Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Régimen de Capitalización Colectiva (RCC)

Transcripción

1 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Régimen de Capitalización Colectiva (RCC) Carta a la Gerencia correspondiente a la Visita Final al 31 de diciembre del 2009

2 CARTA A LA GERENCIA VISITA FINAL AUDITORIA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL RÉGIMEN DE CAPITALICACIÓN COLECTIVA INDICE Página I. Carta a la gerencia 2 II. Seguimiento a observaciones de Cartas a la Gerencia anterior 5 III. Necesidad de ajustes a los estados financieros 7 ANEXOS Aspectos mínimos a evaluar y procedimientos aplicados: 1. Cumplimiento de la normativa aplicable 2. Mecanismos de control interno 3. Procesamiento Electrónico de Datos 1

3 I. Carta a la Gerencia. 2

4 Oficentro La Sabana Edificio 6, Segundo Piso San José, Costa Rica Apartado Tel: (506) Fax: (506) Enero 29, 2010 Señores Junta Directiva Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional Presente Estimados Señores: Hemos finalizado la auditoría externa del periodo 2009 del Régimen de Capitalización Colectiva, administrado por la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional. Como parte de la auditoría, efectuamos un estudio y evaluación del cumplimiento con la normativa legal aplicable, de la estructura del sistema de control interno de la contabilidad y del procesamiento electrónico de datos, considerando los aspectos establecidos en la normativa SP-A-041 Circular sobre los informes realizados por los auditores externos de los Regímenes básicos y fondos de pensiones complementarios especiales supervisados por la Superintendencia de Pensiones. La Administración de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, es responsable de establecer y mantener una estructura de control interno acorde con los requerimientos de la Superintendencia de Pensiones. Para cumplir con esta responsabilidad la Administración debe hacer estimaciones y juicios para evaluar los beneficios y los costos relativos a las políticas y procedimientos de control. Los objetivos de un sistema son proveer a la Administración de seguridad razonable, aunque no absoluta, de que los activos están salvaguardados contra pérdidas derivadas del uso no autorizado o de la disposición de los mismos, y que las operaciones se lleven a cabo con la autorización de la administración y se registren oportuna y adecuadamente, para permitir la preparación de los estados financieros, de acuerdo con los criterios establecidos por la gerencia. No obstante eso, debido a las limitaciones inherentes en todo sistema de control interno de contabilidad, puede ocurrir errores o irregularidades sin ser detectados. Asimismo, la proyección de cualquier evaluación del sistema de control interno a periodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos se vuelvan inadecuados debido a cambios en las condiciones o porque el grado de cumplimiento con los procedimientos establecidos se puede deteriorar. Un estudio y evaluación del control interno hechos con el propósito indicado en el párrafo primero, no revelaría necesariamente todas las 3

5 debilidades en el sistema, en virtud de que fue basado en pruebas selectivas sobre los registros de contabilidad y la información relativa. Nuestro estudio y evaluación no reveló debilidades importantes que reportar, adicionalmente en los anexos 1, 2 y 3 se detallan los aspectos mínimos a evaluar según disposiciones de la Superintendencia de Pensiones, así como los procedimientos aplicados y los resultados obtenidos. El presente informe es sólo para información de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional y de la Superintendencia de Pensiones. Lic. Mario Gutiérrez Herrera Contador Público Autorizado No Póliza R-1153 vence el 30 de setiembre del 2010 Timbre 25 Cancelado en el original Una Firma Miembro Independiente de Moore Stephens International Limited Miembros en las principales ciudades alrededor del mundo 4

6 II. Seguimiento a cartas a la Gerencia anteriores. 5

7 II. Seguimiento a cartas a la gerencia anteriores A continuación se presenta el seguimiento a la observación presentada en nuestra carta a la gerencia de fecha 23 de setiembre de 2009, correspondiente a nuestra primera visita preliminar: Observación Recomendación Situación actual DEFINIR MECANISMOS DE CONTROL PARA EL SISTEMA DE REGISTRO DE PLANILLAS Grado-3 2. Observación Con base en los antecedentes mencionados, detallamos las siguientes observaciones: a) Las planillas recibidas por medio de fax o archivos en formato Excel son digitadas y aplicadas manualmente por la misma persona, sin que haya revisión de un tercero. b) Las planillas recibidas en archivos de texto o txt, no se encuentran protegidos, dichos archivos pueden ser manipulados por funcionarios de la Junta antes de ser cargado al sistema. 4. Recomendación a) Como parte de un adecuado sistema de control interno, es necesario hacer una segregación de funciones en el proceso de registro de las planillas, en cuanto a la ejecución y revisión de dichas planillas en forma manual. b) Implementar un dispositivo de control para que la información recibida de las Instituciones, en archivos de texto no pueda ser accesadas por los funcionarios de JUPEMA o bien considerar otras vías de aportación que provean seguridad. mayor El aspecto se considera como atendido, en vista de las gestiones efectuadas por la Administración en cuanto a segregación de funciones. 6

