Manual Cita previa en e-siap

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1 Tabla de contenido Características principales del módulo... 2 Funcionalidades... 2 GESTION DE PACIENTES... 3 Paciente nuevo:... 5 Facultativos... 6 Otros NHC... 6 HISTÓRICO CITAS:... 7 ASIGNACIÓN DE CITA... 7 Multicita... 9 Añadir Buscar hueco LISTADOS PLANNING ULTIMA CITA TSI PENDIENTES MENÚ USUARIO Manual de Gestión de Agendas e-siap 1

2 Características principales del módulo Dentro de la aplicación e-siap, encontramos el módulo de CITA PREVIA. Los objetivos de este módulo son: o Permitir la gestión de las citas de los pacientes en las agendas previamente programadas. o Permitir la creación y mantenimiento de los datos administrativos del paciente. A través de esta aplicación se confeccionan los listados de pacientes de los distintos profesionales del centro. El paciente pide la cita tanto personalmente como por teléfono y se le identifica por el Número de Historia Clínica (NHC), el Número de la Seguridad Social (NASS), el DNI, el Código de Identificación Personal (CIP), o los Apellidos y Nombre. Cada Paciente tiene asignado un médico de cabecera, con lo que solamente se debe indicar el tipo de visita y la fecha deseada, y el programa informará del primer número (hueco) libre. Una vez seleccionado el hueco, se podrá aceptar e imprimir un ticket, o se entrará en la agenda del profesional para buscar otra hora y/o fecha que el paciente desee. Además sin dejar este módulo, se puede crear una nueva historia clínica (dar de alta a un nuevo paciente). Funcionalidades El módulo de Cita Previa de la aplicación e-siap está compuesto por varias pantallas funcionales, que se presentan al usuario como opciones del menú principal: Figura 1. Menú Principal de Cita Previa Archivo: la función de esta opción es permitir cerrar la aplicación y volver al escritorio de Windows. Paciente: este submenú permite dar de alta a un paciente, borrar, modificar los datos de un paciente que ya se encuentre en la base de datos, enviar un mensaje y mostrar un aviso en la ficha de un paciente determinado, siempre que se busque a éste desde el buscador. Listados: esta opción se va a usar para imprimir o visualizar por pantalla los listados de citas de los profesionales con agenda del centro. Usuario: este submenú permite bloquear una sesión de acceso a la aplicación. Ayuda: esta opción nos permite acceder a ficheros de ayuda sobre la aplicación. Manual de Gestión de Agendas e-siap 2

3 GESTION DE PACIENTES Desde el menú Paciente, se realizará el mantenimiento de los datos de la ficha administrativa de cada paciente. Figura 2. Menú Paciente de Cita Previa El menú de pacientes tiene las siguientes opciones: - Nuevo: Permite dar de alta a un paciente que no se encuentre en la base de datos. - Editar: Modificación de los datos de un paciente actual (previamente buscado). - Aviso: Creamos un aviso para en el paciente. Este aviso saldrá en pendientes. - Fusionar: Si hay dos pacientes duplicados los fusionamos. - Borrar: Borrar al paciente. - Histórico Citas: Detalle histórico de las citas. - Último paciente ctrl.+f5: Recupera la última búsqueda realizada. - Lectura Tarjeta F5: Permite buscar al paciente, pasando la tarjeta sanitaria. Para buscar un paciente se deben seguir los siguientes pasos: Lo primero que se debe conocer es algún dato identificativo de éste, ya sea su NHC, NASS, APELLIDOS, NOMBRE, DNI, CIP o TELEFONO. Para realizar la identificación del paciente bastará con un sólo dato. Figura 3. Campos de búsqueda de Cita Previa Manual de Gestión de Agendas e-siap 3

