DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRONICA

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRONICA

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN INSTALACIÓN AUTENTICACION TRABAJANDO CON E-FACT CONFIGURACIÓN DATOS GENERALES DE LA EMPRESA MANTENIMIENTO A CERTIFICADOS DIGITALES MANTENIMIENTO A FOLIOS RESPALDO DE LA BASE DE DATOS MANTENIMIENTO A USUARIO OPERACIONES CATALOGO DE PRODUCTOS CATALOGO DE CLIENTES FACTURACIÓN PASOS PARA GENERAR UN (CFD) REPORTES REPORTE MENSUAL SAT Página 2 de 28

3 1.- INTRODUCCIÓN En base a la miscelánea fiscal antes mencionada, será a partir de enero de 2011, cuando la facturación mayor de $2, (dos mil pesos 00/100 MN), deba generarse como factura digital y ser emitida al SAT de la misma manera. Fundamento legal *Código fiscal de la federación Artículos 28, 29, 29 A *Resolución miscelánea fiscal para 2009: -Libro primero Cáp y Libro segundo Cáp y Anexo 20 *Código del comercio -Artículos 89 al 114 -Reforma DOF 29 de agosto 2003 En lo que resta de este 2010 deberás migrar a un sistema digital para la expedición CFD (Comprobante Fiscal Digital), por disposición del Servicio de Administración Tributariaa (SAT), así que es importante iniciar el trámite cuanto antes para evitar problemas. Un CFD maneja estándares de seguridad internacionalmente reconocidos que garantizan que el comprobante es autentico, integro, único y será aceptado igual que el comprobante impreso. E-Fact es una solución de facturación electrónica que le permite emitir y administrar sus comprobantes fiscales digitales CFD S de una forma fácil y económica, puede generar, enviar y archivar sus comprobantes fiscales, E-Fact cumple al 100% de los estándares establecidos por el SAT, paraa la emisión de comprobantes fiscales digitales. Página 3 de 28

4 2.- INSTALACION: Inserte el CD o memoria que contenga el sistema E-FACT, mismo que le fue proporcionado por personal autorizado de la empresa Development & Consulting Strategies S. de R.L. Abra el CD o la memoria y localice la aplicación con nombre efact_dcs. Haga doble clic sobre el archivo para comenzar la instalación, aparecerá la siguiente ventana donde damos clic en el botón siguientee mostrara los complementos necesarios a instalar: Página 4 de 28

5 Hacemos clic en el botón siguiente para comenzar con la instalación de E- FACT, nos mostrara la ventana de contrato de licencia usuario final. En la cual al terminar de leer atentamente el contrato marcaremos la casilla Estoy de acuerdo con los términos de la licencia. Para poder continuar con la instalación presionamos el botón siguiente, a continuación nos presentara la siguiente pantalla: Página 5 de 28

6 Colocaremos el nombre de usuario y la compañía mismos datos son obligatorios para poder continuar con la instalación. Presionamos el botón siguiente pantalla: para comenzar la instalación de E-FACT, nos presentara la Página 6 de 28

7 Ahora comenzara la instalación de E-FACT en su equipo de cómputo, la instalación demorara dependiendo la capacidad de su equipo. * Importante no apague su equipo durante la instalación de E-FACT. Durante la instalación de E-FACT, nos pedirá que se instale el programa OpenSSL nos presentara la siguiente ventana: Página 7 de 28

8 Hacemos clic en el botón de Next Marcamos la casilla I accept the agreement y damos clic en el botón de Next para continuar. Página 8 de 28

9 Hacemos clic en el botón Next para continuar con la instalación. Presionamos el botón Install para finalizar la instalación de OpenSSL. Nos presentara la siguiente pantalla. Página 9 de 28

10 Presionamos el botón Finalizar y ahora podemos hacer uso de E-FACT, para emitir nuestros Comprobantes Fiscales Digitales 3.- AUTENTICACIONN Al iniciar el sistema por primera vez tenemos que identificarnos con un Nombre de Usuario y Contraseña, para poder iniciar sesión, la contraseña y el nombre de usuario son las letras dcs, las cuales pueden ser ingresadas en mayúsculas o minúsculas, damos clic en el botón de Aceptar o presionamos la tecla Enter. Página 10 de 28