8 III. Necesidad de ajustes a los Estados Financieros 7

9 II. Necesidad de ajustes a los Estados Financieros A continuación se detallan los ajustes determinados al 31 de diciembre de 2009: (a) Ajuste a la Provisión pensiones en curso de pago Debe Haber Rendimientos acumulados Provisión pensiones en curso de pago Detalle: Registro del ajuste a la provisión para pensiones en curso, según acuerdo de Junta Directiva número Justificación del asiento: Según el estudio actuarial para el aumento del segundo semestre del año 2009 de las pensiones en curso del Régimen de Capitalización Colectiva, establece que la reserva se debe aumentar a la suma de ,53. Con fecha del 7 de setiembre de 2009, mediante el asiento #18, transacción , se aplicó la suma de ,64, para cumplir con el acuerdo de Junta Directiva, sin embargo dicha suma no fue suficiente para que la reserva de pensiones en curso alcanzara el monto indicado por el Departamento Actuarial, para hacerle frente al pago de los montos de las pensiones en curso. Para los efectos de cumplir con el acuerdo de Junta Directiva No , se presenta el siguiente ajuste de auditoría: Provisión aprobada según estudio actuarial Menos Saldo contable de la provisión al 31 de diciembre de Ajuste de auditoría externa

10 (b) Asiento para reflejar el Gasto por Comisión en la administración del Régimen Debe Haber Gasto por comisión en la administración del Régimen 862,972,498 Rendimientos acumulados 862,972,498 Detalle: Para efectos de revelación se reclasifica el saldo de comisiones por administración del Régimen de la cuenta Rendimientos acumulados a la cuenta de gasto autorizada. Justificación del asiento: Conforme a lo indicado por la Auditoría Interna para efectos de presentación en la información financiera de la entidad, es conveniente mostrar el movimiento de comisión por la administración del Régimen de Capitalización Colectiva en la cuenta de gastos habilitada para tal movimiento, en su oportunidad no fue utilizada debido a que no se disponía de dicha autorización por parte de la Superintendencia de Pensiones. 9

11 ANEXOS ASPECTOS MÍNIMOS A EVALUAR Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS

12 Anexo No 1 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Régimen de Capitalización Colectiva (RCC) Cumplimiento con la Normativa Aplicable Asunto evaluado Análisis Efectuado Resultado / Recomendación 1) Envío de información a la SUPEN de conformidad con la normativa vigente Se consideró el oficio de la Superintendencia de Pensiones (SUPEN) SP-A- 058 de fecha 15 de diciembre de 2004 y modificación de SP-A-088 de fecha 2 de marzo de 2007, en donde se establece el envió de información periódica a la SUPEN, de acuerdo a este oficio se evaluó el envió de la siguiente información: Saldos contables: Según oficio la periodicidad es mensual, dentro de los 5 días hábiles del mes siguiente, se verificó en una muestra de meses la carga o envió al ente regulador Reporte de valoración: Según oficio la periodicidad es mensual, y se entrega en el periodo de 3 días hábiles del mes siguiente, se verificó en una muestra de meses la carga o envió al ente supervisor. Estados financieros auditados: Se verificó el recibido conforme de los estados auditados del periodo anterior ante la SUPEN, según oficio se dispone de 40 días hábiles después del cierre para presentarlos al ente supervisor. Número de afiliados activos del Fondo: Según oficio la periodicidad es mensual, durante los 5 días hábiles del mes siguiente, se verificó el recibido conforme de SUPEN. Pensionados: Según oficio el envió de la información es mensual el envió, durante los 5 primeros días hábiles del mes siguiente, se verificó el recibido conforme. Los casos analizados cumplen con el asunto evaluado. Los casos analizados cumplen con el asunto evaluado. Al 31 de diciembre de 2009, Al 31de diciembre de 2009, Al 31 de diciembre de 2009, 10

