Envío de pedidos vía Eyes Road GIO Classic

Transcripción

1 Envío de pedidos vía Eyes Road GIO Classic

2 Índice 0» Introducción 3 1» Configurar permisos de usuario 4 2» Configurar la conexión con el proveedor 6 3» Importación Masiva de Referencias 8 4» Encargos 12 5» Descuentos y Promociones 18 6» Pago de encargos 24 7» Realizar pedidos 28 8» Compromisos 30

3 9» Introducción Este manual tiene como fin mostrar el procedimiento para enviar pedidos a través del sistema Eyes-Road. Los pasos son los siguientes: 1. Dar permisos a usuarios para poder usar el sistema de envío Eyes-Road. 2. Configurar la conexión con el proveedor. Esta conexión se configura una sola vez. Si ya lo ha hecho, puede saltarse este paso. 3. En el caso de querer enviar los pedidos con las monturas de las lentes incluidas, deberá importar las referencias con el nuevo sistema Importación Masiva de Referencias. Mediante este método podremos importar los artículos directamente desde la base de datos de los fabricantes. 4. Realizar los encargos. Es el momento de crear el encargo con las monturas, lentes, lentes de contacto... que quiera el cliente. También podrá ver cómo realizar las Promociones de Tchin-Tchin y la financiación a través de Next Year. 5. Enviar el pedido de dichos encargos. 6. Modificar e insertar Compromisos en las ventas. 3

4 10» Configurar permisos de usuario Lo primero que debe hacer es dar permisos total a los usuarios que vayan a realizar pedidos vía Eyes- Road Menú Fichero > Usuarios > Perfiles Utilidades > Actualización de Versión GEDIS 3. En la parte inferior, clic en MODIFICAR 2 3 4

5 4. En la ventana derecha, busque Acceso a la actualización de Catálogo de Artículos vía Eyes-Road. Clic con el botón secundario del ratón y marque ACCESO TOTAL. 4 Clic botón secundario 5. GUARDAR Compras > Pedidos 7. En la lista de la derecha dar ACCESO TOTAL a Acceso a Configuración de Solicitud de Monturas en los Pedidos de Lentes. 7 Tenga en cuenta que esta operación es para que uno o varios usuarios puedan realizar los pedidos vía Eyes -Road. Una vez hecha, no deberá repetirla, ya que la configuración se guardará indefinidamente. 5

6 11» Configurar la conexión con el proveedor Este apartado es para crear la conexión con su proveedor de lentes vía Eyes-Road. Tenga en cuenta que una vez realice esta operación, no debe repetirla más veces, ya que la configuración se guarda indefinidamente. 1. Menú Compras > Pedidos a Proveedores > Informe Productos por Pedir... 6

7 2. Pestaña Conf. Pedido Automático 1) Marcar la casilla Eyes-Road 2) Introducir el código del cliente en sus casillas correspondientes Ponemos el código del cliente 3) Marcar, si procede, Posibilidad de monturas en pedidos de lentes. 4) Parámetros Conexión Internet. Son parámetros que serán facilitados por el servicio técnico de GIO. Datos proporcionados por el servicio técnico de GIO 4 5 Para poder rellenar esta ventana, deberá tener en su poder los datos de conexión dados por nuestro servicio técnico. 5) Finalmente, ACEPTAR. 7

8 12» Importación Masiva de Referencias Mediante esta opción podrá importar los artículos directamente desde la base de datos de los fabricantes, de forma que se ahorrará el proceso de creación de artículos, además de poder utilizar la códificación unificada del fabricante. Existen dos métodos para hacerlo: Importar una lista de referencias creada por nosotros según nuestras necesidades; o importar la lista completa de artículos de un fabricante. Método 1. Importar lista de referencias personalizada 1) Menú Almacén > Artículos > Importación Masiva de Referencias ) Clic en el botón de la categoría. Clic en el botón de la categoría que quiera seleccionar (monturas, sol, lentes...) 3) Por orden, marcar cada campo en los desplegables Vaya desde el punto (1. Fabricante ) en adelante, marcando los diferentes campos que servirán de filtro. 2 3 Para facilitar el uso de esta aplicación, cuando haya seleccionado un modelo en el tercer desplegable (3. Modelo), podrá ver que aparece la lista de artículos de manera automática en la parte inferior. 4 4) Botón filtrar Artículos Una vez haya terminado de rellenar los desplegables que considere oportunos, clic en el botón Filtrar para ver los resultados en la parte inferior. 8

