Guía para el Proceso de Certificación en Sistemas de Gestión.

Transcripción

1 Guía para el Proceso de Certificación en Sistemas de Gestión. Esta guía tiene como finalidad servir como guía a los clientes y las partes interesadas para entender cómo se realiza el Proceso de Certificación en CAV 1. Solicitud de Certificación: El solicitante contacta a Certification With Added Value, S. C. (CAV) para solicitar información respecto a servicios de certificación. CAV le envía la Cotización de Servicios de Certificación para que la requisite con la información sobre la Organización, misma que consiste en: Razón social Actividades de la Organización Línea de productos o servicios que ofrece A qué sector IAF pertenecen (si lo conoce) Horario de labores Turnos que trabaja No. de personal directivo No. de personal administrativo No. de personal operativo No. de personal involucrado en el SG Idioma en que se llevará a cabo la Auditoría Alcance del Sistema de Gestión. Procesos, productos y/o servicios que se encuentran incluidos en el Alcance del Sistema de Gestión, así como una descripción breve de los mismos. Procesos subcontratados (si existen). Requisitos legales y reglamentarios aplicables al Sistema de Gestión. Sitios. Indique cuáles son sus principales productos, servicios o activos de información de su sistema de gestión: Cuándo realizó su última Auditoria Interna Cuándo llevó a cabo la última Revisión Directiva al Sistema de Gestión Cómo realiza la identificación de riesgos y oportunidades Cuáles son los requisitos que no aplican a su Sistema de Gestión Tuvo consultoría externa Si la respuesta fue positiva, quién la realizó? Adicionalmente tendrá que proporcionar una copia de los siguientes documentos: Acta Constitutiva Inscripción del RFC Comprobante de domicilio

2 Identificación oficial del representante legal (en caso de que el representante legal no tenga poderes conferidos para la firma de contratos en el acta constitutiva, se requerirá el testimonio notarial del representante legal) ésta se solicita al enviar la cotización correspondiente. Con base en la información anterior CAV determina la viabilidad técnica del servicio. En caso de no poder realizarlo le notifica el cliente los motivos. En caso de que proceda se le informa sobre costos y le envía nuevamente la Cotización de Servicios de Certificación para su firma de aceptación. Si el cliente acepta, se genera el Programa de Auditorías para el Ciclo de Certificación (de 3 años) y el Contrato de Prestación de Servicios de Certificación para firma del cliente. 2. Auditoría de Etapa 1 Una vez que el cliente aprueba la Cotización y se firma el Contrato, CAV procede a seleccionar al equipo auditor y envía al cliente la Carta de asignación del Equipo Auditor para la Etapa 1 para su aprobación. El Equipo auditor designado, ya sea en sitio o gabinete, realizará el intercambio de información con el personal del Cliente y recopilará las evidencia que se evaluarán y, en su caso, evaluará las condiciones específicas del sitio del Cliente, así mismo solicitará: Manual del Sistema de Gestión (si existe). Política del Sistema de Gestión. Objetivos del Sistema de Gestión. Justificación de la no aplicabilidad (si aplica). Interacción de los procesos de su Sistema de Gestión. Requisitos legales y reglamentarios aplicables al Sistema de Gestión. Requisitos de las partes interesadas. Auditoría(s) Interna(s). Revisión(es) por la Dirección. Determinación de los riesgos y oportunidades en la organización. Tratamiento de las Acciones correctivas. Contexto de la Organización. Con base a esta información, el Auditor Líder elaborará el Informe de Auditoría Etapa 1 y, con base en los hallazgos, determinará con el cliente la fecha en que se realizará la Auditoría para la Etapa 2. Si hubiera temas de preocupación, tendrá un lapso no mayor a 30 días para subsanarlos. Si transcurrido este periodo se mantienen los temas de preocupación, se tendrá que iniciar la revisión nuevamente y el costo del proceso de certificación se ajustará nuevamente. Es necesario que el resultado de la auditoria etapa I sea conforme para proceder a la realización de la auditoría etapa 2. La Organización tendrá que realizar acciones y cambios significativos derivados de los temas de preocupación identificados en la presenta auditoría de Etapa 1, ya que pueden impactar el SG actual. Es necesario realizar