13 Anexo No 1 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Régimen de Capitalización Colectiva (RCC) Cumplimiento con la Normativa Aplicable Asunto evaluado Análisis Efectuado Resultado / Recomendación 3) Límites de inversión establecidos en el Reglamento. Revisamos que los límites de inversión para los fondos administrados al 31 de diciembre de 2009, estuvieran de acuerdo con las disposiciones normativas de la entidad. Al 31 de diciembre de 2009, 4) Custodia de valores. Se solicitaron y revisaron los contratos de custodia, adicionalmente se verificaron los mecanismos de control existentes por la entidad, en la conciliación de títulos reportados por el custodío y los presentados en el auxiliar de inversiones. Al 31 de diciembre de 2009, La Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) mantiene sus títulos valores custodiados por el Banco de Costa Rica (BCR Custodia). 5) Artículo 63 de la Ley de Protección al Trabajador prohibicionesnumerales a y b. 6) De la aplicación del manual de cuentas de las entidades autorizadas y fondos. Se solicitaron y revisaron las declaraciones juradas de los miembros de Junta Directiva, en dichos documentos, se verificó la declaración de no incurrir en las prohibiciones señaladas en los numerales a y b del artículo 63 de la Ley de Protección al Trabajador Se verificó que la contabilidad del Régimen de Capitalización Colectiva, administrado por la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, utilizará el manual de cuentas requerido por ente regulador (SUPEN). Al 31 de diciembre de 2009, Al 31 de diciembre de 2009, 11

14 Anexo No 1 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Régimen de Capitalización Colectiva (RCC) Cumplimiento con la Normativa Aplicable Asunto evaluado Análisis Efectuado Resultado / Recomendación 7) Existencia de comité de inversiones y unidad de riesgos de conformidad con el Reglamento de Inversiones. 8) Según SP-A-058 revelación de estados financieros de la entidad en el sitio Web (internet) Se solicitó la lista de miembros que conforman el Comité de Inversiones, con sus respectivos atestados. Se solicitó la lista de funcionarios que conforman la Unidad de Riesgos Se consulto el sitio de internet de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, en dicho sitio logramos observar los estados financieros de la entidad Al 31 de diciembre de 2009, Al 31 de diciembre de 2009, Al 31 de diciembre de

15 Anexo 2 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional Régimen de Capitalización Colectiva (RCC) Evaluación de Control Interno Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado / Recomendación A. Proceso de gestión (se refiere al servicio brindado al cotizante) Requerimientos en cuanto a suministro de los estados de cotización. Se solicitaron muestras del listado de aportaciones de los cotizantes al Régimen de Capitalización Colectiva. Por las características del Régimen, no se emiten estados de cuenta, lo que se generan son estados de cotización, los cuales por normativa se envían en forma masiva cada dos años. Oportunidad con que se invierten los recursos Para una muestra de acreditaciones efectuadas por el Ministerio de Educación Pública, revisamos que los recursos transferidos hayan sido invertidos en el menor plazo, lo anterior de conformidad con las disposiciones establecidas por el Comité de Inversiones de la entidad. Los casos analizados cumplen con el asunto evaluado. Trámites para otorgamiento de beneficios y servicios en general Observamos los informes emitidos por la Auditoría interna de la entidad relacionados con dicha gestión o proceso. Los resultados observados se consideran satisfactorios. B. Proceso de ejecución de transacciones Segregación de autoridad y responsabilidades en la ejecución de las operaciones diarias. Se revisaron los procedimientos existentes para determinar la debida segregación de funciones, adicionalmente por medio de una muestra de operaciones de recaudación y pagos, se corroboró la aplicación de dichos procesos. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el asunto evaluado Existencia y seguimiento de manuales de procedimientos para procesar transacciones Se revisaron los procedimientos existentes. Adicionalmente se observó que la entidad dispone de un sitio en su red, donde los funcionarios pueden consultar en forma electrónica dichos procedimientos. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el C. Proceso de tesorería 13

