SUBASTA No. FN092987

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1 1. SOLICITUD No. FN SUBASTA No. FN CATEGORÍA CHATARRA CABLE DE COBRE 3. No LOTE 1 UN LOTE CONFORMADO POR: APROXIMADAMENTE KILOGRAMOS DE CABLE DE COBRE REVESTIDO 4. DESCRIPCIÓN DEL LOTE Y 8 CARRETES METALICOS CONTENIENDO EL CABLE DE COBRE (CON UN PESO FIJO DE KILOGRAMOS) SUBASTA $/KG 5. VALOR BASE (COP) Nota importante: El precio por kilo de los carretes es de $500 pesos, donde se determinó un peso fijo de 350 kilos por carrete a un valor de $ pesos sin IVA. El peso de los carretes se descontará del peso total de cada lote para determinar el peso real del cable y por ende su valor. 6. CANTIDAD 7. VISITA DE RECONOCIMIENTO (NO OBLIGATORIA) 8. PESAJE APROXIMADAMENTE KILOGRAMOS DE CABLE DE COBRE Y KILOGRAMOS DE CARRETES METALICOS (8 CARRETES). El oferente podrá visitar el lote en el lugar donde se encuentren. Dos (2) días hábiles antes de la visita el OFERENTE debe enviar vía sus datos nombre, cédula, teléfono celular y correo electrónico al contacto de SUPERBID y adjuntar documentos de afiliación a EPS, ARL y formato de ingreso a la planta diligenciado, con el fin de tramitar los permisos de ingreso de la persona (s) que realizará la visita. No se permitirá el ingreso de OFERENTES que no hayan enviados sus datos con anticipación, ni de OFERENTES que se presenten fuera de los días y hora señalada. No se podrán tomar fotografías durante la visita. Por cuenta del comprador en la báscula de ECOPETROL S A. Campo Rubiales ubicado en el departamento del Meta. Se debe realizar pesaje en vacío y lleno para lo cual deberá comunicarse con el contacto del área con el fin de coordinar el acompañamiento de seguridad física de Ecopetrol. Horario de Ejecución de Actividades: Lunes viernes 7:30 a 11:30 a.m. y de 01:30 a 04:00 p.m. Nota: El OFERENTE debe cumplir con lo establecido en el anexo FICHA ESTANDARIZADA CHATARRA DE CABLE adjunto a la presente solicitud de Subasta.

2 GERENCIA DE ABASTECIMIENTO FICHA ESTANDARIZADA VENTA CHATARRA DE CABLE 1. BIEN NO REQUERIDO Residuo 2. CLASE DE RESIDUO Chatarra de Cable 3. VENTA POR Kilogramo 4. FORMA DE PAGO 5. PLAZO DE RETIRO 6. PÓLIZAS /GARANTÍAS EXIGIBLES Consignación o transferencia bancaria a la cuenta de que Ecopetrol indique una vez se asigne la subasta. 5 días hábiles, una vez expedida la solicitud de retiro (SR) emitida por Ecopetrol. Dentro de los Cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición de la orden de venta, el COMPRADOR deberá constituir por su cuenta, ante una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, y entregar a ECOPETROL: 1. Una Garantía de Cumplimiento otorgada a favor de ECOPETROL, la cual podrá consistir en una Póliza de Cumplimiento que se rija por el Clausulado General de la Garantía Única de Cumplimiento de ECOPETROL (anexo), o en una Garantía Bancaria que se rija por lo indicado en el parágrafo segundo de la presente cláusula. Cualquiera de estas opciones deberá amparar lo siguiente: a) Garantizar el cumplimiento de las obligaciones emanadas en la orden de venta a cargo del COMPRADOR, y que incluya: - Un valor igual al 15% del valor por el cual se adjudica esta orden de venta., y - Una vigencia igual a 120 días calendario contados a partir de la fecha de emisión de la orden de venta. PARÁGRAFO PRIMERO: Disposiciones comunes a las garantías y seguros. a) Las pólizas deben contener una estipulación expresa en la que se manifieste que toda solicitud de cancelación, modificación o renovación a los términos consignados en las mismas, formulada por el COMPRADOR a la compañía aseguradora, debe contar con el visto bueno por escrito de ECOPETROL para poder ser tramitada. b) Si se estableció que las garantías o seguros se deben tomar en dólares, en la póliza se debe consignar que serán pagaderas(os) en pesos colombianos a la tasa representativa del mercado vigente certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para la fecha en que se efectúe el pago de la indemnización correspondiente. c) Las carátulas deben contener en forma clara y expresa el alcance y monto del riesgo amparado. d) El COMPRADOR deberá reponer las garantías o seguros cuando el valor de los mismos se vea afectado por razón de siniestros. e) En el evento en que se aumente el valor de la Orden de venta o se prorrogue su vigencia, el COMPRADOR deberá ampliar o 1/5

3 GERENCIA DE ABASTECIMIENTO prorrogar las correspondientes garantías y seguros. f) Los costos por la expedición de las garantías y seguros, sus adiciones o prórrogas, serán exclusivamente a cargo del COMPRADOR, quien puede negociar los deducibles correspondientes según su conveniencia. PARÁGRAFO SEGUNDO: El COMPRADOR podrá optar por constituir una garantía bancaria o una carta de crédito Standby ; en tal caso entregará a ECOPETROL una o más cartas de crédito Stand-by irrevocables o garantías bancarias expedidas por una institución financiera aceptada por ECOPETROL, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Contrato, la calidad, la estabilidad o el correcto funcionamiento, por una cantidad (en dólares de los Estados Unidos de América o en Pesos Colombianos) equivalente al 50% del valor por el cual se adjudica esta orden de venta. La garantía deberá estar vigente por un término que comprenda el plazo de ejecución, el plazo de balance final de la orden de venta. Las cartas de crédito Stand-by o garantías bancarias que se expidan para garantizar el cumplimiento del Contrato, deben ser irrevocables y garantías a primer requerimiento o primera demanda. En el caso de instituciones financieras locales, en la garantía debe constar expresamente que el emisor renuncia al beneficio de excusión contemplado en el artículo 2383 del Código Civil. ECOPETROL aceptará las cartas de crédito Stand-by o garantías bancarias que se expidan conforme a las Reglas y Usos Uniformes relativos a créditos Documentarios (Uniform Customs and Practice for Documentary Credits - UCP), revisión de 2007, Publicación N 600 de la Cámara de Comercio Internacional. Las pólizas deben ser entregadas en original firmadas por el tomador y acompañadas con el certificado de pago de prima de seguro. El COMPRADOR deberá informar a ECOPETROL mediante comunicación firmada, cuál será la disposición/aprovechamiento/uso de los residuos comprados. 7. CERTIFICADO /LICENCIA EXIGIBLE 8. REQUISITOS ESPECIFICOS El COMPRADOR deberá garantizar que los residuos comprados no serán reutilizados en el mercado de segundas y que serán objeto de despiece, clasificación, aprovechamiento a través de la recuperación de los metales que la componen. Este documento deberá ser entregado a SUPERBID como pre requisito para la asignación de la subasta. El lote se ofrecerá en subasta a través de SUPERBID como intermediario de la operación de subasta. Todas las solicitudes de aclaraciones deben realizarse por escrito a SUPERBID para que éste como intermediario las traslade a ECOPETROL para su respuesta. ECOPETROL a través del Coordinador de Gestión de Inventarios asignará el lote a la postura más alta y que cumpla los requisitos de la misma, conforme al informe de subasta que entrega SUPERBID. ECOPETROL enviara la requisición de pago para lo cual el signatario (COMPRADOR) deberá cumplir con lo indicado en la requisición de pago 2/5

4 GERENCIA DE ABASTECIMIENTO para perfeccionamiento de la venta (pago, documentos, etc.), igualmente se enviara la respectiva orden de venta para que sea suscrita por las partes y proceder con el retiro del lote, una vez se le haya autorizado mediante el envío al Comprador de la SR (Solicitud de Retiro). Si no se realiza el pago en los tiempos previstos, ECOPETROL procederá a la reasignación del lote a la siguiente postura más alta, según el informe de SUPERBID. La simple participación del OFERENTE en la subasta, se entenderá como expresa aceptación de las condiciones de la misma, del lote y de la normativa que le es aplicable, así como expresa manifestación de su interés en la adquisición, y su compromiso con el cumplimiento de todos los requisitos y condiciones descritos en los anexos que hacen parte de la orden de venta. Con la participación el OFERENTE declara que leyó y acepto todos los documentos de la subasta. El Cargue, pesaje, transporte, descargue y aprovechamiento estará a cargo del COMPRADOR. Cantidades adicionales: Las cantidades adicionales que puedan generarse, no podrán exceder el 15% de la cantidad estimada en la orden de venta. Las cantidades adicionales podrán ser despachadas por ECOPETROL y serán pagadas por el COMPRADOR en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega. En el caso que no se realice el pago en este plazo, el COMPRADOR autoriza a ECOPETROL; a tomar el dinero de cualquier suma que haya sido entregada a ECOPETROL por el COMPRADOR; a hacer efectiva la póliza de cumplimiento respectiva; y/o cobrar judicialmente esta suma para lo cual el acuerdo prestará mérito ejecutivo junto con la liquidación de las cantidades entregadas, sin perjuicio del cobro de las demás sanciones contractuales aplicables. Si las cantidades finales retiradas son menores a las estimadas, se procederá a la devolución del saldo a favor del COMPRADOR, para lo cual el COMPRADOR deberá realizar el trámite de devolución de dinero de acuerdo a los lineamientos de ECOPETROL y asumir el valor del 4 por mil que se genere en la transacción. Perfeccionamiento de la venta: Es entendido que la venta como tal, solo se considerará perfeccionada en el momento en que el COMPRADOR retira efectivamente los bienes. En ningún caso ECOPETROL reconocerá intereses o indemnización por daños o perjuicios sufridos por el COMPRADOR, por falta total o parcial en la entrega de los mismos. Para cada bien se entregarán las copias de los documentos que posea ECOPETROL. Sin embargo, si por hechos ajenos a ECOPETROL la 3/5

5 GERENCIA DE ABASTECIMIENTO transferencia y entrega de las copias de tales documentos no es factible dentro del periodo de entrega establecido, el COMPRADOR concederá a ECOPETROL un término adicional de hasta tres (3) meses para realizar la entrega de los bienes con los papeles y registro de propiedad (si aplica) a nombre del COMPRADOR. Si pasado dicho término, no es factible el traspaso de la propiedad de alguno de los bienes que hacen parte del lote de bienes al COMPRADOR, se procederá de común acuerdo a suscribir un acta en la cual se deje constancia del fracaso de la venta sobre el bien de que se trate y ECOPETROL procederá a devolver los valores pagados por tal bien, para lo cual se prorrateará el valor final de la venta contra los precios establecidos en la venta. La venta se mantendrá en firme respecto de los demás bienes que hagan parte del lote de bienes. El lote se vende en el estado y sitio en que se encuentran y en la forma como ha sido observado. Se informa que las cantidades son aproximadas, ya que fueron estimadas visualmente, por tanto la cantidad puede variar sin que existan reclamaciones por parte del COMPRADOR en este aspecto, quien acepta estas condiciones al realizar su oferta. Permisos de trabajo y autorizaciones que solicite el área. El personal que participe en el alistamiento, cargue y transporte de los materiales deberá tener sus afiliaciones y pagos al Sistema de Seguridad Social al día. Igualmente deben contar con los Elementos de Protección Personal mínimos requeridos por Ecopetrol S.A., casco, botas, gafas de seguridad, ropa de trabajo (jean y camisa manga larga o braga), protección respiratoria y auditiva o cualquier otro requerido para la actividad a realizar. 9. CONDICIONES DE ENTREGA Tanto los vehículos como conductores deben contar con la documentación solicitada por ley y por Ecopetrol para su movilidad. Los compradores deben cumplir con toda la normativa HSE que tiene establecida Ecopetrol S.A para ingreso y labores dentro de sus instalaciones. El comprador debe tener en cuenta que la actividad se realiza en patio abierto y por lo tanto puede haber riesgo de estrés térmico, por lo que deberá asegurar mantener un punto donde los trabajadores puedan hidratarse durante las tareas de cargue. Documentación: - Permiso de ingreso de personal y vehículos Adjuntando Fotocopias de las cedulas de ciudadanía, copia de Afiliación ARL- EPS, Licencia de conducción, SOAT, Licencia de Transito. - Cumplimiento de Normas /Manuales / Procedimientos -El comprador debe acatar las recomendaciones dadas por el departamento de HSE de Ecopetrol. 4/5

