SAGIR Bio Bio - OFICINA VIRTUAL

Transcripción

1 2017 Sistema de Administración y Gestión de la Inversión Regional SAGIR Bio Bio - OFICINA VIRTUAL MANUAL DE USUARIO V GOBIERNO REGIONAL REGION DEL BIO BIO Unidad de Soporte y Desarrollo de Sistemas

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN INGRESO A LA OFICINA VIRTUAL PANTALLA DE INICIO REGISTRO DE USUARIO Y OBTENCION DE CLAVE INGRESO A LA OFICINA VIRTUAL_PostulacIón de INICIATIVAS MODULO DE POSTULACION OFICINA VIRTUAL_SAGIRBB: INGRESO DE POSTULACION INICIATIVA CON CODIGO BIP (PASO 1 DE 3) INCORPORAR DOCUMENTACION A LA POSTULACION DE INICIATIVA CON CODIGO BIP (PASO 2 DE 3) CERRAR POSTULACION - ENVIAR A OFICINA DE PARTES. (PASO 3 DE 3) CORREO DE NOTIFICACION DE LA POSTULACION MODULO DE SEGUIMIENTO DE INICIATIVAS SEGUIMIENTO DE IDIS POSTULADAS BITACORA DE UNA IDI FASES PRINCIPALES DE SAGIR_PREINVERSION CORREOS AUTOMATICOS: NOTIFICACIONES DOCUMENTACIÓN ENVIAR RESPUESTA DE ADMISIBILIDAD Y/O REVISIÓN BUSCAR UNA IDI ELIMINAR UNA IDI P á g i n a 1 25

3 1. INTRODUCCIÓN La plataforma SAGIR 2 Bío Bío integra diversas funciones del quehacer del Gobierno Regional del Bío Bío, estas funciones están identificadas dentro del sistema SAGIRBB mediante Módulos y/o procesos. Para el presente Manual, el objeto de descripción estará enfocado en la Oficina Virtual desarrollo especialmente diseñada para la interacción entre los formuladores y el Gobierno Regional en los proceso de POSTULACIÓN y REVISIÓN TECNICA de una Iniciativa ingresada al Gore Biobio. La Oficina Virtual es un ambiente de desarrollo que se integra con el SAGIR BIOBIO que permite ver en tiempo real las acciones del formulador y del funcionario Gore en los proceso de postulación y de revisión técnica. Este Manual es aplicable a todas las Iniciativas de Inversión que postulen a recursos del FNDR en el Gobierno Regional del Bío Bío. La utilización y exigencia del sistema, será de acuerdo a las instrucciones que el Gobierno Regional entregue a los formuladores dependiendo de cada tipología de inversión. La Oficina Virtual, en el ambiente de formulador tiene dos Módulos: MODULO POSTULACION: las distintas acciones que puede realizar un FORMULADOR, son las siguientes: CREAR EXPEDIENTE DE POSTULACION: ADJUNTAR DOCUMENTACION AL EXPEDIENTE CERRAR POSTULACION ENVIANDO A OFICINA DE PARTES MODULO SEGUIMIENTO DE IDIS: aquí el formulador puede hacer seguimiento de las IDIS al interior del Gore y además participar online del proceso de REVISION TECNICA. Las tareas relevantes reflejadas son: ADMISIBILIDAD SELECCIÓN INTENDENTE REVISION TECNICA RECOMEDACIÓN TECNICA PENDIENTES PARA EL CORE Nota, el presente manual detalla los proceso de una Iniciativa de inversión que posee código BIP por tanto se excluyen proyectos tipología SUBVENCIONES, las cuales poseen un manual distinto de operación. P á g i n a 2 25

4 2. INGRESO A LA OFICINA VIRTUAL 2.1 PANTALLA DE INICIO Para acceder a esta pantalla, en su navegador deberá colocar la siguiente dirección: sagir.gorebiobio.cl/oficina A continuación se muestra la pantalla que actúa como punto de acceso a la herramienta SAGIR de OFICINA VIRTUAL. Pantalla de Inicio. Si ingresa por primera vez, el formulador debe crear una cuenta en sagir.gorebiobio.cl/oficina en el botón Registrarse. 2.2 REGISTRO DE USUARIO Y OBTENCION DE CLAVE Obtener un usuario y una clave para ingresar a la oficina virtual es un proceso directo que realiza el formulador, es decir, el mismo se da de alta como usuario en el sistema. Esto se realiza en la pantalla de acceso, seleccionado la opción Registrarse tal como lo indica la figura siguiente: P á g i n a 3 25