11 4.- TRABAJANDO CON E-FACT. Al Ingresar al Sistema E-Fact, encontraremos la barra de herramientas con los menús de opciones, Configuración, Operaciones, Reportes, Acerca de y Salir, necesarios para su optimo funcionamiento. 4.1 CONFIGURACION Al hacer clic en el menú Configuración, se desplegara la siguiente pantalla con las opciones, Mantenimiento a Usuarios, Datos Generales de la Empresa, Administración de Certificados, Administraciónn de Folios y Respaldo de Base de datos. Página 11 de 28

12 4.2 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA. Al presionar la imagen Datos Generales de la Empresa, se mostrara la siguiente pantalla donde daremos de alta nuestra empresa ingresando los datos correctos tal y como lo solicita el (SAT). Datos obligatorios a ingresar; Nombre o Razon Social, RFC, Calle, Numero Exterior, Colonia, Localidad, Municipio, Estado, Pais y Codigo Postal. Datos Opcionales a ingresar; Logotipo, Representante, Teléfono, , Pagina web, Numero Interior y Referencia. Al terminar de ingresar los datos correctos de nuestra empresa presionamos el botón Guardar y Cerrar para regresar a la pantalla anterior de E-Fact. Página 12 de 28

13 Dentro de esta ventana se encuentran dos botones mas Lugar de expedición el cual es opcional si su negocio cuenta con sucursales. Configurar Impuestos, dentro de la venta donde podemos cambiar el % de IVA MANTENIMEINTO A CERTIFICADOS DIGITALES Al presionar la imagen Mantenimiento a certificados digitales, se mostrara la siguiente pantalla, donde cargaremos nuestro certificado y llave privada que nos proporcionaron en el (SAT). CAMBIO DE CERTIFICADO. Para poder cambiar el certificado de prueba por el de nuestra empresa es necesario hacer clic en el icono del lado derecho se mostrara la siguiente pantalla, en la cual tenemos que localizar la ruta correcta donde se encuentra guardado nuestro archivo.cer, lo seleccionamos y damos clic en Abrir : Página 13 de 28

14 CAMBIO DE LLAVE PRIVADA. Para poder cambiar la llave privada de prueba por el de nuestra empresa es necesario hacer clic en el icono del lado derecho se mostrara la siguiente pantalla, en la cual tenemos que localizar la ruta correcta donde se encuentra guardado nuestro archivo.key, lo seleccionamos y damos clic en Abrir : Página 14 de 28

15 Se mostrara la siguiente pantalla, en la cual tenemos que teclear nuestro password mismo que proporcionamos en el (SAT). Notara que no se mostraran los caracteres que usted esta tecleando no importa coloque la contraseña correcta y al finalizar presionamos la tecla ENTER. Si nuestro password fue correcto en los campos de vigencia aparecerá la fecha con que cuenta de vigencia su certificado. E-FACT cuenta con una alerta para avisarnos cuantos días antes de que venza nuestro certificado requerimos que nos avise, podemos colocar en el campo Avisar el número de días. Al terminar de cargar tanto nuestro CERTIFICADO Y LLAVE PRIVADA precionaremos el botón GUARDAR para que nuestros cambios tomen efecto y cerramos la ventana para regresar a la pantalla anterior de E-FACT MANTENIMIENTO A FOLIOS Al presionar la imagen Mantenimiento a folios, se mostrara la siguiente pantalla, donde cargaremos el número de folios previamentee solicitados y autorizador por el (SAT). Página 15 de 28

