Modelo estándar de control interno en Colombia - MECI

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1 Área Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción Modelo estándar interno en Colombia - MECI Ficha Técnica Autora : Mg. Marushka Naydú Mesa Pinto* Título : Modelo estándar interno en Colombia - MECI - Parte I Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 73 - Noviembre 2014 Sumario 1. Introducción 2. El control interno en Colombia desde la Constitución de Normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano - Ley Nº 87 de Modelo estándar de Control Interno MECI 1000: Implementación del MECI 1000: Introducción Considerando el gran desarrollo que tiene el control interno en Colombia, en esta oportunidad haremos un recuento de su desarrollo; desde la Constitución de 1991 hasta la aplicación del MECI 1000: 2005; quedando pendiente para la próxima edición tratar sobre el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, el cual actualmente se encuentra vigente en dicho Estado. * Abogada por la Universidad San Martín de Porres (USMP). Magíster en Gestión Pública por la Universidad de ESAN; egresada de la maestría en Derecho de los Negocios de la USMP; titulada como Especialista en Administración de Negocios en IPAE. Graduada en el Programa de Especialización de Ejecutivos de ESAN, con mención en Administración; ha concluido el curso de Public Finance and Performance Management en Maryland School of Public Policy de la Universidad de Maryland EEUU; así como el diplomado de Ética Pública, Transparencia y Anticorrupción, en la Universidad Nacional del Litoral de Argentina. Con más de veintiún años en el sector público, en áreas tributarias, administrativas y actualmente dedicada a la implementación del Sistema de Control Interno bajo el Modelo COSO. Amplia experiencia docente, se desempeña como profesora en la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General de la República y en el Postgrado de la Universidad de ESAN en el Diplomado de Gerencia en la Administración Pública, y en cursos sobre Control Interno en las Organizaciones Públicas. En Colombia, el control interno cuenta con un sustento constitucional que le da respaldo al gran desarrollo que ha adquirido en las entidades públicas obligadas. Asimismo, cuenta con una Ley que establece de manera general el marco normativo sobre el cual se desarrolla el Modelo estándar interno conocido como MECI. Este último a su vez establece de manera específica la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno. Es importante resaltar que en Colombia se encargó al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) líder en la modernización y el mejoramiento continuo de las Instituciones Públicas establecer la implementación del Sistema interno, debiendo además, administrar y distribuir a todas las entidades obligadas, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación del MECI. 2. El control interno en Colombia desde la Constitución de 1991 El control interno ha tenido un permanente desarrollo normativo en Colombia desde que se promulgó la Constitución de 1991, la cual contiene dos artículos fundamentales en los que se sustenta dicho desarrollo: El primero de ellos, el artículo 209 contenido en el Título VII De la Rama Ejecutiva, Capítulo 5 De la Función Administrativa ; y el segundo, el artículo 269 contenido en el Título X De los Organismos de Control, Capítulo 1 De la Contraloría General de la República ; los cuales establecen: Artículo 209º. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, Parte I celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Artículo 269º. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. Como se observa, dichos preceptos constitucionales establecen como obligatorio para la Administración Pública el establecimiento del control interno, concibiéndolo como el garante del cumplimiento de los principios que fundamentan la función administrativa; siendo por tanto obligatorio para las entidades que conforman la Administración Pública 1, diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, los procedimientos interno. En el año 1993, se dictó la Ley Nº 87 por medio de la cual se establecieron normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado, estableciéndose su definición, sus objetivos, características, elementos, campo de aplicación, responsabilidad del control interno, definición de la unidad u oficina de coordinación interno y del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, entre otros. Dicha norma fue reglamentada por el Decreto Nacional Nº 1826 de 1994 y por el Decreto Nacional Nº 1537 de Posteriormente, a través del Decreto Nº 1599 del 20 de mayo de 2005, se adoptó 1 La Ley 897 establece taxativamente cuales son las obligadas. 1

2 en Colombia el Modelo estándar interno conocido como MECI 1000:2005, el cual introdujo elementos de gestión basados en estándares internacionales de Control Interno; estableciendo además, generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar implementar y mantener el SCI en las entidades obligadas a implementarlo. Finalmente, teniendo en cuenta que los referentes internacionales, y en especial el COSO 2 habían sido modificados, mediante Decreto N 943 del 21 de mayo de 2014, se derogó el Decreto Nº 1599 y se adoptó la actualización del MECI, con el propósito fundamental de servir como una herramienta gerencial para el control de la gestión pública, fundamentándose en la cultura de control, y la responsabilidad y compromiso de la Alta Dirección para su implementación, y fortalecimiento continuo. 3. Normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado colombiano - Ley Nº 87 de 1993 Es preciso señalar algunos de los aspectos contenidos en la Ley Nº 87 de , con el fin de establecer el marco normativo sobre el cual se desarrolla el MECI en Colombia. En tal sentido, conviene señalar la definición interno contenida en el artículo 1 de dicho cuerpo legal: El sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Asimismo, establece que el ejercicio interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales, debiendo concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular, de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. Establece además, que teniendo en cuenta los principios constitucionales que deben caracterizar a la Administración Pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organización y buscar su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. 2 La Ley 897 establece taxativamente cuales son las obligadas. 3 Reglamentado parcialmente por los Decretos 1826 de 1994 y Decreto 1537 de Asimismo, la Ley Nº 87 establece las siguientes características del Control Interno: Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna, de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo. En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad. Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a a naturaleza, estructura y misión de la organización. El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad. Señala que todas las entidades bajo la responsabilidad de sus directivos deben por lo menos implementar los siguientes aspectos que orientan la aplicación del control interno, a los cuales denomina elementos: a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios; b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno; h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos. En cuanto al campo de aplicación, la Ley Nº 87 establece que abarca a todos los organismos y entidades de las ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles así como en la organización electoral, en los organismos, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en 2

3 Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal. En relación a la responsabilidad del control interno, la Ley Nº 87 señala que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente; precisando además, que la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. Asimismo, la Ley Nº 87 trata de dos estamentos respecto a los cuales nos referimos a continuación: de Control Interno en las empresas bajo el ámbito del Fonafe, con el cual guarda gran similitud. Además, debe señalarse, que considerado que el MECI fue actualizado en atención a los cambios contenidos en el COSO 2013, resultaría necesario modificar también nuestra normatividad, pues el control interno en nuestro país está inspirado también en el COSO En tal sentido, debemos indicar que el MECI 1000: 2005 estaba compuesto por una serie de subsistemas, componentes y elementos, relacionados bajo un enfoque sistémico a partir del cual se observan los vínculos existentes entre cada uno de ellos, tal como se observa en la siguiente gráfica: Componentes Elementos Unidad de coordinación interno - Considerado como uno de los componentes del Sistema de Control Interno de nivel gerencial o directivo encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. - Su jefe debe ser designado como asesor, coordinador, auditor externo o cargo similar, a un funcionario público adscrito al nivel superior. - Entre sus funciones tiene: Planear, dirigir y organizar la verificación, y evaluación del SCI. Verificar que el SCI este formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de sus funciones de todos los cargos, verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución; fomentar en toda organización la formación de una cultura, entre otras. - Deben presentar un Informe Ejecutivo al ministro o director del Departamento Administrativo correspondiente, acerca del estado del SCI, los resultados de la evaluación de gestión y las recomendaciones y sugerencias que constituyan a su mejoramiento, y optimización (Decreto 1826 de 1994). Sistema interno 1. Subsistema estratégico 2. Subsistemas de gestión 1.1. Ambiente 1.2. Direccionamiento estratégico 1.3. Administración del riesgo 2.1. Actividades 2.2. Información 2.3. Comunicación pública - Acuerdos compromisos protocolos éticos - Desarrollo del talento humano - Estilo de dirección - Planes y programas - Modelo de operaciones por proceso - Estructura organizacional - Contexto estratégico - Identificación del riesgo - Análisis del riesgo - Valorización de riesgos - Políticas de administración de riesgos - Políticas de operación - Procedimientos - Controles - Indicadores - Manual de procedimientos - Información primaria - Información secundaria - Sistemas de información - Comunicación organizacional - Comunicación informativa - Medios de comunicación Comité de coordinación del sistema interno - El cual debe ser establecido al más alto nivel jerárquico por las entidades y organismos a los que le es aplicable la Ley 87; pidiéndose integrarse subcomités centrales regionales o locales - Entre sus funciones tiene: Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación y mejoramiento del SCI; estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de los planes, sistemas y seguridad externa; coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades; reglamentar el funcionamiento de las subcomisiones del SCI entre otras (Decreto 1826 de 1994). 