ALQUILER DE ARTÍCULOS

Transcripción

1 Eurowin 8.0 SQL Manual del módulo ALQUILER DE ARTÍCULOS

2 Documento: me_alquilerdearticulos Edición: 02 Nombre: Manual del módulo Alquiler de Artículos Fecha: Fecha del contenido: Octubre de 2005

3 Tabla de contenidos 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO A QUÉ TIPO DE EMPRESAS VA DIRIGIDO REQUISITOS Y COMPATIBILIDADES PUESTA EN MARCHA DEL MÓDULO ALQUILER DE ARTÍCULOS MANTENIMIENTO DE ARTÍCULOS CONFIGURACIÓN FUNCIONALIDAD DE EUROWIN ALQUILER DE ARTÍCULOS ALQUILER DE ARTÍCULOS IMPRESIÓN DEL ALQUILER MATERIAL ALQUILADO DISPONIBILIDAD MATERIAL LISTADO DE DISPONIBILIDAD POR FECHA LISTADO DE RESERVAS (ALQUILERES) PRESUPUESTO DE VENTA

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1. OBJETIVO El módulo Alquiler de artículos de Eurowin 8.0 SQL Estándar permite controlar los artículos que se alquilan con la funcionalidad especial de reservas, fechas de entrega y recogida, final de servicio, transporte, devolución, limpieza y facturación de unidades no devueltas A QUÉ TIPO DE EMPRESAS VA DIRIGIDO Empresas que, dedicándose a la actividad de alquiler de sus artículos, necesitan controlar la disponibilidad de stock en cualquier momento REQUISITOS Y COMPATIBILIDADES Los requisitos necesarios para instalar el módulo Alquiler de artículos son los mismos de Eurowin 8.0 SQL Estándar. Se pueden consultar en Módulos de Eurowin compatibles: Amortizaciones Catering Distribución de bebidas y comestibles Entidades deportivas Fidelización de clientes Gestión de rappels Gestión Documental Incidencias Restaurantes Servicios Tallas y colores Terminal Punto de Venta Visitas Módulos complementarios Informes configurables Series / empresas de informática 4

5 2. PUESTA EN MARCHA DEL MÓDULO ALQUILER DE ARTÍCULOS Después de instalar Eurowin con el módulo de Alquiler de Artículos y antes de empezar a trabajar con él, es necesario tener en cuenta qué artículos trabajarán como artículos de alquiler y crearlos para tal uso MANTENIMIENTO DE ARTÍCULOS En el mantenimiento de artículos» página Datos aparece la nueva opción Alquiler. Se trata de que el usuario la marque para los artículos que vayan a ser gestionados como artículos de alquiler. Ilustración 1. Mantenimiento de Artículos. Opción Alquiler Al lado, hay un botón; pasando el ratón por encima se puede leer su nombre: "Datos del alquiler". Mediante este botón se accede a la ventana Datos del artículo de alquiler en la que se pueden configurar los datos del alquiler. Artículo cobro: Artículo que se factura en el caso que haya unidades de alquiler no devueltas. Por ejemplo, si se alquilan 10 unidades y solamente se devuelven 8, aparte del alquiler se realizará la facturación de 2 unidades del "artículo cobro". Este artículo tiene que crearse a priori y esto se puede hacer sin ninguna parametrización especial (basta con entrar código, nombre, familia y tipo de IVA). Artículo limpieza: Indica el artículo al cual se facturan las unidades que la empresa del usuario de Eurowin limpia después de finalizar el alquiler (a menos que el importe de la limpieza para posterior uso de los artículos ya se considere incluida dentro del precio de alquiler). Este artículo también 5