6 GERENCIA DE ABASTECIMIENTO 10. CONCEPTOS Prohibiciones: No se permite el uso de herramientas tales como machetes para el corte del cable. No se permite el uso de elementos que generen chispas tales como pulidoras. No se permite la toma de alimentos en el área del patio de acopio. No se permite el ingreso de teléfonos móviles, cámaras fotográficas, computadores portátiles, ipad ni equipos de video al patio de acopio temporal. Decreto 1794 de 2013, articulo 9: Si en la operación de compra - venta de chatarra de las partidas arancelarias 74.04, NO interviene una siderúrgica la venta NO genera IVA. Nota: si el adquiriente es una siderúrgica se aplicara IVA sobre el valor ofertado. El COMPRADOR deberá diligenciar y enviar a SUPERBID, la siguiente documentación: 11. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA PARTICIPACIÓN EN SUBASTA 12. ANEXOS 1. Copia del Registro Único Tributario Nacional 2. Certificación de Existencia y Representación Legal, expedido por la cámara de comercio; en caso de ser Proponente Conjunto, certificado de cada una de las empresas o personas que lo conforman, con vigencia no mayor a un mes. 3. Copia de Cedula del Representante Legal ampliada al 150% 4. Formato Registro Cliente Nacional (anexo). 5. Formato Declaración prevención lavado activos (anexo). 6. Formato prevención lavado activos (anexo). 7. Formato participación accionaria (anexo). 8. Certificación bancaria: en ella se debe especificar el nombre del titular de la cuenta, número de identificación (cedula o Nit del acreedor), número de cuenta y tipo de cuenta. Esta debe estar firmada, en papel pre impreso del banco y con vigencia no mayor a un mes 9. Formato Compromiso con la integridad Contractual Formatos de loteo Registro Único de Clientes Nacionales Formato Declaración prevención lavado activos Formato prevención lavado activos Formato participación accionaria Minuta Orden de Venta Minuta Requisición de pago Manual de control de trabajo 5/5

7 ECOPETROL S.A. GERENCIA DE ABASTECIMIENTO ORDEN DE VENTA DERIVADA DE SUBASTA ORDEN DE VENTA : COMPRADOR : C.C. /NIT No. : OBJETO : VALOR LOTE(S) : VALOR IVA : VALOR TOTAL : PLAZO DE ENTREGA : SUBASTA : LOTE(S) : ECOPETROL S.A., (en adelante ECOPETROL) entidad descentralizada del orden nacional, organizada por la Ley 1118 de 2006 como Sociedad de a Mixta, vinculada al Ministerio de Minas y Energía, con domicilio principal en Bogotá, D.C., regida conforme a sus estatutos contenidos de manera integral en la Escritura Pública No del 31 de Octubre de 2005, modificada a su vez por las Escrituras Públicas No del 23 de Diciembre de 2005, No del 26 de Septiembre de 2006, No del 16 de Noviembre de 2006, No del 27 de Abril de 2007, No del 30 de Mayo de 2007, No del 6 de Julio de 2007, y 2902 del 25 de julio de 2007, todas otorgadas en la Notaría Segunda del Círculo Notarial de Bogotá D.C. con NIT representada por ALEX SANDRO MILLAN OCHOA, identificado con cédula de ciudadanía No expedida en Bogotá, quien actúa en su condición de Coordinador de Gestión de Inventarios, facultado para suscribir este documento de conformidad con lo dispuesto en el Poder Especial otorgado por el Vicepresidente de Abastecimiento y Servicios, en ejercicio de las facultades de representación conferidas mediante Poder General, contenido en la Escritura pública número 2187 del 30 de Septiembre de 2016, otorgada en la Notaría 4 del Circulo Notarial de Bogotá., y Persona jurídica, sociedad constituida mediante Escritura Pública N del de de, otorgada en la Notaria del Circulo Notarial de, con domicilio principal en, que para los efectos de este acto se denomina el COMPRADOR, representada por, como consta en, mayor de edad, vecino de la ciudad de, identificado con cédula de ciudadanía N expedida en.

8 ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento Persona Natural, mayor de edad e identificado con cedula de ciudadanía N expedida en, vecino de la ciudad de ; que para efectos de este acto se denomina el COMPRADOR. El COMPRADOR y/o su Representante Legal manifiesta(n) que ni él ni los integrantes (en caso de Consorcio, Unión Temporal u otra modalidad asociativa) que representa se encuentran incursos en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución Política o en la ley que impida la celebración de esta Orden de Venta. En las condiciones anotadas, ECOPETROL y el COMPRADOR hacen constar, por el presente documento, que han celebrado este CONTRATO DE COMPRA VENTA, previas las siguientes, a) ECOPETROL con sujeción a su Régimen Jurídico Contractual (Derecho Privado con aplicación de los Principios de la Función Administrativa y de la Gestión Fiscal previstos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, en el artículo 3 de la Ley 489 de 1998, en el artículo 6 de la Ley 1118 de 2006, en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011), tramitó la SUBASTA No. con el propósito de la Venta de. b) presentó propuesta en la Subasta mencionada, la cual fue asignada de conformidad con las reglas previstas en los términos de la subasta. c) El día de de ECOPETROL aceptó la oferta presentada por, por constituir la postura más alta. d) El COMPRADOR cumplió todo lo que según la normatividad vigente debía cumplir, acreditar y aportar antes de suscribir esta Orden de Venta. e) El COMPRADOR dará estricto cumplimiento a todas las obligaciones establecidas en esta Orden de Venta y en los DPS, así como a lo ofertado en la Subasta en la cual participó. Adicionalmente, el COMPRADOR se obliga a ejecutar la presente Orden de Venta de buena fe, de conformidad con el artículo 1603 del Código Civil; por consiguiente, se obliga no sólo a lo que en la Orden de Venta se expresa, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de las diferentes obligaciones pactadas en el mismo, o que por la ley pertenezcan a ella. En concordancia con lo anterior, a esta Orden de Venta le aplican todas las disposiciones legales vigentes, por lo que las Partes se obligan a cumplirlas independientemente de que se consignen o no de manera expresa en este documento. Con fundamento en lo anterior, LAS PARTES Suscriben la presente Orden de Venta que obra en las siguientes Cláusulas: Página 2

9 ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO: ECOPETROL se compromete a: Entregar al COMPRADOR a título de VENTA, en el, LOS ELEMENTOS que componen el lote No. relacionados en los términos de la Subasta ECOPETROL : LOTE DESCRIPCIÓN CANT. APROX. UND. VR UNIT. POSTURA MAS ALTA / ANTES DE IVA VALOR TOTAL POR LOTE POSTURA MAS ALTA ANTES DE IVA COP $ $ TOTAL COP $ CLAUSULA SEGUNDA: VALOR DE LA VENTA: Para todos los efectos, el valor total de la venta será de. ($ ), a razón de ($ ) por El valor total final de la orden de venta será el resultado de multiplicar el valor unitario por la cantidad de de los efectivamente retirados de los lotes. Las cantidades adicionales que puedan generarse, no podrán exceder el 15% de la cantidad estimada en la orden de venta. Las cantidades adicionales podrán ser despachadas por ECOPETROL y serán pagadas por el COMPRADOR en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la entrega. En el caso que no se realice el pago en este plazo, el COMPRADOR autoriza a ECOPETROL; a tomar el dinero de cualquier suma que haya sido entregada a ECOPETROL por el COMPRADOR; a hacer efectiva la póliza de cumplimiento respectiva; y/o cobrar judicialmente esta suma para lo cual el acuerdo prestará mérito ejecutivo junto con la liquidación de las cantidades entregadas, sin perjuicio del cobro de las demás sanciones contractuales aplicables. Si las cantidades finales retiradas son menores a las estimadas, se procederá a la devolución del saldo a favor del COMPRADOR, para lo cual el COMPRADOR deberá realizar el trámite de devolución de dinero de acuerdo a los lineamientos de ECOPETROL y asumir el valor del 4 por mil que se genere en la transacción. El (los) lote (s) se vende (n) se vende en el estado, sitio y en la forma en que se encuentra, como residuos por peso, con la composición indicada. El valor total final será el resultado de multiplicar el valor unitario por la cantidad de kilogramos efectivamente retirados de los lotes. El alistamiento, cargue, transporte y aprovechamiento son por cuenta del COMPRADOR EL COMPRADOR se obliga a pagar a ECOPETROL en la forma estipulada en el acta de asignación No. derivada del proceso de venta denominado Subasta. Página 3

10 ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento CLAUSULA TERCERA: ENTREGA: EL COMPRADOR se obliga, dentro del término previsto en la Subasta, a retirar los lotes descritos en la cláusula primera del presente documento, con sus propios medios -materiales, y personal-, en forma independiente y con plena autonomía, de las instalaciones de ECOPETROL. Para llevar a cabo la entrega, el COMPRADOR deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en el proceso de venta denominado Subasta. Una vez retirados los lotes, EL COMPRADOR declara a paz y salvo a ECOPETROL en relación con la entrega y demás obligaciones previstas en esta orden de venta. Así mismo, el COMPRADOR declara conocer y haber conocido, de acuerdo con los términos del proceso de venta denominado Subasta, el estado de conservación o deterioro del lote, con base en el cual celebra esta orden de venta. Adicionalmente, EL COMPRADOR se obliga a suscribir en el mismo acto de retiro el acta de entrega y recibo del lote vendido. PARÁGRAFO: En caso de discrepancia entre las partes sobre las disposiciones de los diferentes documentos que hacen relación a esta orden de venta, primará la orden de venta, en subsidio los Términos de Referencia de la Subasta, aclaraciones, adendos, y por último, la propuesta de EL COMPRADOR, en su orden. CLÁUSULA CUARTA: OBLIGACIONES ESPECIALES DEL COMPRADOR: EL COMPRADOR se obliga a: a) Haber realizado el pago de los lotes objeto de esta venta, que le fueron asignados. b) Presentar póliza de garantía única de cumplimiento en original con certificación de pago de prima de seguro c) Retirar los lotes de los lugares indicados en la cláusula primera de esta orden de venta, donde el cargue, pesaje, transporte, descargue y aprovechamiento es a cargo del COMPRADOR. d) Cumplir con los lineamientos de seguridad industrial y salud ocupacional que indique ECOPETROL en cada área. e) Realizar el pago de cantidades adicionales dentro de los 3 (tres días hábiles siguientes a la entrega de esta) si aplica. f) Certificar a ECOPETROL S. A. al final del proceso, el uso o destino que el COMPRADOR dio a el(los) lote(s) adquirido(s), g) El COMPRADOR deberá garantizar que la chatarra comprada no será reutilizada en el mercado de segundas y que será objeto de despiece, clasificación, aprovechamiento a través de la recuperación de los metales que la componen. CLÁUSULA QUINTA: SUSPENSIÓN DEL RETIRO DE LOS MATERIALES: ECOPETROL podrá suspender, a su juicio, en todo o en parte, el retiro de los lotes asignados, cuando por causas imputables a EL COMPRADOR se haga imposible o riesgoso. Así mismo se podrá suspender por razones de fuerza mayor o caso fortuito. CLÁUSULA SEXTA: SUJECIÓN A LA LEY Y A LA JURISDICCION COLOMBIANAS. Es entendido que esta orden de venta está sometido a la Ley colombiana y a la jurisdicción de los Tribunales Colombianos. CLAUSULA SÉPTIMA: FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO: EL COMPRADOR no tendrá responsabilidad alguna por el incumplimiento de las obligaciones que asume, cuando tal incumplimiento, total o parcial, se produzca por causas o circunstancias que, a juicio de ECOPETROL, y de acuerdo con la Ley, constituyan fuerza mayor o caso fortuito. Página 4

11 ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento CLÁUSULA OCTAVA: ENTREGA DE LOS BIENES. Los lotes de bienes objeto de esta venta serán entregados por ECOPETROL al COMPRADOR dentro de los ( ) días hábiles siguientes a la acreditación de todos los siguientes requisitos, fecha en que se expedirá la solicitud de retiro (SR): 1. Constancia de pago del valor del lote asignado. 2. Presentación de certificado de existencia y representación legal y la cédula de ciudadanía del representante legal (persona jurídica) / cédula de ciudadanía (persona natural). 3. Orden de venta original firmada 4. Pólizas, licencias u otros documentos solicitados en los términos de la subasta que apliquen según la venta. Una vez cumplido el anterior requisito los bienes que hacen parte del lote de bienes vendidos, solo podrán ser retirados de las instalaciones de ECOPETROL personalmente por el COMPRADOR y/o a su representante debidamente autorizado. PARÁGRAFO PRIMERO. Pasados cinco (5) días hábiles después de acreditar los requisitos señalados sin que los bienes o alguno de los bienes hayan sido retirados, a partir del día siguiente ECOPETROL cobrará una suma de $ por día de demora en el retiro, por concepto de parqueadero y/o Bodegaje suma que deberá ser consignada en las cuentas bancarias a favor de ECOPETROL según se indique en su momento. De no acreditarse dicha consignación, no se permitirá el retiro de los bienes o del bien según sea el caso. PARÁGRAFO SEGUNDO. Para permitir el acceso del personal que el COMPRADOR utilizará para el retiro de los bienes vendidos, éste deberá comunicarlo por escrito a con mínimo dos (2) días de anticipación a ECOPETROL, con el objeto de tramitar las autorizaciones pertinentes. Sin este requisito no podrán ingresar personal del COMPRADOR en las instalaciones de ECOPETROL. Forman parte de integral de esta orden de venta los siguientes documentos: 1. Requisición de pago 2. Documento de pago del lote 3. Términos y anexos que reglaron la Subasta. En constancia se firma en Bogotá, a los ( ) días del mes de del año. POR ECOPETROL POR COMPRADOR Página 5

