Documentación del CK-BaaB

Transcripción

1 Entrada de Facturas Desde esta opción, el usuario podrá generar todas las Facturas de la Empresa, facilitando el cálculo del importe de las mismas. La opción, selecciona Albaranes total o parcialmente para su Facturación, agrupándolos según los criterios de: Empresa, Almacén, Proveedor, País de Origen del Material, Divisa y Forma de Pago. Si estos criterios no coinciden, el sistema no permitirá que se facturen dos o más Albaranes conjuntamente. Para ello, el usuario deberá cumplimentar obligatoriamente los siguientes campos: Serie Fecha Entrada Proveedor Proveedor Facturado En este campo deberá indicar la Serie a la que desea que pertenezca la Factura. El usuario podrá utilizar la Lista Desplegable para cumplimentar este campo. En este campo figurará la Fecha en la que se confecciona la Factura. Por defecto, el sistema indicará la del día en curso, pero el usuario podrá cambiarla si así lo desea. Podrá seleccionar el Proveedor introduciendo el Código o el Nombre Abreviado del mismo. El sistema asociará la descripción correspondiente. Código del Proveedor para el que se emite la Factura. Al igual que el anterior, se podrá seleccionar introduciendo el Código o el Nombre Abreviado. Por defecto, el sistema w_apr_fac_cab_max.doc 1 11/05/2004

2 entenderá que el Proveedor facturado es el Proveedor indicado en el campo anterior. Fecha Factura Proveedor Número Factura Proveedor Portes Divisa Importe Teórico Factura Importe Teórico Factura Divisa En este campo se deberá incluir la fecha que figura en la Factura que nos entrega el Proveedor. En este campo deberá insertar el número de la Factura que nos presenta el Proveedor. Este campo es el único que no es obligatorio. Es simplemente informativo, y por lo tanto es opcional. En el caso en que en la Factura tengan que calcularse los Importes en Divisas, el usuario deberá indicar este campo obligatoriamente. Podrá utilizar la Lista Desplegable para cumplimentar este campo. En este campo el usuario deberá insertar un Importe Teórico de la Factura. No es necesario, en el momento de introducir los datos de la cabecera de la Factura, que el usuario informe en este campo del Importe Real. El proceso de Facturación introducirá el Real automáticamente. En este campo, y si el usuario ha informado de la Divisa en su campo correspondiente, el usuario deberá indicar, al igual que en el campo anterior, del Importe Teórico de la Factura pero en Divisas. Una vez cumplimentados estos campos, el usuario deberá hacer Clic sobre los Botones Seleccionar Albaranes o Seleccionar Líneas 1 que aparecen en la parte inferior de la pantalla, y el sistema mostrará los Albaranes pendientes de facturar 2, y las Líneas de los Albaranes pendientes de Facturar, respectivamente, que responden a los datos introducidos en la cabecera: 1 Como habrá podido observar, en la pantalla se muestra un campo Artículo para que acote la selección si desea realizarla utilizando el Botón Seleccionar Líneas ya que de esta manera, el sistema sólo mostrará las Líneas de los Pedidos relacionadas con ese Artículo. 2 Esta lista estará ordenada por el número de Albarán del Proveedor. w_apr_fac_cab_max.doc 2 11/05/2004

3 En la pantalla anterior, el usuario deberá situarse encima de un Albarán, y al hacer Clic sobre él, el sistema mostrará las Líneas pendientes de facturar del Albarán seleccionado. Si el Parámetro 83 está activado, el sistema mostrará los Albaranes ordenados por Serie y Número de Pedido. Si el Parámetro 150 está activado, los Albaranes se mostrarán ordenados por Fecha de Albarán. En los Albaranes de Devolución aparecerán en negativo tanto los importes como las cantidades. Para seleccionar una Línea, deberá hacer Clic sobre ella, y el sistema mostrará la siguiente pantalla: w_apr_fac_cab_max.doc 3 11/05/2004