5 Esto desplegará una pantala que indica cuales datos debe completar: Tipo de Identificador: RUT Datos de Contacto: MUY IMPORTANTE CORREO ELECTRÓNICO!!! Y otros datos: MUY IMPORTANTE PREGUNTA SECRETA, pues permite recuperar clave. P á g i n a 4 25

6 Luego de ingresar toda la información, hacer clic en: 2.3 INGRESO A LA OFICINA VIRTUAL_POSTULACIÓN DE INICIATIVAS Una vez que ingresa, para postular una iniciativa de Inversión, el FORMULADOR debe ingresar a la opción Postulación de Iniciativa. P á g i n a 5 25

7 Esta página de inicio permite acceder a Módulo de Postulación de Iniciativa que permite crear una nueva postulación. 3. MODULO DE POSTULACION OFICINA VIRTUAL_SAGIRBB: Hacer clic según la figura siguiente Al ingresar, debe crear la postulación de acuerdo a la tipología de proyectos a postular. Se abrirá un Asistente que le indicará los pasos a seguir. Paso (1 de 3): Ingreso de postulación Al iniciar la postulación, el sistema por defecto entrega un número transitorio a la solicitud de postulación. El primera acción es identificar qué Tipo de Proyectos va a postular. P á g i n a 6 25

8 Para efectos prácticos, las Iniciativas se han categorizado en dos tipos: CON código BIP: FRIL-Circular 33- Glosas Comunes - Sistema Nacional de Inversiones SIN código BIP: proyectos postulados a SUBVENCIONES (2%).Este manual se desarrollará en otro documento. Dependiendo de si la Iniciativa es con Código BIP o sin Código BIP, se cargará un formulario de Ingreso de Proyecto adhoc. 3.1 INGRESO DE POSTULACION INICIATIVA CON CODIGO BIP (PASO 1 DE 3) El Asistente indica que la postulación se encuentra en desarrollo en el Paso 1 de 3: Ingreso de Postulación. Para el ejercicio del presente manual, se postulará un proyecto FRIL (FONDO REGIONAL DE INICIATIVA LOCAL). P á g i n a 7 25

9 Se despliega la siguiente pantalla: El código provisional debe ser reemplazado digitando el Código BIP del proyecto: Luego se debe seleccionar el botón con el ícono de la lupa. Esta acción traerá desde el BIP la información básica del proyecto en proceso de postulación. P á g i n a 8 25

10 Al traer correctamente los datos del BIP aparece el siguiente mensaje: Para salir del mensaje, hacer clic en botón Aceptar Si no se ha logrado la importación de datos desde el BIP, el sistema permite digitar directamente en cada uno de los campos la información del proyecto. El resto de los datos que no han sido importados del BIP, se deben completar manualmente, en especial aquellos datos que aparecen como obligatorios en el sistema (los que tienen asterisco). Si por defecto el sistema reconoce al proyecto como Regional y corresponde a un proyecto comunal, se debe desactivar la casilla REGIONAL y luego vincular el proyecto a la comuna que corresponde desde una lista desplegable. P á g i n a 9 25

11 En la segunda hoja de la pantalla de creación de un proyecto, se cuenta con una pantalla de INFORMACION ADICIONAL requerida para la PREADMISIBILIDAD. Esta pantalla permite vincular al proyecto en postulación con la Estrategia Regional de Desarrollo (Lineamientos y Objetivos). Además el sistema extrae del BIP automáticamente las coordenadas de Georeferenciación del proyecto. Una vez que están digitados/migrados todos los datos de un proyecto, se pincha el botón Guardar. Al Guardar, la pantalla vuelve a la primera hoja del proyecto en creación. P á g i n a 10 25

12 Una vez verificado que están digitados y/o migrados todos los datos de un proyecto, se pincha el botón Guardar. Luego para avanzar al paso (2 de 3), en el sector inferior de la pantalla se selecciona el botón SIGUIENTE. 3.2 INCORPORAR DOCUMENTACION A LA POSTULACION DE INICIATIVA CON CODIGO BIP (PASO 2 DE 3) Como se observa en la figura siguiente, el paso 1 ya se ha realizado. Ahora el FORMULADOR debe ingresar los documentos a la postulación ya creada. P á g i n a 11 25

13 Nótese en la figura siguiente, que el expediente ha sido renombrado con el Código BIP identificado en el paso anterior. Para adjuntar documentos, estos se pueden subir al proyecto en postulación, se debe seleccionar el botón con el signo + Esta acción despliega la siguiente pantalla que permitirá adjuntar la carpeta de antecedentes según instrucciones de cada tipología de proyecto postulada. Para un proyecto FRIL, se exige subir la documentación en una carpeta comprimida. P á g i n a 12 25

