Nuevos cambios en PROMAC

Transcripción

1 División de Litigios 29 de julio de 2014 Directores(as) y Subdirectores(as) de CSD Proyectos Especiales y Abogados Lcda. Carmen M. González Gorritz Gerente de Medición y Cumplimiento Nuevos cambios en PROMAC Como parte de las modificaciones realizadas en PROMAC se han incorporado los siguientes cambios necesarios en el sistema: Transferencia de Casos, Clasificación de Casos de Grupo y Autorización Cierre de Caso. A continuación le estaremos dando una breve explicación de cada cambio: I Transferencia de casos: Hasta ahora, los CSD utilizaban esta pantalla cuando transferían un caso a otro centro. La misma se ha modificado para también ser utilizada en dos instancias: Cuando el SEC atiende un solicitante de servicio que ya tiene un señalamiento de vista en un tribunal que corresponde a otro CSD o unidad de servicio distinto al de su área de residencia. En esta situación el SEC transferirá directamente la solicitud de servicio al CSD donde ubique el tribunal; Cuando el solicitante no tiene vista señalada pero al realizar la entrevista inicial el abogado del CSD detecte que el caso tiene que radicarse en un tribunal fuera de la región judicial del CSD, el centro procederá a transferir el caso al CSD donde ubique el tribunal.

2 II Clasificación de Casos de Grupo: Cuando el SEC reciba la solicitud de servicio y luego de comunicarse con la Unidad de Trabajo Comunitario, la solicitud de servicio se clasificará en uno de los siguientes grupos: A. Individuos - Para este grupo aplica el proceso de elegibilidad económica vigente. Se define como un grupo de personas con una situación en común. Se hace la determinación económica de cada miembro para determinar si cualifican para el servicio. Una vez hecha la cualificación individual, se determina si el 50% de los solicitantes como mínimo son elegibles. Es importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de ciudadanía por cada miembro del grupo. B. Persona(s) o Cuerpo Representativo de Grupo o Comunidad Bajo esta clasificación la solicitud de servicio puede ser hecha por una persona o por varias personas en representación de un grupo que no está incorporado o legalmente organizado. En esta clasificación se representa principalmente a individuos que serían elegibles económicamente para recibir asistencia legal con fondos LSC. Se incluye el total de personas que componen el grupo y se hace la determinación económica del solicitante o personas que solicitan servicio en representación del grupo para determinar que el 50% de los solicitantes como mínimo son elegibles. Se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD deberá presentar un documento evidenciando la autorización de los componentes del grupo para representación. Es importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de ciudadanía por cada miembro representante del grupo. C. Corporación, Comunidad Organizada, Asociación o Entidad Grupo que tiene como principal actividad proveer servicios a personas en la comunidad que serían elegibles económicamente para recibir asistencia legal con fondos de LSC y la asistencia solicitada está relacionada a dicha actividad. En esta categoría de grupo no se considera la información individual personal. CSD llenará un contrato de servicio y certificación de ciudadanía al miembro autorizado a representar el grupo, corporación o asociación. Se incluirá el número de miembros y se le informará al solicitante que para la entrevista inicial deberá presentar: 1. Resolución Corporativa autorizando la contratación y la Certificación de carencia de fondos para contratar representación legal.

