RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL INSTITUTO AUTÓNOMO DE LA VIVIENDA Y EQUIPAMIENTO DE BARRIOS DEL ESTADO BARINAS (IAVEB)

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL INSTITUTO AUTÓNOMO DE LA VIVIENDA Y EQUIPAMIENTO DE BARRIOS DEL ESTADO BARINAS (IAVEB) EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2015 Dirección de Control. Administración Descentralizada. Área. Administración Pública. Identificación. Instituto Autónomo de la Vivienda y Equipamiento de Barrios del estado Barinas (IAVEB) Tipo y denominación de la Actuación. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La Actuación Fiscal estuvo orientada a la evaluación de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, así como los pagos efectuados por concepto de nominas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado, pensionado y contratado del Instituto Autónomo de la Vivienda y Equipamiento de Barrios del estado Barinas (IAVEB), correspondiente al ejercicio económico financiero Donde se evaluó el treinta por ciento (30%) del universo mediante un muestreo sistemático de los ingresos y gastos relacionados con el personal.

2 Objetivos de la Actuación Objetivo General Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, así como los pagos efectuados por concepto de nóminas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado, pensionado y contratado del Instituto Autónomo de la Vivienda y Equipamiento de Barrios del estado Barinas (IAVEB), correspondiente al ejercicio económico financiero Objetivos Específicos Comprobar la legalidad, sinceridad y transparencia de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingreso, ascensos, remociones, comisiones de servicios y jubilaciones del personal. Verificar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con los pagos efectuados por concepto de nóminas, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales, primas y demás beneficios socio económicos, al personal directivo, empleado, obrero, jubilado, pensionado y contratado. Constatar la legalidad, sinceridad y exactitud de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, implantados para realizar las retenciones y aportes de ley que correspondan, así como verificar si fue enterado en su debido momento ante el organismo correspondiente.

3 Características Generales del ente evaluado. Creación El Instituto Autónomo de la Vivienda y Equipamiento de Barrios del estado Barinas (IAVEB), fue creado a través de la Ley del Instituto Autónomo de la Vivienda y Equipamiento de Barrios del estado Barinas, publicada en Gaceta Oficial del estado Barinas N de fecha , orientado a la satisfacción progresiva del derecho humano a la vivienda, privilegiando el acceso y seguridad de la adquisición, construcción, sustitución, restitución, reparación y remodelación de viviendas, la prestación de los servicios básicos esenciales de urbanismo y habitabilidad, por parte de las familias de escasos recursos, en correspondencia con las condiciones que garantizan los derechos contemplados en los artículos 82 y 86 de la Constitución Bolivariana de la República de Venezuela. Naturaleza Jurídica. El Instituto Autónomo de la Vivienda y Equipamiento de Barrios del estado Barinas (IAVEB), es un ente descentralizado adscrito a la Gobernación del estado Barinas, con personalidad jurídica y patrimonio propio, independiente del Fisco Estatal, el cual establece las bases y principios fundamentales que rigen su regulación y organización, rectoría, funcionamiento, financiamiento y la gestión como instituto al servicio público de carácter no lucrativo, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Constitución del estado Barinas, la Ley Orgánica de Administración Pública y demás Leyes que regulan la materia. Resultados de la actuación Observaciones relevantes El Instituto cuenta con el Manual de Funciones, Normas y Procedimientos Administrativos, que regula los procesos relacionados con el registro, control, manejo y ejecución de los recursos otorgados; el mismo fue aprobado en Punto de Cuenta N 004 y en Acta de Junta Directiva N 1 de fecha Sin embargo, el mismo no se encuentra publicado en Gaceta Oficial del estado Barinas.