4 Si se conoce el Número de Historia del Paciente (NHC), se inserta ese campo y se pulsa la tecla Intro o el botón Buscar, así se visualizarán todos los datos del paciente en la pantalla principal. Otra forma de identificar a un paciente es a través de su Número de Seguridad Social (NASS). Si se conoce el número integro (código provincial, número y dígitos de control), al rellenar la casilla correspondiente se visualizarán todos los datos del paciente. En caso de introducir el número de forma incompleta, nos mostrará la pantalla de ayuda con los pacientes cuyo NASS más se acerque al nº introducido, permitiendo realizar una búsqueda con ayuda de los cursores. También se puede buscar a un paciente a través de su DNI. Si se conoce el número y letra del DNI, al rellenar la casilla se visualizarán todos los datos del paciente. En caso de que poner el número de forma incompleta, nos mostrará la pantalla de ayuda con los pacientes cuyo DNI más se acerque al nº introducido, permitiendo realizar una búsqueda con ayuda de los cursores. Cuando se rellene el campo Nombre y Apellidos completamente se visualizarán automáticamente los datos del paciente en la pantalla principal. También se puede especificar un sólo campo, primer apellido o segundo apellido y se mostrará la pantalla de ayuda con los pacientes cuyo nombre más se asemeja al indicado. Por ejemplo, si se escribe como único dato el primer apellido López, aparecerá la lista de todos los pacientes cuyo primer apellido sea López. De esta forma, se podrá mover por la pantalla hasta localizar al paciente y seleccionarlo con el ratón. Después de introducir el valor de uno o varios de estos campos y pulsar el botón Buscar o la tecla Intro, aparecen directamente los datos del paciente en el buscador si sólo existe uno que cumple los criterios de búsqueda que se han indicado, o bien aparece una lista con todos los pacientes que los cumplen. Pulsando sobre el paciente que se busca sobre la lista, se cargarán los datos para poder continuar el proceso de cita. En el caso de que este paciente no esté en la base de datos, se muestra la siguiente pantalla: Figura 5. Pantalla de paciente no encontrado. Manual de Gestión de Agendas e-siap 4

5 Paciente nuevo Para proceder a dar un alta administrativa se selecciona de la barra de menú la opción de Paciente y a continuación Nuevo. La pantalla de datos administrativos del paciente que se debe rellenar es la siguiente: Figura 6. Pantalla de datos administrativos. Esta pantalla se divide en cuatro partes: datos de identificación, datos de acreditación, datos de localización y datos de asignación. Los campos que se deben cumplimentar dentro de esta pantalla son los siguientes: NHC: se rellena el número de historia clínica del paciente o bien se calcula mediante una regla predeterminada, dependiendo de la zona. NASS: número de la Seguridad Social Paciente: al cumplimentar este campo se debe tener en cuenta el orden de inserción (primer apellido, segundo apellido, nombre) para que la base de datos mantenga un orden y así facilitar la tarea de búsqueda. Manual de Gestión de Agendas e-siap 5

6 Régimen de la S.S. Etc. En algunos de estos campos aparecen ventanas de ayuda para seleccionar la opción necesaria en cada momento. En la parte derecha de la ventana aparecen algunos botones cuyo manejo se comentará a continuación: Facultativos Con este botón se asigna más de un profesional al paciente. Figura 7. Pantalla Asignación de Facultativos La fecha de asignación coincidirá con la fecha en la que se asignó dicho médico a ese paciente. En el caso de la fecha de Baja, se actualizará en el momento en el que deje de ser activo el médico para ese paciente (por ejemplo: si el paciente ha elegido a otro médico). Otros NHC Aquí se almacena otros NHC que pudiera tener el paciente en otros centros de salud u hospitales. Una vez que cumplimentados todos estos datos al pulsar sobre el botón Aceptar nos graba toda la información que ha sido cumplimentada y nos traslada todos los datos a la pantalla principal para poder seguir con el proceso de cita. Manual de Gestión de Agendas e-siap 6

7 HISTÓRICO CITAS: Esta opción muestra el detalle del histórico de las citas del paciente. Hay tres colores para diferenciar las citas: Citados, Visitados y No Presentados. Figura 8. Pantalla de históricos citas ASIGNACIÓN DE CITA Una vez identificado al paciente, se mostrarán sus datos en la pantalla principal de citación. Figura 9. Pantalla Principal de Cita Previa En el campo Categoría aparece por defecto Médico, en caso necesario (Consulta de enfermería, etc.) se puede seleccionar cualquier otra categoría. Al visualizar los datos del paciente se selecciona en el campo Profesional el facultativo al que está asignado este usuario. Si al paciente se le va a citar para otro Manual de Gestión de Agendas e-siap 7

