POLÍTICA DE ACEPTACIÓN DE CLIENTES RELACIONADA CON LA PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES PELAYO MONDIALE VIDA SEGUROS Y REASEGUROS, S.A.

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1 POLÍTICA DE ACEPTACIÓN DE CLIENTES RELACIONADA CON LA PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES PELAYO MONDIALE VIDA SEGUROS Y REASEGUROS, S.A. 1. Régimen Jurídico Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas de Prevención de Blanqueo de Capitales, modificada por la Ley 19/2003, de 4 de julio, sobre régimen jurídico de los movimientos de capitales y de las transacciones económicas con el exterior y sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales. Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 19/1993 sobre determinadas medidas de prevención del Blanqueo de Capitales, modificado por Real Decreto 54/2005, de 21 de enero, que modifica el anterior Reglamento y otras normas de regulación del sistema bancario, financiero y asegurador. Se determinan las actividades consideradas susceptibles de ser utilizadas para el blanqueo de capitales y las correspondientes obligaciones a que están sometidas las personas físicas y jurídicas que ejerzan tales actividades y sobre todo, se especifican las operaciones que, por entenderse que puedan estar relacionadas con el blanqueo de capitales deben de ser comunicadas, en todo caso, al Servicio Ejecutivo. 2. Ambito de aplicación Se regulan las obligaciones, las actuaciones y procedimientos dirigidos a prevenir e impedir la utilización del sistema financiero y de otros sectores de la actividad económica para el blanqueo de capitales procedentes de cualquier tipo de participación delictiva en la comisión de un delito castigado con pena de prisión superior a 3 años. Se entiende por Blanqueo de Capitales la adquisición, utilización, conversión o transmisión de bienes que provengan de alguna actividad delictiva o de participación en las mismas para ocultar o encubrir su origen, así como la ocultación o el encubrimiento de su verdadera naturaleza, origen, localización, disposición y movimientos, aún cuando las actividades que se generen se desarrollen en otro Estado. 3. Sujetos obligados PELAYO MONDIALE VIDA SEGUROS Y REASEGUROS, S.A., como entidad aseguradora autorizada para operar en el ramo de vida y gestora de fondos de pensiones. 4. Órgano de Control y Comunicación PELAYO MONDIALE VIDA ha adoptado como estructura del órgano de Control y Comunicación, también llamado Órgano de Control Interno, el equipo formado por:? Doña Marta León Pinilla, Directora Financiera.? Don Fernando Román Parra, Director de Informática. Siendo la Representante de dicho Órgano Doña Marta León Pinilla. Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 1

2 5. Identificación de clientes Pelayo Mondiale Vida como entidad aseguradora y gestora de fondos de pensiones exigirá o recabará de sus clientes, en el momento de entablar relaciones de negocio y principalmente, en las solicitudes o boletines de adhesión la siguiente información: Personas físicas - Nombre y apellidos. - N.I.F. para personas físicas o N.I.E. para extranjeros. - Fecha de nacimiento. - Profesión en activo. - Domicilio. La profesión en activo, a fin de conocer la naturaleza de su actividad empresarial o profesional o el origen de los fondos del cliente, adoptando las medidas dirigidas a comprobar la veracidad de dicha información mediante procedimientos de verificación que tendrán en cuenta el nivel de riesgo. El cliente deberá informar si actúa por cuenta propia o por medio de representante. En el caso de clientes memores de edad siempre tienen que estar representados por quién tenga su patria potestad. Cuando se trate de clientes incapacitados actuarán en su nombre sus representantes legales. Cuando actúen mediante representante, se recabará de los clientes fotocopia de los poderes y del NIF de las personas que actúen en su nombre o que les representan. Personas jurídicas - Denominación. - Forma jurídica. - Objeto social. - Domicilio. - C.I.F o N.I.F. - Representante: nombre y apellidos de su representante o apoderado, quién deberá aportar fotocopia del NIF y de las escrituras de apoderamiento. Se recabará a los clientes información a fin de conocer la naturaleza de su actividad empresarial o profesional o el origen de los fondos del cliente, adoptando medidas dirigidas a comprobar la veracidad de dicha información mediante procedimientos de verificación que tendrán en cuenta el nivel de riesgo. Se adoptarán medidas razonables al efecto de determinar su estructura accionarial o de control. No residentes En el caso de no residentes y previa a la realización de operaciones, se comunicará al Representante del Órgano de Control y Comunicación y se exigirá: Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 2

