Procesos Apoyo a Estudiantes

Transcripción

1 Prcess Apy a Estudiantes

2 Tabla de cntenids Trámite de apy beca a estudiantes... 2 Apy ecnómic para cmpra de materiales reactivs pr medi del Fnd Apy ecnómic para impresión y/ cmpra de materiales para el trabaj de camp... 4 Becas SEP-CONARE... 6 Prórrga de Becas SEP-CONARE Apy ecnómic para estudiantes que participen en pasantías, cngress, reunines y/ curss Apy ecnómic en situacines sciecnómicas Cmisines de arregl de pag Cmisines de beca de la Red de Macr universidades de América Latina y el Caribe.. 17 Otrs temas relacinads :

3 Trámite de apy beca a estudiantes Apy ecnómic para cmpra de materiales reactivs pr medi del Fnd 082 Descripción El SEP brinda apy ecnómic parcial a ls estudiantes que requieran cmprar materiales reactivs para realizar trabajs de investigación en ls curss de psgrad. Es un apy que se brinda pr l tant, n se puede apelar ni es retractiv. Unidades invlucradas Estudiante, Prgrama de Psgrad, SEP y OAF Frmulari N hay El trámite l realizan ls prgramas de psgrads Regulares y cn financiamient cmplementari El estudiante dirigirá un fici al directr del prgrama de psgrad para slicitarle apy ecnómic para la cmpra de materiales reactivs, que se utilizarán para la investigación para un curs específic; debe antar el númer de cédula de identidad/pasaprte, carrera en que se encuentra empadrnad, númer de carné, númers telefónics y crre electrónic. También, adjuntar al fici una factura prfrma del prduct slicitad. La slicitud del estudiante debe ser vista y avalada pr la cmisión del psgrad. La dirección del psgrad enviará un fici al SEP, en el que avala la slicitud del estudiante para que se le brinde apy ecnómic; debe adjuntarse la slicitud. En la recepción del SEP se recibirá el fici en el que se slicita apy ecnómic para cmpra de reactivs y se ingresa en el sistema de crrespndencia. Se entregará el dcument a la persna encargada para que revise detalladamente la slicitud y la factura prfrma. Debe realizarse la cnsulta al Decan y definir el mnt ttal parcial que se dará al estudiante para la cmpra de reactivs. Además, se revisará el rendimient académic y la mrsidad del estudiante en el SAE (Sistema de Aplicacines Estudiantiles). 2

4 Se enviará un fici al prgrama de psgrad y al estudiante, en el que se indica el mnt cn que se le va a apyar y el trámite que debe realizar ante la Oficina de Administración Financiera. (La Oficina de Administración Financiera se demra aprximadamente de 10 a 15 días hábiles para entregar el diner). Cuand el psgrad y el estudiante reciben la respuesta del SEP, se puede realizar la cmpra de materiales reactivs y tramitar la factura ante la Oficina de Administración Financiera. Revisad pr Elabrad pr Rita Vázquez Peñaranda Andrea Lría Gutiérrez 3

5 Apy ecnómic para impresión y/ cmpra de materiales para el trabaj de camp Descripción El SEP brinda apy ecnómic parcial a ls estudiantes que requieran cmprar materiales la impresión para el trabaj de camp. Este apy n es retractiv ni se puede apelar el mnt. Unidades invlucradas Estudiante, Prgrama de Psgrad, SEP y OAF Frmulari N hay El trámite l realizan ls prgramas de psgrads Regulares y cn financiamient cmplementari El estudiante enviará un fici al directr del prgrama para slicitar apy ecnómic al SEP, para la cmpra de materiales para el trabaj de camp la impresión del infrme. El dcument debe tener la siguiente infrmación: númer de cédula de identidad/pasaprte, carrera en que se encuentra empadrnad, númer de carné, númers telefónics, crre electrónic; se debe adjuntar una factura prfrma del cst de ls materiales de la impresión del trabaj. La slicitud del estudiante debe ser vista y avalada pr la cmisión del psgrad. La dirección del psgrad debe enviar un fici a la decanatura, en el que cmunica el aval de la cmisión a la slicitud del estudiante para que el SEP le brinde el apy ecnómic. Se debe adjuntar la slicitud y la factura prfrma. En la recepción del SEP se recibirá el fici en el que se slicita apy ecnómic para impresión cmpra de materiales para el trabaj de camp; la slicitud se ingresa en el sistema de crrespndencia y ls dcuments se entrega al funcinari encargad. La persna encargada revisará detalladamente la slicitud y la factura prfrma y cnsultará al Decan; entre ambs decidirán el mnt ttal parcial que se le dará al estudiante para el trabaj de camp. También, revisará el rendimient académic y la mrsidad del estudiante en el SAE (Sistema de Aplicacines Estudiantiles). El encargad enviará ds cartas: (1) A la Oficina de Administración Financiera, para cmunicar que se le dará apy ecnómic al estudiante, cn diners del Fnd 4

