ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES GUIA DEL LICITADOR PARA COLOCAR OFERTAS DE SUBASTAS EN LINEA

Transcripción

1 ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES GUIA DEL LICITADOR PARA COLOCAR OFERTAS DE SUBASTAS EN LINEA Preparado por: Carmen M. González Mendoza Ayudante Administrativo 23 de marzo de 2007 TEL Ext y 2016

2 ÍNDICE ENTRADA AL MODULO DEL MERCADO DIGITAL 3 REVISAR NOTIFICACIONES 4 ACEPTAR O RECHAZAR PARTICIPAR EN UNA SUBASTA 5 NOTIFICACIÓN DE CAMBIO EN FECHA DE CIERRE 6 CONSULTA Y REVISION PLIEGO DE SUBASTA 7-9 SUBASTA ELECTRÒNICA COLOCANDO OFERTA ATRIBUTOS (REQUIRIMIENTOS).. 17 CONFIRMACIÓN DE OFERTA. 18 EXPORTAR PLANTILLA DE CÁLCULO DE LA SUBASTA A SU PC 19 PLANTILLA DE CARCULO PARA COTIZAR IMPORTANDA A PC.. 20 COTIZANDO POR PLANTILLA DE CARCULO ENVIO DE AJEJOS 23 Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 2

3 Bienvenido al Mercado Digital de la Administración de Servicios Generales, en este módulo de subastas, podrá someter ofertas en las subastas formales, informales o mercado Abierto de manera rápida y sencilla siguiendo los pasos que ofrecemos en este manual de procedimientos. El sistema de navegación utilizado es de Pestañas como parte adicional al encabezado de cada página. El contenido de la página se visualiza moviendo las barras de desplazamiento al lado derecho o en la parte inferior de la pantalla. Paso 1: Entrada a nuestro site seleccione el botón de Portal de Compras. Aquí Paso 2: Coloque su nombre de usuario y luego su contraseña secreta presione botón. Luego selecciones enlace Ventas. Aquí Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 3

4 REVISAR NOTIFICACIONES Si desea visualizar todas las notificaciones que le han enviado, seleccione el enlace de su izquierda Visualizar Todas las Notificaciones Abiertas Para visualizar o responder a esta notificación presiones doble clic sobre descripción en la columna Tema o en la columna de selección luego botón Aquí Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 4

5 ACETAR O RECHASAR PARTICIPAR EN UNA SUBASTA: Cuando Licitador es invitado a participar de una subasta, pondrá responder electrónicamente su interés de participar es dicha subastas. Al presionar cualquier de los botones, según sea su respuesta. Le permite enviar notas o comentarios al comprador o funcionario que llevó a cabo dicha subasta, utilizando a la caja de dialogo. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 5

6 NOTIFICACIÓN DE CAMBIO EN FECHA DE CIERRE Cualquier cambio o alteración en la fecha de cierre, usted recibirá este tipo de notificación. Reasignar una subasta le permite referirle la misma a otro empleado que pueda atenderla antes de la fecha y hora de cierre. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 6

7 CONSULTA Y REVISION PLIEGO DE SUBASTA Paso 2: Para visualizar las subastas a que ha sido invitado y colocar ofertas, presione el enlace de Venta Aquí Paso 2 Existen varias formas de localizar las subastas que ha sido invitado, en accesos rápidos presione enlace de Responder a Subasta o seleccionar el tab. de Subastas Aquí En cualquiera de las dos pantallas puede identificar la subasta a que ha sido invitado Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 7

8 Al seleccionar el archivo de Cotizaciones localizado en la barra azul puede responder a cualquier subasta aunque no figure en la lista de invitados. Seleccione enlace Responder a PdCs Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 8

9 Luego muévase con la barra de desplazamiento hacia abajo, donde encontrará tabla de subastas abiertas en la que de estar registrado bajo el renglón que corresponde el artículo, puede ofertar aun cuando no se le hubiere invitado. Recuerde que su empresa tiene que estar asociada al Renglón que se solicita en la subasta para ser considerada. Al seleccionar el enlace del número de subasta puede abrir la subasta seleccionada o al elegir el botón o Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 9

10 SUBASTA ELECTRÒNICA SELECIONADA Revise las Reglas de negocio establecidas en la subasta; estas podrán variar de acuerdo a los requerimientos seleccionados por el Comprador o Funcionario que elaboró la subasta. Verifique el tiempo restante de respuesta, esta se actualiza automáticamente. Para fines del sistema Apertura significará la fecha y hora en que los licitadores podrán colocar ofertas, electrónicamente y Cierre la fecha y hora en que serán expuestas las ofertas recibidas. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 10

11 Las partidas incluidas en la subastas se despliega en forma de tabla. Para visualizar detalles de cada partida seleccione enlace visualizar Todo Al seleccionar Visualizar todo le permitirá visualizar los atributos por artículo. Estos atributos se refieren a los requerimientos que se incluyen en todo tipo de subastas, con la diferencia que le pondera con un valor a cada atributo; permitiendo que pueda obtener la puntuación por la selección que realice en cada requisito. Términos Comerciales - son adicionales los términos y condiciones que se incluyen como anejos. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 11