14 Examinar: permite buscar en el computador o memoria externa el archivo a subir, se selecciona y luego se presiona la opción Incorporar. Es importante identificar la información a subir, en el espacio destinado a Descripción. Luego de vincular un archivo comprimido, describir información, se selecciona botón de Incorporar: Una vez incorporado, el sistema permite descargar el archivo adjunto y verificar la información y/o eliminar en caso de ser necesario. Para subir los antecedentes técnicos, se repite la acción. Una vez que se han subido los antecedentes, se dispone a pasar al Paso 3 de 3. Al igual que en el proceso anterior, se selecciona el Botón Siguiente. P á g i n a 13 25

15 3.3 CERRAR POSTULACION - ENVIAR A OFICINA DE PARTES. (PASO 3 DE 3) De acuerdo al asistente la postulación se encuentra en su último paso. En este punto el sistema muestra la postulación adportas de ser postulada al Gobierno Regional del Bío Bío. P á g i n a 14 25

16 En el sector superior, muestra una advertencia A continuación se va a proceder al cierre de la solicitud. Una vez realizado este paso, no podrá modificar dicha solicitud. Por favor, comprueba que todos los datos se corresponden con los indicados por usted y pulse sobre el botón cerrar. Si el formulador pesquisa errores, debe seleccionar el Botón Anterior, que le permitirá volver a la pantalla anterior y corregir, eliminar y/o modificar los antecedentes ingresados. Si el formulador considera que la postulación se encuentra en condiciones de ser enviada, se pulsa el botón Cerrar. De ese modo el sistema reconoce el ingreso de la POSTULACIÓN. La postulación ya ha cumplido los 3 pasos del asistente. El sistema generará un correo automático notificando la postulación correcta. P á g i n a 15 25

17 En pantalla aparece el siguiente mensaje: Ahora, solo resta FINALIZAR el asistente de postulación con el botón Finalizar. Una vez finalizada la postulación, el formulador puede dirigirse al Menú del sistema y volver al inicio de la oficina Virtual para iniciar una nueva postulación o hacer seguimiento de sus solicitudes ya ingresadas. P á g i n a 16 25

18 3.4 CORREO DE NOTIFICACION DE LA POSTULACION EL sistema además generará un correo automático que indica los datos básicos del proyecto que ha sido postulado y que informa el ingreso exitoso. Va dirigido al formulador que ingresó el proyecto con copia a la ADMINISTRACION del Sagir BioBio. P á g i n a 17 25

19 4. MODULO DE SEGUIMIENTO DE INICIATIVAS Este módulo está diseñado para cumplir las siguientes funciones principales: 1. Seguimiento de las IDIS postuladas 2. Ver bitácora de una IDI en particular 3. Enviar respuesta de admisibilidad y/o revisión técnica. 4.1 SEGUIMIENTO DE IDIS POSTULADAS Al seleccionar esta opción, lo que se observa por pantalla es un resumen de todas las Idis ingresadas por este formulador y el estado en que se encuentra la IDI (FASE) Para obtener mayor información de una IDI en particular, el FORMULADOR, debe hacer clic sobre el código de la IDI y accede a la bitácora de la IDI. 4.2 BITACORA DE UNA IDI Para obtener mayor información de una IDI, el FORMULADOR, debe hacer clic sobre el código de la IDI y se visualiza la siguiente pantalla que resume información y evolución de la IDI ingresada. La bitácora muestra las fases por las cuales ha evolucionado la IDI y la fecha en que pasó por ese estado. La última descripción de la Situación indica la fase actual de la IDI. En el caso del ejemplo, la IDI se encuentra EN ESPERA DE SELECCIÓN INTENDENTE desde el P á g i n a 18 25

20 Cada Situación identificada en el sistema corresponde a una fase en la cual ha transitado la IDI. Para entender estos conceptos, a continuación se identifican las principales fases o estados de una IDI FASES PRINCIPALES DE SAGIR_PREINVERSION A continuación un diagrama de las fases por las que pasa un proyecto de inversión que ingresa al Gobierno Regional del Bío Bío. Cada fase representa un proceso relevante de la Preinversión y que son los procesos previos al envío de una IDI al Core. OBS: cabe señalar que estas fases son modificables de acuerdo a la instrucción de las jefaturas y/o de los nuevos requerimientos de la legislación vigente. P á g i n a 19 25

21 En algunos cambios de fase que se reconocen como claves, existen configurados correos automáticos para notificar al formulador el nuevo estado adjuntando además la documentación correspondiente. A continuación algunos ejemplos de correos automáticos: P á g i n a 20 25