4 En revisión efectuada a los Créditos Presupuestarios por Proyectos y Acciones Centralizadas Año 2015 y Ejecución Financiera al , suscritas por la Gerencia Administrativa, en materia de gastos de personal partidas 4.01 y 4.07, se evidenció que los compromisos no causados al no fueron reversados como lo establece la normativa legal vigente. Se constató que el instituto no cuenta con el Manual Descriptivo de Clases de Cargos, no realizan evaluaciones de desempeño al personal, ni poseen planes para la capacitación y adiestramiento del personal. De la revisión realizada a los expedientes del personal, se evidenció lo siguiente: Los expedientes no cuentan con un numero de identificación, solo se encuentran foliado. Ningún expediente contiene el soporte de: la Partida de Nacimiento del trabajador, Constancia de Estudio de los Hijos, Evaluación de Periodo de Prueba, Otorgamiento de Vacaciones, Diferimiento de Vacaciones, Liquidación de Vacaciones, Constancia de Retenciones, Relación de Sueldos, Recibos de pagos (bono de fin de año, bono vacacional, sueldos y salarios), ni estados de cuenta de prestación de Antigüedad actualizados. Algunos expedientes carecen de: Declaración Jurada de Patrimonio, Copia del R.I.F, Constancia del Registro del Trabajador en el Seguro Social y Constancia de Estudio o Fondo Negro. En cuanto a los reposos médicos se constató que todos se encuentran ordenados cronológicamente. Sin embargo, se evidenció en tres (03) expedientes que los reposos mayores a tres (03) días, no fueron validados ante el Seguro Social. Se constató que el instituto no cuenta con el Registro de Información de Cargos (R.I.C), tal como manifiestan según Oficio Nº 056/2016 de fecha Se constató que los cálculos realizados correspondiente al Seguro Social Obligatorio (S.S.O) y Ley de Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E), fueron efectuadas en base al salario básico.

5 Se evidenció que los cálculos realizados por concepto de ley de Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (L.R.P.V.H), fueron efectuados en base al salario básico. Asimismo, no fue tomado en cuenta la alícuota del bono vacacional para la base de calculo. De la revisión efectuada a las nominas del personal, se constató que el Instituto no realizó la retención por concepto de Impuesto sobre la Renta (I.S.L.R), a los sueldos y salarios sujetos a la normativa legal vigente. De la revisión efectuada a la nómina por concepto de guardería, se evidenció que los cálculos fueron realizados correctamente basados en el 40% del sueldo mínimo según lo establecido en la Ley. Sin embargo, se observó de la revisión a los comprobantes de pagos Nros , 42703, 42948, 43220, y de fechas , , , , y que todas las facturas que respaldan el pago fueron emitidas a nombre del trabajador. En revisión efectuada a las nóminas del personal de Alto Nivel y Dirección correspondiente a los meses de enero, abril, septiembre y octubre, por concepto de Bono Vacacional, se determinó pagos de días superiores a lo indicado en la Ley que rige la materia. En revisión efectuada a la nomina por concepto de Bonificación de Fin de Año del personal de Alto Nivel y Dirección, se determinó pagos de días superiores a lo indicado en la Ley que rige la materia. En revisión realizada al Plan Operativo Anual de la Gerencia de Recursos Humanos del Instituto, el mismo se formuló sin considerar indicadores de gestión que permitan medir las metas alcanzadas bajo criterios de eficiencia, eficacia y economía, asimismo, se observó que no tomaron en cuenta el recurso humano asignado, ni se detalla la asignación de los recursos presupuestarios por cada meta o actividad programada. En cuanto al cumplimiento de las metas programadas de la Gerencia de Recursos Humanos, se constató que no realizan informes trimestrales, solo presentan al final de año un resumen el cual es incorporado al informe de gestión del Instituto.

