UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES DEL 1º DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

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1 SO/IAI/IAC-01/2012 INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES DEL 1º DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE INFORMACIÓN RELATIVA A LA ENTIDAD ENTIDAD: Servicio Local de Acueductos y Alcantarillado SeLA - Oruro ENTIDAD QUE EJERCE TUICIÓN: Ministerio del Agua ENTIDAD SOBRE LA QUE EJERCE TUICIÓN: Ninguna 2. EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS El Programa de Operaciones Anual de la Unidad fue evaluado por la Contraloría General de Estado y el resultado fue dado a conocer mediante nota GCI/09/2011 del 16 de febrero de 2011, informe Nº IO/P013/O10. El detalle de todas las actividades de la Unidad de Auditoría Interna se encuentran expuestos en los Anexos 1 y 2. Confiabilidad de registros y Estados Financieros gestión 2010 Esta actividad se encuentra concluida a la fecha. Informe sobre aspectos administrativo contables y de Control Interno gestión 2010 Esta actividad se encuentra concluida a la fecha. Proceso de Corte de Confiabilidad, gestión 2011 Esta Actividad se encuentra concluida a la fecha. Nota: Los Papeles de Trabajo serán incluidos en los Legajos de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros al 31/12/2011. Auditoria Especial Proceso de Contratación de Bienes Esta Actividad se encuentra concluida a la fecha. 1

2 SO/IAI/IAC-01/2012 Auditoria Especial Sistema Informático SELASIS Esta Actividad se encuentra concluida a la fecha. Auditoria Especial Proceso de Contratación de personal Esta actividad se encuentra concluida a la fecha. Auditoria Operativa Personal Administrativo GAF Esta actividad a la fecha se encuentra concluida. Auditoria Operativa Personal de Mantenimiento Esta actividad se encuentra en proceso de ejecución. Seguimiento a recomendaciones de auditoría informe Nº SO/IAI/01/2011 Y1 (SEG) Esta actividad a la fecha se encuentra concluida. Seguimiento a recomendaciones de auditoría informe Nº SO/IAI/064/08 02/2011 (SEG) Esta actividad a la fecha se encuentra concluida Trabajos de Gestiones anteriores La Unidad de Auditoria Interna realizó trabajos de gestiones anteriores como se puede verificar en Anexo Nº 1 adjunto. Trabajos no programados Al 31 de Diciembre de 2011 se realizaron trabajos no programados en el POA, por instrucción de la Máxima Autoridad Ejecutiva, los mismos que se encuentran detallados en Anexo Nº INDICADORES DE RENDIMIENTO De los controles y evaluaciones internas, se determina el nivel de cumplimiento de los trabajos programados, el mismo que se refleja en los indicadores establecidos 2

3 SO/IAI/IAC-01/2012 en el Programa de Operaciones Anual aprobado y se detallan en el Anexo 3 del presente informe. 4. INFORMES DEVUELTOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Los informes devueltos por la Contraloría General del Estado durante la gestión 2011, son los siguientes: Código informe UAI SO/UAI/001/2010 RP SO/UAI/001/2010 RP AMP SO/UAI/001/2010 RP COMP SO/UAI/001/2010 RP OBS Nombre del examen Informe relativo a la Auditoria Especial emergente del traslado de tubería vehículo particular Informe relativo a la Auditoria Especial emergente del traslado de tubería vehículo particular Código informe evaluación CGE IO/R002/E11 W1 GDO/2528/2 011 Fecha del informe CGE Fecha probable de conclusión Fecha de entrega a la CGE 12/10/2011 Concluido 12/12/ /12/ /03/2012 El informe SO/UAI/001/2010 RP, SO/UAI/001/2010 RP AMP y SO/UAI/001/2010 RP COMP, sobre el traslado de tubería en vehículo particular, fue entregado oportunamente a la Contraloría General del Estado existiendo controversia entre la opinión de la Unidad de Auditoría Interna y Legal, por lo tanto este documento se encuentra en proceso de compatibilización de opinión de acuerdo a las observaciones efectuadas por la Contraloría General del Estado. 5. INFORMACIÓN SOBRE INDICIOS DE RESPONSABILIDAD SUGERIDOS POR LA UAI DURANTE LA GESTIÓN La Unidad de Auditoría Interna estableció indicios de responsabilidad por la función pública, que se detallan en Anexo RECURSOS EMPLEADOS DURANTE EL SEMESTRE Recursos Humanos Durante la Gestión 2011 en la Unidad de Auditoria Interna existió movimiento de personal. El resumen del personal que presta servicios en la Unidad, se detalla en Anexo 5. 3

