Curso Superior de Gestión de Clínica Dental. 3ª Edición

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Gabriel de la Cruz Sáez
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1 Curso Superior de Gestión de Clínica Dental 3ª Edición

2 MODULO1 Parte I 2

3 TEMPUS FUGIT

4 GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE AGENDAS

5 LA AGENDA COMO PLAN DE TRABAJO

6 Mano de Obra Experiencia Input Proceso Output Tiempo Equipamiento miento Valor Añadido

7 RECURSOS Mano de obra Equipamiento Experiencia Tiempo

8 Mano de Obra Experiencia Input Proceso Output Tiempo Equipamiento

9 DEFINICIÓN DEL TIEMPO

10 El tiempo es una magnitud física con la que medimos la duración o separación de acontecimientos, sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación; esto es, el período que transcurre entre el estado del sistema cuando éste presentaba un estado X y el instante en el que X registra una variación perceptible para un observador (o aparato de medida).

11 CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO Es un recurso imprescindible No es acumulable No se puede alargar o acortar según las necesidades Fluye inexorable e independientemente de nuestra voluntad Sólo podemos aprovecharlo lo mejor posible

12 Nuestra Clínica

13 PRODUCE Tratamientos

14 CARACTERÍSTICAS DEL TRATAMIENTO Se trata de un servicio, no de un producto. Es intangible Se genera en el momento del consumo No se puede almacenar Personalizado

15 CONSECUENCIAS Debemos ser capaces de optimizar el uso del tiempo La herramienta esencial es: LA AGENDA Según funcione nuestra agenda, así funcionará la clínica Por tanto, mimad la agenda, todos os lo agradecerán

16 MANEJO DE LA AGENDA Gestión del Tiempo Para qué sirve la agenda?

17 FUNCIONES DE LA AGENDA Fijar los horarios de atención al paciente Fijar los horarios de trabajo de los profesionales Programar los flujos de trabajo Compaginar recursos y servicios

18 CALIDAD DE TIEMPO Máxima Media Baja Basura

19 CICLO DEL TIEMPO El tiempo se deteriora como recurso

20 CALIDAD DE TIEMPO MÁXIMA En el mejor momento del día: Biorritmos En cantidad Suficiente Con márgenes de maniobra: Sin prisas

21 CALIDAD DE TIEMPO MEDIA En un buen momento de la jornada Menor cantidad Tiene que encajar con otros bloques: Cierta Premura

22 CALIDAD DE TIEMPO BAJA En donde cae, generalmente al final de la Jornada Es escaso Esta en áreas de compresión

23 CALIDAD DE TIEMPO BASURA No existe Esta Fragmentado En un Hueco Muy escaso tamaño

24 BLOQUES DE TIEMPO Qué tamaño deben tener?

25 El tiempo de calidad debe ser suficiente para realizar tratamientos complejos

26 El bloque mínimo de tiempo puede ser de 5, 10 ó 15 minutos

27 FRAGMENTACIÓN DE AGENDA Nuestro peor enemigo Somos conscientes?

28 QUÉ ES LA FRAGMENTACIÓN?

29 ES UNA SITUACIÓN EN LA QUE NO PODEMOS ENCONTRAR UN LAPSO ADECUADO DE TIEMPO CONTIGUO

30 A PESAR DE QUE SÍ EXISTE ESA CANTIDAD DE TIEMPO DISPONIBLE EN ESA FECHA

31 A QUÉ SE DEBE?

32 No existen criterios de cita Se dan la citas en función de parámetros aleatorios No se distinguen áreas en la agenda para diferentes tipos de cita No se evita conscientemente

33 COMO EVITARLA Normas claras de citas Separar áreas en la agenda por bloques de calidad Agrupar siempre las citas según los bloques Definir criterios de disponibilidad Planificar y citar tratamientos completos

34 PLANIFICACIÓN DE TRATAMIENTOS COMPLEJOS Plan de tratamiento Coordinación

35 PLAN DE TRATAMIENTO Realizar la secuencia de tratamiento cita por cita (escrito) Especificar tiempo de cada cita Especificar lapso mínimo entre cada cita Dar TODAS las citas al inicio del tratamiento

36 COORDINACIÓN Asegurarse de que todos los recurso estén disponibles cuando se precisen Cerrar fechas con recursos externos, con margen de seguridad

37 VENTAJAS Dispondré del tiempo necesario para realizar lo antes posible el tratamiento. Por tanto, lo cobraré antes. Idealmente, antes incluso de pagar a proveedores. Mi paciente estará más satisfecho. Su tiempo es muy valioso.