9 5) Seleccionar artículos de la lista En la parte inferior de la ventana, seleccione los artículos que le interesen mediante el Checkbox de cada fila o selecciónelos todos con el Checkbox superior. 6) Guardar Selección Una vez los haya seleccionado, clic en el botón GUARDAR SELECCIÓN para enviarlos a la lista final. Veremos una ventana modal que informa que se han guardado correctamente. En este momento, podrá seguir seleccionando artículos de otras categorías (gafas de sol, lentes de contacto...) pulsando el botón de la categoría correspondiente y siguiendo los mismos pasos que ha hecho hasta ahora Si tenemos una lista muy amplia, podemos filtrar cada columna mediante estos campos de texto. 7) Ver artículos seleccionados Una vez termine de guardar las listas de artículos, clic en VER ARTÍCULOS SELECCIONADOS. 8) Revisar lista de artículos seleccionados. En esta lista podrá revisar los artículos, pudiendo eliminarlos mediante el Checkbox izquierdo. Si faltara alguno, clic en VOLVER y comience el proceso de filtrado y selección que ha visto hasta ahora. 9) Seleccionar proveedor en la lista derecha 8 9 Esto sirve para indicar qué proveedores que tenga en su base de datos pueda suministrarle los artículos de los distintos fabricantes. Por ejemplo AA los puede suministrar AA, HOYA o Indo. 10) CLIC en IMPORTAR 11) Asigne el descuento+aceptar Añada los descuentos a los proveedores. CLIC en ACEPTAR y habrá completado la importación masiva

10 Método 2: Importar TODAS las referencias Si quiere importar todas las referencias de nuestro fabricante sin tener que filtrar por modelo, estilo, etc... lo podrá hacer de la siguiente manera: 1 1) Menú Almácen > Artículos > Importación masiva de referencias... 2) Seleccionamos la categoría. 3) Seleccionamos al Fabricante. 4) Botón Seleccionar Todo. Este botón es el que creará una lista con TODAS las referencias, sin distinciones de ningún tipo ) Finalmente, una ventana emergente indicará que las referencias se han guardado correctamente. Clic en CONTINUAR 5 10

11 6) Vista de los artículos seleccionados. A continuación, verá la lista con una nueva fila llamada SELECCIÓN COMPLETA, la cual me indica la cantidad y el nombre del fabricante de las referencias que se han guardado. 7) Marcar el proveedor en la lista derecha ) Clic en Importar. 8 Si quiere añadir más artículos en esta ventana, Clic en VOLVER y comience todo el proceso de filtrado > selección > Guardar selección que ha hecho hasta ahora. 9) Asigne el descuento+aceptar Añada los descuentos a los proveedores. CLIC en ACEPTAR y habrá completado la importación masiva

12 13» Encargos Es importante recordar que si desea realizar pedidos incluyendo las monturas de las lentes, deberá importar los artículos del fabricante mediante la opción Importación Masiva de Referencias (paso 3 de este manual) En este apartado verá cómo realizar encargos. Los tres pasos principales de un encargo son: - Añadir las monturas y accesorios necesarios para el pedido. - Añadir las lentes para esas monturas. - Añadir suplementos a las lentes. - Añadir promociones (apartado 5. Promociones de este manual) 1. Icono Paciente 1 2. Buscar al cliente Escriba su primer apellido y pulse INTRO. El cursor pasa a la casilla del segundo apellido y finalmente al nombre. En la lista inferior aparecerá el listado de clientes que coinciden con la búsqueda. Clic sobre el cliente buscado para seleccionarlo. 2 Pulse INTRO para pasar al siguiente campo de búsqueda Clic sobre el cliente que esté buscando 12