3 nuevamente la Etapa 1 o parte de ella en un plazo preferentemente no menor a 15 días y no mayor a 90 días naturales. 3. Auditoría de Certificación Etapa 2: En esta etapa, CAV determina las competencias requeridas para el Equipo auditor y para los actores participantes en el proceso de certificación. Envía al Cliente el formato Carta de asignación Equipo Auditor CAV para la Etapa 2, para que valide que acepta al Equipo auditor o, un su caso, proceda a cambiarlo. CAV elabora y envía al cliente el Plan de Auditoría para su aceptación o ajustes correspondientes. El Plan de Auditoría incluye, entre otras cosas, los Objetivos de la Auditoría, el Alcance y Criterios de la misma, incluida cualquier modificación. Las fechas y los sitios en que se llevará a cabo la Auditoría in situ, incluidas las visitas a los sitios temporales cuando corresponda. El tiempo y la duración previstos para las actividades in situ, y las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de las personas que los acompañan. La auditoría se lleva a cabo en las instalaciones del cliente y tiene como fin evaluar la conformidad del Sistema de Gestión de acuerdo a la Norma de referencia, verificando su efectiva implementación y mantenimiento en la Organización. Se emite el Informe de Auditoría correspondiente entregándolo a la Organización y a la Dirección de Operación de CAV. En caso de existir hallazgos no conformes, se comunica al Cliente que tiene un plazo de 60 días naturales para realizar las acciones correctivas y proceder a la revisión y cierre de las mismas; La organización tiene un periodo máximo de doce meses contados a partir del último día de la auditoría de etapa 2 para obtener el dictamen favorable que le otorgue la certificación. Si pasado este tiempo la organización no obtiene la certificación, tendrá que reiniciar el proceso de certificación de sistemas de gestión. En caso de no haber hallazgos no conformes, se da la recomendación para ingresar al Comité de Certificaión e Imparcialidad de CAV. 4. Dictamen del Comité de Certificación e Imparcialidad Éste se realiza por personal independiente del equipo auditor, es el Comité de Certificación e Imparcialidad quien es el responsable de las desiciones referentes a otorgar la certificación, garantizando la Imparcialidad ya que el grupo de auditores asignados para realizar la auditoria No pueden tomar dicha desición. Los miembros del Comité de Certificación e Imparcialidad participarán cuando exista la necesidad en lo concerniente a la certificación para otorgar, negar, mantener la certificación, ampliar o reducir el alcance de la certificación, renovar, suspender o restaurar la certificación después de una suspensión o retiro del certificado. Serán convocados por el Director General (o en su ausencia el Director de Operaciones). Para ello el Director General, se asegurará de que comprendan la norma aplicable y los requisitos de certificación, y que demuestren competencia para evaluar los resultados de los procesos de auditoría incluidas las recomendaciones relacionadas del equipo auditor. Si el comité dictamina una decisión favorable y la organización ha cubierto todas las cuotas definidas en la cotización, se emitirán el Dictamen del Comité y el certificado de conformidad que testifica que el Sistema de

