Manual. Bitácora de Actividades. First Majestic Silver Corp. MODULO BITÁCORA DE ACTIVIDADES. Manual. No. No. Original 1/27

Transcripción

1 1/27 Bitácora de Actividades

2 2/27 1. Ingresar al sitio desde a: 2. Ingresar tus credenciales, mismas que utilizas para iniciar tu sesión dando click en botón siguiente:

3 3/27 3. Ingresa tu usuario y contraseña: Si deseas mantenerte conectado y sean recordadas tus credenciales marca la opción Mantenerme Conectado

4 4/27 4. Al ingresar tu usuario el sitio te llevara a la página principal, visualizando los siguientes encabezados: Para este manual estaremos enfocándonos en el apartado Resoluciones:

5 5/27 5. CAPTURAR REUNIÓN. a. Para Capturar una nueva reunión ingresaremos a la siguiente sección: Capturar Reunión b. Mostrándose la siguiente pantalla en donde serán capturados los datos de nuestra reunión; el llenado de los campos para tu comodidad deberá realizarse de Izquierda a Derecha y de Arriba hacia Abajo c. Se procede a llenar los campos siguientes de las dos secciones en que será dividida la sesión:

6 6/27 d. Sección 1: Datos generales de la Reunión; los campos por registrar en esta sección son los siguientes: Fecha: Día de la Reunión / Calendario Tipo de Reunión: Las categorías son las siguientes:

7 7/27 Lugar: Punto de reunión para los asistentes Motivo: Motivo a tratar durante la reunión. Asistentes: Personal interno de FM que se incluye en Active Directory ( corporativo) / Automáticamente se genera orden alfabético al incluir asistentes Otros: de personal externo que asista a la reunión si se presentara el caso ( Contratistas, proveedores, visitantes)

8 8/27 Quedando esta sección de la siguiente forma al concluir con su llenado: e. Sección 2: Contenido de las resoluciones acordadas por los asistentes de la reunión Los campos por registrar para esta sección son los siguientes: Resolución: Acuerdos y tareas por atender.

9 9/27 Responsables: Responsables de los acuerdos y tareas por atender, personal interno de FM que se incluye en Active Directory ( corporativo) / Automáticamente al ingresar los nombren estos serán ordenados alfabéticamente Otros: responsables externos de los acuerdos y tareas por atender. Fecha de resolución / Fecha compromiso: Día establecido y día de vencimiento de acuerdo y tareas. Estatus: Posible estatus del avance de la actividad Unidad: Unidad a la que aplica el acuerdo y tarea de la reunión

10 10/27 CeCo: Área responsable de la actividad. Es una resolución privada? Solo los asistentes podrán ver histórico de las resoluciones si se tilda la opción Agregar: Botón que permite agregar resoluciones, cada vez que se incluya una nueva resolución deberá dar click en este botón Enviar correo / Guardar: Botón Guardar que permite almacenar reunión que incluirá las resoluciones y enviar correo a asistentes si se tilda la opción f. Al concluir el llenado y proceder a dar click en botón Guardar y dejar el tilde de la opción Enviar correo se muestra siguiente pantalla:

11 11/27 Quedando la resolución llenada de la siguiente forma. Botón Editar Resolución Botón Eliminar Resolución

12 12/27 g. Después de Guardar y dejar tildada la opción de Enviar correo; automáticamente será enviado un correo notificando de la reunión a los asistentes y responsables de resoluciones a través de Office Outlook, enlistando las resoluciones acordadas:

13 13/27 6. HISTORIAL DE REUNIONES. Para consulta y edición de reunión a. Ingresamos al sitio descrito en paso 1 de este manual y elegimos del menú la opción de Historial de Reuniones Se mostrará la siguiente pantalla donde podremos consultar nuestras reuniones por las siguientes opciones: Rango de fecha: de / a Estatus Motivos Involucrados

14 14/27 b. Al dar click en botón se mostrarán todas aquellas sesiones en las que estemos involucradas y no sean privadas, visualizando la siguiente pantalla en el rango de fecha seleccionado

15 15/27 a. Para ingresar a cualquiera de las reuniones, daremos click en la sección Mótivo seleccionando dicho motivo: Mostrándose siguiente pantalla: Botón Editar Cabecera de Reunión Botón Reenviar Correo Botón Editar Resolución

