UNIDAD III. Salones y ambientes para eventos protocolares

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1 UNIDAD III Salones y ambientes para eventos protocolares Para un evento de gran magnitud, debemos contar con distintos ambientes y espacios, cada uno con una función particular. Para ser una excelente anfitriona, puedes ayudarte conociendo las normas protocolares que se utilizan para contratar los salones en eventos de gran magnitud. Así, puedes darle personalidad a tu fiesta siguiendo algunas características de este protocolo. Lee estos puntos de referencia y organiza tu evento con estilo y distinción. Espacio de ingreso al salón: Aquí hablamos de la entrada. Este lugar debe ser ocupado por personal de seguridad y de ceremonial, que recepcionarán las invitaciones e indicarán a los invitados cuál es el camino que deben seguir para ingresar. Aquí también puedes ubicar personal de servicio: recepcionistas, azafatas, etc. Área de recepción: A continuación de la entrada, se encontrará un pequeño pasillo en donde los anfitriones saludarán y darán la bienvenida a los invitados, así como al finalizar la reunión, se despedirán de ellos. En el caso de ser varios los anfitriones, se mantiene un orden especial para el ingreso. En el hall de entrada se seguirá el ceremonial. Este ordenamiento a seguir es el siguiente: Al entrar, el invitado saludará primero al dueño de casa y después a su esposa, siguiendo en orden jerárquico decreciente con todos aquellos que conforman el comité. Al salir, se ubicarán las mismas personas que serán saludadas en orden inverso, culminando con la despedida del dueño de casa. No es conveniente que este grupo de anfitriones supere las 4 o 5 INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 1

2 personas, así se hace más fácil el ingreso y egreso de invitados. Si el anfitrión fuera uno sólo, puede invitarse a las 3 o 4 personas más importantes a que compartan la bienvenida de los invitados. Durante el ingreso, se saluda primero al de mayor jerarquía, y por último a la de menor jerarquía. A la salida, se hará de modo inverso. Sólo se aguardará el arribo de los invitados hasta 15 minutos después de la hora fijada para la celebración. El jefe de ceremonial debe encontrarse junto al anfitrión e indicar el cargo y nombre de cada uno de los ingresantes, presentando a ambos entre sí. Él es el único que se presenta a sí mismo. Si no hay jefe de ceremonial, puede realizar la presentación el organizador del evento o un presentador que estará en todo el evento presente. Salón reservado: este es un pequeño pero confortable recinto en el cual, el invitado de honor o alguna personalidad muy importante, podrá aguardar hasta que todos los demás invitados ya se encuentren en la sala. Su utilización dependerá de la decisión de los anfitriones y los invitados de honor. Aunque hoy en día ya no se emplea, es conveniente contar con él. Por ejemplo, si lo que se está organizando es una celebración en honor a alguien en especial que ha viajado demasiado para llegar al evento, este salón reservado puede ser muy útil ya que el invitado de honor puede refrescarse y descansar. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 2

3 Guardarropas: su utilización es fundamental, especialmente en invierno. Debe estar provisto de suficiente personal para hacer frente a los movimientos en los cuales es mucho el caudal de invitados que acuden a él. Por ejemplo, al llegar la hora de retirarse, ya que se dirigen todos juntos a retirar los abrigos y es de muy mal gusto que se encuentren apretados frente al guardarropas aguardando ser atendidos. Sala: En esta sala se irán concentrando los invitados a medida que ingresan, esperando acceder al salón comedor. Aquí puedes servir algún bocadillo y bebidas, como aperitivo a la comida. Cuando no fuese comida, es el lugar ideal para un servicio de cocktail o recepción. La espera en esta sala no es muy larga, son los anfitriones quienes acordarán el momento propicio para ingresar luego al salón comedor. Salón comedor: cuando es una comida muy formal, el anfitrión ingresará a este del brazo de la dama que lleve el nro. 1. En el orden de precedencias y detrás de ellos, el caballero nro. 1. lo hará del brazo de la dama anfitriona. Si no deseas realizar este orden de precedencias, solamente autoriza a abrir las puertas del salón comedor y todos los invitados ingresarán ordenadamente. Recuerda dejar un tiempo necesario para que los invitados puedan disfrutar del aperitivo antes de la comida formal. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 3