4 Gestión cumple con los requisitos de la norma de referencia y con los requisitos del esquema de certificación de CAV. El certificado otorgado, tendrá un periodo de vigencia de tres años. Si el sistema de gestión no cumple con los requisitos establecidos en la norma de referencia de certificación y con los requisitos del esquema de certificación de CAV, no se otorgará el certificado, aun cuando las actividades de auditoria de las etapas 1 y 2 se hayan realizado y la organización no tenga ningún adeudo con CAV. 5. Negar la certificación del Sistema de Gestión La Organización que no acepte las condiciones de certificación documentadas en el presente documento, así como en el caso de hacer una declaración engañosa de la certificación ante terceros e inducir a condiciones ventajosas para obtener la certificación pueden ser algunos de los motivos para que CAV pueda negar la certificación. 6. Emisión del Certificado En caso de ser aprobatorio el Dictamen, se entrega el Certificado junto con el Reglamento de Uso de Marca de Certificacio n CAV (la cual esta publicada en nuestra página. 7. Auditorias de Seguimiento En caso de ser necesario, debido al impacto de las no conformidades en el sistema de gestión, el Comité de Certificación e Imparcialidad puede tomar la decisión de realizar una auditoría de seguimiento en la que se revisa el cierre adecuado de las no conformidades registradas. CAV podrá realizar auditorías de seguimiento para verificar que los problemas que causaron la suspensio n han sido atendidos adecuadamente, así como en el caso de que CAV tuviera conocimiento, por un tercero, de quejas o reclamaciones concernientes al sistema de gestión de la organización y que pusieran en duda la eficacia de éste. CAV se reserva el derecho de llevar a cabo visitas adicionales fuera de la programación establecida, como son visitas notificadas a corto plazo con el fin de investigar quejas, en respuesta a cambios, o como seguimiento de clientes con la certificación suspendida. 8. Auditorias de Vigilancia Las auditorías de vigilancia son un requisito obligatorio para mantener la certificación y para asegurar que la organización cumple las condiciones de certificación correspondientes, y que continua cumpliendo con los requisitos de la norma de referencia, así como evaluar la mejora del sistema de gestio n. 9. Auditori as para la modificacio n del alcance de la certificacio n Una vez otorgada la certificación, el alcance del certificado puede ser modificado, ampliando o reduciendo los procesos, productos, sitios, y/o departamentos involucrados en su alcance inicial, para lo cual la organizacio n debe enviar a CAV la cotización de servicio, indicando las modificaciones deseadas.

5 10. Motivos de Suspensión de la certificación El certificado otorgado al sistema de gestio n de la organizacio n puede ser suspendido por un período determinado, de manera parcial o total, por lo siguiente: Deterioro de las condiciones originales que propiciaron el otorgamiento del certificado, No cumplir con las condiciones para mantener la certificación No permitir la realizacio n de las auditorías de vigilancia, seguimiento o con notificacio n a corto plazo, de acuerdo a la periodicidad requerida, No cumplir con los periodos para la actualizacio n o transicio n de su sistema de gestio n en funcio n de las modificaciones a las normas de referencia, así como de cualquier otro requisito que CAV establezca. No atender los hallazgos de la auditoría de acuerdo con lo establecido en la etapa 2 de la auditoría de certificacio n inicial, Incumplimiento al Reglamento para uso de la marca de sistemas de gestio n de CAV, Incumplimiento al pago de las cuotas correspondientes a CAV, Hacer o permitir que se haga una declaracio n engan osa concerniente a la certificacio n concedida, Utilizar la certificacio n de forma tal que pueda dan ar la reputacio n de CAV y/o del sistema de certificacio n y comprometa la confianza pu blica sobre la certificacio n, Cuando se presente un conflicto de intere s entre el equipo auditor que realizo la evaluacio n y la organizacio n A solicitud propia de la organizacio n. La Suspensión será temporal y será retirada en cuanto el cliente solvente los hallazgos encontrados. 11. Motivos de Cancelación del Certificado del Sistema de Gestión El retiro de la certificación puede presentarse en los siguientes casos: Cualquiera de los motivos reflejados en el punto inmediato anterior, derivado de que se considere grave y necesaria la cancelación inmediata. Cuando la organizacio n no atienda satisfactoriamente las causas que provocaron una suspensión, A solicitud expresa de la organizacio n por así convenir a sus intereses, para lo cual la organizacio n debe manifestar esta intención a CAV por escrito al menos con tres meses de anticipación a la fecha en que decida sea retirado el certificado. En cualquiera de los casos anteriores, la organizacio n debe devolver el original del certificado y placa, a CAV. 12. Cambios, reducción y ampliación de Alcance de la Certificación. Se debe informar a CAV cualquier cambio de Alcance y/o Razón Social por medio de una solicitud hecha a Dirección de Operación. Cuando se realice solicitud de ampliación de alcance, el cliente deberá haber realizado auditoría interna y