16 16/27 A continuación, se indica la funcionalidad de los tres botones para la edición de la Reunión y / o Resolución deseada. b. Funcionalidad botón Editar Cabecera de Reunión Botón Eliminar Asistentes Botón Añadir Asistentes

17 17/27 c. Funcionalidad botón Reenviar Correo Permite reenviar correo a los asistentes de la reunión que se encuentren marcados d. Funcionalidad botón Editar Resolución Al dar clik en: se mostrará la siguiente pantalla habilitando siguientes opciones: Guardar o Cancelar Cambios en Resolución Modificar nombre de la Resolución Sustituir eliminar o agregar responsables. Editar Sociedad.

18 18/27 e. Simbologías que podremos identificar durante el tiempo de vida de las resoluciones: Iconos Resolución ha sido editada y en proceso / dentro de fecha compromiso. Resolución no sido comentada y requiere atención / fuera de fecha compromiso. Resolución ha sido comentada y requiere atención / fuera de fecha compromiso. Resolución ha sido editada requiere atención con red flag / fuera de fecha compromiso. Resolución comentada, completada y cerrada. Resolución privada. Colores de búsqueda Grises: Todas las resoluciones / Color por Default. Amarillo: Resoluciones bajo responsabilidad de usuario. Verde: Resalta resolución elegida de un conjunto, proveniente de una reunión.

19 19/27 f. En caso de elegir un asistente que no soy yo y no sea una reunión privada, podremos visualizar su HISTORIAL DE REUNIONES Usuario que ingresa a sistema: DVIDALES Búsqueda de Involucrado: JALANIS. Se muestran todas las reuniones en las que persona está involucrada. Visualizándose de la siguiente manera en pantalla:

20 20/27 g. Para editar una resolución y poder añadir comentarios, evidencias y avances observar la siguiente imagen. Dar click en icono de comentario h. Apareciendo la siguiente pantalla: Espacio para incluir comentarios sobre la resolución Si tildamos esta opción se enviará un correo al personal involucrado Botón y espacio que permite adjuntar evidencia.

21 21/27 Nota: Esta operación puede realizarse las veces que sea necesario por el responsable hasta indicar que la resolución está cerrada en el combo estatus: 7. HISTORIAL DE RESOLUCIONES. Para consulta y edición de resolución i. Ingresamos al sitio descrito en paso 1 de este manual y elegimos del menú la opción de Historial de Reuniones Se mostrará la siguiente pantalla donde podremos consultar nuestras reuniones por las siguientes opciones: Rango de fecha: de / a Estatus Motivos Involucrados

22 22/27 j. Al dar click en botón se mostrarán todas aquellas resoluciones en las que estemos involucradas y no sean privadas, visualizando la siguiente pantalla:

23 23/27 k. En caso de elegir un asistente que no soy yo y no sea una resolución privada, podremos visualizar su HISTORIAL DE RESOLUCIONES Usuario que ingresa a sistema: DVIDALES Búsqueda de Involucrado: JALANIS. Se muestran todas las resoluciones en las que persona está involucrada. Visualizándose de la siguiente manera en pantalla:

24 24/27 l. Para ingresar a cualquiera de las resoluciones, daremos click en la sección Resolución: m. A continuación, se visualizará la resolución seleccionada; se explican a continuación sus secciones. Para editar una resolución y poder añadir comentarios, evidencias Botón Editar Cabecera de Resolución Botón Reenviar Correo Botón Editar Resolución n. Apareciendo la siguiente pantalla:

25 25/27 o. Al proceder con la edición de la resolución, se observa lo siguiente: Nota: Esta operación puede realizarse las veces que sea necesario por el responsable hasta indicar que la resolución está cerrada en el combo estatus: Espacio para incluir comentarios sobre la resolución Botón y espacio que permite adjuntar evidencia. Se podrán observar los comentarios realizados

26 26/27 Espacio para incluir comentarios sobre la resolución Si tildamos esta opción se enviará un correo al personal involucrado Botón y espacio que permite adjuntar evidencia.

27 27/27 p. Otra forma en la que podremos editar nuestras resoluciones sin tener que ir llevados a la reunión