Al contestar refiérase al oficio No

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1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Lic. Alejandro López Monge Jefe de Contrataciones Administrativas Ministerio de Seguridad Pública Estimado señor: 30 de noviembre, 2011 DCA-3158 Al contestar refiérase al oficio No Asunto: Se concede refrendo contralor al contrato para la compra de equipo de comunicaciones suscrito entre el Ministerio de Seguridad Pública y Motorola Solutions Incorporated, por un monto de $ Nos referimos a su oficio DPI LMU de fecha 21 de octubre del 2011,, mediante el cual se solicita refrendo a contrato No. C: para la compra de equipo de comunicaciones suscrito entre el Ministerio de Seguridad Pública y Motorola Solutions Incorporated, por un monto de $ Este órgano contralor mediante oficio DCA-3083 de fecha 22 de noviembre del 2011 solicitó información adicional a la Administración, la cual fue atendida mediante oficio DPI , recibido en esta Contraloría General de la República en fecha 25 de noviembre del I. Antecedentes. Visto el expediente administrativo del procedimiento de contratación, se tienen incorporados al mismo los siguientes documentos y aspectos de interés: 1. Que la Administración promovió la Licitación Pública No. 2011LN para la compra de equipo para comunicaciones, según invitación publicada mediante el Diario Oficial La Gaceta No. 52 de fecha martes 15 de marzo del (Folios 18 al 19 del expediente administrativo). 2. Que mediante oficio No SDCP de fecha 7 de mayo del 2011, se remite el criterio técnico para los equipos de radiocomunicación incluidos en la Licitación Pública 2011LN , suscrito por Mario Alberto Monge Víquez. Según la cual la oferta de Mobil Phone cumple con lo solicitado en las líneas 1, 2 y3, la oferta de Motorola cumple con lo solicitado en las líneas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8, la oferta de MD Comunicaciones del Futuro cumple con lo solicitado en las líneas 4, 5, 6 y 7 no obstante no cumple con los solicitado en la línea 8, la oferta de Holst Van Patten cumple con lo solicitado en las líneas 4, 5, 6, 7 y 8 y la oferta de Sircom cumple con lo solicitado en las líneas 4,5,6,7 y 8. (Folio 197 del expediente administrativo).

2 3. Que mediante oficio DGFP-EP de fecha 7 de junio del 2011, se informa que la Dirección General autoriza a ajustar las cantidades a adquirir en las diferentes líneas que componen el trámite, hasta agotar el contenido presupuestario (Folio 228 del expediente administrativo). 4. Que mediante Resolución de Adjudicación No de las 17:25 horas del 7 de junio del 2011 adjudica la licitación de marras, de la siguiente manera líneas 1, 2 y 3 a la empresa Motorola Solutions Inc, por un monto total adjudicado de $ ,00. y líneas 4, 5, 6, 7y 8 a la empresa Holst Van Patten S.A., por un monto de , el cual fue publicado en el Diario oficial la Gaceta No. 113 de fecha 13 de junio del (Folios 236 al 237 del expediente administrativo). 5. Que mediante Resolución No. DPI de las 8 horas del 6 de setiembre del 2001, se realiza corrección y aclaración de la Recomendación de Adjudicación de las ocho horas del tres de junio y de la Resolución de Adjudicación No de las diecisiete horas con veinticinco minutos del siete de junio del (Folios 296 al 299 del expediente administrativo). 6. Que mediante Resolución DPI de las 9 horas del 27 de setiembre del 2011 se corrige error material consignado en las líneas 2 y 3 del documento Acta de Adjudicación y de la publicación en Gaceta No. 114 del 13 de junio del 2011 correspondientes a la Licitación Pública 2011LN (folios 309 al 310 del expediente administrativo) 7. Que mediante certificación D.F.P, el Lic. Alejandro Redondo Soto, Sub Director Financiero certifica el monto existente en la orden de inicio y correspondiente a subpartida Equipo de comunicación, en el sub programa , Seguridad Ciudadana es de (Folio 248 del expediente administrativo) 8. Que en fecha 29 de setiembre del 2011, se suscribe el contrato C: entre el Ministerio de Seguridad Pública y Motorola Solutions Incoporated. Asimismo la empresa Adjudicataria aportó entero del Banco Crédito Agrícola de Cartago por el monto de 1, 145, que por descuento del banco queda en por concepto de especies fiscales, así como 625 en timbres fiscales. (Folio 250 del expediente administrativo). Asimismo aporta entero del Banco Crédito Agrícola de Cartago por el monto de 19, Que la empresa adjudicataria aportó certificado de garantía del Banco del Costa Rica No. G051508, de fecha 1 de julio del 2011, a favor del Ministerio de Seguridad Pública por un monto de $ (Folios 251 al 252 del expediente administrativo) 10. Que mediante resolución DPI la Dirección de Proveeduría Institucional del Ministerio de Seguridad Pública, de las nueve horas del veinticuatro de noviembre del dos mil once se corrige error material al momento de la suscripción de la Resolución de Adjudicación No de las 17:25 horas del 07 de junio del 2011, la cual por una inconsistencia en el sistema fue firmada y aprobada digitalmente por el Lic. José Alejandro López Monge cuando debió ser firmada por la Licda. Josefina Montero Valera, Directora de la Proveeduría Institucional del Ministerio de Seguridad Pública quien tiene 2