3 2. Good Standing del Departamento de Estado (Certificado de Cumplimiento). Este certificado garantiza que la corporación cumplió con enviar sus informes corporativos anuales y está al día en sus asuntos con el Departamento de Estado. D. Organización con membresía - Grupo que tiene como principal actividad proveer servicios a personas en la comunidad que serían elegibles económicamente para recibir asistencia legal con fondos de LSC y la asistencia solicitada está relacionada a dicha actividad. En esta categoría de grupo no se considera la información individual personal. CSD llenará un contrato de servicio y certificación de ciudadanía al miembro autorizado a representar el grupo. Se incluirá el número de miembros y se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD deberá presentar una Resolución autorizando la contratación y la Certificación de carencia de fondos para contratar representación legal. III - Autorización Cierre de Caso: Según el Manual de Servicio al Cliente, Parte 4: Sección 2; Proceso para el trámite de cierre de casos, el abogado, abogada o manejador de caso someterá al abogado gerente del CSD o unidad el caso para autorización del cierre. El gerente recibirá los casos sometidos para cierre y evaluará si cumplen con los requisitos y documentación necesaria, requeridas por SLPR y LSC, registrando la aprobación del cierre en el sistema. Se ha creado una herramienta adicional para que el gerente tenga disponible en el sistema la lista de casos sometidos para cierre en donde podrá evaluar el caso y verificar si el expediente obra archivado completamente en el sistema electrónico. Si al evaluar el caso falta alguna información, es necesario hacer una corrección o falta un documento, el gerente podrá hacer una anotación breve indicando el área a corregir. El abogado, abogada o manejador de caso igualmente tendrá disponible esta herramienta. Se mantendrá verificando esta pantalla para si algún caso ha sido devuelto proceder a hacer las correcciones indicadas. Una vez corregido o completado el caso, el gerente evaluará nuevamente el caso; de estar completado en el sistema correctamente, entonces autorizará el cierre y se reflejará el caso oficialmente cerrado. En la lista solo se presentarán los casos que han sido sometidos para cierre y aún no se ha autorizado el cierre. Una vez autorizado el cierre el caso no aparecerá en la lista. Hemos anejado a este Memorando las instrucciones en forma detallada para que las tengan disponibles para su referencia.

4 Servicios Legales de Puerto Rico PROMAC Programa de Manejo de Casos Nuevos cambios en PROMAC: Transferencia de Casos Clasificación de Casos de Grupo Autorización Cierre de Caso.

5 I-Transferencia para casos cuando tienen Vista en Tribunal o Agencia Pantalla Manejo de Caso: seleccionar Transferencia Al escoger Transferencia presentará pregunta relacionada a Vista.

6 De contestar en la afirmativa presentará la opción para escoger el pueblo donde se va a celebrar la Vista. Lista de Pueblos en orden alfabético Al seleccionar un pueblo el sistema presentará pantalla de Transferencia para indicar el centro correspondiente o escoger centro diferente dependiendo del caso. Al transferir caso continuará el proceso igual al vigente. Sistema le asignará número de caso de acuerdo al centro seleccionado.

7 II Clasificación de Casos de Grupo Pantalla Inicial Al seleccionar Crear Caso presentará opción para escoger el Tipo de caso a ser creado:

8 Seleccionar Grupal. El sistema presentará opción para verificar parte contraria. El proceso será igual al actual. Se verifica si la otra parte ha sido cliente de SLPR. De tener parte contraria hacer la búsqueda en el sistema.

9 Presenta lista de casos Seguir procedimiento actual

10 Luego de verificar la Parte contraria se pasa a escoger el Tipo de Caso Grupal a ser creado: Selección de Grupo: Al seleccionar el Grupo el sistema presentará las pantallas correspondientes. A - Individuos: Llenar información de nombre del grupo, el propósito o actividad principal del grupo y la Descripción del Problema para el cual están solicitando servicio.

11 Una vez entrada la información el sistema asignará el número de caso. Pasar a llenar la información del Grupo: Información individual por cada miembro del grupo. La pantalla se compone de dos partes: Información del Grupo y área para incluir a cada miembro por separado.

12 Se escoge la opción para añadir miembro: añadir Llenar la información básica para verificar si el solicitante tiene casos en el sistema.

13 Pantalla para entrar la información del solicitante como miembro del grupo. La información a llenar será solamente la Pantalla I Datos Básicos, II-Datos Adicionales, III-Elegibilidad y IV-Notas individuales. Datos Adicionales

14 Determinación elegibilidad económica de cada miembro del grupo. El proceso será igual al actual, Pantalla de ingresos, activos, factores, excepciones; el sistema llevará automáticamente a la pantalla correspondiente según los ingresos de cada miembro. Lista de miembros del Grupo: El sistema identificará la elegibilidad económica de cada miembro individual. Al lado derecho de cada miembro presenta unos símbolos para editar o eliminar un miembro del caso.. El lápiz se utilizará para editar la información de ese miembro. Con el círculo rojo se eliminará el miembro del grupo.

