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1 1 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DEL ALOJAMIENTO DE DIFERENTES COLECTIVOS ASISTENTES A LOS XVIII JUEGOS MEDITERRÁNEOS TARRAGONA 2018

2 2 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS RELATIVO AL CONTRATO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN DEL ALOJAMIENTO DE DIFERENTES COLECTIVOS ASISTENTES A LOS XVIII JUEGOS MEDITERRÁNEOS TARRAGONA OBJETO El presente pliego de prescripciones técnicas ("PPT") tiene por objeto el establecimiento de las condiciones técnicas que regirán en la contratación de: (i) los servicios de alojamiento de diferentes colectivos de asistentes a los XVIII Juegos Mediterráneos de Tarragona 2018 a cargo de la Fundación Tarragona 2017 como Comité Organizador (COJMT) de los XVIII Juegos Mediterráneos Tarragona 2018 (JM); (ii) el servicio de operador del alojamiento de los colectivos participantes en los Juegos a su propio cargo; y (iii) los servicios complementarios al alojamiento de todos los colectivos mencionados. Asimismo, la empresa adjudicataria tendrá la condición de Agencia Oficial de los XVIII Juegos Mediterráneos ante los particulares, en las condiciones detalladas en el presente PPT. 2. INFORMACIÓN PREVIA RELEVANTE Tarragona ha sido designada, por parte del Comité Internacional de los Juegos Mediterráneos, sede de los XVIII Juegos Mediterráneos 2018, que se llevarán a cabo entre los días 22 de junio y 1 de julio de Los Juegos Mediterráneos son una competición de carácter polideportivo que se realiza cada cuatro años en el marco del movimiento olímpico. A continuación detallamos algunos de los datos relevantes y las necesidades de la ' organización de los Juegos Mediterráneos. XVIII Juegos Mediterráneos Tarragona Comités Olímpicos participantes, de tres continentes o Europa: Albania, Bosnia y Herzegovina, Turquía, Chipre, Croacia, Eslovenia, España, Francia, Grecia, Kosovo, Italia, Malta, Ex - República Yugoslava de Macedonia, Mónaco, San Marino, Serbia, Montenegro, Andorra y Portugal. o África: Argelia, Egipto, Libia, Marruecos y Túnez o Asia: Líbano y Siria. 31 disciplinas deportivas Atletas participantes (aproximado) y oficiales de las diferentes delegaciones 16 municipios sedes con instalaciones deportivas de competición Fechas del evento: 22 de junio a 1 de julio de 2018 Voluntarios (aproximado) Otros miembros de la familia Mediterráneo 800 (aproximadamente)

3 3 Medios de comunicación La Villa Mediterránea (en la que se alojarán los deportistas participantes en los Juegos excepto los participantes en las pruebas de piragüismo, remo e hípica ) se ubicará en el complejo de Port Aventura World, situado en Avenida del Alcalde Pere Molas, KM. 2, Vila - seca, Tarragona Condiciones de la prestación del servicio objeto del contrato a) Características de los hoteles Seguidamente se identifican las especificaciones mínimas que deberán reunir los hoteles para cada uno de los colectivos. El número de habitaciones indicado para cada uno de los colectivos se trata de la demanda estimada. Se ofrece a los licitadores únicamente a título informativo, tiene carácter orientativo y no es vinculante. La Fundación Tarragona 2017 no se compromete a que se alcance ningún número de habitaciones concreto, dado que su número definitivo depende de la participación final de las diferentes personas y colectivos. Veinte (20) días antes de la primera entrada en los hoteles de los colectivos a cargo de la Fundación Tarragona 2017, ésta concretará al adjudicatario el número definitivo de las habitaciones y gastos correspondientes a dichos colectivos. - Comité Internacional Juegos Mediterráneos, Comités Olímpicos, Federaciones Internacionales, Uniones Deportivas Mediterráneas, Vips y Comité Organizador Juegos Mediterráneos ESTIMACIÓN DE HABITACIONES Y GASTOS A CARGO DE LA Y DE LOS USUARIOS PARTICULARES Alojamiento diferentes colectivos. Juegos Mediterráneos Tarragona 2018 a cargo de Tarragona 2017 Comité Internacional Juegos Mediterráneos Comité Organizador Juegos Mediterráneos Numero º Habitaciones perfil Hotel * Superior y 4 50 * Estancia media (noches) 8 gastos Hotel y PC hotel

