Business Travel BUSINESS TRAVEL DIPLOMA

Transcripción

1 BUSINESS TRAVEL DIPLOMA PROGRAMA 2015

2 IBTA (Asociación Ibérica de Viajes de Negocio), a través del Business Travel Institute, otorga el «Business Travel Diploma» (BTD), el título de referencia en el sector de los viajes de empresa. La actividad vinculada a los viajes de empresa es cada vez más compleja y necesita de profesionales que gestionen eficientemente sus múltiples aspectos tanto desde la perspectiva de la compra como de la comercialización de servicios. El objetivo del BTD es aportar los conocimientos y la experiencia a los profesionales cuyas responsabilidades incluyen los viajes de empresa, aportando una metodología de trabajo necesaria para trabajar con éxito en el sector. El BTD está llamado a ser la titulación de referencia del sector, dirigido tanto a Travel Managers (Gestores de Viajes de Empresa), como también a los profesionales que trabajan en empresas proveedoras (cadenas hoteleras, compañías aéreas, rent a car, servicios...). Obtener el Business Travel Diploma es también una garantía de capacitación para todos los profesionales del sector, al estar acreditados por el Business Travel Institute e IBTA como expertos en viajes de empresa. Docente SERGIO ROIG-GIRONELLA COMAS Licenciado en Ciencias Empresariales y MBA Escuela Superior de Administración y Dirección de Empresas, ESADE, Barcelona. Actualmente trabaja como Socio Director en TRAVELLENCE. Principales clientes: SEAT, Mahou San Miguel, Ferrovial, Pepsico, Unilever, Vileda, Prysmian, IZASA, Barnices Valentine, Alfa Consulting, Comsa Emte, Unit 4, Universitat Politècnica de Catalunya, Universitat de Barcelona, TV3, Bodegas Torres. Colaboradores

3 TEMARIO 10:00-11:00 hrs 1.- INTRODUCCIÓN La actividad del business travel Definición Situación en España. Presente y futuro Distribución del gasto de viajes. Principales indicadores Una presentación de la actividad de business travel, su situación actual en España, y la descripción de la distribución de gastos de viajes, dividido en directos, gastos indirectos y tendencias de reducción. 11:00-12:00 hrs 2.- AGENTES PRESTATARIOS DE SERVICIOS (1) A.- Las agencias de viajes, su papel en el BT El rol de las agencias Es necesaria la agencia de viajes?. Compra directa Tipos de agencias de viajes El proceso de selección de agencia proveedora Analizaremos las ventajas e inconvenientes de cada tipo de agencia de viajes para poder seleccionar aquella que se adecue a nuestro perfil de empresa. Tipos de prestación de servicio BTC Implant Outplant Centros internacionales de servicio La elección de modelo de prestación de servicio dependerá de nuestras necesidades y afectará directamente a la propuesta económica de gestión por parte de la agencia. Aprenderemos pros y contras de cada tipo para tener criterio de elección.

4 Tipos de condiciones de contratación Management fee Transaction fee Win to win Rappeles Las devoluciones de comisiones Con la evolución de la actividad y los constantes cambios en las condiciones de contratación con los proveedores turísticos, la forma de remuneración de las agencias de viajes ha variado, abriendo nuevas posibilidades. Veremos las distintas opciones y en qué afectan a nuestros gastos de gestión. 12:00-12:30 hrs PAUSA-CAFÉ 12:30-13:30 hrs 2.- AGENTES PRESTATARIOS DE SERVICIOS (2) B.- El travel manager y el gestor de cuentas La función del Travel Manager Definición y funciones El outsourcing. La función del Gestor de cuenta Definición Alternativas A la hora de gestionar correctamente la relación empresa-agencia, es necesario definir las responsabilidades de las dos partes y quienes son los interlocutores entre cliente y prestatario de servicios. Veremos también la opción de gestión externalizada como una vía de reducción de gastos internos y mejora en la eficiencia en la gestión. 14:00-15:00 hrs ALMUERZO