8 facultativo bastará con seleccionar en esta pantalla el nuevo profesional. Es importante prestar atención al mensaje que aparece cuando cambiamos el nombre del facultativo. Tras seleccionar el profesional se debe elegir la condición (Tipo de Visita) de la agenda para la que se va a citar (CONCERTADA., DEMANDA, ADMINISTRATIVA, etc). Una vez marcada la condición, aparece la agenda del primer día con huecos libres. Si el paciente quiere la cita para ese día simplemente se selecciona la hora deseada y se pulsa sobre aceptar. Si la cita va a ser para otro día bastará con pulsar dentro del calendario el día deseado y mostrará la agenda de ese día en concreto, luego se procederá a seleccionar la hora como en el caso anterior. Al aceptar la cita, la pantalla queda limpia y preparada para poder seguir dando citas. Al pulsar la opción Mantener al paciente, permite dar cita para el mismo paciente y otro profesional, sin necesidad de volverlo a buscar. Otras funcionalidades que se encuentran en la pantalla de citas son las siguientes: Pendiente Esta opción permite que la aplicación nos muestre las citas y actuaciones pendientes que tiene un paciente en concreto. Perfiles Esta opción permite citar los perfiles con dos o más profesionales. Se elige un perfil, definido previamente en el módulo de agendas. En la parte superior, nos aparecerá el perfil con el intervalo de la cita. En la parte inferior, muestra dos o más profesionales, las horas y el tipo de visita. Manual de Gestión de Agendas e-siap 8

9 Figura 10. Pantalla Perfiles de agenda Para modificar los campos de la fecha y las horas, simplemente con los botones. Multicita Este botón tiene la funcionalidad de poder emitir multicitas: una vez que tenemos a un paciente identificado, podemos pedirle que nos dé una cita cada "X" días y que sean un total de "Y" citas. En el caso de una mujer embarazada, por ejemplo, podríamos solicitar una cita cada 30 días y que sean un total de nueve citas. Manual de Gestión de Agendas e-siap 9

10 e-s Figura 11. Pantalla Multicita También nos permite dar una cita múltiple y que a su vez nos mantenga al usuario en pantalla, por si deseamos darle otra cita para otra agenda distinta sin que se nos pierda ningún dato personal, pulsando el check Mantener al Paciente. Añadir Seleccionamos la opción Añadir para crear más huecos o números en la agenda de un facultativo. En esta pantalla especificaremos la hora a la que deseamos añadir el hueco y la duración en huecos de la cita. La opción Añadir es dependiente de la programación que se realizó en Ficheros Maestros. Para poder utilizarla hay que marcar la opción de Forzar Agenda e indicar el número de huecos que se van a permitir forzar por cada tipo de visita. Figura 12. Pantalla Añadir Huecos Manual de Gestión de Agendas e-siap 10

11 Desde Cita Previa la aplicación permite añadir citas por cualquier personal administrativo. Opcionalmente, puede permitirse aumentar citas únicamente a personas que conozcan una clave específica para ello. Buscar hueco Esta opción permite que la aplicación nos muestre el primer hueco que se encuentre libre en toda la agenda. Si cambiamos la Fecha Cita nos buscará el primer hueco que tenga ese día. Anular Permite anular o borrar una cita en la agenda en la que nos encontramos. Para ello, debemos tener seleccionado el registro que queremos anular antes de pulsar la opción. Notas Debajo del calendario aparece un espacio donde podremos insertar una anotación reducida. Esta nota podrá visualizarla el médico en el momento de abrir su agenda. Manual de Gestión de Agendas e-siap 11

12 LISTADOS LISTADOS DE AGENDAS. Figura 13. Menú Listados Dentro de esta opción al seleccionar Agendas se pueden visualizar el listado de agenda del profesional que seleccionemos, de un día determinado por la pantalla o bien imprimirlos por la impresora. La columna de la izquierda (Lista de profesionales) nos ofrece todos los profesionales existentes en el Centro. Si queremos seleccionar uno o más basta hacer un doble-click y el profesional pasará a la otra columna. Para solicitar el listado de una agenda se debe especificar la fecha y nombre del facultativo propietario de la agenda. Una vez seleccionados estos datos, se debe decidir entre la salida por impresora o por pantalla, para ello basta con marcar con el ratón la opción deseada. Podemos sacar los listados con diferentes formatos de impresión, por ejemplo listado de pacientes con hora, tipo de visita, nhc y nombre o listado de pacientes con dirección y teléfono. Manual de Gestión de Agendas e-siap 12