4 4 Otros y Vips 30 hotel Alojamiento diferentes colectivos. Juegos Mediterráneos Tarragona 2018 a cargo de cada uno de los usuarios individuales Numero º Estancia media Habitaciones perfil Hotel (noches) Comités Olímpicos Nacionales (Presidentes y Secretarios Generales o 40 similares) Uniones deportivas mediterráneas 4 * Superior y 4 (Presidentes y Secretarios Generales o 15 6 * similares) Federaciones internacionales (Presidentes y Secretarios Generales o 25 similares) y otros Los hoteles de los colectivos expresados en los cuadros anteriores deberán estar situados en un radio máximo de 20 Km respecto a la Villa Mediterránea. En caso de que sea necesario ubicar a los colectivos referidos en más de un hotel, la distancia entre dichos hoteles no podrá ser superior a 200 m. Los hoteles deberán disponer de habitaciones dobles de uso individual y dobles de uso para dos personas. En estos momentos se estima que el 70% serán habitaciones dobles de uso individual y el 30% habitaciones dobles de uso para dos personas. Sin embargo, el número concreto de 'habitaciones dobles de uso individual y dobles de uso para dos personas que sean necesarias se concretará por parte de la Fundación Tarragona 2017, respecto a los colectivos que van a su cargo, (20) días antes de la primera entrada a los hoteles. Un determinado número de las habitaciones de los colectivos expresados deberán ser habitaciones tipo suite. Las habitaciones que deberán ser tipo suite serán, como máximo, diez (10): cuatro (4) suites de alto standing, y seis (6) suites standard. - Jueces de competición, servicios médicos, medios de comunicación y otros ESTIMACIÓN DE HABITACIONES Y GASTOS A CARGO DE LA Y DE LOS USUARIOS PARTICULARES

5 5 Alojamiento diferentes colectivos. Juegos Mediterráneos Tarragona 2018 a cargo de Tarragona 2017 Estancia N º Habitaciones perfil Hotel media (días) gastos Jueces de Competición ver detalle (1) 3 * 8 Hotel y MP delegados técnicos 40 4 * 10 Hotel y MP Servicios Médicos / Seguridad 50 3 * 12 Hotel y MP televisiones * 12 Hotel y MP otros 60 3 * / 4 * 8 Hotel y MP (1) Detalle diario de la estimación de ocupación de habitaciones de hotel de los jueces de competición: JUNIO JULIO día habitaciones twins Alojamiento diferentes colectivos. Juegos Mediterráneos Tarragona 2018 a cargo de cada uno de los usuarios individuales Estancia N º Habitaciones perfil Hotel media (días) Medios de Comunicación *, 3 * y 4 * 10 otros 60 3 * / 4 * 8 Los hoteles de los colectivos expresados en los cuadros anteriores deberán estar situados a una distancia máxima de 20 Km respecto a la Villa Mediterránea (distancia que incluye, por ejemplo, la zona de Tarragona, La Pineda o Salou), preferiblemente en Tarragona ciudad. Los hoteles deberán disponer de habitaciones dobles de uso individual y dobles de uso para dos personas. En estos momentos se estima que el 52% serán habitaciones dobles de uso individual y el 48% habitaciones dobles de uso para dos personas. Sin embargo, el número concreto de habitaciones dobles de uso individual y dobles de uso para dos personas que sean necesarias se concretará de acuerdo con los plazos establecidos en estos pliegos. - Remo y Piragüismo (deportistas, técnicos, jueces de competición y otros)

6 6 Alojamiento diferentes colectivos. Juegos Mediterráneos Tarragona 2018 a cargo de Tarragona 2017 Deportistas de Remo y Piragüismo Técnicos Remo y piragüismo Jueces de competición remo y piragüismo otros N Habitacion es perfil Hotel Estancia media (días) gastos 70 3 * 11 Hotel y PC Los hoteles de los colectivos expresados en el cuadro anterior deberán estar situados en la zona cercana al Canal Olímpico de Castelldefels, sede de la competición. Concretamente, deberán estar situados en un radio máximo de cinco (5) Km respecto a la citada sede. Los hoteles deberán disponer de habitaciones dobles de uso individual y dobles de uso para dos personas. En estos momentos se estima que el 30% serán habitaciones dobles de uso individual y el 70% habitaciones dobles de uso para dos personas. Sin embargo, el número concreto de habitaciones dobles de uso individual y dobles de uso para dos personas que sean necesarias se concretará por parte de la Fundación Tarragona 2017 (20) días antes de la primera entrada a los hoteles. - Hípica (deportistas, técnicos, jueces de competición y otros) Alojamiento diferentes colectivos. Juegos Mediterráneos Tarragona 2018 a cargo de Tarragona 2017 deportistas Hípica técnicos Hípica Jueces de competición Hípica otros N Habitacion es perfil Hotel Estancia media (días) gastos 75 3 * 7 Hotel y PC Los hoteles de los colectivos expresados en el cuadro anterior deberán ' estar situados en la zona cercana al Real Club de Polo de Barcelona, sede de la competición. Concretamente, deberán ' estar situados en un radio máximo de cinco (5) Km respecto a la citada sede. Los hoteles deberán disponer de ' habitaciones dobles de ' uso individual y dobles de ' uso para dos personas. En estos momentos se ' estima que el 30% serán habitaciones dobles de ' uso individual y el 70% habitaciones dobles de ' uso para dos personas. Sin embargo, el

