Manuales de Usuario del SII

Transcripción

1 Manuales de Usuario del SII Módulo de Registros Públicos Renovación de Expedientes del Registro Mercantil y Entidades sin Ánimo de Lucro. Versión 1.0 Fecha: Diciembre de 2017 Yarly Díaz

2 CONTROL DE CAMBIOS (DOCUMENTACION DEL MANUAL) ELABORADO MODIFICADO FECHA DESCRIPCION RESPONSABLE José Iván Nieto Junio 2014 Documentación inicial José Iván Nieto Yarly Díaz Octubre 2015 Actualización de Pantallas Yarly Díaz Yarly Díaz Marzo 2016 Actualización en base a virtualización Yarly Díaz Yarly Díaz Abril 2017 Descripción de algunos casos en renovaciones Yarly Díaz Jose I Nieto Dic 2017 Ajustes Ley 1780, Código de Policía 2

3 Tabla de contenido Manuales de Usuario del SII 1 1. Objetivos 5 2. El Proceso - Renovación Normal Si se ingresa como usuario público por la opción Renovar matricula mercantil Si el menú es tipo Aplicación A través del browser de consultas Confirmación de la matrícula a renovar Comerciantes multados Matrículas a renovar y controles Pantalla de liquidación y soportes Actividades de alto impacto y uso de suelos Captura de formularios Evidencia de disminución de activos Formas de Pago Restricciones en la renovación El Proceso - Renovación Express Acceso a la renovación express Confirmación de la matrícula y de los activos Diligenciamiento de los datos de la renovación express El Proceso - Reliquidación de Activos Recomendaciones Captura de evidencias en la renovación Habilitación de pantallas de autoconsulta Control de calidad Cobro de formularios 28 3

4 5.5. Cobros adicionales a la renovación Parametrización Parametrización en el Common (general) Parametrización en el CommonXX (Por cámara) Parametrización en Claves Valor Bandeja de revisión de trámites Ley 1780 y Código de Policía. 31 4

5 1. Objetivos Explica la forma como opera el módulo de renovación de expedientes a través del sistema SII. Incluye las funcionalidades de Renovación Normal y Renovación Express (rápida). 2. El Proceso - Renovacio n Normal. El proceso de renovación haciendo uso de la funcionalidad virtual habilitada en el SII es el siguiente: 2.1. Si se ingresa como usuario público por la opción Renovar matricula mercantil 2.2. Si el menú es tipo Aplicación 5

6 2.3. A través del browser de consultas Igualmente puede accederse al módulo de renovación de la matrícula mercantil a través del Browser de Consultas del SII Confirmación de la matrícula a renovar A través de esta pantalla el usuario le confirma al sistema si la matrícula seleccionada es la que se va a renovar, puede escoger si va a renovar para dejar de ser comerciante o no, cuál es el número de empleados del comerciante, y puede seleccionar si desea o no renovar la totalidad de los expedientes relacionados con la matricula seleccionada. Si la matricula a renovar tiene más de cinco (5) establecimientos, el sistema seleccionará la opción NO para todos los establecimientos vinculados, para evitar la selección manual una por una, en caso de que no se 6

7 vayan a renovar todos los establecimientos, de lo contrario el usuario debe indicar SI a las matriculas que se deseen renovar. Si la matricula tiene más de 5 años sin renovar, el sistema le muestra un mensaje que le indica al cajero que el expediente seleccionado tiene más de 5 años sin renovar y que si está seguro de continuar con el proceso. Este caso aplica por ejemplo para aquellas matriculas que desean cancelar el registro mercantil. En caso de haber iniciado un proceso previo de renovación, el sistema le permite retomar el trámite a través del número de recuperación asignado por el sistema Comerciantes multados 7

