RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL 12 DE MARZO ETAPA II EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2014

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1 RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL 12 DE MARZO ETAPA II EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2014 Dirección de Control. Administración Central y Otro Poder Área. Administración Centralizada Identificación. Consejo Comunal 12 DE Marzo Etapa II Tipo y denominación de la Intervención. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La auditoría operativa abarcó la evaluación exhaustiva de los procedimientos administrativos, financieros y técnicos, establecidos por el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta; así como, los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad por la ejecución del Proyecto: Construcción de Estación de Bombeo de Aguas Servidas en el Sector 12 de Marzo de la Población de Barrancas, parroquia Barrancas, municipio Cruz Paredes, estado Barinas, correspondiente al ejercicio económico financiero 2014.

2 Objetivos de la Intervención Objetivo General Evaluar los procedimientos establecidos para la selección, contratación, ejecución física, financiera, control y rendición de cuenta; así como, los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad del proyecto: Construcción de Estación de Bombeo de Aguas Servidas en el Sector 12 de Marzo de la Población de Barrancas, parroquia Barrancas, municipio Cruz Paredes, estado Barinas, realizado por el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, durante el ejercicio económico financiero Objetivos Específicos Describir los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II para la escogencia del proyecto. Examinar la modalidad de selección de contratistas adoptada por el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, para llevar a cabo la ejecución del proyecto. Evidenciar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, para la recepción y manejo de los recursos financieros del proyecto, transferidos por la Gobernación del estado Barinas. Verificar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, para la ejecución del proyecto. Verificar mediante la inspección de la obra: Construcción de Estación de Bombeo de Aguas Servidas en el Sector 12 de Marzo de la Población de Barrancas, parroquia Barrancas, municipio Cruz Paredes, estado Barinas, que se haya ejecutado en los términos previstos en el proyecto y/o contrato. Verificar las actividades de control realizadas por parte de la Unidad de Controlaría Social del Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, con relación al proyecto ejecutado. Evidenciar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, para la rendición de cuentas de los recursos asignados para la Pag. 2

3 ejecución del proyecto: Construcción de Estación de Bombeo de Aguas Servidas en el Sector 12 de Marzo de la Población de Barrancas, parroquia Barrancas, municipio Cruz Paredes, estado Barinas. Especificar los medios utilizados por el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II con la finalidad de medir el impacto generado en la comunidad, por el proyecto realizado. Características Generales del Consejo Comunal evaluado El Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II de la parroquia Barrancas, municipio Cruz Paredes del estado Barinas, fue registrado en la Taquilla Única del Registro del Poder Popular del municipio Barinas en fecha , bajo el Código de Registro Nº (según certificado de registro emitido por el Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Protección Social), quedando inscrita bajo el Nº 263 folio 14, tercer trimestre del presente año. Posteriormente sus estatutos fueron modificados en Actas Extraordinarias de Asambleas de Ciudadanos y Ciudadanas Nº 1 y 2 (por renovación de vocerías) del Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, aprobadas en Asambleas de Ciudadanos y Ciudadanas de fechas y respectivamente, registradas en la Taquilla Única del Registro del Poder Popular del municipio Barinas, observándose en ambas Actas Extraordinarias error en el Código de Registro por cuanto presentan el Nº , según se evidencia en el Certificado de registro del Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II emitido en fecha , por el Ministerio del Poder Popular para las Comunas y los Movimientos Sociales. Resultados de la actuación Observaciones relevantes No se observó el Acta de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del año 2014, donde la comunidad solicitó o aprobó el proyecto: Construcción de Estación de Bombeo de Aguas Servidas en el Sector 12 de Marzo de la Población de Barrancas, parroquia Barrancas, municipio Cruz Paredes, estado Barinas. Pag. 3

4 Se evidenció que el Colectivo de Coordinación Comunitaria del Consejo Comunal 12 de Marzo, elaboró el Plan de Desarrollo Integral Comunitario, sin embargo, no consta en Acta de Asamblea de Ciudadanas y Ciudadanos la aprobación del referido Plan. Se constató que el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, no aplicó el procedimiento de selección de contratista, correspondiente a la modalidad de consulta de precios para la ejecución del proyecto: Construcción de Estación de Bombeo de Aguas Servidas en el Sector 12 de Marzo de la Población de Barrancas. Se constató que los voceros y voceras del Consejo comunal 12 de Marzo Etapa II, no designaron a los miembros de la Comisión Comunal de Contrataciones. Se evidenció que el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, elaboró los registros contables del primer desembolso, sin embargo, omitió los registros del segundo desembolso. Se observó que la contratista no cumplió con la fecha de terminación establecida en el contrato de obra N Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II de fecha , para la entrega de la obra: Construcción de Estación de Bombeo de Aguas Servidas en el Sector 12 de Marzo de la Población de Barrancas. Se constató el otorgamiento de un anticipo por un monto de trescientos noventa mil bolívares con cero céntimos (Bs ,00), a la empresa contratista del Contrato N Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II de fecha , sin exigir la garantía de constituir una fianza por el 100% del monto otorgado, asimismo no se evidenció la fianza de fiel cumplimiento por un monto equivalente al 10% del monto total del contrato, ni retención por estos conceptos en la valuación N 1., Parcial. Se observó que el Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, no estableció en las cláusulas del contrato el Compromiso de Responsabilidad Social del Contrato N Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II de fecha Se observó que el consejo comunal realizó el pago a la empresa contratista del segundo y último desembolso por la cantidad de cuatrocientos mil bolívares con Pag. 4

