Guía de Usuario DIGITAL SMART SERVICES. Prime ERP. Administrando. tu Almacén

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1 DSS Guía de Usuario DIGITAL SMART SERVICES Prime ERP Administrando tu Almacén

2 ÍNDICE 1 INVENTARIO FÍSICO INSERTAR LÍNEAS POR LISTA DE INVENTARIO INSERTAR LINEAS MANUALMENTE ACTUALIZAR INVENTARIO PROCESAR INVENTARIO MOVIMIENTO ENTRE UBICACIONES MOVIMIENTO INTERNO TRANSFERENCIA ENTRE ALMACENES SALIDA DE PRODUCTOS INGRESO DE PRODUCTOS VISUALIZANDO KARDEX DE ALMACÉN VISUALIZANDO KARDEX DETALLADO POR UBICACIÓN... 33

3 1. INVENTARIO FÍSICO Para realizar el inventario de productos debe abrir la ventana de Inventario físico con la ayuda del ícono Abrir Rápido. Para crear un nuevo registro de Inventario físico hacer clic en el ícono. Ingresar los siguientes datos: N documento, lo genera el sistema automáticamente, es el Número correlativo por el sistema. F. Movimiento: ingresar la Fecha del inventario, por defecto es la fecha del sistema. Almacén: seleccionar el Almacén de dónde se hará el inventario. 2

4 Descripción: este campo es opcional, se escribe algún detalle del inventario. Al finalizar de insertar los campos/datos, hacer clic en el ícono (Guardar). 1.1 INSERTAR LÍNEAS POR LISTA DE INVENTARIO Al crear un nuevo formato de inventario, debe insertar los productos a inventariar, una primera forma es insertar los productos del almacén según algún criterio, ya sea por producto, ubicación o línea de producto, para ello seleccione su inventario y haga clic en el botón. En esta ventana se puede generar listas de conteo según se requiera, por ejemplo, crear una lista de conteo de almacén solo de los productos de una Línea de producto específica (LINEA DE ARCHIVOS), o solo de una ubicación en particular, etc. Para crear lista de conteo de inventario debe seleccionar o ingresar los siguientes datos: 3

5 Ubicación: indica los productos de una sola ubicación. Identificador: Se ingresa el código del producto, con esto solo nos filtrará por producto. Línea de producto: seleccione a que Línea de Producto pertenece el producto a inventariar. 4

6 Cant. Almacén: Indica si desea listar los productos con stock igual a cero, mayores de cero o menos, en su defecto en blanco si no quiere tomar en cuenta este campo. Al momento de realizar la lista de inventario, puede utilizar más de un filtro, por ejemplo, puede indicar de una ubicación específica obtener los productos de EST03- PRODUCTOS ARTESCO-VINIFAN de la Línea de Producto 07 - LINEA DE ESCRITURA y Cantidad de Almacén no 0. Cabe indicar que mientras menos filtros utilicemos mayor será en rango de búsqueda, así si no utilice ningún filtro, obtendrá todos los productos del almacén ordenamos por ubicación. Una vez que complete el filtro hacer clic en el botón Aceptar. Siendo insertadas las líneas de inventario, la cantidad de líneas insertadas es descrita en un cuadro de confirmación. 5

7 Finalmente tiene su Inventario físico con los productos a inventariar. 1.2 INSERTAR LINEAS MANUALMENTE Ahora creará las Líneas, donde agregará los Productos a inventariar haciendo clic en Líneas, y luego clic en el ícono, tal como se muestra en la imagen: 2) Hacer clic en ícono Crear 1) Hacer clic en Líneas Ingresar la información de productos a inventariar: 6

8 Producto: seleccionar el Producto, teniendo en cuenta el código del producto. Ubicación: seleccionar la ubicación del almacén. Cant. Total: Ingresar la cantidad de stock a inventariar. Descripción: este campo es opcional. Ingresar algún detalle del Producto a inventariar. Hacer clic en, para Guardar los datos ingresados. Finalmente obtendrá el Inventario físico con los productos a inventariar. 7