8 Al momento de indicar la matrícula o identificación a renovar y continuar con el proceso, el sistema validará en línea, contra el Registro Nacional de Medidas Correctivas, que gestiona la Policía Nacional, si el propietario, persona natural tiene multas vencidas (multas con más de 6 meses de haber sido impuestas y que no hayan sido pagadas) de acuerdo con lo establecido. De ser así, le indicará al usuario que no puede continuar con su renovación hasta que la multa no sea pagada. El sistema igualmente le permite ver las multas que, de acuerdo con el Registro de Medidas Correctivas, se encuentran vencidas. Si el comerciante que está multado / vencido tiene a su vez establecimientos de comercio, el sistema SII le permitirá renovar dichos establecimientos Matrículas a renovar y controles A continuación, aparece la ventana en la cual el usuario le indica al sistema el valor de los activos para cada matrícula a renovar. Si se adeuda más de un año, el sistema le solicitará al comerciante el valor de los activos por cada matrícula y cada año a renovar, en caso de que exista la cesación de actividad para algún año de los relacionados al momento de la renovación, el cajero deberá indicarle que para ese año estuvo SIN ACTIVIDAD 8

9 para que no le cobre. Si la persona desea cancelar la matricula lo puede hacer antes del 31 de marzo de cada año, de lo contrario después del 31 de marzo deberá pagar la renovación del año. A su vez se le solicitará indicar el número total de empleados que tiene a nivel nacional. Si el comerciante que está renovando es beneficiario de la Ley 1780, el sistema le solicitará ciertos datos para verificar que sigue cumpliendo con los requisitos de la Ley Dado que para continuar con los beneficios de la ley 1780 y de acuerdo con lo establecido en el decreto 659 de 2017, se deben anexar ciertos soportes para que pueda renovar con beneficios, como son: 1.) Relación de empleados contratados indicando su número de identificación, 2.) Estados financieros debidamente auditados con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, 3.) Certificación o declaración de encontrarse al día con el sistema de seguridad social y con los aspectos de tipo tributario; Es posible que el comerciante no cuente con esta información o por alguna otra razón no desee acceder al beneficio, en tal caso el sistema le permitirá indicar que renuncia a los beneficios 9

10 Por último, si el usuario que está realizando la renovación es un cajero interno de la Cámara de Comercio, el sistema permitirá indicar si se desea cobrar afiliación y formularios. Si el usuario que está haciendo la renovación es un usuario público, por defecto se cobrará la cuota de afiliación (si el comerciante es afiliado) y los formularios. Finalmente oprima el botón LIQUIDAR 2.7. Pantalla de liquidación y soportes El sistema realiza la liquidación de la renovación y muestra el valor de la misma 10

11 Si el comerciante indicó que cumplía con los requisitos para mantener los beneficios de la ley 1780, el sistema SII le solicitará anexar los PDFs de los soportes requeridos. Acto seguido se solicitará digitar la información de los formularios relativos a las matrículas que se estén renovando Actividades de alto impacto y uso de suelos Diligenciada la información de los formularios, el sistema SII realizará las validaciones que sean necesarias para determinar si se debe o no anexar la certificación de uso de SUELOS en relación con las actividades de alto impacto. Al respecto se realizan las siguientes validaciones: 11

12 Siempre y cuando la actividad (código CIIU) en que se haya clasificado el comerciante o su(s) establecimiento(s) sean I5630 o S6909: a. Si el comerciante o sus establecimientos tenían previamente asociado un CIIU correspondiente a una actividad de alto impacto y no modifica ni su nombre ni su ubicación (dirección comercial y municipio comercial) al grabar el formulario, el sistema NO SOLICITA SE ANEXE LA CERTIFICACION. b. Si el comerciante o sus establecimientos tenían previamente asociado un CIIU correspondiente a una actividad de alto impacto y luego de diligenciar el formulario los elimina o quita, el sistema NO SOLICITA SE ANEXE LA CERTIFICACION. c. Si el comerciante o sus establecimientos tenían previamente asociado un CIIU correspondiente a una actividad de alto impacto y modifica el nombre del establecimiento de comercio, la dirección comercial del expediente a renovar, su domicilio comercial, SE LE SOLICITARÁ QUE ANEXE LA CERTIFICACIÓN DE USO DE SUELOS. d. Si el comerciante o sus establecimientos no tenían previamente asociado un CIIU correspondiente a una actividad de alto impacto y al grabar el formulario selecciona una de estas actividades, SE LE SOLICITARÁ QUE ANEXE LA CERTIFICACIÓN DE USO DE SUELOS. Cuando la información esté completa, el cajero/usuario podrá seleccionar la acción a realizar Captura de formularios. 12

