REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

Transcripción

1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO EXAMEN DE CUENTA PRACTICADO A LA SOCIEDAD DE GARANTÍAS RECÍPROCAS PARA LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA DEL ESTADO BARINAS, (S.G.R.). EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2014 Dirección de Control. Administración Descentralizada. Área. Administración Pública. Identificación. Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del estado Barinas, (S.G.R.). Tipo y denominación de la Actuación. Examen de la Cuenta. Código de la actuación. EC Alcance. La Actuación Fiscal comprendió evaluar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones, sistema de control interno; así como, el grado de cumplimiento de los objetivos y metas ejecutadas por la Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del estado Barinas, (S.G.R.), durante el ejercicio económico financiero A tales efectos, se seleccionó una muestra representativa, aplicando el método de Muestreo por Conglomerado, considerando al menos el treinta por ciento (30%) del total de cada uno de los rubros (ingresos, gastos, bienes adquiridos y Plan Operativo Anual). Objetivos de la Actuación Objetivo General Evaluar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones, relacionadas con los ingresos, gastos, bienes, sistema de control interno; así como, los objetivos y metas

2 ejecutadas por la Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del estado Barinas, (S.G.R.), durante el ejercicio económico financiero Objetivos Específicos Verificar el sistema de control interno implantado por la Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del estado Barinas, (S.G.R.), para la salvaguarda del patrimonio manejado; así como, la recepción y ejecución de los recursos administrados, durante el ejercicio económico financiero Comprobar la legalidad, sinceridad y exactitud de los recursos asignados, durante el ejercicio económico financiero Comprobar la legalidad y sinceridad de los recursos ejecutados, durante el ejercicio económico financiero Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas formuladas en el Plan Operativo Anual, durante el ejercicio económico financiero Características Generales del Ente evaluado. Creación La Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del Estado Barinas, S.A. (S.G.R. Barinas, S.A.), fue creada según Acta Constitutiva, inscrita en el Registro Mercantil Segundo de la Circunscripción Judicial del Estado Barinas, en fecha , inserto en el Tomo 18-A, número 61, publicada en la Gaceta Oficial del Estado Barinas Nº extraordinario, de fecha Naturaleza Jurídica. La Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del Estado Barinas, S.A. (S.G.R. Barinas, S.A.), es una Sociedad Mercantil, creada como una persona de derecho público, constituida de acuerdo a las normas de derecho privado, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución N , emanada de la Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras en fecha , contentiva de las Normas de Promoción, Constitución y Funcionamiento de los Fondos Nacionales de Garantías Recíprocas y las Sociedades de Garantías Recíprocas (Gaceta Oficial de la República Bolivariana

3 de Venezuela N de fecha ); su funcionamiento fue autorizado por la Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras, mediante Resolución N , de fecha , (Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha ). Resultados de la actuación Observaciones relevantes Se constató que la SGR, no tiene abierta una cuenta para el manejo de los fondos de terceros, debido a que la Gerencia de Administración y Finanzas no realizó las gestiones pertinentes ante las máximas autoridades para la apertura de una cuenta bancaria que permita llevar el control de los fondos de terceros; lo que trajo como consecuencia que no se garanticen los principios de legalidad, sinceridad y transparencia sobre los fondos de terceros los cuales deben reflejarse en una cuenta distinta a la de los fondos ordinarios de la sociedad. La Sociedad de Garantías Recíprocas, no realizó retenciones a los proveedores y/o prestadores de servicios correspondiente al 1X1000 del Servicio Desconcentrado de Administración Tributaria del estado Barinas (SATEB), debido al desconocimiento por parte de la Dirección de Administración sobre la normativa vigente que rige la materia; lo que trajo como consecuencia que el municipio deje de percibir los impuestos correspondientes, en atención a las ordenanzas emitidas para tal fin, impidiendo garantizar el principio de legalidad en la gestión administrativa. De la revisión efectuada a los expedientes que soportan las adquisiciones de bienes y servicios, se evidenció el cumplimiento parcial en la modalidad de selección de contratista, que correspondía a la Consulta de Precios, debido a que se omitieron los siguientes soportes: Documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio de la modalidad a aplicar. Presupuesto base. Condiciones de la contratación. Documento de adjudicación.

4 Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si fuere el caso. Informe de análisis y recomendación de la adjudicación. Lo antes mencionado se originó debido, a que la Dirección de Administración, no realizó los procedimientos administrativos que se debían aplicar para contratar compras y servicios, afectando los principios de legalidad, sinceridad y transparencia en los procedimientos de compras realizadas por la sociedad. De la revisión efectuada a las retenciones realizadas al personal correspondientes a la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (L.R.P.V.H.), se evidenció que el ente retuvo el aporte del ahorro obligatorio de cada trabajador, sobre el salario normal como base de calculo de las cotizaciones, siendo lo correcto con el salario integral, debido a que la Unidad de Recursos Humanos de la sociedad, no estableció la base de cálculo de dicha retención de conformidad con la norma; impidiendo al ente recaudador percibir las retenciones y aportes que se traducen en beneficios sociales para los trabajadores y la colectividad. De la revisión efectuada a las tarjetas de control presupuestario, se evidenció imputación incorrecta de los aportes patronales correspondientes al fondo de Pérdida Involuntaria del Empleo (PIE, anteriormente Paro Forzoso) por el personal de alto nivel y de dirección y contratado, debido a que la Unidad de Presupuesto, no realizó las actualizaciones de las partidas presupuestarias, en atención al clasificador presupuestario vigente para el ejercicio económico financiero 2014, lo que trajo como consecuencia que no se garantice la legalidad, sinceridad y transparencia en la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos del instituto. En la revisión efectuada a los pagos realizados por fideicomiso de prestaciones sociales, se constató que el ente depositó a cada trabajador cinco (05) días de salario mensual, siendo lo correcto quince días (15) a cada trabajador por cada trimestre; asimismo, se evidenció que a partir del primer año de servicio, el patrono depositó a cada trabajador dos días de salario adicionales, siendo lo correcto después del primer año de servicio, debido a que la Unidad de Recursos Humanos, no realizó la actualización de los

