Instituto Nacional de Estadística y Geografía. Dirección General de Administración. Sistema Integral de Administración

Transcripción

1 Instituto Nacional de Estadística y Geografía Dirección General de Administración Sistema Integral de Administración Subsistema de Módulo de Gastos de campo Apartado de Manual del usuario Aguascalientes, Ags., Enero de 2017.

2 ÍNDICE Índice. 2 En qué consiste la carga por layout. 3 Archivo a cargar por layout... 3 Formas de cargar layout 8 Al crear el folio.. 8 Cuando el folio ya está elaborado. 10 Página de carga layout.. 11 Cargar archivo Verificar archivo. 13 Archivo de avisos, advertencias y errores Modificar registros. 15 Página 2 de 16

3 EN QUÉ CONSISTE LA CARGA POR LAYOUT La carga Layout consiste en subir un archivo de datos de registros de comisionados a un folio de Gastos de campo de manera que se pueden cargar varios o muchos registros a la vez (mínimo 10 registros). La carga por Layout de Gastos de campo es otra forma opcional de agregar registros a un folio de Gastos de campo y el usuario decidirá se requiere agregarlos de esta forma o continuar agregándolos manualmente. ARCHIVO A CARGAR POR LAYOUT El archivo con el cual se agregarán los registros deberá tener la extensión.xls (formato de Excel ) y se deberá descargar desde la liga del sistema ya que cuenta una estructura específica. El formato del archivo es el siguiente: El archivo presenta dos pestañas Captura y Estructura. La pestaña de Estructura es para uso exclusivo del sistema por lo que en está pestaña no se capturará nada. Los datos se capturan en la pestaña de Captura. Página 3 de 16

4 Los Datos a Capturar son los siguientes: - Núm. de empleado.- Aquí se captura el número de la credencial del empleado destinado a trabajos de campo. - CURP. - Lugar destino de los trabajos de campo.- Es el lugar en el que se indicará clave y nombre de la entidad, del municipio y de la entidad destino del empleado destinado a trabajos de campo. Lugar destino de los trabajos de Campo Entidad Municipio Localidad Clave Nombre Clave Nombre Clave Nombre - Período.- Son las fechas inicial y final de la comisión y deberán tener el formato de fecha DD/MM/AAAA: o DD.- Son los dos dígitos del día del mes. o MM.- Son los dos dígitos que representan el mes. o AAAA.- Son los cuatro dígitos del año. - Excluir fines de semana.- En este campo sólo se capturan los valores 0 y 1. o 0.- Significa que NO se toman en cuenta sábado y domingo. Página 4 de 16

5 o 1.- Significa que incluirán los días sábado y domingo que hay dentro del periodo indicado. - Clave de tarifa.- se indicara la clave de tarifa vigente para trabajos de campo que le corresponde. En caso de que no se le va a pagar tarifa de gastos de campo se capturará 0. - Clave de actividad.- Se captura la clave de actividad de acuerdo al siguiente catálogo: Clave Actividad 1 Capacitación 2 Levantamiento 3 Supervisión 7 Promoción 4 Concertación 6 Recorrido 8 Actualización 5 Otra Página 5 de 16

6 - Fuente de financiamiento.- Sólo permiten valores de 1 y 4. o 1.- Recursos Fiscales. o 4.- Recursos Propios. - Transportación.- Se captura el importe que se otorgaron de pasajes terrestres, marítimos y/o casetas. - Tarjeta telefónica.- Se captura el importe que se otorgó de acuerdo a la siguiente lista: Tarifas de Tarjeta Telefónica Página 6 de 16

7 - Gasto especial. De acuerdo a la Norma Interna de Viáticos, Pasajes y Gastos de Campo del Instituto Nacional de Estadística y Geografía se podrán otorgar tarifas para especial para cualquiera de los siguientes conceptos: I. Guías; II. Traductores; III. Remudas; IV. Combustibles; V. Transporte terrestre, lacustre, fluvial marítimo, y/o aéreo y VI. Otros gastos asociados con los Trabajos de Campo. Por lo que existe una celda de captura por cada concepto, excepto en el numeral V que cuenta con 3 celdas una para cada tipo de transporte. Transporte terrestre Transporte Marítimo Transporte Aereo Cuando se autorice tarifa para el concepto VI se deberá especificar la descripción del otro gasto especial en el campo Concepto otro. Otro Concepto otro 100 Renta de caballo Todo gasto especial deberá ser autorizado por un oficio, por lo que deberá capturarse el número del oficio y la fecha del oficio en los campos Num. Oficio GE y Fecha oficio GE respectivamente. Num. Oficio GE Fecha oficio GE NNN./22/ /11/2016 Gasto Especial Guías Traductores Remudas Combustibles Transporte terrestre Transporte Marítimo Transporte Aereo Otro Concepto otro Num. Oficio GE Fecha oficio GE NNN./10/ /08/ NNN./12/ /09/ NNN./19/ /10/ NNN./11/ /09/ Renta de caballo NNN./22/ /11/ Renta de caballo NNN./22/ /11/2016 Página 7 de 16