6 Revisión de la dirección al Sistema de gestión incluyendo los procesos y/o sitios que se amplían dentro del alcance solicitado. Así mismo, el cliente deberá informar cualquier otro cambio con respecto a: la condición legal, comercial, de organización o de propiedad; la organización y la gestión (por ejemplo directivos clave, personal que toma decisiones o personal técnico); y cambios importantes en el sistema de gestión y en los procesos. 13. Auditorias de renovación de la certificación Antes de que el certificado expire, y con el tiempo suficiente para atender los hallazgos, se debe realizar una auditoría de renovación de la certificación. Para la auditoría de renovación se aplican las etapas 1 (en caso de existir cambios) y 2 del proceso de certificacio n. Para Auditorías de renovación de la certificación, en donde se detecten No Conformidades, dichos hallazgos deberán ser atendidos y haber implementado acciones correctivas pertinentes para ser verificados y cerrados por parte de CAV, antes de la expiración de la Certificación, en caso de que no se realice en tiempo el cierre de los hallazgos se tendrá que aplicar la restauración. 14. Restauración de la Certificación. En el caso de renovacio n y despue s del vencimiento de la certificacio n, CAV puede restaurar la certificacio n durante los seis meses siguientes, siempre y cuando se hayan implementado las acciones correctivas derivados de la evaluacio n de renovacio n de la certificacio n pendientes; en caso de no poder dar atencio n a las acciones correctivas se debe realizar mínimo una etapa 2 De acuerdo a los lineamientos de la norma ISO IEC 17021:2015 en el punto la vigencia de su certificado deberá ser la fecha de la decisión de la nueva certificación o una posterior, y la fecha de expiración se debe basar en el ciclo de certificación anterior. 15. Auditorías de Testificación a CAV por parte de la Entidad Mexicana de Acreditación (ema) Una auditoría de testificación es una auditoría en la que se evalúa a CAV por parte de la entidad mec xicana de acreditación (ema) durante la realización de una auditoría practicada a un cliente. Cabe mencionar que la ema en ningún caso estará evaluando al cliente y esto no afectará su auditoría. En caso de que el Organismo de Acreditación (ema) solicite que se haga una testificación durante alguna de sus auditorías, esta se deberá realizar de acuerdo a lo solicitado. En caso de no poder recibir esta auditoría se deberá emitir una justificación que será turnada a la ema para su autorización, en caso de no ser autorizada se deberá recibir la auditoría de testificación. En caso de no cumplir con las políticas antes mencionadas, se podría proceder a la Cancelación de su Ceritificado con base en lo establecido en el Documento Mandatorio IAF MD 17:2015 en su punto Quejas y Apelaciones Para la recepción de quejas o apelaciones en cualquier etapa del proceso de certificación, ponemos a su disposición el teléfono (55) y la página de Internet Estás serán atendidas

7 por la Dirección de Operación y reportada a la Dirección General de acuerdo a lo establecido en nuestro procedimiento correspondiente. De recibir quejas o apelaciones por parte de un tercero con respecto a un cliente certificado, se validará la información y, en caso de proceder, se hará llegar la queja al cliente en un plazo oportuno para ejecutar una Auditoria de Corto Plazo. Cuando existan cambios en la forma de trabajo de CAV, derivado de lineamientos o normatividad emitida aplicable al Organismo o a los Sistemas de Gestión certificados por el cliente, se notificarán dichos cambios en la forma de trabajo a la Organización Certificada, quedando esta última obligada a cumplir los lineamientos y normatividad emitida, derivado de esta situación. Certification With Added Value, S. C. tiene sus Oficinas Centrales en la Ciudad de México y se encuentra acreditado por parte de la Entidad Mexicana de Acreditación (ema), quien es un miembro del IAF (International Acreditation Forum) reconociendo las acreditaciones emitidas por los miembros del IAF con presencia en más de 52 países. Para más información visitar la página: Aviso de Privacidad En cumplimiento con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los particulares, Certification With Added Value, S. C., al recibir datos de carácter personal, entiende el compromiso expreso del TITULAR de los datos personales, para utilizarlos en actividades propias del objeto social de Certification With Added Value, S. C.. En caso de que no desee recibir comunicación de Certification With Added Value, S. C., le solicitamos amablemente nos haga saber su deseo de darse de baja de nuestra lista de correos electrónicos y de inmediato procederemos a hacerlo. Para mayor información acerca del tratamiento y de los derechos que usted puede hacer valer, lo invitamos consultar el Aviso de Privacidad completo a través de