4 Con el Botón derecho del Mouse, se muestran los datos definidos en el Albarán para la Línea seleccionada. Estos datos son los siguientes y NO podrán ser modificados manualmente por el usuario: Línea, Pedido, Artículo, Envase, Descripción, Cantidad, Precio, Precio de Coste, Número de Envases, Precio de Envases, Precio Coste Envases, Palet, Número Palets, Precio Coste Palet, I.V.A., Fabricante, Envase Retornable, Número Etiquetas, Fecha Prevista Entrada, Descuentos, Peso Bruto, Peso Neto, Importe, Importe Divisa, Importe Descuento, Importe Descuento Divisa, Tipo de Línea y Observaciones Comerciales. Una vez seleccionada la Línea y mostrados todos los datos asociados, el usuario únicamente deberá hacer OK en el Botón ejecutable, y el sistema señalará el Albarán como Facturado. En el caso en que únicamente se seleccione una de las Líneas que forman parte del Albarán, el sistema lo indicará como Facturado Parcialmente. 3 La operativa, al hacer el OK, volverá a situar al usuario en la pantalla Albaranes para Facturar, y únicamente deberá hacer OK para que muestre la cabecera de la Factura, y a continuación todos los importes de la misma, que pertenecerán a los Albaranes que el usuario haya seleccionado anteriormente, además del Tipo de Efecto y del Vencimiento de Pago del Proveedor en concreto: 3 Estas Marcas serán visibles en la columna Estado de la pantalla Albaranes para Facturar de esta opción que se ha mostrado anteriormente. w_apr_fac_cab_max.doc 4 11/05/2004

5 Una vez confeccionada la Factura, podrá definir los Conceptos de Cargo que se aplicarán a la misma, utilizando el Botón ejecutable que aparece en la parte inferior de la pantalla. Estos Conceptos, se podrán asociar al Albarán con un Cargo global, o con un Cargo por Línea de Albarán: Almacén En este campo, el usuario deberá introducir el código del Almacén. w_apr_fac_cab_max.doc 5 11/05/2004

6 Albarán Concepto I.V.A. Prorrateo Importe Importe Divisa En este campo, el usuario deberá insertar la Serie del Albarán, el número del Albarán, y en el caso de que el Concepto de Cargo sea Global, en el campo Línea, deberá introducir un 0, y en el caso en que el Concepto de Cargo se introduzca por Línea, se deberá indicar el número de la Línea a la que se desea aplicar el Cargo en concreto. Código del Concepto de Cargo. El usuario podrá utilizar la Lista Desplegable para cumplimentar este campo. El I.V.A. que se aplicará lo informará el sistema automáticamente al informar del Tipo de Concepto de Cargo, ya que en la opción Conceptos, al definir un Concepto concreto, también se define el Tipo de I.V.A. que se aplicará al mismo. En este campo deberá indicar si se realizará el Prorrateo por Importe, por Peso o sino se realizará el Prorrateo. En este campo, se deberá informar del Importe del Concepto en Pesetas. En este campo, se deberá informar del Importe del Concepto en Divisas. Si la Factura se ha generado utilizando Divisas, el sistema únicamente permitirá que se cumplimente este campo, y él será el que calculará el Importe en Pesetas, basado en el Cambio definido en la Aplicación. Una vez cumplimentados estos campos, deberá Grabar la Línea. Asimismo, el sistema permite asociar tantas Líneas como considere necesarias e incluso podrá darse el caso en que se asocie un Concepto de Cargo a cada Línea que forma el Albarán y un Cargo al Global del Albarán. Además podrá dar de Baja o Modificar los Conceptos de Cargo, siempre y cuando no se haya grabado la Factura generada. Si cometiese algún error en la operativa, podrá volver a empezar utilizando el Botón Cancelar de la pantalla, que borrará todos los datos introducidos hasta el momento. 4 El sistema sumará el importe de los Conceptos de Cargo, a los importes de las Facturas. 4 Recuerde que éste paso únicamente podrá realizarlo si todavía no ha grabado la Factura. w_apr_fac_cab_max.doc 6 11/05/2004