7 7 número concreto de ' habitaciones dobles de ' uso individual y dobles de ' uso para dos personas que sean necesarias se concretará por parte de la Fundación Tarragona 2017 (20) días antes de la primera entrada a los hoteles. Todos los hoteles en los que se hace referencia en el presente apartado " a " deberán ' incluir ' conexión mediante wifi en todo el ' hotel (habitaciones, salones, espacios comunes,...). En atención a la información recogida en el presente apartado, s ' estiman un total de pernoctaciones, de las que irían a cargo de la Fundación Tarragona 2017 y las restantes a cargo de los usuarios individuales de los colectivos asistentes, dentro del periodo comprendido entre el 18 de junio y el 4 de julio de b) Servicio de restauración El servicio de restauración de los hoteles deberá contemplar la diversidad de los países participantes en los XVIII Juegos Mediterráneos de Tarragona Se debe tener presente que son 26 Comités Olímpicos de 3 continentes diferentes con culturas y religiones muy diversas. Europa: Albania, Bosnia y Herzegovina, Turquía, Chipre, Croacia, Eslovenia, España, Francia, Grecia, Italia, Kosovo, Malta, Macedonia, Mónaco, San Marino, Serbia, Montenegro, Andorra y Portugal. África: Argelia, Egipto, Libia, Marruecos y Túnez Asia: Líbano y Siria. Con objeto de informar de los menús disponibles, se elaborará una carta diaria con los menús y de los servicios complementarios. Tal y como se señala en el Pliego de Cláusulas Particulares, el adjudicatario deberá ofrecer precio para pensión completa, media pensión y alojamiento y desayuno, en función de las indicaciones que figuran en cada cuadro. Veinte (20) días antes de la primera entrada a los hoteles), la Fundación Tarragona 2017 concretará el régimen definitivo de aquellas habitaciones que, de acuerdo con lo expuesto en el presente PPT y en la cláusula 7 del PCP, son de obligado pago directo por parte de la Fundación Tarragona c) Servicios complementarios de los Hoteles Cada uno de los hoteles deberá disponer como mínimo de los siguientes servicios o espacios para resolver, en su caso, necesidades operativas. Espacio para la ubicación de 'un mostrador de 'información y servicios de Tarragona 2018

8 8 Servicio para distribuir el correo e información general, entrega de mensajería, reserva de salas de reuniones, gestiones para resolver temas de acreditaciones, transportes, reserva de servicios del hotel, entre otros. Para resolver aspectos de carácter financiero, venta de tickets para comer, facturación de los servicios dispuestos, cambio de moneda,... Para informar de los horarios y servicios de transporte, vehículos asignados, horarios de transporte de traslado de los equipos y deportistas. Por servicios postales Por necesidades de trámites bancarios con los diferentes países. Un espacio destinado a la meditación y las religiones de los diferentes países participantes. Sala equipada con megafonía, proyector y pantalla con capacidad para 50 personas Un espacio para atención médica para atender las primeras curas o diagnosticar. Asimismo, los hoteles de los colectivos "Comité Internacional Juegos Mediterráneos, Comité Organizador Juegos Mediterráneos, Otros y Vips ", que (como se 'ha expuesto) corren a cargo de la Fundación Tarragona 2017, deberán permitir cubrir las necesidades de salas que se indican a continuación: a) Una sala con capacidad para 100 personas colocadas en formato escuela y una mesa presidencial para, al menos, 10 personas. La sala deberá estar equipada con proyectores y pantallas. Igualmente, deberá disponer de espacio suficiente para poder colocar, en su caso, cabinas de traducción. Únicamente se necesitará disponer de una sala de estas características durante un (1) día, entre el 18 de junio de 2018 y el 21 de junio de b) Desde el 18 de junio de 2018 hasta el 4 de julio de 2018, una sala de protocolo, información y acreditaciones. c) Desde el 18 de junio de 2018 hasta el 4 de julio de 2018, deberán estar disponibles las siguientes salas: a. Una sala de trabajo para la comisión técnica. b. Una sala de trabajo para la comisión médica. c. Una sala para el Comité Internacional de los Juegos Mediterráneos, con una capacidad para entre 30 y 50 personas, con una parte independiente destinada a secretariado. d. Una sala para la Fundación Tarragona 2017, con una capacidad para entre 30 y 50 personas. e. Una sala destinada a despacho del Presidente del CIJM. f. Una sala permanente para servicios médicos g. Un espacio para la instalación de un mostrador de información y servicios a los residentes.