6 Restringid 082; se debe indicar el mnt y la justificación. (2) Al prgrama de psgrad y al estudiante (en el dcument se debe antar la cantidad cn que se va a apyar al estudiante y el trámite que debe realizar ante la Oficina de Administración Financiera, que tarda aprximadamente de 10 a 15 días hábiles para entregar el diner). Es imprtante recalcar que n se puede ayudar ecnómicamente para cubrir tutrías y estadísticas. Cuand el estudiante y el psgrad reciban el fici emitid pr el SEP, pueden realizar la cmpra de materiales prceder cn la impresión para el trabaj de camp y tramitar la factura/slicitud de diner ante la Oficina de Administración Financiera. Revisad pr Elabrad pr Rita Vázquez Peñaranda Andrea Lría Gutiérrez 5

7 Becas SEP-CONARE Descripción Este tip de becas brindan permis cn gce de salari de un cuart medi tiemp para estudis en maestría y dctrad, que rige a partir del día que inician las leccines en la UCR. Esta beca se brinda a funcinaris administrativs y dcentes que tienen puest en prpiedad y a dcentes interins que están en trámite de la prpiedad. Unidades invlucradas Persnal dcente interin cn prpiedad, administrativ cn prpiedad, unidades académicas u ficinas, prgrama de psgrad, SEP, Vicerrectría de Dcencia Vicerrectría de Administración Frmulari Se descarga en la dirección electrónica La decanatura del SEP publicará las fechas del períd de recepción de slicitudes en el Semanari Universidad. Se slicitará al encargad de infrmática que habilite la página web para que ls interesads puedan cmpletar el frmulari. Se recibirán las slicitudes de cita, para recpilar ls dcuments y hacer las cnsultas respectivas, pr medi de llamada telefónica pr crre electrónic. El slicitante (dcente-administrativ): El slicitante debe esperar la publicación de las fechas de recepción de ls dcuments y debe cntar cn ls siguientes requisits: Dcentes: Ser cstarricense y presentar ftcpia de la cédula de identidad. Cmpletar el frmulari de permis: debe tener el nmbre, firma y sell del superir jerárquic. Acuerd de la asamblea de escuela, facultad Sede reginal de la unidad académica del dcente, que indique que el prgrama de estudi seleccinad pr el slicitante está en cncrdancia cn ls intereses y bjetivs de la unidad académica y que esta asume el cmprmis de la descarga académica del dcente pr el tiemp 6