7 Estos importes estarán desglosados en: Base Imponible, Tipo de I.V.A., Porcentaje de I.V.A. y Cuota, tanto en pesetas, como en Divisas como en Euros. El usuario los podrá modificar manualmente. Otra posibilidad que presenta la opción de Facturación, es la de cambiar la Forma de Pago de la misma, también a través del Botón ejecutable: Tipo de Efecto Número de Plazos En este campo se deberá introducir el Tipo de Efecto con el que se pagará al Proveedor. El usuario podrá utilizar la Lista Desplegable para cumplimentar este campo. Número de Plazos que generará el registro. Primer Plazo Primer Vencimiento del Efecto en Días (a 30 días, a 60 días, etc.). Cadencia Días de Pago Pago Fin de Mes Si el registro genera más de un Efecto, debe indicarse el intervalo de tiempo, en días, entre el Vencimiento de cada uno de los Efectos. Días de Pago del Proveedor. Permite indicar hasta tres días de pago mensuales (por ejemplo, el 10, 11 y 12 de cada mes). Si no se ha informado el campo Días de Pago puede indicarse que el Pago se efectúe a fin de Mes w_apr_fac_cab_max.doc 7 11/05/2004

8 indicarse que el Pago se efectúe a fin de Mes. Días Naturales Semana del Mes Día de la Semana Pago Condicional Indicativo de que los días indicados en Vencimiento, hacen referencia a Días Naturales. Si se deja en blanco, el sistema interpretará que son Días Comerciales. Si no se ha informado el campo Días de Pago, permite indicar, en combinación con Día de la Semana, la fecha de pago mensual del Proveedor (Día de la Semana y Semana del Mes), por ejemplo, el primer día de la segunda semana. Si no se ha informado el campo Días de Pago, permite indicar, en combinación con Semana del Mes, la fecha de pago mensual del Proveedor (Día de la Semana y Semana del Mes), por ejemplo el primer día de la segunda semana. Cabe recordar que el día uno será el lunes, y así sucesivamente. Indicativo de Pago/Cobro Condicional. Si se responde afirmativamente, creará una Barrera que impedirá que el Efecto sea tratado de forma totalmente automática, precisando, en este caso, la verificación automática del usuario. Pago en Vacaciones Indicativo de si el Proveedor acepta Pago en Vacaciones. Por defecto el sistema reconoce que SÍ, y por ello aparece marcado como tal. El usuario podrá modificarlo si lo desea. Fecha Aplazamiento Si el campo Pago en Vacaciones se ha indicado NO (dejando el campo en blanco), en este campo podrá indicarse la fecha, posterior siempre al periodo vacacional, a la que serán trasladados los Vencimientos que puedan recaer dentro del periodo de Vacaciones. En el caso en que este campo no se informe y el Proveedor no efectúe pagos en vacaciones, el sistema trasladará los Vencimientos que se produzcan a la siguiente fecha de Vencimiento. Fecha Inicio Vacaciones Este fecha, junto con Fin de Vacaciones, indicará el periodo en que no se pueden pasar pagos al Proveedor, en caso de haber respondido negativamente en el campo Pago en Vacaciones. w_apr_fac_cab_max.doc 8 11/05/2004

9 Fecha Fin Vacaciones Porcentaje Cargo / Descuento Banco CCC Esta fecha, junto con Inicio de Vacaciones, indicará el periodo en que no se pueden pasar pagos al Proveedor, en caso de haber respondido negativamente en el campo Pago en Vacaciones. En el primer campo, deberá indicar el Porcentaje que se aplicará, y en el segundo, si se trata de un Cargo o de un Descuento a aplicar a la Forma de Pago. Código del Banco a través del cual se efectuará el pago. Pueden consultarse los códigos de los Bancos dados de alta utilizando la Lista Desplegable. Código de la Cuenta Corriente compuesto, según la Normativa Interbancaria, de la forma siguiente: 4 Dígitos del Banco + 4 Dígitos de la Agencia + 2 Dígitos de Control + 10 Dígitos del Número de Cuenta. Nombre del Banco Datos Bancarios Nombre del Banco a través del cual, se efectuará el Pago. Datos referidos al Banco anteriormente especificado. El usuario podrá indicar la Dirección, el Teléfono y otros datos que considere necesarios. Población del Banco Población en la que se encuentra el Banco. País Fecha de Vencimiento Esperada Vencimiento Plazos Código del País donde se encuentra el Banco. El usuario podrá utilizar la Lista Desplegable para cumplimentar este campo. En este campo deberá insertar la Fecha de Vencimiento esperada del Efecto. El usuario deberá indicar si se trata de un Vencimiento Automático o Manual. En el caso en que se indique que el Pago se realizará en más de un Plazo, se podrá indicar el Importe del Vencimiento, la Fecha del mismo y el Tipo de Efecto. w_apr_fac_cab_max.doc 9 11/05/2004

10 Finalmente, el sistema, y según los datos introducidos en el proceso de Facturación, irá sumando o restando los importes y recalculando el Importe Real (Pesetas) y el Importe Real en Divisas, en el caso en que la Factura sea en Divisas. Los campos Importe Descuento / Importe Descuento Divisa / Importe Descuento Euros los informará el sistema con los datos definidos al crear el Albarán. Los campos Importe Pronto Pago / Importe Pronto Pago Divisa / Importe Pronto Pago Euros serán los importes que el usuario haya reflejado a través de la Forma de Pago en los campos Porcentaje Descuento/Cargo, y el importe podrá ser positivo o negativo. Los campos Importe Cargos / Importe Cargos Divisa / Importe Cargos Euros serán los importes negativos que se introduzcan a través de los Conceptos de Cargo. Los cargos y descuentos que se deban aplicar a la Factura, siempre se calcularán tomando como importe base la Base Imponible de la Factura. Para grabar los datos de la Factura confeccionada, deberá hacerlo a través del Botón ejecutable del mismo nombre. Para poder acabar la Factura, el Importe Teórico, ya sea en Pesetas o en Divisas, entrado por el usuario, debe cuadrar con el Importe Real calculado a partir de las Líneas de Material o Cargo de la Factura. Si no cuadra, el sistema presentará un Aviso de Error. Para cuadrar la Factura, deberá modificar manualmente el Importe Teórico, introduciendo la cifra que aparece en el Importe Real, o bien, modificando las Líneas que configuran la Factura y los Tipos de I.V.A. de las Bases Imponibles de las mismas. Cuadrados los importes, únicamente deberá hacer Clic sobre el Botón Grabar, y el sistema asociará el número de la Factura que acaba de confeccionar, y presentará la pantalla vacía para generar otra Factura. El sistema informará en el campo Número de Factura Anterior el número de la Factura que acaba de generar. Si no desea generar ninguna otra, deberá hacer Fin para salir de la opción. Una vez procesada una Factura, la estructura que se genera dispone de toda la información necesaria para realizar todas las acciones pertinentes desde el punto de vista de un sistema integrado de información; es decir, que es posible obtener la Contabilización de las Compras, el Registro de I.V.A. de las mismas y la Previsión de Pagos derivada de aplicar a los importes recibidos la Forma de Pago definida para cada operación. Como bien ya sabe el usuario, se podrán facturar diferentes Albaranes en una sola Factura, siempre y cuando la Forma de Pago de todos los Albaranes coincida, pero el parámetro 48, permite ignorar la validación de la Forma de Pago en la selección de Albaranes para facturar. Si los Artículos no gestionan inventario y se anotan Analíticas se traspasan las Analíticas de las Líneas de Albaranes a las Facturas. w_apr_fac_cab_max.doc 10 11/05/2004

11 w_apr_fac_cab_max.doc 11 11/05/2004