3. Subsistema de evaluación 3.1. Autoevaluación 3.2. Evaluación independiente 3.3. Planes de mejoramiento - Autoevaluación del control - Autoevaluación de gestión - Evaluación del sistema de control interno - Auditoría interna - Plan de mejoramiento institucional - Plan de mejoramiento por procesos - Plan de mejoramiento individual 4. Modelo estándar interno - MECI 1000: 2005 Tal como ya se indicó, la adopción del MECI 1000: 2005 fue establecida por el Decreto Nº 1599 del 20 de mayo de 2005; el cual determinó las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados. En este punto, es preciso señalar, que si bien es cierto por el Decreto N 943 de 2014 ( ) se derogó el Decreto Nº 1599, y se adoptó la actualización del MECI, resulta conveniente conocer el MECI 1000: 2005 como antecedente a la metodología actualmente vigente en Colombia, y asimismo para poder efectuar comparaciones con lo establecido en nuestra normatividad nacional, y más precisamente con lo señalado en el Código Marco Dichos subsistemas, componentes y elementos fueron definidos por el MECI 1000: 2005 de la siguiente manera: 4.1. Subsistema estratégico. Conjunto de componentes que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública Componente ambiente. Conformado por elementos que al interrelacionarse, otorgan una conciencia a la entidad pública e influyen de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad. a) Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: Define el estándar de conducta de la entidad pública; establece 3

4 las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordada en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y la finalidad social del Estado. b) Desarrollo del Talento Humano: Define el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público; determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado. c) Estilo de dirección: Define la filosofía y el modo de administrar del gobernante o gerente público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública; constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado Componente de direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales. a) Planes y programas: Permite modelar la proyección de la entidad pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos. b) Modelo de operación por procesos: Permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública. c) Estructura organizacional: Configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública y permite dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos que al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función. a) Contexto estratégico: Permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales. b) Identificación de eventos: Posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la entidad pública, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. c) Análisis del riesgo: Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo. d) Valoración del riesgo: Determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. e) Políticas de administración de riesgos: Permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública Subsistema de gestión: Conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. a) Políticas de operación: Establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definido por la entidad. b) Procedimientos: Conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades. c) Controles: Conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública. d) Indicadores: Conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. e) Manual de procedimientos: Materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos Componente información. Componente, conformado por un conjunto de datos que al ser ordenados y procesados, adquiere 4

5 Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Forma parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información. a) Información primaria: Conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño. b) Información secundaria: Conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública. c) Sistemas de información: Conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública Componente comunicación pública. Componente, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. a) Comunicación organizacional: Orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. b) Comunicación informativa: Garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, y externos. c) Medios de comunicación: Constituye el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés Subsistema de evaluación: Conjunto de componentes que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión; detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública Componente autoevaluación. Conjunto de elementos que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad. a) Autoevaluación del control: Basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación. Determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos, y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. b) Autoevaluación a la gestión: Basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas, y en los procesos de la entidad pública. Permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales Componente evaluación independiente. Componente que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza, y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad pública. a) Evaluación del Sistema de Control Interno: Cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública. b) Auditoría Interna: permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad pública. Asimismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés Componente planes de mejoramiento. Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesario para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. a) Plan de Mejoramiento Institucional: Permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la entidad pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos fiscal, político y con los diferentes grupos de interés. b) Planes de Mejoramiento por Procesos: Contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto. c) Planes de Mejoramiento Individual: Contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y 5