22 4.2.2 CORREOS AUTOMATICOS: NOTIFICACIONES Tal como se describe en el punto Punto 3.4, existen otros correos que se generan en forma automática durante la evolución de una IDI. A continuación se describen los correos existentes a la fecha en PREINVERSION y que se relacionan directamente a cambios de estado/fases. ADMISIBILIDAD: Dirigido al formulador /unidad formuladora. Van en copia los integrantes del Comité de Admisibilidad del Gore: ADMISIBLE: correo que informa que el proyecto pasa a FASE de Selección de Intendente. ADMISIBLE CON OBSERVACIONES: correo que informa que el proyecto tienen observaciones menores, adjunta pauta de admisibilidad y entrega plazo para responder. INADMISIBLE: correo que informa que el proyecto es declarado INADMSIIBLE, adjunta pauta de admisibilidad REVISIÓN TECNICA: Dirigido al formulador /unidad formuladora. Van en copia el analista del proyecto y la Coordinador@ de Preinversión. Este correo informa que el proyecto esta CON OBSERVACIONES TECNICAS, se adjunta Informe de Revisión Técnica y el plazo para subsanar observaciones. INFORMA RS: Dirigido al formulador /unidad formuladora. Van en copia el analista del proyecto, la Coordinador@ de Preinversión, Jefe DIPLADE. Este correo que informa que el proyecto se encuentra RS y se adjunta copia del Certificado RS. RESPUESTAS A OBSERVACIONES: estos correos son notificaciones que avisan que el formulador ha realizado cambios en el expediente virtual ingresando documentación. RESPUESTA OBSERVACIONES ADMISIBILIDAD: dirigido al Comité de preadmisibilidad, con copia al formulador/unidad formuladora RESPUESTA A OBSERVACIONES TÉCNICAS: dirigido al analista del proyecto, con copia al formulador/unidad formuladora REINGRESO DE IDI: este correo se genera cuando una IDI reingresa su postulación. Dirigido al Gobierno Regional con copia al formulador/unidad formuladora DOCUMENTACIÓN Como tercer componente principal de la hoja de vida de un proyecto, se encuentra la Documentación. En este sector quedan reflejados (espejados) los documentos del proyecto, desde la postulación hasta la obtención del RS. Importante señalar que además se puede ver la carpeta final RS, carpeta que servirá de insumo para los procesos siguientes (posteriores al CORE), por ejemplo, para la futura licitación y/o contratos de ejecución. P á g i n a 21 25

23 4.2.4 ENVIAR RESPUESTA DE ADMISIBILIDAD Y/O REVISIÓN El formulador responsable de la IDI, debe ingresar la respuesta de observaciones directamente en la plataforma: A. REVISION DE ADMISIBILIDAD: cuando la IDI tenga observaciones de admisibilidad, el formulador debe ingresar a la bitácora del proyecto y hacer clic en el siguiente botón: Esto activa un Asistente de 2 pasos similar al descrito en el punto 3.2, que guiará al formulador en el ingreso de documentos de respuestas. P á g i n a 22 25

24 Paso 1: Incorporar documentación: Examinar el archivo, descripción y luego Incorporar. Paso 2: Cerrar: P á g i n a 23 25

25 Con esta acción se genera un correo que notifica al funcionario el cambio en la documentación de la IDI en revisión. Para terminar hacer clic en Salir B. REVISION TECNICA DE OBSERVACIONES.: cuando una IDI tiene observaciones técnicas que responder, los pasos a seguir son similares a la REVISION DE ADMISIBILIDAD. Comienza la respuesta seleccionando: En ambos casos, al cerrar el ingreso de documentos, existe un correo automático del sistema. 4.3 BUSCAR UNA IDI Existe habilitado una búsqueda rápida de una IDI. Al ingresar al módulo de Seguimiento de Iniciativas, en la parte superior, en Buscar Iniciativas de Inversión, al hacer clic Se despliega un buscador, y si por ejemplo buscamos un código BIP P á g i n a 24 25

26 Nos lleva y muestra directamente al código buscado: 4.4 ELIMINAR UNA IDI Para eliminar una IDI se debe presionar sobre el botón situado a la derecha de cada proyecto en la bandeja de seguimiento iniciativa de inversión, solo se podrán eliminar las iniciativas que se han creado por error, es decir, las que no cuenten con un código BIP asociado y/o con una estructura de código SOLI#00000XXX. I Luego de presionar el botón expediente será eliminado. el sistema pedirá confirmar la solicitud. Presionar aceptar y el P á g i n a 25 25