9 1.3 ACTUALIZAR INVENTARIO Una vez creado el documento de Inventario. Ingresar los productos los cuales se realizará el conteo y actualización de la Cantidad teórica. Hacer clic en el botón Actualizar cantidad para comprar si la cantidad total de productos que tiene impreso y ha realizado, es la misma Cantidad Teórica que está en el sistema. Obtendrá la siguiente ventana: Hacer clic 8

10 La cantidad de los productos fueron actualizados. NOTA: mayormente se utiliza este botón Actualizar cantidad cuando se realiza el inventario de los productos, y la cantidad teórica va cambiando cada vez que se realiza una transacción con el producto en el sistema. 1.4 PROCESAR INVENTARIO Cuando se termina de ingresar las líneas con los productos, se debe actualizar las cantidades de los productos en el sistema, la cantidad a actualizar se ve reflejada en el campo Cant. Total que sustituirá a la cantidad actual en el campo Cantidad Teórica. Primero debe seleccionar el inventario y luego hacer clic en el botón. Obteniendo la siguiente ventana: 9

11 Hacer clic Ahora el inventario fue actualizado. 10

12 2 MOVIMIENTO ENTRE UBICACIONES Abrir la ventana Movimiento entre Ubicaciones, con la ayuda del ícono de Abrir Rápido: Para crear un Movimiento de Ubicaciones de los productos hacer clic en el ícono. Existen 2 tipos de Movimiento de Productos: 1) Movimiento Interno: Cuando se van a transferir los productos en el mismo almacén, pero en diferentes ubicaciones. 2) Transferencia Interna entre almacenes: cuando la transferencia de los productos es entre diferentes almacenes, muy aparte de la ubicación en la que se encuentren. 2.1 MOVIMIENTO INTERNO Para crear un Movimiento de Ubicaciones de productos hacer clic en el ícono. Ingresar los datos solicitados: Nombre: se genera automáticamente con la fecha de movimiento, puede ser editado, y colocar un código o nombre que describa el movimiento de productos a realizar. 11

13 Descripción: este campo es opcional. Puede ingresar algún detalle del movimiento de los productos que se están moviendo de ubicación. Fecha de Movimiento: seleccionar la fecha en la cual realizó el movimiento de productos en el almacén. Tipo de Movimiento: para este ejemplo seleccionar Movimiento Interno. Almacén: seleccionar el almacén donde hará el movimiento de los productos. Para Guardar los datos Ingresados hacer clic en ícono. 12

14 Ahora creará las Líneas, donde agregará los Productos en Movimiento entre Ubicaciones haciendo clic en Líneas, y luego clic en el ícono (Crear Nuevo). 2) Hacer clic en ícono Crear 1) Hacer clic en Líneas Ingresar los datos solicitados: Producto: seleccionar el producto que moverá su ubicación (escriba el producto que desea mover y el sistema lo buscará automáticamente). Cant. Movida: ingresar la cantidad de productos que moverá de ubicación en el almacén. 13

15 Ubicación: seleccionar la ubicación origen del almacén, de dónde se moverán los productos. Movido a: seleccionar el destino, la nueva ubicación de los productos movidos. Hacer clic en, para Guardar los datos ingresados. 14

16 Puede observar el mensaje de Procesado: No en la parte posterior de la ventana, para procesar el movimiento interno de productos en el almacén hará clic en, obteniendo la siguiente ventana: Hacer Clic 15

17 Finalmente, el Proceso de Movimiento de ubicación de Productos en el almacén seleccionado ha sido realizado, como lo puede visualizar en la siguiente imagen: 2.2 TRANSFERENCIA ENTRE ALMACENES Cuando se realiza movimiento de productos entre diferentes almacenes. En la ventana Movimiento entre ubicaciones hacer clic en el ícono. Ingresar los datos solicitados: Nombre: se genera automáticamente con la fecha de movimiento, puede ser modificado, y colocar un código o nombre que describa el movimiento de productos a realizar. Descripción: este campo es opcional. Puede ingresar algún detalle del movimiento de los productos que se están moviendo de entre almacenes. 16