8 FORMAS DE CARGAR LAYOUT Para ingresar a existen dos formas: al crear el folio y cuando el folio ya está creado. Al crear el folio La primera forma es cuando se va elaborar el folio. Para elaborar el folio de gastos de campo se deberá seguir la siguiente ruta de Menú: Comisiones Gastos de campo Operación regular Recibo de pago. Al acceder mostrará la siguiente pantalla: Al entrar en esta opción se deberá seleccionar los datos de la clave operativa del folio a crear: Proyecto, Unidad Ejecutora, Entidad, Ámbito, Coordinación estatal y los demás niveles en caso de que se requiera. Página 8 de 16

9 Enseguida se dará clic en el botón Crear recibo de pago. Luego mostrará la siguiente pantalla: Página 9 de 16

10 Donde se seleccionará el municipio origen, la localidad origen, el ejercicio, la clave presupuestal, se capturará el domicilio, se capturará las observaciones en caso de que se requieran, se elegirá la fuente de financiamiento y se seleccionaran las firmas. Al terminar se deberá presionar le botón registrar y mostrará la siguiente pantalla: Carga manual Carga por archivo xls Para registrar por carga Layout (por archivo XLS) se presionará el botón Cargar Layout. Cuando el folio ya está elaborado. La segunda forma es cuando el folio de gastos de campo fue creado con anterioridad. En este caso la ruta para ingresar es la misma ruta para crear el folio: Comisiones Gastos de campo Operación regular Recibo de pago. Pero en esta ocasión se buscará el folio al cual se quiere cargar el archivo. Se seleccionará la clave operativa de folio, se elige el periodo (Fecha inicial y Fecha final) que comprende la fecha en la cual se creó el folio y después se presionará el botón de Ver recibos. Página 10 de 16

11 En seguida se mostrará una lista de los folios creados en este periodo. Para ingresar a la opción de Cargar Layout se dará clic en la opción de Layout del folio al cual se quiere cargar el archivo XLS. PAGINA DE CARGA LAYOUT Al ingresar se mostrará la siguiente pantalla: Cargar archivo Para seleccionar el archivo a cargar se presionará el botón Examinar, se buscará el archivo, se elige el archivo y se presionará Abrir. Página 11 de 16

12 2 3 1 Luego se mostrará la ruta del archivo seleccionado: Se dará clic en el botón el Cargar archivo y aparecerá un mensaje indicado que le archivo fue cargado. Página 12 de 16

13 Verificar archivo El siguiente paso es verificar el archivo, por lo que se presionará el botón Verificar Archivo; aparecerá un bloqueo temporal de pantalla en lo que el sistema termina de verificar la información del archivo. Después cambiará el mensaje del estatus del archivo y se mostrarán los Resultados del archivo verificado. Aparecerá un mensaje que indica el número total de renglones registrados, el total de registros de partida de de los renglones disponibles y el total de registros generados por partidas de transportación. Además de otro archivo con el detalle de mensajes de avisos, advertencias y errores detectados en la Verificación. Página 13 de 16

14 Archivo de avisos, advertencias y errores Para descargar el archivo de avisos, advertencias y errores se dará clic con el botón derecho del mouse sobre el icono y se elegirá Guardar destino como. Se elegirá la ubicación y se dará clic en Guardar. Al abrir el archivo de avisos, advertencias y errores se mostrará lo siguiente. Página 14 de 16

15 El archivo consta de 5 columnas: RenglonLay, Tipo_Mensaje, Registrado, Suberror y Mensaje. - RENGLONLAY.- Indica en número del renglón de datos del Archivo XLS. - TIPO_MENSAJE.- Indica si es un Aviso, una Advertencia o un Error. - REGISTRADO.- Indica si fue o no fue guardado el renglón en cuestión. - SUBERROR.- En caso de que haya más de un error por renglón se enumerarán los suberrores. Ejemplo: El sub error 2 del renglón 10 indica - MENSAJE.- En caso de que renglón fue registrado aparece la palabra REGISTRADO. En caso error o advertencia se describe el mensaje específico encontrado. Cuando el archivo de avisos, advertencia y errores manda: - AVISO.- Se registra el renglón sin problema. - ADVERTENCIA.- Se guarda el renglón pero genera una observación que se verá reflejada en el RECIBO DE PAGO / COMPROBACION DE GASTOS DE CAMPO. - ERROR.- No se registra el renglón. Modificar registros Para revisar los datos registrados o si requiere modificar algún dato registrado de conceptos de gastos de campo se deberá presionar el botón Modificar GC. Al dar clic al botón modificar GC nos mandará a la siguiente página: Página 15 de 16

16 Que es la misma página donde se pueden agregar los registros para gastos de campo manualmente. Si se requiere visualizar o modificar registros de transportación (pasajes terrestres, marítimos y casetas) se deberá dar clic al botón Modificar Transportación que nos mandará a la siguiente página: Al concluir con el registro ya sea de gastos de campo o de transportación se deberá presionar el botón Terminar. Página 16 de 16