RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL LA PALMA EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2013

Transcripción

1 Dirección de Control. Administración Central y Otro Poder Área. Consejos Comunales. Identificación. Consejo Comunal La Palma RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL LA PALMA EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2013 Tipo y denominación de la Intervención. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La auditoría operativa abarcó la evaluación exhaustiva de los procesos administrativos, financieros y técnicos aplicados por el Consejo Comunal La Palma, para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuentas, así como, los mecanismos implementados para medir el impacto generado en la comunidad por la ejecución del proyecto: Taller de Costura y Confección La Palma, sector La Palma, Ciudad Varyná, parroquia Alto Barinas, municipio Barinas, durante el ejercicio económico financiero Objetivos de la Intervención Objetivo General Evaluar los procedimientos establecidos para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuentas, así como, los mecanismos implementados para medir el impacto generado en la comunidad por la ejecución del

2 proyecto: Taller de Costura y Confección La Palma, sector La Palma, Ciudad Varyná, parroquia Alto Barinas, municipio Barinas, durante el ejercicio económico financiero Objetivos Específicos Describir los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal La Palma, para la escogencia del proyecto. Examinar la modalidad de contratación adoptada por el Consejo Comunal La Palma, para la ejecución del proyecto. Evidenciar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal La Palma, para la recepción y manejo de los recursos financieros, otorgados a través de la Secretaría Ejecutiva del Despacho de la Gobernación del estado Barinas. Evidenciar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal La Palma, para la ejecución del proyecto. Realizar la inspección de la obra Taller de Costura y Confección La Palma, sector La Palma, Ciudad Varyná, parroquia Alto Barinas, municipio Barinas, con el fin de corroborar que se haya ejecutado conforme a los términos previstos en el proyecto. Verificar las actividades de control realizadas por parte de la Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal La Palma, con relación al proyecto ejecutado. Evidenciar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal La Palma, para la rendición de cuentas de los recursos financieros asignados para la ejecución del proyecto Taller de Costura y Confección La Palma, sector La Palma, Ciudad Varyná, parroquia Alto Barinas, municipio Barinas. Especificar los medios utilizados por el Consejo Comunal La Palma, a los fines de medir el impacto generado en la comunidad, por el proyecto realizado. Pag. 2

3 Características Generales del Consejo Comunal evaluado El Consejo Comunal La Palma de la comunidad Ciudad Varyná, parroquia Alto Barinas, municipio Barinas, del estado Barinas, fue constituido mediante Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas celebrada en fecha , debidamente inscrito ante la Taquilla Única del Registro del Poder Popular para las Comunas y Protección Social, en fecha con el Código de Registro N L , Código de Seguridad N , y registrado ante el SENIAT, con el Registro Único de Información Fiscal RIF. N J Resultados de la actuación Observaciones relevantes El Colectivo de Coordinación Comunitaria no elaboró el Plan Comunitario de Desarrollo Integral. El consejo comunal no ha conformado la comisión comunal de contratación. El Consejo Comunal La Palma no realizó las tres (03) invitaciones a los participantes para el análisis comparativo de los precios, acta de inicio, acta de recepción de ofertas e informe de recomendación. El Consejo Comunal La Palma, previo a la contratación con la contratista adjudicada, no constituyó la garantía de anticipos por un monto de doscientos mil (Bs ,00), equivalente al cincuenta por ciento (50%) del monto contratado, así como la fianza de fiel cumplimiento o la retención del diez por ciento (10%) de los pagos otorgados. Se constató en revisión al expediente del consejo comunal que solo dos (2) de los miembros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal La Palma presentaron ante la Unidad de Contraloría Social, los comprobantes de Declaración Jurada de Patrimonio. los Voceros y voceras, no presentaron soportes que evidencien la remisión de los certificados de Declaración Jurada de Patrimonio de los miembros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, ante la Taquilla Única del Registro del Poder Popular. Pag. 3

4 La Unidad de Contraloría Social, no elaboró informe de inspección en el seguimiento, vigilancia, supervisión y control de la ejecución del proyecto: Taller de Costura y Confección La Palma, sector La Palma, Ciudad Varyná, parroquia Alto Barinas, municipio Barinas. La Unidad de Contraloría Social, no rindió cuenta pública de sus actuaciones ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. Conclusiones Del análisis a las observaciones expuestas en el presente informe, se concluye que el Consejo Comunal, ejecutó el proyecto en un 100% y los habitantes de las comunidades manifestaron estar conformes; sin embargo, en los procesos de administración y ejecución de los recursos, se detectaron debilidades de control interno, así como la falta de seguimiento, vigilancia y control efectivo por parte de la Unidad de Contraloría Social en las labores del Consejo Comunal. Recomendaciones En atención a las observaciones formuladas y a la importancia de subsanar las omisiones detectadas, atacando las debilidades de control interno, a fin de evitar su recurrencia y obtener el mayor beneficio de los recursos otorgados para la comunidad, este Órgano de Control recomienda a los miembros del Consejo Comunal, lo siguiente: El Colectivo de Coordinación Comunitaria del Consejo Comunal La Palma, debe coordinar la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Comunitario de Desarrollo Integral articulado con los planes de desarrollo municipal y estadal, de conformidad con las líneas generales del Plan Nacional de la Patria de Desarrollo Económico Social de la Nación , así mismo, éste debe ser aprobado en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas con el fin de contribuir a la transformación integral de la comunidad. Pag. 4

