generales de Comunicación. 4. Ley Federal del Trabajo. 5. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 6. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 7. Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. 8. Ley General de Bienes Nacionales. 9. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. 10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 11. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento. 12. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. 13. Código Civil Federal. 14. Código Federal de Procedimientos Civiles. 15. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano. 16. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 17. Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. 18. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano. 19. Manual de Organización Institucional. 20. Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. 21. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. 22. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano. 23. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 24. Bases Generales para el registro, afectación, disposición final y bajas de bienes muebles del Servicio Postal Mexicano, autorizadas por la H. Junta Directiva en su Tercera Sesión Ordinaria, efectuada el 11 de octubre de 2005 y notificado a través del Oficio No. DPE/625/ Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. 26. Y demás disposiciones aplicables en la materia.

7 Hoja: 7 de GLOSARIO Para los efectos del presente Manual, se entenderá por: Avalúo: Baja: Bienes: Bienes de Consumo: Bienes Instrumentales: Bienes No Útiles: CUCOP: Comité: Coordinadora de Sector: Dictamen de No Utilidad: Disposición Final: El resultado del proceso de estimar el valor de un bien, determinando la medida de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha determinada. Es así mismo un dictamen técnico en el que se indica el valor de un bien a partir de sus características físicas, su ubicación, su uso y de una investigación y análisis de mercado. La cancelación de registros de un bien en el inventario del Organismo, una vez consumada su disposición final o cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado. Los Bienes Muebles propiedad del Servicio Postal Mexicano, que define y clasifica el Código Civil Federal y la Ley General de Bienes Nacionales. Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el Organismo, tiene un desgaste total o parcial y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza el Organismo siendo susceptibles de asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Aquellos que cumplan con una o varias de las siguientes condiciones: a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio. b) Aún funcionales pero ya no se requieren para la prestación del servicio. c) Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación. d) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable. e) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento. f) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas. Clasificador Único de las Contrataciones Públicas El Comité de Bienes Muebles del Servicio Postal Mexicano. La Secretaría de Comunicaciones y Transportes. El documento elaborado por el responsable de los recursos materiales que describe el bien y se acreditan las causas de la no utilidad del mismo. El acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial (enajenación o destrucción).

8 Hoja: 8 de 18 Enajenación: Ley: Lista: Normas: Procedimientos de Venta: Responsable de los Recursos Materiales: Secretaría: Valor Mínimo: Valor para Venta: Valuador: Vehículos: La transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la venta, donación, permuta y dación en pago. La Ley General de Bienes Nacionales. La lista de valores mínimos que publica bimestralmente la Secretaria en el Diario Oficial de la Federación. Las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. Los de licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa. El Servidor Público con rango no inferior a Director Corporativo de Administración y Finanzas del Organismo facultado para determinar la afectación de bienes muebles, así como para proponer la disposición final correspondiente. La Secretaría de la Función Pública, a través de la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal. El valor general o específico que fije la Secretaría o para el cual se establezca una metodología que lo determine, o el obtenido a través de un avalúo. El valor especifico asignado, por el responsable de los recursos materiales para instrumentar la venta de bienes con base al valor minino. Las instituciones de crédito o terceros capacitados, considerando dentro de estos últimos al Instituto de Administración de Avalúos de Bienes Nacionales (INDABIN), a los Corredores Públicos y a cualquier otra persona acreditada para ello. A los autotransportes terrestres.

9 Hoja: 9 de INTEGRACIÓN DEL COMITÉ El Comité de Bienes Muebles del Servicio Postal Mexicano estará integrado por: CARGO TITULAR SUPLENTE ATRIBUCIONES Presidente Secretario Ejecutivo Secretario Técnico Director Corporativo de Administración y Finanzas Subdirector de Almacenes, Abastecimientos y Servicios Gerente de Almacenes e Inventarios Subdirector de Almacenes, Abastecimientos y Servicios Gerente de Almacenes e Inventarios Coordinador de Enlace Administrativo Vocal Director Corporativo Comercial Subdirector de Área Vocal Vocal Vocal Director Corporativo de Planeación Estratégica Director Corporativo de Información y Tecnología Coordinador General de Logística y Operación Subdirector de Área Subdirector de Área Director de Área / Subdirector de Área Vocal Subdirector de Recursos Materiales Gerente de Área Vocal Subdirector de Finanzas Gerente de Área Asesor Asesor Asesor Invitados Titular del Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano. Titular del Área de Auditoria para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública y voto de calidad y voto y voto y voto y voto y voto y voto y voto Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal Subdirector de Área Representante de la Secretaría de la Función Pública a través de la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal. Las personas cuya intervención considere necesaria el Presidente o Secretario Ejecutivo, para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del comité.

