MANUAL LOGÍSTICA CIRCUITO DE COMPRAS INTERCOMPAÑÍA

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1 MANUAL LOGÍSTICA CIRCUITO DE COMPRAS INTERCOMPAÑÍA 1 de 32

2 INDICE A) Pedido de compras intercompañía en un paso Creación de un pedido de compras intercompañía en un paso Entrega de la sociedad emisora en traslado intercompañía B) Pedido de compras intercompañía en dos pasos Creación de un pedido de compras intercompañía en dos pasos Entrega de la sociedad emisora en traslado intercompañía Entrada de mercancías intercompañía Verificación de facturas intercompañía C) Devolución intercompañía de 32

3 Este circuito se utilizará cuando una sociedad del grupo quiera realizar una compra a otra sociedad del grupo. Para que el circuito funcione adecuadamente, la sociedad que venda (proveedor) deberá tener un centro asociado (Ver Manual de Maestro de Proveedores) y el material deberá estar definido en la organización de ventas correspondiente y con el canal de distribución DT (Ver Manual de Maestro de Materiales). Podremos realizar este tipo de pedidos en uno o en dos pasos. A) Pedido de compras intercompañía en un paso. 1. Creación de un pedido de compras intercompañía en un paso. El pedido de compras de una sociedad es utilizado por la sociedad que vende para hacer la salida del almacén. Esta salida genera automáticamente la entrada en el almacén de la sociedad que compra. Posteriormente se grabarán por separado la factura de compras y la de ventas. Para crear un pedido de compras intercompañía, seguimos el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Pedido Pedido. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Compras Pedido Crear Proveedor/centro suministrador conocido. También podemos acceder a la pantalla Crear pedido a través del código de transacción: ME21N 1. Pantalla Crear Pedido 3 de 32

4 Introducimos la clase pedido, para ello desplegamos el match-code y seleccionamos una de la lista: A continuación introducimos el código del proveedor: Para los proveedores del Grupo el código del proveedor es el código de la Sociedad. En caso de no recordarlo, pinchamos el cuadro, aparecerá una pantalla matchcode para ayudarnos a buscar el proveedor. A. Datos de cabecera. En estos campos se introducen los datos organización de compras, grupo de compras y sociedad. 4 de 32

5 B. Resumen de posiciones Material: En este campo se introduce el código del material del que queremos hacer el pedido. Si no recordamos el código, pinchamos el icono match-code. y los buscamos a través del Texto breve: Es el texto que define el material. El sistema lo inserta automáticamente una vez hayamos introducido su código. En el caso de que estemos realizando un pedido de consumibles, introduciremos directamente en este campo el nombre del material. Ctd pedido: Corresponde a la cantidad de unidades que vamos a pedir al proveedor. Centro: Nos situamos en este campo y pinchamos el cuadro, seleccionamos el centro de la lista haciendo clic dos veces sobre él. Para pedidos intercompañía siempre utilizaremos centros VXXX. Almacén: Número del almacén en el que se almacena el material en cuestión. Dentro de un centro puede haber uno o varios almacenes. 5 de 32

6 Precio neto: Es el precio neto unitario del material. El sistema lo toma del registro info, si no existe se tiene que introducir manualmente. En el caso de que el pedido incluya gastos por aduanas o fletes, tendremos que añadir una condición. Para añadirla, marcamos la posición y pinchamos en el icono. Una vez introducidos los datos pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: Ind impuestos: El indicador de impuestos representa una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda. Indicamos el indicador. Si no lo recuerda pinche el cuadro y seleccione de la lista. Una vez indicado pulse enter. Cl. Valor: Este campo sólo lo rellenaremos en el caso de que estemos realizando un pedido de máquinas, hostelería o de repuestos.. La clase de valoración es una clave que identifica unívocamente los stocks de un material valorados por separado. 6 de 32