6 el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. De otro lado, el MECI 1000: 2005 señala que los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Se identifican los siguientes principios: Autocontrol, autorregulación y Autogestión. El Decreto Nº 1599 estableció también, que el marco conceptual del Sistema Estándar de Control Interno para entidades del Estado, debía ser desarrollado mediante las metodologías, procedimientos e instructivos que el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) establezca para la implementación del Sistema de Control Interno. Se señala al respecto que el DAFP, debía administrar y distribuir a todas las entidades del Estado obligadas, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno. Es así que en virtud a lo señalado anteriormente, el DAFP aprobó diversos documentos, como por ejemplo: el Manual de Implementación; la Guía para la Administración del Riesgo; la Compilación de Conceptos Frente a la importancia del MECI en el Estado Colombiano; entre otros. De otro lado, es importante señalar, que el MECI 1000: 2005 precisó que el SCI es complementario con el Sistema de Gestión de la Calidad; toda vez que el SCI debe entenderse como una herramienta que comparte algunos elementos con otros sistemas; por lo que es posible que la implementación de algunos de los requisitos de este documento permita el cumplimiento total o parcial de requisitos de otros sistemas. Indicando al respecto, que en la implementación del SCI debe tenerse cuidado especial en la identificación de los elementos comunes, para evitar que se dupliquen esfuerzos. 5. Implementación del MECI 1000: 2005 Tal como se señaló anteriormente, el Decreto Nº 1599 del 20 de mayo de 2005 estableció que la DAFP debía desarrollar las metodologías, procedimientos e instructivos necesarios para la implementación del Sistema de Control Interno; y es así que entre otros, debía elaborar el Manual de Implementación del MECI 1000: Es el caso, que mientras se elaboraba dicho documento, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional de Control Interno de la Entidades del Orden Nacional y Territorial, emitió la Circular N 03 de 2005 en la que estableció que mientras se expedía el Manual en mención, las entidades debían aplicar los lineamientos generales establecidos por la DAFP en dicha Circular, con el fin de dar inicio a la Etapa 1 de Planeación al Diseño e Implementación del SCI. Los lineamientos generales en mención, estaban circunscritos al Compromiso de la Alta Dirección; Acto Administrativo (el cual debía ser expedido por las entidades para autorregular la implementación del SCI); Designación del Representante de la Dirección (con el fin de garantizar la realización de las acciones necesarias para la implementación y mejoramiento continuo del SCI); Proceso de Sensibilización y Socialización del MECI 1000: 2005 (dirigido a todos los colaboradores); Capacitación del MECI 1000: 2005 (dirigido al equipo MECI y demás servidores que se estimen convenientes); Elaboración del Autodiagnóstico; y Organización del Equipo de Trabajo Institucional. Respecto al equipo de trabajo institucional cabe resaltar, que según señala la circular en mención, este se conforma por los tres siguientes grupos, los cuales cuentan con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad: Grupo directivo - Que corresponde al Comité de coordinación de control interno, el cual actúa bajo las directrices de la máxima autoridad de la Entidad. Grupo operativo - Conformado por servidores con representatividad de todas las áreas, tiene carácter multidisciplinario. - Se le denomina EQUIPO MECI. Grupo evaluador - Integrado por el jefe de la unidad u Ofic. Coordinación del control interno y los servidores a su cargo, tiene como responsabilidad la evaluación independiente y objetiva de la implementación y mejoramiento continuación del MECI 1000: Posteriormente, en marzo de 2006, la DAFP emite la primera versión del Manual de Implementación del MECI 1000:2005, el cual fue actualizado en diciembre de 2008 (Segunda versión). Dicha segunda versión, luego se señalar las Directrices Generales, estableció las etapas en las que se divide la implementación del MECI 1000: 2005, cuales que se señalan a continuación: 1. Planeación al diseño e implementación del MECI 1000: Diseño e implementación del MECI 1000: Evaluación de la implementación del MECI 1000: Normograma del Sistema de Control Interno La primera etapa se debe desarrollar de acuerdo con lo establecido en la Circular Nº 3 antes señalada e incluye lo siguiente: Establecer el compromiso de la alta dirección. Definir la organización del equipo de trabajo, Equipo MECI. Definir los diferentes niveles de implementación o ajuste del Sistema de Control Interno actual en términos del Modelo Estándar de Control Interno. Elaborar el plan de trabajo para el diseño e implementación: Identificación de normas de funcionamiento, definición de actividades de desarrollo e implementación, asignación de responsabilidades, definición de cronogramas, establecimiento de los recursos, capacitación del grupo de trabajo y socialización a directivos de la entidad. En el desarrollo de la segunda etapa, el Manual señaló que se debe llevar a cabo una evaluación sobre la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada elemento de Control en la entidad; y asimismo, se deben definir las actividades y responsables de la implementación y mantenimiento. Luego de ello, se describe el método a través del cual se abordará esta Etapa. En el Manual, luego de establecer un referente conceptual para cada subsistema y sus respectivos componentes y elementos, se anexa un ejemplo explicativo que orienta el desarrollo de los elementos ; se presenta también las normas vigentes que sustentan cada elemento, y, en algunos casos, se referencia los instrumentos técnicos elaborados por el DAFP que pueden ser utilizados por las entidades para facilitar el proceso de diseño o mejoramiento de cada elemento. Continuará en la siguiente edición. 6