10 Hoja: 10 de FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ 1. Elaborar y autorizar el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Bienes Muebles respectivo. 2. Aprobar el calendario de reuniones ordinarias. a) Las ordinarias se efectuarán mensualmente, siempre que existan asuntos a tratar. Sólo en casos justificados, a solicitud del Presidente del Comité o de la mayoría de sus miembros, se realizarán sesiones extraordinarias. 3. Llevar a cabo el seguimiento del programa anual de disposición final de bienes muebles. 4. Analizar los casos de excepción al procedimiento de licitación pública previstos en el tercer párrafo del artículo 132 de la Ley General de Bienes Nacionales y proponerlos para su autorización a la Secretaria. 5. Autorizar los actos para la desincorporación patrimonial de desechos, con vigencia mayor a un año. 6. Autorizar la donación de bienes cuyo valor no exceda del equivalente a quinientos días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal. 7. Únicamente cuando el C. Director General así lo solicite, analizar la conveniencia de celebrar operaciones de donación (las donaciones a que se hace referencia son; aquellas que exceden el equivalente a los 500 días de salario mínimo general vigente en el Distrito federal), permuta, dación en pago o comodato de bienes muebles. 8. Nombrar a los servidores públicos encargados de presidir los actos de apertura de ofertas y de fallo. 9. Analizar los informes trimestrales de conclusión o trámite de los asuntos sometidos al Comité, así como de todas las enajenaciones efectuadas en el período por el Organismo, a fin de, en su caso, disponer las medidas de mejora o correctivas necesarias. 10. Aprobar el informe anual respecto de los resultados obtenidos de su actuación, en la primera sesión ordinaria del ejercicio fiscal inmediato posterior, así como someterlo a la consideración del titular del Organismo. Con fundamento en lo que establece el artículo 141 de la Ley General de Bienes Nacionales, en ningún caso podrán los Comités emitir las autorizaciones o aprobaciones a que se refieren las fracciones anteriores cuando falte el cumplimiento de algún requisito o no se cuente con los documentos esenciales exigidos por las disposiciones aplicables. En consecuencia, no producirán efecto alguno los acuerdos condicionados en cualquier sentido, siendo estos documentos los que se establecen en la Norma Cuadragésima Octava, de las Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada :

11 Hoja: 11 de 18 a. Dictamen de no utilidad para los casos de venta, donación, permuta o dación en pago. b. Solicitud o conformidad para donación, permuta, dación en pago o comodato de bienes, suscrita por él o los interesados. c. Constancias que acrediten debidamente la contribución del comodato con los programas del Gobierno Federal, así como la estrategia de control y seguimiento correspondiente. d. Constancias que acrediten la procedencia e idoneidad de los solicitantes para ser beneficiarios en los términos de los diversos supuestos previstos por la LGBN, y e. Relación de los bienes objeto de la operación y de sus valores (de adquisición, de inventario, valor mínimo o de avalúo según resulte aplicable).

12 Hoja: 12 de FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ Las funciones que se señalan a continuación son de carácter enunciativo y no limitativo, dado los diversos factores imprevistos que intervienen en el proceso de Bienes Muebles. CORRESPONDE AL PRESIDENTE 1. Proponer al Comité el orden del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias. 2. Coordinar y dirigir las reuniones del Comité y convocar, solo cuando se justifique a reuniones extraordinarias. CORRESPONDE AL SECRETARIO EJECUTIVO 1. Vigilar la correcta expedición del orden del día y del listado de los asuntos a tratar en el Comité, incluyendo los documentos de apoyo necesarios. 2. Remitir a cada integrante del Comité la documentación de los asuntos a tratar para la reunión a celebrarse, así como levantar el acta correspondiente a cada sesión y aquellas otras que le encomiende el Presidente o el Comité. CORRESPONDE AL SECRETARIO TÉCNICO 1. Para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades el Secretario Ejecutivo, puede auxiliarse de un Secretario Técnico, quien asistirá a las reuniones del Comité, con derecho a voz y no a voto. 2. Auxiliar al Presidente del Comité y Secretario Ejecutivo con las funciones que tienen encomendadas. 3. Levantar el acta correspondiente a cada sesión y recabar las firmas del acta que se levante para presentarla en la reunión siguiente. 4. Registrar los acuerdos y realizar su seguimiento, resguardar la documentación inherente al funcionamiento del Comité. CORRESPONDE A LOS VOCALES 1. Enviar al Secretario Ejecutivo los documentos de los asuntos que a su juicio deban tratarse en el Comité. 2. Analizar la documentación de la reunión a celebrarse. 3. Aprobar en su caso el orden del día. 4. Votar los asuntos con base en las constancias que obren en la carpeta de trabajo respectiva y realizar las demás funciones que les encomiende el Presidente o el Comité. CORRESPONDE A LOS ASESORES 1. Prestar oportuna y adecuada asesoría al Comité en el ámbito de su competencia, los Asesores no deben firmar ningún documento que contenga cualquier decisión inherente a las funciones de dicho Comité, únicamente deben suscribir las actas de cada sesión como constancia de su participación, tienen derecho a voz, pero no a voto. CORRESPONDE A LOS INVITADOS 1. Los Invitados que asistan a las sesiones del Comité deben proporcionar o aclarar información de los asuntos a tratar, tienen derecho a voz, pero no a voto.