16 Anexo 2 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional Régimen de Capitalización Colectiva (RCC) Evaluación de Control Interno Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado / Recomendación Recepción y manejo de los aportes de los cotizantes. Los aportes de los cotizantes al Régimen son aportados mayoritariamente por los trabajadores de la educación pública cuyo patrono es el Ministerio de Educación Pública (MEP). Verificamos selectivamente que los recursos son aplicados a los cotizantes conforme al contenido de los archivos electrónicos suministrados por el MEP, los cuales se procesan en forma automatizada. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el Otros ingresos del Régimen Verificamos por medio de una análisis de rendimiento mensuales, que los ingresos financieros corresponden al rendimiento generado por la administración de la cartera de instrumentos financieros. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el asunto evaluado, Cuentas corrientes y sus conciliaciones bancarias Revisamos las conciliaciones bancarias relacionadas con las cuentas corrientes del Régimen de Capitalización Colectiva. A continuación un detalle del estado de las mismas: Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el Banco Cuenta Ultima Conciliación Estado Bancaria Nacional de diciembre, 2009 Al día Nacional de diciembre, 2009 Al día Nacional de diciembre, 2009 Al día Nacional de diciembre, 2009 Al día Costa Rica de diciembre, 2009 Al día Costa Rica de diciembre, 2009 Al día Costa Rica de diciembre, 2009 Al día Costa Rica de diciembre, 2009 Al día Popular de diciembre, 2009 Al día BAC San José de diciembre, 2009 Al día 14

17 Anexo 2 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional Régimen de Capitalización Colectiva (RCC) Evaluación de Control Interno Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado / Recomendación Ingresos y egresos de efectivo Por medio de los registros contables y bancarios, relacionados con aportaciones al Régimen, logramos verificar que los ingresos de efectivo al Régimen corresponden principalmente a las aportaciones y al movimiento de las inversiones. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el Por medio de los registros contables y bancarios, relacionados con los egresos del Régimen, logramos verificar que los egresos ocurren principalmente por la compra de inversiones y el otorgamiento de los beneficios del Régimen. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el asunto evaluado Adquisición y liquidación de inversiones Por medio de una muestra, verificamos el proceso de adquisición de inversiones, se consideraron aspectos tales como: proceso de negociación, consideración instrucciones emitidas por el Comité de Inversiones y la Comisión Administrativa de Inversiones, proceso de adquisición y pago. A través de una muestra, verificamos el proceso de liquidación de inversiones, se consideraron aspectos tales como: política de negociación de instrumentos financieros de la entidad (considerable venta y compra de inversiones, o mantenimiento al vencimiento), proceso de autorización para venta o vencimiento de inversiones, proceso de recepción o cobro de recursos por venta o vencimiento de instrumentos financieros, adicionalmente observamos lo estudios efectuados por la Auditoría Interna de la entidad relacionados con el proceso evaluado Los casos analizados cumplen con el asunto evaluado. Los casos analizados cumplen con el asunto evaluado,. Conciliación de inversiones Verificamos que mensualmente se realice una conciliación de saldos entre el auxiliar de inversiones del Régimen de Capitalización Colectiva, los registros contables y custodios. Los casos analizados cumplen con el asunto evaluado. 15

18 Anexo 2 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional Régimen de Capitalización Colectiva (RCC) Evaluación de Control Interno Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado / Recomendación D. Proceso de Custodia Control de los títulos valores depositados en custodias de valores Solicitamos y revisamos los contratos con el Custodio autorizados por SUGEVAL. Por medio de una muestra de conciliación con el custodio, verificamos que la entidad mantiene sus títulos de inversiones en custodia del Banco Costa Rica Custodia. Control con los puestos de bolsa Solicitamos y revisamos los contratos con los puestos de bolsa. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cump con el Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el asunto evaluado E. Proceso contable Adicionalmente por medio de una muestra revisamos los controles existentes por la entidad en las transacciones de compra y venta con los puestos de bolsa Los casos analizados cumplen con el asunto evaluado. Registro de las transacciones que se generan al administrar los fondos, y la suficiente y competente documentación soporte. Verificamos que los movimientos contables relacionados con inversiones, aportaciones y pagos de los beneficios del Régimen de Capitalización presentan documentos de soporte convenientes. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el 16

