30 de enero, 2015 DCA- 0268

Transcripción

1 División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No de enero, 2015 DCA Señor Guillermo Santana Barboza Presidente Ejecutivo Instituto Costarricense de Ferrocarriles Fax: Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Instituto Costarricense de Ferrocarriles (para ampliar los contratos servicios de logística de las rutas Tren Urbano Pavas-Curridabat, Cartago-San José y San José-Heredia, con la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima, por un plazo adicional de 11 meses, a partir del 31 de enero de 2015, por el monto mensual de ,88 (treinta y ocho millones ochocientos ochenta y ocho mil colones ochocientos ochenta y ocho colones con ochenta y ocho céntimos). Nos referimos a su oficio No. E , de fecha 18 de diciembre de 2014, recibido en esta Contraloría el día 19 del mismo mes y año, mediante el cual solicita a este órgano contralor la autorización, para contratar en forma directa a la empresa Transfeco y Compañía Sociedad Anónima, los servicios de logística de las rutas del Tren Urbano, Cartago-San José y San José- Heredia. Mediante oficios No. P.E de fecha 09 de enero de 2015, P.E de fecha 14 de enero de 2015 y P.E de fecha 15 de enero de 2015, recibidos en esta Contraloría General de la República los días 12,14 y 15 de igual mes y año, se remitió información adicional, atendiendo requerimientos realizados por esta División. I. Antecedentes y justificación Como antecedentes y justificaciones que brinda el Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER) para la procedencia de la autorización pretendida, destacan los siguientes: 1. Que mediante oficio del 14 de febrero de 2014, (DCA-0395), esta División autorizó al INCOFER a contratar de manera directa a la empresa Transfeco y Cía.

2 2 Sociedad Anónima, los servicios de logística de las rutas Cartago-San José, a partir del 17 de febrero de 2014 y hasta el 6 de noviembre 2014 y la ruta San José-Heredia a partir del 16 de mayo de 2014 y hasta el 6 de noviembre de 2014, para unificarlas a la ruta del Tren Urbano Pavas-Curridabat, por los montos de ,00 (cien millones de colones exactos) y ,00 (sesenta y seis millones de colones exactos), respectivamente. 2. Que producto de la autorización otorgada al INCOFER por Oficio del 14 de febrero de 2014, (DCA-0395), el INCOFER suscribió los contratos Nos. 006-L-2014 y 013-L-2014, para las rutas del San José-Cartago y San José-Heredia con la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima con una vigencia hasta 06 de noviembre de (documentos incorporados a folios del 15 al 19 y del 32 al 40 del expediente administrativo) 3. Que el contrato No.021-L-2012 suscrito entre el INCOFER con la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima, para la logística de la ruta del Tren Urbano Pavas- Curridabat, producto de la Licitación Abreviada 2012LA , contaba una vigencia de un año contado a partir del día 07 de noviembre de (documento incorporado a folios 52 al 59 de la gestión de autorización) 4. Que el contrato No.021-L-2012 de la ruta del Tren Urbano Pavas-Curridabat, fue prorrogado por el plazo de un año según addendum No.047-L-2013, hasta el seis de noviembre de (documento incorporado a folios 52 al 59 de la gestión de autorización) 5. Que los contratos de las rutas Cartago-San José y San José-Heredia, suscritos con la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima, producto de la autorización otorgada por esta División mediante Oficio del 14 de febrero de 2014, (DCA- 0395), fueron ampliados según Addendum No. 027-L-2014 y vencen el próximo 31 de enero de (documento incorporado a folios 24 al 30 de la gestión de autorización) 6. Que el contrato No.021-L-2012 de la ruta del Tren Urbano Pavas-Curridabat, y su addendum No.047-L-2013, producto de la Licitación Abreviada 2012LA , fueron ampliados según Addendum No. 027-L-2014 y vencen el próximo 31 de enero de (documento incorporado a folios 24 al 30 de la gestión de autorización). 7. Que actualmente el INCOFER desarrolla un proyecto de pago digital en conjunto con la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos -Intendencia de Transportes-, aspecto que viene a ser determinante en la forma en que funciona la logística y afectará medularmente los carteles de Licitación que rijan la contratación.