13 Se debe seleccionar cada uno de los formularios. El sistema mostrará la captura del formulario dependiendo de la organización jurídica del matriculado. a.- Información de identificación del expediente b.- Nombres y razón social c.- Identificación en el extranjero (en caso de personas naturales NO COLOMBIANAS) 13

14 d.- Información de ubicación comercial e.- Información de ubicación de notificación (excluyendo establecimientos de comercio) 14

15 f.- Tipo de sede y autorizaciones g.- Descripción de la actividad económica h.- Códigos CIIUs y clasificación de la actividad económica 15

16 i.- Otros indicadores j.- Referencias crediticias y comerciales k.- Información financiera y personal 16

17 l.- Bienes del comerciante m.- Controles de beneficio Ley

18 n.- Seguridad social o.- Información general de Entidades Sin Ánimo de Lucro (Solo para ESADL y Economía solidaria) p.- Clasificación de Entidades Sin Ánimo de Lucro (Solo para ESADL y Economía solidaria) q.- Información adicional de Entidades Sin Ánimo de Lucro (Solo para ESADL y Economía solidaria) r.- Grabación del formulario y actividades de alto impacto 18

19 Cuando se graba el formulario y se ha incluido una actividad de alto impacto o teniendo una actividad de alto impacto se ha modificado el nombre, la dirección comercial o el municipio comercial, el sistema SII indicará que se debe anexar el certificado de uso de suelos de acuerdo con lo estipulado en el artículo 85 del Código de Policía. s.- Notas finales de la grabación de formularios Lo ideal es que el comerciante diligencie la totalidad de la información del formulario, sin embargo, se entiende que hay algunos datos que no necesariamente existen como son: a.) Segundo y tercer teléfono comercial y de notificación c.) Número del predial o ficha catastral d.) CIIUs segundo al cuarto e.) Referencias f.) Bienes Al oprimir el botón grabar el sistema muestra de nuevo la pantalla de liquidación para continuar con la captura de los demás formularios (si existen). Tener en cuenta que, si el comerciante debe más de un año, el sistema le permite la captura de un solo formulario, pero le solicitará información financiera de cada uno de los años que adeude Evidencia de disminución de activos. Si el comerciante disminuye los activos en relación con el año anterior, el sistema le solicitará que adicione, en formato PDF el balance o los estados financieros donde se evidencie la disminución de activos. Vale aclarar que esta información NO ES DE CARACTER OBLIGATORIO, es decir, el sistema permite continuar con el proceso de renovación si este soporte no se indica Formas de Pago Diligenciada la totalidad de la información de los formularios y las evidencias (en caso de disminución de activos), el sistema habilita las opciones necesarias para culminar el trámite dependiendo del usuario y de la parametrización que tenga la Cámara de Comercio. Botones para usuarios Cajeros: 19

20 Imprimir volante para pago en Bancos y Corresponsales Bancarios: A través de este botón el cajero podrá generar el volante para pago en bancos o corresponsales, siempre y cuando el usuario entregue firmados en forma manuscrita los formularios. Recibir Pago: Permite recibir el pago directamente en la caja de la Cámara de Comercio. Al hacer clic en el botón el sistema se interconecta con el módulo de recepción de dineros. Modificar: Permite ir de nuevo a la pantalla de liquidación para cambiar los datos de activos. Si se selecciona esta opción el trámite se reinicia y será necesario volver a realizar el diligenciamiento completo. Abandonar: Abandona el trámite de renovación. Botones para usuarios públicos: Inicialmente el usuario encontrará dos botones porque no ha realizado el diligenciamiento de los formularios. Modificar: Lleva al usuario a la pantalla de liquidación en caso de requerir modificar los activos digitados. Abandonar: En caso de que el usuario desee abandonar el trámite de renovación o iniciar una nueva. Pago en caja de la Cámara de Comercio: Opción que se habilita a los usuarios públicos en el commonxx a través del parámetro RENOVACION_HABILITAR_PAGO_EN_CAJA. Para el caso el usuario deberá imprimir los formularios, firmarlos (manuscrita) y presentarlos en la Cámara de Comercio. Pago en bancos/corresponsales presentando formularios y volante: Esta opción se muestra única y exclusivamente cuando la Cámara de Comercio habilita en el commonxx el parámetro ACUERDO_BANCOS_RECIBIR_FORMULARIOS el cual dependerá del convenio que la cámara tenga con el banco. El sistema le ofrece la posibilidad para pagar en bancos entregando tanto el volante como los formularios firmados en forma manuscrita. Si la Cámara de Comercio tiene este tipo de convenio. El sistema genera un pdf con los formularios y el volante en el cual se observa una nota recordándole al cajero que debe exigir que el cliente presente los formularios debidamente firmados. Pagar en forma no presencial: Esta opción lleva al usuario a realizar el proceso de firmado electrónico. Para más detalle ver (MUS-SII-REGISTRO-FirmadoElectrónico y MUS-SII-REGISTRO-PagoTramites). 20