19 Anexo 3 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Evaluación controles PED: Aspecto mínimos a evaluar y procedimientos aplicados Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado o Recomendación a. Seguridad Física Área donde se encuentra el servidor de las bases de datos: Acceso restringido Se revisaron las condiciones físicas en que se encuentra el equipo de cómputo que administra la información de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA). El acceso al centro de cómputo se encuentra restringido solamente a personal autorizado. Al 31 de diciembre de 2009, Aire acondicionado Se revisaron las condiciones ambientales con las que cuenta el centro de cómputo. Esta área cuenta con los respectivos dispositivos de aire acondicionado. Existe el aire general de la oficina de la institución y adicionalmente cuenta con un aire acondicionado en el centro de cómputo para cualquier eventualidad. Se observó la temperatura en 25 grados. El centro de cómputo cuenta con un control de humedad. Detectores de humo Se revisaron las condiciones de seguridad preventiva para el centro de cómputo de la Unidad Informática que administra el servidor de JUPEMA; se determinó que el Centro tiene instalados tres dispositivos de detección de humo adecuados. Alarmas contra incendio El centro de cómputo, responsable de la custodia del servidor de JUPEMA, cuenta con el debido dispositivo de alarma contra incendios. Adicionalmente se cuenta con una luz de emergencia. Al 31 de diciembre de 2009, Al 31 de diciembre de 2009, Al 31 de diciembre de 2009, Existencia de extintores contra fuego El centro de cómputo cuenta con un extintor de tipo B y C con vencimiento en setiembre del Igualmente se localiza dos extintores en la entrada del Departamento de Informática de tipo B y C Al 31 de diciembre de 2009, 17

20 Anexo 3 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Evaluación controles PED: Aspecto mínimos a evaluar y procedimientos aplicados Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado o Recomendación El equipo cuenta con instrucciones claras sobre su uso. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el asunto evaluado. b. Seguridad Lógica Existencia de políticas que indiquen que las claves de los usuarios no deben ser cargadas más de una vez en el sistema en distintas terminales simultáneamente Políticas que determinen que la terminal del usuario se desactive o paralice automáticamente después de haber estado cierto tiempo sin ser utilizada Existencia de controles para que no se instale software sin licencia en las terminales, con el fin de evitar software sin licencia e ingreso de virus. Se disponen de instrucciones relacionadas a que las claves de los usuarios no deben ser cargadas más de una vez en el sistema en distintas terminales simultáneamente. Se verificó que el sistema solicite a los usuarios el cambio cada tres meses. Las disposiciones institucionales informáticas establecen que el usuario tiene la obligación de cerrar las sesiones activas, cuando no están utilizando los sistemas institucionales, adicionalmente se nos indicó que las sesiones de Oracle son desactivadas automáticamente después de un periodo de tiempo de inactividad según el perfil del usuario. Los usuarios no cuentan con perfiles, en el ámbito de sistema operativo, mediante los cuales les sea posible realizar instalaciones de software en sus computadoras. La instalación de software se encuentra centralizada, por lo que solamente personal autorizado puede realizar estas tareas. Al 31 de diciembre de 2009, asunto. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el asunto. Al 31 de diciembre de 2009, 18

21 Anexo 3 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Evaluación controles PED: Aspecto mínimos a evaluar y procedimientos aplicados Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado o Recomendación Seguimiento de las pistas de auditoría de las bases de datos. Mediante la entrevista y observación, se determinó que el sistema de JUPEMA cuenta con bitácoras mediante las cuales es factible analizar el movimiento de transacciones y datos. Al 31 de diciembre de 2009, c. Documentación de Manuales de Procedimientos de los Sistemas. Existencia de manuales Se dispone de un manual de usuario. Al 31 de diciembre de 2009, de procedimientos debidamente documentados, actualizados y que sean del conocimiento de todos los involucrados en los sistemas de JUPEMA. d. Automatización de las Operaciones Acreditación de cotizaciones al estado de cotización. El sistema que administra la información de JUPEMA dispone en su mayoría de operaciones automatizadas. Al 31 de diciembre de 2009, Vencimiento de inversiones El proceso de vencimiento de inversiones es generado en forma automatizada. Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el asunto evaluado 19

22 Anexo 3 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Evaluación controles PED: Aspecto mínimos a evaluar y procedimientos aplicados Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado o Recomendación Aplicación de planillas de cobro El proceso de aplicación de planillas es generado en forma automatizada Al 31 de diciembre de 2009, la entidad cumple con el asunto evaluado Cierres contables y otros El proceso de cierre contable es generado en forma automatizada Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado e. Integración de los diferentes módulos Que los módulos de afiliados y de inversiones están perfectamente integrados con el de saldos contables y que por tanto para la generación del último de estos reportes no se requiere el reproceso de transacciones ni la redigitación de información. Los módulos de Administración que presenta el movimiento de los afiliados, así como el módulo de inversiones se encuentra integrados con el módulo de contabilidad. Los departamentos no tienen acceso para realizar cambios por errores o ajustes en los registros realizados en los módulos existentes, de existir esta necesidad lo hace el Departamento de Informática. Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado f. Controles de entrada de datos Es importante evaluar cuán robustas son las pantallas que se ofrecen Las pantallas para los ingresos de datos cuentan con validaciones que permiten que los datos sean ingresados de una manera depurada. Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado 20

23 Anexo 3 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Evaluación controles PED: Aspecto mínimos a evaluar y procedimientos aplicados Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado o Recomendación al usuario para la captura de datos, con el fin de constatar que la digitación de información minimiza la posibilidad de registrar información errónea. Se revisó la pantalla de inversiones, la cual cuenta con las siguientes entradas automáticas: Lista de valores, tipo de fondo, puesto, instrumento, emisor, moneda, modalidad de inversión, mercado, periocidad, tipo de título, recinto, custodio, serie e identificación de instrumento. g. Validaciones como controles internos Validaciones definidas por SUPEN en el manual de información. Estas validaciones se efectúan antes de enviar la información a la SUPEN. De encontrarse alguna inconsistencia en la información, se procede a realizar las respectivas correcciones, de manera tal que la información es enviada a la SUPEN hasta que la totalidad de datos se encuentre correcta. La información se envía los días 7, 14, 21 y fin de mes a la SUPEN Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado h. Seguridad general del sistema Esquema de seguridad implantado en el sistema automatizado, cuyo objetivo es constatar que los datos pueden ser accedidos esencialmente por pantallas con programación específica y controlada, con lo cual están protegidas en un buen grado de actualizaciones no deseadas. Toda creación o modificación de usuarios se da mediante solicitud formal que envía el personal. Mediante esta solicitud se indica el nombre del usuario y los derechos que debe tener el mismo. El usuario es asignado a un perfil, según sean los derechos solicitados. A nivel de red, existe la política de inactivar usuarios que no hayan tenido actividad por periodos largos. Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado 21

24 Anexo 3 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Evaluación controles PED: Aspecto mínimos a evaluar y procedimientos aplicados Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado o Recomendación i. Registro de bitácoras de control y de auditoría Procesos de actualización de datos (ingreso, modificación y borrado de información) y bitácoras que registren con un aceptable grado de detalle estos movimientos y las personas que los originaron. El sistema administrador de pensiones cuenta con bitácoras que permitan el monitoreo de algunas transacciones. Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado j. Generación automática de reportes para SUPEN La generación de tales reportes no debe requerir intervención del usuario ni manipulación de datos para garantizarse que la información recibida en SUPEN sea copia fiel de la contenida en la base de datos de JUPEMA. El Sistema genera los archivos requeridos por la SUPEN en forma automática. Dichos procesos son generados, validados y cargados en el sistema del ente regulador por la Junta de Pensiones Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado l. Revisión de datos Carga datos en los sistemas de la SUPEN El Sistema genera en forma automatizada todos los archivos requeridos por la Superintendencia de Pensiones. Los mismos son cargados y validados Al 31 de diciembre de 2009, 22

25 Anexo 3 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA) Evaluación controles PED: Aspecto mínimos a evaluar y procedimientos aplicados Proceso y Control Evaluado Análisis Efectuado Resultado o Recomendación en el sistema remoto. asunto evaluado k. Seguimiento a los aspectos de visitas anteriores al proveedor del servicio del sistema administrador de pensiones Monitoreo de las Bases Existe un Administrador de Base de Datos, el cual es la responsable de Al 31 de diciembre de 2009, de Datos monitorear la actividad de cada una de las bases de datos que se encuentra bajo su custodia. Para ejecutar esta acción se apoyan en asunto evaluado herramientas especializadas. Pruebas de Recuperación de Archivos Existe un proceso de replicación diario entre el sitio de procesamiento principal y el sitio de procesamiento alterno. Esta replicación implica un proceso de recuperación. Al 31 de diciembre de 2009, asunto evaluado Además, existe un proceso de verificación de cintas de respaldo. Este se ejecuta a través de muestras aleatorias. 23