6 tiene que crearse a priori y esto se puede hacer sin ninguna parametrización especial (basta con entrar código, nombre, familia y tipo de IVA) NOTA: se recomienda marcar la opción del mantenimiento de artículos» Otros» Parámetros» No tener en cuenta Stock, de la ficha del "artículo alquiler" o artículo principal. Este artículo sirve para contabilizar un servicio (el de alquiler) y, a diferencia de lo que se podría esperar para un artículo que representase un producto, no tiene stock físico CONFIGURACIÓN Después de la entrada de datos básicos y antes de la puesta en marcha es preciso tener clara la forma en que se trabajará y especificarla a través de las opciones de configuración que el módulo ofrece. Esto se hace desde la opción Configuración del menú Alquiler de artículos que se puede ver al final de la barra de menús cuando se entra en el módulo de ventas. Ilustración 2. Configuración del módulo Alquiler de artículos Documento: Contiene el contador de los documentos de alquiler. Es decir, informa del último número de albarán de alquiler (o dicho de otra forma, albarán de reserva o número de contrato) hecho. Estos documentos son realizados desde el formulario principal de entrada de datos del módulo de alquiler de artículos (vea el siguiente apartado). Existe la posibilidad de modificar en esta 6

7 pantalla de configuración el contenido de este campo clave. Si, por ejemplo, el usuario desea que el código autonumérico empiece por los 4 dígitos del año en curso sobrescribiría su contenido con y a 01/01/06 podría sobrescribir su contenido a De esta forma controlaría de forma muy cómoda el número de documentos hechos cada año, porqué el contador irá corriendo avanzando unidad por unidad mientras el usuario realice albaranes ( , ) y no dará el gran salto hasta que el usuario no lo sobrescriba ( , ) En este ejemplo, al 2006 se le han supuesto el doble de documentos que al A continuación se define si se desea Verificar el stock en el momento de alquilar el artículo (o sea, en la misma pantalla del contador anterior). Es importante para darse cuenta si el usuario reserva por encima del stock disponible. A nivel visual, en el albarán de reserva muestra en cabecera el campo "Stock" y la funcionalidad es mostrar un mensaje de aviso cuando en líneas se supera las unidades informadas en el campo. Es por eso que en la imagen de arriba se ha marcado la casilla verificar el stock pues se puede considerar como una forma imprescindible de trabajar. Asociado con lo anterior, marcando Usar en alquiler el stock del artículo de cobro (venta), Eurowin tiene en cuenta el stock del artículo de venta definido en la ficha del artículo en lugar del stock del artículo de alquiler, cuando este último se asigne a una línea del albarán de reserva. Esto parece lo más lógico, pues como se decía en la nota del mantenimiento de artículos, el artículo de alquiler sirve para contabilizar un servicio (el de alquiler), y los servicios no tienen stock físico. Por tanto, se recomendaría tener marcada también esta opción. Como consecuencia, se realizarán albaranes de compra del artículo de venta (y no del de alquiler) para poder atender las necesidades de alquiler y roturas (venta cobro). Marcando Imprimir días de alquiler en albarán de venta al imprimir el albarán de venta generado aparecen los días de alquiler (entrados o calculados en el albarán de reserva) como línea de comentario debajo de las líneas de los artículos de alquiler. En la figura 9 de este manual, ver el comentario de la 7ª línea de la figura 6: 6 Días alquiler art: MESA T1 D2 *ALQUILER. Traspasar al albarán de venta primero todas las unidades de alquiler y luego las unidades de cobro (roturas): Marcando esta opción, el sistema reserva las últimas líneas de producto del albarán de venta para acumular los artículos de venta bajo una línea de título llamada ROTURAS. De no marcar esta opción, debajo de cada línea de alquiler aparecerá la línea correspondiente a la venta para los productos no devueltos. Utilizar fecha de recogida en alquiler de reserva: si se marca esta opción se activa el campo "Recogida" en la cabecera del albarán de reserva, si se deja desmarcado permanece en amarillo e inaccesible y en el programa no se utilizará esta fecha para los cálculos del albarán de reserva. Calcular días con la fecha final de servicio: Activando esta casilla el usuario puede dejar de entrar expresamente los "Días Alquiler" en la cabecera de la pantalla de albarán de reserva y verlos calculados automáticamente después de la entrada manual o por calendario de la "Fecha de Servicio". 7

