DIRECCIÓN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y OTRO PODER GOBERNACIÓN DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y OTRO PODER GOBERNACIÓN DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA La Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, es la rama ejecutiva del Poder Público Estadal, a la cual le corresponde ejercer la suprema dirección, coordinación y control de los organismos que conforman la administración pública estadal, central y descentralizada, según lo establecido en el artículo 160 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 77 de la Constitución del estado Bolivariano de Mérida. Alcance y Objetivo de la Actuación El presente Examen de la Cuenta estuvo dirigido a evaluar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias, financieras, contables, de planificación y gestión, vinculadas con la administración, manejo y custodia de los recursos públicos, llevadas a cabo por la Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, correspondiente al ejercicio económico financiero A tales efectos, se realizó un análisis selectivo del 30% de las operaciones llevadas a cabo por el Órgano, utilizando el Método Estadístico Estratificado. Se orientó a la evaluación de la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias, financieras, contables, de planificación y gestión, efectuadas por la Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, vinculadas con la administración, manejo y custodia de los recursos públicos, correspondiente al ejercicio económico financiero Observaciones más Relevantes La Gobernación cuenta con una Estructura Organizativa, aprobada mediante Decreto Nº de fecha , publicada en la Gaceta Oficial del estado Bolivariano de Mérida, Nº Extraordinario de fecha , la cual no se ajusta con el Reglamento Parcial de la Ley de Administración Pública del estado Mérida, sobre organización, determinación de competencias y funcionamiento de la Administración Pública Estadal, publicado en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº Extraordinario de fecha Al respecto, el artículo 8 del Reglamento Parcial de la Ley de Administración Pública del estado Mérida sobre Organización, Determinación de Competencias y Funcionamiento de 1

2 la Administración Pública Estadal, publicado en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº Extraordinario de fecha La situación expuesta, se originó por cuanto la estructura organizativa ha sido modificada, sin tramitar la actualización del Reglamento Parcial de la Ley de Administración Pública del estado Mérida, ante el Órgano Legislativo; tal situación, trae como consecuencia que el Órgano no cuente con un instrumento técnico actualizado que regule la organización y competencias de las direcciones del poder popular, así como, la adecuación de sus actuaciones, donde se determine el número, oficinas y otras unidades internas de la Administración Pública Estadal Centralizada, así como, el Régimen de adscripción de los Entes Descentralizados funcionalmente y Órganos dotados de autonomía. De la revisión efectuada al Registro de Asignación de Cargos (RAC) de la Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, se observó la existencia de cargos que no se encuentran creados en el Manual Descriptivo de Cargos. Al respecto, el artículo 46 de la Ley del Estatuto de la Función Pública, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N de fecha Así mismo, el artículo 172 del Reglamento General de la Ley de Carrera Administrativa, publicado en la Gaceta Oficial de Venezuela Nº de fecha Esta situación, obedece al hecho que la Unidad de Control de Gestión no asesoró la Dirección de Recursos Humanos, en cuanto a la actualización del Manual Descriptivo de Cargos para la posterior inclusión de cargos en el RAC, y de esa manera garantizar mayor eficacia en desarrollo de la administración de pública, en consecuencia no se cuenta con el instrumento actualizado que establezca el perfil de cargo, atribuciones, y niveles de responsabilidad, conllevando a la aplicación de discrecionalidad por parte de los funcionarios en el desempeño de sus actividades, así como, en lo relativo al ingreso de personal. El Órgano Contratante no elaboró el Presupuesto Base de las contrataciones de bienes y servicios, llevadas a cabo durante el ejercicio económico financiero A tales efectos, el artículo 59 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N Extraordinario de fecha La situación expuesta, se originó por cuanto el Órgano no definió dentro de su estructura organizativa una Unidad encargada de elaborar o validar el Presupuesto Base, lo que trae como consecuencia, que el Órgano no haya contado con 2

