Informe Técnico (IT) - Guía Elaboración de. Informe Administrativo. Proyecto N Proyecto Contrato FONACIT- N.

Transcripción

1 Consejo Comunal Pueblo Nuevo 1 y 2 Parroquia Altagracia Municipio Miranda - Zulia República Bolivariana de Venezuela Informe Técnico (IT) Guía Elaboración de Informe Administrativo Para la Construcción del Fondo del Poder Popular para la Ciencia, Tecnología e Innovación (Fondo Científico) Elaborado por: William Morantes Responsable Técnico Keila Piña Coordinación Proyecto N Proyecto Contrato FONACIT- N de Septiembre 2012

2 Introducción al Documento El programa de formación de facilitadores para la promoción de cultoras y cultores científicos, tecnológicos e innovación ( ) es una iniciativa que se plantea en el 2011 como consecuencia de la promulgación de la Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación (LOCTI) Gaceta Oficial N de Fecha 16 de Diciembre de En Junio del 2011 el programa es aprobado como proyecto estratégico N por el Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Innovación y a finales de Julio de 2012 es recibido el primer desembolso de parte del FONACIT mediante el Contrato N para la ejecución por el Consejo Comunal Pueblo Nuevo 1 y 2 ( del Sector Pueblo Nuevo de la Parroquia Altagracia del Municipio Miranda del Estado Zulia. El programa de formación tiene como filosofía la consideración de dos aspectos, lo relacionado con el Ser y con el Hacer: Entendiendo que para hacer algo primero hay que ser ese algo. Por otro lado, también se quiere llevar a la práctica la metodología de investigación acción y sobre todo aprender / haciendo. 2

3 Por lo tanto, se comparte este contenido del documento informe técnico IT-440 para contribuir con la disposición transitoria primera de la Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación de fecha 16 de Diciembre de 2010 Gaceta Oficial N buscando dar aportes desde el Poder Popular entendido que somos todas y todos y dar aportes al Fondo Científico que sabemos es manejado con criterios del Poder Popular por el Ejecutivo Nacional. Se recomienda la Lectura de los Informes Técnicos (IT) IT 300: Técnicas de Memoria y Lectura Veloz y el IT-310: El Potencial Humano, El Ser, El Proceso Creativo, la Barrera del Terror (resistencia al cambio) y otros aspectos de la dimensión espiritual del ser humano. 3

4 Proyecto Aprobado Contrato Partidas Específicas - Validación El punto de partida del informe administrativo es el proyecto aprobado sobre todo cuidando sus detalles y la asignación de las partidas. Aunque en el contrato se establecen los elementos específicos por partida no es suficiente para la elaboración del informe administrativo, hacen falta los detalles. A continuación veremos el caso del Proyecto N donde se detallan cada una de las partidas, las mismas generalmente son precargadas por el FONACIT dando la impresión que los responsables administrativos desconocen el proyecto, siendo su intención dar punto de inicio al seguimiento administrativo del proyecto. Por otro lado, resulta útil para las universidades (oficinas LOCTI CDCH CDCHT CONDES entre otros) que le remitan esa información ya que debido a lo profuso de los proyectos no tienen control del mismo. Volviendo a lo práctico (caso que nos ocupa), en el contrato aparecen aspectos generales, útiles, que deben ser reforzados, por ejemplo: 4

5 Cuadro 1 Trimestre Cantidad (Bs.) Primer Trimestre de Ejecución ,75 Segundo Trimestre de Ejecución ,00 Tercer Trimestre de Ejecución ,00 Cuarto Trimestre de Ejecución ,00 Fuente: Cláusula Sexta - parágrafo primer Capítulo IV Contrato FONACIT N Y este otro cuadro: Cuadro 2 Partida Inversión Bs. Personal Nacional ,00 Equipos ,75 Materiales y Suministros ,00 Servicio ,00 Viáticos Nacionales Pasajes 9.600,00 Monto Total (Bs.) ,75 Fuente: Cláusula Sexta - parágrafo segundo Capítulo IV Contrato FONACIT N Es importante resaltar que la información anterior es parcialmente útil, ya que sólo sirve para: 1. Determinar los depósitos que hará el FONACIT, no depende de los responsables administrativos del proyecto (Cuadro 1). 5

6 2. Montos que no deben ser sobrepasado por trimestre, información útil para los administradores del proyecto (Cuadro 1) y no hay detalle por trimestre.. 3. Aunque en el Cuadro 2 nos dan información por partida, es la de la globalidad del proyecto, no se especifica cómo se va a desarrollar por trimestre. 4. La inconsistencia entre una y otra información puede generar dudas. Sin embargo, la experiencia ayuda avanzar y sobre todo la actitud de querer solucionar y crear con las comunidades (actitud de crear y no desintegrar). Igualmente, se puede hacer el comentario con el renglón Viáticos Nacionales, la actitud desintegrar diría: el monto es de (tres cientos mil), todo está mal, todo es confuso, todo tiene error, necesitamos asesoría. Además, se evidencia en la suma que el monto es 3.000,00 (Tres mil) de lo contrario la suma total no coincidiría. Por lo tanto se hace importante conocer el proyecto, y lo más importante una correcta formulación donde se especifique el monto de cada una de las partidas financieras, para cada trimestre, lo cual da transparencia y seguramente credibilidad a las familias del Poder Popular. En el caso del Proyecto N , enfocándonos en el primer trimestre se tiene lo siguiente: 6

7 Partida Personal Nacional Cuadro 3 Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer Renglón del Cuadro 1). : Partida Equipos Cuadro 4 7