5 cálculos por concepto de las garantías de prestaciones sociales, conforme a la normativa legal vigente; generando que el procedimiento ocasione un posible detrimento del patrimonio del trabajador y/o del estado, afectando la legalidad y sinceridad de los cálculos efectuados. Conclusiones De los resultados expuestos en el cuerpo del informe, referidas a la evaluación de la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones, relacionadas con los ingresos, gastos, bienes, sistema de control interno; así como, los objetivos y metas ejecutadas por la Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del estado Barinas, (S.G.R.), durante el ejercicio económico financiero 2014, se concluye que el ente presentó algunas debilidades de control interno en el funcionamiento y desarrollo de las actividades administrativas. No obstante, las mencionadas observaciones, constituyen defectos de forma que no causan perjuicio pecuniario y por tanto, no dan lugar a la objeción de la cuenta, por lo que este Organismo Contralor la declara fenecida de conformidad con lo previsto en el artículo 60 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Recomendaciones. La máxima autoridad puede delegar en un funcionario, preferiblemente de la Gerencia de Administración y Finanzas, la formación de la cuenta, con el fin de que se realice de manera eficiente, eficaz y oportuna su participación conforme a lo establecido en la Resolución Nº , Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados (Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha ), establecida por la Contraloría General de la República. La Dirección de Recursos Humanos de la Sociedad de Garantías Recíprocas, a los efectos de mantener un adecuado sistema de clasificación y remuneración, debe contar con el Registro de Asignación de Cargos y los tabuladores de sueldo vigentes para el personal.

6 Los libros de Actas de la Sociedad, deben contener la información que soporte las decisiones acordadas; asimismo y estar debidamente suscritas por los miembros que conforman la Junta Directiva y/o Accionistas. Aquellas actas que por su naturaleza deban ser notariadas, se recomienda sean protocolizadas oportunamente. Las máximas autoridades del ente, debe realizar las diligencias pertinentes, para la apertura de una cuenta bancaria que permita a la Dirección de Administración, manejar los fondos de terceros separados de los gastos ordinarios del ente. La administración de la SGR, debe realizar las retenciones a los proveedores y/o prestadores de servicios, por concepto de Impuesto Sobre las Actividades Económicas, Impuesto al Valor Agregado y 1X1000 del Servicio Desconcentrado de Administración Tributaria del estado Barinas, conforme a la normativa y calendario dispuesto, estableciendo mecanismos de control interno, que permitan cotejar lo efectivamente retenido contra los tributos por enterar. La Dirección de Administración, debe supervisar y garantizar que los procesos de contrataciones que el ente realice contengan la documentación siguiente: documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio de la modalidad a aplicar, presupuesto base, condiciones de contratación, documento de adjudicación, oficio de notificación a la empresa que resultó seleccionada para otorgar el bien servicio, informe de análisis y recomendación de la adjudicación, con el fin de garantizar la transparencia y legalidad en cada uno de los procesos de contrataciones. Mantener actualizadas las retenciones realizadas al personal, por concepto de Seguro Social Obligatorio y Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, conforme a los porcentajes y bases de cálculo establecidos; asimismo, establecer los mecanismos correspondientes para efectuar las retenciones por concepto de Tesorería de Seguridad Social e Impuesto Sobre la Renta en los casos que corresponda. La Gerencia de Recursos Humanos, debe realizar las diligencias correspondientes para mantener actualizada ante el IVSS, la información

7 correspondiente a los sueldos de los trabajadores y mantener los saldos sinceros, entre las retenciones, los aportes del ente y las facturas emitidas por el Seguro Social. La Dirección de Administración debe realizar la actualización a las partidas presupuestarias, conforme al clasificador presupuestario vigente para cada ejercicio económico financiero. La Gerencia de Recursos Humanos debe realizar los depósitos por concepto de garantía de prestaciones sociales conforme a la normativa legal vigente, para garantizar los principios de legalidad y sinceridad del patrimonio de los trabajadores y salvaguarda del patrimonio del estado. La máxima autoridad de la Sociedad de Garantías Recíprocas, debe aprobar los aumentos salariales y los ajustes a los beneficios socio económicos para los trabajadores y el personal de alto nivel y de dirección, sin hacer referencia a las clausulas contenidas en las contrataciones colectivas, en virtud de que el ente tiene la capacidad de crear su propia normativa interna, que le permita establecer los mecanismos necesarios para regular estos conceptos. Las autoridades de la S.G.R., deben formular el Plan Operativo Anual considerando los criterios señalados en la Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular, incorporando cada uno de los elementos que intervienen en la elaboración del mismo (metas, actividades, recursos humanos, materiales, financieros, indicadores de gestión, responsables de las actividades, lapsos de ejecución, entre otros); así como, establecer mecanismos de control interno, donde se evidencien los procesos de elaboración, aprobación y supervisión del Plan. WC/EM/MA/JR