8 Traspasar referencia de la reserva al albarán de venta: Activando esta casilla, el contenido del campo referencia 1 pasa a las líneas de producto del albarán de venta tras la generación de este último desde la pantalla de albaranes de alquiler o reserva. Alertar si en algún día de la reserva no hay stock: marcado esta casilla, si la empresa se encuentra con un descubierto, en la cabecera del albarán de reserva aparecerán dos campos en un marco de fondo azul con las unidades que faltan y el día. Esta opción buscará un descubierto dentro de cada uno de los días de la reserva. 2 Por ejemplo, si la empresa del usuario dispone de un stock de 100 mesas y se realiza una RESERVA1 de 5 mesas del 19/10/05 al 25/10/05 y una RESERVA2 de 98 mesas del 20/10/05 al 21/10/05, para el 19/10/05 se dispone de stock pero para el siguiente día se informará que faltan 3 unidades cuando se sitúe el cursor en la línea de producto correspondiente de cada albarán. Ilustración 3. Reservas La tarifa de venta se utiliza para facturar los artículos de cobro (roturas, etc.) La tarifa de alquiler se utilizará para facturar los artículos de alquiler. Éstas se configurarán según las características, márgenes, cálculos que la política de la empresa mande para el servicio de alquiler y el cobro de 1 Sirve para apuntar cualquier comentario en la cabecera del albarán de alquiler. Vea su situación en la pantalla de alquiler de la ilustración 5 de este manual 2 Vea nota 2, indicada en la ilustración 5 de este manual 8

9 artículos no devueltos o rotos. Para más detalle sobre las tarifas vea el manual de Eurowin Compras y Ventas de la página 53 a la 55. El título Selección de la tarifa alquiler precede dos botones de opción alternativa: se queda marcado uno u otro. o Usar la tarifa del módulo sirve para trabajar con la tarifa definida en el punto anterior. o Usar la tarifa de venta de la ficha del cliente hace que en cada albarán de reserva prevalezca la tarifa que el cliente tenga en su ficha (tarifa asignada en la pestaña facturación del "Mantenimiento de clientes") El apartado Cálculo de importes también contiene dos botones de opción alternativa. Aquí se debe elegir si se desea que la forma de calcular los importes en el albarán de reserva se realice multiplicando las unidades por el precio y después por el número de días que está alquilado el artículo o bien solamente las unidades por el precio. Por defecto, viene marcada la primera opción. Un ejemplo: si alquilamos 2 unidades de un artículo por 1 durante 100 días; la primera opción calcularía el importe de la línea 2*1*100=200, mientras que la segunda mostraría 2. El apartado Control de unidades de baja sirve para especificar qué debe hacer el programa si se vende un artículo (por ejemplo: por rotura) El stock se regularizará según la forma seleccionada: Mediante un albarán de regularización. Con esta opción se tienen que tener desactivada la casilla de "Usar en alquiler el stock del artículo de cobro (venta)". Cuando se genere el albarán de venta desde el albarán de alquiler se realizará automáticamente un albarán de regularización por las unidades del artículo de alquiler; de este forma, delante de una rotura, no sólo descuenta esas unidades del stock del artículo de venta sino también del de alquiler (del artículo de venta lo hace en la línea correspondiente del albarán de venta mientras que del artículo de alquiler no puede hacerlo desde allí pues el programa no muestra ni su código ni sus unidades y lo hace mediante albarán de regularización) Creando un albarán de venta con las unidades a precio cero: adiciona en el albarán de venta las unidades rotas sin especificar el precio. Incluyendo el código del artículo de alquiler en la venta. Con esta opción se tiene que tener activada la casilla de "Usar en alquiler el stock del artículo de cobro (venta)". Cuando se genere el albarán de venta desde el albarán de alquiler el programa mostrará el código y las unidades del artículo de alquiler en las líneas de producto del albarán de venta; de esta forma hay salida de stock del artículo de alquiler por el alquiler en sí y salida de stock del artículo de venta por las unidades rotas. 9