3 - Fotocopia de documento fehaciente acreditativo su identificación. - Fecha y lugar de nacimiento - Nacionalidad y residencia. - Domicilio - Se recabará información a fin de conocer la naturaleza de su actividad empresarial o profesional o el origen de los fondos del cliente, adoptando las medidas dirigidas a comprobar la veracidad de dicha información mediante procedimientos de verificación que tendrán en cuenta el nivel de riesgo. - Si no actúan por cuanta propia, se recabará información precisa a fin de conocer la identidad de sus representantes, apoderados o autorizados. 6. Identificación y forma de pago de primas o aportaciones Forma de pago: - Primas únicas: un sólo pago. - Primas periódicas: primas o aportaciones anuales con posibilidad, en algunos casos, de fraccionamiento semestral, trimestral o mensual. - Aportaciones extraordinarias: en cualquier momento. La forma de pago dependerá de cada modalidad de contrato, pudiéndose aplicar, para un mismo contrato una sola, dos o las tres. En cualquier caso, se exigirá siempre domiciliación bancaria con indicación clara del domicilio de cobro, número de cuenta (veinte dígitos) y titular de la misma. Se admitirán cobros por transferencia bancaria con identificación del ordenante de la transferencia. Son datos de identificación del ordenante: nombre y apellidos de la persona física o la denominación de la persona jurídica; el DNI, tarjeta de residencia o pasaporte; NIF, CIF o NIE; y el número de cuenta origen de la transferencia. Muy excepcionalmente y en casos autorizados por el Órgano de control Interno se admitirán talones o cobros en efectivo. Previa a la autorización, se estudiará el tipo de operación y se procederá a identificar, fotocopia del NIF o CIF del cliente y, en su caso, fotocopia del N.I.F. del representante y de sus poderes. Si el importe, mediante talones y/o efectivo, supera los euros establecidos por la normativa de blanqueo de capitales o se observa que el cliente fracciona una operación en varías se suma el importe de todas ellas y se comunicará al Servicio Ejecutivo del Banco de España en la relación mensual de operaciones. No procederá la comunicación al Servicio Ejecutivo si la dirección considera que se trata de un cliente habitual del que se conoce suficientemente la licitud de sus actividades. El Órgano de Control Interno aprobará la excepción de dicho cliente y reseñará por escrito los motivos que la justifican. 7. Identificación y forma de pago de prestaciones Rescates o pagos a los beneficiarios cuando se produce la contingencia. Se ha de identificar al beneficiario de la prestación (NIF, NIE o CIF y documento que otorgue el título de representante del beneficiario). Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 3

4 El importe de la prestación será adeudado mediante transferencia en una cuenta abierta a nombre del beneficiario, quién nos indicará el domicilio de cobro, número de cuenta (veinte dígitos) y titular de la misma. Muy excepcionalmente y en los casos autorizados por el Órgano de control Interno, a quién el responsable del departamento en cuestión le pasará la información, se extenderá un talón nominativo al beneficiario. Este deberá firmar un finiquito que, entre otras cuestiones, haga referencia al importe y al número de talón. Previa a la autorización, se identificará al beneficiario y, en su caso, representante y sus poderes, y nos informará sobre su actividad profesional o empresarial. Si el Órgano de Control Interno no observa indicios de blanqueo de capitales autorizará el pago con talón. 8. Examen especial de determinadas operaciones: operaciones sospechosas, complejas, inusuales o sin propósito económico o lícito Para la determinación y comunicación de este tipo de operaciones Pelayo Mondiale Vida considerará tanto el tipo de operación como su importe. Operaciones susceptibles de estar vinculadas con el blanqueo de capitales: - Cuando el tomador, persona física, en productos de ahorro o jubilación no es igual al beneficiario para el caso de vida, y no exista una relación de parentesco (hijos, esposo/a y nietos). - Operaciones con aportaciones elevadas en las que el tomador es menor de edad o no actúa por cuanta propia. - Cuando el beneficiario es menor de edad y no existe relación de parentesco con el tomador. - Operaciones elevadas en las que el tomador es una empresa y el beneficiario una persona física, siempre que no se trate de exteriorización. - Operaciones en las que el importe de su cuantía no mantenga una coherencia con la capacidad económica del tomador. - Operaciones con aportaciones elevadas en las que el rescate total o la jubilación se produzca antes de 12 meses. - Operaciones de tomadores que tengan negocios cuya naturaleza pueda resultar sospechosa (casinos, casas de apuestas, ) - Operaciones de cuantía elevada contratadas en España por no residentes. - Aquellas operaciones con aportaciones elevadas en las que exista algún tipo de vinculación (afectiva, familiar, ) del tomador con el mediador o intermediario. - Aquellas operaciones de seguro que por sus características anómalas o volumen desorbitado no se correspondan con la práctica mercantil habitual y pudieran levantar sospechas de ser utilizadas como instrumento de blanqueo de capitales. - En especial se atenderá al control de cúmulo de pólizas realizadas por un mismo Tomador. Pelayo Mondiale Vida, al cierre de cada semestralmente natural, revisará esta relación de operaciones, contrastará con la practica habitual y añadirá, si procede, nuevos hechos u operaciones. Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 4

