ISE Andalucía. Ente Público Andaluz de Infraestructuras y Servicios Educativos CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN

Transcripción

1 ISE Andalucía Ente Público Andaluz de Infraestructuras y Servicios Educativos CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Manual Facturación Actividades Extraescolares Fecha de Última Actualización: 27/10/ :46:00 Versión: V02

2 Hoja de Control de Documento Documento Manual Facturación Actividades Extraescolares Versión Actual Elaborado por Formato Electrónico V02 Modifica a V01 Ente Público Infraestructuras y Servicios Educativos Manual_Facturación_AAEE_2014_15_V02.pdf Fecha Elaboración 15/09/2014 Control de Modificaciones Versión Fecha Resumen de los cambios introducidos Elaborado por Presentación V01 16/09/2014 Documento inicial ISE Andalucía V02 27/10/2014 Actualización de los apartados que hacen ISE Andalucía referencia a la bonificación de alumnos con más de una actividad. 2

3 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN ACCESO APLICACIÓN AAEE CURSO CONSULTA DE USUARIOS ALUMNOS CON PRESENCIA EN MÁS DE UNA ACTIVIDAD ACTIVIDADES CONTRATO CONTROL DE PRESENCIA CONTROL DE PRESENCIA FACTURACIÓN CERTIFICADOS DE EMPRESA ANEXO I 13 ANEXO II 13 ANEXO III 14 3

4 1. INTRODUCCIÓN ISE Andalucía es la encargada del control y financiación de los distintos contratos de Actividades Extraescolares que son suscritos por la Dirección de los centros que tienen ofertado este servicio para el curso escolar El presente documento tiene como objeto la presentación de los aplicativos presentes a objeto de facilitar su uso a los usuarios finales del mismo. 2. ACCESO APLICACIÓN AAEE CURSO Se accederá mediante la url: Una vez que se haya accedido se podrá acceder mediante dos vías: Mediante certificado digital. Mediante usuario/clave 3. CONSULTA DE USUARIOS Mediante la opción de menú Consulta de Usuarios accederemos a la pantalla para consultar los datos de los usuarios de actividades extraescolares de los centros que el proveedor tiene contrato y cuyo contrato esta aceptado por ISE Andalucía. A esta opción no tiene acceso el perfil Monitor AAEE. Sólo se podrán visualizar datos caso que la empresa haya firmado contrato con ISE Andalucía. Al entrar en la pantalla accederá a este buscador: Se pueden establecer como criterios previos de consulta: Bonificación: Porcentaje de la bonificación asignada al usuario. Código: Código del centro. Criterio obligatorio. Estado: Estado de la solicitud del usuario. Subgrupo: Descripción del subgrupo firmado en contrato. NIE: NIE del usuario. Nombre: Nombre y/o apellidos del usuario. Al pulsar el botón se muestran los datos de los alumnos que cumplan las condiciones de los criterios de búsqueda. 4

5 Los datos que se pueden visualizar son los siguientes: NIE: NIE del usuario. Nombre: Apellidos y nombre del usuario. Bon: Porcentaje de bonificación asignado al usuario por la Consejería de Educación. En la facturación sólo se bonificará una actividad, siempre y cuando el estado del alumno/actividad sea USUARIO en SENECA. Subgrupo: Descripción del subgrupo donde está inscrito. Actividad: Descripción de la actividad en Séneca. F. Inicio: Fecha desde la cual el usuario está inscrito en la actividad, la cumplimenta el centro. Si la fecha inicio no está cumplimentada se entiende que el está haciendo uso del servicio, se considera que el usuario no está activo (no se podrá cumplimentar su presencia). F. Fin: Fecha hasta la cual se hace uso del servicio. Si la fecha fin no está cumplimentada se entiende que esta activo hasta fin de curso. Cuenta bancaria: Número de cuenta bancaria. NIF Tit: NIF del titular de la cuenta. Titular: Apellidos y nombre del titular de la cuenta. Al pulsar sobre cualquier alumno se muestra una ventana con información adicional del usuario: Domicilio: Dirección del domicilio del usuario, Tfno.: Teléfono de contacto. Correo : Dirección de correo electrónica de contacto. Tutor 1: Apellidos y nombre del primer tutor. Tutor 2: Apellidos y nombre del segundo tutor. NIF Tit: NIF del titular de la cuenta. Titular: Apellidos y nombre del titular de la cuenta. C.Bancaria: Código de la cuenta bancaria. 5

