ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

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1 ESTADO DE SITUACION FINANCIERA Activo Corriente NOTA No. 3 - Caja y Banco Fondos Especiales CAJA GENERAL (Fondos Especiales) Son los ingresos por la venta de bienes y servicios del último día del mes y que se depositarán al día siguiente. CAJA CHICA (Fondos Especiales) Los Fondos de Caja Chica están compuestos por 4 fondos los cuales son reintegrados periódicamente y se encuentran bajo la custodia de la persona encargada de bancos y el cajero: 1. Fondo de la Dirección por la suma de 1,000,000.00, atiende la adquisición de bienes y servicios indispensables para las operaciones de la institución de verdadera urgencia, cuyo pago se justifique fuera de los trámites ordinarios establecidos para las compras de bienes y servicios, que no excedan de 150, con autorización. 2. Fondo del cajero para cambio de moneda, en venta de bienes y servicios por la suma de 113, Fondo de Especies Fiscales: por la suma de 60, para cambios de moneda por venta de timbres. 4. Fondo para compra de timbres por un monto de 300, BANCOS Siete cuentas bancarias: seis en colones y una en dólares, las cuales se encuentran en el Banco de Costa Rica y en la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda (Caja Única), cuyos saldos al 30 de setiembre del 2016 son los siguientes: CUENTA MONTO Cuenta BCR Nº Cuenta Principal en Colones 10,124, Cuenta BCR Nº Cuenta Timbres en Colones 3,016, Cuenta BCR Nº Cuenta Garantias en Colones Cuenta Tesorería Nacional Nº Caja Única 2,094,377, Cuenta Tesorería Nacional Nº Caja Única 7,380, Cuenta Tesorería Nacional Nº Caja Única Cuenta BCR Nº Cuenta Dólares 20,179, TOTAL 2,135,078, Caja y Banco - Cajero 2,135, ,040, , Caja y Banco - Fondos Especiales 9, , , Total 2,144, ,042, , Las variaciones generadas en estas partidas corresponde principalmente a los movimientos normales de operación entre los ingresos, inversiones generadas en el mes menos los gastos que generan salida real de efectivo. HECHO POR REVISADO POR 1

2 NOTA No. 4 - Cuentas por Cobrar corto plazo Corresponde a cuentas por cobrar provenientes de ingresos por cobrar pendientes al 30 de setiembre del DEUDOR SALDO INA 600, BCR 1,334, INFOCOOP 150, JASEC 3, MINISTERIO DE HACIENDA 450, BNCR 300, TSE 600, Luis Carlos Rojas Mora 178, Avianca 26, Pendones, Bonilla y Asociados 527, TOTAL COLONES 4,170, Cuentas por Cobrar 4, , , Total 4, , , El aumento corresponde a una venta mayor de timbres y cuentas pendiente de cobro por cursos impartidos. NOTA No. 5 - Provisión Cobranza Dudosa Corresponde a una estimación para incobrables, calculando el 2% sobre las Cuentas por Cobrar del mes de setiembre del Provisión Cobranza dudosa Total El aumento corresponde por el aumento que se dio en las cuentas por cobrar. NOTA No. 6 - Existencias (Inventarios) INVENTARIO ESPECIES FISCALES Y SUMINISTROS Esta cuenta corresponde tanto al Inventario de los Timbres del Archivo Nacional de 5, 10, 20, 100 y 200 que se encuentran tanto en poder del Banco Central de Costa Rica como del Banco de Costa Rica; además de las existencias de especies fiscales para la venta que se encuentran en la caja de la institución. Asimismo esta partida contiene el inventario de materiales y suministros que se encuentran el Archivo Nacional para uso operacional de la institución. HECHO POR REVISADO POR 2

3 Existencias 98, , , Total 98, , , La disminución corresponde a una menor adquisición de suministros y materiales de oficina. NOTA No. 7 - Provisión Existencias Provisión (Existencias) NOTA No. 8 - Mercancías en Tránsito Mercancías en Tránsito NOTA No. 9 - Gastos pagados por anticipado Representa las pólizas de seguros del edificio, vehículos, equipo electrónico y riesgos profesionales, los cuales se difieren mensualmente y tienen una cobertura de 12 meses. Gastos Pagados por Anticipado 8, , , Total 8, , , La variación en la partida de Gastos Pagados por Anticipado corresponde a la amortización que se realiza mensualmente a las pólizas que tiene suscritas el Archivo Nacional y a las renovaciones de pólizas que realizan según la fecha de vencimiento. HECHO POR REVISADO POR 3

4 NOTA No Inversiones Corto Plazo Inversiones Corto Plazo NOTA No Documento por cobrar Largo Plazo Docuementos por Cobrar Largo Plazo NOTA No Cuentas por cobrar Largo Plazo Cuentas por cobrar Largo Plazo NOTA No Provisión Cobranza Dudosa Provisión Cobranza Dudosa HECHO POR REVISADO POR 4