5 En el apartado 2 del artículo 5 del Real Decreto 54/2005, se relacionan las siguientes operaciones como susceptibles de estar particularmente vinculadas con el blanqueo de capitales: - Cuando la naturaleza o el volumen de las operaciones activas o pasivas de los clientes no se correspondan con su actividad o antecedentes operativos. - Cuando una misma cuenta, sin causa que lo justifique, venga siendo abonada mediante ingresos en efectivo por un número elevado de personas o reciba múltiples ingresos en efectivo de una misma persona. - Los movimientos con origen o destino en cuantas ubicadas en territorios o países (paraísos fiscales). - Las transferencias que reciban en las que no se conozca la identidad del ordenante o el número de cuenta origen de la transferencia. - Otros tipos de operaciones que establezca la Comisión de Prevención de Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias. 9. Medidas de Control Interno Información y formación a todos los empleados y directivos, así como a las diferentes redes o mediadores, sobre la política de aceptación de clientes y, en particular, sobre la obligación de comunicar inmediatamente al Órgano de Control todas aquellas operaciones sospechosas, complejas, inusuales o sin propósito económico o lícito relacionadas con el blanqueo de capitales y demás hechos que consideren relevantes. En Central, a los empleados y directivos, se entregará documentación a tal efecto y se dará, al menos, un curso de formación por año. Se darán más cursos de formación, cuando por razones objetivas fueran necesarios. A las redes y mediadores se enviará o entregará documentación al respecto y se exigirá constancia documental de que la documentación remitida ha sido recibida y comprendida por la misma. Se colgará un resumen claro y preciso de la Política de Aceptación de Clientes en: - La web de Pelayo Mondiale Vida. - Portal del Empleado. - Portal del Mediador. - Documentos ALEA WEB. - Manuales de formación. Las comunicaciones al Órgano de Control habrán de contener como mínimo los siguientes datos identificativos de las operaciones sospechosas: sujeto o sujetos afectados, hechos u operaciones, cuantías, lugar y fechas a que se circunscriben. Efectuada la comunicación al Órgano de Control el directivo o empleado queda exento de toda responsabilidad. Se adoptarán las medidas adecuadas por parte del Órgano de Control a fin de mantener la confidencialidad sobre la identidad de los empleados o directivos que hayan realizado la comunicación. Cualquiera que sea el criterio adoptado se informará al empleado o directivo comunicante el curso de su comunicación. Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 5

6 Recibida la comunicación por el Órgano de Control y Comunicación éste procederá a su inmediato análisis para determinar la relación de los hechos u operaciones comunicados con el blanqueo de capitales: - Si se aprecia indicio o certeza de blanqueo de capitales el Órgano de Control y Comunicación procederá a la comunicación inmediata del hecho u operación al Servicio Ejecutivo. Comunicación que se realizará en el formulario predefinido (se adjunta en dossier) a tal efecto por dicho servicio ejecutivo, y que contendrá, en todo caso, la siguiente información:? Relación e identificación de las personas físicas o jurídicas que participan en la operación y el concepto de su participación en ella.? La actividad conocida de dichas personas físicas o jurídicas y la correspondencia entre la actividad y las operaciones realizadas.? Relación de operaciones y fechas a las que se refieren con indicación de su naturaleza, moneda, cuantía, lugar o lugares de ejecución, finalidad e instrumentos de pago o cobro utilizados.? Las gestiones realizadas por los sujetos obligados comunicantes para investigar las operaciones.? Exposición de circunstancias de toda índole de las que pueda interferirse el indicio o certeza de vinculación al blanqueo de capitales y cualesquiera otros datos relevantes. - Si el órgano de Control y Comunicación considera que no existe blanqueo de capitales o que por otras razones no debe de comunicarlo al Servicio Ejecutivo dejará constancia por escrito de las mismas. 10. Abstención de ejecución de operaciones Abstenerse de ejecutar cualquier operación respecto a la que exista indicio o certeza de que está relacionada con el blanqueo de capitales y aquellas operaciones que muestren una falta de correspondencia ostensible con la naturaleza, volumen de la actividad, o antecedentes operativos de los clientes, sin haber efectuado previamente la comunicación prevista. No obstante cuando dicha abstención no sea posible o pueda dificultar la persecución de los beneficiarios de la operación, podrá llevarse a cabo efectuando la comunicación inmediatamente después de la ejecución. 11. Conservación de documentos Los documentos deben conservarse durante 6 años. - Los referentes a las operaciones realizadas y las relaciones de negocio mantenidas: 6 años desde la fecha de ejecución de las operaciones. - Los relativos a la identificación de clientes: 6 años a partir de la fecha en la que finalicen las relaciones con el cliente. Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 6