13 La pantalla que nos aparece es la siguiente: Añadir todos Quitar todos Figura 14. Pantalla Listados Pulsando en cada profesional se moverán a la columna Profesionales seleccionados. También podemos utilizar los botones >> para mover a la lista de profesionales seleccionados o << para eliminarlos de esta lista. Si no seleccionamos ninguno y pulsamos al botón >> se pasarán todos los profesionales de la columna Lista de profesionales a la columna Profesionales seleccionados. Del mismo modo, si pulsamos sobre el botón << se eliminarán todos los profesionales de la lista de profesionales seleccionados. Podemos filtrar por grupo de trabajo. NHC. El listado estará comprendido entre dos fechas y se puede ordenar por horas o por Los diferentes tipos de listados: se eligen en el formato de impresión, de TIPO 1 a TIPO 15. Las opciones: Mostrar Huecos Bloqueados, muestra las citas y todos los huecos bloqueados. Mostrar Solo Huecos Ocupados sólo muestra las citas de la agenda. La opción Ver tiene tres modalidades: Agenda completa, nos mostrará un listado completo de la agenda. Agenda Parcial, nos mostrará un listado con el intervalo de horas y Manual de Gestión de Agendas e-siap 13

14 el tipo de visita que queramos. Hora Aviso Cita nos mostrará un listado de las citas con la hora de emisión dentro de ese intervalo. En este listado de citas, aparecen los pacientes citados en el día seleccionado ordenados por hora de visita, nº de orden de la misma, nombre apellidos y NHC (Número de Historia Clínica del paciente). El listado que aparece es el siguiente: Figura 15. Listado de una agenda FALTA EXPLICAR EL GRUPO: si se han creado grupos en el módulo de Agendas se podrán seleccionar e imprimir de forma rápida. Manual de Gestión de Agendas e-siap 14

15 PLANNING Con la opción del Planning podemos visualizar toda la planificación de la agenda del profesional. Tipo de visita Hora inicio y fin Numero y duración de las visitas: 1 cada 5 min Figura 16. Pantalla planning En el listado podemos observar; Hora inicio del tipo de visita y su hora fin. El Número de visitas y su Duración en minutos, por ejemplo: 1 cita cada 5 min. Los términos Excluir y Reservar sirven para excluir o reservar determinados intervalos de horas. El calendario sirve para saber que días de la semana tiene programado para cada tipo de visita. Manual de Gestión de Agendas e-siap 15

16 ULTIMA CITA Con la opción de la Ultima cita Ctrl.+F10, se puede acceder de forma fácil a la ultima cita dada por nosotros, con el nombre del paciente, el día, la hora de la cita, el centro, categoría y médico. Figura 17. Pantalla para recuperar Cita TAREAS PENDIENTES Con la opción Tareas Pendientes, se puede acceder a la pantalla donde nos aparecen las tareas pendientes del profesional, que se han creado en el módulo de CONSULTA o HISTORIA CLÍNICA, desde la barra de herramientas Escritorio y dentro de esta, en el Programador de tareas. TSI PENDIENTES Con la opción TSI Pendientes, se puede acceder a la pantalla donde nos aparecen las solicitudes de TSI Pendientes. Es decir, nos aparece el listado de las TSI pendientes que se han solicitado desde CIVITAS. Manual de Gestión de Agendas e-siap 16

17 MENÚ USUARIO Accediendo a la opción de menú Usuario aparecen 2 opciones: Bloqueo: Esta opción es un mecanismo de seguridad que permite bloquear la sesión de e- SIAP, obligando a introducir un usuario y contraseña válidos para poder seguir utilizando la aplicación. Figura 18. Ventana de bloqueo Manual de Gestión de Agendas e-siap 17