12 ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento ALEX SANDRO MILLAN OCHOA COORDINADOR DE GESTION DE INVENTARIOS C.C de Bogotá REPRESENTANTE LEGAL CC. Página 6

13 ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento REQUISICIÓN DE PAGO DE LOTE(S), No. FNXXXXXX En Bogotá, a los ( ) días del mes de del año, ECOPETROL S.A. emite la requisición del pago de (los) lote(s) como resultado de la subasta denominada realizada el de de por intermedio del operador de subasta SUPERBID. El (los) lote(s) se vende(n) a la postura más alta presentada. OFERENTE CON LA POSTURA MAS ALTA: Nit. LOTE DESCRIPCIÓN CANT. APROX. UND VALOR UNITARIO POSTURA MAS ALTA VALOR TOTAL POR LOTE POSTURA MAS ALTA $ - $ - TOTAL antes de IVA IVA TOTAL mas IVA $ - $ - $ - $ - ECOPETROL S.A, mediante la presente Requisición de pago vende el lote así: LOTE (según numeración de lotes en subasta ) CON APROX. DE ; UBICADO EN, por una cuantía de ($ ), a razón de ($ ) por. Para efectos de perfeccionamiento de la venta deberá realizar el pago del valor total del lote asignado mediante consignación a la cuenta de ahorros número de, a favor de. Nit.: dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la presenta requisición de pago de asignación y remitir dentro del mismo plazo copia de éste comprobante de pago al buzón logística.inversa@ecopetrol.com.co y deberá informar a ECOPETROL mediante comunicación firmada, cuál será la disposición/aprovechamiento/uso de los residuos comprados. ; una vez confirmado el pago por ECOPETROL y recibida la comunicación de disposición, se procederá a la elaboración de la Orden de Venta y solicitud de garantías o pólizas de seguro según aplique. Los lotes se venden en el estado, sitio y en la forma en que se encuentran. Lotes con cantidades aproximadas. El valor total final será el resultado de multiplicar el valor unitario de la asignación por la cantidad de kilos retirados de los lotes. El plazo de retiro será de ( ) días hábiles a partir de perfeccionamiento de la orden de venta y emisión de la solicitud de retiro (SR). El COMPRADOR deberá garantizar que la chatarra comprada no será reutilizada en el mercado de segundas y que será objeto de despiece, clasificación, aprovechamiento a través de la recuperación de los metales que la componen. Adicionalmente, debe remitir a las instalaciones de ECOPETROL en la ciudad de Bogotá D.C. a la siguiente dirección: Carrera 7 No , Piso 20 dentro de los tres (3) días hábiles al recibo de la requisición de pago, los siguientes documentos originales para efectos de su creación en la Maestra de Acreedores y Clientes: 1. Certificación bancaria: en ella se debe especificar el nombre del titular de la cuenta, número de identificación (cedula o NIT. del acreedor), número de 1

14 ECOPETROL S.A. Gerencia de Abastecimiento cuenta y tipo de cuenta. Esta debe estar firmada, en papel preimpreso del banco y con vigencia no mayor a un mes. 2. Certificación de la Cámara de Comercio: Certificado de existencia y representación legal, expedido por la cámara de comercio; en caso de ser Proponente Conjunto, certificado de cada una de las empresas o personas que lo conforman, con vigencia no mayor a un mes, si aplica. 3. Copia del Registro Único Tributario Nacional RUT del comprador y copia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150%. 4. Diligenciado y firmado en todas sus páginas, el formato Registro cliente Nacional (anexo). Una vez emitida la orden de venta el Comprador deberá gestionar las pólizas de seguro que en dicho documento sean requeridos (si aplica). SIN EL CUMPLIMIENTO DEL PAGO DENTRO DEL PLAZO AQUÍ ESTIPULADO, SE ENTENDERÁ QUE NO SE CONFIGURA LA VENTA. 2

15 FORMATO PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS ACREEDOR DEUDOR NACIONAL GESTIÓN DE CONTROL INTERNO VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE CUMPLIMIENTO SCI-F-0003 : 28/09/2017 Versión: 2 En cumplimiento del Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo adoptado por ECOPETROL S.A., Yo, identificado con No. obrando en (nombre propio o en representación de) de (nombre del representado) identificado con (CC/NIT), declaro: Que los recursos de la persona jurídica que represento provienen de actividades lícitas y están ligados al desarrollo normal de sus actividades y que, por tanto, los mismos no violan el Código Penal Colombiano* o cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. Que la persona jurídica que represento no ha efectuado transacciones u operaciones consistentes en o destinadas a la ejecución de actividades ilícitas de las contempladas en el Código Penal Colombiano* o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas que ejecuten o estén relacionadas con la ejecución de dichas actividades. Que los recursos comprometidos para la ejecución del contrato o negocio jurídico acordado con (nombre de tercero) no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano* o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya. Que en la ejecución del contrato o el desarrollo de las actividades en que consista el negocio jurídico con ECOPETROL S.A., no contrataré ni tendré vínculos de ningún tipo con terceros que realicen operaciones o cuyos recursos provengan de actividades ilícitas de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique. Que (Ecopetrol S.A. o el nombre de la empresa correspondiente?) cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) que le resulten aplicables (de ser el caso), teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al LA/FT que se derivan de dichas disposiciones legales. Que ni (Ecopetrol S.A. o el nombre de la empresa correspondiente?) ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el CINCO POR CIENTO (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales y miembros de la Junta Directiva, se encuentran en las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) estando ECOPETROL S.A. facultada para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que me encuentro o que alguna de las personas mencionadas figura en dichas listas. Que no tengo conocimiento de que existe contra mí o contra la entidad que represento ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el CINCO POR CIENTO (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, estando ECOPETROL facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos o informaciones públicas nacionales o internacionales y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que yo o alguna de las personas mencionadas tienen investigaciones o procesos, o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan colocar a ECOPETROL frente a un riesgo legal o de reputación. Que en el evento en que tenga conocimiento de incumplimiento o materialización de alguna de las circunstancias descritas en los dos párrafos anteriores, me comprometo a comunicarlo de inmediato a ECOPETROL S.A. Que con la firma del presente documento, se entiende que tanto yo como la persona natural o jurídica que represento otorgamos nuestro consentimiento informado para que la contraparte ECOPETROL S.A. efectúe los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Que toda la documentación e información aportada para la celebración y ejecución del contrato o negocio jurídico con (nombre de tercero) es veraz y exacta estando ECOPETROL S.A. facultada para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y para dar por terminado el contrato o negocio jurídico, si verifica, o tiene conocimiento de que ello no es así. Que no tengo conocimiento de que otra persona natural o jurídica tenga interés no legítimo en el contrato o negocio jurídico que motiva la suscripción de la presente declaración Qué conozco, declaro y acepto que ECOPETROL S.A está en la obligación legal de solicitar las aclaraciones que estime pertinentes en el evento en que se presenten circunstancias con base en las cuales ECOPETROL pueda tener dudas razonables sobre mis operaciones o las operaciones de la persona natural o jurídica que represento, así como del origen de nuestros activos, evento en el cual suministraremos las aclaraciones que sean del caso. Si estas no son satisfactorias, a juicio de ECOPETROL, la autorizamos para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica Declaro que la totalidad de pagos que realiza la sociedad que represento en ejecución de la relación comercial vigente con ECOPETROL S.A., se efectúa de forma directa y con recursos propios y no a través de terceros, ni con recursos de terceros. Solo aplica para el registro de clientes En mi calidad de Representante Legal de, Certifico que, Utiliza en sus productos y/o procesos productivos los "Conflic Minerales" determinados por la U.S. Securities and Exchange Comission (SEC); es decir, Columbita-Tantalita (coltan); Casiterita, Oro, Wolframita y sus derivados a saber: tantalio, estaño y tungsteno SI NO. Si su respuesta es SI por favor indique el país de origen, y uso en el proceso productivo. * La presente declaración se emite con base en el conocimiento que tengo o que he podido tener en ejercicio de la función de las circunstancias referidas. Firma: C.C.: Nota 1: La presente certificación debe ser firmada por el representante legal o el Oficial de Cumplimiento de la respectiva empresa o por la persona o funcionario autorizado para la firma del respectivo contrato Nota 2: Este documento aplica para Ecopetrol y su grupo empresarial. *Cuando sea aplicable

16 FORMATO PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS ACREEDOR DEUDOR NACIONAL GESTIÓN DE CONTROL INTERNO VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE CUMPLIMIENTO : SCI-F-0003 Versión: 2 28/09/2017 CERTIFICADO DE PARTICIPACIÓN ACCIONARIA ASOCIADOS, ACCIONISTAS O SOCIOS QUE TIENEN MÁS DEL CINCO (5%) DE PARTICIPACIÓN EN EL CAPITAL SOCIAL ESTA CERTIFICACIÓN SOLO SE EXIGE PARA EL CASO DE PERSONAS JURÍDICAS EN LAS QUE POR SU NATURALEZA SUS ACCIONISTAS, SOCIOS O ASOCIADOS NO FIGUREN EN EL CERTIFICADO DE LA CÁMARA DE COMERCIO. Certifico que los asociados, accionistas o socios que tienen más del CINCO (5%) de participación en el capital social de la entidad que represento son las personas naturales o jurídicas que aparecen en la siguiente relación: NOMBRE DEL ACCIONISTA, SOCIO O ASOCIADO IDENTIFICACIÓN NUMERO DE ACCIONES, CUOTAS O PARTES DE INTERES PARTICIPACIÓ N EN EL CAPITAL SOCIAL (%) Certifico que los beneficiarios reales y controlantes (1) de la entidad que represento son las siguientes personas naturales: Nombre Identificación Nombre de la entidad: NIT: Nombre representante legal: No. Identificación: Firma Representante Legal: [1] Se entiende por beneficiario real o controlante cualquier persona o grupo de personas que, directa o indirectamente, por sí misma o a través de interpuesta persona, por virtud de contrato, convenio o de cualquier otra manera, tenga respecto de una acción o cuota de sociedad, o pueda llegar a tener, capacidad decisoria o de control sobre la sociedad. una

17 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO GLOSARIO CONDICIONES GENERALES ALCANCE CLASES DE AUTORIZACIONES DE CONTROL DE TRABAJO CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO ESTRUCTURA DE CONTROL DE TRABAJO ROLES Y RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO INDICADORES DE DESEMPEÑO DESARROLLO PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO Y ACTIVIDADES CONTROLADAS POR PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS SEGUIMIENTO Y CONTROL DOCUMENTO MODELO DE LIBRO DE MINUTA PERIODO DE TRANSICIÓN DE LOS FORMATOS EN PAPEL QUÍMICO DEL PERMISO DE TRABAJO UNIFICADO Y CERTIFICADOS DE APOYO CONTINGENCIA /28

18 1. OBJETIVO Determinar las autorizaciones, competencias, mecanismos y herramientas que se deben cumplir para la eliminación o mitigación de los riesgos o impactos ambientales que puedan estar presentes al ejecutar una actividad de mantenimiento, construcción y/o modificación en las instalaciones, que están bajo la responsabilidad de ECOPETROL S.A., para contribuir al bienestar de las personas, el cuidado del medio ambiente, los productos o las instalaciones. 2. GLOSARIO Actividad: Tarea específica desarrollada por un ejecutor o de mantenimiento, bien sea de ECOPETROL S.A. o de Contratista. Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha planificado y es estandarizable. Para Ecopetrol son aquellas actividades que regularmente desarrolla el trabajador (directo o contratado) en desempeño de sus funciones al menos con una frecuencia menor o igual a 30 días. Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o actividad que la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución; para Ecopetrol esta frecuencia se determina para periodos mayores a 30 días. Actividad intrusiva: Actividad realizada en las fases de instalación, operación y/o mantenimiento, que para ejecutarlas requieren intervenir la integridad del diseño de las instalaciones, planta y/o equipos, con la posibilidad de liberar la energía presente, que pueda materializar los riesgos asociados al activo y exige la aplicación del sistema de aislamiento seguro de plantas y equipos (SAS) y/o aislamiento eléctrico (SAES) antes de proceder con su ejecución. La misma acción de instalación y retiro del aislamiento se considera actividad intrusiva. Activo industrial: Bien físico o tangible o conjunto de éstos que posee la organización, con el cual o por medio del cual se desarrollan los procesos y servicios de producción de crudo y gas, producción de biocombustibles, refinación, petroquímica y transporte y logística de hidrocarburos. Están constituidos por máquinas, equipos (onshore y offshore), infraestructura de automatización de procesos industriales, infraestructura costera y costa afuera y demás infraestructura industrial. Para el caso de los procesos operacionales de subsuelo solo incluye los equipos del sistema de extracción (equipos que hay dentro del pozo, tales como la tubería, las bombas y las válvulas) no incluye el pozo ni el yacimiento. Según lo indicado en la Guía del Sistema de Gestión de Activos Industriales (GAC-G-339) o la norma que la modifique, complemente o derogue. Activo no industrial: Hace referencia a todas las edificaciones, sistemas y subsistemas que las conforman cuya funcionalidad sea de carácter administrativo. Aislamiento: Estructura que tiene como objetivo suministrar condiciones seguras que independicen a las personas, los equipos, las plantas y el medio ambiente de los peligros durante la realización de actividades intrusivas. Existen dos conceptos de aislamiento, aislamiento eléctrico SAES y el aislamiento de proceso SAS. Análisis de riesgos para la ejecución de trabajos: Proceso documentado mediante el cual las personas involucradas en una actividad, se reúnen en la planeación de la misma para identificar los peligros y analizar los riesgos asociados a su ejecución; definiendo los controles requeridos con el propósito de eliminar o llevar el riesgo de ejecución a un nivel tolerable. Autorización: Mecanismo mediante el cual un emisor concede al ejecutor el aval para ejecutar un trabajo planeado ya sea de mantenimiento, construcción y/o modificación en su área de responsabilidad. Certificados de apoyo: Son documentos que se usan para establecer controles en el lugar del trabajo, adicionales a los establecidos en el permiso de trabajo o procedimiento, durante la realización de actividades específicas consideradas como críticas y que, por lo tanto, requieren mayor cuidado y 2/28