6 En cuanto a las retenciones pendientes por enterar por concepto de Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (L.R.P.V.H) se evidenció que el Instituto no realizó ningún pago, presentando una deuda desde el hasta el , tal como se evidencia en el Estado de Cuenta de Aportes Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV), de igual manera en materia de Tesorería de Seguridad Social (T.S.S) el Instituto realizó algunos pagos los cuales se detallan en los Anexos Nros y del informe. En cuanto a los aportes patronales enterados y pendientes por enterar, se constató por concepto Seguro Social Obligatorio (S.S.O) y Ley del Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E) una deuda desde el mes de julio a diciembre del 2015, el primero por un monto de seiscientos treinta y seis mil ochocientos cincuenta y siete bolívares con cincuenta y cinco céntimos (Bs ,55) y el segundo por un monto de ciento cuarenta y un mil quinientos veintitrés bolívares con noventa céntimos (Bs ,90), tal como se observó en el Estado de Cuenta emitido por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.). En cuanto a los aportes por concepto de Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Habitat (L.R.P.V.H) presenta una deuda desde el hasta el tal como se evidencia en el Estado de Cuenta del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV) y por Tesorería de Seguridad Social (T.S.S) al , solo suministraron los soportes en físico de la base de calculo, donde solo se evidenció el aporte patronal de los meses marzo y junio. Conclusiones De los resultados expuestos en el cuerpo del informe, relacionados con los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos establecidos por el Instituto Autónomo de la Vivienda y Equipamiento de Barrios del estado Barinas (IAVEB), se concluye que presentó debilidades de control interno en las operaciones administrativas, presupuestarias y financieras relacionadas con el manejo de personal, tales como: manuales y herramientas para el control, evaluación, clasificación de cargos asignados; conformación de los expedientes de personal; reverso de los compromisos no causados al ; cálculo, retención, enteración y pago de las obligaciones correspondientes a Seguro Social Obligatorio (S.S.O.), Ley de Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E.), Fondo de

7 Ahorro Obligatorio de Vivienda (F.A.O.V.) y Tesorería de Seguridad Social (T.S.S.); formulación, ejecución y seguimiento del Plan Operativo Anual. Recomendaciones. La máxima autoridad conjuntamente con el Gerente de Recursos Humanos, deben realizar seguimiento a la solicitud realizada ante la Gobernación del estado Barinas en cuanto a la publicación en Gaceta Oficial, del Manual de Funciones, Normas y Procedimientos Administrativos, a fin de darle mayor legalidad correspondiente al mismo. La unidad de presupuesto debe implementar mecanismos de control que garanticen que antes del cierre fiscal de cada año, se hayan realizado los reversos correspondientes de los compromisos no causados, siguiendo los procedimientos que para tales efectos se hayan establecido, a fin de que los recursos presupuestarios y financieros sean incorporados en el ejercicio económico financiero siguiente. La máxima autoridad y el el Gerente de Recursos Humanos del Instituto deben realizar las diligencias pertinentes ante la Gobernación del estado Barinas para solicitar la colaboración en cuanto a la elaboración de Manual Descriptivo de Clases de Cargos o designar a un personal capacitado del IAVEB para su elaboración; asimismo el manual debe estar aprobado por la máxima autoridad del instituto y ser publicado en Gaceta Oficial del estado Barinas para cumplir con el principio de legalidad como lo establece la normativa legal vigente. La Gerencia de Recursos Humanos debe implementar como mecanismo de supervisión en el personal, la Evaluación de Desempeño de conformidad con el Estatuto de la Función Pública, donde se incluyan los objetivos de desempeño individual que deben alcanzar durante el ejercicio de sus funciones. Asimismo, incorporar dentro de la planificación del Plan Operativo Anual, planes de capacitación y adiestramiento, que sirvan para el desarrollo profesional de los funcionarios en pro de los principios de eficiencia y eficacia en el resultado de las labores que realizan. La Gerencia de Recursos Humanos, debe realizar las gestiones pertinentes a fin de que los expedientes del personal sean conformados de manera que