3 3 8. Que en la Asamblea Legislativa se encuentra agendado en Plenario, el proyecto de Ley para el Fortalecimiento del INCOFER y la promoción del Tren Eléctrico Interurbano de la Gran Área Metropolitana, lo cual podría significarle en el corto plazo más recursos al INCOFER para llevar a cabo con eficiencia y prontitud sus objetivos legales. 9. Que los contratos de logística ampliados vencen el próximo 31 de enero de 2015, por lo que solicitan autorización para contratar de manera directa a la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima, en un momento inicial por 6 meses, para que el Instituto pueda finiquitar el modelo de servicio que requerirá, contemplando todo el proceso de automatización o digitalización del pago de los boletos el tren y su repercusión en las condiciones en que se prestaran los servicios de logística a futuro. Posteriormente, en información adicional que brindó el INCOFER, precisó como último dato, requerir un plazo de 9 meses. 1 II. Criterio de la División Como regla general establecida en nuestra Constitución Política, todas las compras realizadas con fondos públicos, deben observar el procedimiento ordinario de licitación que corresponda aplicar de acuerdo al monto. No obstante, preponderando el interés público de los habitantes sobre los formalismos que pretenden garantizar ese interés, el legislador moldeó en los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la facultad de la Contraloría General para autorizar de forma excepcional la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor o la única forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Desde esta óptica, el artículo 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, permite a la Contraloría General autorizar la aplicación de procedimientos de excepción cuando existan circunstancias y razones que impliquen que el procedimiento ordinario que corresponde no resulta conveniente de cara a la satisfacción del interés público, lo cual debe ser analizado por esta División a partir de lo solicitado por la Administración, a fin de determinar la procedencia o no de lo pretendido. En el caso concreto, ha de observarse en primer término que por Oficio del 14 de febrero de 2014, (DCA-0395), esta División autorizó al INCOFER a contratar directamente con la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima, los servicios de logística de las rutas Cartago- 1 Oficio P.E del 16 de enero de 2015.

4 4 San José, a partir del 17 de febrero de 2014 y hasta el 6 de noviembre 2014 y la ruta San José- Heredia a partir del 16 de mayo de 2014 y hasta el 6 de noviembre de 2014, con el fin de que ambas rutas se unificaran a la ruta del Tren Urbano Pavas-Curridabat, que como se expuso en los antecedentes que justificaron la autorización mencionada, contaba con una vigencia hasta el día 6 de noviembre de Dicha autorización indicó expresamente que el procedimiento de Licitación Pública, que la Administración pretendía iniciar para unificar los servicios de logística de las diferentes rutas, debería iniciar de inmediato a fin de contar efectivamente con un contrato que pudiera iniciar su ejecución, así mismo se determinó la obligación del INCOFER de desplegar todas las acciones tendientes a contar con los referidos contratos oportunamente, y lograr satisfacer así la necesidad que se expuso; procedimiento que de la información remitida, se logra inferir que no se realizó, expresando el Instituto que para el mes de mayo del año 2014, se dio el cambio de Gobierno y con este se iniciaron una serie de revisiones y procesos, como el proyecto de Ley para el Fortalecimiento del INCOFER y la promoción del Tren Eléctrico Interurbano de la Gran Área Metropolitana, que se encuentra agendado en la Asamblea Legislativa, lo que conlleva una modernización de las rutas cubiertas por los servicios de logística, así como el proyecto de pago digital en conjunto con la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos -Intendencia de Transportes-, aspecto que viene a ser determinante en la forma en que funciona la logística y afectará medularmente los carteles de Licitación que rijan la contratación, temas estos que provocaron la interrupción del trámite de aprobación del cartel para el procedimiento de Licitación Pública que se pretendía tener finalizado al mes de noviembre de Ahora bien, los contratos Nos. 006-L-2014 y 013-L -2014, producto de la autorización otorgada al INCOFER por Oficio del 14 de febrero de 2014, (DCA-0395), fueron suscritos con la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima para las rutas de San José-Cartago y San José-Heredia con una vigencia hasta el 06 de noviembre de 2014, fecha en que también finalizaba la vigencia del contrato de la ruta del Tren urbano Pavas-Curridabat. Ante ese escenario, fenecida la vigencia de los Contratos Nos. 006-L-2014, San José- Cartago; 013-L-2014 San José-Heredia, así como del Addendum No.047-L-2013 Tren Urbano Pavas-Curridabat y al no contar con el procedimiento de Licitación Pública que se pretendía para unificar los servicios de logística de las diferentes rutas, la Administración mediante Addendum No. 027-L-2014 amplió hasta el 31 de enero de 2105, las rutas del Tren urbano Pavas-Curridabat, San José-Cartago y San José-Heredia, fecha que se encuentra pronta a vencer, momento en el cual quedarían las referidas rutas sin servicios de logísticas que, visto el objeto contractual, según fue expuesto, devienen en esenciales para brindar el servicio de transporte de pasajeros en tren. Así las cosas, el INCOFER solicita autorización ante este órgano contralor, para contratar de manera directa a la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima, por un plazo adicional de 9 meses conforme lo expuesto, para que el Instituto pueda finiquitar el modelo de