16 En la pantalla de folios colocaremos la serie, numero de aprobación, año de aprobación, folio inicial y folio final, el campo de Ultimo folio utilizado indicaremos un cero si es la primera vez que emitirá Comprobantes Fiscales Digitales. Tipo de documento, E-FACT opera dos opciones de CFD, facturas y notas de crédito, seleccionaremos el estatus en que se encuentran nuestros folios vigente igual a en uso e inactivo igual a cancelados. En la parte de abajo se encuentran los botones con las siguientess opciones: Buscar: Podemos buscar nuestros folios usando esta opción de búsqueda mediante los diferentes filtros. Limpiar: Limpia todos los campos que se encuentran en este formulario, útil para dar de alta nuevos folios. Guardar: Después de capturar todos los campos del formularioo haciendo clic en el botón de Guardar o presionando las teclas Alt + G. Página 16 de 28

17 Eliminar: Podemos eliminar folios capturados anteriormente siempre y cuando no se encuentren en uso, haciendo clic en el botón de Eliminar o presionando las teclas Alt + E. Cerrar: Haciendo clic en el botón Cerrar o presionando las teclas Alt + C regresamos a la pantallaa anterior del sistema E-FACT. 4.5 RESPALDO DE LA BASE DE DATOS. Al presionar la imagen Respaldo de base de datos, se mostrara la siguiente pantalla, donde podemos realizar una copia de seguridad de los datos almacenados en la Base de Datos. En la anterior pantalla seleccionaremos la ruta en donde deseamos realizar nuestra copia de seguridad al terminar presionamos Aceptar se procederá a realizar la copia de seguridad de la Base de Datos. Página 17 de 28

18 4.6.- MANTENIMIENTO A USUARIOS. Al presionar la imagen Mantenimiento a Usuarios, se mostrara la siguiente pantalla, donde podremos realizar las opciones de Alta, Baja, Consulta y Modificaciones al catalogo de usuarios del sistema E-FACT. Se pueden realizar búsquedas de registros por los diferentes filtros, (Nombre, Apellidos, Usuario, Tipo de Usuario y Estatus). registros. Inicializa todos los campos del formulario para capturar nuevos Dar de alta o almacenar nuevo registro dentro de la Base de Datos. Dar de baja o borrar algún registro existente de la Base de Datos. E-FACT cuenta con la opción de exportar todos los registros de la Base de Datos a Microsoft Excel. Página 18 de 28

19 FACT. Cierra la pantalla actual y regresa al menú principal de sistema E- 5.- OPERACIONES Al hacer clic en el menú Operaciones, se desplegara la siguiente pantalla con las opciones, Catalogo de Productos, Catalogo de Clientes y Facturación CATALOGO DE PRODUCTOS Al presionar la imagen Catalogo de Productos, se mostrara la siguiente pantalla donde el sistema permite administrar los productos y familias de productos, colocándoles una descripción y un identificador. Página 19 de 28

20 Haciendo clic en el iconoo el sistema nos mostrara la siguiente pantalla donde podremos dar de alta, consultar, modificar o eliminar una Unidad de medida o Tipo de Familia. Página 20 de 28

21 filtros. Se pueden realizar búsquedas de registros por los diferentes registros. Inicializa todos los campos del formulario para capturar nuevos Dar de alta o almacenar nuevo registro dentro de la Base de Datos. Dar de baja o borrar algún registro existente de la Base de Datos. E-FACT cuenta con la opción de exportar todos los registros de la Base de Datos a Microsoft Excel. FACT. Cierra la pantalla actual y regresa al menú principal de sistema E- E-FACT permite generarr reporte por movimientos de productos. Solo tiene que hacer un clic en el botón Movimientos que se encuentra del lado izquierdo se mostrara la siguiente pantalla. Página 21 de 28

22 En la cual podemos seleccionar la fecha inicial a la fecha final de la cual desea conocer los movimientos del producto seleccionado, damos clic en el botón Buscar o presionamos las teclas Alt + B, E-FACT nos permitirá exportar nuestro reporte a Microsoft Excel, para su manipulación. 5.2 CATALOGO DE CLIENTES Al presionar la imagen Catalogo de Clientes, se mostrara la siguiente pantalla donde el sistema permite administrar clientes, donde colocaremos los datos requeridos por el SAT, Página 22 de 28