15 Luego de llenar la información de los miembros se pasará a completar la información del grupo. 1. Nombre Miembro Contacto: En el pull down aparecerá el nombre de cada uno de los componentes del grupo. Seleccionar el nombre del miembro contacto, el sistema presentará la información correspondiente a la persona escogida. 2. Información Adicional del Grupo: se llenará el teléfono y correo electrónico del grupo Determinación del Caso: SEC mantendrá el caso Sin Determinar. CSD hará la determinación de aceptación o rechazo del caso. Por tratarse de un caso grupal, la determinación de aceptación o rechazo del caso, se hará en una sola pantalla, igualmente el trámite del caso. No habrá que entrar en cada miembro del grupo para hacer la determinación o seguimiento del caso.

16 Próximo Grupo II - Persona(s) o Cuerpo Representativo de Grupo o Comunidad - Bajo esta clasificación la solicitud de servicio puede ser hecha por una persona o por varias personas en representación de un grupo que no está incorporado o legalmente organizado. En esta clasificación se representa principalmente a individuos que serían elegibles económicamente para recibir asistencia legal con fondos LSC. Se incluye el total de personas que componen el grupo y se hace la determinación económica del solicitante o personas que solicitan servicio en representación del grupo para determinar que el 50% de los solicitantes como mínimo son elegibles. Se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD deberá presentar un documento evidenciando la autorización de los componentes del grupo para representación. Es importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de ciudadanía por cada miembro representante del grupo. Proceso actual vigente sobre búsqueda de caso.

17 Verificar Parte contraria Escoger Tipo de Grupo:

18 Se incliurá el número de miembros del grupo a ser representado. Se realizará la elegibilidad económica de la persona o grupo que los represente. Se escoge la opción para añadir miembro: añadir

19 Determinación de ingresos Si el grupo es representado por más de una persona presentará la elegibilidad económica de todos los representantes.

20 Elegibilidad económica individual. Adicional a la elegibilidad económica de los miembros, se pasará a verificar las características socioeconómicas del grupo representado. a. Si son elegibles económicamente y tienen características socioeconómicas - Cualifica b. Si la persona o grupo que los representa no cualifica económicamente, tienen que identificar las características socioeconómicas que demuestran que sus miembros podrían ser elegibles para recibir asistencia legal con fondos LSC. De tener una o más características Cualifica. Pantalla de Determinación del Caso CSD determinará la Aceptación o Rechazo del caso.

21 Grupos adicionales: C - Corporación, Comunidad Organizada, Asociación o Entidad D - Organización con membresía Estos grupos tienen como principal actividad proveer servicios a personas en la comunidad que serían elegibles económicamente para recibir asistencia legal con fondos de LSC y la asistencia solicitada está relacionada a dicha actividad. En esta categoría de grupo no se considera la información individual personal. CSD llenará un contrato de servicio y certificación de ciudadanía al miembro autorizado a representar el grupo, corporación o asociación. Crear Caso

22 Verificar Parte contraria - Proceso vigente Escoger Tipo de Grupo: Número de miembros

23 Llenar información del grupo: Pantalla del Grupo. Seleccionar Editar, llenar la información del representante del grupo. Se incluye información adicional del Grupo como Teléfono, Fax, Correo electrónico que corresponde a la Corporación, Comunidad organizada o Asociación y puede ser distinta a la información del representante del Grupo. Una vez se completa la información del Grupo pasar a Pantalla: Documentos del Caso

24 Pantalla Documentos del Caso Seleccionar: Documentos Requeridos Presentará los documentos de acuerdo al Grupo. Marcar encasillado indicando: Se le informó al cliente sobre documentos requeridos. Continuar y Guardar caso.