5 5 servicio que requerirá, contemplando todo el proceso de automatización o digitalización del pago de los boletos el tren y su repercusión en las condiciones en que se prestarán los servicios de logística a futuro. Por otra parte, de la información adicional aportada por la Administración, se determina la intención de iniciar el procedimiento de Licitación Pública que culmine en la unificación de los servicios de logística de las diferentes rutas, lo cual conlleva a alcanzar la debida satisfacción del interés público por los beneficios de tipo, operativo, administrativo y otros, así como el interés público inmerso en relación con el traslado oportuno y en las condiciones adecuadas de los pasajeros que utilizan las rutas del tren. Dicha licitación, según el cronograma aportado, iniciaría en la primera quincena del mes de febrero del presente año. Por lo tanto, actualmente no se cuenta con un procedimiento en trámite ni con contrataciones que amparen el servicio una vez finalizados los contratos actualmente vigentes, es decir, a partir del 31 de enero de De lo anteriormente expuesto se determina con claridad, que esta División por el Oficio del 14 de febrero de 2014, (DCA-0395), autorizó al INCOFER a contratar de manera directa a la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima, únicamente los servicios de logística de las rutas Cartago-San José, a partir del 17 de febrero de 2014 y hasta el 6 de noviembre 2014 y la ruta San José-Heredia a partir del 16 de mayo de 2014 y hasta el 6 de noviembre de 2014, no así la ruta Tren Urbano Pavas-Curridabat, la que contaba con un contrato vigente hasta el 06 de noviembre de 2014, razón por la cual no se hacía necesario en ese momento su autorización. No obstante, como lo expone la Administración, el addendum realizado a los contratos de logísticas de todas las rutas, vence el día 31 de enero de 2015, fecha que se encuentra pronta a vencer, momento en el cual quedarían las referidas rutas sin servicios de logísticas que visto el objeto contractual, según fue expuesto, devienen en esenciales para brindar el servicio de transporte de pasajeros en tren. Teniendo el cuadro fáctico que se presenta, es claro que dentro de las garantías que debe brindar el INCOFER es la prestación del servicio público que está otorgando a través de las rutas del tren, por lo que se entiende que el INCOFER realice las acciones necesarias en busca de dar continuidad de los servicios. Por lo que en aras de que la Administración alcance el fin público perseguido, y conocedores de la relevancia que los servicios a contratar tienen en el desarrollo de este medio de transporte, los cuales se tornan vitales pues incorporan temas de cobros, recaudación, orientación a pasajeros, limpieza de vagones entre otros, todos necesarios para la buena marcha del servicio, se incluye como objeto de la presente autorización la ruta del Tren Urbano

6 6 Pavas-Curridabat, aunque expresamente entiende esta División, no se haya pedido con la contundencia debida, y que no formó parte de nuestra autorización anterior. Es indudable que la ausencia de los contratos de logística impactaría en la prestación final del servicio a los usuarios, con lo cual, además de afectar groseramente las competencias llamadas a desarrollar por ese instituto, se provoca por derivación una lesión a la eficiencia en la prestación de los servicios públicos, que la Administración se encuentra obligada a observar. 2 Bajo este escenario, optar ante estas circunstancias por un procedimiento ordinario o incluso cualquier tipo de procedimiento concursal, al contemplar el cumplimiento de plazos y formalidades, implicaría que no se cuente oportunamente con una contratación que ampare la prestación de los servicios de logística en las rutas mencionadas. Lo anterior, por cuanto se carecería a partir del próximo 31 de enero del año en curso de los servicios, lo que repercutiría en serias deficiencias en el servicio o incluso la imposibilidad de brindar el servicio por el impacto de las labores que abarcan los servicios de logística y la ausencia de tren para todas las personas que diariamente lo utilizan y dependen del mismo para trasladarse a sus hogares, trabajos, centros de estudio. Ante tal situación, y el riesgo de dejar desprovisto el INCOFER de los referidos servicios, el impacto a nivel social y económico que la ausencia del servicio de tren en las rutas Tren Urbano Pavas-Curridabat, Cartago-San José y San José-Heredia puede generar y el consecuente quebranto al interés público, considera esta División que no es posible supeditar la prestación adecuada y en tiempo de un servicio de esta naturaleza al cumplimiento de los procedimientos ordinarios o de un procedimiento de excepción que implique concurso, ya que el tiempo que los mismos requieren inciden en la prestación adecuada de los servicios, y deviene en inconveniente e inoportuna. Ahora bien, en punto a las razones de contratar a la empresa Transfeco y Cía. Sociedad Anónima, queda igualmente claro que esta posibilidad se deriva de la participación en un procedimiento anterior, así como de experiencia en la prestación del servicio que ha brindado hasta la fecha la empresa, donde es evidente que existió una valoración previa de las condiciones de sus atestados para suplir el servicio requerido, que justamente motivan a la Administración a solicitar su contratación. En relación con el procedimiento de Licitación Pública, que se pretende a fin de contar efectivamente con un contrato que pueda iniciar su ejecución, una vez llegado el vencimiento de las contrataciones que aquí se autoricen, la Administración deberá desplegar todas las acciones 2 Así previsto en el artículo 4 de la Ley General de la Administración Pública, al establecer que: La actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios.