6 Estas consultas podrán ser exportadas a Excel y se exportarán todos los datos de la ficha del alumno. 4. ALUMNOS CON PRESENCIA EN MÁS DE UNA ACTIVIDAD Mediante la opción de menú Alumnos con presencia en más de una actividad accederemos a la pantalla para consultar los casos que un alumno en estado Usuario este apuntado a más de una actividad extraescolar ya que sólo una de ellas será susceptible de ser bonificada. Esta pantalla tiene como objetivo mostrar estos casos y que actividad sería objeto de bonificación. La actividad bonificada sería aquella cuyo grupo y centro educativo se haya firmado en primer lugar, en caso de ser la misma fecha sería la fecha que se creó el contrato en primer lugar y en caso que también sea la misma fecha predominaría la fecha de creación del registro en la aplicación de contratación. Los alumnos que sólo tengan una actividad no se mostrarán en esta pantalla ya que la bonificación a aplicar sería la que aparece en la consulta de usuario siempre que el estado sea Usuario. Se pueden establecer como criterios previos de consulta: Centro: Código del centro. Criterio obligatorio. NIE: NIE del usuario. Nombre: Nombre y/o apellidos del usuario. Al pulsar el botón se muestran los datos de los alumnos con más de una actividad que cumplan las condiciones de los criterios de búsqueda. 6

7 NIE: NIE del usuario. Alumno: Apellidos y nombre del usuario. Subgrupo: Descripción del subgrupo donde está inscrito. Actividad: Descripción de la actividad en Séneca. Proveedor: Proveedor que imparte la actividad AAEE en el centro. Solo a un proveedor se le aplicará la bonificación. Firma Con. : Fecha en la que se firmó el contrato. F. Creación: Fecha en la que se creó el contrato. Orden: Orden de creación del registro. A igualdad entre fecha de firma de contrato y de creación del contrato se le aplica la bonificación al registro que se creó antes. Mes : Mes de presencia en la actividad Bon. Al.: Bonificación que tiene asignada el alumno. Bon. Act.: Bonificación a aplicar en el mes indicado para cada actividad. Estas consultas podrán ser exportadas a Excel. NOTA: En los casos en los que un alumno este apuntado a más de una actividad solo se aplicará la misma sobre aquella en la que el alumno tenga el estado Usuario y cuyo contrato haya sido firmado en primer lugar. Esta bonificación se mantendrá durante todo el curso siempre y cuando el centro lo tenga dado de alta en Seneca para esa actividad. 5. ACTIVIDADES CONTRATO Mediante la opción de menú Actividades contrato accederemos a la pantalla para consultar las actividades o subgrupos firmados en contrato para poder contrastar con la información que recibimos de Séneca, en principio la información debe coincidir. Hay casos en que hay firmada una actividad en contrato pero en Séneca reflejan otra por lo cual luego surgen incidencias que cuando se consulta la actividad firmada en contrato no se visualizan usuarios en la consulta de usuarios y control de presencia. Se pueden establecer como criterio de consulta el centro. 7

8 Al pulsar el botón se muestran los datos de las actividades firmadas en contrato por el proveedor. Código, Nivel, Centro del centro. Subgrupo: Descripción del subgrupo firmado en contrato o en Seneca. Origen: En contrato / SENECA. Cuando en el origen Seneca aparezca un subgrupo que no esté firmado en contrato en el Anexo IV se especifica cómo cambiar la información en SENECA. 6. CONTROL DE PRESENCIA Mediante la opción de menú Control de Presencia accederemos a la pantalla de control de presencia mensual de Actividades Extraescolares para gestionar la presencia mensual de los alumnos que hagan uso del servicio. Se indica el número de días que cada usuario asiste a una actividad. Se pueden establecer como criterios previos de consulta: Centro: Criterio obligatorio. Se pueden mostrar sólo aquellos alumnos que están activos en un mes concreto. Al marcar esta opción no aparecerá ningún alumno no editable para cumplimentar la presencia. NIE: NIE del usuario. Nombre: Apellidos y nombre del usuario. Subgrupo: Descripción del subgrupo donde está inscrito. 8

9 Al pulsar el botón se muestran los datos de la presencia que cumplan las condiciones de los criterios de búsqueda. Usuario: Apellidos y nombre del usuario. Subgrupo: Descripción del subgrupo donde está inscrito. Actividad: Descripción de la actividad en Séneca. Fecha inicio : Fecha desde inicio actividad Fecha fin : Fecha fin actividad. Meses del curso escolar donde cumplimentar los días de asistencia a la actividad. Los campos de asistencia pueden aparecer en distinto colores según lo indicado en el campo Leyenda. No dado alta en mes: No editable. Si el usuario según las fechas de matriculación del servicio no está activo en el mes activo para cumplimentar la presencia aparece en el color que indica la leyenda. En la consulta de usuarios se puede comprobar los campos fecha desde-hasta para ver por qué no está activo en el mes. Fecha futura: No editable. Aparecerá en el color que indica esta leyenda en meses posteriores al periodo activo para cumplimentar la presencia. Periodo cerrado: No editable. Aparecerá en el color que indica esta leyenda cuando el mes este cerrado según calendario de cierre de usos. No editable. Por parte del proveedor debe cumplimentar para cada alumno y actividad el número de días que ha asistido por mes. Se pulsará el botón para guardar los datos de la presencia. La cumplimentación del control de presencia será obligatoria para la conformidad de la factura por parte de las Gerencias Provinciales. Estas consultas podrán ser exportadas a Excel. : Modificar el número de usuarios visualizados. 9