4 SO/IAI/IAC-01/2012 Recursos Financieros Por la naturaleza y características de la Entidad, no es necesaria la utilización de viáticos para la ejecución de auditorias. Sin embargo, se programó estos gastos a fin de prever futuras eventualidades. Recursos Materiales y logísticos Los materiales programados y requeridos por la UAI, fueron atendidos cuando fueron requeridos. Es necesario aclarar que el POA y el presupuesto de la Entidad, en lo que corresponde a la Unidad se muestra en detalle, sin embargo la ejecución presupuestaria no es posible verificar en detalle. 7. CAPACITACION Se ha cumplido con las horas de capacitación mínimas establecido en el Programa Anual de Operaciones. En el Anexo 6 y 6.1 se expone la información específica por cada profesional. 8. OTROS ASPECTOS IMPORTANTES Y COLABORACIÓN RECIBIDA La UAI, recibió el material requerido para el desarrollo de las actividades, habiendo recibido el apoyo del personal comprometido con los trabajos realizados por la Entidad, tal como se demuestra en el Anexo 7. 4

5 ANEXO Nº 1 EJECUCION DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS POA GESTION 2011 Nº Actividades Días Situación Fecha de Remisión a CGE Remisión a Directorio Remisión a ente tutor Nº de Informe Hombre del Examen Conclusión Nota Fecha Nota Fecha Nota Fecha 1 Confiabilidad de Registros y Estados 32 Concluido SO/UAI/CRE-01/ /02/2011 UAI Nº 013 y 28/02/2011 GG Nº 091/ /03/2011 GAF Nº 046 y 28/02 y Financieros gestión / / /03/ Informe sobre aspectos Admin. 5 Concluido SO/UAI/CRE-02/ /02/2011 UAI Nº 013 y 28/02/2011 GG Nº 091/ /03/2011 Contable y de Control Interno 015/2011 GAF Nº 046 y 050/ /02 y 02/03/ Proceso de Corte de Confiabilidad, 5 Concluido ** ** ** ** ** ** ** ** gestión Auditoría Especial proceso de 30 Concluido SO/UAI/01/2011 ADM 29/04/2011 UAI Nº 088/ /11/2011 GG Nº 216/ /11/2011 GG Nº 215/ /11/2011 Contratación de Bienes R1 y COMP 1 5 Auditoría Especial Sistema 30 Concluido SO/IAI/001-AE /12/2011 UAI Nº 096/ /12/2011 GG Nº 239/ /12/2011 GG Nº 238/ /12/2011 Informático SeLASIS 6 Auditoría Especial Proceso de 30 Concluido SO/IAI/AE-002/ /04/2011 UAI Nº 15/09/2011 * * * * Contratación de Personal ADM R1 075/2011** 7 Auditoria Operativa Personal 41 Concluido SO/IAI/AO-01/ /09/2011 UAI Nº 077/ /09/2011 GG Nº 202/ /09/2011 GG Nº 200/ /09/2011 Administrativo (G. A. F.) 8 Auditoría Operativa Personal de 10 En proceso Mantenimiento 9 Seguimiento a recomendaciones 15 Concluido SO/UAI/01/2011 Y1 04/10/2011 UAI Nº 093/ /12/2011 GG Nº 232/ /12/2011 GG Nº 233/ /12/2011 informe Auditoría del Sistema de (SEG) Contabilidad Integrada 10 Seguimiento a recomendaciones 15 Concluido SO/IAI/064/08 02/ /11/2011 UAI Nº 093/ /12/2011 GG Nº 232/ /12/2011 GG Nº 233/ /12/2011 informe Auditoría Especial de (SEG) Almacenes Bogega I 11 Seguimiento a recomendaciones 0 informe con evaluatorio emitido No ejecutado ** El proceso de corte de confiabilidad se encuentra incluido en el informe del auditor * Se presenta denuncia con el fin de evitar la prescripción de la responsabilidad