19 planeación; igualmente facilitan la preparación del trabajo y ayudan al aseguramiento de los controles requeridos en el sitio. Competencia: Capacidad de una persona para desempeñar una función en un contexto variable aplicando los conocimientos, habilidades y comportamientos requeridos para el buen desempeño de las funciones propias de un cargo en particular. Control de trabajo: Es una práctica establecida para controlar la planeación, ejecución segura y la finalización de un trabajo. Ejecutor: Persona asignada como responsable y líder de un trabajo mediante una autorización otorgada por un emisor; puede ser trabajador directo de ECOPETROL S.A. o un contratista o un socio estratégico. Puede ser el supervisor de mantenimiento, supervisor del contratista o un trabajador designado por ellos. Su permanencia en el sitio del trabajo puede ser permanente o temporal. Emergencia: Incidente que se ha materializado y tiene la potencialidad de generar un daño mayor, según lo indicado en la Guía Planeación y Respuesta a Emergencias (ECP-DHS-G-037) o la norma que la modifique, complemente o derogue Emisor: Trabajador de ECOPETROL S.A. o del contratista o socio estratégico autorizado por ECOPETROL S.A., quien autoriza al ejecutor para realizar una actividad. Handover - autorización para delegación de la autoridad de un área para el control de trabajo: Es un mecanismo mediante el cual se delega temporalmente la autoridad a otra dependencia de ECOPETROL S.A, socio estratégico o empresa contratista de un área geográfica con el fin de facilitar el desarrollo de las actividades y la gestión HSE. No hay entrega de sus activos, por lo tanto no se cede la responsabilidad por la custodia del activo. HSE (Occupational Health, Industrial Safety and Environment): Salud ocupacional, seguridad industrial, seguridad de procesos y gestión ambiental. OT: Orden de Trabajo, orden de mantenimiento o documento similar. Peligro: Es una fuente, elemento, condición o situación que tiene el potencial de causar daño a las personas (lesión o enfermedad), la economía, el ambiente o la imagen, como por ejemplo: gasolina, energía eléctrica, trabajo en altura, entre otros. Permiso de trabajo: Autorización escrita que otorga un emisor para que un trabajador o grupo de trabajadores liderados por el ejecutor realicen una actividad específica, con un alcance limitado, en un equipo o sistema definido, en una fecha y horario establecido, y bajo unas condiciones previamente acordadas; esta autorización permite que tanto el ejecutor como el emisor verifican que los métodos y el sitio para realizar el trabajo ofrecen condiciones seguras. El permiso se podrá emitir a través del libro de minuta o formato de permiso de trabajo unificado. Procedimiento o instructivo de trabajo: Documento que describe de forma detallada el paso a paso de cómo desarrollar una actividad. Identifica los peligros, los riesgos y se establecen los controles y los responsables de ellos. Prueba de gases: Medición realizada con un equipo con calibración vigente de la concentración de gases tóxicos, inflamables y oxígeno presentes en una atmósfera determinada. Riesgo: Es un concepto que surge de la exposición a un peligro. Sin exposición al peligro no hay riesgo. Valoración de riesgo: Es la valoración que resulta de combinar la probabilidad de que un evento específico indeseado ocurra y la severidad de sus potenciales consecuencias, según lo indicado en la Guía Matriz de Valoración de Riesgos (GHS-G-035) o la norma que la modifique, complemente o derogue. SAS - Sistema de Aislamiento Seguro de plantas y equipos: Es el procedimiento que se aplica cuando se realiza una actividad intrusiva que pueda liberar un peligro contenido y afectar la integridad de las personas e instalaciones. Según lo indicado en el Manual Técnico para Aislamiento Seguro de Planta Equipos e Instalaciones (ECP-VST-O-PRO-MT-001) o la norma que lo modifique, complemente o derogue. 3/28

20 SAES Sistema de Aislamiento Eléctrico Seguro: Es el conjunto de actividades técnicas y de gerenciamiento, establecidas como procedimiento para la eliminación del riesgo de liberación de una o varias fuentes de energía, involucradas con un equipo o sistema que se va a intervenir, incluyendo la aplicación de las cinco reglas de oro de la prevención del riesgo eléctrico. 1 De conformidad con lo indicado en el Instructivo Sistema de Aislamiento Eléctrico Seguro SAES (GHS-I-005) o la norma que lo modifique, complemente o derogue. Socio estratégico: Organización empresarial nacional o extranjera que ha establecido vínculos contractuales con ECOPETROL S.A. y que tiene como objetivo la exploración y explotación de una zona territorial determinada cuyo objetivo es obtener hidrocarburos. 3. CONDICIONES GENERALES Toda actividad contemplada en el alcance del manual de control de trabajo, se debe ejecutar de manera planeada y concertada con el responsable del área a través de una autorización, según lo establecido en el literal 3.2 de este documento y con un análisis de riesgos para la ejecución de trabajos, según lo indicado en el Instructivo Análisis de Riesgos para la Ejecución de Trabajos (GHS-I- 014) o la norma que lo modifique, complemente o derogue. Cuando se realice un trabajo en un sistema operativo que cruza varias áreas geográficas, la autorización será emitida por la dependencia responsable de dicho sistema a intervenir, previa aprobación del responsable de cada área geográfica en donde se va a ejecutar la actividad. Para tal autorización se debe diligenciar la sección F del permiso de trabajo (GHS-F-128) por los responsables de cada área geográfica. El análisis de riesgos para este tipo de actividad debe involucrar los riesgos y controles de cada una de las áreas geográficas. Cuando se asigne el rol de emisor a trabajadores de firmas contratistas o de socio estratégico se debe cumplir los siguientes requisitos: 1. En el contrato con la firma contratista o socio estratégico, debe estar explicito que esa firma contratista o socio estratégico va a desempeñar el rol de emisor alineado a los requerimientos establecidos en este documento o lo acordado en el acta de handover. 2. La empresa contratista o socio estratégico debe oficializar al administrador del contrato el listado de emisores, asegurando la formación y competencia de su personal conforme a los requisitos del numeral 3.6 de este documento. 3. El jefe de departamento o responsable del área debe notificar oficialmente a los involucrados el listado de emisores autorizados. Una autorización a través de un permiso de trabajo puede incluir un alcance que implique actividades realizadas por más de una especialidad en un mismo equipo o sistema, siempre y cuando se cumpla con cada uno de los siguientes requisitos: - Si dentro del alcance del trabajo existen actividades con diferente valoración de riesgo potencial, se debe asignar el riesgo potencial más alto. - Que en los equipos a intervenir donde se requiera la aplicación del SAS y/o SAES, esta aplicación sea la primera en ser ejecutada dentro del trabajo planeado. - Quien firme el permiso de trabajo como ejecutor es el responsable del control de la ejecución de las actividades cubiertas por el permiso de trabajo. 1 Las 5 reglas de oro son: 1. abrir con corte visible todas las fuentes de tensión, 2. prevenir cualquier posible realimentación enclavar - bloquear, 3. verificar ausencia de tensión, 4. puesta a tierra y en cortocircuito de todas las aquellas posibles fuentes de tensión y 5. delimitar y señalizar zona de trabajo. 4/28

21 - Que las actividades asociadas a un alcance de trabajo, que se desean incluir bajo un mismo permiso de trabajo, sean revisadas y acordadas en la fase de planeación del trabajo. - Que el orden de las actividades a ejecutar sea definido y documentado en la fase de planeación del trabajo, relacionando cada uno de los procedimiento o instructivos de trabajo de las especialidades asociadas. Este documento debe adjuntarse al permiso de trabajo. Si el trabajo a realizar se cuenta con un procedimiento o instructivo unificado para las especialidades no se requiere adjuntarse el procedimiento unificado y este debe estar disponible en el sitio donde se desarrolla las actividades. El manual de control de trabajo debe ser revisado cada 3 años por parte del equipo de trabajo que se designe, en el cual deben participar representantes de los negocios operativos y de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional. Ninguna dependencia de ECOPETROL S.A. puede hacerle modificaciones sin el visto bueno de la autoridad del documento de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional. 3.1 ALCANCE El control de trabajo aplica a las actividades de mantenimiento, reparación, inspección, pruebas, construcción, desmantelamiento, modificación, sísmica y perforación, ejecutadas en activos industriales y/o en activos no industriales, con personal directo, socio estratégico, contratista y/o proveedor de ECOPETROL S.A., siguiendo los siguiente criterios para su aplicación: - ECOPETROL S.A. es el dueño de los activos, los opera y los mantiene. - ECOPETROL S.A. es el dueño de los activos y un contratista los opera y los mantiene - ECOPETROL S.A no es el dueño de los activos pero los opera y los mantiene. La práctica de control de trabajo no aplica para aquellas actividades que no están consideradas en el alcance de este documento. 3.2 CLASES DE AUTORIZACIONES DE CONTROL DE TRABAJO Para la aplicación de este documento se definen 3 clases de autorizaciones: Procedimiento Permiso de trabajo por libro de minuta Permiso de trabajo unificado para actividades en frío, caliente y eléctricas. Cada Gerencia debe definir oficialmente las actividades controladas a través de procedimiento y/o libro de minuta, las cuales tendrán para su definición el apoyo del profesional HSE de la Gerencia, teniendo en cuenta los criterios definidos en los numerales y Actividades controladas por Procedimiento: Los trabajos controlados a través de procedimiento, son aquellos que cumplen con todos y cada uno de los siguientes requisitos: La actividad se ejecuta siguiendo un documento que cumpla con: Disponibilidad: En el frente ejecutor debe estar disponible el procedimiento. 5/28

22 Calidad: Debe ser elaborado y estar aprobado por un funcionario autorizado de la empresa ejecutora. Debe tener como mínimo la siguiente información: descripción de la actividad paso a paso, los peligros, los riesgos, los controles y los responsables de estos. Comunicación: El procedimiento debe ser comunicado y comprendido por todos los ejecutores involucrados en la ejecución del mismo. Cumplimiento: El ejecutor o supervisor o líder del equipo debe garantizar el cumplimiento de lo establecido en el procedimiento, puede acompañarse con certificados de apoyo y/o lista de chequeo. Debe contar con el respectivo análisis de riesgo específico para la actividad, escrito en el formato GHS-F-126. La actividad debe estar planeada y concertada. No requiere certificado de apoyo No. 1 para espacio confinado con atmosfera peligrosa con condición disminuida de concentración de oxigeno o inerte, según lo indicado en los numerales y del instructivo ECP-DHS-I-084 o la norma que lo modifique, complemente o derogue. No requiere un permiso de trabajo eléctrico, según lo indicado en el numeral de este documento. No requiere certificado de apoyo para trabajos con tensión a contacto y a distancia en redes eléctricas aéreas de distribución de media tensión, según lo indicado en el numeral de este documento. No requiere certificado de apoyo No. 5 apertura de líneas de tea viva o gases tóxicos. No requiere certificado de apoyo No. 6 Hot-Tap en líneas, equipos y tanques. No están valoradas en riesgo VH o H 2. Cada Gerencia debe definir cuál es el mecanismo de emisión o apertura según lo indicado en el numeral de este documento y el mecanismo de cierre o finalización para la autorización de ejecución de trabajos aprobados bajo procedimientos Actividades controladas por permiso de trabajo libro de minuta Los trabajos controlados a través del libro de minuta, son aquellos que cumplen con todos y cada uno de los siguientes requisitos: Son ejecutados por una sola especialidad. No requieren permiso en caliente o eléctrico No requieren de un certificado de apoyo. No son actividades intrusivas. No afectan la operación normal de un sistema o planta (incluyendo dispositivos de seguridad como salvaguardas de proceso o sistemas de protección y control de equipos o procesos). Se pueden ejecutar día a día, sin superar un turno de trabajo Actividades controladas por permiso de trabajo unificado frío, caliente y eléctrico Los trabajos controlados a través del permiso de trabajo para actividades en frío, caliente y eléctrico, son aquellos que cumplen con todos y cada uno de los siguientes requisitos: 2 VH (del inglés Very High, leáse Muy Alto) o H (del inglés High, leáse Alto) 6/28