7 En el sistema se han definido estas clases de valoración, siendo para: - MM.RR.: Nueva y usada. - REPUESTOS: Normal y recuperada. - HOSTELERÍA: Nueva y usada. Pulse el icono Grabar para terminar el pedido de compras. A pie de pantalla verá que aparece un mensaje indicándole que el pedido se ha grabado y dándole el número de ese pedido. 2. Entrega de la sociedad emisora en traslado intercompañía. Una vez el centro comprador ha realizado el pedido de compras, el centro vendedor tiene que realizar la expedición de los materiales. Para realizar la salida de un traslado intercompañía, vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Devolución Proveedor Salida de almacén Pool de entregas También podemos llegar a esta pantalla a través del código de transacción: VL10B 1. Pantalla Pedidos compras, visual. rápida Puesto de expedición: Indicamos el puesto de expedición (no es un campo obligatorio) Organización ventas: Indicamos la organización de ventas. Canal de distribución: Introducimos el canal de distribución 7 de 32

8 DT Devolución/Traslado Sector: Introducimos el sector DT Devolución/Traslado Una vez seleccionados estos campos, pinchamos el icono 2. Pantalla Operaciones pronto envío: pedidos de compra visualización rápida En la pantalla aparece el pedido intercompañía que habíamos generado. Marcamos el pedido del que vamos a crear la entrega: Una vez marcado el pedido, pinchamos el icono y el sistema nos mostrará esta subpantalla en la que el sistema informa que no se permiten crear nuevos números de serie: 8 de 32

9 Pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: Pinchamos en el número de la entrega y el sistema nos llevará a la pantalla de visualizar la entrega. Vamos al menú: Entrega de salida modificar Tendremos que introducir los números de serie. Marcamos la posición haciendo un clic en el cuadro en gris que está a su izquierda. Una vez marcada, vamos al menú : Detalles Números de serie. 9 de 32

10 Indicamos el número de serie y pulsamos enter. Una vez indicado el número de serie pinchamos el icono contabilizar la salida de la mercancía para En este caso de pedido de compras intercompañía en un paso la salida de mercancías de una sociedad equivale a la entrada en la otra. 3. Facturación intercompañía. Para generar una factura vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Ventas Facturación Crear. También podemos llegar 10 de 32

11 a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Comercial Facturación Factura Crear. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VF01 1. Pantalla Crear factura A. Datos por defecto Fecha factura: Fecha en la que se efectúa la facturación y se contabiliza en contabilidad. Introducimos la fecha de la factura. B. Documentos a procesar Documento: Clave numérica que identifica la entrega a facturar. Introducimos el nº de la entrega. Si no la recordamos pinchamos el cuadro pantalla tratar pool de facturación. (o la tecla F4) y obtenemos la 2. Pantalla Tratar pool de facturación Esta pantalla actúa como un match-code. Introduciéndole una serie 11 de 32

12 de datos elabora una lista que contenga dichos datos. Por ejemplo introduciendo los datos de organización, el sistema nos seleccionará los documentos creados para esa organización. También podemos introducir el código del solicitante (cliente) y nos mostrará todas las facturas pendientes para ese solicitante. 3.Pantalla Tratar pool de facturación En esta pantalla aparecen todas las facturas seleccionadas. Para desmarcarla pinchamos en la parte superior izquierda de la pantalla. Una vez hemos marcado la factura o facturas, cuando esté marcada, pinchamos en el icono Simulación : 4.Pantalla Factura Simular: Resumen posiciones de factura 12 de 32

13 En esta pantalla vemos los datos de la factura. Podemos consultar los interlocutores involucrados en la venta, para ello vamos al menú Pasar a cabecera interlocutor cabec. También podemos modificar los precios en caso de que fuera necesario pinchando el icono Condiciones. Volvemos hacia atrás pinchando el icono de Crear factura: y regresaremos a la pantalla inicial 13 de 32

14 Pinchamos el icono Ejecutar Aparecerá un mensaje al pie de la pantalla indicando que la factura se ha grabado. En este caso de pedidos intercompañía en un paso, se ha establecido que la emisión de la factura de venta genere la contabilización de la factura de compra en la otra sociedad. 14 de 32