13 Hoja: 13 de OPERACIÓN Las reuniones del Comité se deben realizar conforme a lo siguiente: 1. Las sesiones ordinarias se deben efectuar mensualmente, siempre que existan asuntos a tratar, y se informará por escrito la no realización de las mismas debidamente justificada. Sólo en casos justificados a solicitud del Presidente del Comité o de la mayoría de los miembros, se deben realizar sesiones extraordinarias. 2. Invariablemente se debe contar con la asistencia del servidor público que funja como Presidente del Comité o de su Suplente, se entenderá que existe quórum cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto, las decisiones se deben tomar por mayoría, en caso de empate, quien presida tiene voto de calidad. 3. De acuerdo con la fracción IV de la quincuagésima de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal centralizada, el orden del día y los documentos correspondientes de cada sesión se deben entregar a los integrantes del Comité cuando menos con dos días completos de anticipación para reuniones ordinarias y para las sesiones extraordinaria de un día completo de anticipación, a fin de dar oportunidad para el análisis de los planteamientos. Dicha información puede ser remitida utilizando medios magnéticos o a través de correo electrónico, siempre y cuando se cumpla con los plazos establecidos. 4. Los asuntos que se sometan a la consideración del Comité se deben presentar en formatos que contengan la información resumida de los casos que se tengan que tratar en cada sesión, los que firmarán en su caso, los miembros asistentes que tengan derecho a voz y voto. De cada sesión se debe levantar acta, la cual invariablemente deben firmar todos los que hubieran asistido. 5. No se requiere que al inicio de cada ejercicio fiscal se lleve a cabo el protocolo de instalación o reinstalación del Comité, basta que cada año se reinicie la numeración de las sesiones correspondientes.

14 Hoja: 14 de ANEXOS FORMATO DE LISTADO DE CASOS SERVICIO POSTAL MEXICANO LISTADO DE CASOS: 01 SESIÓN No.: 02 FECHA: 03 HOJA 1 DE 1 04 OFICINA SOLICITANTE 05 DESCRIPCIÓN DEL BIEN VALOR MÍNIMO, AVALÚO, VALOR DE ADQUISICIÓN O DE INVENTARIO OBSERVACIONES FUNDAMENTO LEGAL CONCLUSIÓN PRESIDENTE SECRETARIO EJECUTIVO SECRETARIO TÉCNICO VOCAL VOCAL DIRECTOR CORPORATIVO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECTOR DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GERENTE DE ALMACENES E INVENTARIOS DIRECTOR CORPORATIVO COMERCIAL DIRECTOR CORPORATIVO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA VOCAL VOCAL VOCAL VOCAL DIRECTOR CORPORATIVO DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA COORDINADOR GENERAL DE LOGÍSTICA Y OPERACIÓN SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES SUBDIRECTOR DE FINANZAS LISTADO DE CASOS

15 Hoja: 15 de 18 INSTRUCTIVO DE LA FORMATO DE LISTADO DE CASOS CAMPO CONTENIDO 1 Indicar el asunto que se somete a conocimiento y seguimiento del Comité. 2 Señalar el número consecutivo de la sesión. 3 Indicar día, mes y año de la sesión. 4 Citar el número consecutivo de hojas. 5 Indicar el Área usuaria que somete a conocimiento y seguimiento del Comité. 6 Describir el tipo de bienes. 7 Citar el importe correspondiente al valor mínimo, avalúo, valor de adquisición o de inventario. 8 Anotar los comentarios importantes del asunto que se presenta. 9 Citar la referencia normativa aplicable. 10 Señalar la conclusión del acuerdo tomado por el Comité Anotar cargo, nombre y firma de cada uno de los integrantes del Comité.

16 Hoja: 16 de 18 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS Y COMPROMISOS 1. No. DE SESIÓN : SERVICIO POSTAL MEXICANO 2. FECHA : 3. No. DE ASUNTO: ASUNTO : 4. SEGUIMIENTO N prog. N. SESIÓN Y FECHA N DE ASUNTO ASUNTO OBSERVACIÓN ACUERDO ESTATUS ACTUAL

17 Hoja: 17 de 18 INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS Y COMPROMISOS CAMPO CONTENIDO 1 Señalar el No. consecutivo de la sesión a realizar. 2 Indicar día, mes y año de la sesión. 3 Indicar el no. de asunto. 4 Indicar en qué sesión se planteó el asunto al que se le dará seguimiento. 5 Señalar el número progresivo que le corresponde. 6 Señalar el número de sesión y fecha en que se acordó dar seguimiento al asunto planteado. 7 Citar el número de asunto correspondiente. 8 Señalar el acuerdo al cual se le dará seguimiento. 9 Citar las observaciones que se consideren pertinentes. 10 Indicar el estado que guarda el asunto al que se le da seguimiento.

18 Hoja: 18 de VIGENCIA Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto cualquier disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga al presente.