23 Deben contar con el permiso de trabajo en el formato GHS-F-128, para la autorización de trabajos en frío, caliente y eléctrico, el cual consta de un original en papel químico, impreso o digital (emisor) y una copia (ejecutor) de color blanco en papel químico o impreso. Deben contar con el respectivo análisis de riesgo específico para la actividad, escrito en el formato GHS-F-126. En el frente ejecutor debe estar disponible el procedimiento o instructivo de trabajo. Pueden acompañarse con certificados de apoyo y/o con lista de chequeo, si aplica. 3.3 CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO Son casos especiales: Para la atención de una emergencia declarada no se requiere de una autorización a través de un permiso de trabajo para la ejecución de las actividades de respuesta inicial, según lo definido en la Guía Planeación y Respuesta a Emergencias (ECP-DHS-G-037) o la norma que la modifique, complemente o derogue. Sin embargo, sí se requiere que el comandante del incidente analice los riesgos y considere los procedimientos operativos normalizados de emergencias y el nivel de competencia del personal de respuesta a emergencias. Las actividades posteriores a la respuesta inicial deben cumplir con todo lo establecido en el presente manual. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica desarrollados en las Gerencias, se podrá emitir autorización para realizar los trabajos sin visitar el 100% de los sitios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: - Se haga la programación y planeación semanal de los trabajos a desarrollar. - Se haga la visita al sitio de trabajo emisor y ejecutor en la etapa de planeación. - Se cuente con el análisis de riesgos escrito - Se cuente con el procedimiento o instructivo de trabajo. - Se cuente con el permiso de trabajo unificado para actividades en frío, caliente y eléctricas. - Se cuente con la certificación de competencias técnicas de los ejecutores, si se requiere. - Se hagan las visitas de seguimiento en el sitio de trabajo durante la vigencia del permiso de trabajo. Esto sin que sea necesario cubrir la totalidad de los sitios y con el fin de verificar el cumplimiento de los controles establecidos en la planeación y para analizar las posibles interferencias con otros trabajos. Cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe definir los trabajos frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica. La oficialización del listado la debe hacer el gerente del negocio con apoyo de los profesionales del departamento HSE, o staff HSE Autorización para delegación de la autoridad de un área para el control de trabajo- Handover Cuando exista un acuerdo de realizar un trabajo de mantenimiento, reparación, inspección, pruebas, construcción, desmantelamiento, modificación, sísmica y perforación por parte de una dependencia, empresa contratista o socio estratégico diferente al responsable del área a intervenir, el área se debe entregar oficialmente a través de un acta de delegación (handover). Para el caso de empresas contratistas o socio estratégico, debe estar establecido en el contrato que pueden aplicar la figura de handover y el nuevo responsable del área debe hacer cumplir todas las disposiciones contenidas en el presente manual o superar estas disposiciones. En los casos en que contractualmente se homologue el sistema de control de trabajo de otra empresa contratista o socio estratégico, se debe aplicar la lista de 7/28

24 verificación de homologación del sistema de manual de control de trabajo y análisis de riesgos en áreas en Handover GHS-F-132. La homologación debe obtener un puntaje superior al 80%. Las condiciones mínimas para delegar temporalmente la autoridad de un área son: 1. El que recibe debe tener total control del acceso y administración del área entregada. 2. Las fuentes que requieran ser aisladas para entregar el área deben quedar con aislamiento positivo (SAS categoría I) o con SAS especial de pozos según lo definido por la Vicepresidencia de Desarrollo y Producción 3. Contar con análisis integral de riesgos de interferencias por simultaneidad de actividades ejecutadas al interior y exterior del área delegada. El acta de delegación de la autoridad de un área tiene validez durante la ejecución del trabajo que motivó la delegación del área y debe contener como mínimo: 1. Descripción del área objeto del handover: ubicación geográfica y área (m 2 ) delegada, plano con los límites del área y vecinos circundantes. 2. Fecha de inicio y final del handover. 3. Descripción general del trabajo o los trabajos que se realizarán en el área delegada. 4. Descripción detallada del estado ambiental del área delegada. 5. Descripción detallada del estado de los activos que quedan dentro del área delegada. 6. Estructura jerárquica del sistema de control de trabajo en el área delegada basado en los roles descritos en este manual y en el Instructivo de Análisis de Riesgos para la Ejecución de Trabajos (GHS-I-014). 7. Acuerdo para el seguimiento y verificación de los controles HSE que tendrá la dependencia de ECOPETROL S.A que entrega el área, durante el periodo de la delegación. 8. Dependencia, nombre, firma, registro y cargo del funcionario de ECOPETROL S.A. que entrega la autoridad del área. Los funcionarios que tengan bajo su responsabilidad la custodia, administración, operación y control de activos fijos, deben consultar los lineamientos relacionados en el Procedimiento para el Control Administrativo de los Activos Fijos de ECOPETROL S.A. (GFI-P-030) o la norma que lo modifique, complemente o derogue. 9. Dependencia o empresa contratista o socio estratégico, nombre, firma, registro o cédula de ciudadanía y cargo del funcionario de ECOPETROL S.A. o representante legal de la empresa contratista o socio estratégico que recibe el área. Una vez finalizado el handover se debe revertir la autorización al responsable del área, garantizando el cumplimiento de lo establecido en el acta de handover acordada. Los emisores de permisos de trabajo no podrán actuar de forma simultánea como ejecutores de trabajos, y deben demostrar independencia funcional de las empresas contratistas o socio estratégico encargadas de la ejecución de los trabajos en el área delegada. 3.4 ESTRUCTURA DE CONTROL DE TRABAJO Clasificación de actividades La clasificación de las actividades se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios: 8/28

25 Actividades en frío MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde: Existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables, y la actividad a ejecutar no involucra el uso de herramientas, equipos o procedimientos que generen llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energía o calor o produzcan chispa. Se utilizan herramientas, equipos o procedimientos que genera llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energía o calor o producen chispa, pero no existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables Actividades en caliente Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables e involucran el uso de herramientas, equipos o procedimientos que generan llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energía o calor o producen chispa. Ejemplos: Soldar, esmerilar, limpiar con chorro de arena, romper concreto, cortar con oxicombustible, cortar por plasma, realizar procesos de pre o post calentamiento con equipo oxicombustible, operar vehículos, equipos o maquinaria (eléctricos o de combustión interna), equipos portátiles que tengan otras fuentes de energía en áreas con probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables. Para complementar consultar el Manual Técnico de Clasificación de Áreas para Instalaciones Eléctricas (ECP-VST-P-ELE-MT-004) o la norma que lo modifique, complemente o derogue Actividades eléctricas Son aquellas actividades que se realizan en los equipos o componentes que hacen parte del área eléctrica y en cualquier actividad donde el análisis de riesgos determine que existe la potencialidad de liberar un peligro de tipo eléctrico y están definidas en el Manual Manejo Seguro del Sistema Eléctrico en ECOPETROL S.A. MASE (GHS-M-001) o la norma que lo modifique, complemente o derogue. Para los trabajos con tensión a contacto y a distancia en redes eléctricas, aéreas de distribución de media tensión (línea viva) ejecutados en la Vicepresidencia de Desarrollo y Producción (VDP) se debe cumplir con el instructivo GHS-I-011 o la norma que lo modifique, complemente o derogue, y los permisos eléctricos deben estar acompañados por un certificado de apoyo GHS-F Formatos de permisos de trabajo En ECOPETROL S.A. se aplican dos formatos de permiso de trabajo escrito: Formato de permiso unificado para actividades en frío, caliente y eléctrico (GHS-F-128) Este formato de permiso de trabajo para la autorización de trabajos en frío, caliente y eléctrico, consta de un original en papel químico, impreso o digital y una copia de color blanco en papel químico o impreso. El original debe permanecer en el cuarto de control, equipos de limpieza de pozos, oficina del Company Man, punto de control del programa de trabajo o sede del emisor. La copia debe estar protegida con plástico hermético y transparente y permanecer visible en el sitio de ejecución del trabajo. 9/28

26 El formato de permiso de trabajo debe ser elaborado en tamaño oficio y debe ser diligenciado con bolígrafo de tinta, en letra clara y sin enmendaduras. Todas las secciones y casillas deben ser diligenciadas, de acuerdo con las instrucciones indicadas en el formato GHS-F-128. El paquete de permiso de trabajo está constituido fundamentalmente por los siguientes documentos: El formato del permiso de trabajo El formato del análisis de riesgos El procedimiento o instructivo de trabajo (disponible en el frente ejecutor, no se requiere dejar copia impresa al emisor) Los formatos de certificados de apoyo y aislamiento seguro (cuando apliquen) Las listas de verificación u otros documentos adjuntos que se requieran Formato permiso de trabajo libro de minuta El libro de minuta (impreso o papel químico o digital) debe contener como mínimo la siguiente información: Fecha y hora de ingreso y salida del área Empresa ejecutora Trabajo a realizar Valoración del riesgo Número de personas del frente ejecutor Confirmación de la divulgación y comprensión de los peligros propios del área y sus respectivos controles tanto por el emisor como por el ejecutor. El análisis de riesgo se realiza verbalmente utilizando como guía el documento de análisis de riesgo vigente y publicado por el jefe del área donde se identifique: Qué se va hacer, cómo lo va hacer y qué peligros, riesgos y controles se tendrán en cuenta para su ejecución. En el numeral 4.6 de este documento se propone un modelo de libro de minuta Formatos de los certificados de apoyo y aislamiento seguro Los formatos de los certificados de apoyo y sus correspondientes vigencias se relacionan en la siguiente tabla. Tabla 1. Formatos de certificados de apoyo CÓDIGO DEL FORMATO ECP-DHS-F-155 o la norma que lo modifique, complemente o derogue GHS-F-133 o la norma que lo modifique, complemente o derogue NOMBRE DEL CERTIFICADO DE APOYO Certificado de Apoyo N 1 Espacio confinado Certificado de Apoyo N 2 Trabajos en alturas Para actividades no rutinarias Quienes firman el certificado de apoyo para trabajos propios de la compañía son el emisor y el coordinador de altura directo de Ecopetrol y para trabajos de contratistas o socio estratégico se VIGENCIA Duración de la actividad para autorizaciones por procedimiento o con revalidaciones cada vez que cambia el permiso de trabajo Duración de la actividad para autorizaciones por procedimiento o hasta acabar las casillas del certificado de apoyo o con revalidaciones cada vez que cambia el permiso de trabajo 10/28

27 requiere de la firma del emisor y de su propio coordinador de trabajos en altura. Quién firma como ejecutor, es quién realiza la actividad, bien sea de Ecopetrol o un contratista o socio estratégico. Para actividades rutinarias Cada área o negocio a través del Gerente o línea de mando encargada define el listado de trabajos rutinarios, y de acuerdo con el riesgo y dispersión de la actividad, el coordinador de trabajos en altura revisa y verifica el cumplimiento de los requisitos del Instructivo de Trabajo en Alturas (GHS-I-003) Quienes firman el certificado de apoyo son el ejecutor y el coordinador de trabajos en altura. Este coordinador, es el directo para trabajos propios de la compañía o el del contratista o socio estratégico para trabajos del contratista o socio estratégico. ECP-DHS-F-157 o la norma que lo modifique, complemente o derogue ECP-DHS-F-158 o la norma que lo modifique, complemente o derogue GHS-F-090 o la norma que lo modifique, complemente o derogue GHS-F-129 o la norma que lo modifique, complemente o derogue Para las actividades rutinarias que no requieren permiso de trabajo, se debe escribir no aplica NA en las casillas válido para el permiso No.: y emisor del certificado de apoyo GHS-F-133 Certificado de Apoyo N 3 Excavación Certificado de Apoyo N 4 Aislamiento seguro de plantas y equipos Certificado de aislamiento eléctrico Certificado de apoyo No. 5 apertura de líneas de tea viva o gases tóxicos Duración de la actividad para autorizaciones por procedimiento o con revalidaciones cada vez que cambia el permiso de trabajo Duración de la (s) actividad (es) que requieren el SAS Duración de la (s) actividad (es) que requieren el SAES Igual a la vigencia del permiso de trabajo 11/28