5 15:30-17:00 hrs 3.- NUEVAS TECNOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS DE AUTORESERVA Definición Impacto en los gastos de operación Apps Redes Sociales Las herramientas de auto reserva nos permiten abaratar los gastos de intermediación a la hora de tramitar los viajes de empresa. Estudiaremos los perfiles de empresa en los que se puede aplicar, qué tipo de servicios nos permite gestionar, su contribución a simplificar la gestión administrativa, y el efecto que tiene en nuestros gastos totales. Además analizaremos las nuevas apps y su contribución a la mejora de la gestión de los viajes de empresa, y la influencia de las redes sociales en la prescripción y contratación de productos. 17:00-18:00 hrs 4.- LAS POLÍTICAS DE VIAJES Finalidad Tipos La formación interna Gestión de las reclamaciones Quizás el elemento más importante a la hora de controlar el gasto de viajes es la definición de la política de viajes de la empresa. Viajar con criterio y aplicar los controles adecuados para casos excepcionales permite una gestión más eficiente del presupuesto de viajes. Veremos distintos casos de políticas de viajes y ejemplos de mejoras en la definición de las mismas. Por otra parte, el seguir correctamente el proceso de reservas y transmitir la política de gestión permite reducir tiempo, errores en los viajes y en consecuencia menos incidencias en los servicios. La gestión de reclamaciones permite identificar puntos de fuga y aplicar procesos de mejora. FIN DE LA PRIMERA JORNADA

6 2ª JORNADA 9:30-11:00 hrs 2.- GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA CUENTA DE VIAJES Tipos de facturación Incidencias en facturación El pago directo hotelero El crédito de proveedores. Medios de pago - Emilio Acevedo Conciliaciones automáticas Las Tarjetas corporativas Aplicaciones Gestión Gastos Gaelle Mongreville El prestatario de los servicios de viajes es un proveedor más de la empresa. Cada empresa tiene sus características de plazos y forma de facturación a los que se debe adaptar. Por otra parte, las características del proceso de compra de los viajes hacen que se produzcan incidencias en su facturación que se deben conocer. En cuanto a los medios de pago analizaremos las distintas opciones, sus ventajas, la simplificación de la conciliación y las características de las tarjetas corporativas. Además, también veremos nuevas aplicaciones para la simplificación de la gestión de gastos de viajes. 11:00-11:30 hrs PAUSA-CAFÉ 11:30-12:30 hrs 3.- SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTION El seguimiento periódico o La revisión de la cuenta periodicidad o Los informes de gestión - KPI o El informe de ahorros Principales indicadores Todo proceso y relación a largo plazo requiere un seguimiento periódico de valoración de los resultados y análisis de posibles mejoras. Veremos los modelos de reporting que permiten conocer los parámetros necesarios para optimizar nuestro gasto. Además estudiaremos los informes de ahorros y aprenderemos a determinar los KPIs sobre las que mediremos nuestra mejora en la actividad.

7 12:30-14:00 hrs 4.- IMPLANTACIÓN DE LA CUENTA El proceso interno de implantación Una correcta implantación del servicio, con la información contrastada y con el adecuado control de todas las áreas que intervienen, contribuye a eliminar los errores de origen que repercuten en incidencias tanto de servicio como de gestión administrativa y facturación. Veremos errores habituales y los procedimientos de control para evitar su comisión. 14:00-15:30 hrs ALMUERZO 15:30-18:00 hrs 5.- NEGOCIACIÓN Y CONTRATACION Hoteles Manuel Lopez Trenes Ignacio Asin Rent a Car Cristobal Jimenez Aeropuertos Javier Flecha Aéreas Amaya Cabello Analizaremos la situación actual de los proveedores de servicios turísticos, viendo las condiciones y tendencias actuales del sector, ( avión/tren alta velocidad ) y criterios para mejorar nuestro direccionamiento en ventas, de forma que repercuta en mayores beneficios para nuestra empresa 6.- CLAUSURA Y ENTREGA DE DIPLOMAS