15 B) Pedido de compras intercompañía en dos pasos. 1. Creación de un pedido de compras intercompañía en dos pasos. La sociedad que compra crea el pedido de compras que es utilizado por la sociedad que vende para realizar la salida de mercancías. Una vez grabada la salida, se graba la entrada de mercancías en la sociedad que compra. No podrá grabarse la entrada hasta que no se haya contabilizado la salida de mercancías de la sociedad que vende. Posteriormente se grabarán las facturas tanto de compras como de ventas. Para crear un pedido de compras intercompañía, seguimos el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Pedido Pedido. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Compras Pedido Crear Proveedor/centro suministrador conocido. También podemos acceder a la pantalla Crear pedido a través del código de transacción: ME21N 2. Pantalla Crear Pedido Introducimos la clase pedido, para ello desplegamos el match-code y seleccionamos una de la lista: 15 de 32

16 A continuación introducimos el código del proveedor: Para los proveedores del Grupo el código del proveedor es el código de la Sociedad. En caso de no recordarlo, pinchamos el cuadro, aparecerá una pantalla matchcode para ayudarnos a buscar el proveedor. C. Datos de cabecera. En estos campos se introducen los datos organización de compras, grupo de compras y sociedad. 16 de 32

17 D. Resumen de posiciones Material: En este campo se introduce el código del material del que queremos hacer el pedido. Si no recordamos el código, pinchamos el icono match-code. y los buscamos a través del Texto breve: Es el texto que define el material. El sistema lo inserta automáticamente una vez hayamos introducido su código. En el caso de que estemos realizando un pedido de consumibles, introduciremos directamente en este campo el nombre del material. Ctd pedido: Corresponde a la cantidad de unidades que vamos a pedir al proveedor. Centro: Nos situamos en este campo y pinchamos el cuadro, seleccionamos el centro de la lista haciendo clic dos veces sobre él. Para pedidos intercompañía siempre utilizaremos centros VXXX. Almacén: Número del almacén en el que se almacena el material en cuestión. Dentro de un centro puede haber uno o varios almacenes. Precio neto: Es el precio neto unitario del material. El sistema lo toma del registro info, si no existe se tiene que introducir manualmente. 17 de 32

18 En el caso de que el pedido incluya gastos por aduanas o fletes, tendremos que añadir una condición. Para añadirla, marcamos la posición y pinchamos en el icono. Una vez introducidos los datos pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: Ind impuestos: El indicador de impuestos representa una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda. Indicamos el indicador. Si no lo recuerda pinche el cuadro y seleccione de la lista. Una vez indicado pulse enter. Cl. Valor: Este campo sólo lo rellenaremos en el caso de que estemos realizando un pedido de máquinas, hostelería o de repuestos. La clase de valoración es una clave que identifica unívocamente los stocks de un material valorados por separado. En el sistema se han definido estas clases de valoración, siendo para: 18 de 32

19 - MM.RR.: Nueva y usada. - REPUESTOS: Normal y recuperada. - HOSTELERÍA: Nueva y usada. Pulse el icono Grabar para terminar el pedido de compras. A pie de pantalla verá que aparece un mensaje indicándole que el pedido se ha grabado y dándole el número de ese pedido. 2. Entrega de la sociedad emisora en traslado intercompañía. Una vez el centro comprador ha realizado el pedido de compras, el centro vendedor tiene que realizar la expedición de los materiales. Para realizar la salida de un traslado intercompañía, vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Devolución Proveedor Salida de almacén Pool de entregas También podemos llegar a esta pantalla a través del código de transacción: VL10B 1. Pantalla Pedidos compras, visual. rápida Puesto de expedición: Indicamos el puesto de expedición (no es un campo obligatorio) Organización ventas: Indicamos la organización de ventas. Canal de distribución: Introducimos el canal de distribución DT Devolución/Traslado 19 de 32