28 GHS-F-130 o la norma que lo modifique, complemente o derogue GHS-F-131 o la norma que lo modifique, complemente o derogue GHS-F-120 o la norma que lo modifique, complemente o derogue Certificado de apoyo No. 6 trabajos de hot-tap en líneas, equipos y tanques Certificado de apoyo No. 7 radiografías industriales Certificado de apoyo para trabajos con tensión a contacto y a distancia en redes eléctricas aéreas de distribución de media tensión. Igual a la vigencia del permiso de trabajo Igual a la vigencia del permiso de trabajo Igual a la vigencia del permiso de trabajo Todos los certificados de apoyo son de color blanco y se elaboran con un original en papel químico, impreso o digital (emisor) y una copia en papel químico o impreso (ejecutor). El número consecutivo debe relacionarse en la sección B del permiso de trabajo. Estos certificados van adjuntos al permiso de trabajo del emisor (original) y del ejecutor (copia). En el caso de autorizaciones por procedimiento, se deben relacionar como control o requisito. Para las actividades que requieren SAS y/o SAES, no se requiere que el ejecutor conserve copia de estos certificados (SAS y/o SAES). Esto por cuanto el original de estos certificados debe permanecer archivado en la sede del emisor, y la copia la conserva quien aplicó el aislamiento Formato de análisis de riesgos En los trabajos autorizados por procedimiento o por un permiso de trabajo unificado en frio, caliente o eléctrico, se debe contar con el respectivo análisis de riesgo específico en el formato GHS-F-126 en original y copia, según lo establecido en el instructivo GHS-I Vigencia para los permisos de trabajo y actividades controladas por procedimiento La vigencia del permiso para trabajos controlados a través del libro de minuta no debe superar un turno de trabajo del personal ejecutor. La vigencia de las actividades controladas a través del permiso de trabajo unificado en frío, caliente y eléctrico no debe superar los 14 días calendario, contados a partir del momento en que se emitió el permiso, garantizando el cumplimiento del proceso de revalidaciones (numeral ). La vigencia de las autorizaciones de trabajo por procedimiento, se establecerá por el tiempo estipulado en la reunión de concertación de planeación y/o programación de los trabajos, de acuerdo con la Guía Proceso Mantenimiento Rutinario (GAC-G-001) para activos industriales, o la Guía para la Administración de Instalaciones No Industriales (GIN-G-002) o la norma que las modifique, complemente o derogue Validez y revalidación del permiso de trabajo 12/28

29 Validez de permiso de trabajo La validez es el período de tiempo autorizado en el permiso de trabajo para ejecutar una actividad. No debe superar un turno de trabajo del personal ejecutor responsable de la actividad relacionada en el mismo Revalidación de un permiso de trabajo Es la extensión del tiempo de validez del permiso de trabajo inicialmente definido. Un permiso de trabajo se debe revalidar cuando: Cambia más del 50% de los trabajadores del frente ejecutor. Finaliza el tiempo de validez establecido en el permiso de trabajo. Es condición para revalidar un permiso de trabajo que se continúe la misma actividad inicial y se mantengan el análisis de riesgos expuestos en el permiso de trabajo y los documentos adjuntos, que apliquen. La hora de la revalidación será concertada entre el emisor y el ejecutor Para revalidar el permiso, el emisor y el ejecutor deben revisar las condiciones del trabajo y del área, diligenciar la sección correspondiente del formato GHS-F-128 y el ejecutor deberá garantizar la lectura y comprensión del análisis de riesgo y la implementación de los controles a su cargo. Las responsabilidades asumidas por el emisor y el ejecutor durante la revalidación de un permiso de trabajo son idénticas a las asumidas en la emisión del mismo. No se puede revalidar un permiso de trabajo unificado en frío, caliente y/o eléctrico en cualquiera de los siguientes casos: Suspensión temporal del trabajo por más de ocho (8) horas causada por algún incumplimiento del personal ejecutor. Cuando hayan transcurrido 14 días calendario desde la fecha de emisión del permiso de trabajo. Si el trabajo no ha finalizado podrá utilizarse el mismo análisis de riesgos vigente, certificados de apoyo vigentes, entre otros, como documentos adjuntos al nuevo permiso de trabajo que se emita para continuar la actividad, siempre y cuando se mantengan las condiciones iniciales. Para ello en la casilla de observaciones del permiso de trabajo cerrado se debe indicar el número del nuevo permiso de trabajo emitido. Cuando los originales o las copias, bien sea del permiso de trabajo o de alguno de los documentos adjuntos, no están disponibles o no sean legibles. Cuando alguno de los documentos adjuntos haya perdido vigencia. Cuando se encuentren completamente diligenciadas las casillas de la sección D y/o G del formato GHS-F-128. En cualquiera de estos casos, el permiso debe ser cerrado y, una vez sea superada la condición que llevó a la no revalidación, se emitirá un nuevo permiso de trabajo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, se podrá revalidar los permisos en la sede del emisor. 13/28

30 3.4.7 Suspensión de un trabajo MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO De acuerdo con la regla fundamental HSE No. 7 del Instructivo Reglas Fundamentales HSE (GHS-I- 010) o la norma que lo modifique, complemente o derogue, cualquier trabajador de ECOPETROL S.A., contratista, aliado, socio estratégico, proveedor o visitante podrá suspender de hecho y de una manera responsable un trabajo. Esto cuando considere que las condiciones del mismo no son seguras y/o si no se están cumpliendo las normas y los controles de riesgo establecidos en el permiso de trabajo. En este caso informará de manera inmediata y verbal al emisor quien verificará, validará la razón de la suspensión y notificará al ejecutor sobre la(s) causa(s) de dicha decisión Suspensión de un permiso de trabajo El emisor del permiso de trabajo tiene la potestad de suspender un trabajo si comprueba alguna de las siguientes situaciones: a. Cuando se esté incumpliendo alguna de las normas de seguridad básica o alguno de los controles previstos en el permiso de trabajo, en el análisis de riesgos o en alguno de los documentos adjuntos. b. Cuando cambie alguna de las condiciones establecidas en el permiso, como pueden ser el tipo de actividad, el procedimiento, el alcance o las herramientas autorizadas inicialmente. c. Cuando haya un cambio en las condiciones del proceso, como por ejemplo una liberación inesperada de un hidrocarburo o fluido. d. Cuando por razones operativas se quiera prevenir la interacción con otras actividades. e. Cuando suceda una emergencia operacional o de cualquier otro tipo, o cuando se active o se dé la voz de alarma de emergencia o evacuación. f. Cuando no se usa o se usa en forma inadecuada un EPP. g. Cuando haya un cambio severo en las condiciones climáticas (lluvia fuerte, tormentas, inundaciones, etc.) o en las condiciones del entorno, que a juicio del ejecutor o el emisor así lo ameriten. Es muy importante tener en cuenta que cuando se suspenda temporal o definitivamente un trabajo, las condiciones del equipo, sistema, proceso o área sean llevadas a un nivel de seguridad apropiado que evite incidentes, antes de la interrupción real y completa de la actividad. Adicionalmente, la dependencia emisora debe darle una atención adecuada a la existencia de trabajos suspendidos, ya que esto debe tenerse en cuenta cuando se autorice otro trabajo. En el caso de trabajos ejecutados por una firma contratista o socio estratégico, el emisor o el ejecutor del permiso de trabajo que hace la suspensión temporal o definitiva deberá avisar lo antes posible al interventor y/o al administrador del contrato, para que tomen las medidas pertinentes. No se requiere llevar a cabo el proceso formal de suspensión cuando el trabajo se detiene por períodos cortos, como en los descansos para tomar líquidos y alimentos. Durante estos períodos, la validez del permiso continua y la actividad puede reanudarse, previa revisión y verificación de las condiciones. Durante una emergencia operacional es probable que las circunstancias no permitan una suspensión formal de los permisos. En estos casos una comunicación verbal por parte de cualquier miembro del equipo de la dependencia emisora o del responsable de la ejecución del trabajo, es suficiente para suspender el o los trabajos amparados bajo dichos permisos. Sin embargo, superada la emergencia, debe haber una revalidación del permiso para asegurar que las condiciones no se hayan alterado. 14/28

31 Suspensión temporal MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO Si las condiciones de seguridad son retomadas en forma pronta y/o se subsanan inmediatamente los incumplimientos a las normas y controles, el emisor podrá autorizar verbalmente al ejecutor la continuación del trabajo bajo el mismo permiso de trabajo. En este caso no queda registro escrito en el libro de minuta o formato del permiso de trabajo sobre la suspensión temporal, pero el emisor deberá registrarla en el formato de entrega del turno, para información y seguimiento en los turnos posteriores. Adicionalmente el emisor debe registrar la falla de control u observación de comportamiento según sea el caso Suspensión definitiva Si la suspensión temporal del trabajo se mantiene por más de 8 horas, por incumplimientos a las normas y controles por parte del personal ejecutor, el permiso de trabajo debe ser suspendido definitivamente por el emisor y no podrá tener revalidaciones posteriores. Para ello, se debe hacer el cierre del mismo, diligenciándose en la sección H de cierre en el formato del permiso GHS-F-128, que incluye un Sí en la casilla correspondiente a la suspensión definitiva e indicándose la(s) razón(es) de la decisión en la casilla de observaciones de dicha sección. En este caso, además del registro escrito en el formato del permiso de trabajo, el emisor deberá registrar la suspensión definitiva en el formato de entrega del turno, explicando claramente las causas y soluciones, para información y seguimiento en los turnos posteriores Cierre del permiso de trabajo Las razones por las cuales se debe cerrar un permiso de trabajo son: 1. Cuando se ha ejecutado completamente la actividad por la cual se emitió el permiso, o 2. Cuando el permiso ha sido suspendido definitivamente por el emisor, o 3. Cuando han transcurrido más de 14 días calendario desde la emisión del permiso de trabajo unificado en frío, caliente y/o eléctrico, lo que impide su revalidación. El ejecutor, antes de cerrar el permiso, asegura que el área de trabajo quede en condiciones seguras y libres de residuos y materiales, y entrega al emisor la copia del permiso para proceder al cierre del mismo. El emisor realiza las pruebas de aceptación y recibo del trabajo, verifica en campo las condiciones de seguridad, orden y aseo del área y diligencia con el ejecutor la sección del cierre en el formato, tanto en el original como en la copia. Cuando el trabajo ha sido terminado, el emisor debe informar a las dependencias operativas que estuvieron involucradas en el mismo Archivo del Permiso Una vez cerrado el permiso, el emisor asegura el paquete de originales (permiso de trabajo papel químico, impreso o digital y sus documentos adjuntos si aplica) en una carpeta destinada exclusivamente para tal fin y allí los archivará para su consulta. Los permisos deben permanecer al menos durante 30 días calendario contados a partir del momento del cierre en dicha carpeta. 15/28

32 3.5 ROLES Y RESPONSABILIDADES Todas las personas que participen de una forma directa o indirecta en actividades relacionadas con la aplicación de este manual deben ser previamente entrenadas, de acuerdo con su cargo y rol. A continuación se describen los roles de las personas que participan en la implementación de este manual. a. Gerentes de negocio y superintendentes Asegurar la implementación y cumplimiento del sistema de control de trabajo en sus áreas de responsabilidad mediante las revisiones periódicas o auditorías internas o externas. Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del sistema de control de trabajo. Establecer el documento con los lineamientos que se deben cumplir dentro del proceso de planeación y programación de los trabajos Oficializar el listado de trabajos que serán controlados a través de procedimientos y/o por libro de minuta en su área de responsabilidad. Oficializar el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a desarrollar en su área de responsabilidad. Establecer el programa de capacitación y entrenamiento de los diferentes roles participantes del sistema de control de trabajo. Garantizar el seguimiento a la implementación de control de trabajo en sus áreas de responsabilidad. b. Jefes de departamento Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del sistema de control de trabajo. Garantizar que los participantes del sistema de control de trabajo hayan superado el programa de capacitación y entrenamiento establecidos en cada Vicepresidencia. Dar cumplimiento del plan para comprobar la competencia para los diferentes roles participantes del sistema de control de trabajo. Definir listado de trabajos controlados a través del libro de minuta en su área de responsabilidad. Definir el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a desarrollar en su área de responsabilidad. Implementar el programa de auditorías para revisión de la efectividad del sistema de control de trabajo en su área de responsabilidad. Implementar el programa de evaluaciones periódicas para verificar la efectividad del sistema de control de trabajo. c. Coordinadores y supervisores Asegurar que se identifiquen los peligros de la actividad y se implementen los controles necesarios antes, durante y después de la ejecución de los trabajos. Gestionar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del sistema de control de trabajo. Evaluar el impacto de las actividades desarrolladas en su área de responsabilidad que puedan afectar otras áreas y comunicar a los responsables de las mismas con el fin de minimizar los efectos producto de las interferencias. 16/28