25 Proceso elegibilidad económica para grupos: Corporación, Comunidad Organizada, Asociación o Entidad y/o Organización con membresía Solicitante informará Ingresos, Gastos y Activos. Se llenarán los encasillados correspondientes

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27 Completar información requerida sobre elegibilidad. De tener ingresos disponibles, el sistema presentará la cantidad sobrante de ingresos. El límite para cualificar será de $10,000, si sobrepasa esta cantidad No Cualifica. Si Cualifica económicamente se pasa a identificar las características del Grupo que demuestren que sus miembros podrían ser elegibles para recibir asistencia legal con fondos LSC. Certificación: CSD imprimirá documento para la firma del solicitante y se incluirá en los documentos del caso. Determinación del Caso Centro u oficina determinará la Aceptación o Rechazo del caso.

28 III Autorización de Cierre de Casos Pantalla - Cierre del Caso DATOS SOBRE EL CIERRE DEL CASO Desea someter caso para cierre? SI NO Al contestar en la afirmativa, el sistema le permitirá llenar los encasillados correspondientes. Codificación de Cierre: escoger el código relacionado al servicio brindado en el caso. Abogado Responsable del Cierre: Abogado que brindó el servicio a cliente. Acción Limitada: Escoger opción correspondiente de acuerdo al servicio ofrecido. Esta opción estará disponible solamente para casos de acción limitada. Fecha del cierre: Fecha en que se cierra el caso Estatus Cliente: Demandante, Demandado, Otros, Peticionario, Querellante, Querellado, Reclamante Incluyó Apelación: Si No Núm. Apelación: Si el caso incluyó apelación presentará pantalla para anotar Número del caso en PROMAC. Nuevo caso para trámite apelación. Tribunal Superior: número de caso en el tribunal Tribunal Supremo: número de caso en el tribunal Tribunal Apelativo P.R.: número de caso en el tribunal Tribunal Apelativo Federal: número de caso en el tribunal Se logró objetivo: Si / No Al contestar en la afirmativa el sistema presentará la opción de: Resultado: Ganado, Perdido, Transigido Breve descripción del servicio resumen del servicio ofrecido. Requerimiento de la Corporación en todo caso en donde se concluya el trámite. Beneficio de asistencia - cuál fue el beneficio que obtuvo el cliente luego del servicio ofrecido.

29 La información sobre el cierre se mantendrá pendiente hasta que el gerente autorice el cierre. Al completar la información del cierre, el caso pasará a la pantalla Autorización de cierre, ubicada en el área de Utilidades. Esta tabla estará disponible para el gerente, abogado y/o manejador del caso. Pantalla para Autorización de Cierre Esta herramienta se compone de dos pantallas: Casos para supervisar y Casos para corregir. Casos para supervisar Lista de casos sometidos para cierre. El Gerente del centro seleccionará el caso a ser evaluado, de estar correcta la información del caso y tener todos los documentos digitalizados, el gerente marcará Accept. El caso saldrá de esta lista. La autorización del gerente se reflejará en la pantalla de cierre del caso indicando nombre del gerente que autorizó cierre. El caso aparecerá oficialmente cerrado. Mientras no aparezca la autorización del gerente, el caso se reflejará en el inventario del abogado como un caso activo. Si al evaluar el caso le falta alguna información, hacer una corrección o falta un documento, el gerente marcará Edit, el sistema presentará pantalla para anotar brevemente el área a corregir. Casos para corregir Lista de casos a ser corregidos por el abogado y/o manejador del caso. Presentará los casos en donde no se ha autorizado el cierre por falta de alguna información o documento. El abogado se mantendrá verificando esta pantalla para si algún caso ha sido devuelto proceder a hacer las correcciones indicadas. Una vez corregido o completado el caso, el gerente evaluará nuevamente el caso, de estar completado en el sistema correctamente, marcará el caso Accept y se reflejará oficialmente cerrado.