10 3. FUNCIONALIDAD DE EUROWIN ALQUILER DE ARTÍCULOS Dentro del menú Alquiler de artículos se encuentran diferentes pantallas para realizar la funcionalidad del módulo. Se irán viendo una a una. Ilustración 4. Menú Alquiler de Artículos 3.1. ALQUILER DE ARTÍCULOS El alquiler de artículos se realiza a clientes que no tienen activada la opción "Cliente de solicitud de datos al contado". A continuación se definen los campos específicos del alquiler de artículos: Entrega: Fecha en la que se entregan los artículos alquilados al cliente. Recogida: Fecha en la que se recogen los artículos de la reserva del cliente. Fin servicio: Fecha definitiva de fin de alquiler. Las unidades pasan a estar disponibles para otro alquiler. Puede coincidir con la fecha de recogida o no (por ejemplo: el usuario puede tener las unidades recogidas pero todavía por limpiar, por tanto no disponibles hasta la fecha que se define aquí. Transporte: Se indicará si el cliente recoge la mercancía por sus propios medios (recogen) o se realizará el transporte por cuenta de la empresa (entregamos). Opciones: En este botón se encuentran las siguientes utilidades: o Añadir línea o Borrar línea o Observaciones o Imprimir documento o Nuevo documento o Anular documento o Generar albarán venta o Ver albarán de venta (si ya ha sido generado) o Disponibilidad de material (comprobar la disponibilidad de un artículo) o Entregas a cuenta o Cancelar reserva (alquiler) o Salir documento de alquiler 10

11 En la parte superior derecha de la cabecera del documento de alquiler, si éste proviene de un presupuesto aparece una línea indicando el número de presupuesto del que procede 3. En las líneas de detalle del alquiler se encuentra la columna "Fecha disponible", donde se indicará la fecha en la que el artículo estará disponible para un nuevo alquiler. Automáticamente aparecerá la fecha de fin del servicio, aunque puede cambiarse para tener en cuenta el tiempo de limpieza, etc. En la parte inferior de la pantalla de albaranes de alquiler se encuentran los botones "Listado Reserva" y "Disponibilidad" mediante los cuales se podrá realizar la consulta de reservas y disponibilidad de artículos. Ambas utilidades se detallan posteriormente, puesto que también se puede acceder a ellas desde el menú "Alquiler de artículos". La introducción de datos en las líneas de producto tiene una especificidad respecto a Eurowin Estándar: se pueden incluir títulos precedidos por el signo *. Ilustración 5. Albarán de reserva 3 Vea como está marcada en un círculo rojo y el nº de nota en la ilustración 5 11

12 Desde el alquiler de artículos, una vez finalizado el servicio, se puede realizar el albarán de venta del mismo. Si se hace clic en el botón "Generar albarán" 4 aparece una pantalla desde la que se puede seleccionar el cliente, el operario y el almacén que se quiere incluir en el albarán de venta (por defecto son los mismos que se han asignado a la reserva). Una vez introducidos estos datos aparece una pantalla donde se podrá elegir si se desea asignar un número de albarán automático o por el contrario asignarle uno manualmente. Tras esto aparecerá la ventana del albarán de venta. Ilustración 6. Generar albarán - En la primera línea, como comentario, aparece el número de documento de alquiler del que procede el albarán 5 - La línea del alquiler se traspasará como una línea de artículo sin codificar, puesto que no se realizará ningún movimiento de stock. 6 - La diferencia entre las unidades recogidas y las entregadas por el cliente se facturarán con el artículo que se haya identificado como "artículo venta" 7 - Si es necesaria la limpieza, se facturarán todas las unidades entregadas con el artículo limpieza. - El detalle del alquiler se colocará como una línea de comentario en el albarán siempre que se haya marcado esta opción en la configuración del módulo. 4 Vea en la ilustración 5 como este botón está marcado con 1 círculo rojo y tiene rotulado el nº 5 5 Podría verlo en las figuras 9 y 10 utilizando la barra de desplazamiento que marco en rojo. La línea quedaría así: RESERVA Nº FECHA: 19/10/05 6 Vea como el campo Artículo de la línea 4 de la figura 9 está vacío 7 Vea como el campo Cantidad de la 2ª línea de ROTURAS de la figura 9 muestra 5.00 pues en la ilustración 5 se observa la diferencia de 5.00 unidades de reservar 50 y recoger 45; en cambio, el sistema no muestra ninguna línea para las MESAS en estas últimas líneas de producto del albarán de venta pues no se ha producido ninguna ROTURA o DIFERENCIA 12