4 Sala de estar: ésta puede utilizarse a la hora de servir café, como también para el caso de haberse previsto llevar a cabo una D`aprés-diner. Luego de la comida, puedes invitar a los comensales a dirigirse a otra habitación donde se pueda tomar el café, té u otro tipo de bebida, como puede ser whisky, brandy, etc. Sería ideal tener en este espacio un balcón, o pequeño estar al aire libre, para que las personas fumadoras puedan utilizarlo. Aquí, se puede realizar también algún concierto de piano o violín para acompañar la velada. Cocina: este sector deberá estar lo suficientemente cerca de los salones como para permitir un trabajo cómodo del personal de servicio, pero a la vez, adecuadamente condicionado como para evitar ruidos u olores en las salas. Sanitarios: de forma similar al hacer referencia a la cocina, los sanitarios deben encontrarse cómodamente ubicados como para permitir el acceso, y preferentemente, fuera del salón comedor. Deberás tener en cuenta la cantidad de sanitarios dependiendo la cantidad de invitados, al igual que la división de estos para hombres y para mujeres. Los sanitarios de mujeres es preferible que tengan un lugar especial donde se puedan maquillar y arreglarse. Tú puedes darle forma a estos ambientes, utilizar los que creas necesarios para tu evento, modificándolos de acuerdo a tu necesidad. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 4

5 NORMAS DE LOS SALONES. El hotel cuenta con tres tipos de salones que a su vez se unen para formar un gran salón para las actividades de mayor número de invitados. Los salones siempre deben permanecer desocupados finalizado un evento. ARTE MODELO DE SALONES DE EVENTOS. Se deben respetar las siguientes normativas: beber. paredes o suelo. eles, pegatinas, calcomanías en los muebles de maderas, atriles y mesas presidenciales Las mismas deben ir cubiertas en el frente o usar una de material noble (madera preciosa.) Cuidar que la entrada de materiales externos a los salones no dañe las instalaciones. Para las instalaciones de cableados siempre debe estar un personal de mantenimiento velando por la buena gestión de estos dentro del salón. ni basura. No tapar nunca extintores, ni pulsadores de alarma. La circulación del personal durante el evento debe limitarse a su área de trabajo. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 5

6 El decorado de nuestro establecimiento para los eventos tanto interno como externo es impecable y de estilo minimalista. La decoración forma parte de la identidad corporativa y transmite mensajes a nuestros clientes. Por tanto se considera importante cuidar este detalle. Las flores: A pesar de que se utiliza un proveedor exclusivo, el hotel se reserva las siguientes pautas: Flores según temporada: con el propósito de que luzcan frescas y con esplendor. INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 6

7 Elementos ambientales: Los elementos ambientales acorde a las características del salón y del tipo de evento se deben tomar en cuenta los escenarios que se desea proyectar durante la celebración del acto. Los elementos a tomar en cuenta: Elementos de imagen corporativa. Elementos decorativos. Logotipos. Emblemas o leyendas. Banderas Símbolos Plantas ornamentales para decorar. (Árboles, arbustos, palmeras, helechos) iluminación Música. Escenografías. Biombos. Tapices Climatización el evento según las necesidades de cada cliente. Utilizando como recurso la innovación y adecuada logística a cada acto. EXTERNAS. Según la delimitación de eventos tenemos congresos, convenciones, conferencias, cursos de capacitación, lanzamiento de productos, ferias y exposiciones, vinos de honor, rueda de presa, comidas de trabajo, catas (de vino, quesos, whisky, aceites, entre otros). INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 7

8 Montaje de eventos como ser Congresos-Convenciones-Conferenciascursos de capacitación: otorgársele, del número de congresistas que se aspire a reunir, e incluso de la importancia y publicidad de las que desee acompañarle. Dependiendo del número de participantes se asignara la sala adecuada para efectuar el evento. Presenta diferentes tipos de montajes: Mesas redondas, rectangulares, teatro o auditorio, tipo mesa en U, tipo aula o escuela, mesa imperial. En estos montajes tener presente: Precedencia de honor: Para esto colocar la mesa roble de caoba con tope. En la mesa principal se debe valorar si es oportuno disponer de un a asistentes. Ordenar mesa principal según precedencia. Colocar atril y tarima (Si se solicita o necesita.) Instalación de audiovisuales. Situar las sillas acorde al modelo de montaje. Ubicar las mesas con mantel base y tope. Colocar libreta y lápiz con logo del hotel, copa y botella de agua sin sello en todos los montajes. Hacer prueba de sonido una hora antes de iniciar el evento. Revisión y limpieza del salón treinta minutos antes de iniciar el evento. eunio n de personal u u ( x R H ) INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 8

9 15 20 R H n 1 80M u u S k A O ( ) INSTRUCTORA LICDA. JULISA NAVARRO 9