33 Asegurar que la planeación y programación de los trabajos se desarrollen de acuerdo con las disposiciones establecidas en este manual. Asegurar que el proceso de cambio de turno tanto del emisor como del ejecutor es apropiado y no causará impacto en la seguridad de los trabajos. Realizar las evaluaciones al sistema de control de trabajo e implementar las acciones correctivas para garantizar que el sistema de control de trabajo funcione de manera efectiva en su área de responsabilidad. d. Emisor Entregar el equipo o sistema a ser intervenido por el ejecutor, en condiciones integralmente seguras, aplicando adecuada y oportunamente los procedimientos del SAS y/o SAES. Aplicar el sistema de control de trabajo según lo establecido en el presente manual. Revisar, emitir, revalidar y cerrar los permisos de trabajo. Revisar y firmar los análisis de riesgos y certificados de apoyo. Verificar que los controles especificados en un permiso hayan sido tomadas antes de comenzar el trabajo y asegurar que se haya hecho el análisis de riesgo antes de iniciar la tarea. Comunicar al ejecutor sobre actividades adyacentes, interferencias y situaciones especiales en el área al momento de comenzar el trabajo. Asegurar que el resultado de la prueba de gases que está a su cargo sea confiable, acorde con la frecuencia establecida y que sean registrados en los respectivos formatos de permisos de trabajo. Asegurar que el ejecutor entiende plenamente el alcance del trabajo, los equipos a intervenir y los controles previstos para la ejecución del trabajo. Solicitar y verificar el correcto diligenciamiento del permiso eléctrico requerido para la ejecución de actividades que requieren dicho documento. Dedicar tiempo suficiente para realizar el empalme con el emisor del turno entrante para permitir la revisión y discusión adecuada del estado y condiciones de todos los permisos de trabajo. Diligenciar el reporte de turno indicando el estado de los permisos (emitidos, no emitidos, suspendidos temporal y definitivamente, cerrados y vigentes, permisos controlados por procedimiento y/o libro de minuta) según lo establecido en la Guía de Entrega y Recibo de Turno en las Áreas Operativas de ECOPETROL S.A. (GAC-G-297) o la norma que la modifique, complemente o derogue. Firmar el reporte de turno confirmando que ha entendido la situación y que ha tomado responsabilidad sobre las actividades autorizadas por procedimiento, libro de minuta y/o permisos de trabajo que se mantienen vigentes y válidos. Realizar un recorrido inicial al área de trabajo y en los recorridos posteriores durante su turno definidos en la ronda estructurada, cada emisor deberá visitar e inspeccionar los sitios donde se encuentran en ejecución trabajos amparados por los permisos vigentes, para garantizar que los controles especificados en el permiso se mantienen y que las condiciones del sitio permanecen seguras. Suspender el trabajo autorizado por procedimiento, libro de minuta y/o permisos de trabajo en los casos indicados en el numeral de este manual e informar al responsable del área. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación. 17/28

34 e. Ejecutor o responsable por la ejecución Aplicar el sistema de control de trabajo según lo establecido en el presente manual. Asegurar que todos los trabajadores que conforman el grupo ejecutor conocen el alcance del trabajo, entiendan el análisis de riesgos y se comprometan a cumplir los controles que les correspondan. Asegurar que todos los trabajadores tengan la competencia requerida para realizar los trabajos con seguridad y que sigan los procedimientos establecidos. Revisar, firmar como ejecutor en la emisión, revalidación y cierre de los permisos de trabajo. Elaborar y firmar los análisis de riesgos y certificados de apoyo. Asegurar que la planeación y programación del trabajo se haya desarrollado de acuerdo a las disposiciones establecidas en este manual. Garantizar que las herramientas y equipos a utilizar sean las adecuadas y estén en óptimas condiciones para su uso y que los trabajadores conozcan la forma de operarlas. Suspender el trabajo autorizado por procedimiento, libro de minuta y/o permisos de trabajo en los casos indicados en el numeral de este manual e informar al responsable del área. Garantizar que al finalizar o suspender el trabajo, el sitio quede en condiciones limpias y seguras, y que el permiso sea cerrado oportunamente. Asegurar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en la autorizaciones por procedimiento, libro de minuta y/o permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificados de apoyo y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la ejecución del trabajo. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación. f. Trabajadores ejecutores (personal de mantenimiento y/o trabajador de contratista o socio estratégico) No iniciar ningún trabajo hasta tanto no se disponga de la respectiva autorización por procedimiento, libro de minuta y/o permiso de trabajo. Exigir al responsable por la ejecución de trabajo que le sea suministrada la información sobre el alcance del trabajo, los peligros y sus controles y debe asegurarse que los entendió claramente. Para los trabajos controlados por procedimiento o permiso de trabajo unificado, firmar el análisis de riesgo específico para la realización del trabajo en el formato GHS-F-126 en el original y copia. Garantizar que cuando se termine o suspenda el trabajo, el equipo, sistema o área queden en condiciones limpias, ordenadas y seguras. Cumplir con los requisitos establecidos en el permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificados de apoyo y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la realización de las actividades. En caso de duda o si las circunstancias cambian, suspender el trabajo y consultar con el emisor y el ejecutor. Una vez finalizado el trabajo, informar al responsable por la ejecución para iniciar el cierre. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación. g. Interventor y administrador de contrato Recibir la formación sobre control de trabajo según lo definido en la tabla No. 2 del numeral 3.6 de este documento. Garantizar la entrega del material de control de trabajo a las empresas contratistas. Hacer seguimiento a la formación en los módulos del manual de control de trabajo del ejecutor (supervisores o líder de un trabajo) o emisor de las empresas contratistas. 18/28

35 h. Profesionales del departamento HSE o staff HSE Velar por la implementación y cumplimiento de la práctica de control de trabajo en sus áreas de responsabilidad mediante las revisiones periódicas, autoevaluaciones, evaluaciones internas o externas. Hacer seguimiento a implementación de la práctica de control de trabajo, cierre de brechas, elaboración y consolidación de informes. Programar las capacitaciones en los módulos de manual de control de trabajo, gestionar logística y consolidar los resultados de las capacitaciones en los módulos. Capacitar en los 13 módulos de control de trabajo para funcionarios de ECOPETROL S.A. y entregar el material para los multiplicadores de contratistas. Participar en las actualizaciones de este manual. i. Profesionales de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional de la Vicepresidencia de Desarrollo Sostenible y Ambiental Actualizar los contenidos de los módulos de capacitación. Hacer la evaluación y seguimiento y ajuste corporativo del modelo de gestión HSE. Evaluación y seguimiento de la normativa legal o corporativa vigente. Liderar actualizaciones de este manual. Asesorar a las áreas operativas y administrativas de Ecopetrol en la implementación de este manual. 3.6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO La efectividad del sistema de control de trabajo depende, en gran medida, del cuidado y la competencia de las personas involucradas en el mismo, especialmente del emisor y del ejecutor. Por lo tanto, es esencial que todo el personal clave se encuentre adecuadamente capacitado y entrenado según lo indicado en la tabla 2. Los emisores (directos o contratados) deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos: a) Contar con una experiencia mínima de 6 meses en su cargo. Para funcionarios de Ecopetrol, serán 6 meses de antigüedad en ECOPETROL S.A. b) Recibir la formación en los 13 módulos de control de trabajo para emisores responsables de activos industriales o 11 módulos para emisores responsables de activos no industriales, de acuerdo con la tabla No. 2. c) Para emisores nuevos (directo o contratado) se debe soportar el entrenamiento inicial en la emisión de mínimo 5 permisos para actividades en frío, caliente y/o eléctrico. Este entrenamiento debe quedar documentado en el formato reporte de acompañamiento en el sistema de control de trabajo (ECP-DHS-F-243) y archivado. 19/28

36 Tabla 2. Capacitación mínima de acuerdo al rol desempeñado en control de trabajo Emisor PARTICIPANTES Ejecutor (el que firma el permiso de trabajo como ejecutor o responsable de la ejecución del trabajo) Supervisores, coordinadores, profesionales HSE Administradores, interventores de contratos, jefes de departamento, superintendentes y demás roles. INTENSIDAD MÍNIMA PARA CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO FORMACIÓN PRESENCIAL (HORAS) 1. Control de trabajo 4 H 2. Análisis de riesgos CT 4 H 3. Trabajos en alturas CT 3 H 4. Sistema de aislamiento seguro de plantas y equipos SAS CT (solo aplica para emisores responsables de activos industriales) 5. Sistema de aislamiento eléctrico seguro SAES CT 3 H 3 H 6. Manejo de emergencias CT 3 H 7. Espacios confinados CT 3 H 8. Monitoreo de atmósferas CT 3 H 9. Elementos de protección personal EPP CT 3 H 10. Levantamiento mecánico de cargas LMC CT ( solo aplica para emisores responsables de activos industriales) 3 H 11. Excavaciones CT 3 H 12. Manejo de sustancias químicas CT 3 H 13. Requisitos legales en HSE - CT 2 H 1. Control de trabajo 4 H 2. Análisis de riesgos CT 4 H - Otras capacitaciones y entrenamiento requerido para el trabajo específico a realizar. 1. Control de trabajo 4 H 2. Análisis de riesgos CT 4 H Control de trabajo y análisis de riesgos (TF UEM control de trabajos rol administrativos) 2 H Cada Gerencia debe establecer para el personal directo un plan de capacitación anual, que debe ser incluido en el plan individual de desarrollo de cada funcionario y registrado en SAP. Este se ejecutará por los multiplicadores de cada área registrados en la Universidad de Ecopetrol, o a través de los módulos virtuales y/o guías de entrenamiento, o sus módulos homologables. 20/28

37 Para el personal contratista o socio estratégico la formación se hace a través de sus propios multiplicadores, siguiendo los siguientes pasos: El contratista o socio estratégico comunica al administrador y/o interventor del contrato sus multiplicadores. El multiplicador nombrado recibe de Ecopetrol el material de formación (presentación en pdf, videos y evaluaciones) y firmará el acta de confidencialidad del material. El multiplicador nombrado socializa el material a su población objetivo (emisor y/o ejecutor, entre otros). El contratista o socio estratégico reporta el avance de socialización del plan de capacitación. Cada Gerencia de Ecopetrol debe establecer un plan a 5 años a partir de la fecha de vigencia de este documento, para comprobar a través del diccionario de competencias, el nivel de competencia de sus emisores, siguiendo el proceso de valoración competencias según lo establecido por la Vicepresidencia de Talento Humano. 3.7 INDICADORES DE DESEMPEÑO En ECOPETROL S.A. se utilizan los siguientes indicadores: % de cumplimiento de implementación de control de trabajo según lo establecido en la lista de verificación GHS-F-127. % de cumplimiento de capacitación de la población de emisores. 4. DESARROLLO Los pasos necesarios para el control de trabajo, son los siguientes: 4.1 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS Cada Gerencia debe establecer los lineamientos para el proceso de planeación y programación de los trabajos. Lo anterior teniendo en cuenta que la seguridad es un pre-requisito para programar un trabajo, y siguiendo la Guía Proceso Mantenimiento Rutinario (GAC-G-001) para activos industriales o la Guía para la Administración de Instalaciones No Industriales (GIN-G-002). En los casos que se trate de un proyecto y cuenten con procedimientos específicos, estos serán utilizados. El proceso de planeación y programación de los trabajos incluye lo siguiente: Definición de los roles y responsabilidades que hacen parte del proceso de planeación y programación. El reglamento para el seguimiento, control y aprobación de la planeación y programación de los trabajos. Las fuentes oficiales para la priorización, planeación, programación, registro y consulta sobre los trabajos a realizar. (ejemplo: RIS, SAP, entre otros) Los requisitos mínimos a verificar para programar un trabajo (ejemplo: formato matriz de valoración y caracterización del riesgo, formato plan de movilización de equipos, well planning de pozo, lecciones aprendidas, recomendaciones técnicas, procedimientos o instructivos, entre otros) Lineamientos para planear y concertar un trabajo de mantenimiento requerido al atender una condición de alto riesgo. Los controles por interferencias y los peligros potenciales de la programación de trabajos simultáneos. 21/28

38 Visita al sitio para la planeación del trabajo Una vez identificada la necesidad de realizar un trabajo a través de una orden de trabajo, orden de mantenimiento o número de contrato, el emisor y ejecutor, verifican en sitio el equipo o sistema a intervenir. Esto con el fin de determinar un alcance integral del trabajo, incluyendo los aspectos técnicos, el aislamiento de las fuentes de energía (SAS/SAES) y la validación de los requisitos establecidos en este manual. Durante la visita al sitio del trabajo, tanto el emisor como el ejecutor deben analizar las posibles interferencias con otras actividades o procesos desarrollados en áreas aledañas. En caso de que se identifique la presencia de posibles interferencias con actividades desarrolladas en áreas vecinas, el emisor debe hacer los correspondientes contactos con cada área para informar y definir las medidas de prevención y control que sean necesarias. El emisor y el ejecutor deben hacer el análisis de riesgos del trabajo planeado, según lo descrito en el Instructivo Análisis de Riesgos para la Ejecución de Trabajos (GHS-I-014) Programación del trabajo Para la programación de un trabajo se debe verificar como mínimo: Que el trabajo se encuentra planeado (numeral 4.1). Que el equipo o sistema puede ser entregado al ejecutor por parte del Emisor (numeral 4.2.2). Que el funcionario autorizado del área apruebe la programación del trabajo (numeral 4.1). Que el emisor y el ejecutor revisaron y acordaron el procedimiento o instructivo a seguir para la ejecución del trabajo (numeral 4.1). Que se dispone del personal y las competencias requeridas identificadas en la planeación (numeral 4.1). Que se dispone de los materiales, repuestos, equipos, accesorios y servicios especiales identificados en la planeación (numeral 4.1). Que se dispone de los controles por interferencias y peligros potenciales cuando exista programación para trabajos simultáneos en el área o en el entorno (numeral 4.1.1). Que en caso de que el trabajo involucre un control de cambio en activos industriales según lo indicado en el procedimiento GAC-P-012 o en la norma que lo modifique, complemente o derogue, se cuente con el análisis técnico y de riesgos del cambio, y con la aprobación del mismo y se hayan establecido los controles requeridos si aplican. 4.2 EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO Y ACTIVIDADES CONTROLADAS POR PROCEDIMIENTO Solicitud del permiso de trabajo formato unificado El ejecutor debe entregar el paquete de permiso de trabajo en la sede del emisor, por lo menos con 24 horas de anterioridad al inicio de la ejecución del trabajo. El paquete de permiso de trabajo debe contener: Formato de permiso de trabajo GHS-F-128 con las secciones A y B debidamente diligenciadas, y las secciones C y/o D para el caso de actividades en caliente y/o eléctricas cuando apliquen. Formato de análisis de riesgo GHS-F-126 diligenciado y aprobado. Procedimiento o instructivo de trabajo. 22/28