3 una referencia de precios de mercado con base a las especificaciones técnicas del servicio a contratar, afectando el principio de eficiencia, economía y transparencia fundamentales en el procedimiento competitivo para la modalidad de selección de contratistas. Se evidenció que el Contrato Nº 06 de fecha , vinculado con el proceso de contratación Nº GOB.MÉRIDA-DEPPA-CA , denominado Póliza de Responsabilidad Civil de Vehículos (R.C.V.) y Póliza de Cobertura Amplia para la Flota Vehicular de la Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, ejercicio fiscal 2015", por la cantidad de Bs ,00, fue suscrito veintinueve (29) días hábiles posteriores a la fecha de la notificación de la adjudicación. En este sentido, el artículo 117 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones PúblicasTal circunstancia, se debe a que la Comisión de Contrataciones no ejerció un efectivo control sobre los lapsos establecidos en el Pliego de Condiciones, a fin de garantizar el cumplimiento de los términos indicados en el mismo, lo que generó, dilatación en los lapsos de contratación, pudiendo ocasionar que la flota vehicular del Órgano no cuente con las Pólizas de Responsabilidad Civil de Vehículos (R.C.V.) y de Cobertura Amplia en un momento determinado. De la revisión efectuada a los expedientes de las contrataciones llevadas a cabo bajo la modalidad de Consulta de Precios, signada con los NºGOB.MÉRIDA-DCS-CP Adquisición de Equipos de Computación y NºGOB.MÉRIDA-DCS-CP Adquisición de Mobiliario y Equipo de Alojamiento, se evidenciaron los respectivos certificados de cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social por Bs ,26 y Bs ,40, respectivamente; sin embargo, en dichos expedientes, no reposa la documentación soporte que se generó con relación a la ejecución y cumplimiento del mismo. En tal sentido, el artículo 22 de las Normas para la determinación, aplicación y cumplimiento del compromiso de responsabilidad social, con ocasión de la ley que regulan la materia, publicadas en la Gaceta Oficial del estado Mérida Nº Extraordinario de fecha Lo descrito anteriormente, se originó por cuanto la Unidad Administrativa Financiera del Órgano Contratante, no formó un cuaderno separado de documentos que demuestre el cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social, a los fines de emitir el certificado de su cumplimiento, lo que impide garantizar los principios de legalidad y transparencia que rigen el proceso de contratación pública. 3

4 De la revisión efectuada a los Expedientes de Vehículos adquiridos durante el periodo objeto de examen, se constató Autorización para otorgar en calidad de préstamo el vehículo Marca Toyota, Modelo Land Craiser Hard, Chasis Largo, color blanco, Serial de Carrocería JTGEU73J5F403755, Serial de Motor 1GR-H069769, por 229 días al ciudadano titular de la cédula de identidad V , quien para la fecha no desempeñaba actividades al servicio de la Administración Pública Estadal. En este sentido, el artículo 11 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N Extraordinario de fecha La condición antes descrita se originó por cuanto el Órgano no incluyó en su Sistema de Control Interno normas que establezcan el uso del Parque Automotor perteneciente a la Gobernación del estado, para fines exclusivos del Órgano, a los efectos de procurar la utilización racional de los bienes adscritos a la Gobernación, lo que impide garantizar la salvaguarda del patrimonial público, así como, el manejo adecuado y transparente de los recursos. De la revisión efectuada a las órdenes de pago Nº de fecha y Nº de fecha , por concepto de servicio de hospedaje y restaurant para distintas personalidades de la Secretaría de Despacho, vinculadas con las órdenes de servicio referidas al Encuentro de Jefes Estadales del CICPC, presuntamente llevado a cabo durante los días al , Encuentro Nacional de la diversidad e igualdad de género y VIH/SIDA, presuntamente realizado durante el período del 12 al 15 de mayo de 2015, Congreso de la Juventud, presuntamente ejecutado durante los días al y Congreso de la Mujer, presuntamente realizado durante el período del al ; se evidenció que no cuentan con los informes de eventos y registros fotográficos que forman parte de los medios de verificación. En este sentido, el artículo 43 Ley de Administración Financiera del Sector Público del estado Mérida, publicada en la Gaceta Oficial del estado Mérida N Extraordinario de fecha La situación se originó por fallas en el control y seguimiento del contrato por parte de las unidades usuaria y contratante, con ocasión a la obligación de las partes; a los fines de garantizar el cumplimiento de los acuerdos establecidos en el mismo, ocasionando un daño al patrimonio público por la cantidad de Bs ,95. 4

5 De la revisión efectuada a las Órdenes de Pago correspondientes a los contratos por Servicios Profesionales que totalizan la cantidad de Bs ,56, descritos en el Anexo Nº 5, se constató que no existe la certificación de los profesionales por parte de la Contraloría General de la República para la prestación del servicio, ni la documentación soporte que evidencie la contraprestación del servicio. Al respecto, la Cláusula Novena de los Contratos S/N de fechas , , , , y Por su parte, el artículo 20 del Reglamento para el Registro, Calificación, Selección y Contratación de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha Asimismo, el artículo 43 de la Ley de Administración Financiera del Sector Público del estado Mérida. Tal condición, se originó por cuanto la unidad usuaria no realizó las especificaciones técnicas con respecto al perfil del profesional conforme a los requisitos exigidos en la normativa que rige la materia, así como, la falta de control y seguimiento al contrato por Servicio Profesionales por parte de las unidades usuaria y contratante, con ocasión a la obligación de las partes, a los fines de garantizar el cumplimiento de los acuerdos establecidos en las clausulas del mismo, ocasionando un daño al patrimonio público por la cantidad de Bs ,56. Conclusiones y Recomendaciones Sobre la base de los resultados obtenidos en el Examen de la Cuenta de la Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, relacionadas con la evaluación de la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas, presupuestarias, financieras, contables, de planificación y gestión, efectuadas por el Órgano, vinculadas con la administración, manejo y custodia de los recursos públicos, correspondientes al ejercicio económico financiero 2015, se concluye que la Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, para el ejercicio económico financiero 2015, contó con una estructura organizativa, la cual no se ajusta con el Reglamento Parcial de la Ley de Administración Pública del estado Mérida sobre organización, determinación de competencias y funcionamiento de la Administración Pública Estadal, asimismo, de la revisión efectuada al Registro de Asignación de Cargos (RAC) de la Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, se observó la existencia de cargos que no se encuentran creados en el Manual Descriptivo de Cargos, del mismo modo, el Órgano 5