13 Ilustración 7. Albarán de venta Las líneas pueden mostrarse organizadas de otra forma. Si el usuario tiene desmarcada la opción "Traspasar al albarán de venta primero todas las unidades de alquiler y luego las unidades de cobro (roturas)" debajo de cada línea de alquiler saldrá la línea correspondiente a la venta para los productos no devueltos: Ilustración 8. Albarán de venta (2) IMPRESIÓN DEL ALQUILER Al imprimir el documento de alquiler (reserva) aparece una ventana desde la que se puede seleccionar la opción de impresión deseada. 13

14 Ilustración 9. Impresión de reservas Se puede imprimir la reserva normal, en formato factura, exportarla a diferentes formatos y ordenada por título/familia. Esta última opción se detalla por tener un funcionamiento diferente a las impresiones normales. Como su nombre indica, las líneas de reserva quedarían incluidas entre los títulos que se incluyeron a voluntad del usuario en el documento con la sintaxis antes mencionada (*título); la familia, a su vez, haría que dentro de los títulos se agrupasen las líneas en función de la familia asignada en el mantenimiento de artículos. Al imprimir este documento seleccionando "Reserva ordenada por título/familia" se obtendrá el documento con los títulos RECEPCIÓN y CENA, que son los que se colocaron al inicio de la reserva. El resultado de la impresión se observa a continuación. Ilustración 10. Impresión de reservas 14

15 Una vez impreso el documento aparece el sello "Impreso" que puede eliminarse desde el botón Opciones» "Quitar marca de impreso" MATERIAL ALQUILADO Desde la opción Material alquilado se pueden consultar los artículos alquilados. El listado se puede acotar por clientes, artículos, familias, subfamilias, almacenes y fechas de entrega. Permite seleccionar los pendientes, retornados o todos. El listado muestra el número de documento de alquiler, el código y descripción del artículo, las unidades alquiladas con su precio, las fechas de entrega y recogida, la fecha en la que el artículo estará disponible para un nuevo alquiler, las unidades recogidas, si tienen limpieza o no, el cliente al que se le han alquilado y el número de albarán de ese alquiler. Ilustración 11. Listado de Material alquilado 15

16 3.3. DISPONIBILIDAD MATERIAL En la consulta de Disponibilidad de material se muestra la disponibilidad de los artículos de alquiler en el periodo seleccionado, día a día. En la fecha indicada mostrará el stock real del artículo, las unidades que están incluidas en un pedido, los alquileres existentes y los artículos disponibles para alquilar. Además de poder acotar las fechas y el artículo, se puede elegir un almacén en concreto o marcar que la consulta sea en todos los almacenes. Se permite elegir si la acotación de fechas se filtrará por fecha de recogida o de final de servicio. Ilustración 12. Consulta de disponibilidad de material En el ejemplo se pueden observar diferentes operaciones entre los días 14 y el 22 de Enero, las cuales se detallan a continuación: - El día 14 había 200 unidades en stock y 200 disponibles. - El día 15 se realizó un pedido de venta de 50 unidades, por lo que las unidades disponibles quedaron en 150, aunque al no haberse realizado la venta todavía, el stock continúa en El día 19 se realizó un alquiler de 100 artículos, por lo que el disponible queda en 50 unidades. En el momento de la devolución de los artículos, las unidades disponibles aumentarán por el total, excepto en el caso en que no se devolvieran todas, que disminuiría el stock por las unidades que no se han devuelto. - El día 22 se realizó un albarán de venta de 2 unidades, por lo que: tanto el stock como el disponible disminuyen en 2 unidades. - El día 22 se realizó pedido de venta de 30 unidades que suman a las 50 anteriores. El pedido se mantendrá hasta que no se elimine o se traspase a albarán, en cuyo caso disminuirá el stock del artículo. Las unidades disponibles quedan en