5 NOTA No Préstamos Préstamos NOTA No Provisión Cobranza Dudosa de Préstamos Provisión Cobranza Dudosa NOTA No Adquisición de Valores Adquisiciòn de Valores NOTA No Otros Activos Financieros Otros Activos Financieros HECHO POR REVISADO POR 5

6 NOTA No Maquinaria, Equipo y Mobiliario Las partidas de Bienes Duraderos adquiridos o ya existentes, relacionadas con las partidas de: Maquinaria, Equipo y Mobiliario independiente de su monto de adquisición, se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente. Maquinaria, Equipo y Mobiliario 1,287, ,238, , Total 1,287, ,238, , El aumento en esta partida corresponde a compras realizadas en el periodo. NOTA No Depreciación Acumulada Maquinaria, Equipo y Mobiliario El método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General. Depreciación Acumulada -618, , , Total -618, , , La variación generada en esta partida corresponde a la depreciación mensual. NOTA No Construcciones, Adiciones y Mejoras Construcciones, Adiciones y Mejoras 60, , , Total 60, , , Corresponde a gastos incurridos para la construcción de la IV Etapa del Archivo Nacional. NOTA No Terrenos Se aplica un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre 2008, por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V Terrenos 2,489, ,489, Total 2,489, ,489, HECHO POR REVISADO POR 6

7 NOTA No Edificios Las partidas de Bienes Duraderos adquiridos se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente. Se aplica revaluación del edificio según Avaluó N AV Edificios 6,294, ,294, Total 6,294, ,294, La variación corresponde a ajustes realizados a la cuenta. NOTA No Depreciación Acumulada El método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General. Depreciación Acumulada -1,558, ,482, , Total -1,558, ,482, , La variación generada en esta partida corresponde a la depreciación mensual. NOTA No Otras Obras Otras Obras NOTA No Depreciación Acumulada de Otras Obras Depreciación acumulada HECHO POR REVISADO POR 7

8 NOTA No. 26 Otros Bienes Duraderos Otros Bienes Duraderos NOTA No Semovientes Semovientes NOTA No Amortización y Agotamiento de Semovientes Amortización y Agotamiento NOTA No Piezas de Colección Constituye el registro de 5 esculturas y 68 obras de arte. Las cuales fueron revaluadas en Octubre 2014 por el Museo de Arte Costarricense. Piezas y Obras Colección 178, , Total 178, , HECHO POR REVISADO POR 8

9 NOTA No Bienes de uso público Bienes de Uso Público NOTA No Patentes Patentes NOTA No Derechos Derechos NOTA No Depósitos Respaldan el buen uso de las líneas de teléfonos y contratación de servicios de Internet. Depósitos Total HECHO POR REVISADO POR 9

10 NOTA No Licencias Licencias NOTA No Decomisos Decomisos Pasivo y Patrimonio Pasivo Corriente NOTA No Cuentas por pagar corto plazo Las cuentas por pagar al 30 de setiembre del 2016, se detallan a continuación: ACREEDOR MONTO Acueductos y Alcantarillados 1,124, Fondo General de Gobierno Correos de Costa Rica 27, Junta de la Imprenta Nacional 242, Alrotek de Centroamérica 175, Ana Patricia Segura Solís 285, Casa Confort S.A. 300, Consorcio de Información y Seguridad S.A. 7,144, Distribuidora y Envasadora de Químicos S.A. 3,769, Frama Soluciones S.A. 233, Litografía e Imprenta Segura Hermanos S.A. 367, Miguel Cruz y Asoc LTDA 701, Purdy Motor S.A. 22,500, Taller Eléctrico Induni S.A. 511, Taller Industrial Méndez y Sánchez 1,097, Leogar S.A. 92, Hotelera Tournon S.A. 8,458, Fundación Tecnológica de Costa Rica 75, Industrias e Inversiones Caroc de Heredia S.A. 349, Seguridad y Vigilancia Sevin Ltda 470, HECHO POR REVISADO POR 10