39 Certificado de apoyo y/o listas de chequeo, si aplica Alistamiento para entrega del equipo o sistema a intervenir Una vez programados los trabajos a realizar, el emisor debe iniciar el alistamiento requerido para la entrega del equipo o sistema a intervenir, aplicando los procedimientos operativos y los controles establecidos en las autorizaciones por procedimiento o permiso de trabajo. El emisor aplica el SAS y/o SAES, si es requerido (ECP-DHS-F158 y/o GHS-F-090). El personal del ejecutor debe iniciar el alistamiento de los materiales, equipos y herramientas requeridas para la realización del trabajo, con base en la información consignada en la planeación y programación del trabajo, los procedimientos o instructivos de trabajo existentes y los documentos adjuntos Prueba de gases El emisor o una persona avalada por Ecopetrol en el monitoreo de atmósferas según lo indicado en el instructivo ECP-DHS-I-082, realiza la prueba de gases correspondiente. Esta prueba debe realizarse con la menor antelación posible al inicio del trabajo. El emisor y el ejecutor deben definir los puntos exactos del muestreo y el tiempo de validez de la prueba, de manera que sea representativa de las condiciones reinantes y de acuerdo con las características del trabajo. Esta prueba de gas se debe documentar diligenciando la sección E del formato de permiso de trabajo. Para aquellos trabajos autorizados por procedimiento o los trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, la prueba de gas la puede realizar una persona avalada por Ecopetrol S.A. en el monitoreo de atmósferas, cumpliendo con los requisitos definidos en el Instructivo de Realización de Prueba de Gases y Calibración de Equipos Portátiles (ECP-DHS-I-082). Los resultados de la prueba de gases podrán registrarse en la sección E del formato de permiso de trabajo (GHS-F- 128) o en un formato que contenga los mismo parámetros de control de la sección E. Si los resultados de la prueba indican valores fuera de lo permitido de acuerdo al numeral 4.3 del instructivo ECP-DHS-I-082, deben tomarse las medidas y los controles necesarios para llevarlos a valores permitidos, antes de iniciar el trabajo o de revalidar el permiso de trabajo. La frecuencia de la prueba debe ser definida en el permiso de trabajo, análisis de riesgos o en el procedimiento Emisión del permiso de trabajo y actividades controladas por procedimiento El emisor y el ejecutor deben realizar la visita previa al sitio de trabajo para verificar las condiciones y asegurar el completo y adecuado diligenciamiento del formato de permiso de trabajo (GHS-F-128) y deben firmar la sección G de dicho formato. Para el caso de la emisión de los permisos de trabajo definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, el emisor podrá emitir el permiso de trabajo con una validez máxima de 7 días calendario especificando claramente el turno de trabajo del ejecutor. La gerencia de cada negocio debe definir el mecanismo de emisión o apertura para la ejecución de trabajos aprobados bajo procedimientos: Para plantas y/o estaciones, será el registro de inicio de la actividad, dejando constancia en el libro de minuta. 23/28

40 Para otras instalaciones, el aviso del ejecutor al emisor del inicio de la actividad planeada y concertada, quedará documentado así: o El ejecutor registra el nombre del emisor y hora de contacto en la orden de trabajo o de mantenimiento, o en la programación diaria. o El emisor registra en la programación semanal o en el informe de entrega de turno, el nombre del ejecutor y la hora de inicio de la actividad Validez y revalidación de los permisos Las revalidaciones implican, tanto para el emisor como para el ejecutor, un nivel de responsabilidad igual al de la emisión inicial del permiso e implica la revisión de la documentación asociada y la visita previa conjunta al sitio de trabajo para verificar las condiciones. Para revalidar el permiso de trabajo se debe contar con el paquete del permiso y sus documentos adjuntos. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, se podrá revalidar los permisos en la sede del emisor. 4.3 EJECUCIÓN Divulgación de los peligros y controles al personal ejecutor Una vez obtenido el permiso de trabajo, el ejecutor debe realizar una charla con todos los trabajadores involucrados en la ejecución del trabajo para informarles sobre lo acordado en el permiso de trabajo y sus documentos adjuntos, y debe asegurarse de que todo el grupo tenga plena claridad sobre el procedimiento y/o instructivo de trabajo a seguir, sobre los peligros a que están expuestos y sobre los controles que deben implementarse. El ejecutor relata a sus trabajadores por lo menos una lección por aprender relacionada con la actividad a desarrollar en el turno de trabajo Ubicación del permiso de trabajo El emisor une el formato diligenciado del permiso de trabajo unificado a los documentos adjuntos y en 2 paquetes, así: a. Un paquete original (emisor) b. Un paquete de copia (ejecutor) El paquete original del permiso de trabajo debe ser ubicado en un sitio exclusivo para los permisos vigentes dentro del cuarto de control o sede del emisor. Ese sitio puede ser una cartelera o un sistema de estantes con casillas muy bien identificadas, clasificándolos por unidad, planta, área, zona, equipo o de cualquier otra forma, de manera que se facilite al máximo su visualización, ubicación y consulta. El paquete original debe permanece en ese sitio mientras se ejecuta el trabajo. El paquete de copia del permiso de trabajo debe quedar en poder del ejecutor, quien lo debe proteger adecuadamente de la humedad y suciedad mediante un empaque plástico hermético y transparente. Una vez se realice la divulgación de los peligros y controles al personal ejecutor, el paquete de copias del permiso se debe ubicar en un sitio visible y cerca del lugar de trabajo, manteniéndolo allí mientras se ejecuta el trabajo. 24/28

41 Adicionalmente, en todo cuarto de control de estaciones o plantas, en la sede del emisor debe existir un dibujo tipo Plot Plan de la planta o unidad, en escala adecuada, donde se marque de una manera clara, con colores, los sitios en donde se tienen todos los trabajos autorizados por procedimiento, por permisos de trabajo unificado en caliente, frío, eléctricos o a través del libro de minuta. En las demás instalaciones se puede escoger un sistema de control diferente Verificación del cumplimiento de los controles El ejecutor y el emisor visitan e inspeccionan el sitio de trabajo para garantizar que las condiciones no hayan cambiado, que los controles establecidos se estén cumpliendo y que se esté ejecutando el trabajo de manera segura. Si en la visita se identifica nuevos peligros u omisión en los controles establecidos, el trabajo debe suspenderse. Se debe evaluar las nuevas condiciones e implementar los controles para reiniciar el trabajo. 4.4 TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS Normalización de protecciones El emisor debe verificar que se han activado o normalizado las protecciones de proceso, tales como cortes, alarmas, bloqueos y by- pass, que hayan sido suspendidas o inhabilitadas con ocasión del trabajo. Este paso incluye la verificación del retiro del aislamiento (SAS y/o SAES) si aplica, la restauración de la integridad del equipo o sistema, incluyendo la prueba de servicio antes de colocarlo en operación normal o en disponibilidad Inspección del sitio y entrega del trabajo El ejecutor debe entregar el sitio de trabajo en condiciones limpias y seguras una vez se finalice el trabajo. Antes de cerrar el permiso, el emisor visita el sitio para garantizar que no queden fuentes potenciales de incidentes y que el equipo se pueda retornar al servicio de manera segura. Se deben verificar los siguientes aspectos: Los accesorios y equipos retirados o desmontados durante el trabajo se encuentran en condiciones seguras. El área se encuentra limpia y los residuos se dispusieron de forma ambientalmente segura Cierre del permiso de trabajo y actividades controladas por procedimiento Una vez el emisor recibe de conformidad el trabajo, procede junto con el ejecutor a cerrar el formato de permiso de trabajo o el libro de minuta. En caso que el ejecutor finalice la actividad y no realice el correspondiente cierre del permiso, el emisor debe generar una falla de control a la empresa contratista o a la dependencia de la cual hacen parte los ejecutores. La gerencia de cada negocio debe definir cuál es el mecanismo de cierre o finalización para la autorización de ejecución de trabajos aprobados bajo procedimientos. 25/28

42 4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL La efectividad de la implementación y sostenibilidad de la práctica de control de trabajo, se mide a través de: 1. La aplicación de la lista de verificación manual de control de trabajo, tareas críticas y análisis de riesgos (GHS-F-127), siguiendo los lineamientos dados por la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional. 2. Resultado del nivel de madurez de la práctica de control de trabajo por medio de la evaluación Corporativa del modelo de gestión HSE. 4.6 DOCUMENTO MODELO DE LIBRO DE MINUTA ECOPETROL S.A. MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO Libro de Minuta DEPENDENCIA: HOJA No. 1 DE 200 FECHA D/M/A HORA DE HORA DE INGRESO SALIDA EMPRESA TRABAJO A REALIZAR AREA DE VISITA O EJECUCION VALORACIÓN DE RIESGOS No. PERSONAS DIVULGACION DE LOS PELIGROS DEL AREA Y LOS CONTROLES (EMISOR) ANALISIS Y COMPRENSION DE LOS PELIGROS DEL AREA Y LOS CONTROLES (EJECUTOR) NOMBRE REGISTRO O CC FIRMA NOMBRE REGISTRO O CC FIRMA 4.7 PERIODO DE TRANSICIÓN DE LOS FORMATOS EN PAPEL QUÍMICO DEL PERMISO DE TRABAJO UNIFICADO Y CERTIFICADOS DE APOYO El uso del nuevo permiso de trabajo y certificados de apoyo en papel químico dará inicio una vez se agoten la existencias de dichos formatos. 5. CONTINGENCIA No aplica. RELACIÓN DE VERSIONES Documento Anterior Versión Fecha Antiguo Código y Título Cambios 7 17/05/ /08/2012 ECP-DHS-M-001- Control de Trabajo ECP-DHS-M-001- Control de Trabajo Actualiza el Manual Permisos de Trabajo ECP- DRI-M-001 y todos los documentos y formatos publicados en P8 que contengan lineamientos diferentes a éste Manual. Entra en vigencia para todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de junio de Formato unificado de permisos de trabajo para actividades en Frío, en Caliente y Eléctrica -Deroga Formato ECP-DHS-F-153, 26/28

43 5 26/06/ /08/2011 MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO ECP-DHS-M-001- de Trabajo Control ECP-DHS-M-001- Control de Trabajo ECP-DHS-F-154. Entra en vigencia para las áreas que cumplan con el plan de implementación de acuerdo con las fechas establecidas en el memorando No Prorroga de Vigencia- Entra en vigencia para todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de Noviembre de A partir de su publicación, este documento solo se utiliza para las áreas donde se está aplicando el piloto de control de trabajo Entra en vigencia para todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de julio de /05/2010 ECP-DRI-M-001- Manual Permisos de Trabajo Actualización 2 6/08/2007 ECP-DRI-M-001- Manual Permisos de Trabajo Actualización 1 20/02/2006 ECP-DRI-M-001- Manual Permisos de Trabajo Actualización 0 1/02/2005 ECP-DRI-M-001- Manual Permisos de Trabajo Emisión del documento Documento Nuevo Versión Fecha Cambios 1 Actualización del documento cambio de código se actualiza el ECP-DHS-M- 001 y los siguientes formatos ECP-DHS-F-151, ECP-DHS-F-152, ECP-DHS- 156, ECP-DHS-F-019, ECP-DHS-F-159; cambio de códigos; aclaración de conceptos, definición de los requisitos para las actividades controladas por procedimiento y cambio de siglas por reestructuración corporativa. Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Elaboró: Diana Patricia Mahecha Bohórquez con el apoyo del Equipo nombrado para la actualización de Control de Trabajo de todas las áreas de ECOPETROL S.A. Teléfono: Buzón: diana.mahecha@ecopetrol.com.co Dependencia: Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional 27/28