8 establecid para ls estudis; finalización de ls estudis). además, que indique mes y añ de inici y En cas que el slicitante sea dcente interin, el acuerd de la asamblea debe indicar: que el prgrama seleccinad está en cncrdancia cn ls interés de la unidad académica, que la reserva de plaza sea de una jrnada mínima de medi tiemp, que la unidad académica cuenta cn presupuest para la sustitución y el mes y añ de inici y finalización. Cnstancia emitida pr la Oficina de Recurss Humans que indique el régimen académic cndición de interin, mínim medi tiemp. Ftcpias de títuls de bachillerat, licenciatura maestría (sl para estudiantes que n se han graduad de la UCR). Ftcpia del expediente académic brindad pr la Oficina de Registr. La dirección del prgrama de psgrad debe emitir al slicitante: Cnstancia ficial de admisión al prgrama de psgrad emitida pr la dirección del psgrad (sl para estudiantes que n van a estudiar en la UCR). Plaz para cncluir ls estudis. Fecha de la presentación del Examen de Candidatura y de la Defensa de Tesis del Trabaj Final de Investigación Aplicada. Plan de estudis cn valr de ls crédits de cada materia. En cas que el estudiante haya iniciad el plan de estudis debe presentar: registr de ntas cn el prmedi respectiv y valr de crédits de cada materia. Tres cartas de recmendación, preferiblemente de prfesres superires jerárquics cn grad académic de máster, dctr u tr grad superir a la licenciatura. Debe antar el títul del antepryect de tesis del trabaj final de graduación. 7

9 Administrativs: Ser cstarricense, presentar la ftcpia de cédula de identidad. Cmpletar el frmulari de permis: debe tener nmbre, firma y sell del superir jerárquic. Cnstancia del jefe superir inmediat que indique que el prgrama seleccinad pr el slicitante está en cncrdancia cn ls intereses y bjetivs del desarrll de la ficina administrativa y asume el cmprmis de la jrnada labral; además, debe antar del mes y añ de inici y finalización de ls estudis). Cnstancia emitida pr la Oficina de Recurss Humans que certifica que el slicitante cuenta cn plaza de medi tiemp cmplet en prpiedad. Ftcpias de títuls de bachillerat, licenciatura maestría (sl para estudiantes que n se hayan graduad de la UCR). Ftcpia del expediente académic brindad pr la Oficina de Registr. La dirección del psgrad debe emitir ls siguientes dcuments: Cnstancia ficial de admisión (sl estudiantes que n van a estudiar en la UCR). Cnstancia que indique el plaz para cncluir ls estudis, fecha de la presentación del Examen de Candidatura y Defensa de Tesis Trabaj Final de Investigación Aplicada. Plan de estudis del prgrama cn el valr de ls crédits de cada materia. En cas que el estudiante haya iniciad el plan de estudis, debe presentar: registr de ntas cn el prmedi respectiv y valr de ls crédits de cada materia. Tres cartas de recmendación preferiblemente de dcentes superires jerárquics cn el grad académic de máster, dctr u tr grad superir a la licenciatura. Debe antar el títul del antepryect de tesis del trabaj final de graduación. El slicitante slicitará cita para entregar ls dcuments, al númer telefónic al crre electrónic vhernandez@sep.ucr.ac.cr. 8

10 El día de la cita, entregará ls dcuments a la persna encargada en la ficina del decanat del SEP. Una vez recibida la dcumentación de ls candidats, se realizará un estudi y se guardará en el expediente de cada slicitante. En el SAE (Sistema de Aplicacines Estudiantiles) se revisará el rendimient académic y la mrsidad del estudiante. El expediente se analizará cn el Decan, antes de la reunión del Cnsej del SEP. Tdas las slicitudes deberán ser analizadas en el Cnsej del SEP, para lueg enviar una lista de preseleccinads a la Vicerrectría de Dcencia, de que ests sean dcentes a la Vicerrectría de Administración, cuand se trate de slicitantes administrativs. Estas Vicerrectrías ntificarán a ls candidats para que realicen ls trámites necesaris para la suscripción del cntrat. En el cas de que las slicitudes sean denegadas, el SEP enviará una carta al slicitante, dnde se indiquen las raznes. El estudiante debe esperar respuesta del SEP, en cas de que la slicitud fuera denegada de la respectiva Vicerrectría, cuand la slicitud fuera aceptada y se requiera firmar el cntrat. Revisad pr Elabrad pr Rita Vázquez Peñaranda Andrea Lría Gutiérrez 9