18 Fecha de Movimiento: seleccionar la fecha en la cual realizó el movimiento de productos en el almacén. Tipo de Movimiento: para este ejemplo seleccionar Transferencia interna entre almacenes. Almacén: seleccionar el almacén de dónde sacará los productos (almacén origen). Almacén Destino: seleccionar el almacén donde se ubicarán los productos. Para Guardar los datos Ingresados hacer clic en ícono. 17

19 Ahora creará las Líneas, donde agregará los Productos haciendo clic en Líneas, y luego clic en el ícono (Crear Nuevo). 2) Hacer clic en ícono Crear 1) Hacer clic en Líneas Ingresar los datos solicitados: Producto: seleccionar el producto que moverá de almacén. Cant. Movida: ingresar la cantidad de productos que moverá. Ubicación: seleccionar la ubicación del almacén origen, de dónde sacará los productos. 18

20 Movido a: seleccionar el destino, la nueva ubicación de los productos movidos (ubicación en el almacén destino). Hacer clic en, para Guardar los datos ingresados. Podrá observar que se ha creado la línea de movimiento de productos. Puede observar el mensaje de Procesado: No en la parte posterior de la ventana, para procesar el movimiento interno de productos en el almacén hará clic en, obteniendo la siguiente ventana: 19

21 Hacer Clic Finalmente, el Proceso de Transferencia Interna entre almacenes de Productos en ha sido realizado, como lo puede visualizar en la siguiente imagen: 20

22 3. SALIDA DE PRODUCTOS Cuando registramos salida de productos sin haber registrado un documento de venta, ya sea para registrar productos por consumo, deteriorados, vencidos. Perdidos, etc. Abrir la ventana de Documento de Salida con la ayuda del ícono de Abrir Rápido. Crearemos una Nueva Nota de Salida, haciendo clic en el ícono. Ingresará los siguientes datos: Tipo de documento, seleccionar el documento de salida que emitirá, en este caso Nota de Salida. N Documento Físico, Si es Nota de Salida dejar el campo con su valor por defecto para que el sistema le asigne un número automático. NOTA: si es Guía de Remisión ingresar el número físico haciendo clic en el botón obteniendo la siguiente ventana: 21

23 Hacer clic N documento, lo genera el sistema automáticamente. Almacén, seleccionar el almacén de donde salen los productos. Tercero, seleccionar el cliente a quien será destinado el producto. NOTA: para este ejemplo se registró a la empresa como cliente en Terceros, para registrar la Nota de Salida. Fecha del movimiento, seleccionar la fecha que salieron los productos. Dirección, se llena automáticamente al seleccionar el Tercero. 22

24 Tipo de Movimiento, seleccionar el documento que se emitirá al cliente, en este ejemplo usaremos CONSUMO INTERNO. Descripción, este campo es opcional, escribir algún detalle de la Nota de salida. Guardará los datos ingresados haciendo clic en. Para ingresar los productos en la Nota de Salida hacer clic en la pestaña Líneas, Luego hacer clic en el ícono. Ingresará los siguientes datos: Producto, seleccionar el producto que saldrá de almacén. 23

25 Cant. movida, ingresar la cantidad de Productos que saldrán de almacén. Ubicación, se genera automáticamente al seleccionar el producto. Descripción, este campo es opcional, ingresar un detalle del producto que registrará en la Nota de Salida. Guardar el los datos del producto haciendo clic en el ícono. Podrá observar el pedido registrado, se encuentra en Estado Borrador: 24

26 Para Registrar la Nota de Salida hacer clic en el ícono. Clic en Aceptar. Obtendrá la Nota de salida creada y los productos fueron descargados del sistema y el stock actualizado. 25

27 4. INGRESO DE PRODUCTOS La recepción de mercadería sin una compra asociada, hace referencia a cualquier tipo de ingreso, para ello primero debe crear una nota de ingreso manualmente por algún tipo de movimiento de entrada (por ejemplo. Donaciones, bonificaciones sin referencia a factura, etc.). Abrir la ventana de Nota de Ingreso con la ayuda del ícono de Abrir Rápido. Crearemos una Nueva Nota de Ingreso, haciendo clic en el ícono. Ingresará los siguientes datos: N Documento, lo genera el sistema automáticamente. 26