13 3. Pestaña Encargos Aquí aparecerán los encargos pendientes del cliente que todavía no se han enviado. En este ejemplo, el cliente no ha realizado ningún encargo hasta ahora Clic en NUEVO (F5) 4 5. Número de Talón Introduzca el número para la orden de trabajo (número de talón) si tuviera este dato Pulse F4 para abrir el cuadro de búsqueda Hay dos maneras de introducir artículos: 1) Con el lector de código de barras. Sitúe el cursor en la primera casilla de la fila y pase el lector: el código del producto aparecerá automáticamente junto al resto de datos. 6 Puede introducir el código con el lector de código de barras o pulsando F4 para abrir el cuadro de búsqueda 2) Pulsando F4. Se abrirá la ventana que veremos a continuación en el paso 7. 13

14 7. Pulse: 1) F12 para que la búsqueda CONTENGA parte del texto a buscar 2) F11 para que el resultado empiece por la cadena de texto que escriba Escriba el texto a buscar (descripción, código...) Por ejemplo, si pulsamos F11 y en la casilla Código Artículo ponemos la letra M seguido de INTRO, aparecerán todas las monturas, pues el código de las mismas empiezan todas por M. 9 8 Se introdujo una marca para buscar todas las monturas de ese tipo 9. Doble CLIC en el artículo elegido También puede hacerlo haciendo Clic en el botón Aceptar 10. Vuelta a la pestaña Encargos. Introducir unidades. El cursor se coloca automáticamente en la columna Unidades para introducir las unidades que se van a encargar. Teclee la cantidad y pulse INTRO para ir cambiando de columna e introduzca los datos oportunos. Cuando llegue a la última columna, se creará una fila nueva en blanco. 10 Código: código del producto que lo identifica. Detalle: nombre del producto Unidades: nº de elementos que se van a encargar Descuento: dto. por artículo Precio Unitario: precio por artículo Total: el total de la línea (unidades por el precio menos el descuento más el impuesto) Ojo: puede ser Derecho o Izquierdo o dejarlo vacío Visión: puede ser Cerca, Lejos, Bifocal, Multifocal o vacío. Estado: Puede ser Pendiente de Stock, Pendiente de Taller, Taller y Listo Altura Pupilar: solo en el caso de lentes multifocales o bifocales progresivos Unidades devueltas: nº de unidades devueltas por el cliente o anuladas. 14

15 11. CTRL+T para insertar las lentes Una vez tengamos la montura, pulsamos CTRL+T en la siguiente fila para acceder a las lentes de los proveedores. 12. En la ventana, elegimos el proveedor y ACEPTAR Vamos eligiendo las características (CLIC+INTRO) 13 Veremos una serie de ventanas que irán preguntando características (tipo, material, gama, diámetro) hasta llegar al listado disponible de lentes. 15

16 14. Quiere suplementos? Sí. Elijo alguno de los tres tipos El sistema le pregunta si quiere añadir suplementos a esa lente. En caso afirmativo, elija el suplemento adecuado. Depende de la lente, verá que algún suplemento está vacío. En este caso, Clic en CANCELAR para continuar con el proceso Botón Añadir Suplemento Clic en el botón para que los suplementos se añadan al encargo y sumen la cantidad de dinero correspondiente. Es posible que aparezca una ventana pidiendo datos adicionales para el suplemento Clic en ACEPTAR 16 16

17 17. Desea el otro ojo? Sí. Aceptamos Aparecerá la otra lente automáticamente. Botón ACEPTAR RESUMEN encargo. GUARDAR(F7). Ya hemos terminado de realizar el encargo. El siguiente paso será realizar el pago a cuenta o el abono total del encargo. 19 Es en este punto donde debemos añadir alguna promoción, como el segundo par de gafas a 1 de Tchin Tchin. Para ello, vaya al apartado 5. Promociones de este manual. 17