10 7. CONTROL DE PRESENCIA Mediante la opción de menú Control de Presencia accederemos a la pantalla de control de presencia mensual de Actividades Extraescolares del curso pasado a modo de consulta. 8. FACTURACIÓN La cumplimentación del control de presencia será obligatoria para la conformidad de la factura por parte de las Gerencias Provinciales. El cuadre de los datos cumplimentados por la empresa en el control de presencia y en facturación electrónica o en papel será condición necesaria para la aceptación de la factura por la Gerencia Provincial. La facturación siempre deberá acomodarse a la presencia real de usuarios en la actividad y no a la de una planificación previa. Mediante la opción de menú Facturación accederemos a la pantalla de facturación de AAEE. Desde esta opción la empresa podrá visualizar el importe a facturar a ISE para cada mes. Se pueden establecer como criterios previos de consulta: Centro: Centro para el que se va a consultar la facturación. Expediente: Código del expediente por el que se va a buscar la información. Se mostrarán sólo los expedientes adjudicados a la empresa de actividades extraescolares en cuestión. Periodo: Mes de la factura que se quiere consultar. Se mostrarán los datos de las facturas ordenados por Mes. Los campos de listado muestran la información referente a la factura. Entre ellos destacamos: Expediente: Código del expediente adjudicados a la empresa de actividades extraescolares en cuestión. Caso que en un centro, proveedor y subgrupo exista más de un expediente activo saldrá la expresión MAS DE UN EXPEDIENTE, ya que no se podrá identificar unívocamente el registro. Subgrupo: Descripción de la actividad a facturar. C.Pres: Importe obtenido según la presencia cumplimentada para el mes de devengo. 10

11 Cada alumno marcado como usuario en SENECA y que haya asistido a la actividad ese mes se multiplicará por el precio público (15.40) aplicándose su bonificación correspondiente. Alumnos: Número de alumnos que han asistido a la actividad ese mes. : Muestra un detalle de la asistencia. Listado de alumnos que han asistido en el mes de la facturación. NIE: NIE del alumno que asiste a la actividad. Nombre: Apellidos y nombre del usuario. Bonificación: Bonificación aplicada al alumno. Presencia: Número de días que ha asistido el alumno a la actividad en el mes de la facturación. Importe: Se corresponde a la parte bonificada de la actividad. Se obtiene de multiplicar por su porcentaje de bonificación. Doble Bonif.: En este campo aparecerá un * cuando el alumno haya asistido a mas de una actividad en el mes de la facturación. Estas consultas podrán ser exportadas a Excel. Para aquellas empresas identificadas como personas físicas y que no introduzcan IRPF no podrán introducir la factura. Tendrán que enviar, mediante el alta de una incidencia, el Certificado de Alta como profesional o empresa. 11

12 9. CERTIFICADOS DE EMPRESA Mediante la opción de menú Certificados de empresa accederemos a la pantalla para gestionar los certificados que la empresa aporta a ISE Andalucía. Certificado: Tipo de certificado que se ha adjunta (agencia tributaria, hacienda autonómica o seguridad social). Fecha: Fecha en la que se registrará como subido el certificado de empresa. Ver: Visualizar el fichero que se adjunta como certificado de empresa. Validado: Indicativo de si el certificado esta o no validado por ISE Andalucía. : Eliminar el certificado. Puede ser eliminado siempre y cuando no se haya validado por ISE Andalucía. : Dar de alta un nuevo certificado. Fecha: Fecha en la que se registrará como subido el certificado de empresa. Tipo: Tipo de certificado que se ha adjunta (agencia tributaria, hacienda autonómica o seguridad social). Documento: Adjuntar certificado pulsando el botón. : Grabar el certificado. : Se regresa al listado de certificados de la empresa sin grabar el certificado. 12