5 Los Voceros y Voceras del Consejo Comunal La Palma, deben seleccionar en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas o mediante acuerdos de la comunidad organizada, los miembros que formarán parte de la Comisión Comunal de Contrataciones, la cual estará conformada por un número impar de al menos tres miembros principales y un Secretario con sus respectivos suplentes, cuya duración será determinada por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas o por la Comunidad Organizada y hasta por un lapso de dos (2) años; el secretario tendrá derecho a voz, mas no a voto y las decisiones y recomendaciones de la Comisión, serán validadas por la Asamblea o por la Comunidad Organizada; con el fin de ser garantes de la vigilancia, control y transparencia en los procesos de adquisiciones de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras que se realicen. Una vez conformados los representantes de la Comisión Comunal de Contrataciones del Consejo Comunal la Palma, estos, en los procesos de compra enmarcadas en la modalidad de contratación por consulta de precios, deben solicitar a los proveedores como mínimo tres (03) ofertas, con la finalidad de seleccionar la más conveniente a los intereses de la comunidad. Además, deben llevar a cabo todos los procedimientos que implica la ejecución de los procesos de contratación, destacándose, entre otros, los siguientes: a) Preparación del presupuesto base, el cual representa una herramienta que les permitirá conocer los costos estimados de materiales o el costo de ejecución de la obra, previo a las solicitudes de ofertas. Cabe destacar, que su contenido será confidencial hasta que se produzca la notificación oficial del resultado de la selección del contratista, con las excepciones que establezca la Ley de Contrataciones Públicas. b) Solicitud de ofertas a través de oficios, con indicación expresa de: los requerimientos de manera uniforme para todos los oferentes, las especificaciones técnicas, garantías, condiciones de ejecución y/o entrega, lapsos de entrega, establecimiento del cumplimiento del compromiso de responsabilidad social (cuando la contratación supere las 2500 Unidades Tributarias) y otros criterios de evaluación que se estimen convenientes, de manera que ello les permita disponer de información que sirva de base para Pag. 5

6 hacer el análisis técnico y objetivo en el proceso de selección de la mejor opción. c) Acta de recepción de los documentos presentados por los oferentes (entre ellos las ofertas). d) Informe de análisis y recomendación de la oferta seleccionada o en su defecto la declaratoria desierta, así mismo cualquiera que sea el resultado debe ser sometido a la aprobación de la asamblea de ciudadanos y ciudadanas como máxima autoridad para la deliberación y decisión para el ejercicio del poder ciudadano. Al momento de otorgar anticipos, los voceros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, procederán con el pago, previa consignación de la garantía por parte del contratista del 100% del monto de anticipo, si el contratista no la consigna en el lapso establecido, se podrá dar inicio a la ejecución del contrato sin otorgar el anticipo, hasta que el contratista la consigne, con la finalidad de salvaguardar los recursos destinados a la ejecución de los proyectos comunitarios. Los voceros y voceras integrantes de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, deben realizar la Declaración Jurada de Patrimonio ante la Contraloría General de la República, dentro de los treinta (30) días siguientes al ingreso y cese en el ejercicio de sus funciones, a través de la pagina web Y deberán presentar el comprobante de dicha declaración ante los voceros y voceras de la Unidad de Contraloría Social. La Unidad de Contraloría Social debe presentar ante el Ministerio del Poder Popular con competencia en participación ciudadana, representada por la Taquilla Única del Registro del Poder Popular, los certificados de las Declaraciones Juradas de Patrimonio de los miembros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria. Los miembros de la Unidad de Contraloría Social, deben realizar seguimiento, vigilancia, supervisión y control de la ejecución de todos los planes, proyectos comunitarios y socioproductivos, organizaciones socioproductivas, fases del ciclo comunal y gasto anual generado con los fondos y los recursos financieros y no Pag. 6

7 financieros asignados por órganos y entes del Poder Público o instituciones privadas, con la finalidad de promover y desarrollar la cultura del control social como mecanismo de acción en la vigilancia, supervisión, seguimiento y control de los asuntos públicos, comunitario y privado que incidan el bien común, así mismo deberán dejar constancia a través de actas, informes y memorias fotográficas avalados por la asamblea de ciudadanos y ciudadanas. Los voceros y voceras de la Unidad de Contraloría Social, deben rendir cuenta pública anual de sus actuaciones a la comunidad, para que de esta manera tengan conocimiento sobre los trabajos realizados, las actividades, recursos y administración de los fondos llevados por el consejo comunal, dejando todo esto plasmado en Actas de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. EH/Gf/EG/MO Pag. 7