6 Contratante no elaboró el Presupuesto Base de cuatro (4) contrataciones de bienes y servicios, llevadas a cabo durante el ejercicio económico financiero Igualmente, se constató que en los expedientes de las contrataciones llevadas a cabo bajo la modalidad de Consulta de Precios, se evidenció los respectivos certificados de cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social; sin embargo, en dichos expedientes, no reposa la documentación soporte que se generó, con relación a la ejecución y cumplimiento del mismo. Finalmente, se constató la Autorización en calidad de préstamo un vehículo al ciudadano titular de la cédula de identidad V , quien para la fecha , no desempeñaba actividades al servicio de la Administración Pública Estadal. Asimismo, de la revisión efectuada a las órdenes de pago referidas al servicio de hospedaje y restaurant para distintas personalidades de la Secretaría de Despacho, se evidenció que no cuentan con los informes de eventos y registros fotográficos que forman parte de los medios de verificación. Asimismo, de la revisión efectuada a las Órdenes de Pago, correspondientes a los contratos por Servicios Profesionales, se constató que no existe la certificación de los profesionales por parte de la Contraloría General de la República, para la prestación del servicio, ni la documentación soporte que evidencie la contraprestación del servicio. Recomendaciones En virtud de las debilidades detectadas en la Gobernación del estado Bolivariano de Mérida, durante el ejercicio económico financiero 2015, con la finalidad que las mismas sean atendidas oportunamente, para la optimización de los procesos involucrados en la gestión administrativa, esta, emite las recomendaciones siguientes: Solicitar al órgano Legislativo la actualización del Reglamento Parcial de la Ley de Administración Pública del estado Mérida, a los efectos de contar con un instrumento técnico que regule la adecuación de sus actuaciones, donde se determine el número, organización y competencias de las direcciones del poder popular, oficinas y otras unidades internas de la Administración Pública Estadal Centralizada, así como, el Régimen de adscripción de los Entes Descentralizados funcionalmente y Órganos dotados de autonomía. 6

7 Definir dentro de la Estructura Organizativa una Unidad encargada de elaborar o validar el Presupuesto Base, a los fines de contar con una referencia de precios de mercado con base a las especificaciones técnicas del servicio a contratar. Realizar un efectivo seguimiento administrativo de los contratos derivados de los procesos de contrataciones, por parte de las Unidades Usuaria y Contratante, a los fines de garantizar que el contratista cumpla con la totalidad del monto establecido para Compromiso de Responsabilidad Social. Formar por parte de la Unidad Administrativa Financiera, el cuaderno separado contentivo de los documentos soportes que demuestren el cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social, a los fines de emitir el certificado de su cumplimiento y garantizar los principios de legalidad y transparencia que rigen el proceso de contratación pública. Incluir en el Sistema de Control Interno normas que establezcan el uso del Parque Automotor perteneciente a la Gobernación del estado, para fines exclusivos del Órgano, a los efectos de procurar la utilización racional de los bienes adscritos a la Gobernación y garantizar la salvaguarda del patrimonial público, así como, el manejo adecuado y transparente de los recursos. Realizar el control y seguimiento de los servicios contratados por parte de las unidades usuaria y contratante, con ocasión a la obligación de las partes, a los fines de garantizar el cumplimiento de los acuerdos establecidos en el mismo, en aras de proteger el patrimonio público. Realizar por parte de la unidad usuaria las especificaciones técnicas con respecto al perfil del profesional conforme a los requisitos exigidos en la normativa que rige la materia, así como ejercer control y seguimiento a los contratos por Servicio Profesionales, a los fines de garantizar el cumplimiento de los acuerdos establecidos en las clausulas del mismo, específicamente la documentación soporte que evidencie la contraprestación del servicio. Calificación de la cuenta como conforme u objetada De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de las Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados, dictadas 7

8 mediante Resolución Nº de fecha , publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha , este Órgano Contralor declara la presente cuenta Objetada y podrá declararse fenecida si son desetimadas las acciones sancionatorias conforme lo dispuesto en el articulo 33 ejusdem. 8