21 Abandonar: Abandona el trámite de renovación o iniciar una nueva Restricciones en la renovación Por regla general las renovaciones se asientan en forma automática al momento de recibir el pago, de tal suerte que, si el formulario es grabado en línea, el trámite queda totalmente asentado desde el mismo pago, sin embargo, en caso de: a.) Si el comerciante es beneficiario de la Ley 1780 b.) Si el comerciante tiene multas vencidas en relación con el cumplimiento del Código de Policía c.) Si el comerciante o alguno de sus establecimientos se clasifica en una actividad de alto impacto d.) Si el comerciante o alguno de sus establecimientos, estando previamente clasificado en una actividad de alto impacto, modifica su nombre, el nombre de sus establecimientos o la ubicación comercial, LA RENOVACIÓN NO QUEDARÁ AUTOMÁTICAMENTE ASENTADA. Esta deberá ser revisada (revisión de soportes) y finalmente asentada si los soportes son los adecuados. Para el efecto en el sistema SII se ha habilitado una bandeja denominada Trámites Ley 1780 y Código de Policía, la cual permitirá hacer la gestión necesaria, de revisión, sobre dichos trámites, pues permitirá ver la información de los soportes, hacer comentarios, generar devoluciones o asentar el trámite, según se determine que los documentos (PDFs) anexados cumplen con lo establecido y son el documento idóneo para cubrir el aspecto que deben soportar. Más adelante en este manual se explica el manejo de la bandeja aquí indicada. 3. El Proceso - Renovacio n Express. La renovación express es un mecanismo de renovación que puede ser utilizado para que el cajero opere de una forma rápida. Este mecanismo no puede ser utilizado con todos los expedientes, solamente podrá ser utilizado en caso de: a.) Personas naturales con máximo un establecimiento de comercio b.) Que estén al día, es decir, que solamente deban el último año. c.) No se permite a través de este mecanismo la disminución de activos. d.) No se permite a través de este mecanismo la reliquidación de activos. e.) A través de este mecanismo no se podrán procesar renovaciones de matrículas con multas vencidas de acuerdo con lo establecido en el código de Policía. 21

22 f.) A través de este mecanismo no se podrán procesar renovaciones de matrículas clasificadas en CIIUs considerados de alto impacto. g.) A través de este mecanismo no se podrán procesar renovaciones de beneficiarios de Ley Acceso a la renovación express A esta opción se accede a través del Browser de Consultas del SII Confirmación de la matrícula y de los activos El sistema solicitará confirmar si la matrícula es la correcta y que se digiten tanto los activos como el número de empleados. El cajero podrá indicarle al sistema si desea o no incluir el costo de la afiliación (en caso de que el comerciante sea afiliado), el valor del formulario y si desea o no cobrar certificados. 22

23 3.3. Diligenciamiento de los datos de la renovación express Acto seguido se mostrará el formulario para actualización de datos. Primero se muestra la información del comerciante y la liquidación, posteriormente se muestra la información que puede ser rápidamente modificada Y por último se solicita la información de la forma de pago. 23

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25 Al oprimir el botón Recibir Pago, el sistema automáticamente genera el recibo y sienta las modificaciones en el sistema de registro. Mostrando finalmente la pantalla de soportes para que se proceda con la impresión de los mismos. 4. El Proceso - Reliquidacio n de Activos. Cuando un comerciante ha renovado un año en particular y en forma posterior a dicha renovación requiere ACTUALIZAR el valor de sus activos, ingresa al sistema de la misma forma como lo haría para hacer una renovación normal, es decir: a.) Selecciona el expediente en el browser de consultas b.) Selecciona la opción de Renovación Matrícula 25