9 9 Todas las salas acabadas de 'mencionar de los hoteles de los colectivos " Comité Internacional Juegos Mediterráneos, Comité Organizador Juegos Mediterráneos, Otros y Vips ", que corren a cargo de la Fundación Tarragona 2017, deberán estar equipadas con el mobiliario de oficina que resulte necesario para desarrollar las funciones que deberán realizar en cada una de las salas. d) disponibilidad de los hoteles Los diferentes colectivos identificados en el presente PPT podrán entrar en los hoteles asignados a partir del día 18 de junio de 2018, y la última persona de dichos colectivos podrá salir el día 4 de julio de Diez (10) días antes de la primera entrada a los hoteles, la Fundación Tarragona 2017 facilitará la información necesaria respecto a las habitaciones que van a su cargo, para que el ' adjudicatario disponga de todos los elementos para ofrecer un servicio de máxima calidad, de acuerdo con las especificaciones del presente PPT. e) Política de cancelaciones El adjudicatario deberá acreditar que los hoteles incluidos en la oferta han aceptado, como mínimo, la siguiente política de cancelaciones de habitaciones a cargo de la Fundación Tarragona 2017: - Para cancelaciones de más de 70 días antes de la llegada del colectivo, no habrá penalización. - Para cancelaciones entre días antes de la llegada del colectivo, se penalizará con el 25% de los gastos de la reserva cancelada. - Para cancelaciones entre días antes de la llegada del colectivo, se penalizará con el 50% de los gastos de la reserva cancelada. - Para cancelaciones inferiores a 30 días antes de llegada del colectivo, se penalizará con el 100% de los gastos de la reserva cancelada. Todos los gastos de cancelación serán calculados en régimen de alojamiento y desayuno. La política de cancelaciones entre el adjudicatario y cada uno de los usuarios individuales será establecida por el adjudicatario con el acuerdo previo de la Fundación Tarragona No se realizarán estos pagos por gastos de cancelación si la habitación cancelada es revendida.

10 10 Para que se efectúen los pagos de los gastos de cancelación, el adjudicatario deberá certificar que las habitaciones liberadas no se han vendido, como máximo el 20 de julio de Como máximo en fecha 31 de julio de 2018, el adjudicatario deberá presentar a la Fundación Tarragona 2017 una memoria en la que deberán constar: (i) habitaciones reservadas, (ii) colectivo de asistentes al que corresponde cada una de las habitaciones reservadas; (iii) número de habitaciones efectivamente ocupadas; (iv) precio y régimen de alojamiento de cada una de las habitaciones que hayan sido efectivamente ocupadas; (v) días de estancia por colectivo y en global; (vi) si las habitaciones canceladas han sido revendidas; (vii) eventuales incidencias. f) Reducción de habitaciones El adjudicatario deberá aceptar, como mínimo, la siguiente política de reducción de habitaciones sin cargo (no acumulativas) de las habitaciones a cargo de la Fundación Tarragona 2017: a) Comité Internacional Juegos Mediterráneos, Comité Organizador Juegos Mediterráneos y otros a. Reducción sin coste a 7 días de un 10% del contingente reservado b. Reducción sin coste a 2 días de un 5% del contingente reservado b) Jueces de competición, servicios médicos, televisiones y otros a. Reducción sin coste a 7 días de un 15% del contingente a cargo de la Fundación Tarragona 2017 b. Reducción sin coste a 2 días de un 10% del contingente a cargo de la Fundación Tarragona 2017 c) Remo, piragüismo e hípica a. Reducción sin coste a 7 días de un 10% del contingente a cargo de la Fundación Tarragona 2017 b. Reducción sin coste a 2 días de un 5% del contingente a cargo de la Fundación Tarragona 2017