11 Prórrga de Becas SEP-CONARE Descripción Ls estudiantes funcinaris que cuentan cn el permis de Beca SEP- CONARE, puede slicitar una única prórrga de seis meses cn al mens tres meses antes de la finalización del cntrat. Unidades invlucradas Persnal dcente interin-prpiedad, administrativ cn prpiedad, unidades académicas u ficinas, prgrama de psgrad, SEP, Vicerrectría de Dcencia Vicerrectría de Administración Frmulari N hay El slicitante deberá hacer la slicitud pr escrit ante la dirección del prgrama de psgrad la decanatura, en cas de ls dcentes, el jefe superir inmediat, para el persnal administrativ. Además, deberá adjuntar un infrme académic del prgres y el crngrama de las actividades que realizará en el períd de la prórrga. El prfesr tutr y el directr del prgrama darán recmendacines para enviar al SEP. Cuand ingrese a la recepción del SEP un fici que slicita prórrga para la Beca SEP- CONARE, se ingresará en el sistema de crrespndencia y se entregarán ls dcuments al encargad. El encargad prcederá a revisar detalladamente la slicitud del interesad, que tenga adjunt el infrme académic, el crngrama de las actividades que realizará en el períd de prórrga y las recmendacines del prfesr tutr y del directr de prgrama de psgrad. Persnal del SEP analizará la slicitud y ls dcuments, elabrará un fici y l enviará a la Vicerrectría de Dcencia a l Vicerrectría de Administración, según crrespnda. Se esperará respuesta pr parte de la Vicerrectría crrespndiente y se cmunicará al interesad y al psgrad la decisión. Revisad pr Elabrad pr Rita Vázquez Peñaranda Andrea Lría Gutiérrez 10

12 Apy ecnómic para estudiantes que participen en pasantías, cngress, reunines y/ curss Descripción El SEP brinda apy ecnómic parcial a ls estudiantes que participen en pasantías, cngress, reunines y/ curss dentr fuera del país. El mnt es discrecinal. Para slicitar este tip de apy ecnómic el estudiante debe haber aprbad 30 crédits del plan de estudis y haber defendid el Examen de Candidatura. También, la actividad debe estar relacinada cn el tema de tesis del Trabaj Final de Investigación Aplicada. Unidades invlucradas Frmulari El trámite l realizan ls prgramas de psgrads Estudiante, prgrama de psgrad, SEP y Oficina de Administración Financiera N hay Regulares y cn financiamient cmplementari El estudiante debe presentar una carta al prgrama de psgrad para slicitar el aval de la Cmisión del Psgrad cn el prpósit que se eleve la petición al SEP. El dcument debe cntener la siguiente infrmación: Slicitar apy ecnómic al SEP, del Fnd Restringid 082 para asistir a la actividad. Indicar prpuesta de mnt, gasts pr rubrs tales cm blet de avión, impuests de salida, alimentación, hspedaje cn precis mdests, cuta de inscripción a la actividad y trs cm transprte y segurs. Antar ls tips de redes de apy cm SEP, ejempl FUNDEVI, psgrad, aprte persnal u trs. Indicar que la actividad tiene relación cn el tema de tesis del Trabaj Final de Investigación Aplicada. Antar dats persnales cm: nmbre y apellids, númer de carné, númer de cédula de identidad, crre electrónic y númers telefónics. Adjuntar ls siguientes dcuments: cnstancia de salari cn ingress bruts y líquid, carta de invitación (según sea la situación) y carta del tutr de la tesis que respalde la slicitud del estudiante y la relación cn el tema de investigación. 11