26 Acto seguido el sistema le solicitará confirmar la matrícula que está renovando y el número de empleados que tiene vinculados. 26

27 Al confirmar la matrícula, el sistema le indicará que se trata de una reliquidación de activos y mostrará la pantalla para que se indique el nuevo valor. Al aceptar deberá indicar el nuevo valor de los activos, el sistema despliega la pantalla de liquidación y permite continuar con el trámite. De aquí en adelante el trámite se efectúa de forma similar a una renovación normal. 27

28 5. Recomendaciones Captura de evidencias en la renovación Si bien es cierto la circular No. 005 de 2014 que establece el alcance del SIPREF excluye expresamente las renovaciones de la matrícula mercantil y de ESADL, es conveniente que se deje evidencia de la persona que realiza el trámite, no para dar cumplimiento al SIPREF sino con el objeto de permitir generar procesos estadísticos y de control interno. Por ejemplo, para conocer el número de renovaciones que hace un tramitador (Información que hasta la fecha nunca se ha generado). O igualmente determinar si en caso de un tramitador tiene por costumbre renovar a todos sus clientes con el mismo valor de activos, etc. Esta información puede ser de mucha utilidad para análisis de comportamientos Habilitación de pantallas de autoconsulta Es conveniente que las Cámaras de Comercio destinen un conjunto de computadores en una sala de atención a comerciantes para que estos puedan hacer uso del mecanismo de renovación virtual con pago en caja. Esto nos garantiza que la información queda totalmente diligenciada y no se requiere trabajo de digitación en el backoffice en forma posterior al pago de las renovaciones. Le trasladamos al cliente la carga de digitación Control de calidad La Cámara de Comercio es responsable de la información que ingresa al sistema de registro, por lo tanto, es conveniente que se hagan validaciones y controles de calidad aleatorios, de los procesos de renovación, sea que estos se realicen a través del SII, con pago electrónico o con pago presencial, con formulario virtual o con formulario físico Cobro de formularios El costo del formulario RUES para renovación está determinado por normatividad, por lo tanto, indistintamente de que el trámite se haga con formulario físico o con formulario virtual, este se cobra. Debe prestarse atención eso si a no cobrarlo doble. Es decir, si un comerciante llena sus formularios en físico, seguramente se lo vendimos con anterioridad, por lo tanto, al momento de recibirle el pago se le debe indicar al sistema que no cobre el formulario. Sin embargo, si el usuario presenta el formulario en físico, pero con el formato descargado de la página web o con número de recuperación, en este caso, el formulario se debe cobrar. El sistema SII liquida los formularios así: a. Un formulario para persona natural y un establecimiento de comercio. b. A partir del segundo establecimiento de comercio, cobra formulario adicional. c. No cobra formularios por años anteriores Cobros adicionales a la renovación. No es conveniente que junto con la renovación se hagan cobros adicionales como cartulinas o carnets de afiliados. Esto es mal visto por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. 28