38 CRITERIOS DE EFICIENCIA Cómo evaluamos la agenda?

39 PARA EL PACIENTE Ofrece amplia disponibilidad horaria Es flexible Se cumple con los horarios previstos Se cumple la planificación

40 PARA EL EQUIPO CLÍNICO El trabajo esta bien planificado No hay periodos de inactividad ni de sobrecarga Se pueden realizar tratamientos rentables Considera sus necesidades y preferencias

41 PARA LA CLÍNICA Aprovecha al máximo los recursos productivos Obtiene el mayor rendimiento económico posible Satisface plenamente al paciente Mantiene un ambiente de trabajo favorable

42 ESTRATEGIA

43 REQUISITOS Definición clara de tiempos de trabajo Planificación exhaustiva de los tratamientos complejos Criterios claros de disponibilidades de tiempo Puntualidad

44 DEFINICIÓN CLARA DE TIEMPOS DE TRABAJO Plan de tratamiento. Por escrito Tiempos tipo definidos en nuestro manual de operaciones Elasticidad de citas Conocer en que tratamientos es más fácil que sobre tiempo

45 PLANIFICACIÓN Esencial en tratamientos complejos Coordinar recursos propios Coordinar recursos externos

46 DISPONIBILIDAD Definir bloque de máxima calidad. Duración y situación Areas de la agenda Criterios de disponibilidad Protocolo de cita

47 PUNTUALIDAD A qué hora empieza la consulta? A qué hora llega el personal auxiliar? A qué hora esta citado el primer paciente? A qué hora llega el profesional? A qué hora terminamos de trabajar?

48 COMO SE HACE Criterios de una buena agenda

49 AREAS DE AGENDA Definir y señalizar

50 Hora Mañana 08:00 Baja 08:15 Calidad 08:30 08:45 09:00 Calidad 09:15 Media 09:30 09:45 10:00 10:15 10:30 10:45 11:00 Alta 11:15 Calidad 11:30 11:45 12:00 12:15 12:30 12:45 13:00 13:15 Calidad 13:30 Media 13:45 14:00 14:15 Baja 14:30 Calidad 14:45 15:00 Basura AREAS DE CALIDAD

51 Hora Mañana 08:00 Baja 08:15 Calidad 08:30 08:45 09:00 Calidad 09:15 Media 09:30 09:45 10:00 10:15 10:30 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 10:45 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 11:00 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Alta 11:15 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Calidad 11:30 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 11:45 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 12:00 12:15 12:30 12:45 13:00 13:15 Calidad 13:30 Media 13:45 14:00 14:15 Baja 14:30 Calidad 14:45 15:00 Basura ZONA RESERVADA

52 Hora Mañana 08:00 Baja 08:15 Calidad 08:30 08:45 09:00 Calidad 09:15 Media 09:30 09:45 10:00 Ajuste 10:15 10:30 10:45 11:00 Alta 11:15 Calidad 11:30 11:45 12:00 12:15 12:30 Ajuste 12:45 13:00 13:15 Calidad 13:30 Media 13:45 14:00 14:15 Baja 14:30 Calidad 14:45 15:00 Basura TIEMPOS DE AJUSTE

53 Hora Mañana 08:00 Baja 08:15 Primera visita Calidad 08:30 08:45 Endodoncia 09:00 Endodoncia Calidad 09:15 Endodoncia Media 09:30 Endodoncia 09:45 10:00 Urgencia Ajuste 10:15 10:30 10:45 11:00 Tallado Alta 11:15 Tallado Calidad 11:30 Tallado 11:45 Tallado 12:00 Tallado 12:15 12:30 Limpieza Ajuste 12:45 Limpieza 13:00 13:15 Revsión prótesis Calidad 13:30 Media 13:45 Obturación 14:00 Obturación 14:15 Obturación Baja 14:30 Calidad 14:45 15:00 Urgencia Basura FRAGMENTACIÓN

54 Hora Mañana 08:00 Baja 08:15 Primera visita Calidad 08:30 08:45 Endodoncia 09:00 Endodoncia Calidad 09:15 Endodoncia Media 09:30 Endodoncia 09:45 10:00 Urgencia Ajuste 10:15 10:30 10:45 11:00 Tallado Alta 11:15 Tallado Calidad 11:30 Tallado 11:45 Tallado 12:00 Tallado 12:15 12:30 Limpieza Ajuste 12:45 Limpieza 13:00 13:15 Revsión prótesis Calidad 13:30 Media 13:45 Obturación 14:00 Obturación 14:15 Obturación Baja 14:30 Calidad 14:45 15:00 Urgencia Basura AGENDA MAL GESTIONADA!

55 AGENDAS DE ORDENADOR Lo que deben tener

56 Ser múltiple Estar accesibles en todo momento Visible simultáneamente en toda la red Actualización en tiempo real

57 Permita copia y pega de citas Permita localizar rápidamente citas de un paciente Máxima flexibilidad para configurar horarios Permita citas fuera de horario y duplicadas

58 Nos muestre avisos del paciente al citar Localice espacio más próximo libre Que envíe SMS de aviso de cita Que permita trazar la cita Que permita impresión de cita

59 Acceso rápido y sencillo al historial del paciente Informe del tratamiento a realizar Control de flujo de pacientes en la clínica Estadísticas lo más amplias posibles

60 Gasta tu dinero y sólo estarás sin dinero, pero gasta tu tiempo y habrás perdido parte de tu vida. Michael Leboeuf Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo. John Fitzgerald Kennedy abecedent@gmail.com

BIBLIOGRAFIA 1.- Organízate con eficacia. David Allen. Editorial Empresa Activa. 2.- Successful Time Management. Patrick Forsytth. Editor Kogan Page 3.

62 BIBLIOGRAFIA 1.- Organízate con eficacia. David Allen. Editorial Empresa Activa. 2.- Successful Time Management. Patrick Forsytth. Editor Kogan Page 3.- Time Management for System Administrator. Editorial O'Reilly Media 4.- Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Stephen R. Covey. Editorial Paidos Ibérica. MODULO1 Parte I 3

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