7 7 tendientes a contar con los referidos contratos oportunamente, y lograr satisfacer así la necesidad que se tiene en los términos pretendidos por la Administración. En ese orden, tomando en consideración los antecedentes y justificaciones enunciadas, en aras de proteger al interés público, se procede a otorgar la autorización solicitada, debiendo tomar en consideración el INCOFER que una vez que pueda ejecutarse el contrato producto del procedimiento de Licitación Pública que promoverá, se dará una finalización anticipada del contrato resultante de la autorización que se otorga, a fin de evitar duplicidad de contratos para satisfacer una misma necesidad. Lo anterior, debe ser debidamente advertido al contratista en el contrato que con él se llegue a suscribir. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se autoriza contratar de manera directa a la empresa Transfeco y Cía. S.A. los servicios de logística para las rutas del Tren Urbano Pavas-Curridabat, Cartago-San José y San José-Heredia, por un plazo adicional de hasta 11 meses, a partir del 31 de enero de 2015, por un monto mensual de ,88 (treinta y ocho millones ochocientos ochenta y ocho mil colones ochocientos ochenta y ocho colones con ochenta y ocho céntimos). 2. La Administración deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y necesario para hacerle frente a las erogaciones producto de la presente autorización. De la misma forma se deja bajo su responsabilidad, la disponibilidad y procedencia de la partida respectiva. A ese efecto se destaca que forma parte de los antecedentes de este oficio, certificación emitida por Licda. Virginia Tinoco Mendoza, Jefe de Sección de Presupuesto y la Msc. Adela Guerrero Brenes, Gerente Administrativo, ambas funcionarias del INCOFER, que refieren que para la contratación que se autoriza, se cuenta con 270,656, colones. 3. Para el servicio requerido, deberá suscribirse un contrato en el que se detallen con claridad los servicios a prestar y los detalles necesarios para la ejecución contractual, así como otros aspectos de interés que la Administración estime deban quedar plasmados en la formalización. El contrato que llegue a suscribirse deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 4. En caso de que los contratos que por los mismos servicios promoverá la Administración mediante una licitación pública, entraren en vigencia con anterioridad al vencimiento del plazo otorgado en la presente autorización, esta última quedará

8 8 sin efecto de inmediato, aspecto que así deberá establecerse con claridad en el contrato que se suscriba. 5. Deberá levantarse un expediente administrativo en que consten la totalidad de las actuaciones relacionadas con la contratación que aquí se autoriza, el cual deberá encontrarse debidamente foliado y en orden cronológico para efectos de eventual fiscalización posterior. 6. Previo al inicio de la ejecución del contrato que se derive de la presente autorización, deberá la Administración establecer mecanismos de control necesarios a efectos de fiscalizar la contratación. Para ello deberá contar con el soporte necesario para determinar si los servicios se cumplen en la forma debida, en razón de las particularidades del objeto. 7. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la contratista se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 8. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de los oferentes de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 9. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024, si corresponde. 10. Corresponde a la Administración verificar que el contratista no se encuentre inhabilitado y cumplan con el régimen de prohibiciones contenido en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa 11. Quedan bajo responsabilidad absoluta de esa institución, las razones brindadas como justificaciones que motivaron a este órgano contralor a otorgar la presente autorización en los términos que constan en el presente oficio. 12. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento.

9 9 13. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del Señor Guillermo Santana Barboza en su condición de Presidente Ejecutivo del Instituto Costarricense de Ferrocarriles o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Kathia Volio Cordero Gerente Asociada a.i. Andrea Serrano Rodríguez Fiscalizadora ASR/yhg Ci: Archivo Central NI: 31991,660,817,916 G: Se anexa 1 ampo. Expediente administrativo.