13 ANEXO I Habida cuenta de las diferentes consultas vinculantes planteadas frente a la Dirección General de Tributos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas respecto del tratamiento y exención del IVA a aplicar en el servicio de actividades extraescolares y vista la disparidad de criterios en las distintas Resoluciones emitidas por ésta, les indicamos que en el proceso de presentación de facturas, es responsabilidad del emisor la declaración adecuada del porcentaje del IVA vigente en cada momento, en función de la tipología de la entidad prestadora del servicio, la actividad que se desarrolla o la edad del alumnado participante, sin que ISE Andalucía vaya a interferir o corregir el porcentaje facturado por las entidades contratadas, teniendo en cuenta que al establecerse el pago de las actividades contratadas mediante un precio público, en el mismo, ya se encuentra incorporado el impuesto del valor añadido correspondiente a dicha actividad. ANEXO II Para que un alumno aparezca como usuario de una actividad extraescolar se tienen que cumplir estas dos condiciones: El alumno debe estar dado de alta en SENECA como usuario de la actividad extraescolar. La actividad extraescolar a la que está apuntado el alumno debe ser la misma que ha firmado el proveedor en su contrato. En ocasiones el centro está asociando el alumno a otra actividad que no ha firmado el centro sin embargo en la descripción corta que pone el centro si se escribe el nombre de la actividad que ha firmado la empresa. Esta situación hace que no se muestren los alumnos asociados por la empresa. Para evitar esto el centro deberá cambiar el subgrupo asociado al firmado en el contrato, de esta manera la empresa podrá visualizar los alumnos. Se muestra a continuación un ejemplo de cómo aparecen los datos en SENECA: 13

14 Si entramos en la actividad APOYO AL ESTUDIO vemos la siguiente pantalla: Vemos que el Subgrupo elegido es Apoyo de lengua. Este subgrupo debería ser con el que se ha firmado el contrato entre la empresa y el centro. Caso que en el contrato se haya firmado este subgrupo: Los alumnos no se mostrarán en el control de presencia. En estos casos el centro deberá modificar la pantalla anteriormente mostrada y en vez de Apoyo de Lengua cumplimentar Apoyo en otras áreas de conocimiento. De esta manera los alumnos de la actividad serán visualizados por la empresa ANEXO III Se pretende a continuación mostrar un ejemplo de cómo calcular el importe a facturar a ISE Andalucía. Se muestra el siguiente ejemplo: En un colegio se han apuntado en el mes de Octubre 16 alumnos a INGLÉS y 15 a INFORMÁTICA. Esa información será introducida en SENECA por el centro y se visualizarán en las aplicaciones de ISE Andalucía. La empresa deberá cumplimentar que alumnos hacen uso del servicio en la pantalla de Control de presencia, introduciendo el número de días que asiste cada uno. Este paso se realizará en la pantalla Control de presencia. Al terminar de introducir los datos han asistido a INGLÉS 14 alumnos y 13 a INFORMÁTICA. 14

15 Cómo calcular la cantidad a facturar a ISE Andalucía? Se pone la siguiente tabla como ejemplo: IMPORTE POR ALUMNO INGLÉS IMPORTE POR ALUMNO INFORMÁTICA INGLÉS INFORMÁTICA %BON Alumno 1 X ,40 - Alumno 2 X Alumno 3 X ,40 - Alumno 3 X Alumno Alumno 5 X 26-4,00 Alumno 6 X 34-5,24 Alumno 7 X ,40 - Alumno 8 X Alumno 9 X Alumno 10 X Alumno 11 X Alumno 12 X Alumno 13 X Alumno 14 X 18-2,77 Alumno 15 X 50 7,70 - Alumno 16 X ,40 Alumno 17 X Alumno 18 X 34 5,24 - Alumno 19 X Alumno 20 X ,40 Alumno 21 X ,40 - Alumno 22 X 26 4,00 - Alumno 23 X Alumno 24 X Alumno 25 X 50-7,70 Alumno 26 X Alumno 27 X ,40 TOTAL 78,54 65,91 14 alumnos 13 alumnos Cada alumno que ha asistido se le ha multiplicado por y su porcentaje de bonificación. En color rojo se encuentra el Alumno 3. Este alumno está dado de alta en las dos actividades sin embargo a pesar de estar bonificado al 100% sólo una de ellas lo está, por este motivo sólo se factura a ISE por INGLÉS y no por INFORMÁTICA, al estar firmado el contrato de Inglés en 15

16 primer lugar. Cómo facturar a ISE? Suponemos que las dos actividades se han contratado en el mismo expediente. Se habrá de realizar una factura con dos líneas. Supuesto 1. Se aplica IVA. ACTIVIDAD ALUMNOS IMPORTE BASE %IVA IMPORTE IVA TOTAL INGLÉS 14 64, ,63 78,54 INFORMÁTICA 13 54, ,44 65,91 Supuesto 2. No se aplica IVA ACTIVIDAD ALUMNOS IMPORTE BASE %IVA IMPORTE IVA TOTAL INGLÉS 14 78, ,54 INFORMÁTICA 13 65, ,91 16