11 11 La política de reducciones entre el adjudicatario y cada uno de los usuarios individuales será establecida por el adjudicatario con el acuerdo previo de la Fundación Tarragona Las mejoras que presente el licitador en relación a la reducción de habitaciones constituyen una obligación contractual y sólo se podrán producir cambios por fuerza mayor y con autorización previa de la Fundación Tarragona g) Gestión de las reservas y / o cancelaciones La logística de las reservas y / o cancelaciones se efectuará siempre a través del adjudicatario, quien las efectuará a través del programa informático de reservas (como se indica el Pliego de Cláusulas Particulares, en su oferta técnica el adjudicatario deberá presentar una propuesta de programa informático de reservas y cancelaciones). Los interlocutores del adjudicatario para proceder a las reservas y / o cancelaciones podrán ser tanto la Fundación Tarragona 2017 como los propios particulares miembros de los colectivos identificados en el presente PPT el pago de los cuales se realice directamente. En el caso de que actúen como interlocutores los propios miembros de los colectivos citados, el adjudicatario deberá exigir la presentación de la correspondiente acreditación como asistentes a los Juegos para poder proceder a la reserva o a la cancelación. El adjudicatario estará obligado a facilitar a la Fundación Tarragona 2017 información sobre la ejecución del contrato cuando ésta lo requiera y, en todo caso, quincenalmente. El programa informático de reservas deberá permitir realizar un seguimiento detallado de la ejecución del contrato. Igualmente, a la finalización de la ejecución de los servicios objeto del presente contrato el mencionado programa informático deberá permitir acreditar de forma fidedigna los siguientes extremos: - Las habitaciones reservadas - El colectivo de asistentes al que corresponde cada una de las habitaciones reservadas - Las cancelaciones solicitadas - Precio y régimen de alojamiento de cada una de las habitaciones que hayan sido efectivamente ocupadas - Si las habitaciones canceladas han sido revendidas h) Agencia Oficial

12 12 La ' empresa adjudicataria tendrá la condición de Agencia Oficial de los XVIII Juegos Mediterráneos ante los particulares, teniendo que encargarse, en función de la disponibilidad de plazas hoteleras, de la gestión de reservas para particulares vinculados con las familias de los participantes a los Juegos, sus clubes y federaciones nacionales, los invitados de los Comités Olímpico nacionales y otros particulares que deseen asistir a los Juegos. Las habitaciones correspondientes a los particulares asistentes no están incluidas en los cuadros expuestos en el presente PPT. Los precios a aplicar a las referidas habitaciones no podrán superar los precios de mercado para cada hotel y período contratado. 4. Política de relaciones entre la Fundación Tarragona 2017 y la empresa adjudicataria Atendiendo a que los alojamientos son un proyecto estratégico en el conjunto de la ' organización de los Juegos Mediterráneos de Tarragona 2018, la Fundación Tarragona 2017 establecerá con la empresa adjudicataria de este contrato una relación de colaboración con la máxima transparencia en las gestiones comunes. a) Gratuidades de espacios necesarios para la organización La empresa adjudicataria deberá ofrecer gratuitamente a la Fundación Tarragona 2017 los siguientes espacios o servicios, a ser utilizados por personal dedicado a la organización del evento: - 4 habitaciones dobles en cada uno de los hoteles. - Una sala en cada hotel de m 2 - Una habitación en cada uno de los hoteles para uso de los cuerpos y fuerzas de seguridad. - Una sala en cada uno de los hoteles destinada al personal de seguridad. b) Recursos humanos adscritos a la ejecución del contrato El adjudicatario deberá poner a disposición de la Fundación Tarragona 2017 un director del operativo, que será el responsable de coordinar los servicios expuestos en la oferta. Este director deberá estar al servicio de la Fundación Tarragona 2017 tres (3) meses antes de la ' llegada de los colectivos a los hoteles (marzo de 2018) y trabajará presencialmente en las oficinas de la Fundación Tarragona Durante el período en que deberán de estar disponibles los hoteles (del 18 de junio de 2018 al 4 de julio de 2018) el director del operativo deberá estar disponible permanentemente (24 horas al día). Además del Director del operativo, el adjudicatario deberá dotar a cada uno de los hoteles, como mínimo, de un coordinador para resolver cualquier cuestión derivada del servicio. Este

13 13 coordinador estará a disposición de la Fundación Tarragona 2017, como mínimo, durante el horario establecido del servicio Medios materiales y sistema informático de gestión del servicio La empresa deberá disponer como mínimo del equipamiento y medios materiales necesarios para la prestación de los servicios objeto del presente contrato. En concreto, deberá disponer de una oficina que cuente con los medios informáticos y de telefonía necesarios para cada trabajador asignado al servicio. En particular, los ordenadores deberán tener instalado el programa de reservas que permita operar con la organización y los hoteles. En este programa se deberán diferenciar los datos de acceso para la Fundación Tarragona 2017, los cuales no pueden ser accesibles para el resto de usuarios por cuestiones de seguridad, y los datos e indicadores de libre acceso.