18 14» Descuentos y Promociones Ha buscado una serie de artículos para hacer el encargo, pero es posible que quiera aplicarle algún descuento o añadir una promoción (p.ej. Tchin-Tchin). Para ello, deberá añadirlas justo antes de realizar el pedido, e incluso antes de realizar el Pago (ya sea un pago total o un pago parcial). Vamos a ver los diferentes tipos de promociones que puede aplicar a sus artículos. En este punto, tenemos la lista de artículos que vamos a encargar. Vamos a aplicarle un descuento a la montura. 1. Ventana encargos del paciente > F4 en la columna Dto. Recuerde que para poder cambiar el encargo, previamente debe hacer clic en MODIFICAR (F6). 1 Clic F4 en esta casilla para ver los descuentos aplicables Nos situamos en la columna Dto. y pulsamos F4 para añadir un descuento. Se abre la ventana para elegir la bonificación aplicable a ese artículo. 2. Marcamos el descuento 3. Clic en la flecha con dirección derecha > De esta manera, el descuento pasa al listado derecho. En este paso, según el descuento elegido, puede aparecer una ventana pidiendo datos adicionales 3 4. Clic en Aceptar. 2 Vemos el descuento elegido en la lista con sus datos. 4 18

19 Promoción Tchin Tchin CON tarjeta Va a realizar una promoción del segundo par de gafas a 1 con Tchin- Tchin entregando la tarjeta asociada al cliente. Ha terminado de buscar las referencias para el primer artículo (en este caso, una montura y su par de lentes). Ahora hará lo siguiente: 1. Cambiar tipo de venta a 2ª GAFA PADRINO En una nueva fila > Pulsar F Asignar tarjeta? > Sí Si va a darle una tarjeta Tchin-Tchin al cliente, ACEPTAR e introduzca el código de 12 dígitos de cada tarjeta Clic icono WEB TT Clic en el botón WEB TT y acceda a la web de Tchin-Tchin 2ª Generación. 4 19

20 Identifíquese con su usuario y contraseña y verá una ventana divida en pestañas que mostrará los datos personales que ha introducido en GIO y los detalles de la venta asociada a la/ las tarjetas Tras verificar que todo es correcto pinche en el botón GUARDAR En este punto, ya ha asociado la tarjeta TCHIN- TCHIN a un encargo y se la ha entregado al cliente. Lo próximo que deberá hacer es esperar a que vuelva dicho cliente con la tarjeta para hacer el encargo del segundo par de gafas (ahijado). Para ello, siga los siguientes pasos: 1. Nuevo Encargo > F9 en la primera línea 2. Introduzca la numeración de la tarjeta > ACEPTAR 3. Realize el encargo del nuevo par de gafas como ha visto hasta ahora Finalmente, guarde el encargo. 20

21 Promoción Tchin- Tchin SIN tarjeta Ahora va a realizar el encargo de la promoción Tchin-Tchin SIN entregar una tarjeta al cliente. Este caso se da cuando el cliente se acoge a la promoción y quiere realizar el encargo de su segundo par de gafas a 1 en el mismo día. Está en la ventana Encargo del paciente. Haga lo siguiente: 1. Cambiar tipo de venta a 2ª GAFA PADRINO. 2. Nueva fila > Pulsar F Asignar tarjeta? > NO 3 21

22 4. Ventana Suplementos de Lente en Promoción Aparece esta ventana por si quiero añadirle un suplemento al segundo par de lentes que voy a añadir posteriormente Marco el suplemento y Clic en la flecha Derecha > El suplemento elegido pasa de la ventana izquierda a la derecha, con el coste que se verá reflejado en el encargo. 6. CLIC Aceptar 6 Verá en la ventana principal de encargos un mensaje que me indica que se aplicará el suplemento ANTIRRAYADO al 2º par de lentes. 22

23 7. Realizar encargo A partir de ahora, realizará un encargo de, por ejemplo, monturas y sus respectivas lentes tal y como hemos visto en el apartado 4 de este manual. En la imagen siguiente verá un ejemplo de un encargo completo, con un equipamiento para gafas graduadas en las tres primeras filas y un segundo par de gafas en las tres siguientes. 8. Finalmente, GUARDAR encargo. Ya ha realizado el encargo. Lo siguiente será realizar el pago (6. Pago de encargos) y para terminar, realizar el pedido a los proveedores. (7. Realizar pedidos) fíjese que la montura cuesta 1 gracias a la promoción, pero las lentes cuestas 15 cada una. Esto es porque el suplemento ANTIRRAYADO tiene un coste total de 30, el cual se reparte entre el nuevo par de lentes. 23

24 15» Pago de encargos Una vez finalizado el encargo, procederá a realizar el pago. 1. Ir a Icono Paciente > Buscar paciente > Pestaña encargos... Partimos del mismo encargo que hizo en el apartado 4 de este manual. 2. Clic en Botón PAGO ENCARGO Vamos a FORMA DE PAGO Elegimos la forma de pago. Por ejemplo, tarjeta VISA Rellenamos la casilla ENTREGA + INTRO Este campos se refiere al dinero que el cliente va a entregar. Puede ser el total o un dinero a cuenta. Recuerde siempre pulsar INTRO para que la cantidad se actualice. 24

25 5. RESUMEN PAGO Si el cliente ha entregado un dinero a cuenta, veremos la diferencia de lo que queda por pagar. 6. Histórico de pagos En este listado veremos el histórico de pagos que ha hecho ese cliente. Cuando el importe FALTA PAGO esté a CERO, podremos hacer CLIC en el botón RETIRAR el encargo y dárselo al cliente Clic en ACEPTAR RESUMEN DE ENCARGO con pago Vemos un resumen del encargo con el TOTAL y el PENDIENTE. Ya hemos realizado un encargo básico. El siguiente paso será realizar el PEDIDO de dicho encargo (apartado 7. Realizar Pedidos). 8 25

26 Pago de encargo NEXT YEAR Antes de realizar una financiación con este método, debe asegurarse que los datos de acceso al Banco Pastor están correctos. 1. Ir a Menú Utilidad > Cambiar contraseña BP 2. Introducir el usuario y contraseña Introduzca el usuario. Si es la primera vez que accede a esta ventana, deje vacía la casilla Contraseña anterior y vaya a Nueva Contraseña (y confirmar nueva contraseña posteriormente). 2 ACEPTAR para terminar de configurar el acceso. Recuerde que solo deberá configurar el acceso una vez. Para sesiones posteriores el usuario y la contraseña permanecerán guardados en su equipo. 3. En la ventana de Pago de Encargo > icono Solicitar Financiación Vaya a la ficha de su paciente, pestaña de encargo y acceda al Pago Encargo mediante el botón. Verá el icono Solicitar Financiación en la parte baja. 3 26

27 4. Rellenar el formulario Nos aparecerá una ventana con un formulario dividido en pestañas que tendrá que rellenar con los datos del paciente. El formulario le indicará qué campos son obligatorios, mostrará mensajes de error y su causa para facilitar el proceso. Hasta que no se completen todos los campos obligatorios no podrá seguir con el encargo. 5. Finalizar el proceso Una vez le demos al botón Enviar Solicitud al final del formulario, recibirá la respuesta automáticamente, pudiendo realizar el pedido del encargo que acaba de financiar. 6. Para consultar las financiaciones realizadas, irá a Menú Caja > Listado de Financiaciones En esta ventana podremos listar las solicitudes enviadas en un período. Además podremos confirmar la aceptación (introducir el pago en la venta) e imprimirla. En caso de pulsar sobre el botón Aceptar Solicitud, GIO introducirá un cobro por la cantidad financiada en el día en curso. Cuando la primera columna, Cobrada, está marcada significa que ya se ha introducido el cobro de la financiación en la venta. 27

28 16» Realizar pedidos Ya ha realizado el encargo de su cliente. El siguiente paso es enviar el pedido. 1. Menú Compra > Pedidos a Proveedores > Informe Productos por Pedir 1 2. Pestaña Lentes solicitadas Proveedor 3. Elegir la pestaña de mi proveedor Botón Aplicar Filtros Una vez aplique el filtro, verá un listado de todos los artículos de ese proveedor. De las columnas que puede ver, cabe destacar las siguientes: - Estado: se podrá visualizar el estado en el que se encuentran los pedidos. Esta columna guarda relación directa con la interacción con el proveedor,. Indica la fase del proceso en la que se encuentra el pedido una vez está en manos de este. 4 - Situación: se podrá visualizar el punto dentro del proceso de solicitud de la lente desde el momento de la venta hasta la recepción de las lentes asociadas a la venta a nivel interno. Podemos encontrar un pedido en varias situaciones, por ejemplo PDTE DE PEDIR MANUAL, que indica que hemos de pedirlo externamente al programa, PDTE DE PEDIR, que hemos de pinchar en el botón pedido para pedirlo a través del programa, o PEDIDO, que quiere decir que ya hemos hecho esto último. - Tipo: el tipo de envío que haremos del programa, MANUAL, por ejemplo, indicaría que tenemos que pedir las lentes por medios externos al programa. 28

29 5. Marcar el estado que queremos ver Supongamos que quiere ver los Pendientes de pedir porque son lo que acaba de activar en el encargo. 5 Para ello, marque la casilla correspondiente en Estado. 6. Volvemos a Filtrar Aplique el filtro y esta vez, verá únicamente los artículos pendientes de pedir Pedidos fuera del programa. Si quiere que un encargo se realice fuera del programa, Clic con el botón derecho y marque Taller para que el pedido no se envíe a través del programa. 8. Para terminar, clic en PEDIDO. Una vez esté seguros de lo que se va a pedir, clic en el botón PEDIDO y se realizará automáticamente. 8 7 Si alguno de los artículos se han pedido manualmente, puede hacer Clic con el botón secundario del ratón y marcar Taller para que dicho artículo no sea enviado en este pedido. NOTA: En caso de que el producto este temporalmente fuera de stock se informará al usuario de la situación y se le permitirá continuar con el proceso de pedido o bien anular el mismo. En el caso que decida anularlo, deberá realizar, primero, el encargo completo con otro proveedor que tengas todos los artículos que necesite, para terminar repitiendo el proceso de Pedido que ha aprendido. 29

30 17» Compromisos Un compromiso es un tipo de garantía que asigna Alain Afflelou a sus ventas. Por ejemplo, podría existir el compromiso de un seguro que cubre el 50% por la rotura de los cristales en los dos primeros años. El proceso es el siguiente: el cliente va a la tienda y explica su problema (rotura cristal, defecto en la montura...) y se realizará un nuevo encargo en base a ese compromiso. 1. Buscamos al paciente y vamos a la pestaña Encargos. 2. Pulsamos CTRL+F10 Aparece la ventana Elija una Garantía Pulsamos F4 en la casilla Venta para buscar el encargo Seleccionamos el encargo y ACEPTAR. 3 Pulsamos F4 en esta casilla para buscar el encargo que queremos asociar a este compromiso 30

31 4. Desplegable Garantía y elegimos el compromiso 4 5. ACEPTAR 5 6. Ventana encargos y realizamos el nuevo encargo en base a ese compromiso Se abre una ventana vacía para realizar un nuevo encargo. Vea esa banda roja que me indica a qué venta corresponde este nuevo compromiso. Tenga en cuenta que el compromiso está asociado a un tipo de artículo concreto (lentes, monturas, sol...) asíque deberá crear un nuevo encargo de ese tipo. En caso contrario, el descuento o bonificación no se aplicará. 6 31

32 Cómo modificar o crear un compromiso Para acceder a la lista de compromisos creados, siga los siguientes pasos: 1. Menú Fichero > Pacientes > Configurar compromisos 1 2. Ventana compromisos Verá un listado de los compromisos creados. En la parte baja, verá los botones de INSERTAR y MODIFICAR los compromisos. 32

33 3. Desplegables de la ventana. Tiene los siguientes: 1) Nombre del compromiso 2) Inactivo. Si lo marca, creará el compromiso pero estará inoperativo 3) Tipo Artículo. El tipo de artículo a los que se le aplicará la garantía. 4) Tipo bonificación. Puede ser: % Dto: porcentaje de descuento en el artículo elegido Precio Fijo: bonificación fija en la garantía Importe Dto.: un importe fijo para el descuento que se aplique. Variable: puedo modificar el valor del compromiso. 5) Valor. El valor del compromiso que le quiera asignar