17 3.4. LISTADO DE DISPONIBILIDAD POR FECHA El listado de disponibilidad por fecha de un artículo muestra todos los movimientos del artículo o artículos de alquiler seleccionados. Se podrá elegir un intervalo máximo de 14 días entre la fecha inicial de consulta a la final; aunque por defecto salga la fecha de final de la consulta, la fecha elegida no ha de ser necesariamente anterior a la fecha actual. Se puede filtrar por los campos artículo, familia, subfamilia, almacén, ver solo los artículos de alquiler, ver solo los artículos de alquiler con movimiento o ver sólo los artículos de alquiler bajo mínimos. El listado muestra el código y descripción del artículo, el almacén seleccionado, el stock actual del artículo y la disponibilidad del mismo a la hora de ser alquilado, en las fechas elegidas. Ilustración 13. Listado de disponibilidad de artículos 17

18 3.5. LISTADO DE RESERVAS (ALQUILERES) El listado de Reservas muestra los alquileres realizados en el periodo indicado según la opción seleccionada por el usuario. Permite la acotación por clientes, artículos, almacenes y fechas de entrega o de retorno. Se puede ordenar por cliente, artículo o reserva viendo los datos agrupados o no, así como seleccionar las reservas pendientes (sin albarán asignado), las retornadas (con albarán y sello "traspasado") o todas. Desde el listado (si no está agrupado) hay navegabilidad al documento del alquiler: Ilustración 14. Listado de Reservas 18

19 3.6. PRESUPUESTO DE VENTA Aparece un nuevo campo en el que se introducirá la fecha de recogida de los artículos de alquiler. Si se desea traspasar el presupuesto a alquiler se puede realizar este traspaso desde el botón "Opciones" y la opción "Traspasar presupuesto a Reserva". Al seleccionar esta opción aparece una nueva ventana de traspaso. Se debe seleccionar el almacén en el que se hará el alquiler y hacer clic en el botón "Verificar artículos". Aparecerán los datos de los artículos introducidos en el presupuesto, indicando si existe algún error en el mismo, en cuyo caso lo escribiría en la columna "Error" y dejará la fila en blanco; en el ejemplo faltan 12 unidades del artículo COPA. Incluso existiendo algún error se podrían seleccionar los artículos para realizar el alquiler. Ilustración 15. Presupuesto o reserva 19

20 Desde el botón Disponibilidad se puede comprobar la disponibilidad del artículo sobre el que se esté situado. En el ejemplo se podría comprobar la disponibilidad del artículo COPA-V para saber cuantas unidades se podrían alquilar como máximo. Aparece la ventana que muestra el stock del mismo desde la fecha de entrega hasta la de recogida (o final de servicio) y en el almacén seleccionado. Para visualizar los artículos se debe hacer clic al botón "consulta". Con la opción "Todos los almacenes" y se obtendrá el stock del artículo sumando todos los almacenes. En el ejemplo se observa que el stock disponible es de 200 unidades, por lo tanto todavía se podrían alquilar 100 unidades más. 20

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22 Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta, salvo error u omisión. El funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: manuales@eurowin.com Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.