7 12. Deber de confidencialidad No revelar al cliente ni a terceros que se han transmitido informes al Servicio Ejecutivo, o que se está examinando alguna operación por si pudiera estar vinculada al blanqueo de capitales. 13. Procedimientos informáticos y de control Para Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. Entidad Aseguradora: Informáticamente se ha desarrollado el siguiente procedimiento que permite detectar: a. Clientes pendientes de identificar en función del importe y modo de cobro de las operaciones: - Aquellas operaciones sin domiciliación por banco cuyas primas anuales sean superiores a euros. - Las primas únicas o aportaciones extraordinarias sin domiciliación por banco superiores a euros. b. Número de operaciones efectuadas por un mismo cliente (cúmulos), tanto en número de contratos como aportaciones a las mismas, sin domiciliación por banco y durante el periodo de un año natural. Para Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. Entidad Gestora de Fondos de Pensiones: Se ha desarrollado el siguiente procedimiento que permite detectar: a. Clientes pendientes de identificar cuyas aportaciones anuales sin domiciliación bancaria sean superiores a euros b. Número de operaciones efectuadas por un mismo cliente (cúmulos), tanto en número de contratos como aportaciones a las mismas, sin domiciliación por banco y durante el periodo de un año natural. Con el cierre de cada mes saldrán tres listados para la aseguradora y dos para la gestora donde se relacionan: - Las operaciones indicadas anteriormente con número de contrato y cliente. - El N.I.F. o C.I.F. y si ha aportado o no fotocopia. - Fecha de la operación. - Importe. - Modo de cobro: efectivo, talón o transferencia. No se relacionará ninguna operación que este domiciliada por banco. Los cobros en efectivo o talón tienen que estar previamente autorizados por el Órgano de Control Interno y es necesario que el cliente esté identificado con fotocopia del NIF o CIF y, en su caso, fotocopia del N.I.F. del representante y de sus poderes. Si el importe del cobro en efectivo o talón, en el caso de seguros, es superior a euros o el cúmulo de varias operaciones de un mismo cliente supere dicho importe, Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 7

8 además de la identificación mediante fotocopia del NIF o CIF, se comunicará en la relación mensual mediante soporte magnético al Servicio Ejecutivo. Cuando se trate de transferencia bancaria se comprobará si está perfectamente identificado el ordenante (según el punto 6 anterior), si no es así se procederá a su correcta identificación. En el caso de que los datos del ordenante no coincidieran con los de nuestro cliente, se comunicará en la relación mensual mediante soporte magnético al Servicio Ejecutivo o se procederá, en función del importe y del tipo de operación, al estudio de la operación como sospechosa. Si no hay operaciones de las indicadas durante el mes, saldrán los listados sin operaciones. En cualquier caso, se deben de archivar dichos listados y conservarlos durante 6 años. PRODUCTOS ACAV Y PRODUCTOS MANUALES PRODUCTOS ACAV - VIVAFONDO - CAPITAL DIFERIDO PRODUCTOS MANUALES - RENTAS: Temporales, Vitalicias,. Se les aplican las mismas normas y procedimientos establecidos para los otros productos, salvo el punto 13 Procedimientos informáticos y de control. En este tipo de productos el control será manual y previo o simultaneo a la realización y grabación de cada operación. Las personas encargadas de la venta y grabación de este tipo de productos, primas y aportaciones tendrán muy en cuanta, y así se las formará a título individual, las normas sobre el blanqueo de capitales. Relacionaran las operaciones en ficheros excel, uno para cada modalidad de producto y que contendrá, como mínimo, la siguiente información: - Número de contrato. - Tomador - Domicilio - NIF/CIF - Fotocopia del NIF/CIF: Si = X ; No = blanco - Fecha de la operación - Modo de cobro - Importe - Declaración mensual al Servicio Ejecutivo: Si = X ; No = blanco Dado el control previo y simultaneo a la realización de operaciones el control de estos ficheros debe de ser sencillo. Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 8

9 Se comprobará al cierre de cada mes y en los primeros días del mes siguiente - Si existen operaciones pendientes de identificar y si es así se procederá a su identificación. - Si existen operaciones para declarar al Servicio Ejecutivo, en cuyo caso, se relacionarán en el programa a tal efecto junto con operaciones de otros productos y posterior envío al Servicio Ejecutivo del Banco de España. En cualquier caso, se deben de archivar dichos ficheros o impresiones de los mismos y conservarlos durante 6 años. Madrid, a 30 de junio de 2005 Política de Aceptación de Clientes Pelayo Mondiale Vida Seguros y Reaseguros, S.A. 9