23 Datos obligatorios a ingresar; Nombre o Razon Social, RFC, Calle, Numero Exterior, Colonia, Localidad, Municipio, Estado, Pais y Codigo Postal. Datos Opcionales a ingresar; Teléfono, , Pagina web, Numero Interior y Referencia. E-FACT permite generarr reporte por movimientos de facturas por cliente. Solo tiene que hacer un clicc en el botón Facturas que se encuentra del lado izquierdo se mostrara la siguiente pantalla. Se pueden realizar búsquedas de registros por los diferentes filtros, (Nombre, Apellidos, Usuario, Tipo de Usuario y Estatus). registros. Inicializa todos los campos del formulario para capturar nuevos Dar de alta o almacenar nuevo registro dentro de la Base de Datos. E-FACT cuenta con la opción de exportar todos los registros de la Base de Datos a Microsoft Excel. Página 23 de 28

24 FACT. Cierra la pantalla actual y regresa al menú principal de sistema E- 5.3 FACTURACIÓN Al presionar la imagen Comprobante Fiscal Digital, se mostrara la siguiente pantalla donde el sistema le permite capturar los datos necesarios para poder generar su factura electrónica o nota de crédito. 5.4 PASOS PARA DIGITAL (CFD) GENERAR UN COMPROBANTE FISCAL 1.- Seleccionamos tipo de documento. 2.- Seleccionamos forma de pago, haciendo clic en el icono agregar o modificar nuevas formas. podemos 3.- Seleccionamos método de pago, haciendo clic en el icono podemos agregar o modificar nuevos métodos de pago. 4.- Si conocemos el código del cliente lo tecleamos en el campo y presionamos la tecla Enter, si el cliente existe se mostrara a continuación, de lo contrario mostrara el siguiente mensaje; Página 24 de 28

25 Presionamos Aceptar se abrirá la siguiente pantalla de donde podemos seleccionar el cliente o dar de alta un nuevo cliente. Seleccionamos el cliente que necesitamos y presionamos la tecla Esc o damos clic en el botón de Cerrar. 5.- Indicamos las observaciones del documento este campo puede ir vacio. 6.- Descuento total que se le aplicara al subtotal de la factura. 7.- Si conocemos el código del producto lo tecleamos en el campo y presionamos la tecla Enter, si el cliente existe se mostrara a continuación de lo contrario mostrara el siguiente mensaje; Página 25 de 28

26 Presionamos Aceptar se abrirá la siguiente pantalla de donde podemos seleccionar el producto o dar de alta un nuevo producto en caso de no existir. Seleccionamos el producto que necesitamos y presionamos la tecla Esc o damos clic en el botón de Cerrar. 8.- Después de agregar el producto, indicamos la cantidad, precio, descuento directo al producto y él % de IVA, agregamos a la factura mediante la tecla Enter presionando el icono. 9.- Podemos eliminar productos agregados a la factura dando clic en el icono del lado derecho Eliminar. (Antes de guardar la factura) Página 26 de 28

27 10.- Presionando el botón Guardar o la combinación de teclas Alt + G, se almacenara nuestra factura en la Base de Datos y se generara el archivo XML, como lo obliga el SAT Si presiona el botón Imprimir se activa al momento de guardar nuestros datos, se abrirá el formato de la factura listo para imprimir o guardar en PDF. 6.- REPORTE MENSUAL SAT Al presionar el menú Reportes, seleccionaremos el submenú Reporte Mensual al SAT, se mostrara la siguiente pantalla donde E-FACT le permite seleccionar el mes y año del cual requiere generar el reporte. Hacemos clic para seleccionar el mes respecto al cual queremos generar nuestro reporte y tecleamos el año, presionando clic en el botón de mostrar, nos desplegara la lista con todos los comprobantes emitidos durante el mes seleccionado. Al presionar el botón se generara nuestro archivo del reporte mensual, aparecerá la siguiente venta: Página 27 de 28

28 Por default E-FACT guarda el reporte mensual en la carpeta; ReporteMensual que se encuentra en la ruta: C:\eFact\ReporteMensual. Se generara el archivo.txt mismo que tiene que ser enviado al SAT mediante su portal de internet. Página 28 de 28