20 Sector: Introducimos el sector DT Devolución/Traslado Una vez seleccionados estos campos, pinchamos el icono 2. Pantalla Operaciones pronto envío: pedidos de compra visualización rápida En la pantalla aparece el pedido intercompañía que habíamos generado. Marcamos el pedido del que vamos a crear la entrega: Una vez marcado el pedido, pinchamos el icono y el sistema nos mostrará esta subpantalla en la que el sistema informa que no se permiten crear nuevos números de serie: Pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: 20 de 32

21 Pinchamos en el número de la entrega y el sistema nos llevará a la pantalla de visualizar la entrega. Vamos al menú: Entrega de salida modificar Tendremos que introducir los números de serie. Marcamos la posición haciendo un clic en el cuadro en gris que está a su izquierda. Una vez marcada, vamos al menú : Detalles Números de serie. 21 de 32

22 Indicamos el número de serie y pulsamos enter. Una vez indicado el número de serie pinchamos el icono contabilizar la salida de la mercancía. para La salida de mercancía del almacén de una sociedad provoca la entrada automática en el almacén de la sociedad receptora. Solamente permitirá hacer la entrada cuando se haya hecho la salida de mercancías desde el origen. 3. Entrada de mercancías intercompañía. La entrada de mercancías para el pedido de compras se realiza siempre mediante la clase de movimiento 101. Los tipos de stocks se distinguen mediante el indicador de stock que puede registrar en la imagen de posición del tratamiento de entrada de mercancías. En las entradas de mercancías valoradas, además del documento de material, también se crea un documento contable. Simultáneamente se actualiza también el historial de pedidos mediante la entrada de mercancías. Antes de realizar una entrada de máquinas recreativas debe haberse introducido en el sistema sus números de serie ya que al final de la entrada le solicitará dichos números. Para crear la entrada de mercancía vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Entrada de mercancías Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Gestión de stocks Movimiento de mercancías Movimiento de mercancías. También se puede hacer la entrada del material a través del código de transacción: MIGO 22 de 32

23 Introducimos el nº de pedido al que vamos a dar entrada. Nos desplazamos a la derecha de la pantalla y comprobamos que en la parte superior derecha de la pantalla figura la clase de movimiento 101: Una vez comprobados los datos pinchamos el icono siguiente pantalla: y nos aparecerá la 23 de 32

24 En el caso de que estemos realizando un pedido de compras de máquinas, o de algunos materiales de hostelería y repuestos que tengan perfil de nº de serie, si abrimos la pestaña números de serie, el sistema nos va a solicitar que los actualicemos: Una vez rellenados los campos, marcamos el flag Posición OK: 24 de 32

25 y pulsamos el icono A pie de pantalla nos aparecerá un mensaje confirmándonos que el documento es O.K. Para terminar la entrada pulsamos el icono contabilizar. A pie de pantalla aparece un mensaje indicando que la entrega se ha contabilizado. 4. Verificación de facturas intercompañía. Para verificar facturas de un pedido intercompañía, seguimos el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Verificar facturas Verificación factura/abono. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Verificación de facturas de logística Entrada de documentos Añadir factura recibida. También podemos acceder directamente a través del código de transacción: MIRO. Nos aparecerá la siguiente subpantalla: Introducimos el código de la sociedad y pulsamos enter para acceder a la pantalla de creación 25 de 32

26 1. Pantalla Añadir factura recibida Seleccionamos el tipo de factura dentro del campo actividad: A. Datos básicos Fecha documento: La fecha de documento es la fecha de creación del documento original. Fecha contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. La fecha de contabilización puede diferir tanto de la fecha de entrada (fecha de entrada en el sistema) como de la fecha del documento (fecha de creación del documento original). Importe bruto factura: El importe bruto de la factura es la suma de los importes netos de las posiciones y las cuotas de IVA. Introduzca el importe de la factura. 26 de 32