13 Tds ls dcuments mencinads anterirmente deben presentarse al prgrama de psgrad para que sean analizads pr ls integrantes de la cmisión. Una vez que se haya cntad cn el aval de la cmisión, debe remitirse el acuerd al SEP (indicar que el estudiante cuenta cn el vist buen de la cmisión para que slicite el apy ecnómic al SEP), cpia del acta y la carta de slicitud del estudiante cn ls adjunts crrespndientes. Cuand ingrese a la recepción un fici dnde se slicite apy ecnómic para la participación en pasantías, cngress, reunines y/ curss, este se ingresará en el sistema de crrespndencia y se entregarán ls dcuments a la persna a carg. El persnal encargad prcederá a revisar minucisamente la infrmación y a analizar la slicitud; lueg, elabrará una prpuesta del mnt que se le puede brindar al estudiante. Este mnt se analiza cn el Decan. La persna encargada elabrará un fici, cn cpia al prgrama de psgrad, dirigid al estudiante para cmunicarle el mnt cn el que se le apyará para asistir a la actividad indicada e infrmarle del trámite que debe realizar ante la Oficina de Administración Financiera. Elabrará tr fici dirigid a la Oficina de Administración para cmunicarle que el SEP brindará apy ecnómic al estudiante cn diners prvenientes del Fnd Restringid 082. Se deberán indicar ls dats del estudiante (nmbre, apellid, númer de carné, númer de cédula de identidad pasaprte), el mnt en númers y letras y nmbre y fechas de la actividad, cn el fin de que giren un cheque el efectiv al estudiante. Cuand el apy ecnómic es para un estudiante funcinari de la Universidad de Csta Rica, se enviará cpia de este fici a la Oficina de Asunts Internacinales y Cperación Externa. Al finalizar el event, el estudiante debe presentar cpia del certificad de participación. Revisad pr Elabrad pr Rita Vázquez Peñaranda Andrea Lría Gutiérrez 12

14 Apy ecnómic en situacines sciecnómicas Descripción Unidades invlucradas Frmulari El trámite l realizan ls prgramas de psgrads El SEP cuenta cn el Fnd Restringid 082 para prprcinar prcentajes de exneración en el pag de la matrícula de ls estudiantes. Este apy se brinda cuand el prgrama de psgrad ha asignad el 20% del presupuest en las exneracines. Estudiante, prgrama de psgrad, SEP y Oficina de Administración Financiera Slicitud de becas Financiamient cmplementari Ls dcuments para la beca exneración en el pag de la matrícula de estudiantes se recibirán en la ficina de cada prgrama de psgrad, en las fechas establecidas. El estudiante deberá cmpletar el frmulari, que se puede descargar en se deben adjuntar ls siguientes dcuments: Cpia del expediente académic Carta del superir jerárquic dnde señale que n implica superpsición hraria y que apyan al clabradr para que realice sus estudis Cnstancia de salari u tr ingres (pensión-alquiler) de ls integrantes de la familia que trabajen Si trabaja de manera independiente debe presentar Declaración Jurada de Ingress y Declaración del Impuest sbre la Renta Recib de pag de alquiler hipteca Ftcpia de la tarjeta de circulación del vehícul Cnstancia de beca recibida en alguna institución Cnstancia del préstams que hiz para estudiar Otrs dcuments que slicite el prgrama. 13

15 La persna encargada en el psgrad hará un estudi detallad de cada slicitud, cn base en la metdlgía de becas actualizada (este dcument se envía en físic y al crre electrónic del prgrama, ds veces al añ). También, se revisará el rendimient académic en ls curss de psgrad. Ls integrantes de la cmisión del psgrad harán una prpuesta de prcentaje para la exneración en el pag de la matrícula del estudiante (este prcentaje es anual). Antes de elevar la slicitud al SEP, el psgrad deberá asegurarse de que ha asignad el 20% del presupuest del prgrama, a becas La dirección del psgrad elabrará un fici, tip acuerd, de la Cmisión del Psgrad cn el prcentaje prpuest cn base en el estudi sci ecnómic; además, deben adjuntar la slicitud y ls trs dcuments. Cuand se reciba en la recepción del SEP un fici que slicite apy para exneración en el pag de la matrícula de estudiantes, se ingresará en el sistema de crrespndencia y se entregará al encargad del trámite. El funcinari encargad prcederá a revisar minucisamente la infrmación aprtada pr el estudiante. Se hará un estudi basad en la metdlgía de becas a cada slicitante para establecer una prpuesta. La infrmación se tabulará. Las slicitudes las analizará y aprbará el Cnsej del SEP. El SEP elabrará un fici para cada prgrama de psgrad dnde se indicará el nmbre cmplet del estudiante, el númer de carné, el prcentaje de exneración y ls cicls que aplicará. Revisad pr Elabrad pr Rita Vázquez Peñaranda Andrea Lría Gutiérrez 14