8 Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Sólo para primer trimestre. En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer Renglón del Cuadro 1). 8

9 Partida Materiales y Suministro Cuadro 5 Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer Renglón del Cuadro 1). 9

10 Partida Servicio Cuadro 6 Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer Renglón del Cuadro 1). Partida Viático Nacional Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres 10

11 En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer Renglón del Cuadro 1). Partida Pasajes Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer Renglón del Cuadro 1). Validación Si tomamos en cuenta cada una de las partidas por trimestre, nos queda para el primer trimestre lo siguiente: 11

12 Primer Trimestre Partidas Personal Nacional Equipos Materiales y suministros Servicio Viáticos Nacionales Pasaje Total Planificado , , , ,00 750, , ,75 Segundo Trimestre Partidas Personal Nacional Equipos Materiales y suministros Servicio Viáticos Nacionales Pasaje Total Planificado , , ,00 750, , ,00 Tercer Trimestre Partidas Personal Nacional Equipos Materiales y suministros Servicio Viáticos Nacionales Pasaje Total Planificado , , ,00 750, , ,00 Cuarto Trimestre 12

13 Partidas Personal Nacional Equipos Materiales y suministros Servicio Viáticos Nacionales Pasaje Total Planificado , , ,00 750, , ,00 A este nivel podemos concluir que el contrato y el proyecto están validados, teniendo claridad que sólo tenemos el comienzo del trabajo. 13

14 INTERACCIÓN RESPONSABLE TÉCNICO RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO(S) La interacción debe ser armoniosa, entendiendo que la variable causa es lo técnico y que la variable administrativa debería velar porque los montos no se sobre pase de lo estipulado en el contrato y el proyecto aprobado, buscando celeridad administrativa para el logro de los objetivos, en todo momento confiando en los aspectos técnicos ya estipulados por el responsable en el respectivo proyecto. Parece importante resaltar que en todo proyecto, desde el punto de vista administrativo, se hace necesaria la asesoría de abogados y contadores para la mejor marcha del proyecto, de allí lo importante definirlos en la partida de servicios o que sean contratados por la institución financiera directamente. 14

15 RESPALDOS ADMINISTRATIVOS FOLIACIÓN DIGITALIZACIÓN PRESERVACIÓN DEL AMBIENTE En la ejecución del proyecto es importante considerar que la evidencia en la ejecución son los respaldos administrativos: cheques emitidos, facturas recibidas (con toda la normativa del caso) y recibos emitidos o recibidos, para los recibos en vez de factura es para casos excepcionales, procurando evitarlos a toda costa. Es importante estar claro que al emitir el cheque ya debería estar identificada la partida a la cual se va a imputar (cargar o considerar) ese cheque. Al momento de la entrega del cheque la factura debe cumplir con toda la normativa fiscal (empresas serias y con trayectoria). Y siempre debería estar avalado por la parte técnica, pudiera llevar firma en los comprobantes (respaldos) respectivos. Luego para preservar el ambiente es bueno digitalizar los comprobantes (respaldos) administrativos, esto ayuda a preservar el ambiente ya que cada hoja de papel representa un árbol talado y procesado. Cada respaldo se puede foliar o colocar un número con un lapicero indicando Folio 1, Folio 2, en la parte superior derecha (sugerido) del comprobante (respaldo), lo importante es colocar el número de Folio en el mismo sitio para todos. 15

16 Luego se puede digitalizar e ir colocando en un archivo texto de la preferencia del usuario. Es importante que ese archivo sea considerado por la parte técnica para hacer un solo archivo con los aspectos técnicos del proyecto, y tener un solo informe para la entrega de la instancia respectiva, si ya van firmados los soportes (respaldos-comprobantes) sería la verificación necesaria. 16

17 ARCHIVOS INFORMÁTICOS Para el manejo de la información facilita mucho los archivos informáticos, además de los relacionados con texto para compilar los soportes (comprobantes, respaldos ) administrativos, también hay que considerar los de tipo hoja de cálculo, sabiendo que puede haber infinitos formatos para trabajar, se propone uno a continuación pfctifinanzas.xls (pfctifinanzas.odt): En este archivo se divide en pestañas relacionadas con las partidas y los aspectos generales del proyecto 17

18 Personal Nacional El archivo está diseñado para ir descargando cada ejecución realizada y toma en consideración el saldo total del proyecto Y en renglones inferiores van a dar totales por trimestres 18

19 Igual es el comportamiento para las demás partidas Luego en el resumen general se muestra el avance por partida general y por trimestre. Me parece un archivo práctico, sencillo y de fácil aprendizaje. 19

20 Particularidades Es claro que los proyectos tienen particularidades que tienen que resolver, en el caso del poder popular hay una reflexión importantísima y es la actitud endógena y no asistencialista que debemos promover. Eso es algo que no puede definirse en tiempo, y depende de la madurez de cada persona. Por otro lado, la partida personal tiene sentido en la medida que las personas cumplan con todos los requisitos de la Ley Orgánica del Trabajo de los Trabajadores y Trabajadoras como sabemos. Un poco para promover la creación de unidades socio productivas en el sistema económico comunal se hace necesario el uso de la partida servicios. De allí que es importante ir discutiendo como manejamos dicha partida. Se me está ocurriendo en caso de existir diferencia en los actores del proyecto se puede acudir a muchas instancias, respetando la figura jurídica establecida en el contrato y en el acta constitutiva definida, buscando como ya se dijo la promoción de la actitud endógena y no asistencialista en los actores involucrados. 20

21 Bibliografía ó Contenido de Referencia Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación [Contenido en Línea] Archivo exwms: Archivo openoffice: 21