27 Calcular IVA: Si selecciona este campo el sistema calculará automáticamente los impuestos al simular o contabilizar. Seleccione este campo en el caso de que el material que se compre esté sujeto al IVA. Introducimos el nº de pedido o pedidos dentro la pestaña "Referencia a pedido" Una vez rellenados los campos pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: 27 de 32

28 En el caso de compras de activos fijos no se podrá verificar la factura hasta que el maestro del activo no esté completo, es decir, que desde el módulo de activos fijos se haya terminado el alta del maestro. B. Pago 28 de 32

29 (?)Vía de pago: La vía de pago determina con qué procedimiento, por ejemplo, cheque, transferencia o efecto, deben realizarse los pagos. pinchamos en el cuadro, y seleccionamos uno de la lista. Una vez rellenados los campos, regresamos a la pestaña "Referencia a pedido" y marcamos el flag Reserva o.k. Una vez marcado el flag pinchamos el icono para grabar la factura C) Devolución intercompañía. Este circuito se utilizará cuando una sociedad del grupo deba realizar la devolución de un material a otra sociedad del grupo. No hay vinculación entre los movimientos de ambos centros (si que hay vinculación en el pedido intercompañía de compras), por lo que cada centro debe realizar el circuito como si el cliente/proveedor fueran externos. El centro al que se devuelve la mercancía tiene que realizar la entrada de la mercancía y la verificación del abono. El centro que devuelve la mercancía realizará un pedido de devolución a cliente con su entrega, salida y abono. 1. El centro que devuelve la mercancía hará la entrada (salida) de la mercancía. Para realizar la devolución de la mercancía vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Entrada de mercancías Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Gestión de stocks Movimiento de mercancías Movimiento de mercancías. También se puede hacer la entrada del material a través del código de transacción: MIGO Nos desplazamos a la derecha de la pantalla y comprobamos que en la parte superior derecha de la pantalla figura la clase de movimiento 122. Introducimos el movimiento Devolución y el documento de material de la entrada de mercancías del pedido intercompañía: 29 de 32

30 Pinchamos el icono A continuación se revisarán las fechas de documento y contab, se modificarán en el caso de que no coincidan con la fecha de sistema. En la pestaña Material y Cantidad completaremos dichos campos. En la pestaña Se. completaremos Centro: Indicamos el código del centro donde se encuentra el repuesto. Si no lo recordamos, hacemos clic en y lo buscamos en la lista que aparece. Almacén: indicamos el código del almacén donde se encuentra el repuesto. Si no lo recordamos, hacemos clic en y lo buscamos en la lista que aparece. Motivo movimiento: indicamos el motivo por el que se produce la devolución. 30 de 32

31 Si es necesario volveremos a la pestaña Material y modificaremos la Cl.valoración, por defecto en repuestos el sistema propone NORMAL Si queremos introducir más posiciones seleccionaremos el icono aparecerá un nueva pantalla donde completaremos los datos. y nos Una vez rellenados los campos, marcamos el flag Posición OK: y pulsamos el icono A pie de pantalla nos aparecerá un mensaje confirmándonos que el documento es O.K. 31 de 32

32 Una vez introducidos estos datos pulsamos. A pie de pantalla aparece un mensaje indicando que el documento se ha contabilizado. 2. El siguiente paso en el centro que devuelve la máquina es verificar el abono que emite el centro que recibe la máquina. Para ello consultar manual de abono al proveedor. 3. Por último, el centro al que se devuelve la mercancía realizará un pedido de devolución de cliente, con su salida (entrada) de mercancía y su abono. Para realizarlo, ver manual Devolución a proveedor. Un ejemplo: CBAR devuelve una máquina a CDIS: Paso 1: CBAR hará un movimiento de salida de su centro mediante un 122. Paso 2: CDIS hará un pedido de devolución de cliente, con su "salida" de mercancía (en realidad entrada) y su abono a cliente (CBAR). Paso 3: CBAR verificará abono. 32 de 32