8 contengan toda la información completa de la trayectoria de los funcionarios durante su permanencia dentro de la institución, esto con el fin de mantener actualizados los mismos, igualmente deben estar identificados mediante una nomenclatura, archivados y foliados en orden cronológico. La Gerencia de Recursos Humanos, debe realizar las gestiones pertinentes para el diseño, aprobación e implementación del formulario de Registro de Información del Cargo, en atención al cumplimiento de las funciones de cada cargo dentro de la institución dando mayor legalidad ante los actos administrativos que estos ejecutan. La Gerencia de Recursos Humanos, debe ajustar la base de cálculo para las retenciones y aportes patronales por concepto de Seguro Social Obligatorio (S.S.O.), Ley del Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E.) y Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Habitat (L.R.P.H.V.), incorporando el sueldo básico mas todas las asignaciones que correspondan, a fin de obtener el salario normal para la ejecución de la retención, otorgando de esta forma la legalidad, sinceridad y exactitud en el manejo de los recursos asignados en materia de personal. La Gerencia de Recursos Humanos debe implementar mecanismos de control interno que garanticen que la información correspondiente a los sueldos y salarios del personal, sean actualizados y conciliados oportunamente a través del sistema del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, a fin de sincerar los pagos por concepto de retenciones y aportes patronales del S.S.O y L.R.P.E. La Gerencia de Recursos Humanos, debe realizar la retención del I.S.L.R. entregando a los funcionarios la información correspondiente a su remuneración anual estimada a principios del ejercicio fiscal, esto con el fin de que elaboren la planilla Agente de Retención de Impuesto AR-I en el lapso establecido, para obtener el porcentaje de retención, en caso de que los funcionarios no entreguen dicha planilla, le corresponderá a la Gerencia de Recursos Humanos determinar el porcentaje de retención con el propósito de aplicarlo sobre los sueldos y salarios que correspondan de conformidad con la norma. La Gerencia de Administración debe emitir el pago por concepto de la matrícula y mensualidad de guardería a nombre de la figura Jurídica que funcione como

9 guardería o centro de educación inicial, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo (Gaceta Oficial Nº del ) y su enmienda (Gaceta Oficial N , de fecha ). El Presidente conjuntamente con los ordenadores de pago, deben ajustar y regular el calculo para el otorgamiento de los beneficios socio económicos de bono vacacional y bonificación de fin de año del Personal de Alto Nivel y Dirección, con el fin de garantizar que las partidas correspondientes a estos conceptos no excedan los limites establecidos en la normativa legal vigente, manteniendo la legalidad y exactitud en el manejo de los recursos asignados. La Gerencia de Recursos Humanos debe formular su Plan Operativo Anual, considerando los criterios señalados en la Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular, incorporando cada uno de los elementos que intervienen en la elaboración del mismo (metas, actividades, recursos humanos, materiales, financieros, indicadores de gestión, responsables de las actividades, lapsos de ejecución, entre otros) con la finalidad de tener toda la información detallada de los objetivos y metas planificados tanto físicos como presupuestarias durante el ejercicio económico financiero a ejecutar. La Gerencia de Recursos Humanos, debe realizar informes trimestrales de seguimiento con el fin de tener el control oportuno de las metas planificadas, garantizando su vinculación con el presupuesto y su ejecución efectiva. La Gerencia de Recursos Humanos una vez realizadas las retenciones por concepto S.S.O, L.R.P.E, L.R.P.V.H. y T.S.S, deben enterar oportunamente a los organismos competentes con el fin de dar cumplimiento al principio de legalidad establecido en la normativa legal vigente, garantizando los beneficios de seguridad social establecidos en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. La Gerencia de Recursos Humanos debe adoptar medidas que garanticen que sólo el personal autorizado tenga acceso a los sistemas digitales que llevan el control y manejo de los procesos relazados en materia de personal y a su vez disponer de mecanismos para la creación de archivos de respaldo de las transacciones y operaciones administrativas realizadas, con el fin de dar

10 protección y salvaguarda, en caso de sustracción y perdidas de programas e información procesada. La Gerencia de Administración conjuntamente con la Gerencia de Recursos Humanos deben gestionar los tramites de recursos ante la Gobernación del estado Barinas para el cumplimiento de los compromisos adquiridos por concepto de aportes patronales de S.S.O., L.R.P.E., F.A.O.V. y T.S.S., a fin de minimizar los pasivos laborales generados por estos conceptos cumpliendo con los principios de eficacia y eficiencia en el manejo de los recursos asignados en materia de personal. WC/JA/HR/GS/AS