6 ANEXO 1.1 EJECUCION DE ACTIVIDADES GESTIONES ANTERIORES POA GESTION 2011 Nº Actividades Días Situación Fecha de Remisión a CGE Remisión a Directorio Remisión a ente tutor Nº de Informe Hombre del Examen Conclusión Nota Fecha Nota Fecha Nota Fecha Trabajos de gestiones anteriores 1 Informe relativo a la Auditoría 5 Concluído SO/UAI/001/2010 RP 08/12/2011 GG Nº 230/ /12/2011 * * * * Especial emergente del traslado de SO/UAI/001/2010 RP AMP tubería en vehículo particular SO/UAI/001/2010 RP COMP 4 En proceso SO/UAI/001/2010 RP SO/UAI/001/2010 RP AMP SO/UAI/001/2010 RP COMP * El informe se encuentra en proceso, debido a que se debe resolver la opinión contrapuesta entre las Unidades de Auditoría Interna y Legal, nota GDO/2528/2011 del 21/12/2011, por lo tanto no se remite al ente tutor ni al directorio

7 ANEXO Nº 2 EJECUCION DE ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS POA DE LA GESTION 2011 Nota de Días/Ho Situación Nº Actividades solicitud del Fecha de la Nota Nº de Informe mbre del examen examen 1 Auditoria Especial de Almacenes Bodega 1 Grupo 20 Material de Plomería Fecha de conclusión Remisión a CGE Remisión a Directorio Remisión a ente tutor Nota Fecha Nota Fecha Nota Fecha 25 Por instrucción Memorándums GG Concluido SO/UAI/01/201 04/10/2011 UAI Nº 18/11/2011 GG Nº 22/11/2011 GG Nº 22/11/2011 de Gerencia Nros. 098 y 106/ CV R1 091/ / /2011 General del 20/06/ y 04/07/ Por instrucción Memorándums GG Concluido SO/UAI/01/201 07/10/2011 UAI Nº 18/11/2011 GG Nº 22/11/2011 GG Nº 22/11/2011 de Gerencia Nros. 098 y 106/ CV COMP 091/ / /2011 General del 20/06/ y R1 04/07/2011

8 ANEXO Nº 3 SERVICIO LOCAL DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADO SeLA INDICADORES DE RENDIMIENTO POA GESTION 2011 AUDITORIAS LOGRO TIEMPO COSTO POA REAL DIF OBJETIVO CUMPLIDO POA REAL % CALIF. POA REAL % CALIF. TRABAJOS PROGRAMADOS Confiabilidad de Registros Financieros gestión 2010** y Estados Opinión sobre la confiabilidad de la información financiera Cumplido Cumplido 5 Informe sobre aspectos Admin. Contable y de Control Interno** Opinión sobre la confiabilidad de la información financiera Cumplido Razonablemente Cumplido Proceso de Corte de Confiabilidad, gestión 2011** Realizar pruebas antes y después del corte, como trabajo preliminar al de confiabilidad Cumplido Razonablemente Cumplido Auditoría Especial proceso de Contratación de Bienes Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y contractuales Cumplido Cumplido Auditoría Especial Sistema Informático SeLASIS* Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y contractuales Cumplido Razonablemente Cumplido Auditoría Especial Proceso de Contratación de Personal Evaluar el cumplimiento de las disposiciones del SAP referente a contratación de personal Cumplido Cumplido Auditoria Operativa Personal Administrativo (G. A. F.) Auditoría Operativa Personal de Mantenimiento En proceso Evaluar la eficiencia, eficacia y responsabilidad del personal Cumplido Razonablemente Cumplido No cumplido No cumplido Auditoría de seguimiento a recomendaciones informe Auditoría del Sistema de Contabilidad Integrada Verificar el cumplimiento de las recomendaciones en función al cronograma de implantación Cumplido Razonablemente Cumplido Auditoria de seguimiento a recomendaciones informe Auditoría Especial de Almacenes Bogega I Verificar el cumplimiento de las recomendaciones en función al cronograma de implantación Cumplido Razonablemente Cumplido Auditoria de seguimiento a recomendaciones informe con evaluatorio emitido Auditoría Especial de Almacenes Bodega I Grupo No ejecutado Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y contractuales * El contrato con la Consultora Informática fue por Bs por 40 días calendario No cumplido No cumplido Cumplido Cumplido

9 **La disposición legal para la entrega de los estados financieros y el dictamen del auditor fue emitida en diciembre de 2010 y el POA presentado a la CGE fue en septiembre de 2010, lo que ocasionó variación en el tiempo de ejecución, alterándose por ende la calidad del trabajo también