29 6. Parametrizacio n. Para que el módulo de renovaciones del SII funcione adecuadamente se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones de parametrización: 6.1. Parametrización en el Common (general). ACTIVAR_CONTROL_MULTAS_PONAL: Parámetro que le permite al sistema SII integrarse con PONAL para el control de multas; Dependiendo de la parametrización indicada - Se habilita para que sea bloqueada la matrícula y la renovación al tener multas registradas. - Se habilita para que permita continuar y solicite los anexos requeridos. - Se indica NO para que no se habilite la consulta de multas con PONAL. ACTIVAR_CONTROL_POT_PONAL: Parámetro que le permite al sistema SII integrarse con PONAL para la validación de actividades de alto impacto Parametrización en el CommonXX (Por cámara). RENOVACION_ACTIVADA: Indicar SI CREAR_RUTA_RENOVACION: Indicar SI (Es de suma importancia) RENOVACION_HABILITAR_PAGO_EN_CAJA: Indíquele al sistema si habilitará o no el botón para pago en caja cuando el trámite se realiza como usuario público, después de diligenciados los formularios. RENOVACION_ACEPTAR_VALOR: Indicar si el usuario puede renovar con activos menores, iguales o mayores a los del año anterior. RENOVACION_ACTIVO_MINIMO: Indique si se ha determinado un valor mínimo de renovación. En caso contrario deje en ceros. RENOVACION_ACTIVO_MINIMO_ESADL: Indique si se ha determinado un valor mínimo de renovación para las ESADL. En caso contrario deje en ceros. RENOVACION_PORCENTAJE_DISMINUCION: Indicar el porcentaje mínimo de los activos con que se permite disminuir para renovar virtualmente. RENOVACION_BLOQUEAR_ACTIVOS_MENORES: Indicar si permite o no la renovación cuando se reportan activos menores. RENOVACION_CONTROL_CANCELACION: Indicar S RENOVACION_PERMITE_MODIFICAR_DIRCOM: Indíquele al sistema si dejará o no que se modifique la dirección comercial en la renovación. RENOVACION_PERMITE_MODIFICAR_MUNCOM: Indicar si permite o no el cambio de domicilio comercial en la renovación. RENOVACION_OBLIGATORIO_BARRIOCOM: Indíquele al sistema si es o no obligatorio el diligenciamiento del campo barrio comercial RENOVACION_OBLIGATORIO_NUMEROPREDIAL: Indíquele al sistema si es o no obligatorio el diligenciamiento del campo número del predio, predial o ficha catastral. RENOVACION_PERMITE_MODIFICAR_DIRNOT: Indíquele al sistema si dejará o no que se modifique la dirección de notificación en la renovación. RENOVACION_PERMITE_MODIFICAR_MUNNOT: Indicar si permite o no el cambio del municipio de notificación en la renovación. RENOVACION_PERMITE_MODIFICAR_NOMBRES: Indicar NO 29

30 RENOVACION_OBLIGATORIO_PERSONAL: Indíquele al sistema si es obligatorio o no que el comerciante coloque el número de empleados (al menos 1). RENOVACION_OBLIGATORIO_ COM: Indique SI RENOVACION_OBLIGATORIO_ NOT: Indique SI RENOVACION_SERV_PNAT: Indique RENOVACION_SERV_PJUR: Indique RENOVACION_SERV_EST_JUR: Indique RENOVACION_SERV_EST_NOJUR: Indique RENOVACION_SERV_SUC_JUR: Indique RENOVACION_SERV_SUC_NOJUR: Indique RENOVACION_SERV_AGE_JUR: Indique RENOVACION_SERV_AGE_NOJUR: Indique RENOVACION_SERV_LEY1429_ART50_100: Indique RENOVACION_SERV_LEY1429_ART50_50: Indique RENOVACION_SERV_LEY1429_ART7_50: Indique RENOVACION_SERV_LEY1429_ART7_25: Indique RENOVACION_LIQUIDAR_FORMULARIOS: Indique SI RENOVACION_LIQUIDAR_FORMULARIOS_USUPUBXX: Indicar SI incluye o NO formularios en la liquidación de la renovación como usuario público. RENOVACION_COBRAR_FORMULARIOS_AFILIADOS: Indique SI o NO dependiendo de la estrategia de la Cámara de Comercio. RENOVACION_SERV_FORMULARIOS: Indique TIPO_AFILIACION: Indicar si es por tarifa general o por tipo de comerciante RENOVACION_LIQUIDAR_AFILIACION_APARTE: Indique SI RENOVACION_LIQUIDAR_AFILIACION_RELACIONADO: Indique NO RENOVACION_SERV_AFILIACION: Indique RENOVACION_LIQUIDAR_CERTIFICADOS: Indique SI o NO dependiendo si se cobran o no certificados junto con la renovación. RENOVACION_COBRAR_CERTIFICADOS_AFILIADOS: Indique SI o NO dependiendo de la estrategia de la Cámara de Comercio. RENOVACION_CANT_CERTIFICADOS: Indique el número de certificados a cobrar en la renovación. RENOVACION_SERV_CERTIMAT: Indique (Código para certificados de envío posterior). RENOVACION_SERV_CERTIEXI: Indique (Código para certificados de envío posterior). RENOVACION_LIQUIDAR_DIPLOMAS: Recomendamos colocar NO RENOVACION_SERV_DIPLOMAS: Recomendamos dejar vacío RENOVACION_LIQUIDAR_CARTULINAS: Recomendamos colocar NO RENOVACION_SERV_CARTULINAS: Recomendamos dejar vacío RENOVACION_SERV_FLETE: Recomendamos dejar vacío RENOVACION_VALOR_FLETE: Recomendamos dejar 0 RENOVACION_PUBLICOS_COBROS_ADICIONALES: Indicar SI o NO de acuerdo con la estrategia de la Cámara de Comercio. Este control le indica al sistema si en caso de renovaciones realizadas por los usuarios en forma virtual se deben o no cobrar los conceptos de certificados, diplomas, cartulinas y fletes. ACTIVAR PAGO_BANCOS: Indicar SI o NO de acuerdo con la estrategia de la Cámara de Comercio. Activar este control implica haber realizado el convenio con el banco para el recaudo y haber realizado las pruebas pertinentes. EXIGIR_FIRMADO_PARA_PAGO_RENOVACION: Indicar SI RENOVACION_RELIQUIDACION_COMO_MUTACION: Para el caso de las Cámaras de Comercio de Sur Occidente Colombiano quienes manejan la reliquidación de activos de la información financiera como mutaciones, el parámetro deberá estar en SI. Para el resto de cámaras en NO. Aplica solo para las Cámaras de Comercio de Sur Occidente Colombiano Se requiere la creación de 4 servicios asociados con mutación de información financiera en la tabla de servicios: , , y Al crear estos servicios en el campo "tipoingreso" se debe indicar 07 para RegMer y 17 para Esadl. 30