28 N Documento Físico, ingresar el correlativo si el producto ingresa con Guía de Remisión, en caso de no ingresar el número de Guía, el sistema copia automáticamente el N Documento. Fecha de movimiento, seleccionar la fecha en la que ingresaron los productos. Almacén, seleccionar el almacén donde ingresarán los productos. Tercero, seleccionar el proveedor del Producto. NOTA: para este ejemplo se registró a la empresa como Proveedor, para registrar la Nota de Ingreso. Dirección, se llena automáticamente al seleccionar el Tercero. Tipo de Movimiento, seleccionar el motivo del ingreso, en este ejemplo usaremos BONIFICACIÓN. 27

29 Descripción, este campo es opcional, escribir algún detalle de la Nota de Ingreso. Guardará los datos ingresados haciendo clic en. Para ingresar los productos en la Nota de Ingreso hacer clic en la pestaña Líneas, Luego hacer clic en el ícono. Ingresará los siguientes datos: Producto, seleccionar el producto que que ingresará a almacén. Cant. Movida, ingresar la cantidad de Productos que ingresarán a almacén 28

30 Ubicación, seleccionar en que ubicación del almacén ingresarán los productos. Descripción, este campo es opcional, escribir un detalle de los productos ingresados. Guardar el los datos del producto haciendo clic en el ícono. Podrá observar el pedido registrado, se encuentra en Estado Borrador: Para Registrar la Nota de Ingreso hacer clic en el ícono. 29

31 Clic en Aceptar. Obtendrá la Nota de Ingreso creada y los productos fueron ingresados al sistema y el stock actualizado. 5. VISUALIZANDO KARDEX DE ALMACÉN El Kardex es utilizado para revisar el flujo de entrada y salidas, movimientos realizados de los productos en el almacén, en el rango de fechas seleccionadas. Para empezar, debe abrir la ventana de Reporte de Kardex con la ayuda del ícono Abrir Rápido. 30

32 Obtendrá la siguiente ventana: Deberá ingresar los siguientes datos: Almacén, seleccionar el almacén donde se encuentra el producto. Producto, seleccionar el producto que desea ver el reporte. 31

33 Desde, seleccionar el rango de fecha que desea visualizar el reporte Kardex (fecha de inicio). Hasta, seleccionar hasta que fecha desea visualizar los movimientos realizados con el producto (fecha fin). Hacer clic en el botón. Obteniendo el flujo de entrada y salidas y movimientos del producto en el rango de fechas seleccionadas. 32

34 6. VISUALIZANDO KARDEX DETALLADO POR UBICACIÓN El Kardex detallado es utilizado para controlar de manera más minuciosa el movimiento de ubicaciones o cambios de los productos en el mismo almacén, así como también entrada y salidas de los productos del almacén. Para empezar, debes abrir la Ventana de Reporte de Kardex Detallado con ayuda del ícono abrir rápido. Obtendrá la siguiente ventana: 33

35 Deberá ingresar los siguientes datos: Almacén, seleccionar el almacén donde se encuentra el producto. Producto, seleccionar el producto que desea ver el reporte. Desde, seleccionar el rango de fecha que desea visualizar el reporte Kardex (fecha de inicio). 34

36 Hasta, seleccionar hasta que fecha desea visualizar los movimientos realizados con el producto (fecha fin). Hacer clic en el botón. Obteniendo la ubicación y descripción de los movimientos de entrada y salidas del producto seleccionado en el rango de fechas establecidas. NOTA: Cuando quiere visualizar donde se encuentra el stock reservado del producto hacer clic en el ícono de la lupa. 35

37 Y obtendrá la ventana de detalle de Reservaciones, donde observará el documento donde lo reservó, con que tercero con quien fue reservado, la cantidad, etc. 36