11 ACREEDOR MONTO Yire Medica HP S.A. 35, IS Productos de Oficina Centroamérica S.A. 184, Innovaciones Givan IG S.A. 188, Equilsa S.A. 1,683, Grupo de Soluciones Informáticas GSI S.A. 4,596, Corporación de Transportes Turísticos 260, Edgar Gutiérrez López 42, Luz Alba Chacón León 85, TOTAL COLONES 55,002, Cuentas por Pagar corto Plazo 55, , , Total 55, , , La disminución en esta partida corresponde a una menor adquisición de deudas con respecto al año NOTA No. 37 Retenciones por pagar Las retenciones y cargas por pagar al 30 de setiembre del 2016, se detallan a continuación: ACREEDOR MONTO C.C.S.S. 9,431,821.7 COOPESERVIDORES 8,759,766.8 I.N.S. 152,333.0 ANEP POLIZA 19,000.0 ANEP 128,152.2 COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES 32,500.0 ANDE 20,000.0 IMPUESTO DE RENTA SALARIOS 4,373,341.3 BANCO POPULAR PRESTAMOS 5,566,826.8 BANCO POPULAR FIDEICOMISO 125,860.0 BANCO POPULAR PENSIONES 140,000.0 BN VITAL 7,000.0 COLEGIO DE PROFESIONALES EN CIENCIAS ECONOMICAS 90,695.0 PENSION ALIMENTARIA 873,039.8 COOPECAJA 1,281,406.9 COOPEANDE5 125,490.0 COOPENAE 2,487,618.4 COOPE SAN GABRIEL 136,050.9 VIDA PLENA 20,000.0 ASEMICULTURA EMPLEADOS 2,233,383.0 ROBLEALTO 63,500.0 EMBARGOS 629,385.6 HECHO POR REVISADO POR 11

12 ACREEDOR MONTO SALARIO ESCOLAR POR PAGAR 80,927, OTRAS REMUNERACIONES BASICAS POR PAGAR 0.00 DECIMOTERCER MES POR PAGAR 110,700, CONTRIBUCIONES PATRONALES AL DESARROLLO Y LA SEGURIDAD SOCIAL 16,880, CONTRIBUCIONES PATRONALES A FONDOS DE PENSIONES Y A OTROS FONDOS 6,264, OTRAS DEUDAS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS C/P 1,070, RETENCIONES DE IMPUESTOS NACIONALES 112, TOTAL 252,653, Retenciones por Pagar 252, , , Total 252, , , La variación en esta partida corresponde a la provisión que se realiza por Salario Escolar y Aguinaldo. NOTA No Gastos acumulados por pagar Gastos Acumulados por pagar NOTA No Endeudamiento corto plazo Endeudamiento Corto Plazo HECHO POR REVISADO POR 12

13 NOTA No Endeudamiento a largo plazo, porción corto plazo Endeudamiento a Largo Plazo -Porción (monto a pagar en el periodo) NOTA No. 41 Provisiones Cuenta que comprende las estimaciones cuantificables de pasivos de carácter corriente, respecto de los cuales existe incertidumbre acerca de su cuantía y/o de su vencimiento, originados en litigios y demandas entabladas contra el ente y en otras causales, cuya cancelación demandará la salida de recursos del ente público. Provisiones Total Pasivo no Corriente NOTA No Cuentas por pagar largo plazo Cuentas por pagar Largo Plazo NOTA No Endeudamiento a largo plazo Endeudamiento Largo Plazo HECHO POR REVISADO POR 13

14 NOTA No Provisiones para Beneficio Sociales Provisiones para Benef. Sociales 14, , , Total 14, , , Corresponde a la provision mensual de Beneficios Sociales, en aplicación de la NICSP NOTA No Ingresos cobrados por anticipado Ingresos Cobrados por Anticipado NOTA No Jubilaciones Jubilaciones NOTA No Otras cuentas del pasivo Corresponden a garantías de participación y cumplimento dadas en depósito. Otras Cuentas del Pasivo 4, , , Total 4, , , HECHO POR REVISADO POR 14

15 Patrimonio NOTA No Hacienda pública El Patrimonio está conformado por las capitalizaciones de bienes, el superávit por donación, el cual contempla la capitalización de bienes entregados en donación por organismos internacionales y el Ministerio de Cultura y Juventud el Superávit por reevaluación, el que incluye la reevaluación de las obras de arte, de acuerdo al avalúo emitido por el Museo de Arte Costarricense. Igualmente, incluye un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre del 2008 por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V y a la revaluación del edificio efectuada el 17 de noviembre de 2009 Avaluó N AV Para el año 2014 se solicitó por medio del Oficio DCN de fecha 18 de diciembre 2013, que se determinara el Patrimonio Inicial, el cual se puede ver reflejado a partir de los Estados Financieros de Enero El patrimonio inicial se determinó aplicando la fórmula establecida en el oficio antes citado, la cual consiste en: Total de Activos Fijos (tangibles e intangibles) al 31 de diciembre 2013 es igual al Capital Inicial. Hacienda Pública 7,965, ,965, Total 7,965, ,965, NOTA No Reservas Reservas NOTA No Resultados acumulados Monto correspondiente a resultados acumulados provenientes de ejercicios anteriores de la institución. Resultados Acumulados 1,928, ,518, , Total 1,928, ,518, , HECHO POR REVISADO POR 15

16 NOTA No Resultados del periodo Corresponde a la diferencia entre los ingresos y los gastos del período. Resultados del Período 170, , , Total 170, , , HECHO POR REVISADO POR 16