10 ANEXO Nº 3.1 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Confiabilidad de Registros y Estados Financieros Gestión 2010 Periódo del examen: Gestión 2010 Fechas de realización: Inicio: 18/01/2011 Conclusión: 28/02/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Cuenta Activo fijo Cuenta Caja Bancos Cuenta Inventarios Cuentas por cobrar Cuenta Pérdidas y Ganancias Cuenta Inversiones Cuenta Patrimonio Cuenta Pasivo corto y largo plazo Cuenta Flujo de Efectivo Hechos subsecuentes Cuenta Ahorro, Inversión y Financiamiento Actas de directorio Legajo Programación Preparación de legajos Legajo Resumen Comunicación de resultados Totales por profesional

11 ANEXO Nº 3.2 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Auditoría Especial proceso de contratación de bienes Periódo del examen: 04/01/2010 al 31/03/2011 Fechas de realización: Inicio: 21/03/2011 Conclusión: 20/10/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Obtención de documentación Evaluación documentación Preparación legajos Comunicación de resultados Totales por profesional

12 ANEXO Nº 3.3 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Auditoría Especial Sistema Informático SeLASIS Periódo del examen: 01/01/2010 al 30/06/2011 Fechas de realización: Inicio: 02/08/2011 Conclusión: 20/12/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Obtención de documentos Validación del sistema Revisión documentación Elaboración de legajos Entrevistas con usuarios Comunicación de resultados Totales por profesional

13 ANEXO Nº 3.4 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Auditoría Especial proceso de contratación de Personal Periódo del examen: 15/07/2010 al 30/04/2011 Fechas de realización: Inicio: 03/05/2011 Conclusión: 10/06/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Obtención de documentación Evaluación de documentación Elaboración de legajos Comunicación de resultados Totales por profesional

14 ANEXO Nº 3.5 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Auditoría Operativa Personal Administrativo (G. A. F.) Periódo del examen: 01/01/2010 al 31/05/2011 Fechas de realización: Inicio: 15/07/2011 Conclusión: 23/08/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Obtención de documentación Evaluación de documentación Elaboración de legajos Comunicación de resultados Totales por profesional

15 ANEXO Nº 3.6 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Seguimiento Sistema de Contabilidad Integrada Periódo del examen: Al 30/09/2011 Fechas de realización: Inicio: 15/08/2011 Conclusión: 30/09/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Obtención de documentación Evaluación de documentación Elaboración de legajos Comunicación de resultados Totales por profesional

16 ANEXO Nº 3.7 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Seguimiento Auditoria Especial Bodega I Periódo del examen: Al 30/09/2011 Fechas de realización: Inicio: 15/08/2011 Conclusión: 30/09/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Obtención de documentación Evaluación de documentación Elaboración de legajos Comunicación de resultados Totales por profesional

17 ANEXO Nº 3.8 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Auditoría Especial de almacenes Bodega I Grupo 20 Periódo del examen: 01/01 al 30/06/2011 Fechas de realización: Inicio: 15/07/2011 Conclusión: 07/10/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Obtención de documentación Evaluación de documentación Evaluación de descargos Elaboración de legajos Comunicación de resultados Totales por profesional

18 ANEXO Nº 3.9 CONTROL DE HORAS UTILIZADAS POR ACTIVIDAD Auditoría Operativa Personal de Mantenimiento (en proceso) Periódo del examen: 01/01/2010 al 30/06/2011 Fechas de realización: Inicio: 12/09/2011 Conclusión 08/11/2011 Titular de la Tec. Etapas del examen Técnico I Real Estimado Diferencia UAI Especialista Planificación Ejecución: Obtención de documentación Evaluación de documentación Elaboración de legajos Comunicación de resultados Totales por profesional

19 ANEXO Nº 3.10 TIEMPO EFECTIVO DEL PERSONAL TÉCNICO Labores Sábados y Días Enfermeda Dias Auditor Total días Feriados Vacaciones Capacitación adminsitrativ Días efectivos domingos hábiles d laborables as* Jefe Técnico I** Téc. Especialista Total días Total horas 5,076 1, , , ,266 * Incluye reuniones convocadas por la Gerencia General SeLA ** A partir del 18 de agosto al 30 de septiembre la Lic. Mabel Soto regularizó su trabajo pendiente en el horario de 18:30 adelante