16 Cmisines de arregl de pag Descripción Unidades invlucradas Apyar al estudiante que se encuentra mrs cn la Universidad, a fin de que pueda realizar un arregl de pag. Estudiante, prgrama de psgrad, SEP y Oficina de Administración Financiera Frmulari N hay El trámite l realizan ls prgramas de psgrads Financiamient cmplementari El estudiante presenta la slicitud ante el Prgrama de Psgrad, dnde explica ls mtivs pr ls cuales fue impsible pagar el cicl académic. El estudiante siempre debe de presentar la slicitud pr l mens tres semanas antes de que inicie el perid de la matrícula rdinaria del siguiente semestre y ls psgrads de mdalidad cuatrimestrales, tres semanas antes de que inicie el próxim cuatrimestre. La dirección del psgrad presenta una carta al SEP (junt cn la slicitud del estudiante) dnde mencina que está de acuerd cn el arregl de pag y que el estudiante va a realizar la matrícula en el cicl presente, dnde cnste ls curss que matriculará cn ls respectivs crédits. El SEP analiza la infrmación y realiza un infrme técnic. Pr parte de la Decanatura se cnvca a reunión a ls representantes de la Cmisión, a saber: un representante de la Unidad de Cbrs Estudiantiles de la Oficina de Administración Financiera, un representante de la Unidad de Asunts Estudiantil del SEP y un representante de la Unidad Administrativa Financiera del SEP. El SEP se encargará de elabrar una Acta dnde cnste ls punts analizads en la reunión. La Oficina de Administración Financiera, se encarga de slicitar ls dcuments al estudiante, cm cnsta en el Dcument y Trámite que debe presentar el estudiante cn arregl de pag préstam aprbad. El diner que va pagand el estudiante a Oficina AF, es trasladad a la equivalencia cntable del psgrad, dnde pertenece el estudiante. 15

17 El arregl de pag se le realiza a un estudiante pr una única vez y n puede plantearla durante el últim cicl de su plan de estudis. Revisad pr Elabrad pr Rita Vázquez Peñaranda Andrea Lría Gutiérrez 16

18 Cmisines de beca de la Red de Macr universidades de América Latina y el Caribe Descripción Unidades invlucradas Frmulari El trámite l realizan ls prgramas de psgrads Becas para estudiantes de psgrads pr medi de la beca de la Red de Macruniversidades para que realicen pasantías en el exterir SEP y Oficina de Asunts Internacinales y Cperación Externa N hay Regular y cn Financiamient cmplementari La Oficina de Asunts Internacinales y Cperación Externa (OAICE) cmunica al SEP la lista de beneficiaris y el mnt de la beca. Asimism, ells ntifican al SEP el mment en el que la Red de Macruniversidades ha depsitad en la cuenta de la Universidad el mnt de las becas. La persna encargada en el SEP crdinará en la Oficina de Administración Financiera el rastre y traslad de ls fnds a la cuenta del Fnd Especial de Becas (FR082). Una vez depsitad el diner en el Fnd Especial de Becas 082, la persna encargada cnfeccinará el presupuest. Cuand el presupuest este aplicad, se tramita ante la Oficina de Administración Financiera la entrega del diner a ls estudiantes beneficiads. Infrmar al estudiante, a la Oficina de Asunts Internacinales y Cperación Externa y al Prgrama de Psgrad, sbre la gestión realizada de la entrega del diner. Revisad pr Elabrad pr Vanessa Hernández Meneses Andrea Lría Gutiérrez 17

19 Otrs temas relacinads : Prcess Unidad encargada Activs Becas para pag de matrícula Cst del crédit Inducción y capacitación en sistemas SAE, sistema de cbr preliminar Administrativa-Financiera Asesría Académica Asunts Estudiantiles Enlace 18