31 Una vez creados dichos servicios proceda a parametrizarlos en el COMMONXX en los siguientes campos: RENOVACION_SERV_RELIQUIDACION_COMO_MUTACION_15: RENOVACION_SERV_RELIQUIDACION_COMO_MUTACION_22: RENOVACION_SERV_RELIQUIDACION_COMO_MUTACION_51: RENOVACION_SERV_RELIQUIDACION_COMO_MUTACION_53: Parametrización en Claves Valor. a. Clave Servicio de renovación ESADL: Indicar b. Clave Servicio de afiliación: Indicar c. Clave Servicio de afiliación - renovación: Indicar d. Clave Formularios virtuales: Indicar e. Clave Indicar según forma de cálculo del cupo de afiliado ya sea por factor o por rango del valor de la afiliación. 7. Bandeja de revisión de trámites Ley 1780 y Código de Policía. A partir del año 2018, con la implementación de los controles para renovar accediendo a los beneficios de la Ley 1780 y con los controles que se deben habilitar para dar cumplimiento a las restricciones establecidas en el código de Policía, se va a presentar que CIERTO NÚMERO DE RENOVACIONES y MUTACIONES no quedarán asentadas en forma automática, dado que se debe hacer una revisión de los soportes anexados antes de asentar los trámites en cuestión. Para el efecto hemos habilitado en el SII una bandeja que permitirá hacer las revisiones necesarias y gestionar los trámites luego de revisar los soportes, sea que se decide, asentar los trámites, requerir al cliente o devolver el trámite. Dependiendo de la época, las directivas de registro de las Cámaras de Comercio deberán determinar a quién le habilitan dicha bandeja, bajo el compromiso de una revisión rápida de la misma para que las renovaciones pagadas, así como las mutaciones queden asentadas lo antes posible. Al seleccionar esta bandeja, el sistema muestra de inmediato los trámites que estén pendientes de revisión. 31

32 La bandeja indicará el código de barras, los datos del trámite y el motivo de la revisión, pudiendo ser: A/IMP: Alto Impacto, L/1780: ley 1780 o M/VENC: Multa vencida (Cuando se active la posibilidad de recibir renovación a multados). El SII habilita una serie de acciones (iconos al lado derecho en cada renglón) que permitirán (en su orden): Consultar el código de barras: Esta opción permite consultar el código de barras y ver los soportes. Igualmente permite conocer el motivo por el cual el trámite no pudo ser asentado automáticamente. Ver comentarios: Permite ver los comentarios que se hubieren realizado sobre el código de barras Agregar Comentarios: Permite agregar un comentario al código de barras Devolver el trámite: Función que permite devolver el trámite al usuario. Sugerimos que el uso de la funcionalidad de devolución, sobre todo en trámites de renovación, se utilice como último recurso. Asentar el trámite: Función que permite asentar el trámite de renovación o mutación como resultado de una revisión satisfactoria del trámite y sus soportes. Archivar el trámite: Función que envía el código de barras a archivo. 32