20 ANEXO Nº 4 REGISTRO DE RESPONSABILIDADES POA DE LA GESTION 2011 Indicios de Nº de Informe Alcance del examen (rubro, responsabilidad Monto del daño cuenta o componente) (civil o penal) Sujetos de responsabilidad SO/UAI/01/2011 ADM R1 y COMP 1 SO/IAI/AE-002/2011 ADM R1 Auditoría Especial proceso de Contratación de Bienes Auditoría Especial Proceso de Contratación de Personal* Descargos efectuados E A C P SI NO Valor X Julián Urquidi Páez X X Juan Carlos René Verduguez Vargas Freddy Martín Salguedo Calero Hernán Rolando Herrera Dalence Zenón Vásquez Mamani SO/UAI/01/2011 CV R1 y COMP R1 Auditoría Especial Almacenes Bodega I Grupo 20 X Bs 23,558 Javier Ibarra Vargas X Eusebio Cabita Mamani $US 3, E=Ejecutiva A=Administrativa C=Civil P=Penal * Se presenta denuncia con el fin de evitar la prescripción de la responsabilidad

21 ANEXO Nº 5 MOVIMIENTO DE PERSONAL POA GESTION 2011 Cargos Ocupados el 2011 Nómina Anterior 2010 Procedimiento S ó C Ingresos Unidad Adm de Orígen Fecha Título Técnico I X S Bienes y Servicios 02/05/2008 Auditor Financiero 3 Años de experiencia Bajas Bajas por R, C ó D Fecha 19/08/2011 Titular de la UAI X S 01/10/2008 Auditor Financiero 13 S=Selección R=Renuncia C=Cambio de ó a otra unidad administrativa D=Despido SPB=Sector Público SPV=Sector Privado N: Nombramiento directo

22 ANEXO Nº 6 CAPACITACION RECIBIDA POA GESTION 2011 Nombre del Auditor Freddy Hernando Medina Dávalos Cargo: Jefe Unidad Auditoria Interna Título Profesional Auditor Financiero Fecha Ingresos UAI: 01/10/2008 Fecha Nombre del evento de Capacitación Total Horas Recibidas Certificado Obtenido Entidad que dicto el curso Campo en el que será aplicada la capacitación 03/05/2011 Coordinación sobre el Rol de las UAI's en la 8 El certificado CGE Actividades de la UAI ejecución de las auditorías especiales con no enviaron indicios de responsabilidad y aplicación de de La Paz disposiciones legales 04/04-29/07/2011 Lengua originaria quechua Organización 250 Adjunto Cultural Multidisciplinaria Actividades generales Khana Marka

23 ANEXO Nº 6.1 CAPACITACION RECIBIDA POA GESTION 2011 Nombre del Auditor Mabel Soto Iriarte Cargo: Auditor Técnico I Título Profesional Auditor Financiero Fecha Ingresos UAI: 02/05/2008 Fecha Nombre del evento de Capacitación Total Horas Recibidas Certificado Obtenido Entidad que dicto el curso Campo en el que será aplicada la capacitación 03/05/2011 Coordinación sobre el Rol de las UAI's en la 8 El certificado CGE Actividades de la UAI ejecución de las auditorías especiales con no enviaron indicios de responsabilidad y aplicación de de La Paz disposiciones legales 18/05/2011 5to. Congreso Latinoamericano de Auditoría y Contaduría Pública Colegio de 72 Aprobado Auditores y Actividades de la UAI Contadores

24 ANEXO Nº 7 ATENCION A REQUERIMIENTOS DE RECURSOS POA DE LA GESTION 2011 Requerimientos P NP Según POA Ejecutado Variación en la Gestión Justificaciones Materiales P Ver Nota 1 Ver Nota 2 Activos Fijos N/P Ver Nota 1 Ver Nota 2 P=Programado NP=No Programado Nota 1 Los requerimientos solicitados de materiales y suministros fueron programados en el POA, los que fueron detallados para la totalidad de las actividades, al respecto la Sección Almacenes atiende en forma oportuna los requerimientos solicitados para el desarrollo de las actividades. No fue programada la adquisición de Activos Fijos, en el caso del equipo de computación ya cumplió su vida útil. Nota 2 La Ejecución es emitida por Centros de Costos, al respecto la Unidad de Auditoría Interna pertenece al Centro de Costos de Gerencia General (6111), por lo que no es posible emitir la ejecución por separado.