3 la competencia por delegación el señor Ministro. (se deja constancia en los antecedentes de refrendo) 3 II. Criterio de la División. A. Sobre la aplicación del artículo 86 del Reglamento de Contratación Administrativa: saber: El cartel de la licitación en estudio solicitó cantidades determinadas en su objeto contractual a LIN CANT MED DESCRIPCIÓN UND Radio portátil igual o similar al Motorola XTS 2250, con micrófono de solapa y batería extra litio de alta capacidad 2 49 UND Radio móvil igual o similar a Motorola XTL UND Radio base igual o similar al Motorola XTL 2500 No obstante lo anterior, la Administración incrementó las cantidades solicitadas en cada una de las líneas, con el aval de la Dirección General de la Fuerza pública, oficio DGFP-EP, ajustando las cantidades a adquirir hasta agotar el contenido presupuestario asignado; posibilidad que contempló la Administración en el cartel en su cláusula 4.3.3, la cual estableció que: La Administración podrá aumentar o disminuir la cantidad solicitad para adjudicar, de conformidad con lo estipulado en el artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. En caso de que se adjudicare una cantidad mayor a la originalmente solicitada en el pliego, se entenderá que el adjudicatario asume dicho compromiso en el tanto no manifieste su inconformidad dentro del plazo de firmeza del acto de adjudicación. De conformidad con lo anterior la Administración adjudica a la empresa adjudicataria las siguientes cantidades: LIN CANT MED DESCRIPCIÓN UND Radio portátil igual o similar al Motorola XTS 2250, con micrófono de solapa y batería extra litio de alta capacidad 2 86 UND Radio móvil igual o similar a Motorola XTL UND Radio base igual o similar al Motorola XTL 2500 De cara a lo anterior, en relación con la aplicación del artículo 86 del Reglamento de Contratación Administrativa, reviste de relevancia citar lo establecido por este órgano contralor mediante oficio No (DJ-1935) de fecha 21 de mayo de 2010, a saber: Sobre este tema importa detenerse a analizar algunas situaciones particulares: En primer lugar, el artículo 86 del Reglamento de Contratación Administrativa, parte de la premisa que para que la Administración pueda llevar a cabo la adjudicación de una mayor cantidad de bienes, la oferta ganadora debe presentar un precio menor al monto presupuestado, frase esta última que se subraya por cuanto la esencia de esa disposición es que la Administración de acuerdo con su presupuesto y planificación haya separado desde el inicio del procedimiento, una determinada cantidad de recursos, que por variaciones de mercado permitiera luego invertir en una mayor cantidad que la definida originalmente, siempre y cuando ese aumento estuviere justificado en una necesidad pública, pero sin que ello implique una inyección posterior de recursos.

4 Ahora bien, en este sentido, consta que el procedimiento de compra que nos ocupa, inició con una determinada cantidad de contenido económico, definida para adquirir 170 unidades de Radios portátiles igual o similar al Motorola XTS 2250, con micrófono de solapa y batería extra litio de alta capacidad, 49 unidades de Radios móviles igual o similar a Motorola XTL 2500 y 40unidades de Radios base igual o similar al Motorola XTL 2500, para lo cual se contaba con un presupuesto de Sin embargo, también del expediente se observa, que el precio ofertado por la empresa Motorola Solutions resultó menor que el contemplado por la Administración (Folio 72 del expediente administrativo), por lo que con el presupuesto asignado podía adquirir más equipo, a saber 364 unidades de Radios portátiles igual o similar al Motorola XTS 2250, con micrófono de solapa y batería extra litio de alta capacidad, 86 unidades de Radios móviles igual o similar a Motorola XTL 2500 y 82 unidades de Radios base igual o similar al Motorola XTL A su vez, la Administración mediante oficio DPI , remite el criterio de la Comisionada Kattia Chavarría Valverde (oficio DGFP-EP), el cual señala respecto al aumento de cantidades de los equipos de comunicación que el equipo de comunicación adjudicado a la empresa Motorola Inc, es para troncalizar la provincia de Cartago, con dicho equipo se pretende sustituir el equipo convencional y ampliar la cobertura. Se agrega en dicho oficio que, la ventaja operativa del equipo troncalizado con respecto al convencional radica en que no puede ser monitoreado (escuchado) por personas ajenas al Ministerio de Seguridad Pública, lo que brinda confidencialidad en la información. Señala Además que dicha provincia cuenta actualmente con 180 Portátiles, 70 bases y 78 móviles, lo cual es insuficiente para la operatividad de la zona, tomando en consideración que lo ideal sería un radio portátil por funcionario policial, en el caso de los vehículo igualmente se incorporarán nuevas unidades en esa zona de acuerdo a los procesos licitatorios que se encuentran en proceso de ejecución; y como el precio real de cada radio se conoce hasta el momento en que se reciben las ofertas, al existir un remanente de dinero, consideraron procedente aprovechar al máximo la contratación y agotar el contenido presupuestario en la adquisición de más radios los cuales siempre indica, serán insuficientes. En vista de lo anterior entiende este órgano contralor, que la Administración tiene una necesidad que justifica la adquisición de una mayor cantidad de radios (portátiles, móviles y bases), que la solicitada en el cartel, la cual se limitó a un número menor, no por no requerirse, si no adecuándose al tope presupuestario, el cual al conocerse el precio ofertado permitió adquirir una mayor cantidad de equipo, en razón de lo cual, la utilización del mecanismo previsto en el artículo 86 de cita se tiene por debidamente aplicado. En ese sentido, debe considerarse que, precisamente el artículo de cita, busca lograr maximizar utilización de los fondos públicos, de cara a que el oferente cotizara un precio menor al estimado por la Administración. B. Responsabilidad en la etapa de ejecución contractual. Considera oportuno, este órgano contralor referirse a lo manifestado por la Administración mediante oficio DPI y por el Adjudicatario Motorola Solutions mediante oficio sin numero de fecha 23 de octubre del 2011, en relación con la cláusula cuarta Obligaciones del Contratista. Según se desprende de dichas manifestaciones se tiene que Motorola Solutions como empresa extranjera no tiene relaciones patronales en el país y que el servicio local de recepción y trámite de envíos de equipos de reparación al exterior, que contempla dicha cláusula, se realizará por medio de un acuerdo entre Motorola Solutions Inc y la empresa DB Schenker, junto con su representante local en Costa Rica, respecto de la cual aclara no tiene responsabilidad patronal. 4