5 cero céntimos (Bs ,00), sin los soportes que demuestren la ordenación de dicho pago. Se constató que la obra se encuentra parcialmente ejecutada y sin funcionamiento, habiendo transcurrido ocho (08) meses de su contratación. Sin embargo, el expediente del contrato de la obra en comento, contiene el Acta de Reinicio de la obra de fecha , la cual se suscribió previa paralización de fecha Se evidenció que la Unidad de Contraloría Social, no realizó informes de sus actuaciones respecto al cumplimiento de las fases del ciclo comunal del proyecto objeto de la actuación fiscal. Se evidenció que solo tres (03) de los cinco (05) voceros que integran la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, presentaron ante la Unidad de Contraloría Social los Certificados electrónicos de recepción de la Declaración Jurada de Patrimonio. Se constató un pago por la cantidad de diez mil bolívares con cero céntimos (Bs ,00), mediante cheque Nº de fecha , sin que consten los soportes que avalen la correspondencia del referido pago. Se constató que la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, no rindió cuenta del primer desembolso ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas y no ha rendido cuentas de la ejecución del proyecto a la Unidad de Contraloría Social. Conclusiones Del análisis realizado a las observaciones expuestas en el presente informe se concluye que la obra no fue culminada, observándose además, en los procesos de administración y ejecución de los recursos llevados a cabo por la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, debilidades de control interno, aunado a la falta de vigilancia, seguimiento y control oportuno por parte de la Unidad de Contraloría Social de las labores realizadas por el Consejo Comunal. Pag. 5

6 Recomendaciones El colectivo de coordinación comunitaria debe proceder a convocar a la Asamblea de Ciudadanas y Ciudadanos como máxima autoridad, para someter a la aprobación de la mayoría simple el Plan de Desarrollo Integral y los Proyectos contenidos y no contenidos en él, dejando constancia en Acta de Asamblea su aprobación, activando la participación popular y planificación participativa en el desarrollo de políticas de contingencias sobre las necesidades prioritarias del ámbito geográfico del consejo comunal y la transparencia en el desarrollo de los proyectos, para mejorar la calidad de vida de la comunidad. Los voceros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, responsables del manejo de los recursos deben llevar a cabo las actividades previas a las contrataciones, eligiendo la Comisión Comunal de Contrataciones en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, elaborando Planos y el presupuesto base del proyecto, modelo de contrato, pliego de condiciones dejando establecido el compromiso de responsabilidad social que les permita cumplir con los requisitos necesarios para la modalidad de consulta de precios para luego realizar las invitaciones a los participantes garantizando una adecuada selección, mediante la escogencia de la mejor oferta. La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal 12 de Marzo, al momento en que ocurren los ingresos y egresos debe realizar los registros contables de movimientos de las cuentas, para garantizar los principios de exactitud y transparencia en cada una de las operaciones administrativas y financieras. La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria debe establecer los mecanismos de control para el manejo de los recursos en los contratos suscritos, exigiendo a la empresa la constitución de las garantías antes de proceder a realizar la contratación y la Unidad de Contraloría Social debe realizar el seguimiento, monitoreo, vigilancia, supervisión y control durante la ejecución de los recursos asignados, exigiendo el cumplimiento del ciclo comunal, para garantizar el mejoramiento de la calidad de vida al resolverse las problemáticas existentes. Pag. 6

7 En futuras Contrataciones antes de proceder a realizar los pagos, la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal 12 de Marzo Etapa II, debe establecer normas de control que permitan un eficiente desenvolvimiento y respaldo de las operaciones administrativas derivadas de la ejecución de los proyectos como son: elaborar los registros contables, elaborar los formatos de Recibos, Ordenes de pago, valuación ejecutada, planillas de mediciones y memoria fotográfica todos firmados por los legítimos responsables. La Unidad de Contraloría Social del consejo comunal, debe realizar el seguimiento, vigilancia, supervisión y control a la ejecución de los proyectos, realizar informes de sus actuaciones respecto al cumplimiento de las fases del ciclo comunal de los proyectos, informando al colectivo sobre los avances de las obras y de la paralización de los trabajos para garantizar la puesta en servicio. Asimismo cuando se contraten los servicios de un Ing Inspector, él mismo debe realizar el seguimiento, vigilancia, supervisión y control a la ejecución de los trabajos y presentar los informes de avance de la obra a la unidad de contraloría social para cumplir su función. Todos los voceros que integran la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, deben presentar la Declaración Jurada de Patrimonio al inicio y cese de sus funciones ante la Unidad de Contraloría Social, para tener conocimiento de su patrimonio, al ingreso y egreso como vocero cuentadante del consejo comunal, garantizando la transparencia durante su permanencia como vocero que maneja recursos públicos. La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, debe rendir cuenta de los desembolsos recibidos ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas y ante la Unidad de Controlaría Social para garantizar la transparencia en el manejo de los recursos, por cuanto todos los gastos deben ser justificados y debidamente soportados. Con el fin de llevar a cabo el beneficio de una gestión comunal más eficiente que redunde en el mejoramiento continuo de la calidad de vida de los habitantes de la Comunidad 12 de Marzo Sector II, este órgano de control recomienda al Consejo Comunal, profundizar las acciones a que dé lugar, para concretar la culminación de la obra en referencia, toda vez que aun faltan por adquirir el banco de Pag. 7

8 transformación y la bomba sumergible indispensables, entre otros, para que sea operativa la estación de bombeo de aguas servidas. EH/GF/FHE/MO Pag. 8