12 Resultado de Subastas Puede variar de tipo de subasta que se trate: Orden de compra Spot o Acuerdo a largo plazo. Cuando se trata de un acuerdo a largo plazo es para establecer un contrato por un periodo determinado en que las agencias según se establezca en la subasta, podrán expedir órdenes de compras mientras se encuentre vigente el contrato que se formalice luego de adjudicada la subastas en cuestión. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 12

13 El comprador o Funcionario al preparar el pliego de subastas podrá incluirle documentos adicionales, estos se identifican como anejos a modo de tabla. Paso 3: Para abrir los documentos presione con un clic el enlace dentro de la columna de visualizar. Aquí Presione el botón open, espere a que el documento se migre y pueda abrirlo. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 13

14 Si el documento en esta en un formato de Excel, navegue en cada pestaña de archivo localizada en la parte inferior del documento. Imprima cada archivo. Al finalizar cierre este archivo presionando esta x Para regresar a la subasta electrónica. Si no ha reconocido su participación en la plantilla de notificaciones, puede hacerlo en esta etapa presionando el botón, o bien puede comenzar sea realizar su oferta. Le recomendamos que de la subasta tener múltiples partidas, seleccione exportación a plantilla de calculo, para que sin restricción de tiempo pueda ofertar en cada partida. (Véase instrucciones en la pagina 19) Para colocar su oferta selecciones el botón Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 14

15 COLOCANDO OFERTA: Paso 4: Indique fecha en que vence su oferta (revise términos y condiciones anejados relacionados con este tema). Paso 5: Indique el numero de su oferta, el sistema de asignará uno automáticamente, esto le permitirá asociarlo con su control interno. Parta Enviar notas al comprador o Funcionario que tiene asignada esta subasta, utilice el caja de dialogo identificada como Nota para Subastador. Para envío de documentos tales como especificaciones de fabricante o cualquier documento relacionado, utilice el enlace anexar documentos de oferta. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 15

16 Paso 6: Por cada partida coloque el precio e información relacionada en cada caja de texto, moviéndose con la barra de desplazamiento hacia la derecha puede encontrar más datos requeridos al realizar búsqueda de las opciones en la caja de valores de oferta. La fecha pactada se relaciona a la fecha de necesidad de la agencia, permitiéndole indicar la disponibilidad del bien o servicio solicitado. Paso 7: Seleccione enlace de Tributos Adicionales Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 16

17 ATRIBUTOS (REQUIRIMIENTOS) Paso 8: Complete información requerida en cada campo. Paso 9: Al finalizar su oferta oprima botón Luego botón. revise los datos, imprima, luego presione Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 17

18 CONFIRMACIÓN DE OFERTA Al oprimir el botón de ejecutar finaliza su oferta donde el sistema le asigna un numero a su oferta. Todas las subastas en la que su empresa participe, se mostrará en una bandeja de archivos en el tab de subastas. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 18

19 EXPORTAR PLANTILLA DE CÁLCULO DE LA SUBASTA A SU PC Paso 1: Seleccione el botón, en la caja de dialogo seleccione Archivo Excel plantilla de calculo de cotización y presione botón Paso 2: seleccione botón Guardar, luego el lugar donde desea guardar el documento relacionado con la subasta, que el sistema asocia con número de la subasta en cuestión. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 19

20 PLANTILLA DE CARCULO PARA COTIZAR IMPORTANDA a PC: (Se recomienda su uso para subastas de múltiples partidas). Complete la información de las columnas por cada línea numerada, salve el documento reemplazando el archivo numerado por el sistema: Columna Descripción Columna Descripción G * Cantidad de Cotización R Fecha Pactada J * Precio de Cotización AD Entrega N Fabricante de Cotización (Marca del producto) AI Garantía O Artículo de Fabricante de Cotización AN Ley de Preferencia (Código o modelo del producto) AS Porciento Reclamado AX Procedencia Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 20

21 COTIZANDO POR PLANTILLA DE CARCULO: Paso 1: Cuando haya completado la carga de datos en la plantilla de cálculo. Paso 2: ingrese al módulo de subastas como se indica en las páginas 3 y 4, localice la subasta de igual número a la plantilla de cálculo. Paso 3: Seleccione botón repita los pasos de la pagina 15. Paso 4: Moviéndose e con la barra de desplazamiento hacia abajo, seleccione el botón Cotización por plantilla de cálculo. Paso 5: Localice el paso 2 como indica la plantilla. Presione botón Examinar e Paso 6: Localice la plantilla por el numero de la subasta (debe ser igual numero), luego presione el botón de abrir Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 21

22 Paso 7: presiones botón pagina 17. continuar con el paso 9 de colocar oferta en la Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 22

23 ENVIO DE ANEJOS: Paso 1: Presione enlace Agregar anejos Paso 2: Seleccione El Archivo si el documento está guardado en su PC. Paso 3: Coloque una breve descripción del documento en la caja de dialogo. Paso 4: Presione el botón Browse o Examinar. Paso 5: Identifique el documento en su PC. Paso 6: Presione botón abrir u Open. Paso 7: Localice con la barra de de aplazamiento botón El sistema lo llevará a la página en que se encontraba trabajando. Utilice la barra de desplazamiento horizontal o vertical para moverse dentro de las plantillas 23