5 5 Al respecto considera este órgano contralor que si bien la empresa adjudicataria por ser una empresa extranjera sin presencia en el país, tiene un acuerdo con la empresa DB Schenker quien se encarga de la recepción y trámite de envíos de equipos de reparación al exterior, lo anterior no limita en modo alguno la responsabilidad de la contratista en la fase de ejecución contractual, quien resulta en todo momento la única obligada ante la Administración por el cumplimiento de las obligaciones contractuales. De manera que es la contratista quien responderá en caso de defectos de fabrica, desperfecto, componente dañado, vicio oculto y o deficiencia que haya sido conocida por la Administración durante el plazo de garantía. Realizadas las anteriores precisiones respecto del trámite observado en el expediente de la licitación y una vez realizado el análisis de legalidad que dispone el Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, estima este órgano contralor que resulta procedente conceder el requisito de eficacia al contrato remitido, el cual estará sujeto a los condicionamientos que de seguido se exponen. C. Condicionamientos del refrendo. En relación con el refrendo concedido a la contratación de marras, procedemos a efectuar las siguientes observaciones y condicionamientos, cuya verificación será responsabilidad exclusiva de Lic. Alejandro López Monge, en su condición de Jefe de Contrataciones Administrativas del Ministerio de Seguridad Pública y como solicitante de la gestión, o en su defecto quien ejerza este cargo. En caso de que no resulte competente para verificarlas, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados a continuación: 1) El refrendo se otorga con vista en la certificación que acredita la existencia de contenido presupuestario para respaldar la contratación el Lic. Alejandro Redondo Soto, visible a folio 248 del expediente administrativo. No obstante, se reitera que es responsabilidad absoluta de la Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y reservado para hacer frente a la totalidad de las obligaciones contractuales derivadas de la ejecución del presente contrato. 2) Sobre otro particular, queda bajo responsabilidad de la Administración, la verificación de la razonabilidad del precio ofertado, así como los criterios técnicos y análisis de oferta incorporados en el expediente administrativo. En especial en el análisis de admisibilidad de las ofertas se deja a entera responsabilidad la verificación de cada uno de los requisitos solicitados. 3) La Administración debe tener presente que tiene la responsabilidad de fiscalizar el contrato, a efectos de verificar el adecuado cumplimiento del objeto contractual, en los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. 4) A su vez debe la Administración contratante verificar, el cumplimiento del régimen de prohibiciones establecido en la Ley de Contratación Administrativa. 5) La Administración deberá velar que la garantía de cumplimiento se encuentre vigente por todo el plazo señalado en el cartel, conforme el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA).

6 Atentamente, 6) En relación con la cláusula Cuarta Obligaciones del Contratista inciso c), se tiene que Motorola Solutions Inc, es la responsable ante la Administración en caso de defectos de fabrica, cualquier desperfecto, componente dañado, vicio oculto y o deficiencia que haya sido conocida por la Administración durante el plazo de garantía. 7) Es responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento del régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y que la empresa no se encuentre inhabilitada para contratar con ese Ministerio. 8) De igual forma, resulta responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones con la seguridad social, en los términos dispuestos por el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social. 6 Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Licda. Pamela Tenorio Calvo Fiscalizadora Asociada PTC/chc NN: (DCA-3158) NI: 18764, G: